仕事の予定を共有カレンダーで管理する方法と、タスクとの組み合わせ方

2026年9月20日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓仕事の予定を共有カレンダーで管理する方法を
✓Googleカレンダーでの共有の手順と権限の選び方から
✓タスク管理との組み合わせ方まで解説します

「明日の仕込みは誰が入るんだっけ」「業者の納品は何時だった」「店長会議と保健所の立ち入りが同じ日に重なっていた」。小さな職場ほど、仕事の予定はホワイトボード、紙の手帳、個人のスマートフォン、チャットの書き込みと、あちこちに散らばりがちです。散らばった予定は、どれか1つを見落とした瞬間に、ダブルブッキングや人手の穴になって表に出てきます。

仕事の予定を共有カレンダーにまとめれば、誰がいつどこで何をするのかを、全員が同じ画面で確かめられます。ただし、カレンダーにはやること（タスク）を管理する仕組みが弱いという苦手もあります。この記事では、仕事の予定を共有カレンダーで管理する方法を、Googleカレンダーでの共有の手順と権限の選び方から、カレンダーの分け方、予定の書き方の決まり、タスク管理との組み合わせ方まで順番に整理します。後半では、カレンダーとカンバンやガントを同じ場所で使えるプロジェクト管理のPinatecaにも触れます。

予定がばらばらな職場で起きること

予定の共有が整っていない職場では、似たような失敗が繰り返されます。飲食店の運営を支援してきた中で見てきた例を挙げます。

1つ目は、人手の穴です。店長が手帳でシフトを組み、アルバイトにはチャットで伝え、急な休みの連絡は電話で受ける。この形だと、休みの代わりに誰が入るかが店長の頭の中にしかなく、店長が休んだ日に誰も分からなくなります。ランチの忙しい時間に1人足りないだけで、提供の遅れとお客様の不満が一気に積み上がります。

2つ目は、外部の予定との重なりです。食材の業者の納品、設備の点検、保健所の立ち入り、取引先との打ち合わせ。こうした外部との約束が個人の手帳にしか書かれていないと、同じ時間に別の約束を入れてしまいます。納品の時間に誰も店にいなければ、冷蔵の食材を店先に置かれたままになることもあります。

3つ目は、期限の見落としです。メニューの改定の締め切り、販促のチラシの入稿日、各種の届け出の期限。これらは「その日に何かをする」予定ではなく、「その日までに終わらせる」締め切りです。カレンダーの日付だけを見ていると、締め切りの当日に気づいて慌てることになります。

この3つのうち、1つ目と2つ目は共有カレンダーで大きく減らせます。3つ目の締め切りは、カレンダーだけでは扱いにくく、タスクの管理と組み合わせる必要があります。この違いが、この記事の後半の話につながります。

共有カレンダーで管理できること、できないこと

最初に、共有カレンダーが得意なことと苦手なことを分けておきます。

種類	例	共有カレンダーとの相性
時刻の決まった予定	打ち合わせ、納品、面接、会議	とても良い
人の居場所と勤務	シフト、外出、出張、休み	良い
設備や部屋の使用	会議室、厨房の機器、社用車	良い
締め切りのある作業	資料の提出、メニューの改定、届け出	弱い
進み具合のある作業	改装の準備、新店の立ち上げ	弱い

カレンダーは、「いつ」「どこで」「誰が」を示すのが得意な道具です。一方で、「どこまで進んだか」「何が終わっていないか」を示すのは苦手です。締め切りのある作業をカレンダーに書くと、締め切りの日に予定が1つ表示されるだけで、それまでの準備の進み具合は見えません。完了した作業と、終わっていない作業の見分けもつきません。

この苦手を知っておくと、カレンダーに何を書き、何を別の道具で管理するかを決めやすくなります。

Googleカレンダーで仕事の予定を共有する手順

共有カレンダーの道具として、多くの職場で使われているのが Googleカレンダーです。Googleアカウントがあれば無料で使え、スマートフォンのアプリからも確かめられます。Google の公式ヘルプには、共有の仕組みが次のように説明されています。

