Wordでチェックリストを作る方法と、チェックボックスを入れる手順

2026年8月18日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Wordでチェックリストを作る方法を
✓開発タブのチェックボックス
✓Web版のチェックリスト機能の3通りで説明します

Wordでチェックリストを作りたいとき、最初に迷うのは「印刷して紙にペンで印を付けるのか」「パソコンの画面上でクリックして印を付けるのか」という点です。どちらで使うかによって、Wordの作り方が変わります。印刷用なら箇条書きの記号を四角に変えるだけで作れますし、画面でチェックしたいなら「開発」タブからチェックボックスを入れる方法を使います。

この記事では、Wordでチェックリストを作る方法を、Microsoftの公式ヘルプの手順に沿って3通り説明します。あわせて、表を使って確認者や日付の欄を設ける作り方、項目の書き方のコツ、うまくいかないときの確認点、業務での使い方までを順に扱います。複数人で進み具合を共有したい場合の選択肢として、無料から使えるプロジェクト管理のPinatecaにも触れます。

チェックリストを作る前に決めておくこと

Wordを開く前に、次の3つを決めておくと、作り方で迷わずに済みます。

何を防ぐためのリストか。 チェックリストは、作業の抜けや確認の漏れを防ぐための道具です。「月末の請求書の発行で、送付先の誤りと金額の誤りを防ぐ」のように、防ぎたいことを1文で書いておくと、入れるべき項目と入れなくてよい項目が分かれます。

誰が使うか。 自分ひとりで使うのか、部署の全員が使うのか、初めて作業する人が使うのかで、書き方の細かさが変わります。初めての人が使うなら、作業の手順を1つずつ具体的に書く必要があります。慣れた人が使うなら、間違えやすい点だけに絞ったほうが使われ続けます。

紙で使うか、画面で使うか。 現場で印刷して持ち歩くなら印刷用の作り方、パソコンで文書を開いたまま確認するなら画面でチェックできる作り方を選びます。両方で使う場合は、画面でチェックできる形で作っておけば、印刷してペンで印を付けることもできます。

この3つが決まったら、作業を最初から最後まで一度書き出してみます。実際に作業しながら、手順を1つずつメモしていくと、頭の中だけで考えるより抜けが少なくなります。

チェックリストの3つの型

チェックリストには、使い方によっていくつかの型があります。作りたいリストがどの型かを先に決めておくと、項目の並べ方が決まります。

作業手順の型。 作業を始めから終わりまで順に並べ、1つ終えるごとに印を付けていく型です。請求書の発行、新しい人の受け入れ、機械の立ち上げなど、決まった順番で進める作業に向いています。項目は必ず作業の順番に並べます。

点検の型。 作業が終わったあと、または定期的に、決まった観点で状態を確かめる型です。書類の提出前の確認、事務所の戸締まり、設備の月次点検などがこれにあたります。項目は、確かめる場所や観点ごとにまとめて並べると、見落としが減ります。

持ち物や準備の型。 出張やイベントの前に、必要な物や準備がそろっているかを確かめる型です。項目の順番より、漏れがないことが大切です。前回使ったときに足りなかった物を、次から項目に加えていくと、回を重ねるごとに精度が上がります。

1つのリストに複数の型を混ぜると、使う場面が分かりにくくなります。たとえば、イベントの準備物と当日の進行手順は、別々のリストに分けたほうが使いやすくなります。

Wordでチェックリストを作る3つの方法

Wordでチェックリストを作る方法は、主に次の3つです。使い方に合わせて選びます。

方法	向いている使い方	画面でのチェック
箇条書きの記号を四角に変える	印刷して紙で使う	できない
開発タブのチェックボックスを入れる	画面でクリックして印を付ける。配布用の文書にも使える	できる
ホームタブのチェックリスト機能（Web版）	Web版のWordで、タスクを追いかけながら使う	できる

印刷するだけなら1つ目がいちばん手軽です。画面でチェックしたい場合や、他の人に配って使ってもらう場合は2つ目が基本になります。3つ目は、ブラウザで使うWord for the webの機能です。

