ビジネスで使う日程調整ツールの選び方と、社外との調整で迷わない運用のしかた

2026年7月25日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ビジネスで使う日程調整ツールを
✓フォーム型の3つに分けて特徴を整理し
✓料金などの比較のポイントを説明します

商談、面接、打ち合わせ。ビジネスの予定を決めるたびに、「来週のご都合はいかがでしょうか」「その日は埋まっておりまして」とメールを何度も往復させていないでしょうか。1件あたりの往復は数回でも、相手が多い仕事では、日程調整だけで1日の中のかなりの時間が消えていきます。往復の間に別の予定が入り、ダブルブッキングになることもあります。

こうした手間を減らすのが、日程調整ツールです。ただ、日程調整ツールと一口に言っても、出欠表の形で候補日を並べるもの、自分の空いている時間を相手に選んでもらうもの、フォームで日程と一緒に必要なことを聞くものなど、仕組みはさまざまです。仕組みを知らずに選ぶと、社外の相手にとって使いにくかったり、社内の決まりに合わなかったりします。

この記事では、ビジネスで使う日程調整ツールを3つの型に分けて特徴を整理し、選ぶときの比較のポイントと、社外の相手と迷わず調整するための運用のしかたを説明します。予約が入ったあとの対応や返信まで1つの画面で管理したい場合の道具として、フォームの作成から回答の管理、返信までを扱えるHalictにも触れます。

日程調整ツールが解決すること

日程調整ツールを選ぶ前に、何を解決したいのかをはっきりさせておきます。ビジネスの日程調整で起きる困りごとは、主に次の4つです。

1つ目は、メールの往復の多さです。候補を出し、相手の返事を待ち、合わなければまた候補を出す。この往復が数日にわたると、商談や採用の機会を逃すこともあります。

2つ目は、ダブルブッキングです。複数の相手と並行して調整していると、ある相手に出した候補日に、別の相手との予定が入ってしまうことがあります。

3つ目は、複数人の予定を合わせる難しさです。自分だけでなく、上司や同僚にも同席してもらう場合、全員の空き時間を確かめてから候補を出す必要があります。

4つ目は、決まったあとの作業です。カレンダーへの登録、Web会議のURLの発行、相手への確認の連絡。日程が決まってからも、細かな作業が続きます。

これらの手間は、1件ずつ見れば小さなものです。けれども、商談や面接、打ち合わせが週に何件もある仕事では、積み重なって大きな時間になります。日程調整にかけている時間を1週間ほど記録してみると、ツールを入れる価値があるかどうかを判断する材料になります。

日程調整ツールは、このうちのどれを主に解決するかによって型が分かれます。自分の困りごとがどれに当たるかを先に確かめておくと、選ぶべき型が見えてきます。

日程調整ツールの3つの型

ビジネスで使われる日程調整ツールは、仕組みによって大きく3つの型に分けられます。

型1：出欠表型

主催者が候補日を並べた表を作り、そのURLを参加者に送って、参加できる日に印を付けてもらう型です。参加者全員の回答が1つの表に並ぶので、全員がそろう日がひと目で分かります。

たとえば調整さんは、公式サイトによると、URLをメンバーに送るだけでイベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表のツールで、ログインなしでも使えます。社内の会議や懇親会のように、参加者どうしが顔見知りで、互いの都合を見せ合ってよい場面に向いています。

型2：予約ページ型

自分のカレンダーの空いている時間を予約ページとして公開し、相手に都合のよい時間を選んで予約してもらう型です。相手が予約すると、自分のカレンダーに予定が入ります。カレンダーと連携しているので、すでに予定が入っている時間は候補に出ず、ダブルブッキングが起きにくいのが特徴です。

商談や面談、面接のように、自分と相手の1対1、あるいは少人数で、繰り返し予定を決める仕事に向いています。

型3：フォーム型

フォームに候補日を並べ、日程と一緒に、名前や連絡先、事前に聞いておきたいことを回答してもらう型です。回答は主催者にだけ届くので、参加者どうしに回答を見せたくない場面に向いています。説明会や研修の申込みのように、日程のほかにも情報を集めたい場合に使いやすい型です。

