Slackでメールを共有する方法と、問い合わせ対応に使うときの注意点

Slackでメールを共有したいと考えるのは、取引先や顧客からのメールを、Slackで仕事をしているチームのメンバーにすぐ見てもらいたいときです。メールを1通ずつ転送したり、本文をコピーして貼り付けたりするのは手間がかかり、誰が対応するのかもあいまいになりがちです。Slackには、メールをチャンネルやダイレクトメッセージ（DM）に送る仕組みが用意されていて、使い方次第で情報共有はかなり楽になります。

この記事では、Slackでメールを共有する方法を、Slackヘルプセンターに載っている3つの方法と手順に沿って解説します。後半では、問い合わせへの対応にSlackでのメール共有を使うときの注意点と、返信の漏れや対応の重なりを防ぐ仕組みづくりを整理します。問い合わせをフォームで受け付けて、担当と対応の状況まで管理したい場合の道具として、Halictのような受け付けから対応までを扱うフォームも選択肢の1つとして紹介します。

Slackでメールを共有する3つの方法

Slackヘルプセンターでは、Slackにメールを送信する方法として、次の3つが案内されています。

Slack を使うと、メールを含む仕事上のコミュニケーションをすべて 1 か所にまとめられます。Slack にメールを送信する方法はいくつかあり、プランやワークスペースに送信されたメールをどう使いたいかによって異なります。 出典: Slack ヘルプセンター

方法	できること	使えるプラン
チャンネルまたはDM用のメールアドレスを作る	その会話にメールを送るための専用のアドレスを設定する	有料プラン
メールのアドオンを使う	GmailやOutlookから、個別のメールをチャンネルやDMに送る	全プラン
Slackbotへの転送	個別のメールを自分のDMに送るための転送先アドレスを作る	全プラン

どの方法を選ぶかは、使っているSlackのプランと、メールを誰と共有したいか（チーム全体か、自分だけか）、メールを自動で送りたいか、1通ずつ選んで送りたいかで決まります。

方法1. チャンネル用のメールアドレスを作る

チャンネル用のメールアドレスは、そのチャンネルにメールを届けるための専用のアドレスです。このアドレスに送られたメールは、チャンネルのメンバー全員が見られる形で投稿されます。Slackの有料プランで使える方法です。

アドレスを取得する手順

Slackヘルプセンターに載っているデスクトップでの手順は次のとおりです。

1. メールを送りたいチャンネルまたはDMを開く
2. 会話のヘッダーのチャンネル名またはメンバー名をクリックする
3. 「自動化」タブをクリックする
4. 「この[channel]または[conversation]にメールを送信する」を選ぶ
5. 「メールアドレスを取得する」をクリックする

作ったアドレスは、横の「コピー」でコピーでき、メールのサービスの自動転送のルールに設定したり、アドレス帳に登録したりできます。チャンネル用のアドレスを作ると、作成の完了をメンバーに知らせるかを尋ねる表示が出て、「メールアドレスを共有する」を押すと、チャンネルに案内が投稿されます。

権限と表示の調整

ヘルプでは、デフォルトでチャンネルのメンバーであれば誰でもアドレスを取得できる一方、オーナーと管理者はメンバーがアドレスを作る権限を管理できると書かれています。項目が見当たらない場合は、ワークスペースのオーナーや管理者に相談します。投稿されるメールに表示する画像やラベル（メール名）も、「メールの表示をカスタマイズする」から変えられます。

問い合わせの窓口のメールを自動で流す

チャンネル用のアドレスと、メールのサービスの自動転送を組み合わせると、問い合わせの窓口のアドレスに届いたメールを、自動でSlackのチャンネルに流せます。Gmailの場合、転送先のアドレスを追加すると、そのアドレスに確認のリンクが送られ、確認が終わると転送できるようになるとGmailのヘルプで説明されています。特定の条件に合うメールだけを転送したいときは、フィルタを作って「転送する」を選びます。

