作業分担表の作り方｜偏りを防ぐ割り振り方

作業分担表を作ろうと考えるのは、たいてい「なぜかいつも同じ人が忙しい」「誰が何をやるのか曖昧なまま、締め切り直前に押し付け合いになった」という経験をしたあとです。作業分担表は、作業を並べて担当者の名前を書けば完成するように見えますが、それだけでは偏りはなくなりません。この記事では、作業分担表に入れる項目、作業を細かく分ける手順、偏りを防ぐ割り振り方、そして作った表を見直し続ける運用までを順に説明します。担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合の選択肢として、プロジェクト管理ツールの Pinateca にも後半で触れます。

先に結論を言うと、偏りを防ぐ作業分担表には3つの条件があります。作業を「誰が見ても同じ意味に取れる単位」まで分けていること、担当者ごとの量を件数や時間で数えて比べていること、そして雑務のように名前の付きにくい作業まで表に載せていることです。

作業分担表とは何か、役割分担表や業務分担表との違い

作業分担表とは、チームで進める仕事を作業ごとに分け、それぞれの担当者と期限を一覧にした表です。学校の行事や町内会の催し、職場の大掃除のような短い期間の取り組みから、会社の部署の日常業務、数か月にわたるプロジェクトまで、使われる場面は幅広くあります。

似た言葉に「役割分担表」と「業務分担表」があります。厳密な決まりはありませんが、一般には次のように使い分けられています。

呼び方	主な単位	よく使われる場面
役割分担表	役割（リーダー、記録係、会計など）	プロジェクトやイベントの体制づくり
業務分担表	業務（経理、採用、問い合わせ対応など）	部署の日常業務の担当決め
作業分担表	作業（資料を印刷する、会場を予約するなど）	具体的な手を動かす作業の割り振り

役割分担表が「誰がどの立場か」を決める表だとすれば、作業分担表は「誰が何を、いつまでにするか」を決める表です。実際には1つの表で両方を扱うことも多く、名前の違いにこだわる必要はありません。大切なのは、表を見た人が「自分は今週これをやればいい」と迷わず分かることです。

作業分担表の単位を「作業」にすると、割り振りの粒度が細かくなります。役割だけを決めた表では「広報担当」としか書かれていなくても、作業分担表なら「告知文を書く」「チラシを印刷する」「掲示板に貼る」と分かれて並びます。細かく分かれているほど、誰か1人に負担が集まっていないかを見比べやすくなります。

作業分担表が必要になる背景

作業分担表が求められる背景には、職場の人手の事情があります。限られた人数で仕事を回している職場では、誰か1人の休みや退職が仕事全体を止めてしまいます。人数に余裕がないほど、作業の持ち主をはっきりさせておく意味は大きくなります。

この事情は、企業の規模によって表れ方が違います。大手企業では部署ごとに担当が細かく決まっている一方、中小企業やスタートアップでは、1人が経理と採用と総務を兼ねるような形が珍しくありません。兼務が多い職場ほど、どの作業を誰が持っているかが頭の中にしかなく、担当者が休んだ途端に止まります。

作業分担表がない職場で起きやすいことを挙げると、次のとおりです。

• 頼みやすい人に作業が集まり、その人だけが残業を続ける
• 誰の担当でもない作業が抜け落ち、締め切りの直前に発覚する
• 担当者が休むと、何がどこまで進んでいたのか誰にも分からない
• 「手伝ったのに評価されない」という不公平感がたまる
• 新しく入った人が、何を頼まれているのか分からず手が止まる

特に1つ目の「頼みやすい人に集まる」は、表がないと本人も周りも気づきにくい問題です。仕事が早い人、断らない人、経験の長い人のところに、少しずつ作業が流れていきます。作業分担表は、その流れを目に見える形にして、割り振りを話し合える状態にするための道具です。

人が辞める理由として、仕事量の偏りや人間関係が挙がることは少なくありません。せっかく採用した人が早くに辞めてしまう理由として、「特定の先輩に仕事が集中していて、教えてもらう余裕がなかった」という声が挙がることもあります。作業の偏りは、採用や定着の問題とも地続きです。