予約ページ型のツールの中にも、予約のときに相手に入力してもらう項目を追加できるものがあり、フォーム型との境目は少しずつ重なってきています。それでも、カレンダーの空き時間から自動で予約を確定させることを中心にするのか、回答を集めて主催者が判断することを中心にするのかで、使い勝手は大きく変わります。

3つの型は、どれが優れているというものではありません。調整の相手、人数、聞きたいことによって、合う型が変わります。

場面ごとに合う型の早見表

ここまでの3つの型を、ビジネスでよくある場面に当てはめて整理しておきます。

場面	合う型	理由
社内の定例会議の日程を決める	出欠表型	参加者どうしで都合を見せ合ってよく、全員がそろう日がひと目で分かる
見込み客との商談	予約ページ型	相手が都合のよい時間を選べ、カレンダーに自動で入る
採用の面接	予約ページ型	応募者ごとに繰り返し調整があり、面接官の空き時間から選んでもらえる
説明会や相談会の申込み	フォーム型	日程と一緒に連絡先や相談の内容を聞ける
社外の複数社が集まる会議	フォーム型	参加者どうしに回答を見せずに済む
社内の懇親会	出欠表型	ログインなしで手軽に回答できる

1つの会社の中でも、場面によって合う型は変わります。1つのツールですべてを済ませようとせず、場面ごとに使い分けるほうが、相手にとっても使いやすくなります。

ビジネス向けに選ぶときの7つの比較ポイント

日程調整ツールを比べるときは、次の7つの点を確かめます。

1. カレンダーと連携できるか

予約ページ型のツールでは、自分が使っているカレンダー（GoogleカレンダーやOutlookの予定表など）と連携できるかが最も大切です。連携できれば、空いている時間が自動で候補になり、予約が入ればカレンダーにも自動で登録されます。

2. 複数人の予定を考慮できるか

上司や同僚と一緒に商談に出る場合は、複数人の空いている時間を合わせて候補にできるかを確かめます。「全員が空いている時間」を候補にするのか、「チームの誰か1人が空いていればよい」のかで、必要な機能が変わります。

3. Web会議のURLを自動で発行できるか

オンラインの打ち合わせが多いなら、予約が入ったときにWeb会議のURLを自動で発行し、相手に知らせてくれる機能があると、決まったあとの作業が大きく減ります。

4. 受付期間と締め切りを決められるか

「2週間先までの予約だけを受け付ける」「当日の予約は受け付けない」のように、予約を受け付ける期間を決められるかも確かめます。直前の予約が入ると、準備が間に合わないことがあるからです。

5. 事前に聞きたいことを質問にできるか

商談の前に相手の会社名や相談の内容を知っておきたい場合は、予約のときに質問を加えられるかを確かめます。事前に情報があれば、打ち合わせの中身が濃くなります。

6. 料金と、何で料金が決まるか

料金が、使う人の数で決まるのか、機能で決まるのかを確かめます。無料のプランで使える範囲と、有料のプランで追加される機能を比べ、自分たちの使い方に必要な機能が無料の範囲に収まるかを見ます。税込か税抜か、月払いか年払いかも確かめておきます。

7. 社内の決まりに合うか

会社のカレンダーと外部のツールを連携させる場合は、社内の情報管理の決まりで認められているかを、情報システムの担当者に確かめてください。予定の件名や参加者が外部のツールに渡ることになるため、会社によっては連携できるツールが決まっていることがあります。

主なツールの特徴を公式の記載で確かめる

ここでは、ビジネスの日程調整でよく使われるツールのうち、公式のページで今日時点の記載を確かめられたものを紹介します。料金や機能は改定されることがあるため、導入の前に必ず公式のページで確かめてください。

