Notionでプロジェクト管理をする方法と、チームが増えたときの悩み

Notionでプロジェクト管理を始めたものの、ページが増えるほどどこに何があるのか分からなくなってきた。あるいは、これからNotionで管理しようとしていて、本当にこれで回るのか不安がある。この記事は、そうした人に向けて書いています。結論から言うと、Notionのプロジェクト管理は「データベースを2つに絞る」「ビューを役割で分ける」「運用ルールを先に決める」の3点を押さえれば、5人前後のチームまでは十分に回ります。一方で、人数や案件が増えると特有の悩みが出てくるため、その見極め方と対処法もあわせて解説します。

結論：Notionは「設計する人がいるチーム」に向いている

Notionは、文書と表を自由に組み合わせられるツールです。この自由度の高さが、プロジェクト管理での最大の強みであり、同時に最大の弱点でもあります。

強みは、チームのやり方に合わせて管理の仕組みを作り込めることです。議事録、仕様書、タスク一覧、スケジュールを同じ場所で扱えるため、情報があちこちに散らばりません。タスクのページの中に、そのタスクに関する資料や話し合いの記録をまとめて保存できるのも、他のツールにはない使い心地です。

弱みは、仕組みを作る人がいないと形が崩れることです。メンバーがそれぞれ自分なりのページを作り始めると、半年後には同じ目的のデータベースが3つも4つもある、という状態になりがちです。

チームの状態	Notionとの相性
仕組みを設計して守る担当者がいる	とてもよい
文書と進捗を同じ場所で扱いたい	とてもよい
メンバーが5人前後で固定	よい
担当者が頻繁に入れ替わる	工夫が必要
社外の人が多く出入りする	工夫が必要
設定を考える時間がとれない	専用ツールのほうが早い

Notionで管理を続けるか、専用ツールを併用するかは、この表で「工夫が必要」以下に当てはまる項目がいくつあるかで判断すると分かりやすくなります。

Notionでプロジェクト管理をする人が増えている背景

在宅勤務や業務委託が当たり前になり、離れた場所にいるメンバーと仕事を進める機会が増えました。以前のように同じオフィスで声をかけ合えないため、「誰が何をどこまで進めているか」を文字で残す必要が出てきています。

その受け皿として、Notionは個人の情報整理から小さなチームの業務管理まで、幅広く使われるようになりました。無料で始められること、テンプレートが豊富にあること、文書作成の道具としても使えることが、選ばれる理由として挙げられます。

ただし、Notionはもともとプロジェクト管理専用のツールではありません。文書、データベース、ウェブ公開など、多くの機能の1つとしてプロジェクト管理ができる、という位置づけです。そのため、専用ツールでは最初から用意されている機能も、Notionでは自分で組み立てる必要があります。

この違いを理解しないまま始めると、「思ったより手間がかかる」「メンバーが使ってくれない」という結果になりやすくなります。逆に、組み立てる前提で始めれば、チームに合った仕組みを無料の範囲でも作れます。オンライン講座の教材制作をNotionで管理しているチームの例では、最初の1週間を設計だけに使い、その後の運用がかなり楽になったといいます。最初に設計の時間をとるかどうかで、その後の使い心地が大きく変わります。

Notionでプロジェクト管理を始める手順

ここでは、少人数のチームで使い始めるときの基本的な手順を紹介します。ポイントは、データベースを増やしすぎないことです。

手順1：データベースは「プロジェクト」と「タスク」の2つに絞る

Notionのデータベースとは、行ごとに1つのページを持つ表のことです。プロジェクト管理では、次の2つを作れば多くの場合は足ります。

データベース	1行に入るもの	主な項目（プロパティ）
プロジェクト	案件や取り組み1つ	名前、責任者、期間、状態
タスク	作業1つ	名前、担当者、期限、状態、所属プロジェクト

プロパティとは、表の列にあたる項目のことです。担当者、期限、状態などをプロパティとして決めておくと、あとで絞り込みや並べ替えができるようになります。

手順2：2つのデータベースをリレーションでつなぐ

リレーションとは、別のデータベースの行と行を結びつける機能のことです。タスクのデータベースに「所属プロジェクト」というリレーションのプロパティを作り、プロジェクトのデータベースとつなぎます。こうすると、プロジェクトのページを開いたときに、そのプロジェクトに属するタスクだけを一覧で確認できます。

