Teamsでやることを管理するには｜To DoとPlannerの使い分け

Teamsでやることを管理したいと考えている人の多くは、チャットで頼まれた仕事が流れて見つからなくなる、自分のやることとチームの仕事が別々の場所に散らばっている、という悩みを抱えています。結論から書くと、Teamsには「Planner」というアプリが組み込まれていて、自分だけのやることはTo Doのリストとして、チームで分担する仕事はPlannerのプランとして、1つの画面でまとめて管理できます。

この記事では、Microsoftの公式ヘルプの記載をもとに、TeamsのPlannerアプリの画面の構成と、To DoとPlannerの使い分けを整理します。チャットのメッセージをタスクにする流れ、チャネルのタブでチームの計画を共有する方法、運用を定着させるコツも説明します。Microsoftの道具の外でガントやチャットまでまとめたい場合の選択肢として、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaにも触れます。

TeamsでやることはPlannerアプリに集まる

Teamsでやることを管理する中心になるのが、Teamsの左側に追加できる「Planner」アプリです。以前は「タスク」という名前で提供されていました。Microsoftの管理者向けの解説には、次のように書かれています。

Microsoft TeamsのPlanner アプリは、 Microsoft To Do のシンプルさ、Microsoft Plannerのコラボレーション、Project for the webの力を 1 つのエクスペリエンスにまとめ、ユーザーがより効率的に作業を行うのに役立ちます。 出典: learn.microsoft.com

同じページには、2024年3月より前はこのアプリの名前が「タスク」（PlannerとTo Do）だったと書かれています。古い解説記事で「Teamsのタスクアプリ」と書かれているものは、いまのPlannerアプリのことです。

ここで登場する2つの名前を整理しておきます。

・To Do 個人のやることを管理するためのアプリ。自分だけのリストを作り、期限や重要の印を付けて管理する
・Planner チームで仕事を分担するためのアプリ。プランと呼ばれる単位で仕事をまとめ、担当者を割り当て、進み具合を共有する

TeamsのPlannerアプリは、この2つを1つの画面で見られるようにしたものです。自分のやることを書き留める場所と、チームから割り当てられた仕事を確かめる場所が分かれていないので、「どこに何があるか」を探す時間が減ります。

Plannerアプリが表示されていない場合は、Teamsの左側の「その他のアプリを表示」から検索して追加できます。追加の手順と画面の説明は、Microsoftの公式ヘルプのTeams で Planner を使ってみるにまとめられています。公式ヘルプには、Plannerが表示されない場合は組織でアプリが有効になっていない可能性があるので管理者に問い合わせるよう書かれています。会社のTeamsでは、使えるアプリを管理者が決めていることが多いので、見つからないときは情報システムの担当者に確かめます。

Plannerアプリの4つの画面

TeamsのPlannerアプリを開くと、主に4つの画面があります。公式ヘルプの説明をもとに、それぞれの役割を整理します。

今日の予定

「今日の予定」は、その日に集中したいやることを並べる画面です。今日が期限のマイ タスクと個人用プランのタスクは、自動でここに表示されます。自分で選んだタスクを追加することもできます。

特徴的なのは、この画面が毎晩空になることです。公式ヘルプには、毎晩クリアされ、次の日は白紙の状態から始められると書かれています。終わらなかったタスクは消えるわけではなく、元のプランやリストに残っています。毎朝、その日にやることを選び直す習慣を作るための画面と考えると使い方が分かります。

マイ タスク

「マイ タスク」には、自分に関係するやることが集まります。この中に、さらに3つの場所があります。

・プライベート タスク 自分だけのやることをすばやく書き留める場所
・自分に割り当て済み Teamsの会議のメモ、Plannerのプラン、Loopのコンポーネントなどから、自分に割り当てられたタスクがまとめて表示される場所
・フラグ付きメール Outlookでフラグを付けたメールが、タスクとして表示される場所

チームの誰かがプランの中で自分を担当者にしたタスクは、自動で「自分に割り当て済み」に表示されます。いくつものプランに関わっていても、ここを見れば自分の担当が一覧で分かります。

