Googleカレンダーのタスクは共有できるのか、チームで予定と作業をそろえる方法

Googleカレンダーのタスクをチームで共有したい。そう考えて設定画面を探しても、「タスクを共有する」というボタンは見つかりません。予定は共有できるのに、タスクはなぜ共有できないのか。ここで手が止まる人は少なくありません。

結論を先に書くと、GoogleカレンダーのタスクはGoogle ToDo リストの個人のタスクで、リストそのものを他の人と共有する機能はありません。ただし、「カレンダーを共有したときに、時刻つきのタスクが相手にも見える」「Google Chatのスペースでグループのタスクを作って割り当てる」「Googleドキュメントでタスクを割り当てる」という3つの道があります。この記事では、それぞれの仕組みと限界を公式ヘルプで確かめながら整理し、チームで予定と作業をそろえる現実的な方法を紹介します。

Googleカレンダーのタスクとは何か

タスクの正体はGoogle ToDo リスト

Googleカレンダーの「タスク」は、Google ToDo リストというアプリに保存されるToDoです。公式ヘルプによると、カレンダーの空いている時間枠をクリックして「タスク」を選ぶか、右上のToDo リストのアイコンから作成でき、日時を設定したタスクはカレンダーにも表示されます。つまり、カレンダーはタスクを「表示する場所」で、タスクそのものはToDo リストの側にあるということです。

この関係を押さえておくと、共有の話がすっきり理解できます。カレンダーの共有は「予定の表」を見せる仕組みで、ToDo リストの共有とは別のものです。

タスクでできること

公式ヘルプに書かれているタスクの機能は、次のとおりです。

・開始日時と、タスクにかける予定時間を入れる
・期限を入れる（期限はカレンダーの「終日」の欄に表示される）
・タスクを入れるリストを選ぶ
・色を変える、空き情報を「予定あり」「予定なし」にする
・完了の印を付ける

個人の作業管理には十分な機能です。過去365日間のタスクを「保留中のタスク」から一覧で見られる機能もあります。足りないのは、「このタスクは誰の担当か」を書く欄と、ほかの人とリストを分け合う機能です。

カレンダーを共有すると、タスクはどこまで見えるのか

時刻つきのタスクは、共有相手にも表示されうる

Googleカレンダーには、カレンダーを特定の人と共有する機能があります。公式ヘルプの権限の説明には、「予定やタスクの名称や詳細」という言葉が出てきます。つまり、カレンダーを共有すると、そのカレンダーに表示されているタスクも、共有相手の権限によっては見える場合があるということです。

権限	タスクについての見え方
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）	予定がある時間枠だけが見え、予定やタスクの名称や詳細は見えない
予定の詳細の表示	予定の名称、日時、場所、説明などすべての詳細が見える
予定の変更および共有の管理	開始時間と終了時間が設定されている予定やタスクを完全に管理できる

公式ヘルプのタスクのページにも、カレンダーを共有している場合は、開始時刻と終了時刻が設定されたタスクの公開設定を変更できると書かれています。逆に言えば、時刻を入れたタスクは、カレンダーの共有相手の目に触れる可能性があるということです。

それでも「タスクの共有」とは言いにくい理由

カレンダーの共有でタスクが見えるとしても、それはあくまで「自分のカレンダーをのぞいてもらう」形です。相手が自分のタスクに完了の印を付けたり、担当を引き受けたりすることはできません。複数の人がそれぞれのタスクを1つのリストに集めて管理する、という使い方にはなりません。

つまり、カレンダーの共有でできるのは「誰がいつ何の作業をする予定か」を見せることまでです。作業の受け渡しや進み具合の管理には、別の仕組みが要ります。

Google Chatのスペースでタスクを割り当てる

公式ヘルプが案内しているグループのタスク

チームでタスクを分け合うために、Googleが用意しているのがGoogle Chatのスペースのタスク機能です。公式ヘルプには次のように書かれています。

Google Chat では、スペースのメンバーがグループのタスクを作成、管理したり、スペースの他のメンバーにタスクを割り当てたりすることができます。タスクは、そのタスクが作成されたスペースで表示できます。自分に割り当てられたタスクは、Google ToDo リストの個人用タスクリストに表示されます。 出典: support.google.com

つまり、スペースで作ったタスクを誰かに割り当てると、そのタスクは割り当てられた人のToDo リストに入り、日時を入れておけばその人のGoogleカレンダーにも表示されます。これが、Googleの道具だけでタスクを共有するときの、いちばん正攻法に近いやり方です。