手順3：状態の選択肢を最小限にする

状態は「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の4つ程度で十分です。選択肢を細かくしすぎると、どれを選べばよいか迷い、更新されなくなります。

手順4：テンプレートで新しいタスクの形をそろえる

データベースのテンプレート機能を使うと、新しいタスクを作るたびに同じ見出しやチェックリストが入った状態で始められます。「目的」「完了の条件」「参考資料」の3つの見出しを入れておくだけで、タスクの書き方がそろい、引き継ぎもしやすくなります。

手順5：チームスペースを分ける

複数の部署や案件がある場合は、チームスペースで区切ります。チームスペースとは、メンバーとページの範囲をまとめて管理できる単位のことです。関係のないページが目に入らなくなるため、探す手間が減ります。

ビューを役割ごとに使い分ける

Notionの便利な点は、同じデータベースを違う見え方で表示できることです。この見え方をビューと呼びます。タスクのデータベースに次のようなビューを作っておくと、同じ情報を目的に合わせて確認できます。

ビュー	見え方	主な使い道
ボード	状態ごとの列にカードが並ぶ	日々の進み具合の確認
タイムライン	期間が横棒で並ぶ	締切の重なりや全体の流れの確認
カレンダー	月や週の予定表	期限の確認
テーブル	表形式	一括での修正、抜け漏れの確認

タイムラインは、いわゆるガントチャートに近い見え方です。Notionの公式ヘルプでは、タイムラインを使うには日付のプロパティが必要だと説明されています。

データベース内に日付範囲を含む日付プロパティが少なくとも一つある場合のみ、タイムラインは機能します。そうでなければ、何もプロットされません。 出典: notion.com

つまり、タスクに開始日と終了日の両方を入れる運用にしないと、タイムラインは役に立ちません。期限だけを入れる運用にしているチームは、タイムラインを作る前に日付の入れ方を決め直す必要があります。

ビューを作るときは、フィルターで「自分の担当」「今週の期限」などを絞り込んだ個人用のビューも用意しておくと便利です。全員が同じ大きな表を見ていると、自分のタスクを探すだけで時間がかかります。

Notionの料金プランと、プロジェクト管理で効いてくる違い

Notionには、フリー、プラス、ビジネス、エンタープライズの4つのプランがあります。2026年10月3日にNotionの公式の料金ページで確認した日本円の価格は次のとおりです。料金ページには「日本の消費税（該当する場合）」と書かれており、表の金額に消費税が加わる場合があります。料金は改定されることがあるため、契約の前には必ず最新の金額を確かめてください。

プラン	年払いの場合（1人あたり月額）	月払いの場合（1人あたり月額）	主な特徴
フリー	0円	0円	個人の利用は無制限、2人以上ではブロック数に制限あり
プラス	1,650円	2,000円	共同作業でのブロック数の制限なし、ファイルのアップロードが無制限
ビジネス	3,150円	3,800円	AIミーティングノート、プライベートなチームスペース、SAML SSOなど
エンタープライズ	要問い合わせ	要問い合わせ	監査ログ、高度なセキュリティ設定など

プロジェクト管理で特に気をつけたいのは、フリープランの「ブロック」の制限です。ブロックとは、ページに追加する文章の段落やチェックボックス、画像など、1つひとつの要素のことです。公式の料金ページでは、フリープランを自分だけで使う場合は無制限ですが、2人以上で使う場合はブロック数に制限があり、上限に達すると新しいブロックを追加できなくなると説明されています。

チームでプロジェクト管理を始めると、タスクのページ、議事録、コメントなどでブロックはすぐに積み上がります。最初は無料で始めても、数か月以内にプラス以上が必要になると考えておくのが現実的です。

また、フリープランではゲストの招待が10人まで、ファイルのアップロードは1つあたり5MBまでとされています。業務委託のメンバーや取引先をゲストとして招く運用を考えている場合や、デザインのデータや動画を共有する場合は、この点も確認しておきましょう。

料金は1人ごとにかかるため、10人のチームでプラスを年払いで契約すると、1か月あたり16,500円（税抜）になります。人数が増えるほど費用も比例して大きくなるので、「誰をメンバーにして、誰をゲストにするか」を決めることが費用を抑える第一歩です。

