業務の洗い出しのやり方｜漏れなく書き出すコツと表

業務の洗い出しとは、ある部署やチーム、あるいは自分ひとりが行っている仕事を、抜けがないように一つずつ書き出して、目に見える形にすることです。業務の改善、担当の入れ替え、外部への委託、ツールの導入などを考えるとき、最初に必要になるのがこの作業です。ところが実際に始めてみると、「どこまで細かく書けばよいのか」「毎日の仕事は書けても、月に1回の仕事を忘れてしまう」「人によって書き方がばらばらで比べられない」といった壁に当たりやすいものです。

この記事では、業務の洗い出しのやり方を、目的と範囲の決め方、書き出す方法の種類、漏れを防ぐ切り口、洗い出しシートの項目と記入例、問題点の見つけ方、進めるときの注意点の順に説明します。紙や表計算ソフトで始める方法を先に説明し、複数の人で担当と期限を共有しながら進めたい場面では、プロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法にも触れます。

業務の洗い出しが求められている背景

業務の洗い出しが多くの職場で取り上げられるようになった背景には、働き方と人手の変化があります。少ない人数で同じ量の仕事をこなす必要があり、テレワークで同じ場所にいない人どうしが仕事を分け合うようになりました。誰が何をしているかが見えにくくなると、同じ作業を2人が別々に行っていたり、ある人が休むと止まってしまう仕事が生まれたりします。

業務の改善を急ぐあまり、洗い出しを飛ばしてツールや仕組みから入ってしまう例は少なくありません。業務改善の支援を行う会社の解説でも、次のように指摘されています。

洗い出しをせずいきなり業務改善へ取り組んでも、解決すべき課題・問題点が分からず活動の効果を十分に得られません。 出典: contracts.co.jp

たとえば、問い合わせの返信が遅いという悩みに対して、すぐに新しいツールを入れたとします。しかし洗い出してみると、遅れの原因は返信の作業そのものではなく、返信の前に上司の確認を待つ時間だった、ということがあります。この場合、必要なのはツールではなく、確認の流れを見直すことです。洗い出しは、手を打つ場所を間違えないための下調べだといえます。

洗い出しが役に立つ場面は、業務の改善だけではありません。主なものは次のとおりです。

• 担当者の退職や異動に備えて、仕事を引き継ぐ範囲をはっきりさせる
• 新しく入った人に、部署の仕事の全体像を説明する
• 一部の仕事を外部のフリーランスや業者に任せるため、切り出せる仕事を探す
• 繰り返しの作業を、表計算ソフトの関数やRPAなどの自動化に任せる候補を探す
• 人によって仕事の量が偏っていないかを確かめる

目的によって、書き出す項目や細かさが変わります。そのため、洗い出しはいきなり書き始めるのではなく、何のために行うのかを決めるところから始めます。

業務の洗い出しを始める前に決める3つのこと

書き始める前に決めておくのは、目的、範囲、期間の3つです。ここを決めずに始めると、途中で「この項目も必要だった」と書き直しが発生し、参加する人の負担が大きくなります。

目的を1文で書く

まず、洗い出しの目的を1文で書きます。「経理の月末の作業時間を減らすため」「来年3月の担当者の退職に備えて引き継ぎの範囲を決めるため」のように、何を判断するために洗い出すのかが分かる書き方にします。

目的が決まると、必要な項目が決まります。作業時間を減らしたいなら、1回あたりの時間と頻度が欠かせません。引き継ぎが目的なら、使っている資料やシステム、やり取りする相手、手順書があるかどうかが必要になります。外部への委託を考えているなら、その仕事に必要な知識や、社外の人に見せてよい情報かどうかも書き出します。

範囲を決める

次に、どの範囲の仕事を書き出すかを決めます。会社全体を一度に洗い出そうとすると、量が多すぎて途中で止まりがちです。最初は1つの部署、1つのチーム、あるいは「受注から請求まで」のように1つの流れに絞ると進めやすくなります。

範囲を決めるときは、境目の仕事の扱いも決めておきます。たとえば営業と経理の間で受け渡す請求書の作成を、どちらの仕事として書くのかを先に決めておけば、両方で書いて重なったり、どちらも書かずに抜けたりすることを防げます。

期間と締切を決める

最後に、いつまでに書き出すかを決めます。書き出しの期間は、通常の仕事と並行して進めることを考えると、1〜2週間程度を目安にすると負担が少なくなります。ただし、月末や四半期末にしか発生しない仕事がある部署では、その時期を含むように期間を取るか、過去の記録から思い出して書いてもらう必要があります。

