出欠フォームを無料で作る手順と、締め切りまでに回答を集める工夫

会議、懇親会、研修、保護者会、地域の集まり。出欠を取る役目が回ってきたとき、まず考えるのは「無料で、手早く、全員の返事をそろえたい」ということではないでしょうか。メールやチャットで一人ずつ返事をもらうと、誰が何と答えたかを表に書き写すだけで時間がかかります。返事をくれない人に何度も声をかけるのも、気が重い作業です。

出欠フォームは、無料の道具で十分に作れます。大切なのは道具の操作より、何を聞くか、いつまでに集めるか、返事が来ない人にどう声をかけるかを先に決めておくことです。この記事では、出欠フォームを無料で作る手順を、項目の決め方、Googleフォームでの設定、締め切りの設け方、案内文とリマインドの工夫、未回答者の確かめ方の順に整理します。集まった出欠をもとに担当を決めたり、参加者へ個別に連絡したりする作業が重くなってきたときの選択肢として、Halictにも触れます。

出欠フォームを作る前に決めておく4つのこと

出欠フォームは、作り始める前の準備でほぼ出来が決まります。フォームの画面を開く前に、次の4つを紙やメモに書き出しておくと、あとで迷いません。

1つ目は、出欠を集める目的です。人数を数えて会場や料理を手配するためなのか、参加者の名簿を作って当日の受付に使うためなのか、欠席者に資料を送るためなのか。目的によって、聞くべき項目が変わります。人数さえ分かればよいなら名前と出欠だけで足りますが、資料を送るなら連絡先が要ります。

2つ目は、締め切りです。会場の予約や料理の発注には、先方が決めた締め切りがあります。その日から逆算して、出欠の締め切りを決めます。先方の締め切りと同じ日にすると、集計や確認の時間がなくなります。少なくとも数日の余裕を取って設定しておくと、未回答者への声かけもできます。

3つ目は、回答してもらう相手の範囲です。社内や会員など、決まった名簿の全員に答えてもらうのか、案内を見た人が自由に申し込むのか。名簿があるなら、未回答者を確かめる作業が必要になります。名簿がない場合は、締め切りや人数の上限を決めておかないと、受付がいつまでも終わりません。

4つ目は、集めた回答を誰が見て、何に使うかです。幹事が1人で見るのか、会場担当や会計担当とも共有するのか。共有する相手が決まっていれば、回答の保存先や見せ方も決めやすくなります。

この4つが決まれば、フォームに入れる項目と設定は自然に決まります。逆に、ここが曖昧なまま作り始めると、回答が集まってから「食事の希望も聞いておけばよかった」「連絡先がなくて欠席者に資料を送れない」と気づき、もう一度全員に聞き直すことになります。聞き直しは回答する側の負担にもなるので、最初の1回で必要なことを聞き切るのが理想です。

無料で使える出欠の道具と、向いている場面

出欠を集める道具には、いくつかの種類があります。どれも無料で使い始められますが、得意なことが違います。

道具	向いている場面	押さえておきたい点
Googleフォーム	項目を自由に決めたい出欠、名簿との照合が要る出欠	回答をスプレッドシートで扱える。締め切りや回答数の上限も設定できる
調整さん	飲み会や打ち合わせの日程と出欠を一度に決めたいとき	ログインなしで作れて、URLを送るだけで出欠表になる
Microsoft Forms	職場でMicrosoft 365を使っている場合	回答をExcelで扱いやすい
メールやチャットの返信	数人だけの小さな集まり	人数が増えると集計の手間が一気に重くなる

候補日がいくつかあって、日程と出欠を同時に決めたいなら、調整さんのような日程調整の道具が手軽です。公式サイトには次のように書かれています。

調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールです。 出典: chouseisan.com

一方で、日程はすでに決まっていて、出欠に加えて食事の希望や参加人数、当日の連絡先など、いくつかの項目を聞きたい場合は、Googleフォームのような汎用のフォームのほうが向いています。項目を自由に組み立てられ、回答をスプレッドシートに集めて名簿と照らし合わせることもできます。

職場でMicrosoft 365を使っているなら、Microsoft Formsを選ぶと、回答をExcelで扱いやすくなります。どちらを選ぶかは、回答してもらう相手がふだん使っているアカウントに合わせるのが分かりやすい決め方です。この記事では、多くの人が無料で使えるGoogleフォームを例に手順を説明します。