アドレスを削除するとき

アドレスが不要になったら、チャンネルの「インテグレーション」タブから「この[channel]または[conversation]にメールを送信する」を選び、「アドレスを削除する」で削除できます。削除すると、そのアドレスに送られたメールはSlackに投稿されなくなるため、自動転送のルールも忘れずに止めます。

方法2. GmailやOutlookのアドオンを使う

メールを1通ずつ選んでSlackに送りたいときは、メールのアドオンを使います。全プランで使える方法です。

Gmailの場合

Slackヘルプセンターでは、Google Workspace Marketplaceの「Slack for Gmail」のページからGmailにアドオンを入れる手順が案内されています。入れた後は、右のサイドバーのSlackのアイコンからGmailのアカウントをSlackに接続し、送りたいメールを開いて、チャンネルやメンバーの名前を選び、「[name]に送信する」をクリックします。会社のGoogle Workspaceでアドオンを入れられない場合は、管理者に承認してもらう必要があります。

Outlookの場合

Outlookでは、Microsoft AppSourceの「Slack for Outlook」から入れます。ヘルプによると、Outlookのアドインは Office 365 でのみ使え、オンプレミス（自社で運用するサーバー）のMicrosoft Exchangeには対応していません。Outlookのクライアントが POP や IMAP で受信する設定の場合も使えないと書かれています。会社のOutlookで使う場合は、使える環境かを先に確かめます。

アドオンはメールを送る人ごとに入れる

アドオンは、Slackにメールを送りたい人が、それぞれ自分のGmailやOutlookに入れて使う仕組みです。チームの誰か1人が入れれば全員が使えるわけではないので、メールを共有する役割の人が複数いる場合は、それぞれが入れて自分のアカウントをSlackに接続します。使わなくなったときは、Gmailならアプリの管理から、Outlookならアドインの一覧から外せると、ヘルプで案内されています。退職や異動で担当が変わるときは、前の担当者の接続を外しておくと、思わぬメールが共有されることを防げます。

アドオンが向いている場面

アドオンは、すべてのメールではなく、チームに見てほしいメールだけを選んで共有したい場面に向いています。たとえば、営業の担当者が取引先から受け取った重要なメールを、チームのチャンネルに共有して意見を求める、といった使い方です。

方法3. Slackbotに転送する

自分あてのメールの一部を、Slackの自分のDMで読みたいときは、Slackbotの転送先アドレスを使います。全プランで使える方法です。

転送先アドレスを作る手順

1. デスクトップで、タブバーにある自分のプロフィール写真をクリックする
2. メニューで「環境設定」を選ぶ
3. 「メッセージ & メディア」をクリックする
4. 「Slack へのメールの転送」までスクロールし、「転送先メールアドレスを取得する」をクリックする
5. 「コピー」をクリックし、メールのサービスで転送のルールを設定する

転送を止めるときは、同じ画面で「このアドレスを無効にする」をクリックします。ヘルプでは、Slackに送ったメールが届かない場合は、ワークスペースで受信メールが無効になっている可能性があるので、オーナーや管理者に相談するよう書かれています。

自分用の通知として使う

Slackbotへの転送は、チームとの共有ではなく、自分がSlackで仕事をしている間にメールを見落とさないための使い方に向いています。特定の取引先からのメールだけをフィルタで転送すれば、Slackを見ていれば大切なメールに気づけます。

フリーランスや副業で、複数の取引先とSlackとメールの両方でやり取りしている人にとっては、メールの見落としを防ぐ手軽な方法です。ただし、転送するメールが多すぎると、SlackのDMが通知で埋まって、かえって大切な連絡が埋もれます。最初は1つか2つの取引先のメールだけを転送し、様子を見ながら条件を広げていくのがおすすめです。転送先アドレスは、自分のDMにメールを届けるためのものなので、他の人に教えないようにします。

スマホでメールの共有を扱うとき

外出の多い人は、スマホのSlackでメールの共有を扱う場面もあります。Slackヘルプセンターでは、モバイルでチャンネル用のメールアドレスを使うときの手順として、メールの送信先にしたいチャンネルまたはDMを開き、会話のヘッダーのチャンネル名かメンバー名をタップして、「チャンネルのメールをコピーする」を選ぶ方法が案内されています。外出先で受け取ったメールをチャンネルに共有したいときは、コピーしたアドレスにメールを転送すれば、チームに見てもらえます。