以下、それぞれの手順を説明します。画面の名前はWordのバージョンや更新で変わることがあるため、表示が違う場合はMicrosoftの公式ヘルプで確かめてください。

方法1 印刷用のチェックリストを箇条書きで作る

印刷して紙で使うチェックリストは、箇条書きの記号を四角いボックスの記号に置き換えるだけで作れます。

チェックリストにしたい項目を、1行に1つずつ入力する
入力した項目をすべて選択する
「ホーム」タブの「箇条書き」ボタンの横にある下矢印を選ぶ
ドロップダウンメニューで「新しい箇条書きの定義」を選ぶ
「記号」を選び、四角いボックスの文字を探す
最初に表示されない場合は、「フォント」を「Wingdings」か「Segoe UI Symbol」に変える
使いたいボックスの記号を選び、「OK」を2回選ぶ

これで、各項目の先頭に四角が付いたリストになります。印刷すれば、紙の上でペンを使って印を付けられます。

この方法のよいところは、ふつうの箇条書きと同じように扱える点です。項目の途中でEnterキーを押せば、次の行にも自動で四角が付きます。項目の順番を入れ替えたり、行を追加したりするのも簡単です。

一方で、画面上でクリックしても印は付きません。四角はあくまで箇条書きの記号なので、パソコンでの確認には使えないと考えておきます。

印刷して使うときの見た目の整え方

紙で使うチェックリストは、現場で手に持って、ペンで印を付けながら使います。見た目を少し整えるだけで、使いやすさが大きく変わります。

文字の大きさは、少し離れて見ても読める程度にする。小さな文字を詰め込むと読み飛ばしが増える
行の間隔を広めにとり、ペンで印を付けやすくする
1枚の紙に収まる量にする。2枚以上になる場合は、ページの区切りを作業の区切りに合わせる
紙の上部に、リストの名前、実施日、記入者の欄を設ける
余白に「気づいたこと」を書く欄を設けておくと、リストの見直しに使える

印刷する前に、「ファイル」の「印刷」で表示される印刷プレビューを見て、項目が途中でページをまたいでいないかを確かめておきます。

方法2 開発タブからチェックボックスを入れる

画面でクリックして印を付けたい場合は、「開発」タブにあるチェックボックスのコンテンツコントロールを使います。コンテンツコントロールとは、文書の中に入れられる入力用の部品のことです。

開発タブを表示する

開発タブは、初期の状態では表示されていません。Microsoftの公式ヘルプ「開発タブを表示する」では、次の手順でリボンに追加するよう案内されています。

「ファイル」タブを開き、「オプション」を選ぶ
「リボンのユーザー設定」を選ぶ
「メインタブ」の一覧にある「開発」のチェックボックスをオンにする
「OK」を選ぶ

一度表示すると、チェックボックスをオフにするまで開発タブは表示されたままになります。

開発タブには、チェックボックスのほかに、マクロの記録や実行など、ふだんの文書作成では使わない機能も並んでいます。チェックリストを作るだけなら、使うのは「コントロール」グループの部品と「プロパティ」、それに「グループ」の3つ程度です。ほかのボタンは触らなくてかまいません。

チェックボックスを入れる

Word でチェックできるリストを作成するには、文書にチェックボックスのコンテンツコントロールを追加します。出典: Microsoft サポート「Word でチェックリストを作成する」

公式ヘルプの手順を、つまずきやすい点の補足とあわせて整理すると次のとおりです。

チェックリストの項目を、1行に1つずつ入力する
1行目の先頭にカーソルを置く
「開発」タブの「コントロール」グループにある「チェックボックスコンテンツコントロール」を選ぶ
チェックボックスの後ろに、Tabキーかスペースキーで間をあける
チェックボックスと、その後ろのタブ（またはスペース）を一緒に選択してコピーする
2行目以降の先頭にカーソルを置き、それぞれに貼り付ける

チェックボックスをクリックすると、印が付きます。もう一度クリックすると外れます。

手順4で、ぶら下げインデントを使って行の頭をそろえたい場合は、スペースではなくタブを使うよう公式ヘルプに書かれています。タブで区切っておくと、次の段落の設定で文字の位置がそろいます。