出欠フォームに入れる項目の決め方

出欠フォームの項目は、少ないほど回答してもらいやすくなります。目安は、回答者が1分ほどで答え終わる量です。項目を1つ追加するたびに、その答えを本当に使うかどうかを考えます。

よく使われる項目を、必須にするかどうかと合わせて整理すると、次のようになります。

項目	質問の形式	必須にするか	使い道
名前	記述式（短い回答）	必須	名簿との照合、当日の受付
出欠	ラジオボタン（出席、欠席、未定）	必須	人数の集計
参加人数	プルダウン	家族同伴などがある場合だけ	席や料理の手配
懇親会の出欠	ラジオボタン	会と懇親会が分かれる場合だけ	店の予約
食事の配慮	記述式	任意	料理の手配
連絡事項	段落	任意	遅刻や早退の連絡

出欠の選択肢に「未定」を入れるかどうかは、迷うところです。入れると、回答者は気軽に答えられますが、締め切りの時点で未定のままの人が残ります。入れる場合は、「未定の方は○月○日までに改めてご回答ください」と説明を添え、その日が来たら未定の人にだけ声をかけます。入れない場合は、「迷っている方は、いったん欠席でご回答いただき、参加できるようになったらご連絡ください」と書いておくと、回答が止まりにくくなります。

名前の欄は、表記がばらつくと名簿との照合に手間取ります。「姓と名の間は空けずに入力してください」「社員番号を入力してください」のように、入力のしかたを説明文で指定しておきます。名簿の照合が要らない集まりなら、ここまで厳密にする必要はありません。

食事の配慮のように、体のことに関わる情報を聞く場合は、何のために聞くのかを質問の説明文に書きます。「料理の手配のために伺います。会場の担当者以外には共有しません」のように書いておくと、答える側も安心できます。必要のない情報は、最初から聞かないことがいちばんの配慮です。

Googleフォームで出欠フォームを作る手順

Googleのアカウントがあれば、Googleフォームは無料で使えます。出欠フォームを作る流れは、次のとおりです。

1. Googleフォームを開き、空白のフォームを新しく作る
2. フォームのタイトルに会の名前を入れ、説明文に日時、場所、締め切りを書く
3. 名前、出欠などの質問を追加し、質問ごとに形式と必須かどうかを決める
4. 上部の「設定」で、回答の受け付け方を決める
5. プレビューで回答者の画面を確かめ、テストの回答を1件送る
6. 右上の「公開」から公開し、回答者に送るリンクをコピーする

説明文には、会の日時と場所、締め切りの日、問い合わせ先を必ず書きます。案内のメールが埋もれても、フォームを開けば必要なことが分かるようにしておくためです。

設定の画面では、出欠フォームで使うことの多い項目がいくつかあります。Googleの公式ヘルプによると、「回答を1回に制限する」をオンにすると、同じ人が何度も回答するのを防げます。ただし、この設定をオンにすると、回答者はGoogleアカウントにログインしないとフォームに入力できなくなります。社外の人やGoogleアカウントを持っていない人も答える出欠では、オンにしないほうが回答が集まりやすくなります。

「回答の編集を許可する」をオンにすると、回答者は送信した回答をあとから直せます。出欠は予定が変わりやすいので、オンにしておくと便利です。直した回答はスプレッドシートにも反映されるので、幹事が個別に書き換える必要がなくなります。

メールアドレスを集めたい場合は、「メールアドレスを収集する」で「確認済み」か「回答者からの入力」を選びます。確認済みにすると、Googleアカウントのメールアドレスが回答と一緒に記録されます。回答者からの入力にすると、回答者が自分でメールアドレスを入力します。

送信したあとに表示されるメッセージも、変えておくと親切です。「ご回答ありがとうございました。予定が変わった場合は、このフォームから回答を修正できます」のように、次に何をすればよいかを書いておきます。

手順の5つ目で送ったテストの回答は、公開の前に必ず削除します。残したままにすると、出席の人数が1人多く数えられ、スプレッドシートの名簿との照合でも見知らぬ名前が残ります。テストのときは、名前の欄に「テスト」と入れておくと、あとで見分けやすくなります。プレビューでは、スマートフォンでの見え方も確かめておきます。出欠の回答はスマートフォンから送る人が多いので、選択肢の文字が長すぎて折り返していないか、説明文が長すぎて質問までたどり着けない形になっていないかを見ておくと、回答の途中でやめる人を減らせます。