ただし、スマホでは誤って違うチャンネルのアドレスにメールを送ってしまうこともあります。社外の人が参加しているチャンネルや、参加者の多いチャンネルに、問い合わせのメールを誤って流さないよう、送る前にチャンネル名を確かめる習慣をつけておきます。

メールを共有するときの決まりの例

Slackにメールを流すときは、チームで次のような決まりを作っておくと、情報の扱いで迷いません。

流してよいメールと流さないメール

取引先からの業務の連絡や、問い合わせの窓口のメールは流してよい、人事や給与、健康に関わるメールは流さない、というように、流してよいメールの範囲を決めます。迷うメールは、流す前にチームの責任者に確かめます。

流す先のチャンネル

問い合わせのメールは担当者だけが参加する非公開のチャンネル、取引先との業務の連絡はその案件のチャンネル、というように、メールの種類ごとに流す先を決めておきます。決まりがないと、同じ種類のメールがいろいろなチャンネルに散らばり、後から探しにくくなります。

不要になったアドレスとルールの片付け

案件が終わったチャンネルのアドレスや、使わなくなった転送のルールは、そのままにしておくと、思わぬメールがSlackに流れ続けることがあります。案件の終わりに、チャンネル用のアドレスの削除と、メールのサービスの転送のルールの停止を、片付けの手順に入れておきます。

問い合わせ対応にSlackのメール共有を使うときの注意点

Slackでメールを共有する仕組みは、問い合わせへの対応にも使われています。窓口のアドレスに届いたメールをチャンネルに流せば、チームの誰もが問い合わせに気づけるからです。ただし、問い合わせ対応に使うときは、いくつかの注意点があります。

誰が対応するかが決まらない

チャンネルに流れたメールは、全員が見られる一方で、誰が対応するのかが決まりません。「誰かが返信しただろう」と全員が思い、結局誰も返信していなかった、ということが起きやすくなります。逆に、2人が同時に返信してしまうこともあります。

対応の状況が分からない

チャンネルの投稿だけでは、返信が済んだのか、確認の途中なのか、上の人の判断を待っているのかが分かりません。絵文字のリアクションで状況を示す運用をしているチームもありますが、件数が増えると、どの問い合わせが残っているのかを把握しにくくなります。

返信はメールのサービスで行う

Slackに流れたメールに、Slackから直接返信するわけではありません。返信は、元のメールのサービス（GmailやOutlook）で行います。Slackで相談した内容を、メールの返信に反映させる手間がかかり、どちらに何を書いたかが分かれやすくなります。

無料プランでは履歴が残る期間に限りがある

Slackの料金ページによると、フリープランのメッセージは90日間保存され、検索できます。過去12か月分のメッセージにアクセスするにはアップグレードが必要と書かれています。問い合わせの記録をSlackだけに残していると、古い問い合わせの経緯を後から確かめられなくなることがあります。問い合わせの記録は、メールのサービスや別の仕組みにも残しておくのが安全です。

個人情報が広く見える

問い合わせのメールには、氏名や連絡先、注文の内容などの個人情報が含まれることがあります。チャンネルのメンバーが多いと、対応に関係のない人まで個人情報を見られる状態になります。問い合わせを流すチャンネルは、対応する担当者だけが参加する非公開のチャンネルにするなど、見られる人を絞ります。

返信の漏れと重なりを防ぐ運用の工夫

Slackでメールを共有しながら問い合わせに対応する場合は、次のような運用の工夫で、返信の漏れや重なりを減らせます。

担当を決める決まりを作る

メールがチャンネルに流れたら、最初に気づいた人がスレッドに「担当します」と書き込む、曜日ごとに担当を決めておく、といった決まりを作ります。担当が決まったら、その人以外は返信しないことをチームで共有しておきます。

状況を絵文字で示す

対応を始めたら目の絵文字、返信が済んだらチェックの絵文字、というように、リアクションで状況を示す決まりを作ります。チャンネルを見れば、どの問い合わせにまだ印が付いていないかが分かります。

