作業工程表の作り方と、工程の順番と担当の書き分け方

2026年6月13日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓順番と前後関係の決め方
✓Excelでの横棒の作り方
✓更新の仕方まで手順で整理します

作業工程表のテンプレートを探して使ってみたものの、自分の仕事に合わずに、結局は書き換えに時間がかかった。あるいは、作ったけれど誰も見ずに、1週間で古い表になってしまった。工程表でつまずく人の多くは、表の見た目ではなく、「どの単位で工程を区切るか」「どの順番で並べるか」「誰の担当として書くか」を決めないまま作り始めています。この記事では、作業工程表の作り方を、工程の洗い出しから順番と担当の書き分け方、期間の見積もり、Excel やスプレッドシートでの横棒の作り方、そして更新の仕方まで、手順に沿って説明します。テンプレートを配る記事ではなく、自分の仕事に合った工程表を自分で組み立てられるようになることを目指します。複数の人で同時に更新したくなったときは、ガントチャートやカンバンを共有できる Pinateca のような道具に移す方法もあります。

作業工程表とは何か

作業工程表とは、1つの仕事を完成させるまでに必要な作業（工程）を並べ、それぞれをいつからいつまで、誰が行うのかを1枚の表にまとめたものです。工場の生産や建設の現場で使われてきた言葉ですが、今ではWebサイトの制作、イベントの準備、社内の制度の導入、記事の制作など、複数の作業が順番につながる仕事全般で使われています。

似た言葉に、スケジュール表や進捗表があります。スケジュール表は、日付ごとに予定を並べたもので、何をいつするかが中心です。進捗表は、それぞれの作業がどこまで進んだかを記録するもので、状況の把握が中心です。作業工程表は、その2つの間にあり、「作業の順番」と「担当」と「期間」を組み合わせて、仕事の全体の流れを見えるようにする表だと言えます。

作業工程表を作る目的は、大きく3つあります。

1つ目は、仕事の全体像を関係者で共有することです。1人で抱えていた段取りを表にすると、他の人も「今どこまで進んでいて、次に何が来るのか」を理解できます。

2つ目は、遅れに早く気づくことです。工程の順番と期間が決まっていれば、ある工程が遅れたときに、後ろのどの工程に影響が出るかが分かります。

3つ目は、担当の抜けや重なりを防ぐことです。誰が何をするのかを表に書くと、「誰もやっていなかった」「2人が同じことをしていた」という事故が減ります。

作業工程表の主な種類

作業工程表には、いくつかの形があります。仕事の性質に合った形を選ぶことが、使いやすい工程表への第一歩です。

横棒で期間を表す形（バーチャート、ガントチャート）

もっとも広く使われている形です。縦に工程を並べ、横に日付を取り、それぞれの工程の期間を横棒で表します。工程の管理を解説する記事では、この形の作り方を次のように紹介しています。

バーチャート工程表は、縦軸に作業項目、横軸に日付を取り、各作業の期間を横棒で表す形式です。Excelの行に工種を並べ、該当する日付のセルを塗るだけで作れるため、現場経験はあってもPC作業が苦手な担当者でも30分ほどで仕上げられます。出典: pro-one-cloud.com

横棒の形は、期間の重なりや全体の長さが一目で分かるのが利点です。一般に、横棒だけで期間を表すものをバーチャート、担当者や進み具合、工程どうしのつながりまで表すものをガントチャートと呼び分けることがありますが、実際には同じ意味で使われることも多くあります。

工程を一覧で並べる形

工程の名前、担当、開始日、終了日、状態を、表の行として並べる形です。横棒は描きませんが、作るのが簡単で、並べ替えや絞り込みがしやすい利点があります。工程の数が多く、期間の重なりより一つ一つの状態を確かめたい仕事に向いています。

工程のつながりを矢印で表す形

工程を丸や四角で表し、「この工程が終わらないと次の工程を始められない」というつながりを矢印で結ぶ形です。どの工程が遅れると全体が遅れるのかを見つけるのに向いていますが、作るのに手間がかかるため、大規模な仕事で使われることが多い形です。