締切と合わせて、途中で質問を受ける担当者も決めておきます。書き方に迷ったときに聞ける相手がいると、人によって書き方がばらつくのを抑えられます。

業務を書き出す5つの方法

業務を書き出す方法には、主に5つあります。どれか1つだけで行うより、2つ以上を組み合わせると漏れが減ります。

1. 担当者が自分で書き出す

もっとも手軽なのは、仕事をしている本人に、自分の仕事を書き出してもらう方法です。本人がいちばん仕事を知っているため、短い時間で多くの業務を集められます。

一方で、本人にとって当たり前になっている作業は書き漏れやすいという弱点があります。メールの確認や、ちょっとした頼まれごとの対応、ファイルの整理などは、仕事だと思われずに抜けることがよくあります。記入の見本を配り、「5分で終わる作業も書く」「人から頼まれて行う作業も書く」と伝えておくと抜けを減らせます。

2. 聞き取りをする

洗い出しを進める担当者が、仕事をしている人に話を聞きながら書き出す方法です。1人あたり30分〜1時間程度の時間を取り、1日の流れ、1週間の流れ、1か月の流れの順に聞いていくと、思い出しやすくなります。

聞き取りでは、「ほかに何かありますか」と聞くより、「月の初めには何をしていますか」「その資料はどこから届きますか」「作ったものは誰に渡しますか」のように具体的に聞くほうが、隠れている作業が出てきます。前後の作業を順にたどることで、本人が仕事だと思っていなかった作業も見つかります。

3. 作業の記録を取る

一定の期間、実際に行った作業と時間を記録してもらう方法です。1日の終わりに、何の作業に何分かかったかを書き残してもらいます。思い出して書くより正確な時間が分かるため、作業時間を減らすことが目的の洗い出しに向いています。

記録は細かすぎると続きません。15分や30分を単位にして、「請求書の作成 30分」「問い合わせの返信 45分」のように書いてもらう程度で十分です。

4. 仕事の様子を見る

担当者のそばで、実際の作業の様子を見ながら書き出す方法です。手順のどこで手が止まっているか、どの画面を何度も行き来しているかなど、本人の説明では出てこない部分が分かります。時間がかかる方法なので、すべての業務ではなく、時間がかかっている業務や問題が起きている業務に絞って使うと効率的です。

5. 既にある記録から拾う

カレンダーの予定、送受信したメール、チャットのやり取り、業務で使っているシステムの操作の記録、過去の日報などから、行っている仕事を拾い出す方法です。本人の記憶に頼らずに済むため、年に1回や数か月に1回しか発生しない仕事を見つけるのに役立ちます。

たとえば、過去1年分のカレンダーを見返すと、決算の準備、健康診断の手配、年末調整の書類集めなど、毎日の仕事としては意識されていない作業が見つかります。自分で書き出した一覧と、こうした記録を見比べると、抜けを確かめられます。

漏れなく書き出すための切り口

書き出す方法を決めたら、次は「どの切り口で思い出すか」を工夫します。同じ人でも、思い出すきっかけを変えるだけで出てくる仕事が変わります。

時間の流れで思い出す

1日、1週間、1か月、1年の流れに沿って思い出す方法です。朝出社してから帰るまでに何をしているか、週の初めと終わりに何をしているか、月末と月初めに何をしているか、年に1回の行事や締めの作業は何か、と順にたどります。

頻度ごとに分けて書くと、年に1回しか行わない仕事の抜けが目立つようになります。年に1回の仕事は、担当者が退職するとやり方が分からなくなりやすいため、引き継ぎが目的の洗い出しでは特に丁寧に拾います。

仕事の流れで思い出す

1つの仕事が始まってから終わるまでの流れに沿って思い出す方法です。たとえば受注の仕事なら、「注文を受ける」「在庫を確かめる」「出荷を手配する」「請求書を送る」「入金を確かめる」と順に書いていきます。

流れで書くと、ある作業の前後にある受け渡しや確認の作業が見えてきます。部署をまたいで仕事を受け渡す場面は、どちらの担当か決まっていない作業が隠れやすい場所です。

5W1Hで書き足す

業務名を書き出したら、それぞれについて、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように行うかを書き足します。5W1Hとは、この6つの問いで物事を整理する考え方です。すべての業務に6つ全部を書く必要はありませんが、「なぜその作業をしているのか」を書こうとすると、理由が分からない作業や、昔の決まりのまま続いている作業が見つかります。