作業分担表に入れる項目

作業分担表の項目は、表の目的によって変わりますが、偏りを防ぐことを目的にするなら次の項目をそろえます。

項目	書く内容	入れる理由
作業番号	通し番号	作業を特定して話すため
作業名	動詞で終わる具体的な作業	何をするかを誤解なく伝えるため
区分	定常、臨時、雑務など	名前の付きにくい作業も数えるため
主担当	責任を持つ1人	最後まで見届ける人を決めるため
副担当	主担当が休んだときの代わり	属人化を防ぐため
見込み時間	作業にかかる時間の目安	担当者ごとの量を比べるため
期限	いつまでに終えるか	優先順位を決めるため
状態	未着手、作業中、完了	進み具合を共有するため
備考	手順書の場所、注意点	引き継ぎに使うため

この中で偏りを防ぐのに効くのは、「主担当」を1人に絞ることと、「見込み時間」を書くことです。主担当を2人にすると、お互いに相手がやると思って手が止まります。複数人で取り組む作業でも、責任を持つ人は1人に決め、ほかの人は副担当や協力者として書きます。

見込み時間は、厳密である必要はありません。「30分」「2時間」「半日」程度の大まかな目安で十分です。件数だけで比べると、5分で終わる作業を10件持っている人と、1件で丸1日かかる作業を持っている人の差が見えません。時間の目安があると、担当者ごとの合計を出して比べられます。

作業名の書き方にもコツがあります。「会議」「資料」のような名詞だけで書くと、何をすれば完了なのかが分かりません。「会議室を予約する」「資料を20部印刷する」のように、動詞で終わる形にすると、終わったかどうかの判断が人によってぶれなくなります。

作業をタスク単位まで分解する手順

作業分担表を作るうえで最も時間をかけるべきなのは、作業を洗い出して分解する段階です。ここが粗いまま担当者を割り振ると、どれだけ表を整えても偏りは見えません。業務分担表の作り方を解説している記事でも、この点が強調されています。

業務分担表を実効性のあるものにするためには、業務内容を細かいタスク単位まで分解することが重要です。 大まかな業務名だけでは、実際に何をどこまで行うのかが不明確になり、引き継ぎや代替対応が困難になります。 業務を小単位に分解し、他のメンバーでも理解できるレベルまで落とし込むことで、属人化を防ぎ、柔軟な対応が可能になります。 出典: kentem.jp

分解は次の順に進めると、抜けが少なくなります。

1. 期間を決める。1回のイベントなのか、毎月の定常業務なのか、1年間のプロジェクトなのかで、表の粒度が変わる
2. 大きな仕事の塊を書き出す。「準備」「当日」「片付け」、あるいは「経理」「採用」「総務」のように分ける
3. 塊ごとに、手を動かす作業へ分ける。目安は、1つの作業が半日以内に終わる大きさ
4. 作業ごとに、完了したと言える状態を決める。「資料を作る」なら「上司の確認が済んだ状態」まで含めるかを決めておく
5. 作業の順番と、前の作業が終わらないと始められない関係を確かめる
6. チーム全員に表を見せ、抜けている作業がないかを聞く

3つ目の「半日以内に終わる大きさ」という目安は、進み具合を確かめやすくするためです。1つの作業が1週間かかる大きさだと、途中で遅れていても気づけません。半日以内の大きさなら、毎日の終わりに「終わった」「終わっていない」がはっきりします。

6つ目の全員に聞く工程は、省かれがちですが効果が大きいところです。表を作る人が把握していない作業は、意外なほど多くあります。毎朝のメールの確認、取引先への定期的な電話、共有フォルダの整理、新人への質問対応など、本人にとっては当たり前の作業が、表を作る人の目には見えていません。

例で見る分解と割り振り：社内の説明会を開く場合

手順だけでは想像しにくいので、社内で説明会を1回開く場面を例に、作業分担表の中身を見てみます。参加者は30人ほど、準備期間は3週間、担当できるのは4人だとします。

まず大きな塊を「事前の準備」「当日の運営」「終わった後の片付けと報告」の3つに分けます。次に、それぞれを半日以内に終わる作業へ分けていきます。

作業名	区分	主担当	副担当	見込み時間
会議室を予約する	臨時	Aさん	Bさん	0.5時間
案内文を書いて上司の確認を受ける	臨時	Bさん	Cさん	2時間
参加者に案内を送り、出欠を集める	臨時	Cさん	Dさん	1.5時間
説明資料を作る	臨時	Dさん	Bさん	4時間
資料を印刷して部数をそろえる	雑務	Aさん	Cさん	1時間
当日の受付をする	雑務	Cさん	Aさん	1時間
会場の設営と片付けをする	雑務	Aさん	Dさん	1.5時間
アンケートを集計して報告する	臨時	Bさん	Dさん	2時間