小さな仕事や、初めて工程表を作る場合は、横棒の形か一覧の形で十分です。この記事では、もっとも使う人の多い横棒の形を中心に説明します。

作り始める前に決める3つのこと

工程表を作り始める前に、次の3つを決めておくと、作り直しが減ります。

誰が見るための表か

自分だけが見る表なのか、チームで共有する表なのか、依頼主や上司に報告するための表なのかで、書くべき細かさが変わります。自分用なら細かな作業まで書いてかまいませんが、依頼主に見せる表は、大きな区切りだけを示すほうが伝わります。見る人が複数いる場合は、全体を示す表と、担当ごとの細かな表を分けることもあります。

工程をどの細かさで区切るか

工程を細かく区切りすぎると、表が長くなって全体が見えなくなり、更新の手間も増えます。反対に大きく区切りすぎると、遅れに気づくのが遅れます。目安は、1つの工程の期間が数日から2週間ほどに収まる細かさです。1日で終わる作業がいくつも並ぶなら、まとめて1つの工程にします。

期間の単位をどうするか

数週間で終わる仕事なら日単位、数か月かかる仕事なら週単位、1年を超える仕事なら月単位で日付の列を取ります。日単位で半年分の列を並べると、表が横に長くなりすぎて見づらくなります。

この3つを決めたら、いよいよ工程表を作り始めます。

手順1. 工程を洗い出す

最初の手順は、仕事を完成させるまでに必要な工程を、漏れなく書き出すことです。

工程の洗い出しは、最終的に完成させるもの（成果物）から逆にたどると漏れが少なくなります。たとえばWebサイトの制作なら、「公開する」の前に「確認をもらう」、その前に「作る」、その前に「デザインを決める」、その前に「中身を決める」というように、終わりから順にさかのぼります。

工程の名前は、「何をするか」が分かる動詞で書きます。「デザイン」ではなく「トップページのデザインを作る」、「原稿」ではなく「各ページの原稿を書く」のように書くと、担当者が何をすればよいかがはっきりします。

洗い出しのときに見落としやすいのが、次のような工程です。

・依頼主や上司の確認と承認を待つ期間
・修正の作業
・材料や資料、情報を受け取るまでの待ち時間
・外部の業者や協力者に依頼する作業
・最終の確認と、公開や納品の準備

とくに、確認と修正の工程は、作る作業そのものと同じくらいの時間がかかることがあります。これを工程表に入れておかないと、作る作業が予定どおりに終わっても、全体の締め切りに間に合わなくなります。

洗い出しは、1人で行うより、実際に作業する人と一緒に行うほうが漏れが減ります。担当者にしか分からない準備や待ち時間があるからです。

洗い出しの方法として手軽なのは、付箋やメモアプリに思いつく作業を1つずつ書き出し、似たものをまとめていく方法です。最初から表の形で書こうとすると、順番や細かさが気になって手が止まります。まずは順不同で数を出し、次にまとめ、最後に並べる。この3段階に分けると、短い時間で漏れの少ない一覧ができます。過去に似た仕事をしたことがあれば、そのときのメールや記録を見返すと、忘れていた工程を思い出せます。

手順2. 工程の順番を決める

工程を洗い出したら、次は順番を決めます。工程の順番を決めるときに大事なのは、工程どうしのつながり（前後関係）を確かめることです。

工程どうしのつながりには、主に次の2種類があります。

1つ目は、「前の工程が終わらないと、次の工程を始められない」つながりです。原稿が決まらないとページのデザインに文字を流し込めない、材料が届かないと加工を始められない、といった関係です。

2つ目は、「並行して進められる」関係です。トップページのデザインを作っている間に、別の人が下層のページの原稿を書く、といった形です。並行できる工程を見つけて同時に進めると、全体の期間を短くできます。

順番を決めるときは、工程の一覧に「前の工程」という列を作り、それぞれの工程について「どの工程が終わったら始められるか」を書き込んでおくと便利です。この列があると、ある工程が遅れたときに、影響を受ける後ろの工程をすぐに探せます。

また、全体の期間を決めているのは、並行できない工程がいちばん長くつながっている道筋です。この道筋の上にある工程が1日遅れると、全体も1日遅れます。工程表を作ったら、この道筋に当たる工程に印を付けておくと、どこを重点的に見ればよいかが分かります。