マイ プラン

「マイ プラン」には、To Doのリスト、Plannerの基本プランやプレミアム プランなど、自分が使っているプランがまとめて表示されます。チームで共有している計画を開くときは、ここから選びます。

新しいプラン

「新しいプラン」から、個人用のプランや共有のプランを、アプリの中で直接作れます。

この4つの画面の関係をつかんでおくと、Teamsでやることを管理する流れが見えてきます。自分のやることは「プライベート タスク」に書き、チームの仕事は「マイ プラン」の共有のプランで管理し、毎朝「今日の予定」でその日にやることを選ぶ、という流れです。

To DoとPlannerの使い分け

To DoとPlannerのどちらを使えばよいかは、Teamsでやることを管理する人が最も迷うところです。Microsoftの公式ヘルプの考え方は単純で、個人のプロジェクトならTo Do、チームのプロジェクトならPlannerです。

To Doが向いている場面

To Doが向いているのは、自分だけで完結するやることです。たとえば次のようなものです。

・会議の準備で資料を読む、議事録を確認する
・上司に頼まれた調べ物
・経費の精算や勤怠の入力のような、自分の事務の作業
・覚えておきたい小さな用事

こうしたやることを共有のプランに入れると、チームの画面が個人のメモで埋まり、本当に共有すべき仕事が見えにくくなります。自分のやることは自分のリストに、と分けておくことが、チームの画面を見やすく保つコツです。

Plannerが向いている場面

Plannerが向いているのは、複数の人で分担し、進み具合を共有したい仕事です。

・採用の選考のように、書類の確認、面接の日程調整、合否の連絡と、担当が分かれる仕事
・イベントの準備や、Webサイトの更新のような、期限のある小さなプロジェクト
・部署の定例の作業を、週ごとに担当を回して行う仕事

Plannerでは、仕事を「バケット」と呼ばれる列に分けて並べ、それぞれのタスクに担当者と期限、進み具合を設定します。ボードの形で表示すると、どの仕事がどこまで進んでいるかが一目で分かります。

迷ったときの判断の基準

迷ったときは、「そのやることを、ほかの人が見る必要があるか」で判断します。ほかの人が見る必要がなければTo Do、ほかの人が進み具合を知る必要があればPlannerです。

最初はTo Doに書いたやることが、途中で人に手伝ってもらうことになった場合は、その時点でPlannerのプランに移します。TeamsのPlannerアプリなら、どちらも同じ画面で見えるので、移したあとも自分の担当は「自分に割り当て済み」で追えます。

チャットのメッセージをタスクにする

Teamsでやることを管理するうえで、最も効果が大きいのが、チャットのメッセージをそのままタスクにする使い方です。チャットで頼まれた仕事は、返事をしたあとに流れていき、数日後には見つからなくなります。頼まれたその場でタスクにしておけば、漏れを防げます。

Microsoftの公式ヘルプによると、Teamsのメッセージからタスクを作るには、メッセージにカーソルを合わせて「…」を選び、「その他の操作」から、Plannerのタスクを作成する項目を選びます。作成先には、プライベート タスクか、自分が参加しているプランを選べます。プランを選んだ場合は、バケットや担当者、進み具合も設定できます。

この使い方を定着させるには、チームで次の決まりを作っておくと効果的です。

・チャットで仕事を頼まれたら、返事をする前にタスクにする
・頼んだ側も、頼んだ仕事がタスクになったかを確かめる
・タスクの名前は、メッセージの文面のままにせず、「何をするか」が分かる名前に直す

3つ目の決まりは見落とされがちですが大切です。メッセージの文面のままだと、「これお願いできますか」のような名前のタスクが並び、あとで見返したときに何の仕事か分かりません。「A社への見積書を送る」のように、動詞で終わる具体的な名前に直します。

Outlookのメールで頼まれた仕事は、メールにフラグを付けると、Plannerアプリの「フラグ付きメール」に表示されます。チャットとメールのどちらで頼まれても、最後は同じアプリで確かめられる形にしておくと、やることを探す場所を迷わずに済みます。