この表を担当者ごとに足し合わせると、Aさんは3時間、Bさんは4時間、Cさんは2.5時間、Dさんは4時間になります。合計時間だけ見ると大きな差はありませんが、雑務の件数を数えるとAさんが3件、Cさんが1件、BさんとDさんは0件です。時間では見えなかった偏りが、区分の欄を数えると表に出てきます。この場合は、会場の設営と片付けをBさんとDさんで分け合うなど、雑務を均等に近づける見直しができます。

期限の重なりも確かめます。説明資料の作成と案内文の確認が同じ週に集中すると、案内文の主担当で、説明資料の副担当も兼ねるBさんの負担が急に重くなります。作業の順番を並べ、前の作業が終わらないと始められない関係を書き出しておくと、どの週に誰が忙しくなるかが事前に分かります。

偏りを防ぐ割り振り方

作業を分解できたら、担当者を割り振ります。偏りを防ぐために意識したいのは、次の5つです。

1. 担当者ごとの見込み時間の合計を出し、差が大きくないかを確かめる
2. 得意な人に任せる作業と、育成のために任せる作業を分ける
3. 雑務も作業として表に載せ、当番として回す
4. 主担当と副担当を組み合わせ、1人しか知らない作業をなくす
5. 割り振りを決める場で、本人の都合と希望を聞く

1つ目は、偏りを数字で確かめる方法です。たとえば週の勤務時間が40時間の職場で、ある人の担当作業の合計が45時間、別の人が20時間なら、割り振りを見直す必要があります。ただし、合計が同じでも、締め切りが同じ週に集中していれば負担は重くなります。合計時間と期限の両方を見て判断します。

2つ目の「得意な人に任せる」と「育成のために任せる」の区別は、偏りの原因に直接効きます。得意な人に任せ続けると、その人の負担が増え、ほかの人は経験を積めません。急ぎの作業は得意な人に、余裕のある作業は経験の浅い人に、と分けて割り振ると、チーム全体で作業をこなせる人が増えていきます。

3つ目の雑務は、偏りが最も起きやすい作業です。電話の応対や備品の補充、郵便物の仕分けなどは、気づいた人がやる形になりやすく、特定の人に集まります。

電話応対、清掃、備品管理、郵便物の仕分けなど、いわゆる「雑務」は誰でもできる業務として扱われがちですが、実際には特定のメンバーに負担が偏りやすい傾向があります。 善意やボランティア精神に頼った運用では、不公平感が生まれ、チームの士気低下につながる可能性があります。 雑務も業務分担表に明記し、担当者を明確にすることで、公平な負担分散と責任の明確化が実現します。 出典: kentem.jp

雑務は、週ごとや月ごとの当番にして順番に回すのが公平です。区分の欄に「雑務」と書いておけば、担当者ごとの雑務の件数を数えて、偏りがないかも確かめられます。

4つ目の主担当と副担当の組み合わせは、休みや欠員に備えるためのものです。副担当は普段は手を出さなくても、手順書の場所と進み具合を知っておく役目を持ちます。主担当が休んだ日に副担当がすぐ引き継げれば、作業は止まりません。

5つ目は見落とされがちですが、割り振りを一方的に決めないことです。家庭の事情で夕方以降の作業が難しい人、資格の勉強のために一時的に作業量を抑えたい人など、表には書かれない事情があります。割り振りを決める場で本人に聞いておくと、後から「無理です」と戻ってくることが減ります。

Excelやスプレッドシートで作る手順

作業分担表は、Excel でも Google スプレッドシートでも作れます。ここでは、担当者ごとの量を数えて偏りを見える化するところまでの手順を説明します。

1. 1行目に前に挙げた項目を見出しとして並べ、範囲を選んでテーブルにする（Excel なら Ctrl＋T）
2. 別のシートに担当者の一覧を作る
3. 主担当と副担当の列に、担当者の一覧から選べるドロップダウンを設定する
4. 区分と状態の列にも、選択肢を決めたドロップダウンを設定する
5. 担当者の一覧のシートに、担当者ごとの件数と見込み時間の合計を出す関数を入れる
6. 合計時間が一定を超えた人や、期限を過ぎた作業に色が付くよう条件付き書式を設定する

ドロップダウンは、Excel ならリボンの［データ］タブから［データの入力規則］を選び、［入力値の種類］で［リスト］を指定して作ります。手順は Microsoft の ドロップダウン リストを作成する に載っています。Google スプレッドシートなら、上部の［挿入］から［プルダウン］を選びます。担当者の名前を手で入力させると、同じ人が「佐藤」「佐藤さん」と別々に数えられてしまうので、選択式にしておくことが大切です。

