Teams Plannerでできることと、プロジェクト管理で足りなくなる場面

会社やゼミ、インターンでMicrosoft Teamsを使っていると、タスク管理にPlannerを使おう、という話がいつか出てきます。でも、Teams Plannerで実際にどこまでできて、どこから有料になるのかは、意外と知られていません。「ガントチャートが出てこない」「サブタスクが作れない」と、使い始めてから気づく人も多いはずです。

この記事では、Microsoftの公式の料金ページを2026年10月3日に確かめた内容をもとに、Teams Plannerでできること、追加の手順、無料の範囲で足りなくなる場面を整理します。結論を先に書くと、Microsoft 365の契約に含まれるPlannerは「チームのやることを見える化する」には十分で、「日程を引いて、作業の前後関係を管理する」段階になると、有料のプランか別のツールが必要になります。

Teams Plannerとは：Teamsの中で使えるタスク管理

Plannerは、Microsoftが提供しているタスク管理のアプリです。タスクをカードにして、担当者や期限、チェックリストを付け、チームで進み具合を共有できます。Webブラウザで使えるほか、Teamsのアプリとしても使えるので、「Teams Planner」と呼ばれることがよくあります。

Microsoftの公式ページでは、Plannerは次のように紹介されています。

シンプルなタスク管理とコラボレーションを、使う場所でそのまま実現する、軽量な Web アプリと Microsoft Teams アプリ。 出典: microsoft.com

ポイントは「軽量な」という言葉です。Plannerはもともと、本格的な工程管理の道具ではなく、チームのやることを手軽に共有するための道具として作られています。この性格を知っておくと、後で「思っていたのと違う」となりにくくなります。

ぶっちゃけ、Plannerがいちばん便利なのは、Teamsで普段から会話しているチームが「やること」を同じ場所に並べられる点です。チャットで「これ誰がやる？」と流れていった話を、カードにして担当者を付けておけば、言った言わないがなくなります。

Excelでタスクを管理しているチームが、Plannerに移る理由として挙げられるのもこの点です。Microsoftのパートナー企業の解説では、次のように書かれています。

ただし、Excelを使ったタスク管理では、タスクを担当者に依頼するためにわざわざメールやチャットツールなどの別手段を用いなければならず、非効率性を感じている方も多いのではないでしょうか。 出典: cm-net.co.jp

Plannerなら、カードに担当者を割り当てた時点で本人に通知が届くので、依頼のためだけにメールを書く必要がなくなります。

Microsoft 365に含まれるPlannerでできること

公式の料金ページでは、Plannerは「Microsoft 365 内」に含まれていると書かれています。つまり、会社や学校でMicrosoft 365を契約していれば、追加の料金なしで使える範囲があります。この範囲でできることを、公式ページの記載から整理すると次のとおりです。

・タスクの作成と管理（ファイル、チェックリスト、ラベルを付けられる）
・Plannerアプリでのリアルタイムの共同作業と共有
・「今日の予定」「マイ タスク」「自分に割り当て済み」でのタスクの整理
・グリッド、ボード、スケジュール、チャートの4つのビュー
・基本のテンプレート
・タスクの依存関係とカスタムのタスク項目の表示（表示だけ）

ビューとは、同じタスクを違う見た目で表示する切り替えのことです。ボードはカードを列に並べるカンバン形式、グリッドは表の形式、スケジュールはカレンダーの形式、チャートは担当者ごとや状態ごとの件数をグラフで見る形式です。

チャートのビューは、地味に便利です。「誰にタスクが集中しているか」「期限切れが何件あるか」がグラフで一目で分かるので、定例の打ち合わせで画面を共有するだけで、進み具合の報告がほぼ終わります。

もう1つ大事なのが、「マイ タスク」でほかのアプリのタスクもまとめて見られる点です。公式ページには、会議のメモやMicrosoft Loopなどから割り当てられたタスクを、「今日の予定」と「マイ タスク」で確認できると書かれています。複数のプランにまたがって仕事を持っている人は、ここを見るだけで自分のやることが一覧になります。

