カレンダーでタスク管理をする方法と、予定とやることを分けて扱うコツ

2026年8月7日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓カレンダーでタスク管理をする方法を
✓Googleカレンダーのタスク
✓Macのカレンダーのリマインダー

カレンダーでタスク管理をしようとして、予定とやることを同じ画面に書き込んだ結果、かえって何をすればよいのか分からなくなった。そんな経験を持つ人は多いはずです。会議の予定の間に「資料作成」「請求書の送付」「見積もりの返信」が並び、どれがいつまでに終わればよいのか、どれが今日やるべきものなのかが見えなくなります。

カレンダーはタスク管理に使える道具ですが、予定とタスクは性格が違います。予定は「その時間にそこにいる」もの、タスクは「期限までに終わらせる」ものです。この違いを意識せずに同じ扱いをすると、カレンダーはすぐに散らかります。

この記事では、カレンダーでタスク管理をする方法を、Googleカレンダーのタスク機能、Macのカレンダーのリマインダー、作業の時間をカレンダーに確保するやり方の3つに分けて、手順で説明します。そのうえで、予定とやることを分けて扱うコツ、毎日と毎週の見直しの手順、チームで共有するときにボードやガントチャートの道具へ移る目安を整理します。後半では、カンバン・ガント・カレンダーなど8種類のボードを使えるプロジェクト管理の道具のPinatecaにも触れます。結論を先に書くと、カレンダーのタスク管理は「期限だけのタスク」と「時間を使うタスク」を分けて書くだけで、驚くほど見通しがよくなります。

カレンダーでタスク管理をする人が増えている理由

タスク管理の道具は数多くありますが、カレンダーでタスクを管理する人は増えています。理由はシンプルで、カレンダーは毎日必ず開く画面だからです。

専用のタスク管理アプリを入れても、開く習慣がつかなければ、書き込んだタスクは見られないまま埋もれていきます。カレンダーであれば、会議の時間を確かめるたびに目に入るので、タスクを見落としにくくなります。

もう1つの理由は、時間の見積もりです。タスクの一覧だけを見ていると、今日やることが10個並んでいても、それが今日の空き時間に収まるのかどうかが分かりません。カレンダーに書けば、会議と会議の間にどれくらいの時間が残っていて、そこに何が入るのかが一目で分かります。

GoogleカレンダーやMacのカレンダーには、タスクやリマインダーをカレンダーの画面に表示する機能があります。Googleの公式サイトは、Googleタスクについて次のように説明しています。

日付が設定されたタスクは Google カレンダーに自動的に表示されます。また、Google カレンダーで直接タスクを作成、管理できるため、予定とタスクを 1 か所で確認できます。出典: workspace.google.com

このように、カレンダーとタスクを1つの画面で扱える仕組みは、すでに身近な道具に組み込まれています。問題は道具ではなく、その使い方です。

予定とタスクは何が違うのか

カレンダーでタスク管理を始める前に、予定とタスクの違いをはっきりさせておきます。ここを混同すると、カレンダーはすぐに使いにくくなります。

予定

予定とは、決まった日時に、決まった場所（またはオンライン）にいる必要があるものです。会議、打ち合わせ、通院、子どもの送り迎えなどがこれにあたります。開始と終了の時刻があり、自分の都合だけでは動かせないのが特徴です。

タスク

タスクとは、期限までに終わらせる必要がある作業です。資料の作成、メールの返信、請求書の送付などがこれにあたります。いつ取りかかるかは、基本的に自分で決められます。期限はあっても、作業する時刻は決まっていないのが特徴です。

2種類のタスク

タスクはさらに2つに分けられます。

・期限だけのタスク：5分で終わる小さな作業で、期限の日までにどこかで済ませればよいもの（例：経費の申請、振込、短いメールの返信）
・時間を使うタスク：まとまった時間が必要な作業で、取りかかる時間を確保しないと終わらないもの（例：企画書の作成、見積もりの計算、プログラムの修正）