Google カレンダーでは、所有しているカレンダーや、共有の権限を持っているカレンダーを共有できます。出典: support.google.com

ステップ1：仕事用のカレンダーを新しく作る

個人のカレンダーをそのまま共有するのではなく、仕事用のカレンダーを新しく作るのがおすすめです。公式ヘルプによると、パソコンで Googleカレンダーを開き、左側の「他のカレンダー」の横にある「他のカレンダーを追加」のアイコンから「新しいカレンダーを作成」を選び、名前と説明を入れて「カレンダーを作成」をクリックします。新しいカレンダーはブラウザからだけ作れ、作ったカレンダーはスマートフォンのアプリにも表示されます。詳しい画面の流れは新しいカレンダーを作成する方法のヘルプで確かめられます。

カレンダーを作った人が、そのカレンダーのオーナーになります。カレンダーを完全に削除したり、オーナーの権限を他の人に譲ったりできるのはオーナーだけです。店長や事業の責任者がオーナーになっておくと、担当者が辞めたときにカレンダーごと失う心配がありません。

ステップ2：共有する相手を追加する

作ったカレンダーの右側にあるその他のアイコンから「設定と共有」を開き、左側の「共有する相手」を選びます。「ユーザーやグループを追加」をクリックし、共有したい人のメールアドレスを入れます。Googleグループのアドレスを入れれば、グループの全員にまとめて共有できます。

ステップ3：権限を選んで送る

共有する相手ごとに、何ができるかを選びます。最後に「送信」をクリックすると、相手にメールが届き、メールの中のリンクから共有されたカレンダーを表示できます。共有はいつでも止められます。

権限の選び方

共有の権限は、公式ヘルプによると次の5段階です。

権限	相手ができること
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）	予定がある時間帯だけが分かる。予定の名前や詳細は見えない
予定の詳細の表示	予定の名前、日時、場所、説明などをすべて見られる
変更可能（限定公開の予定を、予定の有無としてのみ表示）	非公開でない予定を編集できる。非公開の予定は「予定あり」として表示される
予定の詳細を変更、表示可能	予定を編集でき、その予定を共有しているほかの人も確かめられる
予定の変更および共有の管理	予定を完全に管理でき、カレンダーをほかの人と共有することもできる

職場での使い分けは、次のように考えると迷いません。

・店長や責任者：予定の変更および共有の管理
・社員やシフトを組む人：予定の詳細を変更、表示可能
・アルバイトやパートのスタッフ：予定の詳細の表示
・社外の取引先：予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）

いちばん強い「予定の変更および共有の管理」は、カレンダーをほかの人に共有する権限まで含みます。この権限を多くの人に渡すと、誰がいつ誰に共有したのかが分からなくなります。責任者1人か2人に絞っておきましょう。

アルバイトのスタッフに編集の権限を渡すかどうかは、職場の運用によります。シフトの交代をスタッフ同士で決めてカレンダーに書き込む運用なら編集の権限が要りますが、書き間違いで別の人の予定を消してしまうこともあります。最初は表示だけにしておき、交代の連絡は責任者が受けて書き込む形から始めるのが安全です。

社外の取引先に空き時間だけを見せたい場合は、「時間枠のみ」の権限が役立ちます。納品の業者に「この時間帯は店が忙しい」と知らせるだけなら、予定の中身まで見せる必要はありません。

カレンダーを用途で分ける

1つのカレンダーに全部の予定を書き込むと、画面が予定で埋まって読めなくなります。用途ごとにカレンダーを分け、色を変えておくと、見たいものだけを表示できます。

飲食店なら、次のような分け方が考えられます。

カレンダーの名前	書く予定	共有する相手
シフト	誰が何時から何時まで入るか	スタッフ全員
納品と点検	業者の納品、設備の点検、清掃の業者	社員と責任者
店の行事	貸し切り、イベント、休業日	スタッフ全員
本部と打ち合わせ	店長会議、取引先との打ち合わせ	責任者だけ

Googleカレンダーでは、カレンダーごとに色を変えられ、左側の一覧の印を外せば、そのカレンダーを一時的に表示しないようにできます。シフトを組む日は「シフト」だけを表示し、仕入れの段取りを考える日は「納品と点検」だけを表示する、という使い方ができます。