To Doのアプリからチームの仕事を確かめる

Teamsを開いていないときでも、To Doのアプリから、Plannerで自分に割り当てられた仕事を確かめられます。スマートフォンやWindowsのTo Doのアプリを使っている人には便利な設定です。

Microsoftの公式ヘルプによると、To Doの「自分に割り当て済み」というリストには、Plannerで自分に割り当てられたタスクが表示されます。このリストは、Windows、iOS、AndroidのTo Doのアプリや、Outlook on the webのTo Doで使えます。

表示されない場合は、To Doの設定を確かめます。公式ヘルプの手順は、To Doの設定を開き、「スマート リスト」の欄で「自分に割り当て済み」がオンになっていることを確かめ、「接続済みアプリ」のPlannerをオンにする、という流れです。設定を開く場所は、Windowsのアプリなら自分の名前を選んでから設定、iOSやAndroidのアプリならメニューのアイコンから名前を選ぶ、と端末ごとに違います。

この設定の項目が出てこない場合について、公式ヘルプは、Plannerのライセンスを持っているかを管理者に問い合わせるよう案内しています。Plannerのプランを見て操作できていても、ライセンスがない場合があるとも書かれています。

To Doの「自分に割り当て済み」では、タスクの名前を変えたり、チェックリストの項目を追加したり完了にしたりできます。外出先でスマートフォンのTo Doを開き、自分の個人のリストとチームから割り当てられた仕事を並べて確かめる、という使い方ができます。

会議のメモからタスクを作る

Teamsの会議で決まったことは、会議が終わると忘れられがちです。公式ヘルプによると、Teamsの会議のメモで割り当てられたタスクも、Plannerアプリの「自分に割り当て済み」に表示されます。

会議の進行役は、会議のメモに「誰が、何を、いつまでに」を書き、担当者を割り当てます。こうしておけば、会議のあとで議事録を作って担当者に送り直す手間が省け、担当者のPlannerアプリには、会議で割り当てられた仕事がそのまま並びます。

会議のメモからタスクを作るときは、次の点に気をつけます。

・会議の最後の5分で、決まったことと担当者を読み上げて確かめる
・期限のないタスクを作らない。期限が決まらなければ「いつまでに期限を決めるか」を期限にする
・担当者は1人に決める。複数の人で取り組む仕事でも、進み具合に責任を持つ人を1人にする

定例の会議では、前回の会議で作ったタスクが終わったかを、最初に確かめる習慣をつけます。会議で決めたことが、次の会議までに進んでいるかを確かめる仕組みがあると、会議そのものの意味が変わってきます。

チャネルのタブでチームの計画を共有する

チームで進める仕事は、チャネルのタブにPlannerのプランを追加しておくと、チームのメンバーがいつでも同じ計画を見られます。

TeamsのチャネルにPlannerのタブを追加する方法は、Microsoftの公式ヘルプで案内されています。チャネルの上部のタブの並びから追加し、新しいプランを作るか、既存のプランを選びます。タブにしておくと、そのチャネルでのやり取りと、仕事の計画が同じ場所に並ぶので、「あの件の担当は誰だったか」をチャネルの中で確かめられます。

公式の管理者向けの解説には、Teamsのモバイルアプリで使う場合は機能が限られ、チャネルのタブに追加されたプランだけが表示されると書かれています。外出先からスマートフォンで仕事の進み具合を確かめたいチームは、プランをチャネルのタブに追加しておくことが大切です。

チャネルとプランを結び付けるときは、1つのチャネルに1つのプランを基本にします。1つのチャネルに複数のプランを追加すると、どのプランを見ればよいのかが分からなくなります。案件ごとにチャネルを分けている場合は、チャネルごとにプランを1つずつ作ると、迷いがなくなります。

採用の仕事を例にした使い方

ここで、具体的な仕事を例に、To DoとPlannerの使い分けを組み立ててみます。採用の仕事は、複数の人が関わり、期限も多いため、Teamsでやることを管理する例として分かりやすい仕事です。