作り方

公式ヘルプの手順は次のとおりです。

1. パソコンでGoogle Chat、またはGmailの左側の「Chat」を開く
2. タスクを作るスペースを選ぶ
3. 右上のToDo リストのアイコンをクリックし、パネルの下部の「追加」をクリックする
4. タイトル、詳細、日時、割り当て先を入れて「追加」をクリックする

タスクに日時を入れると、設定した日時にChatで通知が届きます。誰かがタスクを作ったり更新したりすると、スペースに通知が表示されます。タスクのタイトルや日時、割り当て先はあとから変更でき、変更はスペースの全員に反映されます。割り当てられた人は、自分の個人用タスクリストからタイトルや詳細、日時を編集することもできます。

知っておきたい注意点

便利な機能ですが、注意点もあります。公式ヘルプには、タスクを削除すると、スペースのすべてのメンバーと、割り当て先の個人用タスクリストからも削除されると書かれています。誰かが誤って消すと、全員の画面から消えるということです。また、スペースが大きくなりすぎると、タスクの割り当てや「@」での名前の指定ができなくなるとも案内されています。

仕事用や学校用のアカウントで、スペースに「タスク」のタブが表示されない場合は、Google Workspaceの管理者に機能を有効にしてもらう必要があります。

Googleドキュメントでタスクを割り当てる

会議のメモから、そのままタスクを渡す

もう1つの方法が、Googleドキュメントの中でタスクを割り当てる機能です。公式ヘルプによると、仕事用または学校用のアカウントでGoogleドキュメントを使っている場合、自分自身または組織内の他のユーザーにタスクを割り当てられます。ドキュメントに「@task」と入力してEnterキーを押すか、チェックリストの項目からタスクを作り、割り当て先の欄に名前を入れます。割り当てたタスクは、相手のGoogle ToDo リストのデフォルトのリストと同期されます。

会議の議事録をGoogleドキュメントで書いているチームなら、決まったことをその場でタスクにして担当者に渡せるので、「議事録に書いたけれど誰も動いていない」という事態を防げます。

使える人が限られる点に注意

この機能は、仕事用や学校用のアカウントが前提で、割り当てられる相手もドメイン内のユーザーに限られます。個人のGmailアカウントで仕事をしているフリーランスや、社外の外注先にタスクを渡したい場合には使えません。

Gmailやスマートフォンからタスクを作る

メールから、そのままタスクにする

チームでの共有とは別に、個人のタスクの入口を増やしておくと、依頼の抜けが減ります。Google ToDo リストの公式ヘルプによると、タスクはGoogleカレンダーだけでなく、Gmail、Chat、ドライブ、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドの画面のサイドパネルからも作成・管理できます。Gmailでは、届いたメールからタスクを作ることができます。

取引先から依頼のメールが届いたら、その場でタスクにして期限を入れておく。これだけで、「メールを読んだまま忘れていた」という事態をかなり防げます。日時を入れたタスクはカレンダーにも表示されるので、その週の予定と並べて、いつ作業するかを決めやすくなります。

スマートフォンのアプリを入れておく

外出が多い人は、スマートフォンにGoogle ToDo リストのアプリを入れておくと便利です。公式ヘルプでも、モバイルデバイスからタスクを追加・管理するにはアプリをダウンロードするよう案内されています。打ち合わせの帰り道に思い出した作業を、その場で登録できます。

仕事用または学校用のアカウントでは、ToDo リストへのアクセスを管理者が管理しています。会社のアカウントでToDo リストが見当たらない場合は、管理者に確認してください。

個人のタスク管理が整うと、共有もうまくいく

チームでタスクを共有する仕組みを作っても、メンバー一人ひとりが自分のタスクを記録する習慣を持っていなければ、共有の場所には何も集まりません。まず個人がGmailやカレンダーからタスクを作る習慣をつけ、そのうえでチームの共有の方法を決める、という順番で進めると定着しやすくなります。

3つの方法を比べると

向いている場面の違い

ここまでの3つの方法を、チームで使う観点から並べます。

方法	担当を割り当てられるか	社外の人と使えるか	向いている場面
カレンダーの共有	できない	共有相手として招待できる	作業の予定を見せるだけでよいとき
Chatのスペースのタスク	できる	スペースのメンバーなら可	Chatで日常的にやりとりするチーム
ドキュメントのタスク	できる	ドメイン内に限られる	議事録から作業を渡したいとき