カレンダーのタスク管理がうまくいかない原因の多くは、この2種類を同じ扱いにしていることです。期限だけのタスクまで時間の枠で書き込むとカレンダーが細切れになり、時間を使うタスクを期限だけで書くと、作業の時間が確保されないまま期限の日を迎えます。

カレンダーでタスクを管理する3つの方法

カレンダーでタスクを管理する方法は、大きく3つに分けられます。どれか1つを選ぶのではなく、前の節の2種類のタスクに合わせて組み合わせます。

方法1：タスク機能で期限の日に表示する

カレンダーに付いているタスクやリマインダーの機能を使い、期限の日にタスクを表示します。期限だけのタスクに向いています。完了したらチェックを付けて消し込めるので、やり残しが一目で分かります。

方法2：作業の時間をカレンダーに確保する

時間を使うタスクは、取りかかる時間をカレンダーに予定として書き込みます。「火曜 13時から15時企画書の作成」のように、自分との約束として時間を確保する方法です。タイムブロッキングとも呼ばれます。

方法3：終日の欄に期限だけを書く

期限の日の終日の欄に「企画書の提出期限」とだけ書いておく方法です。方法2と組み合わせ、期限の日を見失わないための目印として使います。

おすすめは、期限だけのタスクは方法1、時間を使うタスクは方法2と方法3の組み合わせ、という使い分けです。次の節から、GoogleカレンダーとMacのカレンダーでの具体的な手順を見ていきます。

Googleカレンダーでタスクを管理する手順

Googleカレンダーでは、Googleタスクで作ったタスクをカレンダーに表示し、カレンダーから直接タスクを作ることもできます。手順はGoogleタスクの公式ヘルプに書かれています。

カレンダーからタスクを作る

パソコンでGoogleカレンダーを開く
カレンダー上の空いている時間枠をクリックするか、左上の［作成］をクリックする
［タスク］をクリックする
タスクの設定を入力する
［保存］をクリックする

公式ヘルプによると、タスクの設定では、開始日時（タスクの開始日と、タスクにかける予定時間）、期限（タスクの完了予定日）、タスクのリストなどを入力できます。期限はカレンダーの［終日］の欄に表示されます。

時間を確保したいタスクは「予定あり」にする

公式ヘルプの詳細設定には、タスクの空き情報を［予定なし］か［予定あり］に設定できると書かれています。時間を使うタスクで開始日時と予定時間を入れ、［予定あり］にしておくと、その時間は他の人から見ても埋まっている状態になります。仕事用や学校用のアカウントでは、その時間に届いた会議の招待を自動で辞退する設定も使えます。前の節の方法2を、タスクのまま実現できるわけです。

やり残しを確かめる

公式ヘルプによると、カレンダーの上部にある［保留中のタスク］をクリックすると、過去365日間のタスクを一覧で表示できます。週に一度ここを開き、期限を過ぎて残っているタスクを見直すと、やり残しを放置せずに済みます。

上限

公式ヘルプには、リスト全体で作成できるタスクは100,000件まで、各リストの未完了のタスクは20,000件までと書かれています。個人の使い方で上限に届くことはまずありませんが、完了したタスクを整理する習慣はつけておきます。

Macのカレンダーでリマインダーを使う手順

Macを使っている人は、標準のカレンダーアプリで、リマインダーアプリのリマインダーを表示して管理できます。手順はAppleの「カレンダー」ユーザガイドに書かれています。

リマインダーを表示する

Appleのユーザガイドによると、カレンダーのカレンダーリストで［日時設定ありリマインダー］のチェックボックスを選択すると、リマインダーアプリに追加した日時設定ありのリマインダーをカレンダーに表示できます。カレンダーリストが表示されていない場合は、［表示］から［カレンダーリストを表示］を選びます。終日に設定したリマインダーはカレンダー上部の終日の欄に、時刻を指定したリマインダーはその時刻の横に表示されます。

カレンダーからリマインダーを作る

ユーザガイドによると、ツールバーのボタンから［新規リマインダー］をクリックし、タイトルを入力して日付や時刻を選ぶと、カレンダーからリマインダーを作成できます。リストを選ばない場合は、リマインダーアプリで設定したデフォルトのリストに追加されます。

