業務分担表の作り方｜担当と期限をチームで見える形にする

2026年7月4日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓主担当と副担当の決め方
✓エクセルでの列の組み方
✓運用と見直しの手順まで順に解説します

業務分担表を作ろうとして、何をどこまで書けばよいのか、どの形の表にすればよいのかで手が止まっていないでしょうか。業務分担表は、誰が、どの仕事を、いつまでに担当するかを1枚にまとめた表です。うまく作れば、仕事の抜け漏れや負担の偏りが減り、担当者が休んでも仕事が止まりにくくなります。

結論から書くと、業務分担表を作るときは、表の形を選ぶ前に、チームの業務を細かい単位まで書き出し、主担当と副担当を決め、1人あたりの負担を数字で比べることが要です。この記事では、業務の洗い出しから、表の作り方、見やすくする工夫、運用と見直しまでを順に整理します。紙やエクセルで足りる場面を先に説明したうえで、担当と期限、進み具合をチームで共有したい場面では、ボードで見える形にするプロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法にも触れます。

業務分担表とは何か

業務分担表とは、チームや部署で行う業務を一覧にし、それぞれの業務の担当者、頻度、期限などを記した表のことです。役割分担表、担当業務一覧表と呼ばれることもあります。

業務分担表で解決できること

誰がどの業務を担当しているかが分からず、問い合わせが特定の人に集中する
担当があいまいな業務が、誰にも手を付けられずに残る
一部の人に業務が偏り、残業や不満が生まれる
担当者が休むと、その業務の進め方が誰にも分からない
新しく入った人に、チームの仕事の全体を説明しにくい

どれも、業務と担当を目に見える形にすることで改善できる問題です。特に、担当があいまいな業務は「誰かがやるだろう」と思われたまま期限を過ぎることがあり、気づいたときには取引先や顧客に迷惑がかかっていた、ということにもなりかねません。業務分担表は、こうした事故を防ぐための備えでもあります。

組織図や職務記述書との違い

組織図は、部署や役職のつながりを示す図で、誰が誰の上司かは分かりますが、誰がどの業務をしているかまでは分かりません。職務記述書（ジョブディスクリプション）は、1つの職務について、役割や求められる能力を詳しく書いた文書です。業務分担表は、その中間にあり、チーム全体の業務と担当の対応を一覧で見るための表です。

職務分析との関係

業務分担表を作る作業は、職務分析の考え方とも重なります。厚生労働省のパートタイム・有期雇用労働法の特設サイトでは、職務分析を次のように説明しています。

職務分析とは、職務に関する情報を収集・整理し、職務内容を明確にすることです。出典: 厚生労働省「パートタイム・有期雇用労働法職務分析・職務評価とは」

このサイトは、正社員とパートタイムや有期雇用で働く人の待遇の差が妥当かを確かめるための職務分析と職務評価を解説したものです。業務分担表は待遇を決めるための表ではありませんが、業務の内容を書き出して整理するという作業の進め方は共通しています。待遇の決め方そのものについては、厚生労働省の同一労働同一賃金ガイドラインのページに考え方がまとめられています。業務分担表で業務の内容と担当がはっきりしていると、こうした見直しが必要になったときにも、整理のやり直しが少なくて済みます。

業務分担表を作る前の準備

目的を決める

最初に、業務分担表を何のために作るのかを決めます。目的によって、表に書く内容が変わるからです。

目的	表で重視すること
抜け漏れを防ぎたい	業務を細かく書き出し、すべてに担当を付ける
負担の偏りを直したい	業務ごとの時間や頻度を書き、1人あたりの合計を比べる
休みのときに止めたくない	主担当と副担当を決め、手順書の有無を書く
新人に全体を伝えたい	業務の目的と流れが分かるように並べる

目的を1つに絞れない場合は、まず最も困っていることから始めます。すべてを1度に盛り込もうとすると、表が複雑になり、使われなくなります。

業務を洗い出す

次に、チームで行っている業務をすべて書き出します。書き出すときは、1人で考えるのではなく、チームの全員にそれぞれが担当している業務を書いてもらうと、漏れが減ります。