担当者ごとの件数は COUNTIF 関数で数えます。主担当がC列、担当者の一覧のA列に名前がある場合、=COUNTIF(作業一覧!C:C,A2) で、その人が主担当になっている作業の件数が出ます。関数の書き方は COUNTIF 関数 の公式の説明で確かめられます。見込み時間の合計は SUMIF 関数で、=SUMIF(作業一覧!C:C,A2,作業一覧!F:F) のように書きます。F列が見込み時間の列です。

雑務の件数だけを数えたいときは、条件を2つ使える COUNTIFS 関数を使います。=COUNTIFS(作業一覧!C:C,A2,作業一覧!D:D,"雑務") とすると、その人が持っている雑務の件数が出ます。雑務の件数を担当者ごとに並べると、「気づいた人がやる」運用でどれだけ偏っていたかがはっきり見えます。

色付けは、Excel なら［ホーム］タブの［条件付き書式］から［新しいルール］を選び、数式で条件を決めます。担当者の一覧で合計時間がC列にあり、週40時間を超えた人に色を付けるなら =$C2>40 と入力します。作業一覧で期限を過ぎて完了していない作業に色を付けるなら、期限がG列、状態がH列として =AND($H2="完了"=FALSE,TODAY()>$G2) のように書けます。Google スプレッドシートでは、上部の［表示形式］から［条件付き書式］を選ぶと、同じ数式で設定できます。手順は Google スプレッドシートで条件付き書式ルールを使用する で確認できます。

複数人で同じ表を更新するなら、共有のしやすさで Google スプレッドシートが向いています。ただし、全員に編集権限を渡すと関数の列を上書きされることがあるので、関数を入れた列や担当者の一覧のシートは保護しておきます。

職場の規模によって変わる作り方

作業分担表は、同じ作り方がどの職場にも合うわけではありません。職場の規模によって、押さえどころがはっきり違います。

大手企業の部署では、作業は細かく分かれていても、部署をまたぐ作業の担当が曖昧になりがちです。たとえば「新しく入った人のパソコンの準備」は、人事、情報システム、配属先のどこが持つのかが決まっていないことがあります。大手では、部署内の表よりも、部署の境目にある作業を誰が持つかを書いた表のほうが効きます。

中小企業では、1人が複数の業務を兼ねるのが普通です。作業分担表を作ると、ある人の担当が経理、採用、備品の発注、来客の応対まで並び、合計時間が明らかに多いことが分かる、ということがよくあります。中小企業では、副担当の欄を必ず埋めることが重要です。1人しかできない作業が多いほど、その人の休みや退職で事業が止まります。

スタートアップや数人のチームでは、作業の中身が週ごとに変わります。凝った表を作っても、翌週には古くなります。少人数のチームでは、項目を作業名、担当、期限、状態の4つ程度に絞り、毎週の打ち合わせで表を更新するほうが続きます。

学校の行事や町内会のような、仕事以外の場面でも考え方は同じです。参加する人の都合がばらばらなので、作業ごとに「いつ」「どこで」を書き、当日しか来られない人と事前に準備できる人を分けて割り振ると、当日に作業が集中するのを防げます。

作った表を見直し続ける運用のコツ

作業分担表は、作った日がいちばん正確で、時間がたつほど現実からずれていきます。ずれを放っておくと、表は誰も見なくなります。運用のコツは次のとおりです。

1. 見直す日を決める。定常業務なら月に1回、プロジェクトなら週に1回が目安
2. 見直しの場で、担当者ごとの合計時間と、期限を過ぎた作業の件数を確かめる
3. 新しく発生した作業は、その場で表に追加して担当者を決める
4. 人の異動や休みが決まったら、すぐに表の担当を書き換える
5. 完了した作業は消さずに残し、次の期の見込み時間の参考にする

5つ目の「完了した作業を残す」は、見込み時間の精度を上げるのに役立ちます。見込みで2時間としていた作業に実際は4時間かかっていたなら、次からは見込みを直せます。実際にかかった時間の欄を追加しておくと、見込みとの差が記録として残ります。

見直しの場では、合計時間の多い人を責めるのではなく、作業をどう動かすかを話し合います。時間がかかっているのは、その人の作業が遅いからではなく、作業の見込みが甘かったのかもしれませんし、ほかの人には頼みにくい種類の作業なのかもしれません。表の数字は、話し合いの材料として使います。