どの方法も、Googleの道具の中で完結する手軽さがあります。一方で、「全員のタスクを1つの画面で並べ、誰の作業が遅れているかを見る」という使い方は、どれも得意ではありません。

比較記事に書かれていることとの違い

ネット上の解説には、Googleカレンダーでのタスク共有を手軽な方法として紹介しているものもあります。

ビジネスの世界では、効率的なタスク管理と円滑なチームコミュニケーションが不可欠です。その中で、Googleカレンダーを活用したタスク共有が注目を集めています。 出典: ones.com

注目されているのは確かですが、実際に設定してみると、ここまで見てきたように「タスクのリストそのもの」を共有する機能はありません。解説を読んで試したのにボタンが見つからない、というときは、Chatのスペースのタスクか、次に紹介する共有カレンダーの工夫を検討してください。

共有カレンダーで作業を管理する工夫

作業用のカレンダーを1つ作る

Googleの道具だけで、チーム全員の作業を1つの画面で見たい場合によく使われるのが、作業用の共有カレンダーを作る方法です。Googleカレンダーでは、1つのアカウントで複数のカレンダーを作れます。「チームの作業」というカレンダーを新しく作り、メンバー全員に「予定の変更」ができる権限で共有します。

作業は「タスク」ではなく「予定」として登録します。予定の名前の頭に担当者の名前を入れ、締め切りの日に終日の予定として入れておけば、カレンダーを開くだけで、誰がいつ何を終わらせる予定かが分かります。

運用のルール

この方法を使うときは、次のルールを決めておくと混乱しません。

・予定の名前は「担当者名：作業名」の形にそろえる
・終わった作業は、予定の名前の頭に「済」を付ける（予定には完了の印がないため）
・予定の色で状態を分ける（作業中は青、確認待ちは黄、済は灰など）
・大事な作業には、説明の欄に依頼の経緯や資料の場所を書く

定期的な作業は繰り返しの予定にする

毎週の請求書の確認、毎月の報告書の提出のように、決まった周期で発生する作業は、繰り返しの予定として登録しておくと便利です。一度登録すれば、毎回入れ直す手間がなくなり、担当者が替わったときも、予定の名前の担当者名を書き換えるだけで引き継げます。繰り返しの作業が多いチームほど、共有カレンダーの方法の手軽さが生きます。

ただし、繰り返しの予定の名前に「済」を付けると、どの回が終わったのかが分かりにくくなります。繰り返しの作業は、その回の予定だけを編集して印を付けるようにしましょう。

この方法の限界

共有カレンダーの方法は、追加の費用がかからず、メンバーがすでに使い慣れた画面で作業を見られるのが利点です。一方で、予定には完了の印がなく、担当者を絞り込んで表示する機能もありません。作業が週に数件のうちは回りますが、件数が増えると、色と名前のルールだけで状態を管理するのは難しくなります。

また、共有カレンダーに作業を入れると、メンバー全員のカレンダーにその予定が表示されます。自分に関係のない作業まで並ぶと、自分の会議の予定が見えにくくなるため、カレンダーの表示を必要に応じて切り替える習慣が必要です。

作業用カレンダーの表示をMacで切り替える

この節の最後に挙げた、カレンダーの表示を切り替える手間は、Macで使うカレンダーアプリで軽くできます。Caltimateは、Googleカレンダーと同期するMac用のカレンダーアプリで、公式サイトによると、表示するカレンダーの組み合わせを「カレンダーセット」として保存し、ワンタップで切り替えられます。「チームの作業」のカレンダーを含むセットと含まないセットを作っておけば、作業の締め切りを確かめたいときだけ重ねて表示し、会議の予定を見たいときは外す、という切り替えがすぐにできます。Googleカレンダーの予定はそのまま作成・編集・削除でき、カレンダーの色も反映されます。

カレンダーセットの保存と切り替えは無料版で使え、無料版は期間の制限なく使えます。ただし、Caltimateのタスクの表示はAppleのリマインダーとの連携によるもので、この記事で扱っているGoogle ToDo リストのタスクを表示する機能は公式サイトには挙がっていません。共有カレンダーに「予定」として入れた作業を見るための道具として使う形になります。対応するのはmacOS 14以降です。