重なりと抜けを確かめる

書き出した業務を見直すときは、MECE（ミーシー）の考え方が役に立ちます。MECEとは、重なりなく、抜けもなく分けることを表す言葉です。同じ作業が別の名前で2回書かれていないか、ある流れの途中の作業が抜けていないかを確かめます。

たとえば「見積書の作成」と「見積もりの対応」が別々に書かれていたら、同じ作業なのか、片方は問い合わせへの返事を含むのかを担当者に確かめます。

洗い出しシートの項目と記入例

書き出した業務は、決まった形の表に書き入れていきます。この表を洗い出しシートと呼ぶことにします。項目は目的に合わせて選びますが、多くの場合に使える基本の項目は次のとおりです。

項目	書く内容
番号	業務ごとに振る通し番号
分類	「受注」「経理」「採用」など業務の大きなまとまり
業務名	「請求書を作成する」のように名詞と動詞で書く
担当	主に行っている人の名前や役割
頻度	毎日、毎週、毎月、毎年、不定期
1回の時間	1回あたりにかかるおおよその時間
使うもの	使っている資料、システム、ファイル
受け渡し先	作業の結果を渡す相手
気になること	時間がかかる、ミスが多い、1人しかできない、など

この表に書き入れた例を見てみます。インターネットで洋服を売る小さな会社の、ネットショップの運営チームを例にしました。

番号	分類	業務名	担当	頻度	1回の時間	気になること
1	受注	注文の内容を確かめる	A	毎日	30分	繁忙期に遅れる
2	受注	出荷の指示を倉庫に送る	A	毎日	20分	手で転記している
3	商品	新商品の説明文を書く	B	毎週	2時間	Bしか書き方を知らない
4	商品	商品の写真を撮影する	外部	毎月	4時間	日程の調整に手間がかかる
5	集客	SNSに投稿する	B	毎日	40分	投稿の予定が共有されていない
6	経理	売上の数字を表計算ソフトに入れる	C	毎月	3時間	二重に入力している
7	在庫	在庫の数を数える	A・C	毎年	1日	手順書がない

このように、時間がかかっている作業、1人しかできない作業、手で書き写している作業などが表の上で見えるようになります。「気になること」の欄は、書き出しの段階では感じたことをそのまま書いてもらい、良し悪しの判断は後に回します。

1回の時間と頻度が分かれば、月あたりの時間を計算できます。たとえば毎日30分かかる作業は、月に20日働くとすると10時間になります。月に1回3時間かかる作業より、毎日少しずつかかる作業のほうが、合計の時間は長くなることがよくあります。

業務の粒度をそろえるコツ

洗い出しでもっとも迷いやすいのが、どこまで細かく書くかという「粒度」の問題です。ある人は「経理の仕事」と1行で書き、別の人は「領収書を受け取る」「金額を確かめる」「表に入れる」と細かく書くと、表全体を比べられなくなります。

1人が一続きで行う作業を1つの業務にする

粒度の目安として使いやすいのは、「1人の担当者が、途中で人に渡さずに一続きで行う作業のまとまり」を1つの業務にする考え方です。途中で別の人に渡す場合は、そこで業務を分けます。こうすると、受け渡しの場所が表の上で見えるようになります。

時間でそろえる

もう1つの目安は時間です。1つの業務が、1回あたり数十分から数時間程度に収まるようにそろえると、比べやすくなります。数分で終わる作業がたくさん並ぶ場合はまとめ、1日以上かかる作業は中の作業に分けます。

細かい手順は別に書く

1つの業務の中の細かい手順まで洗い出しシートに書くと、表が長くなりすぎます。手順は手順書として別の資料に書き、洗い出しシートには業務名と、手順書があるかどうかだけを書きます。手順書がない業務が分かることも、洗い出しの成果の1つです。

洗い出した業務から問題点を見つける方法

業務を書き出しただけでは、改善にはつながりません。次は、書き出した表を見ながら、どこに問題があるかを見つけます。

ムリ・ムダ・ムラで見る

問題点を見つけるときによく使われるのが、ムリ・ムダ・ムラの3つの見方です。ムリは、人や時間に対して仕事の量が多すぎる状態です。ムダは、なくても結果が変わらない作業です。ムラは、時期や人によって仕事の量ややり方にばらつきがある状態です。