実行済みにする

リマインダーの名前の横にある丸を選ぶと、実行済みになり、淡色で表示されます。予定とリマインダーが同じ画面に並ぶので、会議の合間に済んだ作業をその場で消し込めます。

Macのカレンダーは、iCloudを通じてiPhoneやiPadのカレンダーとも同じ内容になります。外出先ではiPhoneでリマインダーを確かめ、机に戻ったらMacで作業の時間を確保する、という使い方ができます。

タスクの書き方で、カレンダーの使いやすさが変わる

カレンダーにタスクを書くとき、どんな言葉で書くかによって、後で見たときの分かりやすさが大きく変わります。同じタスクでも、書き方を少し工夫するだけで、取りかかるまでの迷いが減ります。

動詞で終わる形で書く

「見積もり」と名詞だけで書くと、見積もりを作るのか、送るのか、確認するのかが分かりません。「A社に見積もりを送る」のように、何をするかが動詞で終わる形で書きます。見たその瞬間に、次の動作が分かる書き方です。

完了の状態が分かるように書く

「企画書を進める」では、どこまでやれば終わりなのかが分かりません。「企画書の構成を5項目書き出す」のように、終わったかどうかを判断できる形で書くと、達成感も得られます。

次の一手まで書く

大きなタスクは、最初の一手だけを書きます。「ホームページを直す」ではなく、「ホームページの直したい箇所を3つ書き出す」と書けば、着手のハードルが下がります。最初の一手が終わったら、次の一手を新しいタスクとして書き込みます。

必要な情報を説明欄に入れる

タスクに取りかかるときに必要な資料のリンク、相手の連絡先、前回のやり取りの要点を、タスクの説明欄に書いておきます。いざ作業を始めたときに、メールやフォルダを探し回る時間がなくなります。

通知と繰り返しを上手に使う

カレンダーのタスク機能には、通知と繰り返しの設定があります。うまく使えば、忘れやすいタスクを確実に思い出せます。使いすぎると、通知が多すぎて大事なものを見落とすようになります。

Googleタスクの通知

Googleタスクの公式ヘルプによると、タスクに日時を追加すると、その日時に通知が表示されます。時刻を設定していないタスクは午前9時に通知が表示され、期限のあるタスクは、期限の当日の午前9時に完了を促す通知が表示されます。朝の見直しの時間を午前9時の前後にしておくと、通知と見直しがそろいます。

繰り返すタスク

毎月の請求書の送付、毎週の報告書の提出のように、決まった間隔で繰り返すタスクは、繰り返しの設定をしておきます。公式ヘルプによると、Googleタスクでは日時の設定から繰り返しを選べます。ただし、サブタスクを設定したタスクは繰り返せないと書かれています。手順が多い繰り返しのタスクは、サブタスクを使わず、説明欄に手順を書いておくとよいでしょう。

通知を絞る

すべてのタスクに通知を付けると、通知が鳴るたびに作業が中断され、かえって集中できなくなります。通知を付けるのは、期限が決まっていて忘れると困るものだけにします。それ以外は、毎朝の見直しで確かめれば十分です。

作業の時間をカレンダーに確保するやり方

時間を使うタスクは、期限を書くだけでは終わりません。取りかかる時間をカレンダーに確保して初めて、実際に手が動きます。

作業の時間を見積もる

まず、タスクにかかる時間を見積もります。見積もりは、思っているより長めにとるのが基本です。たとえば「見積書の作成」なら、資料を集める時間、計算する時間、見直す時間を足して、1時間半と見積もります。一度で終わらない大きなタスクは、「構成を考える」「下書きを書く」「見直す」のように、1回2時間以内の作業に分けます。

期限から逆算して作業の日を決める

期限の日から逆算して、作業の時間をカレンダーに書き込みます。期限の当日に作業の時間を確保するのは避け、少なくとも1日前に終わるように組みます。修正や確認の時間が必要になることが多いからです。

集中できる時間帯を使う

時間を使うタスクは、会議の少ない時間帯や、自分が集中しやすい時間帯に確保します。午前中に集中しやすい人は、午前に2時間の枠を確保し、午後は会議や期限だけのタスクに回す、という使い方が向いています。

