業務の棚卸しのやり方｜仕事を書き出して見直す手順

2026年8月3日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓業務の棚卸しのやり方を
✓結果の整理と見直しの観点まで順に説明します
✓ExcelやWordで作る棚卸表の例

業務の棚卸しとは、自分やチームが日々こなしている仕事を一つひとつ書き出し、何に、どれくらいの時間をかけているのかを見えるようにする作業です。残業が減らない、担当者が休むと仕事が止まる、新しいツールを入れたいがどこから手を付けるべきか分からない、といった悩みの多くは、仕事の全体像が見えていないことから生まれます。業務の棚卸しは、そうした改善の最初の一歩になります。ただし、やみくもに書き出し始めると、項目が細かすぎて終わらなかったり、逆に大ざっぱすぎて何も見えてこなかったりします。この記事では、業務の棚卸しのやり方を、範囲の決め方、棚卸表に入れる項目、書き出す粒度、ヒアリング、結果の整理と見直しの観点まで順に説明します。棚卸しで見えた仕事を、担当と期限つきでチームで管理し続ける方法として、ボードで仕事を管理するPinatecaにも後半で触れます。

業務の棚卸しとは何か

棚卸しという言葉は、もともとお店や倉庫で、在庫の商品の数を数えて記録することを指します。業務の棚卸しは、これを仕事に当てはめたもので、今ある仕事を一つずつ数え上げ、その中身を記録する作業です。業務の可視化、業務の洗い出しとも呼ばれます。

業務の棚卸しで書き出すのは、主に次のような情報です。

どんな仕事があるか（業務の名前と内容）
誰が担当しているか
どれくらいの頻度で発生するか（毎日、毎週、毎月、年に1回など）
1回あたり、または1か月あたりにどれくらいの時間がかかっているか
どんな道具や資料を使っているか

これらを一覧にすると、「この仕事は思ったより時間がかかっている」「同じような作業を2人が別々にしている」「この仕事は1人しかやり方を知らない」といったことが見えてきます。こうした発見が、仕事を減らしたり、まとめたり、ほかの人や道具に任せたりする判断の材料になります。

業務の棚卸しをする目的とメリット

業務の棚卸しを行う目的は、組織や個人の状況によって違いますが、よくあるのは次の5つです。

目的	棚卸しで分かること
仕事の量を減らしたい	時間がかかっている仕事、やめても困らない仕事
属人化を防ぎたい	特定の人しかやり方を知らない仕事
担当の偏りをならしたい	誰にどれだけの仕事が集中しているか
新しいツールや自動化を検討したい	くり返しが多く、手順が決まっている仕事
引き継ぎや異動に備えたい	担当している仕事の全体と、それぞれの手順

属人化とは、ある仕事のやり方を特定の人しか知らず、その人がいないと仕事が進まない状態のことです。属人化した仕事は、担当者が休んだり辞めたりしたときに止まってしまうので、組織にとって大きなリスクになります。業務の棚卸しで属人化した仕事を見つけ、手順を書き残しておくことで、このリスクを減らせます。

業務の棚卸しのメリットは、改善のための材料が手に入ることだけではありません。担当者にとっても、自分が抱えている仕事を書き出すことで、仕事の量を客観的に示せるようになります。「忙しい」と感じていても、何にどれだけ時間がかかっているかを示せなければ、上司に相談しても状況は変わりにくいものです。棚卸しの結果は、担当の見直しや人を増やす相談をするときの根拠にもなります。

業務の棚卸しの全体の流れ

業務の棚卸しは、大きく次の6つの段階で進めます。

棚卸しの範囲と目的を決める
棚卸表の形式と書き方のルールを決める
担当者に仕事を書き出してもらう
書き出した内容を一覧に整理する
担当者に聞き取りをして、抜けや疑問を確かめる
結果をもとに見直しの方針を決め、定期的に更新する

リコーの解説でも、棚卸しの範囲を決めたあとに、担当者に記入してもらうための棚卸表の形式とルールを作ることが、次の段階として紹介されています。

棚卸の範囲が決定した次は、実務担当者に実際の業務内容を記載してもらうための棚卸表のフォーマットとルールを作成していきます。出典: ricoh.co.jp

ここからは、それぞれの段階を詳しく説明します。

ステップ1：範囲と目的を決める

最初に、どの範囲の仕事を棚卸しするのかを決めます。会社全体の仕事を一度に棚卸しするのは負担が大きく、途中で止まってしまいがちです。初めて行う場合は、1つの部署、1つのチーム、あるいは自分1人の仕事から始めるのが現実的です。