まず、採用のチャネルを作り、そこに「中途採用」のプランをタブとして追加します。プランのバケットは、「書類選考」「一次面接」「最終面接」「内定の連絡」の4つにします。応募者ごとにタスクを作り、選考が進むたびに右のバケットへ動かします。応募者の個人の情報をタスクに書きすぎないよう、タスクの名前は応募の番号や職種だけにして、詳しい書類はタスクに添付せず、会社の決まりに従って決められた場所で管理します。

面接の担当者は、タスクの担当者として割り当てます。担当者のTeamsのPlannerアプリでは、自分に割り当てられた面接のタスクが「自分に割り当て済み」に並ぶので、自分の担当の面接を一覧で確かめられます。

一方、面接官が面接の前に履歴書を読む、評価の記入を締め切りまでに済ませる、といった個人の作業は、それぞれがTo Doのリストやプライベート タスクで管理します。チームのプランには「誰の面接がどの段階にあるか」だけを並べ、個人の準備はチームの画面に出さない、という分け方です。

採用の現場では、選考の連絡の遅れが応募者の辞退につながることがよくあります。中小企業やスタートアップでは、人事の専任の担当者がいないまま、現場の社員が面接と連絡を兼ねていることも多く、誰が連絡するのかがあいまいになりがちです。プランの「内定の連絡」のバケットに、連絡の担当者と期限を明確に設定しておくと、連絡の漏れを防げます。

会社の規模ごとに違う使い方

TeamsのPlannerアプリの使い方は、会社の規模によって向く形が違います。

大きな会社では、情報システムの部門が使えるアプリや外部との共有の設定を決めていることが多く、まずは会社の決まりの中で何が使えるかを確かめるところから始まります。部署ごとに道具の使い方がばらばらになりやすいので、部署の中で「プランの作り方」「バケットの名前の付け方」をそろえておくと、異動してきた人もすぐに使えます。プレミアム プランのような追加の機能を使いたい場合も、ライセンスの手配は情報システムの部門を通すのが一般的です。

中小企業では、Microsoft 365を契約していても、Plannerアプリの存在を知らないまま、チャットとExcelで仕事を回していることがよくあります。追加の費用なく始められる場合が多いので、まずは1つの部署の1つのプランで試し、効果を確かめてから広げるのが無理のない進め方です。人事や総務を兼務している担当者が多い会社では、To Doで自分の事務の作業を管理するだけでも、漏れが減ります。

スタートアップでは、Microsoft 365とGoogle Workspaceのどちらを使うかが会社ごとに分かれ、社外の協力者や業務委託の人と仕事をする場面も多くなります。社内の全員がTeamsを使っているなら、Plannerアプリで十分に回ります。社外の人との共有が多い場合は、後の節で触れる専用のツールと比べてみる価値があります。

どの規模の会社でも、最初に決めるべきことは同じです。「自分のやることはどこに書くか」「チームの仕事はどのプランで管理するか」「誰がプランの世話をするか」の3つを決めれば、Teamsでのやることの管理は回り始めます。

タスクの書き方をチームでそろえる

Teamsでやることを管理するとき、道具の設定と同じくらい大切なのが、タスクの書き方をそろえることです。書き方がばらばらだと、プランを見ても仕事の中身が分かりません。

そろえておきたいのは、次の4つです。

1つ目は、タスクの名前です。「A社への見積書を送る」「面接の日程を候補者に連絡する」のように、目的語と動詞で書きます。「見積書」「面接」のような名詞だけの名前は、何をすれば終わりなのかが分かりません。

2つ目は、期限です。期限のないタスクは後回しにされ続けます。はっきりした期限がない仕事でも、「いつまでに見直すか」を期限として設定します。

3つ目は、終わりの基準です。タスクのメモ欄に「先方から受領の返信が来たら完了」のように、何をもって終わりとするかを1行で書きます。

4つ目は、関係する資料の場所です。資料のファイルを直接添付するのか、共有の場所のリンクを書くのかを、チームで決めておきます。

この4つをそろえるだけで、プランを開いたときに、誰が見ても仕事の中身と進み具合が分かるようになります。新しく加わった人に説明する時間も短くなります。

運用を定着させる5つのコツ

TeamsのPlannerアプリは、入れただけでは使われません。運用を定着させるためのコツを5つ挙げます。

1つ目は、使い始めの対象を絞ることです。部署の仕事をすべて一度に乗せようとせず、1つのチャネルの1つのプランから始めます。うまく回ったら、ほかのチャネルに広げます。