ここで注意したいのが、「タスクの依存関係とカスタムのタスク項目」は、この範囲では表示だけだという点です。依存関係とは「Aが終わらないとBに入れない」という作業の前後のつながりのことです。この範囲では、有料のプランを持つ人が作った依存関係を見ることはできても、自分で新しく作ることはできません。

Teamsに Plannerを追加する手順

Teamsで Plannerを使う方法は、大きく2つあります。

1つ目は、Teamsの左側に並ぶアプリの一覧に Plannerを追加する方法です。アプリの一覧から Plannerを探して追加すると、Teamsの中に Plannerの画面が開き、自分が関わっているプランやタスクをまとめて見られます。個人のタスクの整理や、複数のチームのタスクを横断して見るのに向いています。

2つ目は、チームのチャネルにタブとして追加する方法です。チャネルの上部にあるタブの「＋」から Plannerを選び、新しいプランを作るか、既存のプランを選びます。チャネルのメンバーは、そのタブを開けば同じプランを見られます。プロジェクトごとにチャネルを分けているチームなら、こちらが自然です。

使い始めるときにおすすめの流れは、次のとおりです。

1. プロジェクト用のチャネルに Plannerのタブを追加し、プランを1つ作る
2. 「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」のように、進み具合で列（バケット）を分ける
3. タスクを1つずつカードにし、担当者と期限を付ける
4. 細かい手順はチェックリストに書き、資料はファイルとして添付する
5. 週に1回、チャートのビューで進み具合と期限切れを確かめる

バケットとは、ボードのビューでカードを分ける列のことです。進み具合で分けるか、作業の種類（デザイン、開発、営業など）で分けるかは、チームのやりやすいほうでかまいません。ただし、両方を混ぜると、カードをどこに動かせばよいか迷うので、どちらか1つに決めておきます。

大学のゼミでグループ発表の準備をしたときも、最初にバケットの分け方を決めずに始めたせいで、「資料作成」と「作業中」の列が並び、同じタスクが2か所にあるという状態になったことがありました。分け方を1つに決めてから作り直すと、マジで一気に見やすくなります。

伝わるタスクカードの書き方

Plannerを入れても、カードの書き方がばらばらだと、結局チャットで「これってどういう意味？」と聞き直すことになります。カードを作るときに押さえておきたい書き方を整理しておきます。

まず、タイトルは「動詞で終わる」形にします。「議事録」ではなく「第3回定例の議事録を書いて共有する」、「LP」ではなく「LPの修正案を2パターン作る」です。タイトルを見ただけで、何をすれば完了なのかが分かるようにするのがコツです。

次に、カードのメモ欄に「完了の条件」を1行書きます。「先方の確認が取れたら完了」「共有フォルダに保存したら完了」のように、誰が見ても終わったと判断できる状態を書いておくと、「終わったつもりだったのに、まだ終わっていなかった」というすれ違いがなくなります。

3つ目に、細かい手順はチェックリストに分けます。チェックリストはカードの表面にも進み具合（たとえば5項目のうち3項目が完了）が表示されるので、ボードを眺めるだけでどこまで進んだかが分かります。

4つ目に、資料は添付するか、保存先のリンクを貼ります。「あの資料どこ？」という質問は、チームのやり取りで最も多い無駄の1つです。カードを開けば必要な資料にたどり着ける状態にしておきます。

5つ目に、ラベルの意味をチームで決めておきます。Plannerのラベルは色と名前を付けられますが、人によって「赤は急ぎ」「赤は先方待ち」と使い方が違うと混乱します。「急ぎ」「先方待ち」「確認待ち」など、使うラベルを3〜5個に絞って最初に決めておくと、絞り込みにも使いやすくなります。

カードの書き方を1枚の見本カードにしておき、新しく入った人にはまずそれを見てもらう、という運用にすると、チーム全体の書き方がそろいます。

Excelのタスク管理から移るときの手順

いまExcelやスプレッドシートでタスクを管理していて、Plannerに移りたいチームも多いはずです。一気に全部移そうとすると、移行の作業そのものが大きなタスクになって止まりがちです。おすすめの進め方は次のとおりです。