公開の前に、もう1つ確かめておきたい設定があります。公式ヘルプには、回答の概要を回答者に見せる設定について、次の注意が書かれています。

ユーザーがフォームに入力すると、フォームの結果へのリンクが表示されます。回答の概要には、各質問に対する回答の全文やグラフが表示されます。フォームに回答可能なすべてのユーザーは、これらの概要を閲覧できます。 出典: support.google.com

この設定をオンにすると、ほかの人の名前や食事の配慮、連絡事項まで、回答者全員に見えてしまいます。出欠フォームでは、特別な理由がなければオフのままにしておきます。

締め切りと回答数の上限を設定する

出欠フォームでいちばん大事なのは、締め切りです。締め切りを過ぎても受け付けたままだと、集計が終わったあとに回答が届き、人数を数え直すことになります。

Googleフォームでは、公開済みのフォームの右上にある公開アイコンから、「回答を受付中」をオフにすると回答の受け付けを止められます。手で止めるのを忘れそうなら、「終了日または回答数の上限を設定」から、受付を終える日時を決めておけます。決めた日時になると、フォームを開いた人には、回答の受け付けが終わったことを知らせるメッセージが表示されます。このメッセージは自分の言葉に書き換えられるので、「受付は終了しました。参加をご希望の方は幹事までご連絡ください」のように、締め切りのあとの連絡先を書いておくと、問い合わせがスムーズになります。

席数や定員が決まっている集まりなら、回答数の上限も使えます。ただし、公式ヘルプには次のように書かれています。

複数のユーザーが同時に回答した場合、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられます。 出典: support.google.com

つまり、上限ちょうどで受付が止まるとは限りません。定員に近づくと同時に申し込みが重なることがあるので、上限は実際の定員より少し小さめに設定し、上限を超えた分は先着順で調整する、といった運用を決めておくと安心です。すでに回答がある状態で上限を設定する場合は、それまでに届いた回答の数より大きい数にする必要があります。

締め切りの日時は、フォームの説明文と案内のメールにも同じ表記で書きます。「10月31日（金）18時まで」のように、曜日と時刻まで書いておくと誤解が起きません。「月末まで」のような書き方は、人によって受け取り方が違うので避けます。

回答を締め切りまでに集める案内文の書き方

フォームを作っても、案内の送り方しだいで回答の集まり方は大きく変わります。回答が遅れる理由の多くは、案内を読み飛ばした、あとで答えようと思って忘れた、のどちらかです。案内文は、開いた瞬間に何をすればよいか分かる形にします。

案内文の例を挙げます。

件名は「【10月31日（金）18時締め切り】11月定例会の出欠のご回答のお願い」とします。

本文は次の順に並べます。

1. 「11月の定例会の出欠を、下のフォームでご回答ください。所要時間は1分ほどです。」という一文
2. 日時（11月14日（金）19時から）
3. 場所（○○会館 2階会議室）
4. 締め切り（10月31日（金）18時）
5. フォームのリンク
6. 「予定が変わった場合は、同じフォームから回答を修正できます。」という一文

件名に締め切りを入れるのがいちばんの工夫です。受信箱の一覧で件名が見えるだけで、いつまでに何をすればよいかが伝わります。本文には、所要時間の目安を書いておくと、「今すぐ答えよう」と思ってもらいやすくなります。

送るタイミングも大切です。締め切りの2週間ほど前に最初の案内を送り、締め切りの数日前に未回答の人へ声をかけ、締め切りの前日に最後の声かけをする、という3回の流れが基本になります。案内が早すぎると忘れられ、遅すぎると予定が埋まって欠席が増えます。

名簿があって、相手ごとに名前を入れたリンクを送れる場合は、Googleフォームの「フォームに事前入力する」機能も使えます。公式ヘルプによると、右上のその他アイコンから「フォームに事前入力する」を選び、事前入力する回答欄に入力して「リンクを取得」をクリックすると、一部の欄があらかじめ入力されたリンクを作れます。名前の欄を事前入力したリンクを一人ずつ送れば、名前の表記ゆれがなくなり、名簿との照合がぐっと楽になります。人数が多いときは手間がかかるので、名前の表記ゆれで困った経験がある場合に試す、くらいの位置づけで十分です。