印をXからチェックマークに変える

チェックボックスの印は、初期の状態ではXになっています。チェックマークにしたい場合は、公式ヘルプ「チェックボックスを X からチェックマークに変更する」の手順で変えます。

文書のチェックボックスをクリックする
「開発」タブの「プロパティ」をクリックする
「コンテンツコントロールのプロパティ」ダイアログで、「チェック記号」の横にある「変更」を選ぶ
チェックマークなどの文字を選び、「OK」をクリックする

探している記号が見つからないときは、「フォント」を「Wingdings 2」や「Segoe UI Symbol」に変えると見つかることがあります。この設定はチェックボックスごとに行う必要があるため、1つ目のチェックボックスで記号を変えてから、それをコピーして各行に貼り付けると手間が省けます。

長い項目の行頭をそろえる

項目が長く2行以上になる場合、2行目がチェックボックスの下から始まると読みにくくなります。ぶら下げインデントを使うと、2行目以降の文字の頭を1行目の文字の頭にそろえられます。

リストを選択する
「ホーム」タブの「段落」グループの右下にある、ダイアログボックス起動ツールを選ぶ
「インデント」の「左」に0.25と入力する
「最初の行」で「ぶら下げ」を選ぶ
「OK」を選ぶ

項目とチェックボックスを固定する

配布したチェックリストの文言を、使う人がうっかり書き換えないようにしたい場合は、グループ化を使います。リストとチェックボックスをすべて選択し、「開発」タブの「グループ」から「グループ化」を選ぶと、文章とコントロールが固定されます。直したいときは、リストを選んで「グループ解除」を選びます。

方法3 Web版のWordでチェックリスト機能を使う

ブラウザで使うWord for the webには、チェックリストを挿入する機能があります。公式ヘルプでは、次の2つの方法が案内されています。

「ホーム」タブの「段落」グループにある「チェックリスト」を選ぶ
ショートカットキーのCtrlキーとカンマキー（,）を同時に押す

挿入したチェックリストは、項目の左側にある四角をクリックして、印を付けたり外したりできます。開発タブを表示する手間がなく、Web版で文書を共有して使う場合には手軽な方法です。

ただし、この機能はWeb版のWordの機能として案内されています。デスクトップ版で同じ表示になるかは、使っているバージョンによって違うことがあります。社内で複数の人が同じ文書を使う場合は、全員の環境で同じように表示されるかを事前に確かめておきます。

表を使って確認者と日付の欄を作る

業務で使うチェックリストでは、「誰が」「いつ」確認したかを残したい場面がよくあります。その場合は、Wordの表を使って作ると整理しやすくなります。

列の構成は、たとえば次のようにします。

列	書く内容
確認	チェックボックス
No.	項目の番号
確認項目	確かめる内容を1つずつ
確認の基準	何をもって「よし」とするか
確認者	確認した人の名前
日付	確認した日

作り方は次のとおりです。

「挿入」タブの「表」から、必要な列数と行数の表を挿入する
1行目に列の見出しを入力し、太字にしたり色を付けたりして見出しと分かるようにする
「確認」の列の各セルに、開発タブのチェックボックスを入れる
「確認の基準」の列には、「金額が見積書と一致している」のように、判断の基準を具体的に書く
表が複数ページにまたがる場合は、見出しの行を選び、表のレイアウトの「タイトル行の繰り返し」をオンにして、各ページの先頭に見出しを表示する

「確認の基準」の列を設けておくと、人によって確認の深さが違うという問題を防げます。「請求書を確認する」とだけ書いてあると、宛名だけ見る人も、金額まで計算し直す人も出てきます。基準を書いておけば、誰が確認しても同じところまで確かめることになります。

日付の欄は、開発タブの「日付選択コンテンツコントロール」を使うと、カレンダーから日付を選べるようになります。手で入力する場合は、「2026/10/15」のように書き方をそろえておくと、後で見返すときに読みやすくなります。