1. Excelの表のうち、「現在動いているタスク」だけを選ぶ（完了したものや、止まっているものは移さない）
2. 表の列のうち、担当者・期限・状態の3つを、Plannerの担当者・期限・バケットに対応させる
3. 新しいタスクは今日からPlannerだけで作る、とチームで決める
4. 2週間ほどはExcelを見られる状態で残し、移し忘れがないかを確かめる
5. 問題がなければ、Excelは過去の記録として保存し、更新をやめる

大事なのは、3つ目の「新しいタスクはPlannerだけ」のルールです。ExcelとPlannerの両方にタスクがある状態が続くと、どちらが最新なのか分からなくなり、両方とも使われなくなります。

Excelの表に「備考」の列があって、そこに経緯ややり取りが細かく書かれている場合は、それをカードのメモ欄に写すか、Excelのファイルそのものをカードに添付しておくと、過去の経緯をたどれます。

無料の範囲で足りなくなる場面

Microsoft 365に含まれる Plannerは、やることを並べて担当者と期限を付けるところまでは十分に使えます。ただ、プロジェクトが大きくなると、次のような場面で足りなくなります。

1つ目は、ガントチャートで日程を見たいときです。公式ページでは、タイムライン（ガント）のビューは有料の Planner Plan 1 の機能として書かれています。Microsoft 365に含まれる範囲のスケジュールのビューはカレンダーの形式なので、「この作業が何日から何日までかかり、次の作業とどう重なるか」を横棒で見ることはできません。

2つ目は、作業の前後関係を管理したいときです。前の節で触れたとおり、依存関係を作るのは有料の機能です。「デザインが終わってから実装に入る」といった順番を Planner上で表せないので、日程がずれたときに、どの作業に影響するかを人が考える必要があります。

3つ目は、タスクをさらに細かく分けたいときです。サブタスクは Planner Plan 1 の機能として書かれています。Microsoft 365に含まれる範囲ではチェックリストで代わりにできますが、チェックリストの項目には担当者や期限を付けられないので、「このタスクの中の、この部分はAさん、この部分はBさん」と分けられません。

4つ目は、担当者ごとの作業量を見たいときです。人ごとの割り当てを見る People ビューも、Planner Plan 1 の機能です。チャートのビューで担当者ごとの件数は見られますが、いつ誰が忙しいかを日程の上で見ることはできません。

5つ目は、マイルストーンや目標を決めて管理したいときです。マイルストーンとは「デザインの確定」「公開」のような、プロジェクトの節目のことです。公式ページでは、プロジェクトのゴールとマイルストーンも Planner Plan 1 の機能として並んでいます。

まとめると、「やることの見える化」までは無料の範囲で十分、「日程の管理」に踏み込むと有料、という線引きです。

有料の Planner Plan 1 と Plan 3 の違い

有料の Planner には、主に2つのプランがあります。公式の料金ページ（2026年10月3日時点）の記載を整理すると次のとおりです。価格はいずれも年払いでの1ユーザーあたりの月額相当で、消費税は含まれていません。

プラン	1ユーザーあたりの月額相当（年払い・税抜）	主に追加されること
Microsoft 365 内の Planner	Microsoft 365 の契約に含まれる	ボード・グリッド・スケジュール・チャートのビュー、基本のテンプレート
Planner Plan 1	1,499円	サブタスク、依存関係の作成、タイムライン（ガント）・カレンダー・People のビュー、ゴール、マイルストーン、バックログとスプリント、カスタムのタスク項目の作成
Planner and Project Plan 3	4,497円	Plan 1 のすべてに加え、タスクの履歴、割り当てビュー、ポートフォリオの作成、ベースライン、クリティカルパス、Project のデスクトップアプリ

Plan 1 には1か月の無料試用があり、申し込みにはクレジットカードが必要と書かれています。試用期間が終わると自動で有料の契約に切り替わるので、試すときは終了日をカレンダーに入れておくと安心です。

注意したいのは、有料のプランは「使う人ごと」に契約が必要だという点です。チームの5人全員がガントチャートを編集したいなら、5人分の Plan 1 が必要になります。年払いで計算すると、5人で1年あたり約9万円（1,499円×5人×12か月）になります。10人 なら約18万円です。学生のサークルや小さなチームにとっては、なかなか重い金額です。