Googleカレンダーの予約スケジュール

Googleカレンダーには、予約ページを作れる「予約スケジュール」の機能があります。Googleの予約スケジュールを作成するの案内によると、パソコンでGoogleカレンダーを開き、左上の「作成」から「予約スケジュール」を選ぶと、予約の長さや、予約を受け付ける曜日と時間帯を設定できます。AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは予約スケジュールを作れないとされています。

公式の案内では、予約を受け付ける期間を限定する設定や、予約と予約の間に時間を空ける「準備時間」、1日に受け付ける予約の件数の上限、空き情報を確かめて予定の重複を避ける設定などが紹介されています。標準では、予約の受付が予定の開始の4時間前までになっているため、設定した直後に予約ページを見ると、当日の空き時間が表示されないことがあるとも書かれています。また、一部の機能は、対象となるGoogle WorkspaceのサブスクリプションやGoogle Oneのメンバーシップが必要とされています。

すでにGoogleカレンダーで予定を管理している人なら、新しいツールを入れずに始められるのが利点です。

TimeRex

TimeRexは、公式サイトによると、ビジネスの日程調整を自動化するツールです。料金表によると、フリープランは0円で、日程調整のカレンダーの数と調整の回数は無制限です。フリープランでは、チームに100人まで参加でき、2人までのスケジュールを考慮した日程調整に対応しているとされています。有料のプランは、ベーシックが1ライセンスあたり月額750円（年払い・税抜、月払いの場合は900円）、プレミアムが1ライセンスあたり月額1,250円（年払い・税抜、月払いの場合は1,500円）と表示されています。料金表には、Web会議ツール（Zoom、Microsoft Teams、Google Meet）との連携や、日程調整のときに相手が入力する項目のカスタマイズ、複数人のスケジュールを考慮した日程調整などの項目が並んでいます。

日程調整ツールを比べた業界団体の記事でも、ツールの選び方の観点として次のように整理されています。

個人の予定調整から、会議・商談・面接のスケジュール調整まで、用途に合う日程調整ツールを紹介。無料で使える範囲やカレンダー連携、複数人調整の違いを整理し、ビジネス向けの比較ポイントも解説します。出典: aspicjapan.org

無料で使える範囲、カレンダー連携、複数人での調整の3つは、どのツールを比べるときにも共通して見ておきたい点です。

調整さん

前の節で触れたとおり、調整さんは出欠表型のツールで、ログインなしでも使えます。公式サイトでは、飲み会、会議、同窓会、送別会など、さまざまなイベントに使えると紹介されています。社内の会議の日程を決めるときや、社外でも顔見知りの少人数で集まるときに手軽に使えます。

社外との日程調整で迷わない運用のしかた

ツールを選んだら、次は使い方です。日程調整ツールは、送り方や設定を誤ると、かえって相手を迷わせることがあります。社外の相手と調整するときに気をつけたい点を順に説明します。

URLだけを送らない

予約ページのURLだけをメールに貼って送ると、相手によっては「自分で選んでください」と突き放されたように感じることがあります。特に、初めてやり取りする相手や、目上の相手には、一言添えるのが丁寧です。

たとえば、次のような文面にします。

「打ち合わせの日程につきまして、下記のページに弊社の担当者の空いている時間を表示しております。ご都合のよい時間をお選びいただけましたら、そのまま予約が確定し、Web会議のURLをお送りいたします。もしご都合の合う時間がない場合は、お手数ですがご希望の日時をお知らせください。」

最後の一文が大切です。予約ページに都合の合う時間がない場合の逃げ道を書いておかないと、相手は困ったまま返事を後回しにしてしまいます。

相手によって候補の出し方を変える

予約ページを送るのが向いているのは、相手が日程調整ツールに慣れている場合や、こちらが相手に選んでもらう立場の場合です。一方、相手が取引の決定権を持つ立場で、こちらから時間を合わせるべき場面では、ツールのURLを送るより、メールで3つほど候補を示すほうが失礼になりません。相手の立場と関係によって、ツールを使うかどうかを決めます。