手順3. 担当を書き分ける

工程の順番が決まったら、それぞれの工程の担当を決めます。担当の書き方は、工程表が機能するかどうかを大きく左右します。

主担当は1人だけにする

1つの工程の主担当は、必ず1人にします。「Aさん、Bさん」と2人の名前を書くと、どちらが責任を持つのかがあいまいになり、お互いに相手がやっていると思い込む原因になります。複数の人が関わる工程でも、進み具合に責任を持つ人を1人決め、その人の名前を主担当の列に書きます。

協力者と確認者を分けて書く

主担当とは別に、手伝う人（協力者）と、成果を確かめて承認する人（確認者）を分けて書いておくと、誰に何を頼めばよいかがはっきりします。とくに確認者は、工程表の中で見落とされやすい存在です。確認者が忙しくて確認が遅れると、後ろの工程がすべて止まります。確認者の予定も、工程表を作る段階で確かめておきます。

社外の人は所属も書く

外部の業者や業務委託の協力者が担当する工程は、名前だけでなく所属も書きます。社外の人は社内の連絡の流れに入っていないことが多いため、工程表を共有するときに、その人にも見てもらえるかを確かめておきます。

担当の負担を確かめる

担当を決めたら、同じ人に同じ時期の工程が集中していないかを確かめます。1人の担当者に、同じ週の工程が3つも4つも重なっていると、その人のところで遅れが生まれます。表を担当者の名前で並べ替えてみると、偏りが見つけやすくなります。

手順4. 期間を見積もり、日付を入れる

担当が決まったら、それぞれの工程にかかる期間を見積もり、開始日と終了日を入れます。

期間の見積もりは、担当者に聞くのが基本です。作業する本人が見積もった期間のほうが、外から見積もった期間より実際に近くなります。見積もりを聞くときは、「最短で何日か」ではなく「普通に進めて何日か」を聞きます。

見積もった期間には、余裕を持たせます。確認の待ち時間、修正、急な休みなど、予定外のことは必ず起こります。それぞれの工程に少しずつ余裕を入れるか、全体の最後にまとめて余裕の期間を入れるかは、仕事の性質で決めます。

日付を入れるときは、土日や祝日を除いた日数で計算すると、実際の作業日と合います。Excel には、土日と指定した祝日を除いて日付を計算する関数があります。Microsoft の公式ヘルプによれば、WORKDAY 関数は、開始日から指定した稼働日数だけ後の日付を返す関数で、稼働日とは土曜、日曜、指定された祝日を除く日のことです（Microsoft サポート）。開始日と作業日数から終了日を計算するときに使えます。反対に、開始日と終了日から作業日数を数えたいときは、NETWORKDAYS 関数が使えます。祝日の一覧を別の表に作っておき、関数の引数に指定すれば、祝日も除いて計算できます。

手順5. Excelやスプレッドシートで横棒を作る

ここまでの内容がそろったら、表計算ソフトで横棒の工程表を作ります。手作業でセルを塗る方法もありますが、日付が変わるたびに塗り直すのは手間がかかります。条件付き書式（条件に合うセルに自動で色を付ける機能）を使うと、開始日と終了日を書き換えるだけで横棒が自動で動きます。

列の構成を決める

左側に工程の情報、右側に日付の列を並べます。次のような構成が基本です。

列	内容
A	番号
B	工程の名前
C	主担当
D	前の工程の番号
E	開始日
F	終了日
G	状態（未着手、作業中、確認待ち、完了）
H以降	日付（1列が1日、または1週）

日付の列の一番上の行には、日付を入れておきます。最初のセルに開始の日付を入れ、隣のセルに「左のセルに1を加える」式を入れて右に広げると、日付の列が一度に作れます。

条件付き書式で横棒を塗る

日付の列の範囲を選び、条件付き書式で「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。たとえば、日付が2行目に、工程が3行目から始まり、日付の列がH列から始まる表なら、H3のセルを基準にして次のような式を入れます。

=AND(H$2>=$E3,H$2<=$F3)

この式は、「その列の日付が、その行の開始日以上かつ終了日以下なら」という意味です。書式で塗りつぶしの色を選べば、開始日から終了日までのセルに色が付き、横棒になります。式の中の「$」の付け方で、行と列のどちらを固定するかが決まるため、そのまま写すときは表の位置に合わせて行と列の番号を変えてください。