未回答の人を確かめて、声をかける

名簿がある出欠では、誰がまだ答えていないかを確かめる作業が欠かせません。回答を目で追って名簿に印をつけるやり方は、人数が数十人を超えると見落としが出ます。スプレッドシートを使うと、この作業を自動にできます。

Googleフォームの回答は、「回答」タブのスプレッドシートのアイコンから、Googleスプレッドシートに送れます。送った先のファイルに名簿のシートを1枚追加し、名前の隣の列に、回答の一覧にその名前があるかを調べる式を入れます。

たとえば、名簿のシートのA列に名前が並び、回答のシート（「フォームの回答 1」）のC列に名前が記録されている場合、名簿のB2のセルに次の式を入れて下にコピーします。

=IF(COUNTIF('フォームの回答 1'!C:C, A2)>0, "回答済み", "未回答")

これで、名簿の全員について「回答済み」か「未回答」かが表示されます。フィルタで「未回答」だけを表示すれば、声をかける相手の一覧がすぐにできます。名前の表記がばらつくと式が一致を見つけられないので、前の節で触れた名前の書き方の指定や、事前入力のリンクがここで効いてきます。

未回答の人への声かけは、責める言い方にならないようにします。「お忙しいところ恐れ入ります。出欠のご回答が○月○日（○）18時までとなっております。まだの方は、こちらのフォームからお願いいたします」のように、全員に向けた一斉の連絡として送れば、受け取る側も気まずくなりません。締め切りの前日になっても答えていない人には、個別に一言かけます。電話やチャットで「出欠だけ教えてもらえますか」と聞き、幹事がフォームに代わりに入力するのも1つの方法です。

新しい回答が届いたときに知らせてほしい場合は、「回答」タブのその他アイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにします。回答が少ないうちは、届くたびに名簿を見直せるので便利です。回答が多くなってきたら、通知が多すぎて煩わしくなることもあるので、その時点でオフにしてもかまいません。

出欠が変わったとき、締め切りのあとに連絡が来たとき

出欠は、一度集めたら終わりではありません。体調や仕事の都合で、出席の予定が欠席に変わることはよくあります。変更の受け付け方を最初に決めておくと、幹事の負担が軽くなります。

いちばん手間が少ないのは、前に触れた「回答の編集を許可する」をオンにしておく方法です。回答者は送信したあとの画面や確認のメールから、自分の回答を直せます。直した内容はスプレッドシートにも反映されます。ただし、回答者が直したことに幹事が気づかないこともあるので、会場や料理の人数を確定させる日を決め、その日に最新の回答で人数を数え直します。

締め切りのあとに変更の連絡が来た場合は、フォームではなく幹事に直接連絡してもらう形にします。フォームの締め切りメッセージや案内文に、「締め切り後の変更は、幹事（連絡先）までご連絡ください」と書いておきます。幹事は、スプレッドシートの該当する行に変更の内容と日付を書き込んでおくと、あとで経緯を追えます。

当日の欠席や遅刻の連絡も、同じように受け口を決めておきます。会の前日に、参加者へ「当日の連絡先」を改めて伝えておくと、連絡がばらばらの人に届く混乱を防げます。

会費を集める集まりでは、欠席の扱いも先に決めておきます。いつまでの欠席なら会費がかからないのか、店にキャンセル料がかかる日からあとはどうするのか。これを案内文に書いておかないと、あとで気まずいやりとりが生まれます。

対面の会、オンラインの会、両方で開く会で変わること

同じ出欠フォームでも、会の開き方によって聞くことが少しずつ変わります。最初に開き方を決め、それに合わせて項目を見直します。

対面の会では、会場の席数と料理の数が人数で決まります。出欠に加えて、懇親会の出欠や食事の配慮を聞くことが多くなります。会場の予約の締め切りがあるので、出欠の締め切りもそれに合わせて早めに設定します。当日の受付で名簿を使うなら、名前の表記をそろえてもらうことが特に大切になります。