準備時間と移動時間を取る

予約ページ型のツールでは、予約と予約の間に空ける時間を設定できるものがあります。Googleカレンダーの予約スケジュールでも「準備時間」を設定できると公式の案内に書かれています。商談の前後に資料の準備や記録の時間が必要なら、15分から30分ほどの間を空ける設定にしておくと、予定が詰まりすぎるのを防げます。対面の打ち合わせなら、移動の時間も考えます。

受付の期間と直前の予約を決める

予約を受け付ける期間は、近すぎても遠すぎても困ります。直前の予約を受け付けると準備が間に合わず、何か月も先の予約を受け付けると、その間に予定が変わる可能性が高くなります。「翌営業日から2週間先まで」のように、自分の仕事の進め方に合った期間を設定してください。

時刻の地域を確かめる

海外の相手と調整する場合は、予約ページに表示される時刻が、相手の地域の時刻に直して表示されるかを確かめます。ツールによっては、予約ページで時刻の地域を選べるものがあります。メールで候補を示す場合は、「日本時間」と必ず書き添えます。

変更とキャンセルの受け方を決めておく

予約が入ったあとに、相手から日程の変更やキャンセルの連絡が来ることもあります。ツールによっては、相手が自分で予約を変更できる機能がありますが、変更の受け付けを何日前までにするかなど、自分なりの決まりを持っておくと慌てずに済みます。変更の連絡が来たら、早めに新しい候補を示すことが、相手の信頼を保つことにつながります。

メールで候補を示すときの書き方

日程調整ツールを使わず、メールで候補を示すほうがよい場面もあります。その場合も、書き方を工夫すれば、往復の回数を減らせます。

候補は3つから5つほどを、日付と開始と終了の時刻をそろえた形で箇条書きにします。曜日を添える場合は、カレンダーで必ず確かめてから書いてください。そのうえで、「いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時を2つから3つお知らせください」と書き添えます。この一文があると、候補が合わなかったときに相手が新しい候補を出してくれるため、往復が1回で済むことが多くなります。

候補を出したら、相手の返事が来るまで、その時間には別の予定を入れないようにします。カレンダーに「仮押さえ」の予定を入れておくと、うっかり別の予定を入れてしまうのを防げます。返事が来たら、選ばれなかった候補の仮押さえを忘れずに外してください。

採用の面接で日程を調整するときの注意

採用の面接は、日程調整ツールが特に役立つ場面の1つです。応募者が多いと、1人ずつメールで調整していては、面接の日程を決めるだけで数日かかります。その間に、応募者がほかの会社の選考に進んでしまうこともあります。

予約ページ型のツールを使えば、応募者は面接官の空いている時間から都合のよい時間を選べるので、応募から面接の日程の確定までを短くできます。面接官が複数いる場合は、全員の空き時間を合わせて候補にできるツールを選びます。

採用の面接で使うときは、次の点にも気を配ります。

応募者の多くは在職中で、平日の日中には時間を取りにくいことを考え、夕方や早朝の枠も検討する
面接の形（対面かオンラインか）、所要時間、当日の持ち物を、予約の確定と同時に知らせる
応募者の名前や連絡先は個人情報なので、予約ページの設定や連携先で、見られる人を限る
予約の確定のあとに、人の手で一言のあいさつを送ると、応募者の不安が和らぐ

商談で日程を調整するときの注意

商談の日程調整では、相手の手間をできるだけ小さくすることが大切です。問い合わせが来てから日程の確定までが短いほど、商談につながりやすくなります。

予約ページを送るときは、予約のときの質問を絞ります。会社名、担当者の名前、連絡先、相談したい内容の4つほどで十分です。質問が多すぎると、相手は予約の途中でやめてしまいます。詳しい状況は、商談の場で聞けば足ります。

社内の同席者が必要な場合は、同席者の空き時間も考慮した候補を出します。商談の内容によって同席者が変わる場合は、内容ごとに予約ページを分けておくと、その都度、同席者の予定を確かめる手間が減ります。