カレンダーを分けすぎると、どこに書けばよいか迷う予定が出てきます。最初は3つから4つに絞り、書き分けに迷う予定が出てきたら、そのときに増やすかどうかを考えれば十分です。

予定の書き方の決まりを作る

共有カレンダーがうまく回るかどうかは、予定の書き方がそろっているかで決まります。人によって書き方が違うと、同じ画面を見ても読み取れる情報がばらばらになります。最初に、次のような決まりを作っておきましょう。

予定の名前の付け方

予定の名前は、「誰が」「何を」が一目で分かる形にそろえます。たとえば「【納品】青果 ○○商店」「【シフト】佐藤 10:00-15:00」「【会議】店長会議本部」のように、先頭に種類を入れておくと、月の表示でも見分けがつきます。

説明欄に書くこと

説明欄には、予定に関わる人が当日に必要とする情報を書きます。納品なら、品目、受け取る人、支払いの方法。打ち合わせなら、目的、持っていく資料、相手の連絡先。説明欄を見れば当日の動きが分かる状態にしておけば、担当者が休んでも代わりの人が動けます。

変更と取り消しの扱い

予定が変わったら、古い予定を消して新しく作るのではなく、元の予定の日時を直します。取り消しになった予定は、すぐに消さずに名前の先頭に「【中止】」と付けておくと、関係者が変更に気づきやすくなります。数日たってから消せば十分です。

個人の予定との関係

スタッフ個人のプライベートな予定は、仕事のカレンダーに書きません。休みの希望を出すときも、理由までは書かず「休み希望」とだけ書く決まりにしておくと、スタッフが気兼ねなく希望を出せます。

シフトを共有カレンダーで組む具体例

飲食店でいちばん共有したい予定は、スタッフのシフトです。共有カレンダーでシフトを組むときの流れを、具体的に見ていきます。

まず、「シフト」のカレンダーに、スタッフごとの勤務を1件ずつ予定として登録します。予定の名前は「【シフト】佐藤 10:00-15:00」のように、名前と時間を入れておきます。勤務の時間は予定の開始と終了の時刻にも設定しておくと、週の表示で、どの時間帯に何人いるかが縦に並んで見えます。

週の表示で見ると、人手の薄い時間帯がすぐに分かります。ランチの11時半から13時半に3人いるのに、仕込みの9時から10時に1人しかいない、といった偏りは、表で見るより縦に並んだ予定で見るほうが気づきやすいものです。

毎週同じ曜日の同じ時間に入るスタッフは、予定を繰り返しで登録しておくと手間が省けます。ただし、繰り返しの予定は、休みや交代のたびにその日だけを直す必要があります。直し忘れると、休んでいるはずの人がカレンダー上は出勤していることになり、人手の穴に気づけません。繰り返しの予定を使うなら、休みの連絡を受けたときにその場でカレンダーを直す決まりを、責任者の間でそろえておきましょう。

シフトの希望を集めるときは、カレンダーとは別に、希望を受け付ける仕組みを用意しておくと楽になります。スタッフが自由にカレンダーへ書き込む形にすると、確定したシフトと希望の区別がつかなくなるからです。希望は別の場所で集め、店長がそれを見てシフトを組み、確定したものだけを「シフト」のカレンダーに登録する。この順番を守ると、カレンダーに書かれていることは「決まったこと」だけになり、スタッフが迷いません。

部屋や設備の予約にも共有カレンダーを使う

会議室、試食用の個室、社用車、厨房の大型の機器など、複数の人で使う部屋や設備の予約にも、共有カレンダーが役立ちます。

作り方は、部屋や設備ごとにカレンダーを1つずつ作るだけです。「会議室」「社用車」のように名前を付け、使う人全員に「予定の詳細を変更、表示可能」の権限で共有します。使う人は、そのカレンダーに使う時間を予定として登録します。すでに予定が入っている時間は使えない、という単純な決まりにしておけば、取り合いが起きません。

予定の名前には、使う人の名前と目的を入れておきます。「【社用車】田中仕入れ（市場）」と書いておけば、急いで車を使いたい人が、誰に相談すればよいかがすぐに分かります。