Caltimateは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

タスクがうまく表示されないときの確認点

カレンダーにタスクが出てこない

タスクを作ったのにカレンダーに表示されない、というつまずきはよくあります。公式ヘルプによると、カレンダーにタスクを表示するには日付を設定する必要があります。日付のないタスクは、ToDo リストには入っていてもカレンダーには出てきません。

日付を入れているのに表示されない場合は、カレンダーの左側の「マイカレンダー」で「ToDo リスト」のチェックボックスがオンになっているかを確かめてください。チェックが外れていると、タスクはカレンダーに表示されません。

Chatのスペースに「タスク」のタブがない

Google Chatのスペースでタスクを作ろうとしても、右上にToDo リストのアイコンや「タスク」のタブが見当たらないことがあります。仕事用や学校用のアカウントの場合は、Google Workspaceの管理者が機能を有効にしていない可能性があります。公式ヘルプでも、管理者に連絡して機能を有効にしてもらうよう案内されています。

割り当てたタスクが消えた

スペースのタスクが急に見えなくなった場合は、誰かが削除した可能性があります。公式ヘルプによると、スペースのタスクを削除すると、スペースの全メンバーと割り当て先の個人用タスクリストからも削除されます。誤って消すと全員の画面から消えるため、スペースのタスクは「完了」にして残し、削除は作った人だけが行う、という決まりにしておくと安心です。

退出したメンバーのタスク

タスクを割り当てられた人がスペースから退出しても、そのタスクはスペースと、その人の個人用タスクリストに表示されたままになると公式ヘルプに書かれています。外注先との契約が終わったときなどは、その人に割り当てたタスクを別のメンバーに付け替えておかないと、誰も対応しないタスクが残ります。

チームの規模別の組み合わせ方

2〜3人のチーム

2〜3人のチームなら、Googleの道具だけで十分に回せます。日常のやりとりにGoogle Chatのスペースを使い、作業はスペースのタスクで割り当てる。会議や来客の予定は、それぞれのGoogleカレンダーを「予定の詳細の表示」の権限で共有し合う。これで、誰がいつ空いているか、誰が何の作業を持っているかが、追加の費用なしで分かります。

5人前後のチーム

5人前後になると、スペースのタスクだけでは、全員の作業の状態を一覧で見るのが難しくなってきます。作業が週に10件を超えるようなら、作業の管理はタスク管理の道具に移し、Googleカレンダーは会議と来客の予定に専念させる分け方を検討してください。メンバーが同じ道具を毎日開く習慣がつけば、Chatでの「あの件どうなりましたか」という確認が目に見えて減ります。

10人以上、または社外の人が多いチーム

10人を超えるチームや、外注先が多く関わるチームでは、権限の細かさが重要になります。社外の人には担当する案件だけを見せ、社内の打ち合わせのメモは見せない、という切り分けが必要です。Googleカレンダーの共有も、社外の人には「時間枠のみ」にとどめるなど、見せる範囲を相手ごとに決めておきましょう。

チームで予定と作業をそろえるための考え方

予定と作業は、性質が違う

ここで一度、立ち止まって考えたいのは、「予定」と「作業」は性質が違うということです。予定は、時刻が決まっていて、その時間に複数の人が集まるものです。作業は、締め切りが決まっていて、担当者が自分の都合の良い時間に進めるものです。

Googleカレンダーは予定を扱う道具として非常に優れています。一方で、作業を扱うには、担当者、状態、締め切り、依頼の経緯といった情報を持たせる必要があり、カレンダーの「予定」の枠には収まりきりません。予定はカレンダー、作業はタスク管理の道具、と役割を分けて考えると、道具選びがぶれなくなります。

編集の現場で見えた、予定と作業の分け方

編集の仕事では、取材や打ち合わせといった「予定」と、原稿の執筆や校正といった「作業」が常に並行しています。複数の書き手と編集者が関わる制作では、打ち合わせはGoogleカレンダーで招待し、原稿の進み具合はタスク管理の道具で列を動かして管理する、という分け方がよく見られます。カレンダーに原稿の締め切りまで全部入れてしまうと、予定が詰まりすぎて、本当に動けない会議の時間がどこなのかが見えにくくなります。役割を分けると、カレンダーは「人と会う時間」の表に戻り、見通しが良くなります。

カレンダーとタスク管理の道具をつなぐ

役割を分けたうえで、締め切りの日付だけはカレンダーにも出したい、という要望はよくあります。タスク管理の道具の中には、カレンダーの形で締め切りを表示する機能を持つものや、自動化のツールを使ってGoogleカレンダーへ予定を送れるものがあります。何をどこまでつなぐかは、チームの規模と、メンバーがどの画面を一番よく見るかで決めてください。