2つ目は、毎朝「今日の予定」を開く習慣を作ることです。始業の5分で、今日やることを選び、優先順位を並べ替えます。前の日に終わらなかったタスクを見直す機会にもなります。

3つ目は、週に1回、プランを全員で見る時間を作ることです。チームの定例の会議の最初の10分で、プランのボードを画面に映し、遅れているタスクと担当の偏りを確かめます。

4つ目は、終わったタスクをすぐに完了にすることです。完了の印を付けないまま放置されたタスクが増えると、ボードが古い情報で埋まり、だれも見なくなります。完了にしたタスクは、あとから振り返ると、どの種類の仕事にどれだけ時間がかかったかを知る記録にもなります。

5つ目は、通知の設定を見直すことです。公式ヘルプには、Plannerアプリでタスクに関する通知を受け取れると書かれています。通知が多すぎると大事な通知が埋もれるので、使い始めの週に、各自が通知の受け取り方を見直す時間を取ります。

この5つは、どれも道具の機能ではなく、チームの決まりの話です。道具がどれほど便利でも、使う側の決まりが決まっていなければ、やることの管理は定着しません。

うまく使えないときに確かめること

TeamsのPlannerアプリを使い始めると、「割り当てたはずのタスクが相手に見えていない」「スマートフォンでプランが出てこない」といったつまずきが起きます。よくあるつまずきと、確かめる点を整理します。

割り当てたタスクが相手の画面に出てこない場合は、まず相手がそのプランのメンバーになっているかを確かめます。プランのメンバーでない人には、タスクを割り当てられないか、割り当てても見えないことがあります。チャネルのタブとして追加したプランなら、そのチームのメンバーが対象になります。

スマートフォンのTeamsでプランが見えない場合は、前の節で触れたとおり、モバイルではチャネルのタブに追加されたプランだけが表示されるという制限を思い出してください。個人用のプランや、タブにしていないプランは、パソコンのTeamsか、To Doのアプリから確かめます。

To Doのアプリにチームのタスクが出てこない場合は、To Doの設定で「自分に割り当て済み」と、接続済みアプリのPlannerがオンになっているかを確かめます。それでも出てこないときは、ライセンスの問題の可能性があるので、管理者に問い合わせます。

「今日の予定」に入れたはずのタスクが翌朝なくなっている場合は、故障ではありません。「今日の予定」は毎晩空になる仕組みで、タスクは元のプランやリストに残っています。

Plannerアプリそのものが見つからない場合は、組織でアプリが有効になっていない可能性があります。自分で設定を変えようとせず、情報システムの担当者や管理者に相談します。会社のTeamsは、管理者が決めた範囲で使うのが前提です。

TeamsのPlannerでは物足りないとき

TeamsのPlannerアプリは、Microsoft 365を使っている会社なら追加の手間なく始められるのが大きな強みです。一方で、仕事の内容によっては物足りなく感じる場面もあります。

1つ目は、作業のつながりを日付で管理したい場面です。公式の管理者向けの解説には、Plannerアプリの中に基本プランとプレミアム プランがあると書かれています。プレミアム プランで使える機能の範囲や必要な契約は、組織のライセンスによって変わるため、ガントのような表示を使いたい場合は、管理者に自分の組織で何が使えるかを確かめる必要があります。

2つ目は、社外の人と一緒に仕事を進める場面です。業務委託の人や取引先の担当者をTeamsに招待するには、組織のゲストの設定が関わります。会社の決まりで社外の人を招待しにくい場合は、Teamsの外に共有の場所を用意することになります。

3つ目は、Microsoft 365を使っていない人が多いチームです。小さな会社やフリーランスどうしのチームでは、全員がMicrosoft 365を使っているとは限りません。