使い終わったあとの扱いも決めておきます。社用車なら、戻った時刻とガソリンの残りを予定の説明欄に書き加える決まりにしておくと、次に使う人が困りません。

取引先との予定の調整

業者や取引先との打ち合わせ、納品の時間の調整は、メールや電話のやり取りが何往復も続きがちです。共有カレンダーを使うと、この往復を減らせます。

いちばん手軽なのは、店の空き時間だけを取引先に見せる方法です。先ほどの権限の表で触れた「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」で取引先と共有すれば、相手は店の予定の中身を見ずに、空いている時間帯だけを確かめられます。「この時間帯の中で納品をお願いします」と伝えるときの手間が省けます。

一方で、取引先がGoogleアカウントを持っていない、あるいは取引先の側に共有を受ける手間をかけたくない場合もあります。その場合は、無理に共有せず、週の初めに「今週の納品の受け取りができる時間帯」をメールで伝える運用のほうが、相手の負担になりません。道具の都合を相手に押しつけないことも、取引を長く続けるための大事な配慮です。

繁忙期と長い期間の予定の書き方

飲食店には、年末の宴会、歓送迎会の季節、夏の催事のように、予定が一気に増える時期があります。こうした繁忙期は、共有カレンダーの書き方を少し変えると、全員の見通しが良くなります。

まず、繁忙期そのものを、終日の予定として期間で登録しておきます。「【繁忙期】年末宴会 12/1-12/28」のように期間の予定を入れておくと、月の表示の上部に帯で表示され、その期間に休みの希望を出すときや、業者の点検を入れるときに、自然と意識されるようになります。

次に、貸し切りや大口の予約は、ほかの予定と見分けがつくよう、専用のカレンダーか目立つ色で登録します。予定の説明欄には、人数、コース、アレルギーの有無、支払いの方法、幹事の連絡先を書いておきます。当日の担当が変わっても、説明欄を見れば準備ができる状態にしておくのが理想です。

繁忙期の前には、通常より1週間早くシフトを確定させ、仕入れの量を増やす日、仕込みを前倒しする日をカレンダーに予定として入れておきます。忙しくなってから段取りを考えると、どうしても後手に回ります。都市部の店ほど宴会の予約が早く埋まり、地方の店ほど直前の予約が多いといった地域の違いもあるので、前の年のカレンダーを見返して、予定が入り始めた時期を確かめておくと、次の年の準備の目安になります。

前の年のカレンダーを見返せるのも、共有カレンダーの大きな利点です。紙の手帳は年が変わると手元から消えがちですが、カレンダーなら去年の同じ週に何があったかをすぐに確かめられます。

予定の共有で失敗した店に共通していたこと

飲食店の運営を支援する中で、予定の共有がうまくいかなかった店には、いくつかの共通点がありました。

ある店では、共有カレンダーを導入したものの、店長だけが更新し、スタッフは誰も見ていませんでした。開店前の打ち合わせでカレンダーを確かめる習慣がなく、スタッフは結局、店長からのチャットの連絡を頼りに動いていました。カレンダーは「店長のメモ帳」になり、店長が忙しい週には更新も止まりました。道具を入れることと、全員が見る習慣を作ることは、別の作業だったのです。

別の店では、カレンダーの数を最初から10個以上に分けていました。仕入れの品目ごと、業者ごとにカレンダーを作った結果、どこに書けばよいかを毎回考えることになり、スタッフは書くのをやめてしまいました。分け方は、迷わない程度に粗くするのが長続きのこつです。

どちらの例も、道具の機能の問題ではなく、使い方の決まりの問題でした。共有カレンダーを入れるときは、道具の設定と同じくらい、「誰が書くか」「いつ見るか」「どこに書くか」の決まりづくりに時間をかけてください。

締め切りのある仕事は、カレンダーとタスクを組み合わせる

ここからが、この記事の後半の中心です。先ほど整理したとおり、カレンダーは時刻の決まった予定には強い一方、締め切りのある作業や進み具合のある作業には弱い道具です。この弱点を補うには、タスクを管理する仕組みと組み合わせます。