先ほどの例で見ると、繁忙期に注文の確認が遅れるのはムラ、売上の数字の二重入力はムダ、新商品の説明文を1人しか書けないのはムリにつながる状態だといえます。

やめる・1つに寄せる・順番を変える・簡単にする

問題点が見つかったら、改善の手を考えます。このとき使われるのがECRS（イクルス）という考え方です。ECRSは、やめる（Eliminate）、1つにまとめる（Combine）、順番や場所を変える（Rearrange）、簡単にする（Simplify）の頭文字を取ったものです。

この順番に考えるのがポイントです。まず、その作業をやめられないかを考えます。やめられなければ、ほかの作業とまとめられないか、順番を入れ替えられないか、最後に、やり方を簡単にできないかを考えます。最初から「簡単にする」方法を探すと、本当はやめてもよい作業に手間をかけて改善してしまうことがあります。

数字で優先順位を付ける

改善の候補が多いときは、月あたりの時間が長い順に並べると、効果が大きい作業から手を付けられます。時間が長く、手で書き写しているなど繰り返しの多い作業は、表計算ソフトの関数や自動化の仕組みに任せられる候補になります。

ただし、時間が短くても、ミスが起きると影響が大きい作業や、1人しかできない作業は、優先して手を打つ必要があります。時間だけでなく、「気になること」の欄もあわせて見て判断します。

業務の洗い出しを進めるときの注意点

洗い出しは、参加する人の協力がなければ正確になりません。進めるときに気をつけたい点を説明します。

目的を参加する人に伝える

洗い出しを頼まれた側は、「自分の仕事ぶりを評価されるのではないか」「仕事を減らされるのではないか」と不安を感じることがあります。不安があると、作業を少なめに書いたり、問題を書かなかったりします。始める前に、洗い出しの目的と、書いた内容を何に使うのかをはっきり伝えます。

書き出しの場で良し悪しを判断しない

書き出している途中で「その作業は要らないのではないか」と言ってしまうと、相手は書くのをためらうようになります。書き出しの段階では、良し悪しの判断をせず、行っている作業をそのまま集めることに徹します。判断は、表がそろってから、関係する人で話し合って行います。

項目を増やしすぎない

あれもこれもと項目を増やすと、1つの業務を書くのに時間がかかり、途中で書くのをやめてしまう人が出てきます。最初は基本の項目だけで始め、目的に必要な項目だけを加えるようにします。

1人で抱え込まない

洗い出しを任された人が、1人で全員の仕事を聞き取って書き入れようとすると、時間がかかるうえに、自分の知らない仕事が抜けやすくなります。各担当者に自分の仕事を書いてもらい、洗い出しを進める人は書き方をそろえることと、抜けを確かめることに集中すると進めやすくなります。

業務の洗い出しを進める日程の例

洗い出しを初めて行うときは、全体の日程を先に組んでおくと、途中で止まりにくくなります。5人程度のチームで、通常の仕事と並行して進める場合の日程の例を示します。

1. 1日目：目的と範囲を決め、洗い出しシートの項目と記入の見本を用意する
2. 2日目：参加する人に集まってもらい、目的と書き方を説明する。見本を見ながら、各自1〜2件をその場で書いてもらう
3. 3日目から7日目：各担当者が自分の仕事を書き出す。あわせて作業の記録を取ってもらう
4. 8日目から9日目：洗い出しを進める人が、書き出された表を見て、書き方のばらつきや抜けを確かめる。分からない点は聞き取りで確かめる
5. 10日目：カレンダーやメールなどの記録と見比べ、年に1回の仕事などの抜けを書き足す
6. 11日目以降：関係する人で集まり、表をもとに問題点と改善の候補を話し合う

2日目にその場で1〜2件を書いてもらうのは、書き方を最初にそろえるためです。説明だけで書き始めてもらうと、粒度や言葉づかいが人によって大きく違い、後で直す手間がかかります。最初に書いた数件を全員で見比べ、「この細かさで書く」という目安を共有してから進めます。

話し合いの日は、書き出しの締切から間を空けすぎないようにします。時間が空くと、書いた内容を本人が忘れてしまい、説明を求められても答えにくくなります。

小さな会社や個人事業主が洗い出すとき

数人の会社や、1人で仕事をしている個人事業主でも、業務の洗い出しは役に立ちます。人数が少ないほど、1人が多くの種類の仕事を抱えているため、何にどれだけ時間を使っているかが本人にも見えにくくなっているからです。

