棚卸表の作り方|エクセルで在庫を数えて記録する手順


この記事のポイント
- ✓無料テンプレートを使う前に決めておく項目
- ✓エクセルでの列の組み方と計算式
- ✓評価の方法と決算での使い方まで順に解説します
棚卸表のテンプレートを無料で探している人の多くは、決算や月末の棚卸が近づき、「何を、どの順番で数えて、どう書けばよいか」を早く決めたいと考えているはずです。無料のテンプレートは便利ですが、そのまま使うと、自分の扱う品物に合わない列があったり、必要な列がなかったりして、数え終わってから困ることがあります。
この記事では、棚卸表をエクセルで作るときに入れておく項目、列の組み方と計算式、実地棚卸の進め方、帳簿との差の確かめ方、評価の方法と決算での使い方を順に整理します。無料のテンプレートを使う場合も、自分で作る場合も、この記事の内容に沿って項目を確かめれば、迷わずに棚卸を進められます。数える作業を複数人で分担する場面では、担当と期限、進み具合をボードで共有できるプロジェクト管理ツールのPinatecaを組み合わせる方法にも触れます。
棚卸と棚卸表とは何か
棚卸とは、決まった日に手元にある商品や材料の数を実際に数えて、その数と金額を確かめる作業のことです。実際に数える作業を「実地棚卸」と呼びます。棚卸表は、その結果を品物ごとに記録する表です。
棚卸をする理由
棚卸をする理由は、大きく3つあります。
- 決算や確定申告で、期末に残っている在庫の金額を出すため
- 帳簿やシステム上の在庫の数と、実際の数のずれを見つけるため
- 売れ残り、傷み、紛失など、在庫の問題を早く見つけるため
1つめは、税金の計算と直接関わる理由です。売上から差し引く「売上原価」は、期首の在庫に、期中の仕入れを加え、期末の在庫を差し引いて計算します。期末の在庫の金額が分からなければ、その年のもうけを正しく計算できません。
在庫管理表との違い
似たものに在庫管理表があります。在庫管理表は、日々の入庫と出庫を記録して、いまの在庫の数を把握するための表です。棚卸表は、決まった日に実際に数えた結果を記録する表です。在庫管理表の数と棚卸表の数を比べることで、記録の漏れや誤りが見つかります。
個人事業主の棚卸の日
個人事業主の場合、所得税の計算では、その年の12月31日に持っている棚卸資産の評価額を計算します。棚卸資産とは、商品、製品、原材料、仕掛品など、販売するために持っている在庫のことです。所得税法施行令でも、12月31日に有する棚卸資産の評価の方法が定められています。法人の場合は、事業年度の終わりの日が棚卸の基準の日になります。
無料テンプレートを使う前に決めておくこと
無料のテンプレートは、会計ソフトの会社や表計算ソフトの解説サイトなどが公開しています。たとえば、会計ソフトの会社の公開しているテンプレートについては、次のように紹介されています。
「マネーフォワード クラウド会計」が提供する棚卸表のテンプレート・ひな形です。税理士や公認会計士などの有識者が監修しており、無料でダウンロードできます。 出典: biz.moneyforward.com
テンプレートを使う場合も、自分で作る場合も、先に次のことを決めておくと、表の形が決まります。
何を数えるか
商品だけを数えるのか、材料や部品、梱包の資材、消耗品まで含めるのかを決めます。決算の在庫の金額に入れるのは、販売するために持っている商品や材料などです。事務用品のように、販売のためではない消耗品の扱いは、金額や使い方で変わることがあるので、税理士や税務署に確かめます。
どの単位で数えるか
1個、1箱、1kg、1mなど、品物ごとに数える単位を決めます。同じ品物を、ある人は個数で、ある人は箱数で数えると、合計が合わなくなります。仕入れのときは箱で買い、売るときは1個ずつ売る品物は特に間違えやすいので、棚卸では最も小さい売る単位にそろえて数えるなど、ルールを決めておきます。棚卸表には、単位の列を必ず設けます。
誰が、いつ数えるか
数える日と時間、数える人と記録する人、場所ごとの担当を決めます。数えている間に出荷や入荷があると、数がずれてしまうので、棚卸の時間は入出庫を止めるか、止められない場合は棚卸の間の入出庫を別に記録しておきます。