「その日にやる予定」と「その日までに終える作業」を分ける

組み合わせの基本は、カレンダーには「その日その時刻にやること」だけを書き、「その日までに終えること」はタスクとして別に管理することです。

たとえば、秋のメニューの改定を例にします。改定の公開日は10月1日で、それまでに試作、原価の計算、写真の撮影、メニュー表の入稿が必要だとします。

・カレンダーに書くもの：9月10日の試作会（14時から）、9月18日の撮影（10時から）、10月1日の公開日
・タスクで管理するもの：原価の計算（9月15日まで）、メニュー表の文面（9月20日まで）、入稿（9月24日まで）

試作会と撮影は、決まった時刻に人が集まる予定なので、カレンダーに書きます。原価の計算やメニュー表の文面は、いつやってもよいが締め切りまでに終える作業なので、タスクとして担当と締め切りを付けて管理します。こうすると、カレンダーは「人が集まる約束」で埋まり、タスクの一覧は「終わらせるべき作業」で埋まり、どちらも読みやすくなります。

作業の時間をカレンダーに確保する

タスクの締め切りが近づいたら、その作業をする時間をカレンダーに予定として入れておくのも効果的です。「原価の計算」の締め切りが9月15日なら、9月12日の15時から17時を「原価の計算」の作業の時間として確保します。こうしておけば、ほかの予定に押し出されて作業の時間がなくなる事態を防げます。

進み具合を見る場所を決める

タスクの進み具合は、カレンダーではなくタスクの一覧やボードで見ます。週に1回、店長と社員でタスクの一覧を開き、遅れている作業がないかを確かめる時間を取ると、締め切りの直前に慌てることが減ります。

カレンダーとタスクを1か所で扱いたいとき

カレンダーとタスクを組み合わせると、予定と作業の両方を見落としにくくなります。ただ、カレンダーは Googleカレンダー、タスクは別のアプリ、チームの連絡はチャット、と道具が3つに分かれると、行き来の手間が増えます。とくに小さな職場では、道具が増えるほど誰も見ない道具が出てきます。

カレンダーとタスクのボードを同じ場所で扱いたい場合の候補が Pinateca です。公式サイトによると、Pinateca ではカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードを、無料のプランから全部使えます。カレンダーのボードでは月と週の予定を見渡せ、ガントのボードでは作業の期間が横棒で並び、締め切りの重なりや今日の時点で遅れている作業が分かります。時間割のボードは曜日と時限で週の枠を埋める形で、毎週決まった枠で回る仕事の割り当てに向いています。リソースのボードでは、人やチームごとに仕事の負荷の偏りを確かめられます。

ワークスペースごとのチャットと、カード単位のコメントも内蔵されているので、作業の相談をその作業のカードのそばで続けられます。料金は、5人まで、ボード10個までは無料で、6人目または11個目のボードからはスタンダードのプランで1人あたり月額500円（年払いなら月額400円、税抜）です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinateca の公式サイトに、Googleカレンダーと予定を自動で同期する機能は記載されていません。お客様や取引先との約束は Googleカレンダーで管理し、店の中の作業の割り当てと進み具合は Pinateca のボードで管理する、という分け方が現実的です。

共有カレンダーを定着させるコツ

共有カレンダーを作っても、使われなければ意味がありません。小さな職場で定着させるために、次の点を押さえておきます。

書く人を決める

全員が書き込める状態だと、誰も書かなくなることがあります。種類ごとに書く人を決め、「納品の予定は仕入れの担当が書く」「シフトは店長が書く」と分担しておくと、書き漏れが減ります。

毎日見るきっかけを作る

朝礼や開店前の打ち合わせで、その日のカレンダーを全員で確かめる習慣を作ります。スマートフォンを持たないスタッフがいる職場では、事務所のパソコンの画面に週の表示を出しておくだけでも、見る機会が増えます。

紙の予定表を残す期間を決める

いきなり紙の予定表をなくすと、慣れていないスタッフが困ります。最初の1か月は紙とカレンダーを両方使い、2か月目からカレンダーに一本化する、と期限を決めて移るのが無理のない進め方です。

