ビジネスで使うスケジュール共有アプリの選び方と、チームで予定を合わせる設定

2026年9月4日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ビジネスで使うスケジュール共有アプリの選び方を
✓予定とタスクの扱い方から整理しました
✓Googleカレンダーでチームの予定を共有する設定手順と

ビジネスでスケジュール共有アプリを選ぶとき、迷いやすいのは「どのアプリが一番か」よりも「自分たちの予定の回し方に合うのはどれか」です。会議の空き時間を探したいのか、外出や在宅の状況を見せたいのか、納期や作業の進み具合まで共有したいのかで、向いている道具は変わります。

この記事では、ビジネス用のスケジュール共有アプリでできること、家庭向けのアプリとの違い、選び方のポイント、主なツールの特徴、Googleカレンダーでチームの予定を共有する設定手順、導入でつまずきやすい点を順に整理します。予定だけでなく作業の締切や担当まで一緒に並べたい場合の選択肢として、チームのプロジェクト管理ツールのPinatecaにも触れます。

ビジネスの予定共有が難しくなっている理由

少し前まで、社内の予定はホワイトボードや紙の行動予定表で十分に回っていました。全員が同じ事務所にいて、誰が外出中かは見れば分かったからです。いまは在宅勤務と出社を組み合わせる働き方が広がり、業務委託の外部メンバーや、別の会社の担当者と一緒に進める仕事も増えました。同じ部屋にいない人どうしで予定を合わせる場面が、毎日のように起きています。

ここで起きやすいのが、予定の記録先がばらばらになる問題です。会議の予定は社内のカレンダー、作業の締切は表計算のシート、外出の連絡はチャット、取引先との打ち合わせは個人の手帳、という状態になると、空いている時間を探すだけで何度もやり取りが発生します。1回の日程調整に3往復、4往復とメッセージが行き交い、そのあいだに別の予定が入って振り出しに戻る、という経験は多くの人にあるはずです。

もう1つの理由は、共有したい中身が「予定」だけではなくなっていることです。チームで仕事を回していると、知りたいのは「何時から何時まで会議か」だけではありません。「この人は今週どれくらい手が空いているか」「その資料はいつまでに誰が出すのか」といった、作業の量や締切の情報も同時に知りたくなります。カレンダーに会議を入れただけでは、この部分は見えません。

スケジュール共有アプリを入れる目的は、この散らばりを1か所に寄せて、予定を合わせるためのやり取りを減らすことにあります。どのアプリを選ぶかを考える前に、自分たちのチームで「何を共有できていないせいで手間が増えているのか」を書き出しておくと、選ぶ基準がはっきりします。

スケジュール共有アプリでできること

ビジネス向けのスケジュール共有アプリには、だいたい共通して次のような機能があります。名前はツールごとに違いますが、役目は似ています。

自分の予定を、指定した相手やグループに見せる（見せる範囲を選べる）
会議の予定に参加者を招待し、出欠の返事を受け取る
複数の人の予定を並べて、全員が空いている時間を探す
会議室や社用車など、人以外の予約を管理する
予定の前に通知を出す（リマインダーと呼ばれる機能）
パソコンとスマートフォンで同じ予定を見られるように同期する

このうち、ビジネスで特に効くのは「見せる範囲を選べる」機能です。社内の全員に予定の中身まで見せる必要はなく、「この時間は埋まっている」とだけ分かれば日程は組めます。逆に、同じ案件を担当するメンバーには、打ち合わせの場所や議題まで見えたほうが話が早く進みます。相手ごとに見える範囲を変えられるかどうかは、選ぶときに必ず確かめたい点です。

また、ツールによっては予定と一緒に作業の締切やタスクを扱えるものがあります。カレンダーの上に「資料の提出日」を予定として入れておく使い方もできますが、担当や進み具合まで管理しようとすると、カレンダーだけでは手が足りなくなります。この境目については、後の「予定とタスクを一緒に見たいときの候補」の節で詳しく整理します。

ビジネス向けと家庭向けで違う点

スケジュール共有アプリには、家族や友人どうしで使うものと、仕事で使うものがあります。どちらも予定を共有する点は同じですが、重視するところが違います。

ビジネスでスケジュール共有アプリを使いたい場合と、プライベートで使用したい場合では、必要な機能が異なります。この章では、仕事で利用するときに便利なスケジュール共有アプリを5つ紹介します。出典: biz.moneyforward.com

仕事で使う場合に家庭向けとの違いが出るのは、主に次の3つです。

1つ目は、権限の細かさです。家族の予定なら全員が全部を見られても困りませんが、会社では人事の面談や取引先との交渉の予定など、一部の人にしか見せたくない予定が必ずあります。見られる人、編集できる人、他人に共有できる人を分けられることが前提になります。