範囲を決めるときは、目的も一緒に決めます。「経理のチームの月末の残業を減らしたい」「営業の事務の仕事のうち、自動化できるものを見つけたい」のように、何のために棚卸しをするのかがはっきりしていると、書き出す項目や細かさも決めやすくなります。

期間も決めておきます。日々の仕事だけでなく、月末だけ、四半期ごとだけ、年に1回だけ発生する仕事もあります。少なくとも1か月、できれば1年の流れを思い出して書き出すと、季節によって発生する仕事の抜けを防げます。

ステップ2：棚卸表の項目を決める

次に、仕事を書き出すための棚卸表の形式を決めます。棚卸表は、Excelやスプレッドシートで作ると、あとで並べ替えたり集計したりするのに便利です。よく使われる項目は次のとおりです。

項目	書く内容の例
大分類	経理、営業事務、総務など、仕事の大きなまとまり
中分類	請求、支払い、経費精算など、大分類の中の仕事の種類
業務名	請求書の作成と送付、など具体的な仕事の名前
担当者	その仕事を主に担当している人
頻度	毎日、毎週、毎月、年1回など
1回あたりの時間	30分、2時間など
1か月あたりの時間	頻度と1回あたりの時間から計算する
使っている道具	Excel、会計ソフト、メール、紙の帳票など
手順書の有無	あり、なし
困っていること	手作業が多い、確認に時間がかかる、など

すべての項目を最初から使う必要はありません。目的が「仕事の量を減らすこと」なら時間の項目が、「属人化を防ぐこと」なら担当者と手順書の有無の項目が特に大切になります。目的に合わせて項目を選び、担当者が記入しやすい数に絞ると、棚卸しが進みやすくなります。

書き方のルールを決める

棚卸表の形式と一緒に、書き方のルールも決めておきます。例えば、「時間は分単位で書く」「頻度は毎日、毎週、毎月、毎年の4つから選ぶ」「業務名は動詞で終わる形で書く（請求書を作成する、など）」といったルールです。ルールがないと、担当者ごとに書き方がばらばらになり、あとで一覧に整理するときに手間がかかります。

ステップ3：書き出す粒度を決める

業務の棚卸しで最もつまずきやすいのが、仕事をどれくらいの細かさで書き出すか、という「粒度」の問題です。

粒度が粗すぎると、「経理の仕事」「営業の事務」のような大きなまとまりしか書かれず、どこに時間がかかっているのかが分かりません。逆に、粒度が細かすぎると、「ファイルを開く」「数字を入力する」「保存する」のように作業の一つひとつまで書き出すことになり、項目が膨大になって、棚卸しそのものが終わらなくなります。

粒度の目安としては、「1つの仕事として始まりと終わりがはっきりしていて、ほかの人に頼むことができる単位」で書き出すのがおすすめです。例えば、「請求書を作成して送付する」「経費の精算の申請を確認する」「週次の売上の報告書を作成する」のような単位です。この単位なら、担当者を変えたり、道具に任せたりする検討もしやすくなります。

同じ部署の中で、担当者ごとに粒度がずれることもよくあります。一覧に整理するときに、粒度の違う仕事が横に並んでいないかを確かめ、細かすぎるものはまとめ、粗すぎるものは分けておきます。

ステップ4：担当者に書き出してもらう

棚卸表とルールができたら、担当者に配って、自分が担当している仕事を書き出してもらいます。担当者は、ふだんの仕事とは別に棚卸しに協力することになるので、時間に余裕を持って依頼し、棚卸しの目的と書き方を事前に説明しておくことが大切です。

依頼するときに特に伝えておきたいのは、「棚卸しは担当者の評価のためではない」ということです。棚卸しの目的が分からないまま「何に時間を使っているか書いてください」と言われると、担当者は仕事ぶりを評価されると感じ、本当の時間を書かなかったり、困っていることを書かなかったりします。仕事を減らしたり、楽にしたりするための材料を集めることが目的だと伝えると、担当者も協力しやすくなります。

書き出しの手がかり

仕事を思い出すときには、次のような手がかりを使うと、抜けを減らせます。

1週間分のカレンダーの予定を見返す
送受信したメールやチャットを見返す
1か月の中で、月初、月中、月末に何をしているかを思い出す
年に1回だけ発生する仕事（決算、年末調整、棚卸し、契約の更新など）を思い出す
1日の仕事の記録を、数日だけ15分ごとに付けてみる