休みや欠員が出たときは、副担当の欄が役に立ちます。主担当が休みの日は、副担当がその作業を持つと表の上で書き換えます。急な休みが多い職場なら、副担当の合計時間も別に数えておき、誰か1人が代わりの作業を引き受けすぎていないかも確かめます。

作業分担表のメリットとデメリット、気をつけたい点

作業分担表を作る前に、よい点と弱い点を知っておくと、期待しすぎて途中でやめることを避けられます。

よい点は次のとおりです。

• 誰が何を持っているかが一覧で分かり、作業の抜けや重複に気づける
• 担当者ごとの量を数字で比べられるので、偏りを話し合いの場に出しやすい
• 副担当を決めておけば、休みや退職のときに作業が止まりにくい
• 新しく入った人が、チームの仕事の全体像を短い時間でつかめる
• 完了した作業の記録が残り、次の期の計画や評価の材料になる

弱い点は次のとおりです。

• 作業の洗い出しと分解に時間がかかる。最初の1回は半日から1日ほど見込んでおく
• 更新しないとすぐに現実とずれ、見られなくなる
• 見込み時間はあくまで目安で、作業の難しさや人の慣れまでは表せない
• 数字だけを見て割り振ると、本人の事情や得意不得意が置き去りになる

気をつけたいのは、作業分担表を人の評価にそのまま使わないことです。担当した件数や合計時間が多い人ほど働いている、と単純に評価すると、短時間で終わる作業を大量に抱え込んだり、見込み時間を多めに書いたりする動きが出てきます。表はあくまで割り振りを話し合うための材料で、評価は作業の中身や成果と合わせて見る、と最初に伝えておくと、表に正直な数字が並びます。

もう一つは、表に書けない作業があることを認めておくことです。後輩の相談に乗る、取引先との関係を保つ、チームの雰囲気を整える、といった作業は、件数や時間で数えにくいものです。こうした作業を担っている人がいるなら、備考の欄や見直しの場で言葉にしておくと、数字だけでは見えない負担を共有できます。

手順書とつなげて、引き継げる表にする

作業分担表の価値が最も試されるのは、担当者が替わるときです。異動、退職、産休や育休、長い病気の休みなど、担当の交代はどの職場でも必ず起きます。そのときに表が「名前の一覧」でしかないと、後任者は何から手をつければよいか分かりません。

引き継げる表にするには、作業ごとに手順書の場所を備考の欄に書いておきます。手順書は凝ったものでなくて構いません。作業の目的、使う道具やファイルの場所、手順の箇条書き、よくある間違い、困ったときの相談先、の5つが書かれていれば、後任者は作業を始められます。手順書を作る作業そのものを、作業分担表に載せて担当者と期限を決めると、後回しにされずに済みます。

副担当の役割も、引き継ぎの場面で生きてきます。普段から副担当が手順書を読み、年に1回でも実際にその作業をしておけば、主担当がいなくなっても作業は続きます。副担当に一度も作業を経験させないまま交代の日を迎えると、手順書だけでは分からない部分で必ずつまずきます。

引き継ぎの期間には、旧担当と新担当を両方とも表に書いておくのが安全です。主担当の欄を新担当に替え、備考の欄に「引き継ぎ中、旧担当は○月末まで相談可」のように書いておくと、周りの人も誰に聞けばよいかが分かります。引き継ぎが終わったら旧担当の記載を外し、表を現在の状態にそろえます。

進み具合まで共有したいときの選択肢

表計算の作業分担表は、担当を決めて量を比べるまではよく働きます。ただ、作業の数が増え、関わる人が増えると、「期限が近い作業を担当者に知らせたい」「進み具合をその場で更新して全員で見たい」「作業ごとのやりとりも残したい」という要望が出てきます。表計算は自分から知らせてくれず、作業ごとの会話も別のチャットやメールに散らばりがちです。

進み具合を予定と見比べる考え方は、プロジェクト管理の分野では定番です。

Lychee Redmineのガントチャートでは、予定のスケジュールと実際の進み具合を見比べられます。実際の進捗をガントチャートと別に引くことで、予定とどれくらいずれているか一目瞭然になるのです。プロジェクトが遅れている際に何の作業で躓いたのかすぐに判明でき、スムーズに問題を解決できます。 出典: lychee-redmine.jp