チェックリストの項目を書くコツ

Wordの操作より大切なのが、項目の書き方です。使われ続けるチェックリストには、いくつかの共通点があります。

作業の順番に並べる。 実際に作業する順に項目を並べると、上から順に確かめていくだけで済みます。順番がばらばらだと、行ったり来たりするうちに確認が抜けます。

1つの項目には1つの確認だけを書く。 「宛名と金額を確認する」のように2つのことを1つの項目に入れると、片方だけ確かめて印を付けてしまうことがあります。宛名と金額は別の項目に分けます。

具体的な動作で書く。 「内容をよく確認する」では、何を確かめればよいのかが分かりません。「請求額が見積書の合計金額と一致しているか確かめる」のように、確かめる対象と基準を書きます。

重要な項目は目立たせる。 抜けると大きな問題になる項目は、太字にしたり色を変えたりして、ほかの項目と区別します。ただし、目立たせる項目が多すぎると、どれが本当に大切なのか分からなくなります。本当に重要なものだけに絞ります。

項目の数を絞る。 項目が多すぎるチェックリストは、だんだん読み飛ばされるようになります。誰でも当然できることや、間違えたことのない作業は外し、間違えやすい点、抜けやすい点を中心に残します。

更新した日を書く。 作業の手順は、仕組みや取引先の変更で変わっていきます。リストの上か下に「最終更新日」を書いておくと、古いリストを使っていないかを確かめられます。

項目の書き方を例で見る（月末の請求書の発行）

書き方のコツを、月末に請求書を発行する作業に当てはめてみます。よくない例と、直した例を並べます。

よくない例は次のようなリストです。

請求書を作る
内容を確認する
送る

これでは、何を確かめればよいのかが人によって変わり、確認の抜けを防げません。作業の順番に、具体的な動作と基準で書き直すと次のようになります。

今月の作業の完了報告を、取引先ごとに一覧にする
一覧の取引先ごとに、契約書の単価と今月の数量から請求額を計算する
請求書の宛名が、契約書の会社名と一字一句同じか確かめる
請求額が、手順2で計算した金額と一致しているか確かめる
振込先の口座番号が、最新のものになっているか確かめる
支払期日が、契約で決めた条件どおりになっているか確かめる
PDFに書き出し、ファイル名を「請求書_取引先名_年月」の形にそろえる
送付先のメールアドレスが、取引先の担当者のものか確かめてから送る
送った日を、請求の一覧表に記録する

項目は増えましたが、どれも「何を、何と比べて確かめるか」がはっきりしています。初めてこの作業をする人でも、上から順に進めれば同じ品質で請求書を発行できます。宛名の誤りや金額の誤りのように、これまでに起きたことのある間違いがあれば、その確認の項目を太字にしておくと注意が向きます。

作ったチェックリストをテンプレートとして使い回す

毎月や毎回くり返し使うチェックリストは、テンプレートとして保存しておくと便利です。テンプレートとは、新しい文書を作るときのひな形になるファイルのことです。テンプレートから新しい文書を作れば、元のファイルを書き換えてしまう心配がありません。

保存するときは、「名前を付けて保存」でファイルの種類に「Word テンプレート」を選びます。拡張子が「.dotx」のファイルとして保存され、次からはこのファイルを開くと、元のチェックリストをもとにした新しい文書が作られます。

テンプレートとして使う場合は、次の点を決めておくと運用が楽になります。

記入済みのチェックリストを、どのフォルダに、どんなファイル名で保存するか
テンプレートを直してよい人を誰にするか
手順が変わったときに、誰がいつテンプレートを直すか

テンプレートを直せる人が決まっていないと、それぞれが自分用に手を入れたファイルが増え、どれが正しい手順なのか分からなくなります。テンプレートの持ち主を1人決め、直したら最終更新日を書き換えるようにします。

記入欄のあるチェックリストをフォームとして配る

チェックボックスだけでなく、名前や日付、選択肢などを記入してもらうチェックリストを作りたい場合は、開発タブのほかのコンテンツコントロールを組み合わせます。

テキストのコンテンツコントロール。名前や気づいた点など、自由に書いてもらう欄に使います
日付選択コンテンツコントロール。確認した日を、カレンダーから選んでもらう欄に使います
ドロップダウンリストのコンテンツコントロール。「問題なし」「要修正」「対象外」のように、決まった選択肢から選んでもらう欄に使います