特に、1日の仕事を細かく記録してみると、思っていた以上にメールの返信や探し物に時間を使っていたことに気づくことがあります。数日の記録でも、棚卸表に書く時間の精度が大きく上がります。

ステップ5：一覧に整理し、聞き取りで確かめる

担当者から棚卸表を集めたら、1つの一覧に整理します。このとき、抜けや重なりがないか、粒度のずれがないかを確かめます。

整理した一覧を見て、疑問に思った点や、記入の内容だけでは分からない点は、担当者に直接聞き取りをします。聞き取りでよく使う質問の例は次のとおりです。

この仕事は、誰から頼まれて、誰に渡していますか
この仕事で一番時間がかかるのはどの部分ですか
この仕事がなくなったら、誰が困りますか
あなたが休んだとき、この仕事は誰が代わりにできますか
この仕事で、毎回同じことをくり返している部分はありますか

聞き取りでは、棚卸表には書かれていない困りごとや、特定の人しか知らないやり方が見つかることがよくあります。こうした情報は、後の見直しの段階で役立つので、聞き取りの内容も棚卸表の「困っていること」の欄に書き加えておきます。

棚卸表の記入例

ここで、3人の経理のチームを例に、棚卸表の記入例を紹介します。実際の棚卸表では、項目をもっと増やすこともありますが、ここでは主な項目だけを並べています。

業務名	担当者	頻度	1回あたり	1か月あたり	使っている道具	困っていること
請求書を作成して送付する	Aさん	毎月	6時間	6時間	Excel、メール	取引先ごとに書式が違い、確認に時間がかかる
入金を確認して消し込む	Aさん	毎週	1時間	4時間	銀行の画面、会計ソフト	振込名義と取引先名が一致せず、照合に手間がかかる
経費の精算の申請を確認する	Bさん	毎週	2時間	8時間	紙の申請書、Excel	領収書の添付漏れが多く、差し戻しが多い
支払いの予定表を作る	Bさん	毎月	3時間	3時間	Excel	Bさんしか作り方を知らない
月次の試算表を作る	Cさん	毎月	8時間	8時間	会計ソフト	締めの前に入力の確認が集中する
部門別の経費の報告書を作る	Cさん	毎月	4時間	4時間	Excel	報告書を誰が使っているか分からない

この記入例を見ると、いくつかの課題が見えてきます。経費の精算の確認は、1回あたりは2時間でも、毎週あるので1か月では8時間と、チームの中で大きな時間を使っています。領収書の添付漏れによる差し戻しが原因なら、申請の段階で添付を必須にする仕組みにすれば、確認の時間を減らせるかもしれません。支払いの予定表はBさんしか作り方を知らないので、属人化した仕事として手順書を作る候補になります。部門別の経費の報告書は、誰が使っているか分からないので、まず使っている人がいるかを確かめ、いなければやめることを検討できます。

業務フロー図で流れを見る

棚卸表は仕事を1つずつ並べたものなので、仕事と仕事のつながりや、誰から誰に仕事が渡っているかは見えにくいことがあります。そこで、棚卸しで見つかった主な仕事について、業務フロー図を作ると、流れの中のむだや止まりやすい場所が見つけやすくなります。

業務フロー図とは、仕事の流れを、作業の箱と矢印でつないで表した図のことです。担当者や部署ごとに横の帯（レーン）を分けて描く形はスイムレーンと呼ばれ、誰の担当の作業から、誰の担当の作業に仕事が渡っているかが一目で分かります。

例えば、経費の精算の流れをスイムレーンで描くと、「申請者が申請書を作る」「上司が承認する」「経理が確認する」「差し戻しがあれば申請者に戻る」「経理が支払う」という流れになります。図にしてみると、差し戻しの矢印が何度も申請者と経理の間を行き来していることが分かり、どこに手を入れれば流れが速くなるかが見えてきます。業務フロー図は、紙と付せんで描いても、表計算のソフトや図を描くソフトで作っても構いません。最初から細かく描こうとせず、主な作業と担当だけを描くところから始めます。