書き出すときのコツは、日々の業務、週ごとの業務、月ごとの業務、年に数回の業務、というように頻度で分けて思い出すことです。毎日やる業務は思い出しやすい一方で、月末の締めや年1回の申告、決まった時期の更新の手続きなどは忘れられがちです。過去1年の予定表やメールを見返すと、年に数回の業務も拾えます。

業務を書き出すときの聞き方

チームの全員に業務を書き出してもらうときは、「担当している業務を書いてください」とだけ頼むと、人によって書き方の細かさがばらばらになります。次のように聞く項目を決めて配ると、そろった形で集まります。

その業務の名前（何をするか）
どのくらいの頻度で行うか
1回にどのくらいの時間がかかるか
期限や、行う時期は決まっているか
ほかにその業務をできる人はいるか
手順を書いたものはあるか

特に5つめの質問は大切です。「ほかにできる人がいない」と答えた業務が、属人化している業務です。集まった答えを1つの表にまとめると、業務分担表の下書きがそのままできあがります。

業務を細かく分ける

書き出した業務は、ほかの人が見ても何をすればよいか分かる大きさまで分けます。業務分担表の作り方を解説した記事でも、次のように書かれています。

業務分担表を実効性のあるものにするためには、業務内容を細かいタスク単位まで分解することが重要です。大まかな業務名だけでは、実際に何をどこまで行うのかが不明確になり、引き継ぎや代替対応が困難になります。出典: kentem.jp

たとえば「経理の業務」では大きすぎます。「請求書の発行」「入金の確認」「経費の精算の確認」「月末の締め」のように分けると、担当を決めやすく、引き継ぎもしやすくなります。

業務分担表に入れる項目

業務分担表に入れる項目の基本は次のとおりです。

項目	内容
業務の分類	経理、総務、営業の支援など、業務のまとまり
業務名	具体的な作業の名前
頻度	毎日、毎週、毎月、年1回など
期限や時期	毎月5日まで、3月末など
1回あたりの時間の目安	30分、2時間など
主担当	中心になって行う人
副担当	主担当が不在のときに代わりに行う人
手順書の有無	手順書があるか、どこに保存されているか
備考	注意点や関係する部署

主担当と副担当を決める理由

すべての業務に、主担当と副担当の2人を決めておくと、主担当が休んだり辞めたりしても、業務が止まりません。副担当は、ふだんは主担当の作業を見ておき、年に数回は実際に自分で行ってみると、いざというときに戸惑わずに済みます。1人しかできない業務を減らすことは、属人化を防ぐことにつながります。属人化とは、特定の人しか業務のやり方を知らず、その人がいないと業務が進まない状態のことです。

時間の目安を書く理由

業務ごとの時間の目安と頻度が分かると、1人あたりの1か月の業務の時間を計算できます。業務の数が同じでも、時間がかかる業務を多く持っている人は負担が重くなります。数ではなく時間で比べることで、偏りが見えるようになります。

業務分担表の形の種類

業務分担表には、いくつかの形があります。目的に合わせて選びます。

一覧表の形

業務を縦に並べ、担当者や頻度を横の列に書く、最も基本的な形です。業務の数が多くても一覧で見られ、絞り込みや並べ替えもしやすい形です。最初に作るなら、この形がおすすめです。業務の分類ごとに並べておけば、関連する業務がまとまって見え、抜けている業務にも気づきやすくなります。

担当者ごとのマトリクスの形

業務を縦に、担当者を横に並べ、交わるところに「主」「副」などの印を付ける形です。誰がどの業務を持っているかが一目で分かり、1人に印が集中していないかも見つけやすくなります。

業務	佐藤	鈴木	田中	山本
請求書の発行	主	副
入金の確認	副	主
経費の精算の確認			主	副
月末の締め	主		副
備品の発注		副		主
郵便物の仕分け			副	主

時間軸の形

業務を日や週、月の時間軸に並べる形です。月末に業務が集中している、特定の曜日に負担が偏っている、といった時期の偏りが見えます。ガントチャートのように、期間のある業務を横棒で並べる形もこの仲間です。