年払いと月払いの選び方も考えておきましょう。プラスの場合、年払いなら1人あたり月額1,650円、月払いなら2,000円で、1年間続けるなら年払いのほうが1人あたり年間で4,200円安くなります。一方で、Notionでの管理を続けるかどうかまだ決めきれていない段階なら、月払いで3か月ほど試してから年払いに切り替えるほうが安全です。公式の料金ページでは、メンバーを削除しても請求期間の残りの間はその枠を別の人に充てられると案内されているので、メンバーの入れ替わりが多いチームは、この仕組みも踏まえて人数を決めるとよいでしょう。

ビジネスプランは、AIによる議事録の作成やプライベートなチームスペースが必要な場合に検討する位置づけです。プロジェクトの進捗を管理するだけなら、まずはプラスで足りるかを確かめてから判断しても遅くはありません。

チームが増えたときに出てくる5つの悩み

5人前後までは快適に回っていたNotionの運用も、チームが10人、20人と増えると、特有の悩みが出てきます。どれもNotionが悪いというより、自由度の高い道具を大人数で使うときに起こりやすい問題です。

悩み1：仕組みを作った人しか直せない

データベースのリレーションや数式、フィルターを組み合わせた仕組みは、作った本人以外には分かりにくくなります。その人が異動や退職でいなくなると、誰も仕組みを直せず、少しずつ使われなくなっていきます。

悩み2：似たようなページやデータベースが増える

誰でもページを作れるため、既存のデータベースを知らないメンバーが新しく作ってしまいます。「タスク一覧」「タスク管理」「ToDo」と、同じ目的のデータベースが並ぶと、どれが正しい情報なのか分からなくなります。

悩み3：会話がタスクから離れていく

Notionにもコメント機能はありますが、多くのチームは日々のやり取りをSlackやChatworkなどのチャットで行っています。チャットで決まったことをNotionのタスクに書き写す作業が発生し、書き写し忘れると、タスクの情報が古いまま残ります。

悩み4：全体の進み具合が見えにくい

プロジェクトが増えると、各プロジェクトの進み具合をまとめて見る仕組みが必要になります。Notionでも、ロールアップと呼ばれる集計の機能や数式で作れますが、設計の手間がかかり、数が増えると表示も重くなりがちです。

悩み5：人ごとの負荷の偏りが分からない

誰がどれだけのタスクを抱えているかを確かめるには、担当者ごとに絞り込んだビューを1つずつ見ていく必要があります。忙しい人に仕事が集中していても、気づくのが遅れやすくなります。

悩みへの対処法：Notionのまま続けるための工夫

前の節で挙げた悩みの多くは、運用のルールでかなり軽くできます。

仕組みの説明書をNotionの中に残す データベースの構造、プロパティの意味、ビューの使い道を1ページにまとめておきます。作った人がいなくなっても、説明書があれば別の人が直せます。

データベースを作れる人を決める 新しいデータベースを作るのは管理担当者だけ、と決めます。権限の設定で、メンバーがページを編集できてもデータベースの構造は変えられないようにしておくと、形が崩れにくくなります。

決まったことは必ずタスクのページに書く チャットで決まったことは、その日のうちにタスクのページに1行で書く、というルールを作ります。完璧に書き写す必要はなく、「何が決まったか」と「チャットのリンク」だけで十分です。

週に1回の見直しの時間をとる 週に1回、15分程度でよいので、状態が更新されていないタスク、担当者が決まっていないタスク、期限を過ぎたタスクを確認する時間を設けます。この時間が、仕組みを崩さないための最も効果的な対策です。

負荷の確認用のビューを作る 担当者でグループ分けしたボードのビューを作ると、誰にタスクが集中しているかが一目で分かるようになります。

社外のメンバーや業務委託と進めるときの注意

フリーランスや業務委託のメンバーと一緒にプロジェクトを進めるとき、Notionの共有には注意が必要です。

ゲストとして招待した人は、招待されたページにしかアクセスできません。これは安全面では利点ですが、関連するページを1つずつ共有し忘れると、相手は必要な情報にたどり着けません。業務委託の相手には、その人の担当範囲をまとめた入口のページを1つ用意し、そのページだけを共有するのが確実です。