棚卸しの結果を報告する

棚卸しの結果は、上司や経営者に報告して、改善の取り組みの承認を得る必要があることが多いはずです。報告では、次の順番で伝えると、判断してもらいやすくなります。

棚卸しの目的と範囲（何のために、どの部署の、どの仕事を調べたか）
全体の結果（仕事の数、1か月あたりの合計時間、担当ごとの時間の偏り）
見つかった主な課題（時間がかかっている仕事、属人化した仕事、やめられそうな仕事）
改善の提案（何を、どう変えるか。期待される効果）
必要な支援（道具の導入の費用、外部への依頼、決まりの変更など）

報告では、細かい一覧をすべて見せるより、課題と提案を3つ程度に絞って伝えるほうが、相手に伝わりやすくなります。詳しい一覧は資料の後ろに付けておき、質問があったときに見せられるようにしておきます。改善の効果は、「1か月あたり8時間かかっている確認を、半分にできる見込み」のように、棚卸しで測った時間をもとに示すと、説得力が増します。

ステップ6：見直しの観点で仕事を分ける

一覧ができたら、それぞれの仕事を見直します。見直しの観点として広く知られているのが、次の4つの順番で考える方法です。英語の頭文字を取って、ECRS（イクルス）とも呼ばれます。

観点	考えること	例
なくす（Eliminate）	その仕事をやめても困らないか	誰も読んでいない報告書の作成をやめる
まとめる（Combine）	ほかの仕事とまとめられないか	別々に行っている2つのデータの入力を1回にまとめる
入れ替える（Rearrange）	順番や担当を変えられないか	確認の順番を変えて、手戻りを減らす
簡単にする（Simplify）	もっと簡単なやり方にできないか	手作業の集計を、表計算の関数や道具に任せる

この4つは、上から順に考えるのが基本です。最初から「どう簡単にするか」を考えるより、「そもそもやめられないか」を先に考えるほうが、効果が大きくなることが多いからです。誰も使っていない資料を、自動化して効率よく作れるようにしても、時間のむだは残ります。

誰がやるべき仕事かも確かめる

見直しでは、仕事そのものだけでなく、誰がやるべき仕事かも確かめます。リコーの解説でも、本来はアシスタントや部下ができる仕事を責任者が担当していると、管理の仕事に使う時間が足りなくなり、現場の生産性が落ちる可能性があると指摘されています。担当の割り振りを見直したり、外部への依頼を検討したりすることも、棚卸しの結果を生かす方法の1つです。

かけている時間が成果に見合っているか

それぞれの仕事にかけている時間が、その仕事の成果に見合っているかも確かめます。成果の大きさに対して時間がかかりすぎている仕事は、見直しの余地があります。社内の決まりや手続きが原因で仕事が止まっている場合は、チームだけでは解決できないこともあるので、上の立場の人と相談して、会社全体での改善を検討します。

棚卸しで見つかりやすいむだの例

業務の棚卸しを行うと、多くの職場で似たようなむだが見つかります。自分の職場に当てはまるものがないか、棚卸しの結果と照らし合わせてみてください。

同じ数字を、複数の表やシステムに手で入力し直している
紙の書類を受け取り、内容をパソコンに打ち込み直している
誰も読んでいない、または目的が分からなくなった定期の報告書を作り続けている
承認のために、同じ資料を複数の人に順番に回している
必要なファイルや情報を探すのに、毎日少しずつ時間を使っている
問い合わせへの返信で、毎回同じような文章を一から書いている

これらの多くは、1回あたりの時間は短くても、くり返し発生するため、1か月や1年で見ると大きな時間になります。棚卸表で1か月あたりの時間を計算すると、こうした小さなむだの合計の大きさが見えてきます。

棚卸しの結果を改善につなげる方法

見直しの方針が決まったら、具体的な改善に取りかかります。棚卸しの結果から考えられる改善の方法には、次のようなものがあります。

手順書を作る

属人化している仕事は、まず手順書を作ります。手順書は、最初から完璧なものを作ろうとせず、担当者が実際の作業を行いながら、手順を順番に書き出すところから始めます。画面の写真を添えると、初めての人にも分かりやすくなります。

道具に任せる

くり返しが多く、手順が決まっている仕事は、道具に任せることを検討します。表計算の関数やマクロで集計を自動にする、決まった形式のメールをひな型にしておく、定型の作業をRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）で自動にする、といった方法があります。RPAとは、パソコンの画面の操作を記録して、同じ操作を自動でくり返させる仕組みのことです。