2つ目は、管理する人がいることです。会社でアプリを使う場合、社員が辞めたときにアカウントを止める、新しく入った人を一度に追加する、といった管理の作業が発生します。管理者がまとめて設定を変えられる仕組みがあるかどうかは、10人を超えたあたりから効いてきます。

3つ目は、他のツールとのつながりです。仕事ではメール、オンライン会議、チャット、ファイルの保存場所と予定が密接につながっています。会議の予定を作ると自動でオンライン会議のURLが付く、チャットに予定の通知が届く、といったつながりがあると、手で書き写す作業が減ります。

家庭向けのアプリを仕事に流用すると、最初は手軽でも、メンバーの入れ替わりや社外との共有が出てきた段階で困ることが多くなります。個人で使う分には問題がなくても、チームで使うと決めた時点で、ビジネス向けのものに寄せておくほうが後の手間が少なく済みます。

選び方のポイント5つ

ここからは、ビジネスでスケジュール共有アプリを選ぶときに確かめたい点を5つに絞って整理します。

ポイント1：いま社内で使っているメールと同じ系列か

最初に確かめたいのは、社内で使っているメールやアカウントの系列です。GmailとGoogle Workspaceを使っている会社ならGoogleカレンダー、OutlookとMicrosoft 365を使っている会社ならOutlookの予定表が、追加の手間なく使えます。会議の招待はメールで届くため、メールと同じ系列のカレンダーを使うと、招待を受けてから予定に入るまでが自然につながります。系列をまたいでも使えないことはありませんが、出欠の返事がうまく反映されないなどの細かい不便が出やすくなります。

ポイント2：見せる範囲を相手ごとに変えられるか

前の節で触れたとおり、ビジネスでは予定の中身を見せる相手と、空いているかどうかだけを見せる相手を分けたくなります。無料の範囲でもこの設定ができるか、社外の人に共有するときに制限がかかるかを、導入前に試しておくと安心です。

ポイント3：無料で始められる範囲と、有料になる条件

多くのツールは、少人数なら無料、人数や機能が増えると有料、という形をとっています。料金は改定されることがあるため、必ず各ツールの公式の料金ページで今日時点の金額を確かめます。確かめるときは、金額が税込か税抜か、月払いか年払いか、1人あたりの料金か組織全体の料金かを書き分けて比べると、あとで食い違いが起きません。

ポイント4：スマートフォンから見られるか

外出が多い人や、現場で作業する人がいるチームでは、スマートフォンのアプリで予定を確かめ、その場で入力できるかが使い続けられるかどうかを左右します。パソコンでは使いやすくても、スマートフォンでは表示が見づらいツールもあるため、実際にメンバーの端末で試します。

ポイント5：予定と一緒に作業の締切も扱いたいか

会議の時間を合わせるのが目的なら、カレンダーのアプリで十分です。一方、「誰がいつまでに何をするか」まで共有したいなら、カレンダーとは別に、作業を管理する道具が必要になります。どちらが目的かで、選ぶツールの種類が変わります。

主なスケジュール共有ツールの特徴

ビジネスで使われるスケジュール共有の道具は、大きく4つの種類に分けられます。それぞれ得意なことが違うので、自分たちの目的と照らし合わせて選びます。

種類	代表的なもの	向いている場面
メールと一体のカレンダー	Googleカレンダー、Outlookの予定表	会議の日程調整、社外との打ち合わせ
グループウェア	予定・掲示板・設備予約がまとまった製品	社内の行動予定表、会議室の予約
ビジネスチャット付属のカレンダー	チャットツールに付いたカレンダー機能	連絡と予定を同じ場所で済ませたいとき
プロジェクト管理ツール	ガントチャートやカレンダー表示を持つもの	作業の締切、担当、進み具合の共有

メールと一体のカレンダー

Googleカレンダーは、Googleアカウントがあれば無料で使い始められます。会社として使う場合は、Google Workspaceという有料のサービスに入ると、会社のドメインのメールアドレスや管理者向けの機能が使えるようになります。Google Workspaceの公式の料金ページでは、Business Starter、Business Standard、Business Plusの各プランで最大300人まで使えると案内されており、14日間の無料試用も用意されています。金額は公式の料金ページで確かめてください。

Outlookの予定表は、Microsoft 365を使っている会社で多く使われています。メールとの一体感が強く、会議の招待とTeamsのオンライン会議を組み合わせやすいのが特徴です。

グループウェア

グループウェアは、予定の共有に加えて、掲示板、会議室の予約、ワークフロー（申請と承認の流れ）などをまとめて扱える製品です。社内の行動予定表を一覧で見たい、会議室の予約を紙からやめたい、といった目的に向いています。一方で、社外の人を招きにくい製品もあるため、取引先と予定を合わせる場面が多い場合は確かめておきます。