もう1つの注意点は、契約が終わったときのアクセス権の扱いです。ゲストの招待を外し忘れると、契約後も社内の情報を閲覧できる状態が続きます。契約の終了日に、アクセス権を外す作業を手順に入れておきましょう。

業務委託のメンバーに稼働時間の報告を求める場合は、報告の形式も最初に決めておきます。Notionで報告用のデータベースを作ることもできますが、集計や請求書との突き合わせまで考えると、専用の仕組みのほうが手間が少ない場合もあります。

定例会議と週次の報告をNotionで回す方法

プロジェクト管理の仕組みが形だけで終わるかどうかは、定例会議や週次の報告とつながっているかで決まります。会議のたびに別の資料を作っていると、Notionのタスクは更新されなくなり、管理表と実態がずれていきます。

おすすめは、会議の議事録もデータベースにしてしまう方法です。議事録のデータベースを作り、「日付」「参加者」「関連プロジェクト」のプロパティを持たせます。関連プロジェクトをリレーションでつなぐと、プロジェクトのページから過去の議事録をまとめて確認できるようになります。

会議の進め方は、次のような流れにすると、Notionの更新と会議が一体になります。

1. 会議の前日までに、各自が自分のタスクの状態を更新しておく
2. 会議では、ボードのビューを画面に映し、「確認待ち」と「期限切れ」の列から話す
3. 決まったことは、その場で該当するタスクのページに書き込む
4. 新しく発生した作業は、その場でタスクとして登録し、担当者と期限を決める

この流れにすると、会議の最中に管理表が最新の状態になり、会議のあとに議事録を清書する手間も減ります。ポイントは、会議の前に各自が更新しておくことです。会議の場で一人ずつ状況を聞いて回ると、それだけで時間が過ぎてしまいます。

週次の報告をNotionで集める場合は、報告用のテンプレートを用意しておくと書く側の負担が減ります。「今週やったこと」「来週やること」「困っていること」の3つの見出しだけで十分です。とくに「困っていること」の欄は、問題が大きくなる前に気づくきっかけになるため、空欄でも必ず見出しを残しておきましょう。

業務委託やフリーランスとしてNotionの管理に参加するとき

ここまでは管理する側の視点で書いてきましたが、在宅で働く人の中には、クライアントのNotionにゲストとして招かれて仕事をする人も多いはずです。受ける側として押さえておきたい点を整理します。

まず、招待されたら最初に「どのページを見ればよいか」を確認してください。社外のメンバーと進めるときの節で触れたとおり、ゲストは招待されたページにしかアクセスできません。必要な資料が見つからないときは、自分で探し回るより、入口になるページを教えてもらうほうが早く確実です。

次に、状態の更新は相手のルールに合わせます。チームごとに「確認待ち」の意味や、完了にしてよいタイミングが違います。最初の1週間は、更新するたびに「この状態で合っていますか」と確認するくらいでちょうどよいでしょう。こうした小さな確認の積み重ねが、「この人は任せても安心」という評価につながります。

複数のクライアントのNotionに参加していると、どのワークスペースで何を担当しているかが分かりにくくなります。自分用に、クライアントごとの担当と期限を一覧にしたページを、自分のワークスペースに作っておくと混乱を防げます。ただし、クライアントの情報を自分のワークスペースに書き写すときは、秘密保持の取り決めに反しないかを確認してください。書き写すのは案件名と期限程度にとどめ、具体的な内容はクライアントのワークスペースで確認する形が安全です。

契約が終わったら、アクセス権が外れているかを自分でも確認しておくと、相手に対する誠実さが伝わります。受ける側から「アクセス権の削除をお願いします」と一言添えるだけで、情報管理に気を配る人だという印象を持ってもらえます。

よくある失敗例と、立て直し方

Notionでのプロジェクト管理がうまくいかなくなるパターンには、共通点があります。代表的な失敗例と、その立て直し方を紹介します。

失敗例1：最初から完璧な仕組みを作ろうとした テンプレートを組み合わせて、見積もり、請求、工数管理まで1つの仕組みにまとめようとすると、設計に何週間もかかり、使い始める前に疲れてしまいます。最初はタスクのデータベースとボードのビューだけで始め、困りごとが出たら1つずつ機能を加えるほうが、結果的に長続きします。