棚卸表に入れる項目
棚卸表には、少なくとも次の項目を入れます。
| 列 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 番号 | 行ごとの通し番号 | 1、2、3 |
| 保管場所 | 倉庫、棚、段の番号 | 倉庫A-棚3-上段 |
| 品番 | 品物を区別する番号 | T-0102 |
| 品名 | 品物の名前 | 綿の手ぬぐい(紺) |
| 単位 | 数える単位 | 枚 |
| 帳簿の数量 | 在庫管理表やシステム上の数 | 120 |
| 実地の数量 | 実際に数えた数 | 118 |
| 差異 | 実地の数量と帳簿の数量の差 | マイナス2 |
| 単価 | 1単位あたりの仕入れの金額 | 450 |
| 金額 | 実地の数量と単価をかけた金額 | 53,100 |
| 状態 | 良品、傷あり、期限切れ間近など | 良品 |
| 数えた人と確認した人 | 担当者の名前 | 田中、鈴木 |
| 備考 | 気づいたこと | 2枚汚れあり |
保管場所の列を左端にする理由
棚卸表は、品番の順ではなく、保管場所の順に並べておくと、数える人が倉庫や店の中を一筆書きで回れます。品番の順に並べると、表を上から順に埋めるために倉庫の中を行ったり来たりすることになり、時間がかかるうえに数え漏れも起きやすくなります。
状態の列を設ける理由
数だけでなく、品物の状態も記録しておくと、あとで評価の見直しや処分の判断に使えます。傷がある、色あせている、消費期限が近い、といった情報は、数えるときにしか分からないことが多いからです。
記入の例
小さな雑貨店の棚卸表を例に、記入の仕方を示します。単価は最終仕入原価法を想定し、最後に仕入れたときの単価を入れています。
| 保管場所 | 品番 | 品名 | 単位 | 帳簿 | 実地 | 差異 | 単価 | 金額 | 状態 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 店頭-棚1 | T-0102 | 綿の手ぬぐい(紺) | 枚 | 40 | 40 | 0 | 450 | 18,000 | 良品 |
| 店頭-棚1 | T-0103 | 綿の手ぬぐい(赤) | 枚 | 35 | 33 | マイナス2 | 450 | 14,850 | 良品 |
| 店頭-棚2 | M-0210 | 陶器のマグカップ | 個 | 24 | 23 | マイナス1 | 1,200 | 27,600 | 1個欠けあり |
| 倉庫-棚1 | T-0102 | 綿の手ぬぐい(紺) | 枚 | 80 | 80 | 0 | 450 | 36,000 | 良品 |
| 倉庫-棚2 | P-0301 | 紙袋(小) | 枚 | 500 | 520 | プラス20 | 15 | 7,800 | 良品 |
同じ品物が店頭と倉庫に分かれている場合は、保管場所ごとに行を分けて数え、最後に品番ごとに合計します。紙袋のように、販売する品物と一緒に渡す資材を在庫の金額に入れるかどうかは扱いが分かれることがあるので、税理士や税務署に確かめて、毎年同じ扱いにします。
差異のある行は、備考に原因を書きます。手ぬぐいの赤のマイナス2は、出荷の記録漏れか、店頭での紛失か、数え直しで確かめます。マグカップの欠けは、評価の見直しや処分の判断のために状態の列に残します。
エクセルでの列の組み方と計算式
エクセルやGoogleスプレッドシートで棚卸表を作る場合の、基本の組み方を見ていきます。ここでは、列をA列から順に、番号、保管場所、品番、品名、単位、帳簿の数量、実地の数量、差異、単価、金額、状態、担当、備考とした場合で説明します。
差異と金額の計算式
差異の列(H列)には、実地の数量から帳簿の数量を引く式を入れます。2行目なら「=G2-F2」です。差異がマイナスなら実際の数が帳簿より少なく、プラスなら多いことを示します。
金額の列(J列)には、実地の数量と単価をかける式を入れます。2行目なら「=G2*I2」です。式を入れた行を下までコピーすれば、すべての行で計算されます。