Plan 3 で追加されるベースラインとは、ある時点の計画を保存しておき、実際の進み具合と比べるための機能です。クリティカルパスとは、遅れるとプロジェクト全体の終わりが遅れる作業のつながりのことです。どちらも本格的な工程管理で使う機能なので、大きな開発プロジェクトを動かす人向けと考えてよいでしょう。

公式ページには、Copilot を Planner に追加して、計画づくりや状況レポートを AI に手伝わせる仕組み（Microsoft 365 Copilot、1ユーザーあたり月額相当4,497円・年払い・税抜）も紹介されています。費用がかさむので、まずは Plan 1 までで足りるかを見極めてから検討する順番がおすすめです。

有料のプランを検討するときは、全員分を一度に契約しないのも1つの手です。公式ページのよくある質問の欄には、Microsoft 365 内の Planner のユーザーが、ライセンスを持つユーザーの作ったプランでどこまで操作できるかという項目が並んでいます。計画を引く人だけが Plan 1 を持ち、ほかのメンバーはタスクの確認と完了のチェックを中心に使う、という分け方ができるかどうかを、契約の前に公式の説明で確かめておくと、費用を抑えられる可能性があります。どの操作がどのライセンスで可能かは改定されることがあるので、必ず最新の記載を確認してください。

外部の人と一緒に使うときの注意

Plannerを使うときにもう1つ確かめておきたいのが、組織の外の人との共有です。フリーランスや業務委託のメンバー、取引先、別の大学の人と一緒にプロジェクトを進める場面です。

Plannerのプランは、Microsoft 365 のグループとつながっていて、公式ページでもグループを使ったアクセスの制御が機能として挙げられています。つまり、誰がプランを見られるかは、Teamsのチームやグループのメンバーかどうかで決まります。外部の人を入れるには、組織の管理者がゲストの招待を許可している必要があり、会社によってはこれが禁止されています。

業務委託で仕事を受ける側から見ると、ここは困りやすいところです。発注者の Teams にゲストとして招待されると、普段使っている自分の Teams とは別の組織に切り替えて開く必要があり、通知を見落としがちです。複数の取引先の Teams にゲストで入っていると、どの組織に何のタスクがあるのかが分散します。

対策としては、次のようなものがあります。

・ゲストで入っている組織の一覧を作り、毎朝それぞれを確認する習慣をつける
・取引先のプランのタスクのうち、自分の担当分だけを自分の管理表に写して一元化する
・最初の打ち合わせで、タスクの連絡は Planner、急ぎの連絡はチャット、と使い分けを決めておく

逆に、自分が発注する側で、業務委託の人やアルバイトなど組織の外の人と一緒に進めたいなら、最初から外部の人を招待しやすいツールを選ぶのも1つの方法です。

Plannerが向いているチーム、向いていないチーム

ここまでの内容を、どんなチームに Plannerが向いているかで整理します。

向いているのは、次のようなチームです。

・すでに Microsoft 365 を契約していて、Teamsで日常的に会話している
・タスクの数が多すぎず、担当者と期限が分かれば回る
・メンバーがほぼ社内の人で、ゲストの招待が要らない
・Outlook の予定表や SharePoint のファイルと一緒に使いたい

Microsoft 365 を使っている会社なら、追加の費用なしで始められるうえ、普段のアカウントでそのまま使えるのは大きな利点です。新しいツールを入れるときにいちばん大変な「みんなにアカウントを作ってもらう」手間がありません。

一方、向いていないのは、次のようなチームです。

・ガントチャートや作業の前後関係で日程を管理したいが、人数分の有料プランは負担が大きい
・業務委託の人や取引先など、組織の外の人が多く関わる
・Microsoft 365 を契約しておらず、Planner のためだけに契約するのは避けたい
・タスクとは別に、チャットの話題とタスクを1か所にまとめたい

ぶっちゃけ、「Teamsを使っているから Planner」と決めるより、「このチームで何を管理したいか」を先に書き出してから選ぶほうが失敗しません。やることの見える化だけなら Planner で十分ですし、日程の管理まで必要なら、有料のプランと別のツールの費用を比べて選べばよい、という話です。