失敗例2：プロパティを増やしすぎた 優先度、難易度、カテゴリー、工数見積もり、実績工数と、プロパティを増やしすぎると、タスクを1つ作るたびに入力の手間がかかります。入力が面倒になったメンバーはタスクを登録しなくなり、管理表が実態から離れていきます。必須の項目は担当者、期限、状態の3つに絞り、それ以外は空欄でもよいことにしましょう。

失敗例3：完了したタスクが残り続けた 完了したタスクがボードに並び続けると、進行中のタスクが埋もれます。完了したタスクはフィルターで非表示にするか、月に1回アーカイブ用のビューに移すようにします。

失敗例4：管理担当者が1人で抱え込んだ 仕組みの更新や見直しを1人に任せきりにすると、その人が忙しくなった時点で仕組みが止まります。管理担当者は2人にし、どちらか一方がいなくても見直しができる体制にしておくと安心です。

立て直すときは、いったん新しいデータベースを作り直したくなりますが、まずは既存のデータベースのプロパティを減らし、ビューを整理するところから始めてください。作り直すと、過去の記録との連続性が失われ、移行の手間も大きくなります。

Notionが合うチーム、合わないチーム

ここまでの内容を整理すると、Notionでのプロジェクト管理が向いているかどうかは、次のように分けられます。

Notionが合うチーム

• 仕様書や議事録など、文書を中心に仕事が進む
• 管理の仕組みを設計して守る担当者がいる
• メンバーが固定されていて、入れ替わりが少ない
• 情報を1か所に集めることを最も重視している

専用ツールの併用を考えたほうがよいチーム

• ガントチャートでの工程管理が仕事の中心
• 設定を作り込む時間がとれない
• 社外のメンバーが多く出入りする
• タスクとチャットの会話を結びつけて管理したい

Notionを文書と知識を保存する場所として使い続け、進捗の管理だけを専用ツールに分ける、という併用も有力な選択肢です。どちらか一方に絞る必要はありません。

使い始める前に決めておきたい運用ルールの例

ここまでの内容をふまえて、Notionでプロジェクト管理を始める前に決めておきたいルールを、そのまま使える形でまとめます。チームの状況に合わせて書き換えてください。

決めること	ルールの例
タスクを登録する人	作業をする本人が登録する。依頼する場合は依頼者が登録し、担当者を指定する
必須の項目	担当者、期限、状態の3つ。開始日はタイムラインを使う場合だけ必須
状態の意味	「確認待ち」は自分の作業が終わり、他の人の確認を待っている状態
完了にするとき	確認する人が問題なしと判断した時点で、確認した人が完了にする
会話の場所	日々のやり取りはチャット、決まったことはタスクのページに1行で残す
データベースを作れる人	管理担当者の2人だけ
見直しの頻度	毎週金曜日に15分、期限切れと担当者未定のタスクを確認する
社外のメンバー	担当範囲の入口ページだけを共有し、契約終了日にアクセス権を外す

このルールを1ページにまとめ、チームスペースの一番上に固定しておきます。新しいメンバーが加わったときは、最初にこのページを読んでもらうだけで、運用の考え方が伝わります。

ルールは一度決めたら終わりではありません。3か月に1回程度、守られていないルールがないかを見直し、守られていないものは「ルールが現実に合っていない」と考えて書き換えます。守られないルールを残しておくと、他のルールまで軽く扱われるようになるためです。

ほかのツールへ移す、または併用するときの手順

Notionでの管理に限界を感じて、別のツールへ移す、あるいは進捗の管理だけを分けると決めた場合の進め方を紹介します。いきなりすべてを移すと混乱するため、段階を踏むのが安全です。

段階1：移すものと残すものを分ける 仕様書、議事録、マニュアルなどの文書はNotionに残し、タスクと期限の管理だけを移す、というように線を引きます。すべてを移す必要はありません。

段階2：進行中のタスクだけを移す 完了したタスクまで移そうとすると、作業量が膨らみます。移すのは進行中と未着手のタスクだけにし、完了したものはNotionに記録として残しておきます。Notionのデータベースは表の形式で書き出せるため、移行先が表の取り込みに対応していれば、手入力を減らせます。