1人で洗い出すときは、まず1週間、作業の記録を取るところから始めるのが確実です。仕事を始めたとき、作業を切り替えたとき、終えたときに、何をしていたかを短く書き残します。1週間たったら記録を分類ごとに集め、時間のかかっている作業を確かめます。売上につながる仕事と、請求書の作成や経費の整理、メールの返信のような事務の仕事の比率が分かると、どの作業を外部に任せたり、ツールに任せたりすると時間を取り戻せるかが見えてきます。

人数が少ない会社では、ある人しかできない仕事が多くなりがちです。洗い出しの表に「ほかにできる人」の欄を加えておくと、病気や休みで担当者が不在になったときに止まる仕事が分かります。そうした仕事から順に、手順書を書いたり、ほかの人にも教えたりしておくと安心です。

洗い出しに使える道具と選び方

洗い出しに使う道具は、参加する人数と、洗い出した後にどう使うかで選びます。

紙と付箋で始める

数人のチームで始めるなら、紙と付箋で十分です。1枚の付箋に1つの業務を書き、壁やホワイトボードに貼っていきます。似た業務を近くに集めたり、流れの順に並べ替えたりしやすいため、聞き取りの場や話し合いの場で使うと、参加する人が一緒に全体を見られます。最後に、表計算ソフトに書き写して残します。

表計算ソフトで整理する

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは、洗い出しシートを作るのにもっとも使われている道具です。見出しの行を固定し、頻度や分類の欄は選択肢から選べるようにすると、人によって書き方がばらつくのを防げます。1回の時間と頻度の欄から月あたりの時間を計算する式を入れておけば、並べ替えで時間のかかる作業がすぐに分かります。

1人で洗い出す場合や、書き出した表を一度話し合いに使えば済む場合は、表計算ソフトで足ります。

複数人で担当と期限と進み具合を共有しながら進める方法

洗い出しに関わる人が多くなると、誰がどの部署の書き出しを担当しているのか、どこまで進んでいるのか、聞き取りの予定はいつかを把握するのが難しくなります。また、洗い出した後に改善の作業を進める段階では、「やめる」「まとめる」と決めた業務ごとに担当と期限を決めて、進み具合を追いかける必要があります。

表計算ソフトでも進み具合の欄を作れば管理できますが、複数の人が同じファイルを同時に直すと、誰がいつ何を変えたのかが分かりにくくなります。担当者に締切を知らせる仕組みもないため、進める人が一人ずつ声をかけることになります。

このような場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。プロジェクト管理ツールのPinatecaは、カンバンボード、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードを、無料プランから使えます。公式サイトの案内によると、リストボードでは全件を表で並べて絞り込み、まとめて直すことができ、カスタムフィールドで見積もりの工数や優先度など、チームに必要な項目をカードに追加できます。洗い出した業務や改善の作業を1枚ずつのカードにして、担当と締切を割り当てると、自分宛ての担当の割り当てや締切は受信箱に集まります。カードごとにコメントを残せるため、聞き取りで分かったことや決まったことを、その業務のカードにまとめて残せます。5人までは無料で、クレジットカードの登録なしで始められます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

洗い出しの段階は紙や表計算ソフトで進め、改善の作業を複数の人で進める段階からツールに移す、という使い分けも考えられます。

洗い出した業務を外部に任せる仕事の切り出しに使う

洗い出しの結果は、社外のフリーランスや業者に任せる仕事を決めるときにも役立ちます。洗い出しシートを見ながら、次のような業務を探します。

• 手順が決まっていて、社内の事情を知らなくても進められる業務
• 専門の知識や技術が必要で、社内に担当できる人が少ない業務
• 時期によって量が大きく変わり、社内の人数では対応しにくい業務
• 社外の人に見せても問題のない情報で完結する業務

先ほどの例でいえば、商品の写真の撮影や新商品の説明文の作成は、手順と仕上がりの見本を用意すれば外部に任せやすい業務です。SNSの投稿も、投稿の方針と予定を共有できれば任せられます。反対に、顧客の個人情報を扱う注文の確認や、売上の数字を扱う作業は、社内に残すか、任せる場合も契約で情報の扱いを決めておく必要があります。

切り出す業務が決まったら、洗い出しシートの業務名、頻度、1回の時間、使うもの、受け渡し先をもとに、依頼の内容を書きます。作業の範囲と量が分かっていると、受ける側も見積もりを出しやすくなります。

繰り返しの多い作業を自動化したい場合は、パソコンの定型作業をソフトウェアに任せる仕組みを作るRPA・業務自動化ツールのお仕事の内容が参考になります。手作業で行っている受け渡しをまとめて仕組みにしたい場合は、業務に合わせたシステムを作るWeb・業務システム開発のお仕事で、どのような仕事を頼めるかが分かります。