スプレッドシートでタスク表を作る方法

Googleの道具の中でできる、もう1つの選択肢

Chatのスペースも共有カレンダーも合わないときに、Googleの道具の中で選べるもう1つの方法が、Googleスプレッドシートでタスク表を作ることです。1行に1つの作業を書き、列に「作業名」「担当者」「締め切り」「状態」「依頼の経緯」を並べます。スプレッドシートはリンクで共有でき、社外の人とも使えます。

状態の列はプルダウンで「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」から選ぶようにしておくと、表記のゆれがなくなります。フィルタを使えば、担当者ごと、状態ごとに絞り込んで見ることもできます。締め切りの列で並べ替えれば、近い順に作業を確認できます。

スプレッドシートの弱点

スプレッドシートは自由度が高い一方で、締め切りが近づいても通知は届きません。誰かが毎朝表を開いて確認する役を担う必要があります。また、作業ごとのやりとりはセルのコメントに書くことになり、長いやりとりには向きません。人数が増えて同時に編集する人が多くなると、誤って別の行を書き換える事故も起こりやすくなります。

スプレッドシートの表は、タスク管理の道具に移るまでのつなぎとして、あるいは作業の棚卸しをするための一覧として使うと、弱点が目立ちにくくなります。

社外の人とカレンダーやタスクを共有するときの注意

見せる範囲は、相手ごとに決める

外注先やフリーランスとGoogleカレンダーを共有する場合は、相手に何を見せるかを最初に決めます。公式ヘルプの権限の説明にあるとおり、「時間枠のみ」の権限なら、相手には予定がある時間だけが見え、予定やタスクの名前は見えません。打ち合わせの日程を調整するだけなら、この権限で十分です。

「予定の詳細の表示」にすると、ほかの取引先との打ち合わせの名前や場所まで見えます。取引先どうしの名前が互いに見えてしまうと、秘密保持の面で問題になることがあるため、社外の人に詳細の権限を渡すのは慎重に判断してください。

共有の解除を忘れない

外注先との契約が終わったら、カレンダーの共有とChatのスペースのメンバーから、その人を外します。Googleカレンダーの共有は、設定画面の「共有する相手」からいつでも止められると公式ヘルプに書かれています。共有したまま何か月も放置されている例は珍しくありません。契約の終了とアクセスの停止を同じ日に行う決まりにしておくと、漏れがなくなります。

作業の管理を別の道具に任せるときの候補

担当と締め切りと状態を1画面で見たいとき

Googleの道具での工夫に限界を感じたら、作業の管理をタスク管理の道具に移すのが現実的です。少人数のチームで試しやすい候補の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaです。公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で使え、クレジットカードの登録も要りません。無料プランでも、カンバン、ガント、カレンダー、リストを含む8種類のボードと、カードごとのコメント、チャットが使えます。カレンダーボードでは締め切りのあるカードが月のマス目に並び、カードを別の日に動かすと締め切りもそのまま変わります。日本の祝日も表示されます。

Googleカレンダーと直接同期する機能は、公式の連携ページには挙がっていません。連携ページでは、ZapierやPabbly Connect、n8nといった自動化ツールとの連携が公開済みとされており、カードの動きをきっかけに別のサービスへ通知を送るといった使い方が案内されています。予定はGoogleカレンダー、作業はPinateca、と役割を分けて使う形になります。無料プランのボードは10個まで、6人目以降は有料プランの対象です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

業種ごとに気をつけたいこと

医療や介護の事務

クリニックの受付や介護事業所の事務で、Googleカレンダーやタスクを使って作業を共有する場合は、患者や利用者の氏名をタスクや予定の名前に書かないことが基本です。カレンダーを共有すると、時刻つきのタスクの名前は共有相手に見える可能性があります。「書類の確認（A様）」のように記号で書き、詳しい情報は院内や事業所内の正式なシステムで確認する形にしましょう。医療事務の仕事で求められる知識は医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の解説でも確認できます。

制作や開発の現場

ウェブ制作やアプリ開発のチームでは、作業の数が多く、1つの作業がさらに細かい作業に分かれることがよくあります。Googleのタスクにもサブタスクを作る機能はありますが、複数の人が関わる作業を段階ごとに管理するには、状態の列を持つタスク管理の道具のほうが向いています。開発の仕事の流れはアプリケーション開発のお仕事でも紹介しています。