決まった選択肢から選んでもらう形にすると、人によって書き方がばらばらになるのを防げます。「OK」「良」「問題ない」のように、同じ意味の言葉が混ざると、後で集計するときに手間がかかります。

フォームとして配る場合は、記入してほしい欄以外を書き換えられないようにしておくと安心です。方法2で説明したグループ化を使えば、項目の文言とチェックボックスをまとめて固定できます。配る前に、自分で一度記入してみて、欄の大きさや並び順に問題がないかを確かめておきます。

WordとExcelのどちらで作るか

チェックリストは、Wordだけでなく表計算ソフトのExcelでも作れます。どちらが向いているかは、リストの使い方で決まります。

Wordが向いているのは、文章の説明が多いリストです。 手順ごとに注意点や理由を書き添えたい場合、手順書やマニュアルの中にチェックリストを組み込みたい場合は、文章の扱いに強いWordが合っています。印刷したときの見た目を整えやすいのも利点です。

Excelが向いているのは、行が多く、集計や絞り込みをしたいリストです。 何十件もの対象をひとつずつ確認する場合や、確認が終わった件数を数えたい場合、担当者ごとに絞り込んで見たい場合は、表計算ソフトのほうが扱いやすくなります。

迷った場合は、「このリストを何人で、何回使うか」で考えます。1人で使う、または印刷して使うならWord、複数の対象を一覧で管理して数えたいならExcelが目安です。さらに、複数の人が同時に更新し、担当や期限まで管理したい場合は、後の節で紹介するような管理の道具を検討する段階です。

うまくいかないときの確認点

Wordでチェックリストを作るときに、よくつまずく点と確かめることをまとめます。

開発タブが見当たらない。 初期の状態では表示されていません。「ファイル」の「オプション」から「リボンのユーザー設定」を開き、「開発」にチェックを入れます。

クリックしても印が付かない。 箇条書きの記号で作った四角は、クリックしても切り替わりません。画面でチェックしたい場合は、開発タブのチェックボックスに入れ替えます。

チェックボックスがXになる。 初期の設定ではXです。開発タブの「プロパティ」から「チェック記号」を変更します。

文字を直せない。 グループ化していると、文章を書き換えられません。リストを選んで「グループ解除」を選びます。

Macで手順が違う。 Mac版のWordでは、メニューの名前や場所が一部違います。たとえば、ぶら下げインデントの設定は「書式」メニューの「段落」から行うと公式ヘルプに書かれています。コピーと貼り付けは、Commandキーを使います。

ほかの人のパソコンで表示が崩れる。 Wingdingsなどの記号のフォントがない環境では、四角が別の文字に見えることがあります。社外に配る場合は、PDFに書き出して渡すか、相手の環境で表示を確かめておきます。

業務で使えるチェックリストの例

Wordのチェックリストは、さまざまな業務で使えます。代表的な例を挙げます。

受付や窓口の業務。 来客の受付、電話の取り次ぎ、郵便物の仕分けなど、毎日くり返す作業の手順を並べます。新しく入った人の研修にもそのまま使えます。医療機関の受付のように、確認すべき書類が多い仕事では特に役立ちます。医療機関の事務の仕事に必要な知識は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で試験の内容とあわせて紹介しています。

書類の作成と提出。 申請書や契約書を作るときは、必要な添付書類、押印や署名の有無、提出期限などを並べておくと、出し忘れや不備を防げます。役所に出す書類を代わりに作る専門家として行政書士がいます。書類の不備を防ぐ考え方は、この仕事の基本でもあります。

取引を始める前の確認。 新しい取引先と契約する前に、会社の登記や連絡先、反社会的勢力との関係がないかなどを確かめる手順を並べます。確認のための道具は【2026年最新】反社チェックツール比較｜精度と月額料金を徹底調査してコンプラリスクを防ぐで比べています。

在宅勤務を始めるときの準備。 パソコンや通信環境、情報の持ち出しの決まりなど、在宅勤務を始める前に確かめることを並べておくと、準備の漏れを防げます。在宅勤務の環境を整える費用に使える制度はテレワーク助成金 2026で紹介しています。