比べるときは、1年あたりの合計の費用で並べるのがおすすめです。1人あたりの月額だけを見ると差が小さく感じますが、人数と12か月を掛けると、年間で数万円から十数万円の違いになることがあります。あわせて、無料の範囲で使える人数、ガントチャートが使えるプラン、外部の人の招待のしやすさの3点を表にすると、チームに合う選択肢が見えてきます。

場面別の使い方の例

Plannerの使い方は、チームの規模や目的で少しずつ変わります。よくある場面ごとに、ボードの組み方の例を挙げておきます。

学生のグループ発表やゼミの準備

人数が4〜6人で、期間が数週間の短いプロジェクトです。バケットは「調べる」「資料を作る」「練習する」のように作業の段階で分け、カードには担当者と期限だけを付ければ十分です。発表日から逆算して、各カードの期限を1週間前、3日前と区切っておくと、直前に全員が徹夜する事態を避けられます。チャートのビューで担当者ごとの件数を見て、偏りがあればその場で振り直します。

社内の小さなプロジェクト

社内のイベントの準備や、業務の手順書の整備など、関わる人が5〜10人程度のプロジェクトです。バケットは進み具合（未着手・作業中・確認待ち・完了）で分け、ラベルで部署や作業の種類を表すと、絞り込みで「総務の作業だけ」を見られます。会議のメモからタスクを作る場合は、「マイ タスク」に集まることを利用して、各自が毎朝そこを確認するルールにするとよいでしょう。

継続的な定型業務の管理

毎月の請求書の発行や、定期的な報告書の作成など、同じ作業が繰り返し発生する業務です。毎月発生する作業は、手順をチェックリストに書いた見本のカードを1枚作っておき、毎月それをコピーして期限だけ変える運用にすると、作り直す手間が省けます。手順が細かい業務ほど、チェックリストを毎回確実にこなすことが大事です。

業務委託のメンバーを交えた案件

社内のメンバーに加えて、外部のデザイナーやライターに一部を任せる案件です。前の節で触れたとおり、外部の人をプランに入れるにはゲストの招待が必要で、組織の設定によってはできません。招待できる場合でも、外部の人が見るべきカードと、社内だけで扱うカード（予算や評価の話など）が同じプランに混ざらないように、プランそのものを分けておくのが安全です。招待できない場合は、外部の人の担当分を社内の誰かが代わりにカードで管理し、やり取りはメールやチャットで行う形になります。この運用が続くと、社内の担当者の負担が大きくなるので、外部の人が多い案件では、最初から別のツールも候補に入れて比べるのが現実的です。

どの場面でも共通するのは、「最初にバケットとラベルの意味を決める」「カードには担当者と期限を必ず付ける」の2つです。この2つさえ守れば、Microsoft 365 に含まれる範囲の Planner でも、かなりのことができます。

Plannerを使い続けるための運用のコツ

Plannerを入れてみたものの、1か月後には誰も更新しなくなった、という話はよく聞きます。ツールの機能より、運用のルールのほうが続くかどうかを左右します。続けるためのコツをいくつか挙げておきます。

まず、カードを作る人を決めすぎないことです。リーダーだけがカードを作るルールにすると、リーダーが忙しいときに更新が止まります。「頼まれたら自分でカードを作る」をチームのルールにすると、全員が自然に Planner を開くようになります。

次に、期限のないカードを作らないことです。期限のないカードは、いつまでも「作業中」の列に残り続け、ボードが散らかる原因になります。期限が決まらないものは、「いつか」という名前のバケットに分けておくと、本当に動かすべきカードが埋もれません。

3つ目は、完了したカードをため込まないことです。完了したカードは表示を折りたたむか、一定の期間ごとに見直して、ボードには今動いているものだけが並ぶようにします。

4つ目は、定例の打ち合わせで Planner の画面を開くことです。報告をスライドやメールで別に作ると、Planner の更新は後回しになります。打ち合わせでボードとチャートのビューを画面共有し、その場で状態を更新すれば、更新の手間がそのまま報告の準備になります。