合計の出し方
表のいちばん下に、金額の合計を出します。J列の2行目から101行目までなら「=SUM(J2:J101)」です。保管場所ごとや、品物の種類ごとの合計を出したい場合は、条件に合う行だけを合計するSUMIF関数を使います。たとえば、B列が「倉庫A」で始まる行の金額だけを合計するなら、条件に「倉庫A*」を指定します。
差異のある行を目立たせる
差異が0でない行に色を付けると、確認が必要な行がすぐに分かります。エクセルの条件付き書式で、H列の値が0と等しくない場合にセルの色を変える設定をします。差異が大きい行だけを目立たせたい場合は、差異の絶対値が一定以上の場合に色を付ける、という条件にします。
入力のミスを防ぐ工夫
- 単位や状態の列は、選択肢から選ぶ形(データの入力規則)にして、表記の揺れを防ぐ
- 実地の数量の列だけ色を変え、数える人が入力する場所をはっきりさせる
- 計算式の入った列は、シートの保護で書き換えられないようにする
- 品番は文字列として扱い、先頭の0が消えないようにする
印刷して手書きで使う場合
倉庫や店の中でパソコンを持ち歩けない場合は、棚卸表を印刷し、手書きで数を記入してから、あとでエクセルに入力します。ハンドメイドの作家の在庫管理を扱った記事でも、手書き用、自動計算できるエクセル、Googleドライブで自動集計する形の3種類が紹介されています。
無料の棚卸表は「手書き用PDF」「自動計算できるエクセルファイル」「Googleドライブ自動集計」の3種類を提案しています。 出典: note.com
手書き用の表の作り方
手書き用の表は、計算の列を省き、記入する列を広く取ります。番号、保管場所、品番、品名、単位、実地の数量、状態、備考だけにすると、現場で書きやすくなります。帳簿の数量は、数える人の先入観を避けるため、手書き用の表には印刷しない方法もあります。帳簿の数を見ながら数えると、つい同じ数を書いてしまうことがあるからです。
書き間違いの直し方
手書きで書き間違えたときは、消しゴムや修正液で消さずに、二重線で消して横に正しい数を書き、直した人の名前を書きます。あとで差異を確かめるときに、どこを直したかが分かるようにするためです。
実地棚卸の進め方
実地棚卸は、準備、数える、確かめる、記録する、の順に進めます。
準備
- 棚卸の日と時間を決め、関係する人に知らせる
- 数える範囲と、保管場所ごとの担当を決める
- 棚卸表を保管場所の順に並べて印刷する、または端末を用意する
- 品物を整理し、同じ品物を1か所にまとめる
- 入荷と出荷を止めるか、棚卸の間の入出庫を別に記録する準備をする
品物の整理は、棚卸の前日までに済ませておくと、当日の作業が早く進みます。返品の予定の品物、お客様から預かっている品物、展示用の見本など、在庫として数えない品物は、別の場所に分けて札を付けておきます。数えるべき品物と数えない品物が混ざっていると、数え間違いの大きな原因になります。
数える
数えるときは、2人1組で、1人が数え、もう1人が記録する形にすると、ミスが減ります。数え終わった棚には、数え終わったことが分かる札やシールを貼ります。どの棚が終わっていないかが一目で分かり、数え漏れと二重の数えを防げます。
箱に入った品物は、箱の表示の数をそのまま信じずに、開いている箱は中を数えます。封のされた箱は、箱の数と1箱あたりの数をかけて数えますが、封が切れている箱がないかは必ず確かめます。
確かめる
数え終わったら、帳簿の数量と実地の数量を比べ、差異のある行を確かめます。差異が大きい行は、もう一度数え直します。数え直しは、最初に数えた人とは別の人が行うと、同じ見落としを繰り返しにくくなります。数え直した結果も、最初の数と並べて棚卸表に書き残します。
記録する
確かめた結果をエクセルに入力し、金額の合計を出します。棚卸表には、棚卸の日付、数えた人と確認した人の名前を残し、あとから見返せるように保存します。
棚卸の種類と頻度
棚卸には、すべての在庫を同じ日に数える方法と、場所や品物を分けて順番に数える方法があります。