オンラインの会では、席や料理の手配がない代わりに、参加用のリンクを誰に送るかが問題になります。出欠と一緒にメールアドレスを集め、出席の人にだけ参加用のリンクを送る形がよく使われます。リンクをフォームの確認メッセージに直接書いてしまうと、回答した人なら誰でも見られる状態になるので、限られた人だけに送りたいときは、別のメールで送るほうが安心です。録画を後日配信するなら、「欠席の場合、録画の視聴を希望しますか」という質問を追加しておくと、欠席の人への連絡もまとめて済ませられます。

対面とオンラインの両方で開く会では、出欠の選択肢を「会場で出席」「オンラインで出席」「欠席」の3つに分けます。会場の人数とオンラインの人数を別々に数えられるので、席の準備と参加用のリンクの送り先を同時に決められます。どちらで参加するかを当日まで決められない人もいるので、「当日の参加方法が変わる場合は、前日までにご連絡ください」と添えておきます。

開き方が決まっていない段階で出欠を取る場合は、先に「参加したいかどうか」だけを聞き、開き方が決まってから2回目のフォームで詳しいことを聞く方法もあります。回答する側の手間は増えますが、最初のフォームで仮の質問をたくさん並べるより、答えやすくなります。

紙やメールで集めていた出欠をフォームに切り替えるとき

これまで紙の回覧やメールの返信で出欠を集めていた集まりで、急にフォームに切り替えると、戸惑う人が出ることがあります。特に、年齢層の幅が広い地域の会や保護者の会では、フォームに慣れていない人への配慮が必要です。

切り替えの最初の回は、フォームと並行して、これまでの方法でも受け付けると案内するのが無難です。「フォームでのご回答が難しい方は、これまでどおりメールや電話でもお受けします」と書いておけば、取り残される人が出ません。幹事は、フォーム以外で受け付けた回答を自分でフォームに入力しておくと、集計がフォームの回答に一本化されます。

フォームのリンクは、メールやチャットで送るだけでなく、紙の案内にQRコードを印刷して配る方法もあります。スマートフォンでQRコードを読み取ればそのまま回答の画面が開くので、リンクを打ち込む手間がかかりません。QRコードを作るときは、フォームの公開後にコピーしたリンクを使い、印刷する前に自分のスマートフォンで読み取って、正しいフォームが開くかを必ず確かめます。

切り替えの効果は、2回目以降に表れます。前の回のフォームを複製して日付と場所を書き換えるだけで、次の出欠フォームができあがります。項目や設定を毎回考え直す必要がなくなるので、幹事が替わっても同じ品質で出欠を取れるようになります。引き継ぎのときは、フォームと回答のスプレッドシートの編集権限を新しい幹事に渡し、前の幹事の権限を外すところまでを1つの手順として決めておくと安心です。

集めた出欠と個人情報の扱い

出欠フォームには、名前や連絡先など、個人に関わる情報が集まります。小さな集まりでも、扱い方には気を配ります。

まず、集める情報は必要なものだけにします。連絡先を聞くなら、何のために使うのかを説明文に書きます。「当日の緊急連絡のためにのみ使用します」のように書いておくと、答える側も安心して入力できます。

次に、回答を見られる人を限ります。Googleフォームを共同編集者と共有すると、共同編集者はフォームにつながっているスプレッドシートにもアクセスできるようになります。公式ヘルプには、共同編集者を外すときはフォームとスプレッドシートの両方から外す必要があると書かれています。担当が替わったときに、前の担当者の権限が残ったままにならないように気をつけます。

回答のスプレッドシートを、会のメンバー全員が見られる場所に保存するのも避けます。名簿として全員に配る必要があるなら、名前と出欠だけを別のシートに写し、連絡先や食事の配慮は幹事だけが見られる形にします。

会が終わったら、使い終わった回答をいつまで保存するかも決めておきます。次の会の名簿として使うなら残し、そうでなければ、会計の締めなどが終わった時点で削除します。毎年同じ会を開くなら、フォームそのものは複製して使い回し、回答は回ごとに分けて保存すると、前の回の情報が混ざりません。

出欠を集めたあとの連絡や担当分けが重くなったら

出欠を集めるだけなら、ここまでの無料の道具で十分です。ただ、集まりの規模が大きくなったり、出欠のあとにやることが増えたりすると、スプレッドシートとメールソフトを行き来する作業が重くなってきます。