日程調整ツールを使ってもうまくいかない原因

日程調整ツールを入れたのに、思ったほど手間が減らないこともあります。うまくいかない原因は、だいたい次の4つです。

1つ目は、カレンダーの予定が更新されていないことです。予約ページ型のツールは、カレンダーの空き時間を候補にします。外出や作業の時間をカレンダーに入れていないと、その時間が空いているものとして相手に表示され、都合の悪い時間に予約が入ってしまいます。予定はすべてカレンダーに入れる習慣をつけてください。

2つ目は、空き時間を出しすぎていることです。すべての空き時間を予約可能にすると、1日に予約が詰まりすぎたり、集中して作業したい時間に予約が入ったりします。予約を受け付ける曜日と時間帯を絞り、1日の予約の件数に上限を設けると、自分の仕事の時間を守れます。

3つ目は、相手がツールに慣れていないことです。予約ページの使い方が分からない相手には、メールで候補を示す方法に切り替えます。どちらの方法でも対応できるようにしておくと、相手を迷わせません。

4つ目は、予約の通知を見落としていることです。予約が入ったことに気づかず、準備ができないまま当日を迎えることがあります。予約の通知がどこに届くのかを確かめ、毎日見る場所に届くように設定しておいてください。

日程が決まったあとの確認の連絡

日程が決まったら、それで終わりではありません。当日に相手が迷わず参加できるよう、確認の連絡を整えておきます。

予約ページ型のツールの多くは、予約の確定と同時に確認のメールを相手に送ります。ただ、自動のメールだけでは、相手が見落としたり、迷惑メールのフォルダに入ってしまったりすることがあります。大切な商談や面接では、自動のメールに加えて、人の手で短い確認の連絡を送ると安心です。

前日には、日時と参加の方法をもう一度知らせる連絡を送ります。Web会議なら参加のためのURL、対面なら場所と受付の方法、当日に連絡がつく電話番号やメールアドレスを書きます。相手が急に参加できなくなった場合の連絡先も添えておくと、無断の欠席を減らせます。

ツールを入れる前に確かめたい安全面の点

日程調整ツールは、自分のカレンダーや相手の連絡先という大切な情報を扱います。導入の前に、次の点を確かめておきます。

カレンダーとの連携で、ツールにどこまでの権限を与えるのか（予定の空き時間だけか、予定の中身まで読むのか）
ツールのアカウントに、2段階の認証を設定できるか
予約ページを公開する範囲（リンクを知っている人だけか、検索で見つかるか）
社員が退職したときに、その人のカレンダーとの連携を確実に外せるか
相手が入力した情報が、どこに、どのくらいの期間保存されるか

これらは、ツールの公式サイトのセキュリティのページや利用規約、プライバシーの方針で確かめられます。会社で使う場合は、情報システムの担当者と一緒に確かめてください。

1人で働く人の日程調整

フリーランスや個人で事業をしている人にとっても、日程調整ツールは役立ちます。1人で働いていると、日程調整のメールに追われて、肝心の作業の時間が削られがちだからです。

1人で使う場合は、仕事の予定と私生活の予定を同じカレンダーで管理しているかどうかで、設定の仕方が変わります。私生活の予定も同じカレンダーに入れておけば、予約ページに私生活の予定と重なる時間が出ることはありません。一方で、私生活の予定の件名がツールに渡ることになるため、件名の見え方が気になる場合は、ツールの設定を確かめておきます。

また、作業に集中したい時間を守るために、予約を受け付ける時間帯を、たとえば平日の午後だけに絞っておくのも有効です。午前を作業、午後を打ち合わせ、と分けておけば、1日の予定が細切れになりにくくなります。

社内で日程調整ツールを使うときの決まり

チームで日程調整ツールを使う場合は、社内でいくつかの決まりを作っておくと、混乱を防げます。

まず、誰のカレンダーを連携させるかを決めます。予約ページ型のツールでは、連携させたカレンダーの空き時間が社外の相手に見えることになります。予定の中身が相手にどう見えるかはツールと設定によって違うため、自分で予約ページを開いて、空き時間の見え方を確かめてから使い始めてください。Googleカレンダーの予約スケジュールでは、予約スケジュールのタイトルは、予約ページのリンクを知っているすべてのユーザーが見られると公式の案内に書かれています。タイトルに社内向けの言葉を入れないよう注意します。