一斉棚卸
決算の日など決まった日に、すべての在庫を一度に数える方法です。期末の在庫の金額を出すための棚卸は、この形で行うのが一般的です。全体の数が一度にそろう一方で、その日は入出庫を止める必要があり、人手も多く要ります。
循環棚卸
倉庫のエリアや品物の種類を分け、毎週や毎月、順番に数えていく方法です。1回あたりの作業が小さく、営業を止めずに進められます。差異を早く見つけられるので、在庫の記録の精度を保つのに役立ちます。循環棚卸を続けていても、決算の時点の在庫の金額は必要なので、決算の日には一斉棚卸を行うか、循環棚卸の結果をもとに決算日の在庫をどう確定させるかを税理士と相談しておきます。
どのくらいの頻度で数えるか
頻度は、在庫の種類と動き方で決めます。
- 動きの速い品物、単価の高い品物:毎月、または循環棚卸で頻繁に数える
- 動きの遅い品物、単価の低い品物:四半期ごとや決算の時だけ数える
- 消費期限や使用期限のある品物:期限の確認を兼ねて毎月数える
すべての品物を同じ頻度で数える必要はありません。金額の大きい品物や差異の出やすい品物に手間をかけ、そうでない品物は回数を減らすと、限られた人手で精度を保てます。
棚卸の当日の進め方の例
社員数人の小売店で、営業を終えたあとに一斉棚卸を行う場合の流れの例です。
| 時間 | やること |
|---|---|
| 閉店の30分前 | 入荷した品物の検品と記録を終え、出荷の受付を止める |
| 閉店後すぐ | 全員で手順を確かめ、担当のエリアと棚卸表を配る |
| 1時間目 | 2人1組でエリアごとに数え、数え終わった棚に札を貼る |
| 休憩 | 10分ほど休み、数え終わっていない棚を確かめる |
| 2時間目 | 残りの棚を数え、差異の大きい行を別の組が数え直す |
| 最後の30分 | 棚卸表を回収し、記入漏れがないかを確かめる |
| 翌日 | エクセルに入力し、差異の原因を調べ、金額の合計を出す |
当日に入力まで終わらせようとすると、疲れた状態で入力のミスが起きやすくなります。数えることと入力することを分け、入力は翌日に落ち着いて行うほうが、結果は正確になります。
表計算のファイルを共有するときの注意
Googleスプレッドシートのように、複数人が同時に開ける表計算のファイルを使うと、エリアごとの担当がそれぞれの端末から直接入力できます。便利な一方で、次の点に気をつけます。
- 編集できる人を絞り、閲覧だけでよい人には閲覧の権限を付ける
- 計算式の入った列や、帳簿の数量の列は、保護して書き換えられないようにする
- 入力する人ごとにシートやエリアを分け、同じ行を同時に書き換えないようにする
- 棚卸が終わったら、その時点のファイルの写しを日付付きで保存し、以後は書き換えない
最後の写しの保存は特に大切です。決算の根拠となる棚卸表が、あとから誰かの操作で書き換わってしまうと、どの数字で決算をしたのかが分からなくなります。
在庫の多すぎと少なすぎを見つける
棚卸表は、在庫の量が適切かどうかを見る材料にもなります。
多すぎる在庫のサイン
- 前回の棚卸から数がほとんど減っていない品物がある
- 同じ品物が複数の場所に分かれて保管されている
- 傷みや期限切れの品物が多い
多すぎる在庫は、保管の場所と手間を取るだけでなく、売れ残りや処分の損につながります。前回と今回の棚卸表を並べて、数の減り方が遅い品物を一覧にすると、仕入れの量を見直すきっかけになります。
少なすぎる在庫のサイン
- 売れ筋の品物の在庫が、次の入荷までに足りなくなりそうな数しかない
- 欠品で売り損ねた記録がある
売れ筋の品物は、棚卸のときに残りの数と次の入荷の予定を確かめ、足りなくなる前に発注する目安の数を決めておきます。
帳簿との差の原因を調べる
数え直しても差異が残る場合は、原因を調べます。差異の原因は、大きく次のように分けられます。
| 原因 | 例 | 対策 |
|---|---|---|
| 記録の漏れ | 出荷したのに出庫の記録をしていない | 出荷と記録を同じ人が同時に行う手順にする |