エクセルでの作り方

エクセルやGoogleスプレッドシートで一覧表の形の業務分担表を作る手順を見ていきます。

手順1：列を作る

1行目に、業務の分類、業務名、頻度、期限や時期、1回あたりの時間、月あたりの回数、月あたりの時間、主担当、副担当、手順書、備考の見出しを入れます。

手順2：月あたりの時間を計算する

月あたりの時間の列には、1回あたりの時間と月あたりの回数をかける式を入れます。たとえば1回あたりの時間がE列、月あたりの回数がF列なら、G列に「=E2*F2」と入れて下までコピーします。毎日の業務は月あたりの回数を出勤日の数、毎週の業務は4か5、年1回の業務は12で割った数にすると、月あたりの目安になります。

手順3：担当者ごとの合計を出す

別のシートに担当者の名前を並べ、主担当として持っている業務の月あたりの時間を合計します。主担当の列がH列なら、担当者ごとの合計はSUMIF関数で、H列がその人の名前の行のG列を合計して出せます。担当者ごとの合計を並べると、誰に負担が偏っているかが数字で分かります。

手順4：見やすくする

業務の分類ごとに行の色を薄く変える
主担当と副担当の列は、選択肢から選ぶ形にして名前の表記の揺れを防ぐ
副担当が空欄の行に色が付くように条件付き書式を設定する
先頭の行を固定して、下に進んでも見出しが見えるようにする

副担当が空欄の行に色が付くようにしておくと、1人しかできない業務が一目で分かります。

表を印刷して使う場合

パソコンを使わない現場や、全員が集まる場所で確かめたい場合は、業務分担表を印刷して掲示する方法もあります。印刷するときは、担当者ごとのマトリクスの形にすると、遠くからでも誰が何を担当しているかが分かります。掲示した表は、更新した日付を右上に入れておき、古い表と新しい表が混ざらないようにします。

負担の偏りを見つけて直す

業務分担表ができたら、担当者ごとの合計の時間を比べます。

偏りの見つけ方

担当者ごとの月あたりの時間を並べ、ほかの人より大きく多い人、少ない人を確かめます。時間の合計だけでなく、期限の重なりも見ます。月末に締めの業務が集中している人は、合計の時間が平均的でも、月末だけ大きな負担がかかっています。

期限の重なりを見つける

時間の合計が同じくらいでも、期限が重なる時期に負担が集中していることがあります。業務分担表に「期限や時期」の列があれば、月ごとに並べ替えて、どの週に誰の業務が集中しているかを確かめられます。たとえば、月末の締め、月初の請求書の発行、毎月10日の給与の支払いの準備を同じ人が持っていると、月末から月初の1週間だけ極端に忙しくなります。こうした場合は、業務そのものを移さなくても、副担当に一部を手伝ってもらう、準備できる作業を前の週に移す、といった方法で山をならせます。

余白を残して分担する

分担を決めるときは、1人の時間をすべて業務で埋めないことが大切です。業務分担表の作り方を解説した記事でも、突発的な業務や急な対応に備えて、メンバーの時間を100%配分せず、余白を確保しておく必要があると書かれています。急な問い合わせ、トラブルの対応、新しい依頼は必ず入ってくるので、決まった業務だけで1日が埋まっていると、少しの乱れで全体が遅れます。

雑務も表に入れる

電話の対応、来客の対応、郵便物の仕分け、備品の管理、共有スペースの清掃など、いわゆる雑務は、業務分担表から漏れやすい業務です。同じ記事では、こうした雑務は特定の人に負担が偏りやすく、善意に頼った運用では不公平感が生まれやすいため、業務分担表に明記して担当を決めることが大切だと指摘しています。雑務も業務名と時間の目安を書いて表に入れ、当番制で回すなど、負担を分け合う形にします。

偏りを直すときの進め方

負担の重い人の業務の中から、ほかの人でもできる業務を選ぶ
移す相手の業務の量と、その業務に必要な知識を確かめる
移す業務の手順書を作り、一定の期間は前の担当が教えながら引き継ぐ
引き継いだあとに、両者の負担の変化を確かめる