小さな店舗や事務所

従業員が数人の店舗や事務所では、シフトや来客の予定はGoogleカレンダー、発注や掃除などの定期的な作業はChatのスペースのタスク、という分け方がなじみやすい形です。定期的な作業は、毎週同じ曜日に同じ担当者へ割り当てるだけでも、抜けが大きく減ります。

道具を変える前に確かめたいこと

メンバー全員が同じアカウントの種類か

Googleの道具でタスクを共有する方法は、アカウントの種類によって使えるものが違います。社員はGoogle Workspace、外注先は個人のGmail、という混在したチームでは、ドキュメントのタスクは外注先に渡せません。チームの全員が使える方法かどうかを、最初に確かめてください。

移行の範囲を小さく決める

道具を変えるときは、全部の作業を一度に移そうとしないことが大切です。新しく始まる案件1つから新しい道具で管理し、2週間ほど回して問題がなければ、ほかの案件も移します。古い道具で進行中の作業は、そのまま終わらせてしまうほうが混乱しません。

通知の受け取り方をそろえる

最後に、通知をどこで受け取るかをそろえます。Chatで受ける人、メールで受ける人、スマートフォンの通知で受ける人が混ざると、「通知したのに見ていない」という行き違いが起きます。少なくとも、担当になったときと締め切りが近いときの通知は、全員が確実に見る場所に届くよう設定しておきましょう。

作業の見える化がもたらすもの

在宅と業務委託が混ざるチームほど効果が大きい

フリーランス・在宅ワーク市場を長く見てきた運営者の立場から言えば、作業の見える化は、同じ事務所にいないチームほど大きな効果を生みます。顔を合わせないと、相手が忙しいのか、手が空いているのかが分かりません。誰がどの作業をいつまでに抱えているかが見えるだけで、依頼の出し方が変わり、無理な依頼が減ります。

業務委託で仕事を受ける側にとっても、依頼と締め切りが記録に残ることは安心材料です。直接の取引で仲介の手数料が乗らない関係なら、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側の手取りも厚くなります。手数料0%で直接取引できる関係を長く続けるうえでも、作業の受け渡しを記録に残す仕組みは土台になります。

道具を整える仕事にも需要がある

GoogleのツールやAIを使って、チームの情報共有を整える仕事は、業務改善の支援として依頼されることがあります。どのような仕事があるかはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。編集やライティングの仕事でも、制作の進行を管理する力は評価につながり、職種ごとの年収や単価の目安は著述家，記者，編集者の年収・単価相場で確認できます。テレワークの環境づくりに使える国の制度はテレワーク 助成金 2026で整理しています。

よくある質問

Q. Googleカレンダーのタスクを、そのまま他の人と共有する設定はありますか？

ToDo リストそのものを他の人と共有する設定はありません。カレンダーを共有すると、時刻を入れたタスクが共有相手の権限によっては見える場合がありますが、相手が完了の印を付けたり担当を引き受けたりすることはできません。チームでタスクを分け合うなら、Google Chatのスペースのタスク機能を使うのが公式に案内されている方法です。

Q. Google Chatのスペースで割り当てたタスクは、相手のカレンダーにも表示されますか？

公式ヘルプによると、自分に割り当てられたタスクは、Google ToDo リストの個人用タスクリストに表示されます。Googleカレンダーには日時を設定したタスクが表示されるため、日時を入れて割り当てれば、相手のカレンダーでも確認できます。

Q. 個人のGmailアカウント同士でも、タスクを割り当てられますか？

Googleドキュメントでのタスクの割り当ては、仕事用または学校用のアカウントが前提で、相手もドメイン内のユーザーに限られます。Google Chatのスペースのタスクは、スペースのメンバーに割り当てる仕組みです。実際に使えるかは、アカウントの種類と設定によって変わるため、試してから運用を決めてください。

Q. 共有カレンダーにタスクの代わりに予定を入れる方法の弱点は何ですか？

予定には完了の印がなく、担当者で絞り込む機能もないため、作業が増えると状態の管理が難しくなります。また、共有カレンダーの予定はメンバー全員のカレンダーに表示されるので、自分の会議の予定が見えにくくなることがあります。週に数件程度の作業なら回りますが、件数が増えたらタスク管理の道具への移行を検討してください。