今日の線と土日の色を加える

同じ方法で、「その列の日付が今日なら」という条件で縦の線を引く書式、「土日なら」という条件で薄い灰色にする書式を加えると、遅れや休みが一目で分かるようになります。

Googleスプレッドシートでも、条件付き書式の「カスタム数式」を使えば、同じ考え方で横棒を作れます。Microsoft は、行程の管理表のテンプレートも公開しているため（楽しもう Office）、表の見た目の参考にするのもよいでしょう。ただし、テンプレートは、自分の仕事の工程と担当に合わせて書き換えることが前提です。

工程の順番と担当を書き分けた例

ここまでの手順を、小さなWebサイトの制作を例に当てはめてみます。依頼主の確認を含めて、全体で6週間ほどの仕事です。

番号	工程	主担当	前の工程	期間の目安
1	依頼主の要望を聞き取り、ページの構成を決める	ディレクター	なし	1週間
2	構成の確認をもらう	依頼主	1	3日
3	トップページのデザインを作る	デザイナー	2	1週間
4	各ページの原稿を書く	ライター	2	1週間半
5	デザインの確認をもらい、修正する	デザイナー	3	1週間
6	ページを組み上げる	制作担当	4、5	1週間
7	表示と動作を確かめる	ディレクター	6	3日
8	最終の確認をもらい、公開する	依頼主、制作担当	7	2日

この例では、3のデザインと4の原稿が並行して進められます。6の組み上げは、4と5の両方が終わらないと始められません。そのため、原稿が遅れても、デザインの修正が遅れても、組み上げの開始が遅れます。工程表の「前の工程」の列に「4、5」と書いておけば、この関係がひと目で分かります。

8の工程は、確認するのは依頼主、公開するのは制作担当と、2人が関わります。この場合も、進み具合に責任を持つ主担当を1人に決め、もう1人は協力者として別の列に書くと、責任の所在がはっきりします。

工程表の更新の仕方

工程表は、作ったときがもっとも正しく、時間がたつほど現実とずれていきます。工程表を役に立つ状態に保つには、更新の仕組みを決めておくことが欠かせません。

更新の日と担当を決める

「毎週月曜日の朝に、各工程の主担当が状態を書き換える」のように、更新の日と担当を決めます。全員が好きなときに更新する形にすると、誰も更新しなくなります。

予定と実績を分けて残す

開始日と終了日を書き換えてしまうと、最初の予定からどれだけずれたかが分からなくなります。予定の開始日と終了日の列とは別に、実際の開始日と終了日の列を作っておくと、遅れの大きさが記録に残り、次の仕事の見積もりに生かせます。

遅れに色を付ける

終了日を過ぎても状態が完了になっていない工程に、条件付き書式で色を付けておくと、遅れが目に入ります。遅れを見つけたら、後ろの工程にどう影響するかを、前の工程の列を手がかりに確かめます。

変えたことを関係者に知らせる

日付や担当を変えたら、その工程に関わる人に知らせます。表を書き換えただけでは、他の人は気づきません。変更の理由と、影響を受ける工程を短く伝えます。

工事や現場の作業工程表で気をつけること

リフォームや設備の工事、店舗の改装など、現場で職人が作業する仕事の工程表は、事務所の中で完結する仕事とは違う点に気をつける必要があります。現場の段取りをする側の立場で、押さえておきたい点を挙げます。

天候と季節で期間が変わる

屋外の作業は、雨や雪、強い風で止まることがあります。塗装や防水のように、乾燥に時間がかかる作業は、季節によって必要な日数が変わります。屋外の工程には、天候で止まる日を見込んだ余裕を入れておきます。

資材の届く日が工程を決める

現場の作業は、資材や設備が届かないと始められません。発注から納品までにかかる日数は、品物によって大きく違い、取り寄せの品では数週間かかることもあります。工程表には、作業の工程だけでなく、「資材の発注」「資材の納品」の工程も入れ、発注の締め切りを逆算しておきます。