確保した時間は守る

確保した作業の時間に、後から会議の依頼が来ることがあります。そのたびに作業の時間を明け渡していると、タスクはいつまでも終わりません。前の節で書いたGoogleカレンダーの［予定あり］の設定を使う、作業の時間を他の人にも見える形で書いておく、といった工夫で、自分の作業の時間を守ります。

予定とやることを分けて扱うコツ

カレンダーでタスク管理を続けるには、予定とタスクが混ざって見えないように、見た目と書く場所を分けることが大切です。

色を分ける

予定、時間を確保したタスク、期限の目印に、それぞれ違う色を使います。たとえば、予定は青、作業の時間は緑、期限は赤のように決めておくと、カレンダーを開いた瞬間に、今日は会議の多い日なのか、作業に集中できる日なのかが分かります。

カレンダーやリストを分ける

色だけでなく、カレンダーそのものやタスクのリストを分けると、表示と非表示を切り替えられます。Googleカレンダーではタスクのリストを、Macではリマインダーのリストを分けておくと、「仕事」「家のこと」のように、場面ごとに見たいものだけを表示できます。

期限だけのタスクは時間の枠で書かない

5分で終わる作業まで時間の枠で書くと、カレンダーが細切れになり、本当に時間が必要な作業の枠が見えにくくなります。期限だけのタスクは、タスク機能やリマインダーで期限の日に表示するだけにとどめます。

予定の前後に余白をとる

会議の前後に15分ずつの余白をとっておくと、会議が延びたときにも次の作業に響きません。余白の時間は、期限だけのタスクを片付ける時間としても使えます。

よくある失敗と立て直し方

カレンダーでのタスク管理を始めた人が、つまずきやすい失敗と、その立て直し方を整理します。

1日に詰め込みすぎる

空いている時間をすべて作業の時間で埋めると、1つの作業が延びただけで、その日の予定が全部ずれていきます。作業の時間は、空き時間の7割程度にとどめ、残りを余白にしておくと、急な依頼や延びた作業を吸収できます。

見積もりが毎回短すぎる

作業の時間を確保しても、毎回その時間で終わらない場合は、見積もりが短すぎます。何度か実際にかかった時間を記録し、見積もりとの差を確かめます。多くの人は、実際にかかる時間を短めに見積もる傾向があります。差が分かれば、次からはその分を上乗せして確保できます。

終わらなかったタスクを放置する

期限を過ぎたタスクがカレンダーに残り続けると、どれが本当に残っているのかが分からなくなります。終わらなかったタスクは、毎朝の見直しで、今日やるか、別の日に移すか、やめるかを必ず決めます。「やめる」も立派な判断です。

予定を何度も動かす

確保した作業の時間を何度も動かしていると、カレンダーを信用できなくなります。動かすのは、本当に避けられない予定が入ったときだけにします。動かすときは、別の日の空き時間に必ず移し、消してしまわないようにします。

仕事と家のことが混ざる

在宅で働いている人や副業をしている人は、仕事の予定と家の予定が同じカレンダーに並びがちです。カレンダーやリストを「仕事」と「家」に分け、仕事の時間には家のリストを非表示にするなど、見る場面を分けると、頭の切り替えもしやすくなります。

毎日と毎週の見直しの手順

カレンダーのタスク管理は、書き込むだけでは回りません。毎日と毎週、短い見直しの時間をとることで、カレンダーが現実の状況と合った状態に保たれます。

毎朝5分の見直し

・今日の予定と、確保した作業の時間を確かめる
・今日が期限のタスクを確かめ、どの空き時間に片付けるかを決める
・昨日終わらなかったタスクを、今日か別の日に移す

毎週30分の見直し

・来週の予定を確かめ、時間を使うタスクの作業の時間を確保する
・期限が近づいているタスクを洗い出す
・期限を過ぎて残っているタスクを見直し、やるか、やめるか、期限を変えるかを決める
・新しく入ったタスクを、期限だけのものと時間を使うものに分ける