業務を移すときは、手順書と引き継ぎの期間を用意しないと、移された人が戸惑い、結局前の担当に問い合わせが戻ることになります。

作るときによくある失敗

業務分担表は、作り方を誤ると、作っただけで使われない表になりがちです。よくある失敗と、その避け方を見ていきます。

業務名が大きすぎる

「総務全般」「営業の支援」のように業務名が大きいと、その中に何が含まれているのかが分からず、担当者が変わったときに引き継げません。ほかの人が読んで、何をすればよいかが分かる大きさまで分けます。目安は、1つの業務が1人で、1回で、終わりまで進められる大きさです。

書く項目が多すぎる

目的を決めずに作り始めると、あれもこれもと列が増え、更新するのが大変になります。更新されない業務分担表は、すぐに現実と合わなくなります。最初は必要な項目だけで作り、使いながら足りない項目を追加していきます。

管理する人だけで作る

チームのリーダーや管理する立場の人だけで作ると、実際の業務の細かな部分が抜けたり、時間の目安が現実と合わなかったりします。担当者本人に業務を書き出してもらい、時間の目安も本人に確かめると、実態に合った表になります。

作ったあとに知らせない

業務分担表を作っても、どこに保存したかを知らせなければ、誰も見ません。完成したらチームで内容を確かめる時間を取り、保存の場所と、困ったときにまず業務分担表を見ることを伝えます。

見直しの時期を決めない

業務分担表は、人の入れ替わりや業務の変化で、少しずつ現実と合わなくなります。作った時点で、次に見直す時期と、見直す人を決めておきます。

当番表や役割分担表との使い分け

業務分担表と似た表に、当番表と役割分担表があります。

表	主な目的	向いている業務
業務分担表	継続する業務の担当を決める	毎月の請求、経費の確認、備品の発注など
当番表	日や週ごとに交代で行う業務を割り当てる	電話の一次対応、清掃、ごみ出し、鍵の開け閉めなど
役割分担表	一時的なプロジェクトやイベントでの役割を決める	展示会の準備、システムの入れ替え、社内行事など

継続する業務は業務分担表で主担当と副担当を決め、交代で回す業務は当番表で日ごとに割り当て、期間の限られた取り組みは役割分担表で役割と期限を決める、という使い分けをすると、それぞれの表がシンプルになります。業務分担表の中に「電話の一次対応は当番表のとおり」と書いておけば、2つの表がつながります。

手順書と組み合わせる

業務分担表は「誰が何をするか」を示す表で、「どうやるか」までは書けません。業務ごとの手順は、別に手順書を作り、業務分担表の手順書の列に保存場所を書いておきます。

手順書に書くこと

業務の目的（なぜこの業務をするのか）
始める前に用意するもの
手順（番号付きで、画面の名前やボタンの名前も書く）
期限と、期限に遅れたときの影響
よくある間違いと、間違えたときの直し方
問い合わせ先

手順書は、画面の写しを添えると分かりやすくなります。文章だけでは伝わりにくい操作も、どの画面のどのボタンを押すかが見えれば迷いません。手順書は、副担当が読んで実際にその業務を1人で行えるかで、出来を確かめます。副担当が迷ったところを書き足していくと、手順書は使われるたびに良くなります。

職場ごとの業務分担表の例

職場によって、業務分担表で特に気をつける点は違います。

小さな事務所

社員が数人の事務所では、1人が多くの業務を兼ねていることが多く、副担当を決める余裕がないと感じがちです。その場合は、すべての業務に副担当を付けようとせず、止まると困る業務（請求、給与の支払い、税金や社会保険の手続きなど）から優先して副担当を決めます。期限が法律や契約で決まっている業務は、担当者が休んでも期限が変わらないので、特に優先します。

店舗

店舗では、開店前と閉店後の作業、発注、在庫の確認、売上の締め、清掃など、時間帯で決まった業務が多くあります。業務分担表に時間帯の列を設け、開店前の業務、営業中の業務、閉店後の業務に分けると、シフトの人の組み合わせと照らし合わせやすくなります。シフトに入っている人で必ずこなせるように、業務を時間帯ごとに割り振ることが大切です。