業務の改善に使える国の支援

洗い出しで改善したい業務がはっきりし、設備やツールを入れて改善を進めるときには、国の支援を使える場合があります。

厚生労働省の業務改善助成金は、生産性を高めるための設備投資などを行い、あわせて事業場の中で最も低い時間給を一定額以上引き上げた中小企業や小規模事業者に、設備投資などにかかった費用の一部を助成する制度です。厚生労働省の業務改善助成金のページによると、令和8年度の申請期間は令和8年9月1日から、事業場のある都道府県の地域別最低賃金が発効する日の前日、または同年11月30日のいずれか早い日までとされています。都道府県によっては9月末が期限になる場合もあると案内されているため、使いたい場合は早めに最新の案内を確かめてください。

同じページでは、厚生労働省から委託を受けたと装って助成金の活用を勧誘する事業者がいるとして、注意を呼びかけています。厚生労働省や労働局が特定の事業者に勧誘を委託することはないとされているため、手数料を求める勧誘を受けたときは、申請の窓口に直接確かめると安心です。

テレワークを進めるための助成金については、テレワーク 助成金 2026で整理しています。洗い出しで在宅で進められる業務が分かると、どの業務をテレワークに移すかを決めやすくなります。

在宅ワークの仲介の現場から見える洗い出しの効果

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、社外の人にうまく仕事を任せている会社ほど、依頼の前に自社の仕事を洗い出して、外に出す仕事と社内に残す仕事を分けています。依頼の段階で作業の範囲と量がはっきりしていると、受ける側は無理のない見積もりを出せ、作業が始まってから「これもお願いしたい」と範囲が広がることも少なくなります。反対に、洗い出しをせずに「手が回らない仕事を手伝ってほしい」という形で依頼すると、何をどこまで頼むのかが途中で変わり、双方の負担が増える傾向があります。

外に任せるときは、取引の形による費用の違いにも目を向けておくとよいでしょう。仲介の手数料0%で直接取引できる仕組みでは、発注する側は予算をそのまま仕事に回せ、受ける側は報酬を差し引かれずに受け取れます。同じ予算でも頼める量が変わるため、洗い出しで切り出した仕事の範囲と合わせて、依頼の方法を選ぶ判断材料になります。

洗い出しを社外の専門家と一緒に進めたい場合は、企業の生成AIの活用や業務への組み込みを支援するAIコンサル・業務活用支援のお仕事や、経営の課題を診断して助言する国家資格の中小企業診断士の内容も参考になります。まずは1つのチームの1週間の仕事を書き出すところから始めると、表が少しずつ埋まり、どこから手を付けるべきかが見えてきます。

よくある質問

Q. 業務の洗い出しはどれくらいの期間で行えばよいですか？

通常の仕事と並行して進める場合は、1〜2週間程度を目安にすると参加する人の負担が少なくなります。ただし、月末や年に1回しか発生しない仕事がある部署では、その時期を含むように期間を取るか、カレンダーやメールなど過去の記録を見返して書き足してもらう必要があります。最初は1つのチームに絞ると進めやすくなります。

Q. 業務を書き出すときに漏れを防ぐにはどうすればよいですか？

1日、1週間、1か月、1年の時間の流れと、仕事が始まってから終わるまでの流れの2つの切り口で思い出すと、抜けが減ります。本人の書き出しに加えて、聞き取りやカレンダー・メールなどの記録と見比べることも有効です。5分で終わる作業や、人から頼まれて行う作業も書くよう、始める前に伝えておきます。

Q. 洗い出した業務から問題点を見つけるにはどうすればよいですか？

ムリ・ムダ・ムラの3つの見方で表を見ると、仕事の量が多すぎる作業、なくても結果が変わらない作業、時期や人でばらつきのある作業が見つかります。改善の手は、やめる、まとめる、順番を変える、簡単にするの順に考えます。月あたりの時間が長い作業や、1人しかできない作業から優先して手を付けます。

Q. 業務の洗い出しは何を使って行えばよいですか？

数人のチームなら、紙と付箋で業務を書き出し、並べ替えながら話し合う方法で十分です。整理して残すときは、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトが使いやすく、頻度や時間の欄から月あたりの時間を計算できます。関わる人が多く、改善の作業の担当と期限を共有したい場合は、プロジェクト管理ツールを使う方法もあります。