チェックリストを使い続けるための運用の工夫

チェックリストは、作ったときがいちばん使われ、時間がたつほど使われなくなりがちです。形だけの確認にならないよう、運用でも工夫します。

使った人の声で見直す。 実際に使った人に、迷った項目、不要だと感じた項目、足りないと感じた点を聞き、定期的に直します。半年に1回など、見直す時期を決めておくと忘れません。

間違いが起きたら項目に加える。 チェックリストを使っていても間違いが起きた場合は、その間違いを防ぐ項目がなかったのか、あったのに確かめ方があいまいだったのかを振り返ります。原因に合わせて、項目を加えるか、基準を具体的に書き直します。

大切な確認は2人で行う。 金額や個人情報に関わる確認は、作業した人とは別の人がもう一度確かめる形にすると、1人では気づきにくい誤りを見つけられます。表に「作業者」と「確認者」の2つの欄を設けておくと、2人で確認したことが記録に残ります。

記入済みのリストを保存しておく。 記入したチェックリストを一定の期間保存しておくと、後で問題が起きたときに、どの手順まで確かめていたかを振り返れます。保存する期間と場所は、社内の文書の保存の決まりに合わせます。

Wordでチェックリストを作るメリットとデメリット

最後に、Wordでチェックリストを作ることの長所と短所を整理します。

メリット

多くの職場ですでに使われているソフトで、新しい道具を入れずに始められる
文章の説明と組み合わせて、手順書やマニュアルの一部として作れる
印刷して紙で使うことも、画面でチェックすることもできる
表を使えば、確認者や日付の欄も作れる

デメリット

開発タブの表示など、画面でチェックするには準備が必要
1つのファイルを複数の人が同時に更新するのには向いていない
誰がどこまで終えたかを、ほかの人がすぐに知る仕組みがない
期限が近づいたときに知らせてくれる機能はない

1人で使うチェックリストや、印刷して現場で使うチェックリストなら、Wordで十分に役割を果たせます。一方で、複数の人で作業を分け合い、進み具合を共有したい場合には、Wordのファイルを回すやり方では限界が出てきます。

複数人で進み具合を共有したいときの選択肢

チェックリストの項目が、そのまま「誰かが担当する作業」になっている場合があります。たとえば、イベントの準備、新しい人の受け入れ、月末の締めの作業などです。こうした場面では、Wordのファイルを共有フォルダに保存して順番に更新していくと、誰が最新の状態を持っているのか分からなくなったり、同じファイルを同時に開いて上書きしてしまったりすることがあります。

そうした場面の選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードが無料プランから使え、5人まで無料です。チェックリストの項目をカードにして、担当者と期限を付け、「未着手」「作業中」「完了」の列の間を動かしていけば、誰がどこまで終えたかを全員が同じ画面で見られます。カードごとのコメントやワークスペースごとのチャットもあり、作業についてのやり取りをカードのすぐ隣で行えます。Trelloを使っている場合は、ボードやカードをそのまま取り込む機能もあります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Wordのチェックリストは手順を書き残す道具として、ボード型の管理ツールは作業の分担と進み具合を共有する道具として、役割を分けて使うこともできます。手順の詳細はWordの文書にまとめ、その文書を見ながら進める作業の分担と期限をボードで管理する、という組み合わせです。

チェックリストの作成や業務の手順の整理は、外部の専門家に任せることもできる仕事です。業務の進め方を見直し、AIなどの道具を取り入れる手伝いをする仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で仕事の中身を紹介しています。社内の業務を見直したいけれど手が回らない場合の相談先として、こうした専門家を探すのも1つの方法です。

よくある質問

Q. Wordのチェックボックスをチェックマークにするにはどうすればよいですか？

開発タブから入れたチェックボックスは、初期の状態では印がXになっています。チェックボックスをクリックし、開発タブの「プロパティ」を開いて、「チェック記号」の横の「変更」からチェックマークの文字を選びます。見つからない場合は、フォントをWingdings 2やSegoe UI Symbolに変えて探します。