1日の終わりに残りを確かめる

1日の終わりに、その日に流れた問い合わせのうち、返信済みの印が付いていないものがないかを確かめる担当を決めます。休み明けは、休みの間に届いた問い合わせをまとめて確かめます。

調べるのに時間がかかるときは先に一報を入れる

問い合わせの内容によっては、確認に時間がかかるものもあります。チーム内で相談している間、お客様は返事がないことに不安を感じます。調べるのに時間がかかりそうなときは、「確認して〇日までにご連絡します」と先に一報を送り、その旨をスレッドに書いておきます。一報を入れた後の返信の期日も、担当者が忘れないようにSlackのリマインダーなどで管理します。

返信の文面をスレッドに残す

メールで返信した内容を、Slackのスレッドに短く書き残しておくと、後から経緯を確かめやすくなります。同じお客様から続けて問い合わせが来たときにも、前回の対応がすぐ分かります。

問い合わせ対応をSlackで回す1日の流れの例

小さなチームで、問い合わせの窓口のメールをSlackのチャンネルに流して対応している場合の1日の流れを、例として挙げます。

朝

始業したら、夜の間に流れた問い合わせを確かめます。担当の印が付いていない問い合わせに、その日の担当者が「担当します」とスレッドに書き込みます。急ぎの問い合わせ（注文の不具合、ログインできないなど）は、内容を見て先に対応します。

日中

新しい問い合わせが流れてきたら、担当者がスレッドで引き受けを宣言し、必要に応じてチームの詳しい人に相談します。相談はスレッドの中で行い、決まった返信の内容をメールで送ったら、返信済みの印を付け、送った内容をスレッドに短く残します。

夕方

1日の終わりに、返信済みの印が付いていない問い合わせを確かめます。翌日に持ち越すものは、持ち越す理由と、翌日の担当をスレッドに書いておきます。お客様には、確認に時間がかかることを先に伝えておくと、待たせている間の不安を減らせます。

返信の文面をチームでそろえる

問い合わせへの返信は、担当者によって言い回しや案内の内容がばらつくと、お客様を混乱させることがあります。

よくある問い合わせの返信のひな形を作る

料金、解約の方法、ログインできないとき、請求書の発行など、よく来る問い合わせについては、返信のひな形を作っておきます。ひな形は、Slackのチャンネルの固定のメッセージや、共有の文書にまとめておくと、誰でもすぐに使えます。

下書きをスレッドで確かめる

判断が難しい問い合わせや、お詫びが必要な問い合わせは、返信の下書きをスレッドに書き、チームの詳しい人に確かめてもらってから送ります。送る前に確かめる手順を決めておくと、誤った案内や、行き違いのある返信を防げます。

返信までの目安を決める

問い合わせを受けてから最初の返信までの目安（たとえば、営業日の翌日まで）をチームで決めておきます。目安を決めておくと、どの問い合わせから先に対応すべきかを判断しやすくなります。目安を問い合わせの窓口の案内に書いておけば、お客様も返事の時期の見当がつきます。

小さな会社や個人事業での始め方

社員が数人の会社や、ひとりで事業を営む人が、問い合わせのメールの共有を始めるときは、次の順で進めると無理がありません。

ステップ1. 窓口のアドレスを1つに決める

問い合わせを受けるアドレスを1つに決め、ホームページや案内物に載せるアドレスをそろえます。担当者の個人のアドレスで問い合わせを受けていると、その人が休んだときに対応が止まります。

ステップ2. 共有の方法を選ぶ

Slackのプランが無料なら、まずはアドオンで必要なメールだけを共有する形から始めます。有料プランを使っていて、窓口のメールをすべてチームで見たい場合は、チャンネル用のアドレスへの自動転送を設定します。

ステップ3. 担当と状況の示し方を決める

担当の決め方と、絵文字で状況を示す決まりを、チャンネルの説明や固定のメッセージに書いておきます。新しく加わったメンバーも、決まりを読めばすぐに同じやり方で対応できます。