職種どうしの取り合いを書く

現場では、大工、電気、設備、内装など、複数の職種が順番に入ります。前の職種の作業が終わらないと次の職種が入れない、同じ場所で2つの職種が同時に作業できない、といった関係（取り合い）があります。手順2で説明した「前の工程」の列は、現場の工程表でとくに大事になります。

住んでいる人や近隣の都合を入れる

住まいのリフォームでは、住んでいる人が使えない期間、音が出る作業の時間帯、近隣への挨拶の日など、生活に関わる予定も工程表に入れておくと、施主との行き違いが減ります。

工事に関わる法令の決まりや、安全の基準、届け出の要否は、工事の種類や規模、地域で変わります。工程表を作る段階で、必要な手続きと期間を所管の窓口や専門家に確かめ、手続きの工程も表に入れておきます。

在宅のチームで工程表を回す工夫

メンバーが在宅で働くチームでは、同じ場所で顔を合わせて進み具合を確かめることができません。工程表を回すための工夫が、出社のチーム以上に求められます。

1つ目は、工程表を見る時間を決めることです。週に1回、短いオンラインの打ち合わせで工程表を画面に映し、遅れている工程と来週始まる工程だけを確かめます。全部の工程を読み上げる必要はありません。15分ほどで終わる形にすると続けやすくなります。

2つ目は、状態の言葉をそろえることです。「ほぼ終わり」「だいたいできた」のようなあいまいな言葉は、人によって意味が違います。「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」のように、選べる言葉を決めておくと、文字だけのやり取りでも状況が正しく伝わります。

3つ目は、確認待ちを見える形にすることです。在宅のチームでは、確認を頼んだまま返事を待っている時間が、気づかないうちに長くなりがちです。状態に「確認待ち」を設け、確認を頼んだ日を記録しておくと、止まっている工程に早く気づけます。

4つ目は、働く時間帯の違いを工程表に反映することです。在宅のメンバーの中には、短い時間だけ働く人や、夜に作業する人もいます。担当者が作業できる曜日や時間帯を工程表の横に書いておくと、無理のない期間を見積もれます。

依頼主に見せるときの整え方

工程表を依頼主に見せるときは、チームの中で使っている表をそのまま渡すのではなく、見る人に合わせて整えます。

依頼主が知りたいのは、細かな作業の段取りではなく、「いつ、何が出来上がり、いつ自分の確認が必要になるのか」です。工程を大きな区切りにまとめ、依頼主の確認が必要な工程には印を付けます。確認にかけてほしい日数も書いておくと、依頼主は自分の予定を組みやすくなります。

用語にも気を配ります。チームの中で使っている略語や専門の言葉は、依頼主には通じないことがあります。工程の名前は、依頼主が読んで分かる言葉に書き直します。

遅れが出たときの見せ方も決めておきます。遅れを隠して表を書き換えるより、元の予定と新しい予定を並べて示し、遅れの理由と、取り戻すための手を添えるほうが、依頼主の信頼を損ないません。

作業工程表でよくある失敗

工程表を作っても機能しないとき、原因は次のどれかであることが多いものです。

1つ目は、工程が細かすぎることです。1日の作業まで書いた表は、作るのにも更新するのにも時間がかかり、やがて誰も更新しなくなります。工程表には大きな区切りだけを書き、細かな作業は担当者が自分のやることリストで管理する、という分担にします。

2つ目は、担当があいまいなことです。主担当を1人に決めていない工程は、遅れても誰も気づきません。

3つ目は、確認と修正の期間が入っていないことです。作る作業だけを並べた工程表は、ほぼ確実に遅れます。

4つ目は、余裕がないことです。すべての工程が隙間なく並んだ工程表は、1つの遅れがそのまま全体の遅れになります。

5つ目は、見る場所が決まっていないことです。共有の場所に保存されていない工程表、メールに添付して送っただけの工程表は、すぐに古い版と新しい版が入り混じります。工程表は1か所に保存し、全員が同じものを見る形にします。

初めて工程表を作るときは、完璧を目指さず、小さな仕事で一度作ってみることをおすすめします。1つの仕事をやり遂げるまで使ってみると、自分の仕事に必要な列や細かさが見えてきます。