たとえば、次のような場面です。

• 研修やイベントの事務局として、申し込みごとに受付の担当を決め、対応の状況を追いたい
• 欠席の人にだけ資料を送る、出席の人にだけ当日の案内を送る、といった出し分けをしたい
• 回答への個別の質問に、誰が返信したのかを残しておきたい
• 複数の人で回答を見ながら、対応の漏れを防ぎたい

こうした作業をスプレッドシートで回すと、担当や状況の列を手で埋め、返信はメールソフトで送り、送ったことをまたスプレッドシートに書き込む、という二重三重の作業になります。人の手で写す回数が多いほど、写し漏れも起きやすくなります。

そうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、フォームを作り、届いた回答を担当・ステージ・タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れます。作りたいフォームを言葉で伝えると、AIが質問や選択肢の下書きを組み立て、回答者には1画面に1問ずつ表示する形式も選べます。項目はテキスト、選択肢、評価、日付、メールなど12種類で、自動返信や回答のCSVの書き出しにも対応しています。料金はメンバー1人なら無料で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。Googleスプレッドシートへの連携はスターター（税抜で月額2,980円、メンバー3人まで）から、一斉メールと開封の計測やSlack・Teams・Chatworkへの通知はチーム（税抜で月額7,800円、メンバー10人まで）から使えます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内の定例会や数十人の懇親会なら、Googleフォームとスプレッドシートで十分です。出欠のあとに続く受付や連絡の作業が、毎回同じ手順で繰り返されるようになったら、道具を見直す時期と考えるとよいでしょう。

出欠集めを任されることの多い在宅の事務の仕事

出欠フォームを作り、締め切りまでに回答をそろえ、集計して関係者に渡す。この一連の作業は、在宅で請け負える事務の仕事の中でも、よく頼まれるものの1つです。研修やセミナーの事務局、地域の団体や同窓会の事務、オンラインの講座の受付などで、こうした作業をまとめて任せたいという依頼があります。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした事務の仕事を長く任される人は、フォームを作る速さより、締め切りの決め方や未回答者への声のかけ方を依頼主と一緒に考えられることを大切にしています。回答がそろわない、人数が合わない、といった困りごとは、道具より段取りで解決することが多いからです。依頼主と直接やりとりできる形なら、細かな段取りの相談もその場でできます。手数料0%で直接取引できる形では、受け手の手取りが厚くなり、依頼主も同じ予算で多くの作業を頼めます。

業務の流れを道具で整える仕事に関心があるなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と求められる力を整理しています。フォームや受付の仕組みをプログラムで作る側に関わるなら、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。案内状やフォームの見た目を整える仕事も含めて考えるなら、デザイナーの年収・単価相場で単価の目安を確かめられます。在宅で働く環境を整える費用については、テレワーク 助成金 2026で使える制度をまとめています。

よくある質問

Q. 出欠フォームは無料でどこまで作れますか？

Googleフォームなら、Googleアカウントがあれば無料で作れます。名前や出欠などの質問を自由に組み立て、締め切りの日時や回答数の上限を設定し、回答をスプレッドシートに集めて名簿と照らし合わせるところまで無料で行えます。日程と出欠を一度に決めたいだけなら、ログインなしで使える調整さんのような日程調整の道具も手軽です。

Q. Googleアカウントを持っていない人も回答できますか？

回答できます。ただし、設定で「回答を1回に制限する」をオンにすると、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要になります。社外の人やアカウントを持っていない人も答える出欠では、この設定をオフにしておき、名前の欄で誰の回答かを確かめる形にすると回答が集まりやすくなります。

Q. 締め切りを過ぎたら自動で受付を止められますか？

止められます。Googleフォームでは、公開済みのフォームの公開アイコンから「終了日または回答数の上限を設定」を選び、受付を終える日時を決めておけます。その日時を過ぎてフォームを開いた人には、受付の終了を知らせるメッセージが表示されます。メッセージは書き換えられるので、締め切りのあとの連絡先を書いておくと親切です。

Q. 誰がまだ回答していないかを簡単に確かめる方法はありますか？

回答をスプレッドシートに送り、同じファイルに名簿のシートを追加して、COUNTIF関数で名簿の名前が回答の一覧にあるかを調べる方法が手軽です。名前の隣に回答済みか未回答かが表示されるので、未回答の人だけを絞り込んで声をかけられます。名前の表記をそろえてもらうと、照合の漏れが減ります。