ステップ4. 1か月たったら見直す

1か月ほど続けたら、返信の漏れや重なりが起きていないか、決まりが守られているかを見直します。件数が増えて回らなくなってきたら、問い合わせを管理する道具を検討します。

問い合わせの件数と返信までの時間を数える

問い合わせ対応を改善するには、まず現状を数字でつかむことが役立ちます。

数えておきたい数字

・1週間あたりの問い合わせの件数
・問い合わせの種類ごとの件数（料金、使い方、不具合など）
・最初の返信までにかかった時間
・1件の対応が終わるまでにかかった日数

Slackのチャンネルに流しているだけでは、こうした数字を集めるのは手間がかかります。表計算のソフトに1件ずつ記録する、問い合わせを管理する道具の集計を使う、といった方法で、月に1回ほど数字を確かめます。

数字から見えること

種類ごとの件数を見ると、同じ質問が何度も来ていることに気づくことがあります。よくある質問のページや、案内のメールの文面を見直せば、問い合わせそのものを減らせる場合もあります。返信までの時間が長い種類の問い合わせは、ひな形を作る、詳しい人に相談する手順を決める、といった対策の優先度が高くなります。

問い合わせの件数が増えてきたら

問い合わせの件数が少ないうちは、Slackでのメール共有と運用の工夫で十分に回ります。件数が増えてきて、次のような状況になったら、問い合わせを管理するための道具を検討する時期です。

・どの問い合わせが残っているかを、チャンネルをさかのぼって探す時間が増えた
・担当の決まりがあっても、返信の漏れや重なりが起きる
・同じお客様からの過去の問い合わせを探すのに時間がかかる
・問い合わせの件数や、返信までの時間を数字で把握したい

メールを複数人で扱う道具

メールそのものを複数人で扱う道具（共有の受信箱や、問い合わせ管理のツール）を使うと、メールごとに担当と状況を付けて管理できます。メールのサービスの上で担当を割り振れるため、Slackとメールを行き来する手間が減ります。

問い合わせをフォームで受け付けて管理する

問い合わせの入口をメールではなくフォームにし、届いた問い合わせを1件ずつ管理する方法もあります。フォームなら、お名前、連絡先、問い合わせの種類、内容のように、必要な情報を決まった形で受け取れるため、何度もメールで聞き返す手間が減ります。

問い合わせの受け付けから対応までを1つの画面で扱えるフォームの1つがHalictです。公式サイトによると、届いた問い合わせごとに担当者とタグを付けて、誰が見ているかを明示でき、ステージの変更、担当者の割り当て、メモ、メールの送信の履歴が時系列で残ります。1件を開くと、回答、対応の履歴、メモ、メールの送信が1つの画面にまとまり、送ったメールが開かれたかどうかも分かります。フォームに送信があった直後に、回答内容の控えを添えた自動返信も送れます。

料金は、メンバー1人までのフリーが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。メンバー3人までのスターターが月額2,980円、メンバー10人までのチームが月額7,800円（いずれも税抜、年払いは2か月分が無料）です。新しい回答をSlackのチャンネルに流す通知は、チームのプランに含まれる機能で、Microsoft TeamsやChatworkへの通知も同じプランで使えます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Slackは「気づくための場所」、問い合わせの管理は「対応を進めて記録するための場所」と役割を分けると、Slackの通知の速さと、管理の道具の記録の確かさの両方を生かせます。

Slackとメールの使い分けの考え方

最後に、Slackとメールをどう使い分けるかを整理します。

社内のやり取りはSlack、社外はメール

社内のやり取りはSlack、取引先や顧客など社外とのやり取りはメール、という分け方が基本です。社外から届いたメールのうち、社内で相談が必要なものだけをSlackに共有すると、Slackのチャンネルが外部のメールで埋まることを防げます。お客様や取引先への正式な返事は、記録が相手の手元にも残るメールで送り、社内の相談や判断の経緯はSlackのスレッドに残す、と分けておくと、後で経緯をたどるときにどこを見ればよいかが明確になります。