次に、予定の件名の付け方をそろえます。「【商談】〇〇株式会社様」のように件名の形を決めておくと、カレンダーを見ただけで予定の種類が分かり、チームで予定を共有しやすくなります。

最後に、予約が入ったあとの担当を決めます。チームで1つの予約ページを使う場合、予約が入ったら誰が対応するのか、事前の資料は誰が用意するのかを決めておかないと、誰も準備をしていなかった、ということが起こります。

予約のあとの対応まで管理したいとき

日程調整ツールは、日時を決めるところまでは自動で進めてくれます。けれども、予約が入ったあとの作業は、ツールの外に残ることが多いものです。たとえば、説明会や相談会の申込みを受け付ける仕事では、申込みごとに担当者を決め、事前の資料を送り、問い合わせに返信し、対応が済んだかを管理する必要があります。予約の一覧を表計算のファイルに写し、担当や状況の列を手で埋め、返信はメールソフトで1通ずつ送る。この行き来が、申込みが増えるほど負担になります。

こうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、Halict はフォームを作り、届いた回答の1件ごとに担当と状況を残し、同じ画面から返信まで送れるフォームの道具です。日付を含む12種類の項目があり、日程の希望と一緒に、相談の内容や連絡先を受け付けるフォームを作れます。チームプラン（10人まで・月額7,800円・税抜）からは、一斉メールと開封・クリックの計測、メールのひな形、Teams、Slack、Chatworkへの通知も使えます。1人で使うフリープランは0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

予約ページ型のツールのように、カレンダーの空き時間から自動で予約を確定させる機能が必要な場面では、そうしたツールを使います。予約や申込みのあとの返信や担当の管理に手間がかかっている場面で、こうした道具を組み合わせると、作業の行き来を減らせます。

導入は小さく試してから広げる

日程調整ツールをチームに入れるときは、いきなり全員で使い始めるのではなく、日程調整の多い1人か2人で試すところから始めるのがおすすめです。

試すときは、1か月ほど使ってみて、次の点を確かめます。

メールの往復が実際に減ったか
社外の相手から、使いにくいという声がなかったか
ダブルブッキングや、準備が間に合わない予約が起きなかったか
無料のプランで足りたか、有料の機能が必要だったか

社外の相手から感想を聞ける機会があれば、予約ページが分かりやすかったか、予約の確定の連絡が届いたかを、さりげなく尋ねてみるのも参考になります。自分では気づきにくい使いにくさが見つかることがあります。

問題がなければ、チームの決まり（カレンダーの連携、件名の付け方、予約後の担当）を作ってから、使う人を広げていきます。無料のプランから始めて、必要になった機能が出てきた時点で有料のプランを検討すれば、費用を無駄にせずに済みます。

日程調整の速さは信頼につながる

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営の立場で見てきた範囲では、依頼する側から選ばれ続ける人ほど、最初の打ち合わせの日程を決めるまでが速いという特徴があります。問い合わせから日程の確定までを短くし、決まったらすぐにWeb会議のURLと事前の確認事項を送る。この段取りの速さは、仕事を任せたときの進め方を相手に想像させます。仲介の手数料がかからない直接の取引では、受け手の手取りが厚くなる一方で、こうした最初のやり取りも自分で整えることになります。日程調整ツールは、その手間を小さくする道具です。

日程調整のような定型の作業を自動化する仕事もあります。RPA・業務自動化ツールのお仕事では、決まった手順の作業を道具で自動化する仕事の内容と始め方を紹介しています。日程調整のお知らせや確認のメールの文面を整える力は、ビジネス文書・契約書作成のお仕事のような文書の仕事にも通じます。

会社として日程調整ツールや業務の道具を導入する場合は、補助金を使える場合があります。IT導入補助金でAIツールを導入する方法2026｜対象ツールと申請のポイントでは、補助金の対象になる道具と申請のポイントを紹介しています。