訪問の仕事が多い職場

訪問看護や訪問介護のように、職員が外に出て仕事をする職場では、訪問の予定とは別に、記録、請求、連絡の調整などの事務の業務があります。訪問の合間にできる業務と、事業所に戻ってから行う業務を分けておくと、1日の予定が組みやすくなります。訪問看護ステーションを開く手順については、訪問看護ステーションの開業手順2026｜必要資格・設備基準・開業資金で整理しています。

メンバーに伝えて合意を得る

業務分担表で担当を変えるときは、メンバーの合意を得ながら進めることが大切です。担当の変更は、一人ひとりの仕事の中身や負担に直接関わるからです。

変更の理由を数字で示す

「佐藤さんの業務が月あたり40時間ほかの人より多いので、2つの業務を鈴木さんに移したい」というように、業務分担表の数字を使って理由を示すと、感覚ではなく事実にもとづいた話し合いになります。業務を減らす人にも、増える人にも、変更の理由が伝わります。

本人の希望と得意を聞く

業務を移すときは、移される人の得意なことや、経験したい業務の希望も聞きます。同じ量の業務でも、得意な業務なら負担は軽く感じられます。業務分担表を、負担を割り振る表としてだけでなく、一人ひとりが経験を広げる計画の表として使うこともできます。

変更を試してから決める

大きな変更は、1か月ほど試してから正式に決めます。試している間に、移した業務で困ったこと、時間の目安とのずれを集め、手順書や時間の目安を直してから確定します。

業務に優先度を付ける

業務分担表に優先度の列を加えると、忙しい時期や人が足りないときに、どの業務から守ればよいかが分かります。

優先度の分け方の例

優先度	考え方	業務の例
高	期限が法律や契約で決まっている、遅れると外部に影響が出る	給与の支払い、請求書の発行、税金や社会保険の手続き
中	遅れると社内の業務に影響が出る	経費の精算の確認、備品の発注、会議の資料の準備
低	一時的に遅れても影響が小さい	共有フォルダの整理、資料の見直し、記録の清書

優先度が高い業務には、必ず副担当を決め、手順書を用意します。担当者が急に休んだときは、優先度の高い業務から副担当が引き受け、優先度の低い業務は担当者が戻ってから進める、という判断が、業務分担表を見るだけでできるようになります。

引き継ぎで業務分担表を使う

異動や退職で担当者が変わるときにも、業務分担表が役に立ちます。

引き継ぎの一覧として使う

業務分担表から、辞める人や異動する人が主担当になっている業務を抜き出すと、そのまま引き継ぎの一覧になります。それぞれの業務について、引き継ぐ相手、引き継ぎの期限、手順書の有無を書き、引き継ぎが終わったかどうかの印を付けていくと、漏れなく引き継げます。

副担当がいる業務は早く進む

ふだんから副担当を決めている業務は、副担当がそのまま主担当になれば、引き継ぎがほぼ終わります。副担当がいない業務は、手順書を作り、実際に一緒に作業する期間が必要になるので、引き継ぎの計画の中で早めに手を付けます。

引き継ぎのあとに表を直す

引き継ぎが終わったら、業務分担表の主担当と副担当を直し、新しい副担当も決めます。表を直さないまま放っておくと、問い合わせが前の担当者の名前のまま回ってしまいます。

新しく入った人への使い方

新しく入った人にとって、業務分担表はチームの仕事の地図になります。最初の週に業務分担表を見せながら、チームの業務の全体と、誰に何を聞けばよいかを説明すると、迷う時間が減ります。

新しい人に業務を任せるときは、優先度が低く、手順書がそろっている業務から副担当として始めてもらい、慣れてきたら主担当に移る、という順番にすると、本人の負担も、ミスによる影響も小さく抑えられます。業務分担表に「担当になった時期」の列を設けておくと、一人ひとりがどの業務をいつから担当しているかが分かり、育成の計画も立てやすくなります。

運用と見直し

業務分担表は、作って終わりではありません。業務や人の入れ替わりに合わせて、見直し続けることが大切です。

保存の場所と共有の方法

業務分担表は、チームの誰もがいつでも見られる場所に保存します。共有のフォルダやクラウドの保存先に置き、ファイルの名前に更新した日付を入れます。誰でも書き換えられる状態にすると、知らないうちに内容が変わってしまうので、更新する人を決めておきます。