週の見直しは、金曜の夕方か月曜の朝に行う人が多いようです。決まった曜日と時間をカレンダーに予定として書き込んでおくと、見直しそのものを忘れずに済みます。

プログラムの修正を請け負っていた頃、作業の時間を見積もらずに期限だけをカレンダーに書いていました。期限の前日になって、確認と修正に思った以上の時間がかかることに気づき、夜遅くまで作業が続いたことが何度もあります。週の見直しで作業の時間を先に確保するようにしてから、期限の前日に慌てることはほとんどなくなりました。

カレンダーでのタスク管理が向かなくなる場面

カレンダーでのタスク管理は、個人の作業を回すには十分な方法です。しかし、次のような場面では、カレンダーだけでは手が回らなくなります。

複数の人で作業を分担する

チームで1つの仕事を進める場合、誰がどのタスクを担当しているか、どこまで進んでいるかを全員が見られる必要があります。カレンダーを共有しても、タスクの担当や進み具合は分かりにくく、確認のためのやり取りが増えます。

タスクの順番に決まりがある

「デザインが決まってから原稿を書く」「原稿が決まってから印刷に回す」のように、前の作業が終わらないと次に進めないタスクが連なる場合、カレンダーでは順番の関係が見えません。1つが遅れたときに、後ろのどのタスクに影響が出るのかが分からなくなります。

進み具合を段階で見たい

「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」のように、タスクの状態を段階で見たい場合、カレンダーは向いていません。カレンダーは日時で並べる道具で、状態で並べる道具ではないからです。

タスクについての会話が増える

タスクごとに相談や確認のやり取りが必要になると、カレンダーの予定の説明欄やメール、チャットにやり取りが散らばり、後から探せなくなります。

こうした場面では、カレンダーはそのまま予定の管理に使い、タスクはボードやガントチャートを使える道具に移す、という分け方が現実的です。

チームで共有するなら、ボードとガントチャートの道具を組み合わせる

チームでタスクを共有したい場面で使える選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理の道具Pinatecaです。公式サイトによると、カンバン・ガント・カレンダー・リスト・ディスカッション・グリッド・時間割・リソースの8種類のボードがあり、無料プランからすべての種類を使えます。

この記事の題材に沿って言えば、次のような使い分けができます。

・カレンダーボード：月と週の表示で、タスクの期限を一覧する
・カンバンボード：「未着手」「作業中」「確認」「完了」の列にカードを並べ、進み具合を動かす
・ガントチャート：タスクの期間を横棒で並べ、締め切りの重なりや遅れを見る
・リソースボード：人やチームごとに、作業の偏りを見る

公式サイトによると、ワークスペースごとのチャンネルとカード単位のコメントでやり取りができ、話題とタスクがつながった状態で残ります。前の節で書いた「タスクについての会話が散らばる」問題は、タスクのすぐ隣で話せるようにすることで減らせます。Trelloを使っている場合は、エクスポートのファイルを読み込んで、ボードやカード、添付ごと移行できます。ChatGPTやClaudeから、会話でボードを読んだりカードを作ったりすることもできます（MCPという仕組みでつなぎます）。

料金ページによると、無料のフリープランは5人まで、ボードは10個まで、ファイル容量は1GBで、期限なしで使えます。6人目や11個目のボードからは、スタンダードプランが1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人の作業はGoogleカレンダーやMacのカレンダーで十分に回ります。複数人で同じ仕事を進め、担当や進み具合を共有する必要が出てきたときが、ボードやガントチャートの道具を検討する目安です。

複数の取引先の期限を1つのカレンダーで扱う

在宅で仕事を受けている人や、副業をしている人は、複数の取引先から仕事を受けることがよくあります。取引先ごとに連絡の手段も期限の伝え方も違うため、期限の管理を誤りやすい状況です。

期限を受け取ったら、その場でカレンダーに書く

メールやチャットで期限を伝えられたら、その場でカレンダーに書き込みます。「後でまとめて書こう」と思っていると、書き忘れたまま期限の日を迎えることがあります。書き込むときは、取引先の名前をタスクの頭に付け、「A社：見積もりを送る」のように書くと、一覧で見たときに取引先ごとの仕事が分かります。