| 記録の誤り | 品番を取り違えて入力した | 品番の入力を選択肢から選ぶ形にする |
| 数え間違い | 単位を取り違えた(箱と個) | 単位の列を設け、数える単位を棚に表示する |
| 破損や廃棄 | 傷んだ品物を捨てたが記録していない | 廃棄の記録の様式を決める |
| 紛失 | 保管場所が分からなくなった | 保管場所を決め、決まった場所に戻す |
差異の原因を記録しておくと、次の棚卸までに何を直せばよいかが分かります。原因が分からない差異が続く場合は、入出庫の手順そのものを見直します。差異を直すときは、帳簿の数を実地の数に合わせる修正を行い、修正した理由を残します。
在庫の評価の方法と決算での使い方
棚卸で数えた数に単価をかけて金額を出すとき、どの単価を使うかには決まりがあります。
評価の方法の種類
所得税法施行令の第99条には、棚卸資産の評価の方法として、原価法と、青色申告の承認を受けている場合に選べる低価法が定められています。原価法の中には、個別法、先入先出法、総平均法、移動平均法、最終仕入原価法、売価還元法があります。主なものの考え方は次のとおりです。
- 個別法:1つずつの品物の実際の仕入れの金額を使う
- 先入先出法:先に仕入れたものから売れたと考え、期末の在庫は最近仕入れたものから成るとみなす
- 総平均法:期首の在庫と期中の仕入れの合計の金額を、合計の数量で割った平均の単価を使う
- 最終仕入原価法:期末に最も近い時期に仕入れたときの単価を使う
届け出をしない場合の方法
評価の方法を選んで届け出なかった場合は、最終仕入原価法による原価法で評価することになります。所得税法施行令の第102条に、評価の方法を選ばなかった場合の方法として定められています。法人についても、法人税法施行令の第31条に同じ趣旨の定めがあります。
法第四十七条第一項(棚卸資産の売上原価等の計算及びその評価の方法)に規定する評価の方法を選定しなかつた場合又は選定した方法により評価しなかつた場合における政令で定める方法は、第九十九条第一項第一号ホ(棚卸資産の評価の方法)に掲げる最終仕入原価法により算出した取得価額による原価法とする。 出典: e-Gov法令検索「所得税法施行令」第102条
最終仕入原価法は、期末に最も近い仕入れの単価を使うので、棚卸表の単価の列には、最後に仕入れたときの単価を入れます。ほかの方法を選びたい場合や、自分の事業にどの方法が合うかは、事業の内容や金額で変わるので、税務署や税理士に確かめてから決めます。
決算での使い方
棚卸表で出した期末の在庫の金額は、決算書や青色申告決算書の売上原価の計算に使います。売上原価は、期首の在庫の金額に、期中の仕入れの金額を加え、期末の在庫の金額を差し引いて出します。期末の在庫の金額が大きく誤っていると、その年のもうけが誤って計算されるので、棚卸表の金額の合計は、計算式と入力をもう一度確かめてから使います。
棚卸表は、決算の根拠となる資料なので、決算書と一緒に保存しておきます。帳簿や書類の保存の期間は、個人か法人か、書類の種類によって違うため、税務署の案内で確かめます。
小さな店やハンドメイドの棚卸
小さな店や、ハンドメイドの作品を作って売っている人も、販売するための在庫や材料があれば、棚卸が必要です。
材料と完成品を分ける
ハンドメイドでは、材料、作りかけの品物、完成した作品が混ざりがちです。棚卸表のシートを、材料、作りかけ、完成品の3つに分けると、数えやすく、金額も出しやすくなります。材料は、使いかけのものをどう数えるか(重さで量る、残りの長さを測るなど)を先に決めておきます。
数を減らす工夫
品物の種類が多いと、棚卸の手間が増えます。似た材料をまとめて保管する、使わなくなった材料を整理する、といった日頃の工夫が、棚卸の時間を短くします。販売の記録と仕入れの記録を日々付けておけば、棚卸のときに帳簿の数と比べられ、差異の原因も追いやすくなります。
業種ごとの棚卸の注意
扱う品物によって、棚卸で気をつける点は変わります。
飲食店