5つ目は、通知の量を調整することです。担当者の割り当てや期限の通知がメールで大量に届くと、だんだん見なくなります。自分あての通知の設定を見直し、必要なものだけ受け取るようにしておくと、本当に大事な通知を見落としにくくなります。

無料から試せる選択肢

ここまでの比較で、「ガントチャートやカレンダーで日程を見たいが、人数分の有料プランは避けたい」「組織の外の人とも一緒に使いたい」という条件が残った場合の候補の1つとして、Pinatecaがあります。

公式の料金ページによると、Pinatecaのフリープランは5人まで・ボード10個までで、期限なしの無料です。クレジットカードの登録は要りません。無料プランの範囲で、カンバン・ガントチャート・カレンダー・リストなど全8種類のボードと、チャット・コメント・受信箱、カスタムフィールド、権限ロールが使えると書かれています。ファイル容量は1GBです。社外のゲストの招待にも対応していると説明されています。

6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円）で、表示価格は税抜です。閲覧だけのゲストは人数に数えないと明記されています。

Planner と同じ使い方で比べたいなら、いま Planner で管理しているプランを1つ選び、同じタスクを無料の範囲で登録して、ガントチャートでの見え方や外部の人の招待のしやすさを確かめるのが確実です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

タスク管理ツールを使いこなせる人が仕事で強い理由

最後に、Plannerのようなタスク管理ツールを使いこなせることが、仕事や収入とどうつながるのかを整理しておきます。

在宅や業務委託で働く人にとって、タスク管理は「自分の作業を整理する道具」であると同時に、「発注者に安心してもらうための道具」でもあります。進み具合を聞かれる前にボードで見せられる人は、それだけで信頼されやすくなります。居酒屋のバイトのように、シフトに入れば仕事が来る働き方とは違い、業務委託では「この人に任せると楽」と思ってもらえるかどうかが次の依頼につながります。

最近は、こうしたツールの導入や運用を手伝う仕事も増えています。Microsoft 365 や AI ツールの活用を企業に提案する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で中身を確かめられます。ツールを使って業務の流れそのものを作る側に回りたい人は、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。収入の目安は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で公的な統計をもとにした数字を確認できます。

フリーランス・在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から言えば、長く続く人ほど、自分の作業の見える化に手間を惜しみません。仲介の手数料が乗らない直接取引では、発注する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その関係を続けるうえで効いてくるのが、「頼んだことがいまどうなっているか」をいつでも見せられる段取りです。Plannerでも別のツールでも、まずは自分のタスクを1つのボードにまとめるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. Teams Plannerは無料で使えますか？

会社や学校で Microsoft 365 を契約していれば、追加の料金なしで使える範囲があります。公式の料金ページでは、Planner は Microsoft 365 内に含まれていると書かれていて、タスクの作成と管理、ボード・グリッド・スケジュール・チャートのビューなどが使えます。ガントチャートやサブタスクなどは有料の Planner Plan 1 以上の機能です。

Q. Teams Plannerでガントチャートは使えますか？

タイムライン（ガント）のビューは、有料の Planner Plan 1 の機能として公式ページに書かれています。料金は年払いで1ユーザーあたり月額相当1,499円（税抜）で、1か月の無料試用があります。Microsoft 365 に含まれる範囲のスケジュールのビューはカレンダーの形式なので、作業を期間の横棒で見ることはできません。

Q. Plannerで社外の人と一緒にタスクを管理できますか？

Planner のプランは Microsoft 365 のグループとつながっていて、見られる人はチームやグループのメンバーかどうかで決まります。社外の人を入れるには、組織の管理者がゲストの招待を許可している必要があり、会社によっては禁止されています。始める前に、自社の設定を管理者に確認してください。

Q. Plannerが続かないときはどうすればよいですか？

カードを作る人をリーダーに限定しない、期限のないカードを作らない、完了したカードをため込まない、といった運用のルールを決めると続きやすくなります。定例の打ち合わせでボードとチャートのビューを画面共有し、その場で状態を更新すると、更新の手間がそのまま報告の準備になります。