外部に依頼する

社内で行う必要がない仕事や、専門的な知識が必要な仕事は、外部に依頼することも選択肢です。データの入力、資料の作成、Webサイトの更新など、業務委託で頼める仕事は多くあります。棚卸しで仕事の内容と時間が分かっていれば、外部に頼むときの依頼の範囲や、費用の見積もりも立てやすくなります。

1人でできる業務の棚卸し

業務の棚卸しは、組織で行うものだけではありません。フリーランスや在宅で働く人、少人数の会社で多くの役割を兼ねている人にとっても、自分の仕事を棚卸しすることには大きな意味があります。

1人で棚卸しをするときは、1週間分の仕事を15分ごとに記録し、それを「売上につながる仕事」「売上につながらないが必要な仕事」「やめてもよい仕事」の3つに分けてみます。例えば、フリーランスのデザイナーなら、「デザインの制作」は売上につながる仕事、「請求書の作成」や「経費の記録」は必要な仕事、「目的なく見ている情報収集」はやめてもよい仕事になるかもしれません。

この分類をすると、売上につながる仕事に使えている時間が、思っていたより少ないことに気づく人が多いはずです。必要な仕事のうち、くり返しが多いものは道具に任せる、得意でないものは外部に頼む、と考えていくと、本来の仕事に使える時間を伸ばせます。

ExcelやWordで棚卸表を作るときのこつ

棚卸表は、特別な道具がなくても、ExcelやWordで作れます。

Excelやスプレッドシートで作る場合は、1行目に項目の見出しを入れ、2行目から1つの仕事を1行で書いていきます。頻度の列は、入力の規則で「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」から選べるようにしておくと、書き方がそろいます。1か月あたりの時間の列は、頻度と1回あたりの時間から計算する式を入れておくと、手で計算する手間が省けます。最後に、担当者ごと、大分類ごとに時間を合計すると、仕事の偏りが一目で分かります。

Wordで作る場合は、仕事ごとに1つの表を作り、業務名、担当者、頻度、時間、手順、困っていることを書く形が向いています。手順書と一緒に作りたいときや、聞き取りの内容を詳しく残したいときに使いやすい形です。ただし、Wordの表は、Excelに比べて並べ替えや集計の作業に手間がかかるので、仕事の数が多い場合は、一覧はExcelで作り、詳しい手順だけをWordで残す、という使い分けがおすすめです。

よくあるつまずきと対策

業務の棚卸しで、よくあるつまずきと、その対策を紹介します。

現場の協力が得られない

担当者が忙しく、棚卸しに時間を割けないことはよくあります。対策は、棚卸しの目的を丁寧に説明することと、記入の負担を減らすことです。項目を絞る、記入の例を見本として渡す、聞き取りで代わりに書き取る、といった工夫で、協力を得やすくなります。

本当のことが書かれない

評価されると感じると、担当者は本当の時間や困りごとを書きません。棚卸しは評価のためではなく、仕事を楽にするための材料集めだと伝え、上司が結果をどう使うかを事前に示しておくことが大切です。

棚卸しが終わらない

範囲が広すぎたり、粒度が細かすぎたりすると、棚卸しが終わりません。最初は1つのチームの、目的に関わる仕事だけに絞り、まず一度終わらせることを優先します。一度終わらせてから範囲を広げるほうが、結果として早く全体にたどり着けます。

棚卸しを行う頻度とタイミング

業務の棚卸しは、決まった時期に定期的に行うのが理想です。目安としては、半年に1回か、1年に1回、組織の体制や大きな道具が変わる前に行う、という考え方があります。

特に棚卸しを行いたいのは、次のようなタイミングです。

新しい道具やシステムを導入する前
担当者の異動や退職、新しいメンバーの加入の前
繁忙期の前（どの仕事を後回しにできるかを決めるため）
部署の統合や組織の変更の前

担当者の異動や退職の前に棚卸しを行っておくと、引き継ぎの資料としてそのまま使えます。棚卸表に手順書の有無の欄を設けておけば、引き継ぎの前に手順書を作るべき仕事もすぐに分かります。

チームで棚卸しの結果を管理し続ける

業務の棚卸しは、一度行えば終わりではありません。仕事の内容や担当は、組織の変化や新しい道具の導入によって変わっていきます。定期的に棚卸しを行い、一覧を更新することで、その時々の課題を見つけ、改善を続けられます。

少人数のチームなら、Excelやスプレッドシートの棚卸表を共有の場所に保存し、半年に1回など決まった時期に見直すだけで十分です。ただ、棚卸しで見つかった改善の取り組みが増え、複数の担当者がそれぞれ進めるようになると、どの取り組みが誰の担当で、いつまでに、どこまで進んでいるのかを、表だけで追いかけるのが難しくなることがあります。