表で回すのが苦しくなる場面

Excel やスプレッドシートの工程表は、手軽に作れて、多くの人が使い慣れている点で優れています。数人で、数週間の仕事を進めるなら、表で十分に回せます。

一方で、仕事の規模が大きくなったり、関わる人が増えたりすると、表で回すのが苦しくなる場面が出てきます。

・複数の人が同時に更新して、どれが最新の版か分からなくなる
・遅れが出たときに、関係者に自動で知らせたい
・工程ごとに話し合った内容や、受け渡したファイルを、工程と一緒に残したい
・工程の状態（未着手、作業中、確認待ち、完了）をカードのように動かして、全体の流れを見たい
・案件ごとに、社外の協力者に見せる範囲を分けたい

こうした場面では、工程表を表計算ソフトから、ガントチャートやカンバンを備えたプロジェクト管理の道具に移すと、更新の手間と行き違いが減ります。表で作った工程の一覧は、そのまま新しい道具に移す材料になります。

在宅で働く人を交えたチームでは、同じ部屋で進み具合を確かめ合うことができないため、工程表を共有する仕組みの重要性がいっそう高まります。テレワークの仕組みを整える費用を支援する制度については、テレワーク助成金 2026 で紹介しています。

ガントチャートとカンバンで工程を共有する

工程表を共有の道具に移すときは、次の点を確かめて選ぶと失敗が少なくなります。

横棒の期間（ガントチャート）と、状態ごとの列（カンバン）の両方で、同じ工程を見られるか
工程ごとにコメントやファイルを残せるか
期限や担当の割り当てを、本人に通知できるか
無料で試せる人数と、人数が増えたときの料金

この観点で候補の1つになるのが、Pinateca です。公式サイトによれば、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードとチャットが最初からすべて使えます。ガントチャートではカードの期間が横棒で並び、横棒をドラッグすれば開始日も締切もその場で変わります。今日の線で遅れているタスクが一目で分かり、担当者別やラベル別に絞り込めます。人やチームごとの負荷の偏りを見られるリソースボードもあり、手順3で触れた「同じ人に工程が集中していないか」の確認にも使えます。自分宛のメンション、担当の割り当て、締切は受信箱に集まります。

料金は、5人までのチームなら期限なしで無料で、クレジットカードの登録も要りません。無料プランでもガントチャートやチャットを含むすべてのボードが使えます。6人目、または11個目のボードからは1人あたり月額500円（税抜、年払いなら月額400円）です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

まずは表で工程の洗い出しと順番、担当を決め、更新の手間や行き違いが気になってきた段階で、共有の道具を無料の範囲で試してみる。この順番なら、工程表の考え方を身につけたうえで、道具の良し悪しを判断できます。

工程の段取りを仕事にする人たちを見てきた立場から

在宅の仕事の仲介を20年にわたって運営してきた立場から見ると、工程表を作れる人は、どの職種でも重宝されます。デザインでも、開発でも、記事の制作でも、複数の人の作業をつなげて期限までに仕上げる段取りの力は、作業そのものの腕前と同じくらい評価されるからです。

運営者として見てきた限りでは、長く仕事を任され続ける人ほど、工程表を「依頼主を安心させる道具」として使っています。最初の打ち合わせで工程と担当を示し、毎週の更新で遅れの有無を伝える。それだけで、依頼主は「この人に任せておけば大丈夫」と感じます。依頼主と直接契約できる手数料0%の場であれば、依頼主は同じ予算で段取りまで含めて頼みやすくなり、受け手は手取りが厚くなります。双方が得をする関係は、こうした見通しの共有から始まります。

段取りの力は、業務の改善を支援する仕事にもつながります。AIを使った業務の効率化の仕事は AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、企業の経営の改善を支える資格については中小企業診断士で紹介しています。まずは、今抱えている仕事を1つ選び、工程を書き出して、前の工程と主担当の列を埋めるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. 作業工程表は何から作り始めればよいですか？

まず、誰が見る表か、工程をどの細かさで区切るか、期間を日・週・月のどの単位で取るかの3つを決めます。そのうえで、完成させるものから逆にたどって工程を書き出し、前後関係で順番を決め、主担当を1人ずつ割り当て、期間を見積もって日付を入れます。確認と修正の期間を工程として入れておくことが、遅れを防ぐ大事な点です。