見直しの時期

人が増えたとき、減ったとき、異動があったとき
新しい業務が始まったとき、業務がなくなったとき
半年に1度など、決まった時期

見直しのときは、担当者ごとの時間の合計を改めて計算し、偏りが生まれていないかを確かめます。あわせて、副担当が実際にその業務を行った回数も確かめ、1度も行っていない副担当がいれば、次の機会に一緒に作業する予定を入れます。業務の時間の目安が実際と合っていない場合は、担当者に聞いて直します。

在宅で働く人がいるチーム

在宅で働く人がいるチームでは、誰が何をしているかが見えにくくなるため、業務分担表の役割がより大きくなります。業務分担表に、在宅でできる業務と、出社が必要な業務の区別を書いておくと、勤務の予定を立てやすくなります。テレワークを導入する会社が使える制度については、テレワーク助成金 2026で整理しています。

業務分担の見直しを外部の力で進める

業務分担の見直しは、業務の流れそのものの見直しと一緒に行うと効果が大きくなります。

公的な無料の支援

厚生労働省の特設サイトによると、都道府県の働き方改革推進支援センターでは、職務分析・職務評価の取り組みを支援しており、社会保険労務士などの専門家が企業を訪問して、職務の棚卸しなどを無料で支援しています。パートタイムや有期雇用で働く人の待遇の見直しとあわせて、業務の内容を整理したい場合に使える窓口です。申し込みは、最寄りの働き方改革推進支援センターに行います。

業務の自動化を考える

業務を書き出してみると、毎月同じ手順で繰り返している入力や転記の作業が見つかることがあります。こうした作業は、決まった手順を自動で行うツールに任せられる場合があります。業務の自動化の仕事の内容はRPA・業務自動化ツールのお仕事で、業務の改善やAIの活用を支援する仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

担当と期限をチームで共有したいときの候補

業務分担表そのものは、エクセルや紙の一覧表で作るのが基本です。毎月決まった業務の担当を示すだけなら、表で十分に役割を果たします。一方で、期限のある仕事が次々に入ってくる、担当が日によって変わる、誰の手が空いているかを見ながら仕事を振りたい、という場面では、表を更新し続けるのが負担になります。担当と期限、進み具合を、チーム全員が同じ画面で確かめられる仕組みがあると、表の更新の手間が減ります。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、その中には人やチームごとに負荷の偏りを見るリソースボードや、曜日と時限で週の枠を埋める時間割ボードもあります。カードごとにコメントを付けたり、カスタムフィールドで見積工数などの項目を追加したりできます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。

たとえば、業務分担表の業務をカードにして担当と期限を付け、「今週やる」「作業中」「確認待ち」「完了」の列で動かせば、誰の業務が止まっているかを1画面で確かめられます。業務分担表で決めた主担当と副担当の考え方はそのまま使い、日々の進み具合の共有だけをボードに任せる、という分け方が使いやすい形です。なお、Pinatecaはシフトを自動で作ったり、業務の時間を自動で集計したりする道具ではなく、作業の担当と進み具合を共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきたこと

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見ると、外部の人に仕事を任せるのが上手な会社は、社内の業務分担がはっきりしている会社です。どの業務を誰が担当しているかが分かっていると、外に任せる業務を切り出しやすく、任せる範囲や引き継ぎの手順も具体的に決められます。逆に、業務分担があいまいな会社では、外部の人に何を頼めばよいかが決まらず、依頼の内容がぶれて、受ける側も困ることになります。

また、依頼する側と受ける側が直接やり取りする形では、間に入る手数料がない分、依頼する側は同じ予算で頼める範囲が広がり、受ける側の手取りも厚くなります。その分、何を、どこまで、いつまでに頼むかを、依頼する側がはっきり示す必要があります。業務分担表で業務を細かく書き出しておくことは、そのまま外部への依頼の内容を決める土台になります。社内の業務を支える仕組みを作りたい場合は、Web・業務システム開発のお仕事で紹介している専門家に相談する方法もあります。