段階3：新しいプロジェクトから使い始める 既存のプロジェクトを途中で移すより、新しく始まるプロジェクトから新しいツールで管理するほうが、混乱が少なく済みます。2つのツールが並ぶ期間は、どちらに何を書くかをはっきりさせておきます。

段階4：1か月後に振り返る 新しいツールで1か月運用したら、更新の頻度が上がったか、会議の時間が短くなったかを振り返ります。効果が見えない場合は、ツールではなく運用ルールに原因があることも多いので、前の節のルールの表と照らし合わせて確認してください。

Notionの運用が重くなったときの候補

設計の手間をかけずに、ボードやガントチャートで進捗を管理したい場合は、プロジェクト管理の専用ツールを検討する価値があります。専用ツールでは、カンバンやガントチャートといった見え方が最初から用意されているため、リレーションや数式を組む必要がありません。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、リソースなど8種類のボードとチャットが最初から使え、ガントチャートもチャットも無料プランから利用できます。フリープランは5人まで、ボード10個までで、それを超える場合はスタンダードプラン（1人あたり月額500円、税抜）に移る仕組みです。閲覧だけのゲストは人数に数えないと案内されています。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

専用ツールを選ぶときは、無料プランで実際のプロジェクトを1つ動かしてみて、メンバーが説明なしに使えるかを確かめるのがおすすめです。Notionとの使い分けを決めてから導入すると、二重管理を避けられます。

プロジェクト管理の道具選びについて、運営者として見てきたこと

20年にわたってフリーランスと在宅ワークの市場を見てきた立場から言えば、道具を変えてプロジェクトがうまく回るようになったチームは、道具そのものより「誰が何を決めるか」を先に決めていたことが多い印象です。Notionでも専用ツールでも、更新されない管理表は役に立ちません。

もう1つの気づきは、業務委託の相手に優しい管理の仕組みは、結果として発注する側の負担も減らすということです。相手が迷わず状況を報告できる仕組みがあれば、確認の連絡が減り、双方の時間が浮きます。仲介を通さずに直接取引する関係では、こうした仕組みが信頼の土台になります。仲介を通さず手数料0%で直接取引できる関係なら、浮いた時間と費用がそのまま双方の取り分になります。

プロジェクト管理の仕組みづくりそのものを仕事にする人も増えています。業務の改善や道具の導入を支援する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で詳しく紹介しています。仕組みを作る側に回りたい人は、アプリケーション開発のお仕事や、ソフトウェア作成者の年収・単価相場も参考になります。経営の視点から業務の仕組みを見直したい人は、中小企業診断士の資格の内容も確認してみてください。進行管理の経験は、文書を扱う仕事とも相性がよく、著述家，記者，編集者の年収・単価相場にあるような編集の仕事でも活かせます。

よくある質問

Q. Notionの無料プランでチームのプロジェクト管理はできますか？

始めることはできますが、2人以上で使う場合はブロック数に制限があり、上限に達すると新しいブロックを追加できなくなります。ゲストの招待は10人まで、ファイルのアップロードは1つあたり5MBまでです。タスクや議事録が増えると制限に近づきやすいため、数か月以内に有料プランへの移行が必要になると考えておくと安心です。

Q. Notionでガントチャートは作れますか？

タイムラインビューを使うと、タスクの期間を横棒で並べたガントチャートに近い見え方で表示できます。ただし、公式ヘルプによると、データベースに日付範囲を含む日付プロパティが必要です。開始日と終了日を入れる運用にしておかないと、タイムラインには何も表示されないので注意してください。

Q. Notionのプロジェクト管理でデータベースはいくつ作ればよいですか？

少人数のチームなら、プロジェクトとタスクの2つに絞り、リレーションでつなぐ形が基本です。データベースを増やすほど、どれが正しい情報か分からなくなりやすくなります。新しいデータベースを作れる人を管理担当者に限定し、構造の説明書を残しておくと、長く運用しやすくなります。

Q. Notionと専用のプロジェクト管理ツールは併用したほうがよいですか？

文書や知識の管理はNotion、進捗や工程の管理は専用ツール、と役割を分けて併用するチームは少なくありません。ガントチャートでの工程管理が中心のチームや、設定を作り込む時間がとれないチームでは、併用のほうが運用の手間が減ることがあります。二重管理を避けるため、どちらに何を書くかを先に決めておきましょう。