こうした場面の候補の1つに、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaがあります。公式サイトの記載では、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードとチャットが、5人まで無料のプランで使えます。ガントのボードでは、カードの期間が横棒で並び、バーをドラッグすると開始日も締め切りもその場で変わります。ワークスペースごとにメンバーと見える範囲を分けられ、社外のゲストの招待にも対応しています。ChatGPTやClaudeから話しかけて、ボードのカードを確かめたり作ったりする使い方もできます。詳しくはPinatecaの紹介ページで確かめられます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

TeamsのPlannerアプリと専用のプロジェクト管理ツールは、どちらが優れているというより、チームの働き方で向き不向きが分かれます。社内の人だけで、Microsoft 365の中で完結する仕事ならTeamsのPlanner、社外の人が多い、ガントやボードの種類を使い分けたい、という仕事なら専用のツール、という分け方が目安になります。

業務の道具を選ぶ仕事と、在宅の働き方

最後に、Teamsのようなチームの道具の使い方が、在宅の仕事の市場でどう求められているかを整理します。

在宅で働く人や業務委託の人にとって、依頼主が使っている道具にすぐ慣れることは、仕事の一部になっています。TeamsのPlannerで仕事を割り当てる会社、別のプロジェクト管理ツールで管理する会社と、依頼主ごとに道具が違うからです。動画の編集のように、複数の人が工程を分担する仕事では特に、依頼主の道具で進み具合を報告できるかどうかが、信頼につながります。動画編集の仕事の募集の形は、動画編集（YouTube/TikTokなど）のお仕事で確かめられます。

会社の側では、TeamsやPlannerのような道具の導入や、業務に合わせた仕組みづくりを外部に頼む動きもあります。表計算や紙で管理していた業務を、専用の仕組みに移す方法の比べ方は、中小企業のノーコード活用2026｜kintone vs Power Apps vs Bubbleで説明しています。導入の費用を国の補助で抑える方法は、IT導入補助金 kintone 導入で、kintoneを例に流れを整理しています。

道具の使い方の支援や、社内の情報の守り方の整備を仕事として受ける人もいます。どのような仕事が募集されているかは、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で確かめられます。

在宅ワークの市場を長く運営してきた立場から見ると、仕事が続く人ほど、依頼主の道具の決まりに合わせて、進み具合をこまめに書き残しています。依頼する側と直接やり取りでき、仲介の手数料0%で取引できる関係なら、浮いた予算を道具の整備や、確認のやり取りに使う時間に回せます。

Teamsでやることを管理するなら、自分のやることはTo Doやプライベート タスクに、チームの仕事はPlannerのプランに分け、毎朝「今日の予定」でその日のやることを選ぶ。この流れを1つのチャネルから始めてみてください。

よくある質問

Q. Teamsのタスクアプリが見つかりません。どこにありますか？

Teamsのタスク管理のアプリは、2024年3月より前は「タスク」（PlannerとTo Do）という名前で、いまは「Planner」という名前になっています。Teamsの左側の「その他のアプリを表示」から検索して追加できます。見つからない場合は、組織でアプリが有効になっていない可能性があるので、管理者に確かめてください。

Q. To DoとPlannerはどう使い分ければよいですか？

自分だけで完結するやることはTo Do、複数の人で分担して進み具合を共有したい仕事はPlannerが目安です。迷ったときは、そのやることをほかの人が見る必要があるかで判断します。TeamsのPlannerアプリなら、To DoのリストとPlannerのプランを同じ画面で見られます。

Q. Teamsのチャットで頼まれた仕事をタスクにできますか？

できます。Microsoftの公式ヘルプによると、メッセージにカーソルを合わせて「…」を選び、「その他の操作」からPlannerのタスクを作成する項目を選びます。作成先にはプライベート タスクか、参加しているプランを選べます。タスクの名前は、何をするかが分かる名前に直しておくと、あとで見返しやすくなります。

Q. 「今日の予定」に入れたタスクが翌日に消えました。削除されたのですか？

削除されていません。公式ヘルプには、「今日の予定」は毎晩クリアされ、次の日は白紙の状態から始められると書かれています。終わらなかったタスクは元のプランやリストに残っているので、翌朝あらためて「今日の予定」に追加します。