新しく入ったスタッフへの案内を用意する

新しいスタッフが入るたびに、カレンダーの見方を口頭で説明するのは手間がかかります。カレンダーの種類、色の意味、予定の名前の付け方、見るタイミングを1枚の案内にまとめ、入店の日に渡しておきましょう。案内があれば、説明する人によって教える内容が変わることもなく、新しいスタッフも自分のペースで読み返せます。共有の招待のメールが届いたかどうかも、入店の日のうちに一緒に確かめておくと、初日から同じ画面を見て動けます。

共有カレンダーで気をつけたい情報の扱い

共有カレンダーには、思っている以上に大事な情報が書き込まれます。気をつけたい点を整理します。

一般公開の設定に注意する

Googleカレンダーには、カレンダーを一般公開して誰でも見られるようにする設定があります。公式ヘルプによると、一般公開すると、インターネットや検索結果からカレンダーを見つけられるようになります。仕事のカレンダーをうっかり一般公開すると、取引先との打ち合わせやスタッフの勤務の予定が外から見えてしまいます。お店の営業日を広く知らせたいなどの目的がない限り、一般公開は選ばないようにしましょう。

職場のアカウントの場合

会社のGoogleアカウントでカレンダーを使っている場合、公式ヘルプには、カレンダーを共有していなくても、管理者が予定の詳細を確認できる可能性があると書かれています。仕事のカレンダーに個人的な予定を書かない決まりは、この点からも大切です。

辞めた人の共有を外す

スタッフが辞めたら、その人を共有の相手から外します。「設定と共有」の「共有する相手」の一覧から、その人を削除します。辞めた人が店のシフトや業者の予定を見続けられる状態は、防犯の面でも好ましくありません。

職場の規模ごとの考え方

最後に、職場の規模ごとに、共有カレンダーとタスクの組み合わせ方の目安を整理します。

職場の規模	カレンダーの使い方	タスクの管理
1〜5人	仕事用のカレンダーを1つ作り、全員で共有する	カレンダーの説明欄や、簡単なメモで足りることが多い
6〜20人	用途ごとに3〜4つのカレンダーに分ける	担当と締め切りを付けたタスクの一覧を別に持つ
複数の店舗や部署	店舗ごと、部署ごとにカレンダーを分け、責任者が全体を見る	ボードやガントで進み具合を共有する

地方の個人店と都市部の多店舗展開では、同じ飲食店でも予定の量と種類が大きく違います。地方の個人店では、家族とパートで回している店も多く、カレンダー1つで十分なことがほとんどです。都市部で複数の店舗を持つ会社では、店舗をまたいだ応援の勤務や、本部との打ち合わせが増え、カレンダーとタスクの両方を整えないと回らなくなります。自分の職場の規模に合わせて、必要な分だけ仕組みを入れることが、定着のいちばんの近道です。

予定と業務の仕組みづくりを仕事にする

共有カレンダーやタスク管理の仕組みを整える仕事は、外部の人に頼まれることが増えています。とくに飲食店や小さな事業所では、本業で手一杯の経営者から、予定の共有の仕組みづくりや道具の設定をまとめて任せたいという声があります。

中小企業の経営を全体から支える専門家として、中小企業診断士という国家資格があります。資格の概要と試験の内容、取ったあとの働き方が紹介されていて、業務の仕組みづくりを仕事として深めたい人の参考になります。AIを使って予定の調整や業務の効率化を提案する仕事に関心があるなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事も参考になります。

また、カレンダーやボードを見やすく整え、スタッフ向けの使い方の案内を作る仕事は、デザインの力が生きる仕事でもあります。デザイナーの年収・単価相場では、デザインの仕事の働き方ごとの収入の目安を確かめられます。

20年にわたって在宅ワークの市場を見てきた運営者の立場から言えば、仕組みづくりの仕事で長く頼られる人は、道具を設定して終わりにせず、現場のスタッフが明日から迷わず使える決まりまで一緒に残していきます。予定の名前の付け方1つでも、決まっているかどうかで現場の動きは大きく変わります。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算でより丁寧な支援まで頼め、受ける側は手取りが厚くなります。双方に利点のある形で、仕組みづくりの経験を仕事に生かしてみてください。