飲食店では、食材、調味料、飲み物、使い捨ての容器などが在庫になります。食材は傷みやすく、開封したものと未開封のものが混ざるため、数え方を決めておくことが大切です。開封した調味料は残りの量の目安(半分、4分の1など)で数える、冷蔵と冷凍と常温で棚卸表のシートを分ける、といった工夫をします。棚卸のときに消費期限や賞味期限も確かめると、廃棄の損を減らす手がかりになります。
医療機関や介護の事業所
診療所や介護の事業所では、医薬品、衛生材料、介護用品などを扱います。医薬品は、使用期限と保管の条件が決まっているものが多く、期限の確認が棚卸の大切な目的になります。棚卸表には使用期限の列を設け、期限の近いものから使う順番を守れているかも確かめます。医療機関の受付や会計の事務の仕事に関心がある人は、医療事務技能審査試験(メディカルクラーク)の内容も参考になります。
ネットショップ
ネットショップでは、販売サイトの在庫の数と、実際の在庫の数がずれることがあります。複数の販売サイトで同じ品物を売っている場合は、どのサイトでいくつ売れたかの記録と、実地の数を照らし合わせます。注文が入ってから発送するまでの品物(引き当て済みの在庫)をどう数えるかも、先に決めておきます。
在庫の仕組みを自社に合わせて作りたい場合
品物の数が多く、表計算のファイルでは管理しきれなくなってきた場合は、在庫の記録を専用の仕組みに移すことも考えます。既製のソフトで合わない場合は、自社の業務に合わせた仕組みを作る方法もあり、その仕事の内容はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。仕組みを変える場合も、何を、どの単位で、いつ数えるかという棚卸表の考え方は変わりません。
棚卸のミスを減らすための工夫
棚卸の前に整理整頓をする
品物が決まった場所に決まった向きで並んでいると、数える時間は大きく短くなります。棚の番号を決めて表示し、棚卸表の保管場所と合わせておくと、数える人が迷いません。
数える人の負担を減らす
長時間の棚卸は、後半になるほど集中が落ち、数え間違いが増えます。1回の担当の時間を区切り、休憩を挟みながら進めます。数える量が多い場合は、前日までに数えられる場所を先に数えておく、エリアを分けて複数日に分けて行う、といった方法もあります。
結果を次の改善につなげる
棚卸の結果は、決算の数字を出すだけでなく、仕入れの量や保管の方法を見直す材料にもなります。棚卸が終わったら、その回の作業でうまくいかなかったこと(数え漏れが出た棚、時間がかかったエリア、入力で迷った品物)を参加した人から集め、次回の手順に反映させます。長く動いていない在庫、傷みの多い在庫、差異の多い在庫を一覧にして、仕入れや保管の担当と共有すると、次の棚卸までに改善できます。在庫の管理や業務の流れ全体を見直したい場合は、業務の改善やAIの活用を支援する専門家に相談する方法もあり、その仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。
前回の棚卸表と並べて見る
棚卸表は、1回ごとに見るより、前回の結果と並べて見るほうが多くのことが分かります。エクセルなら、前回の実地の数量の列を今回の表の横に加え、品番で突き合わせると、品物ごとの数の増減が一目で分かります。前回より大きく減った品物は売れ筋、ほとんど変わらない品物は動きの遅い在庫です。差異の列も前回と比べ、同じ品物で毎回差異が出ているなら、その品物の入出庫の手順に原因がある可能性が高いと考えられます。
棚卸表のファイルは、年や月の日付をファイル名に入れて保存し、毎回同じ列の並びにそろえておくと、こうした比べ方がしやすくなります。列の並びを毎回変えると、前回の表との突き合わせに時間がかかります。
複数人で棚卸の作業を分担したいときの候補
棚卸表そのものは、エクセルや手書きの表で作るのが基本です。一方で、倉庫や店舗が複数ある、数える人が多い、棚卸の前の整理や当日の数え直し、終わったあとの入力まで、作業がいくつもの工程に分かれる、という場合は、誰がどのエリアを担当し、どこまで終わっているかを共有する仕組みがあると、全体の進み具合が見えやすくなります。