取引先の期限と、自分の締め切りを分ける

取引先から伝えられた期限の前日を、自分の締め切りとしてカレンダーに書きます。取引先の期限は終日の欄に目印として残し、自分の締め切りに向けて作業の時間を確保します。こうしておけば、急な体調不良や家の用事で1日つぶれても、取引先の期限には間に合います。

週の作業時間の上限を決める

複数の取引先から仕事を受けていると、ついすべての依頼を引き受けてしまいがちです。1週間に作業に使える時間の上限を決め、週の見直しで、確保した作業の時間が上限を超えていないかを確かめます。上限を超えそうなら、新しい依頼の期限を相談するか、引き受けるのを見送ります。

期限を守れないと分かったら、すぐに伝える

どれだけ計画しても、期限に間に合わないことはあります。間に合わないと分かった時点で、すぐに取引先に伝え、新しい期限を相談します。期限の当日になってから伝えるのと、数日前に伝えるのとでは、取引先が受ける影響も、その後の信頼もまったく違います。

カレンダーとタスク管理の道具を選ぶポイント5つ

最後に、カレンダーでのタスク管理を続けるか、別の道具を組み合わせるかを判断するポイントを5つ挙げます。

ポイント1：使う人は自分だけか、複数か

自分だけならカレンダーのタスク機能で足ります。複数人で共有するなら、担当と進み具合を見られる道具が必要です。

ポイント2：タスクの順番に決まりがあるか

前の作業が終わらないと次に進めないタスクが多いなら、ガントチャートで順番と期間を見られる道具が向いています。

ポイント3：毎日開く画面はどれか

どれだけ機能が多くても、開かなければ意味がありません。毎日必ず開く画面にタスクが表示されるかどうかを優先します。

ポイント4：スマートフォンとパソコンで同じ内容を見られるか

外出先でタスクを確かめ、机で作業の時間を確保する、という使い方をするなら、両方で同じ内容を見られることが欠かせません。

ポイント5：費用は人数でどう変わるか

チームで使う道具は、人数で料金が変わることが多くあります。いまの人数だけでなく、1年後の人数でも費用を計算しておきます。無料のプランで始められる道具であれば、まずは少人数で1つの仕事を試しに回してみて、全員が毎日開く習慣がつくかどうかを確かめてから、本格的に移るかどうかを決めると失敗が少なくなります。移るときは、カレンダーに残す予定と、新しい道具に移すタスクの線引きを、チームで最初に決めておきます。

タスク管理の力を仕事に生かす

カレンダーとタスク管理の道具を使いこなす力は、在宅で仕事を受ける人にとって大きな強みになります。複数の発注者から仕事を受けていると、期限の管理を誤れば信頼を一気に失うからです。

業務の流れを整理し、カレンダーやタスク管理の道具の使い方を企業に提案する仕事もあります。こうした仕事の中身は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとめられています。タスク管理の道具そのものを作る側に回りたい人は、アプリケーション開発のお仕事で、開発の仕事に求められる技術の範囲を確かめられます。

道具を増やすと、毎月の利用料も積み重なります。小さな会社でのツールの費用の見直し方は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で整理されています。期限の管理が仕事の質に直結する士業の例として、行政書士の資格ガイドには、申請の期限を抱えながら複数の案件を進める仕事の中身がまとめられています。

フリーランス・在宅ワークの市場を長く見てきた運営者の立場から言えば、長く続く人ほど、期限の前に「いまここまで進んでいます」と一言伝えています。発注者が不安になる前に進み具合を見せることが、次の依頼につながっています。その土台にあるのが、自分のタスクと期限を正しく把握していることです。中間の手数料がかからない直接のやり取りであれば、依頼者は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受け手も手元に残る報酬が厚くなります。期限を守り、進み具合を見せられる人ほど、その関係を長く続けられます。

カレンダーでのタスク管理は、期限だけのタスクと時間を使うタスクを分ける、色とリストで予定とタスクを分ける、毎日と毎週見直す。この3つを守るだけで、カレンダーは予定表から、仕事を前に進める道具に変わります。