この段階で選択肢になるのが、プロジェクト管理ツールです。Pinateca は、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを1つの場所で使えるプロジェクト管理ツールです。公式の案内によると、8種類の中には人やチームごとに負荷の偏りを見るためのリソースボードがあり、作業分担の偏りを確かめる用途に合います。作業1つをカードにして担当者と締切を付けると、自分宛ての担当の割り当てや締切が受信箱に集まります。カスタムフィールドで見積工数や優先度といった項目をカードに追加できるので、表計算で使っていた見込み時間の欄もそのまま持ち込めます。5人までなら期限なしで無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目からはスタンダードプランで、1人あたりの月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。

Pinateca は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ツールに移るかどうかは、作業の数と関わる人数で判断します。数人のチームで作業が月に数十件なら、表計算で十分に回ります。担当者が増え、期限の通知や進み具合の共有を確実にしたくなったら、ツールを試す時期です。無料の範囲で1つのプロジェクトだけ移して数週間使い、表計算より手間が減るかどうかを確かめてから広げると、切り替えの失敗が少なくなります。

作業の割り振りを支える仕事と、外部の手を借りるという選択

作業分担表を作ってみると、「そもそも社内の人数では回らない作業がある」と分かることがあります。合計時間を出した結果、全員が週40時間を超えているなら、割り振りを工夫するだけでは解決しません。そのときの選択肢の1つが、作業の一部を外部に頼むことです。

外部に頼みやすいのは、作業分担表で「手順がはっきりしている」「期限が決まっている」「社内の事情を深く知らなくてもできる」と分かった作業です。資料のデザインなら、デザイナーに依頼できます。相場は作業の内容によって幅があり、デザイナーの年収・単価相場 で職種ごとの水準を確かめられます。業務の流れそのものを見直し、生成AIを含めた道具で作業を減らしたいなら、業務の効率化を支援する人が対象です。そうした働き方は AIコンサル・業務活用支援のお仕事 で紹介しています。

業務の割り振りを含めた組織全体の見直しを相談したいときは、中小企業の経営と業務改善の専門家である中小企業診断士も相談先になります。資格の内容は 中小企業診断士 で解説しています。テレワークを取り入れて、在宅で働く人にも作業を割り振るなら、環境の整備に使える国の支援を テレワーク 助成金 2026 で整理しています。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部への依頼がうまくいく職場は、依頼の前に作業の切り分けができています。「何を、どこまで、いつまでに」がはっきりしている作業は、初めて組む相手でも品質がそろいやすく、そのまま続けて頼む関係にもなりやすい。作業分担表は社内の割り振りの道具であると同時に、外部に頼める作業を見つける道具でもあります。仲介の手数料が間に入らない直接の取引なら、同じ予算で頼める作業の量が増え、受ける側の手取りも厚くなります。社内で抱え込んでいた作業を少しずつ外に出していくと、チームの偏りも自然と小さくなっていきます。

作業を細かく分け、量を数えて比べ、雑務まで表に載せる。この3つを押さえた作業分担表があれば、「なぜかいつも同じ人が忙しい」という状態は話し合いで変えられる問題になります。まずは今週の作業を書き出すところから始めてください。

よくある質問

Q. 作業分担表と役割分担表は別々に作る必要がありますか？

別々に作る必要はありません。役割分担表は誰がどの立場かを決める表で、作業分担表は誰が何をいつまでにするかを決める表ですが、1つの表に役割の欄と作業の欄を並べて扱っても問題ありません。表を見た人が自分の担当と期限をすぐに分かる形になっていれば、呼び方や表の数にこだわらなくて大丈夫です。

Q. 見込み時間が分からない作業はどう書けばよいですか？

最初は「30分」「2時間」「半日」のような大まかな目安で構いません。分からない作業は、過去にその作業をした人に聞くか、一度やってみてかかった時間を記録します。実際にかかった時間の欄を追加しておけば、次の見直しのときに見込みを直せるので、回を重ねるごとに精度が上がっていきます。

Q. 特定の人が作業を手放したがらない場合はどうすればよいですか？

その作業を本人しか知らない状態は、休みや退職のときにチームが困る状態でもあります。いきなり担当を外すのではなく、まず副担当を付けて手順を共有してもらうところから始めると、本人の抵抗が少なくなります。手順書を作る作業そのものを、本人の担当作業として表に載せるのも1つの方法です。

Q. 作業分担表はどのくらいの頻度で見直せばよいですか？

毎月の定常業務なら月に1回、期間の決まったプロジェクトなら週に1回が目安です。見直しの場では、担当者ごとの合計時間と期限を過ぎた作業の件数を確かめ、新しく増えた作業の担当を決めます。人の異動や長い休みが決まったときは、見直しの日を待たずにすぐ担当を書き換えます。