共有するメールを絞る

すべてのメールをSlackに流すと、チャンネルの投稿が増えすぎて、本当に大切なメールが埋もれます。問い合わせの窓口のメールや、特定の取引先からのメールのように、チームで共有する意味のあるものに絞って流します。Gmailのフィルタを使えば、差出人や件名の条件で転送するメールを選べます。

外部の人とSlackでやり取りする場合

取引先とのやり取りが多い場合は、メールの共有ではなく、Slackのチャンネルを社外の人と共有する機能を使う方法もあります。ただし、相手もSlackを使っている必要があり、使えるプランも決まっているため、Slackの公式の案内で条件を確かめてから検討します。

よくあるつまずき

Slackでメールを共有するときによくあるつまずきを整理します。

チャンネル用のアドレスの項目が出てこない

フリープランでは、チャンネル用のメールアドレスは使えません。有料プランでも、オーナーや管理者がメンバーのアドレスの作成を制限している場合は、項目が表示されません。項目が見当たらない場合は、プランと権限を確かめ、オーナーや管理者に相談します。

転送したメールがSlackに届かない

Gmailの自動転送では、転送先のアドレスの確認が済んでいないと転送されません。Slackの転送先アドレスに届いた確認のメッセージのリンクを開いて、確認を済ませます。それでも届かない場合は、ワークスペースで受信メールが無効になっていないかを、オーナーや管理者に確かめてもらいます。

添付ファイルの扱い

メールの添付ファイルがSlackでどう表示されるかは、方法や設定によって違うことがあります。大切な添付ファイルは、Slackに流れた投稿だけに頼らず、元のメールでも確かめるようにします。

会社の決まりとの関係

会社によっては、社外のメールを別のサービスに転送することを、情報の管理の決まりで制限していることがあります。Slackにメールを流す前に、会社の情報システムの担当者に、転送してよいメールの範囲を確かめておきます。

在宅で問い合わせ対応を担う人から見えること

フリーランスや在宅の仕事の市場を長く見てきた立場から言えば、問い合わせ対応やカスタマーサポートの仕事は、在宅で受けられる仕事として定着しています。複数の取引先の問い合わせを同時に担う人ほど、取引先ごとにSlackやメールの使い方が違う中で、返信の漏れを出さない自分なりの確認の手順を持っています。どんな仕事があり、どんな力が求められるかは、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で確かめられます。

在宅で働く環境を整えるときに使える制度は、テレワーク 助成金 2026で整理しています。また、問い合わせの内容を分析して、よくある質問のページやマーケティングの改善につなげる仕事に関心がある人は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事も参考にしてください。

よくある質問

Q. Slackの無料プランでもメールを共有できますか？

できます。Slackヘルプセンターによると、GmailやOutlookのアドオンを使って個別のメールをチャンネルやDMに送る方法と、Slackbotの転送先アドレスを使って自分のDMにメールを送る方法は、全プランで使えます。チャンネル専用のメールアドレスを作って自動で流す方法は、有料プランの機能です。

Q. 問い合わせ窓口のメールを自動でSlackのチャンネルに流すにはどうすればよいですか？

有料プランでチャンネル用のメールアドレスを取得し、窓口のメールのサービスで、そのアドレスへの自動転送を設定します。Gmailでは、転送先のアドレスを追加すると確認のリンクが送られ、確認が済むと転送できるようになります。特定のメールだけを流すときはフィルタを使います。

Q. Slackでメールを共有すると返信もSlackからできますか？

Slackに共有したメールへの返信は、元のメールのサービス（GmailやOutlook）で行います。Slackで相談した内容を返信に反映させる必要があるため、返信した内容をSlackのスレッドに短く書き残しておくと、後から経緯を確かめやすくなります。

Q. Slackのフリープランで問い合わせの記録はいつまで残りますか？

Slackの料金ページによると、フリープランのメッセージは90日間保存され、検索できます。過去12か月分のメッセージにアクセスするにはアップグレードが必要です。問い合わせの記録をSlackだけに残すと古い経緯を確かめられなくなるため、メールのサービスなど別の場所にも記録を残しておくと安全です。