候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、カードごとにコメントを付けたり、カスタムフィールドで項目を追加したりできます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円(年払いなら1人あたり月額400円、税抜)です。
たとえば「未着手」「数えている」「数え直し」「入力済み」の4つの列を作り、倉庫や棚のエリアごとにカードを作って担当と期限を付ければ、どのエリアが終わっていないかを1画面で確かめられます。差異が見つかったエリアは、カードのコメントに状況を残しておけば、確認する人がすぐに状況をつかめます。なお、Pinatecaは在庫の数や金額を管理する道具ではなく、作業の担当と進み具合を共有するための道具です。数と金額の記録は、棚卸表で行ってください。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。
運営者として見てきたこと
在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見ると、在庫を扱う小さな事業者から、棚卸表や在庫の表の作成、データの入力の仕事を外部に頼む例は少なくありません。そうした仕事で長く頼まれ続ける人は、表を作るだけでなく、入力のミスが起きにくい形や、差異の原因が追いやすい形を提案できる人です。表の使い手のことを考えて作られた表は、毎年の棚卸のたびに使われ、次の依頼につながっていきます。
また、依頼する側と受ける側が直接やり取りする形では、間に入る手数料がない分、依頼する側は同じ予算で頼める範囲が広がり、受ける側の手取りも厚くなります。その分、何を、どの形で、いつまでに作るかを、双方で具体的に決める必要があります。経営の数字と業務の改善を体系的に学びたい人には、中小企業診断士の試験の範囲も参考になります。棚卸表は、決算のための表であると同時に、事業の在庫の姿を映す鏡です。自分の事業に合った形に整えて、毎回の棚卸を次の改善につなげてください。
よくある質問
Q. 棚卸表のテンプレートは無料のものでも大丈夫ですか?
無料のテンプレートでも使えます。ただし、自分の扱う品物に合わせて、保管場所、単位、帳簿の数量、実地の数量、差異、単価、金額、状態の列があるかを確かめます。必要な列がなければ追加し、保管場所の順に並べ替えると、数える人が倉庫や店の中を効率よく回れます。
Q. 棚卸はいつ行えばよいですか?
個人事業主の場合、所得税の計算ではその年の12月31日に持っている棚卸資産の評価額を計算するので、年末の時点の在庫を数えます。法人の場合は事業年度の終わりの日が基準です。決算のほかに、毎月末や四半期ごとに数えて、帳簿の数とのずれを早く見つける方法もあります。
Q. 棚卸表の単価には何を入れればよいですか?
選んだ評価の方法で決まります。評価の方法を届け出ていない場合は、所得税法施行令で最終仕入原価法による原価法とされており、期末に最も近い仕入れの単価を使います。ほかの方法を選ぶかどうかは、事業の内容や金額で変わるので、税務署や税理士に確かめてから決めます。
Q. 帳簿の数と実際の数が合わないときはどうすればよいですか?
まず別の人が数え直し、それでも差が残る場合は原因を調べます。出庫の記録漏れ、品番の取り違え、単位の取り違え、破損や廃棄の記録漏れ、紛失などがよくある原因です。原因を棚卸表の備考に残し、帳簿の数を実地の数に合わせて修正した理由も記録しておきます。
この記事について
編集部
監修:@SOHO編集部
2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

この記事を書いた人
@SOHO編集部
フリーランス・在宅ワークの専門メディア
@SOHOは2004年から続く、日本のフリーランス・在宅ワーク向け案件サイトです。記事は生成AIで下書きを作り、数値・固有名・出典を一次情報と照らし合わせる確認の手順を経て公開しています。
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