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場面では、プロジェクト管理のツールを使う方法があります。その選択肢の1つがPinatecaです。Pinatecaの公式サイトでは、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが最初から使え、5人までは無料で、始めるときにクレジットカードは不要だと案内されています。リストボードは表で全件を並べ、絞り込んで一括で直せると説明されていて、カードには見積もりの工数や優先度など、チームに必要な項目を自由に追加できるとされています。棚卸しで見つかった改善の取り組みを1枚ずつカードにし、担当と締め切りと優先度を付けておけば、どの取り組みが止まっているかを一覧で確かめられます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

もちろん、ツールを入れることが目的ではありません。大切なのは、棚卸しで見えた課題を、確実に改善につなげることです。改善の取り組みを始めたら、1か月後と3か月後に、棚卸しで測った時間がどれだけ変わったかを確かめると、効果が数字で分かり、次の改善にも取り組みやすくなります。

棚卸しの力を仕事に生かす

業務の棚卸しを進め、仕事の流れを見えるようにし、改善の方法を提案する力は、多くの仕事で求められています。特に、業務の自動化や、システムの導入を支援する仕事では、まず依頼先の仕事を棚卸しすることから始まります。

定型の作業をRPAなどで自動にする仕事の内容は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、どんな依頼があり、どんなスキルが求められるかを紹介しています。業務の見直しやAIの導入を企業に提案する仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で確かめられます。棚卸しの結果をもとに、業務のシステムそのものを作る仕事もあり、Web・業務システム開発のお仕事で、開発の仕事の内容を紹介しています。

企業の経営や業務の課題を診断し、改善を助言する国家資格として、中小企業診断士もあります。業務の改善を専門の仕事にしたい人は、試験の内容と仕事での生かし方を確かめてみてください。

運営者の立場から見た、外部への依頼がうまくいく会社の共通点

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部への仕事の依頼がうまくいく会社は、依頼する前に、自分たちの仕事を棚卸ししていることが多いと感じます。どの仕事を、どんな手順で、どれくらいの量頼みたいのかが整理されていれば、依頼を受ける側も見積もりを出しやすく、仕事を始めてからの行き違いも少なくなります。逆に、「忙しいので何か手伝ってほしい」という依頼では、受ける側も何をすればよいかが分からず、結果として双方が困ることになりがちです。

業務委託では、仲介の手数料がかからない直接の取引であれば、同じ予算で依頼する側はより多くの仕事を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。棚卸しで依頼の範囲がはっきりしていれば、そうした直接の取引も始めやすくなります。

業務の棚卸しは、仕事を見えるようにし、減らし、まとめ、任せるための最初の一歩です。まずは自分1人の1週間の仕事を書き出し、時間がかかっている仕事を3つ見つけるところから始めてみてください。仕事の自動化に関心がある人は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、棚卸しの経験が生きる仕事の内容も確かめておくとよいでしょう。

よくある質問

Q. 業務の棚卸しはどれくらいの細かさで書き出せばよいですか？

「始まりと終わりがはっきりしていて、ほかの人に頼める単位」で書き出すのが目安です。例えば「請求書を作成して送付する」「週次の売上の報告書を作成する」のような単位です。「経理の仕事」のように粗すぎると時間のかかっている場所が分からず、「ファイルを開く」のように細かすぎると項目が膨大になって棚卸しが終わらなくなります。

Q. 業務の棚卸しにはどれくらいの期間がかかりますか？

範囲と人数によって大きく変わります。1つのチームの仕事に絞れば、書き出しと整理と聞き取りを合わせて数週間で一通り終えられることが多いでしょう。会社全体を一度に行うと長期化しやすいので、最初は1つのチームの、目的に関わる仕事だけに絞り、一度終わらせてから範囲を広げるほうが、結果として早く全体にたどり着けます。

Q. 業務の棚卸しの結果はどう使えばよいですか？

なくす、まとめる、入れ替える、簡単にするの4つの観点で、それぞれの仕事を見直します。最初に「やめても困らないか」を考え、次に「まとめられないか」「順番や担当を変えられないか」、最後に「簡単なやり方にできないか」を考えるのが基本です。属人化した仕事は手順書を作り、くり返しの多い仕事は道具や外部への依頼を検討します。