ビジネスチャット付属のカレンダー

ビジネスチャットの中には、カレンダーの機能を持つものがあります。ふだんの連絡をチャットで済ませているチームなら、予定の通知や会議の呼びかけも同じ画面で受け取れるため、別のアプリを開く手間が省けます。ただし、カレンダーとしての細かい権限の設定や、社外の人との予定の調整は、メールと一体のカレンダーほど自由が利かないこともあります。連絡が中心のチームか、日程調整が中心のチームかで向き不向きが分かれます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、本来は作業の進み具合を管理する道具ですが、カレンダーやガントチャート（作業の期間を横棒で並べた図）の表示を持つものが多くあります。会議の予定を合わせる道具ではなく、「この作業はいつからいつまで、誰が担当か」を共有する道具だと考えると分かりやすくなります。

Googleカレンダーでチームの予定を共有する設定

ここでは、多くの人が使っているGoogleカレンダーを例に、チームでカレンダーを共有する手順を説明します。手順はGoogleカレンダーの公式ヘルプの記載に沿っています。

なお、会社や学校のアカウントで使っている場合、カレンダーを共有できるかどうかは管理者が決めています。共有の項目が見当たらないときは、社内の管理者に確かめてください。

パソコンでGoogleカレンダーを開きます。
画面の左側にある「マイカレンダー」を開き、共有したいカレンダーを探します。
そのカレンダーの右側にあるその他のアイコンから「設定と共有」を選びます。
左側の「共有する相手」を開き、「ユーザーやグループを追加」を選びます。
共有したい相手のメールアドレス、またはGoogleグループのメールアドレスを入力します。
相手に許可する権限を選び、「送信」を押します。

送信すると、相手にメールが届きます。相手がメールの中のリンクを開くと、カレンダーが表示されるようになります。共有はあとからいつでも止められます。

権限は5段階から選べます。公式ヘルプでは次のように説明されています。

権限	相手ができること
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）	予定がある時間帯だけが見え、名称や詳細は見えない
予定の詳細の表示	予定の名称、日時、場所、説明まで見える
変更可能（限定公開の予定を、予定の有無としてのみ表示）	非公開でない予定を編集できる
予定の詳細を変更、表示可能	予定を編集でき、その予定を共有している他の人も見える
予定の変更および共有の管理	予定を完全に管理でき、他の人に共有することもできる

チームで使うときのおすすめは、部署全体には「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」、同じ案件のメンバーには「予定の詳細の表示」、自分の代わりに予定を入れてくれるアシスタントには「予定の詳細を変更、表示可能」と、相手によって分ける方法です。最初から全員に編集の権限を渡すと、誰かが誤って予定を動かしたときに原因を追いにくくなります。

1人ずつ共有するのが手間な場合は、Googleグループのアドレスに共有すると、グループに入っている全員にまとめて共有できます。メンバーの入れ替わりがあっても、グループのほうを直せば済むため、人数が多いチームでは管理が楽になります。

詳しい画面の説明は、Googleカレンダーの公式ヘルプ「カレンダーを共有する」で確かめられます。

会議に参加者を招待する

カレンダーそのものを共有しなくても、予定ごとに参加者を招待する方法もあります。予定を開いて編集し、「ゲスト」の欄に相手の名前かメールアドレスを入れて保存すると、相手に招待メールが届きます。公式ヘルプによると、相手がGoogleカレンダーを使っていなくても、メールアドレスで招待でき、相手は「はい」「いいえ」「未定」で出欠を返せます。社外の人との打ち合わせは、カレンダーを共有するより、予定ごとの招待のほうが向いています。

予定とタスクを一緒に見たいときの候補

カレンダーで予定を共有できるようになると、次に出てきやすい悩みが「会議の時間は合うようになったが、作業の締切や担当が見えない」というものです。カレンダーに「企画書の提出」という予定を入れておくことはできますが、その企画書の作業が今どこまで進んでいて、誰が手を動かしていて、遅れそうなのかは、カレンダーからは分かりません。

この部分を埋めるのが、プロジェクト管理ツールです。作業を1枚ずつのカードとして登録し、担当者と締切を付けて、「未着手」「進行中」「レビュー」「完了」のように進み具合で並べます。カレンダーの表示やガントチャートの表示に切り替えると、締切の重なりや、誰に作業が偏っているかが見えるようになります。

選択肢の1つが、チームのプロジェクト管理ツールのPinatecaです。公式サイトによると、カンバン・ガント・カレンダー・リスト・ディスカッション・グリッド・時間割・リソースの8種類のボードがあり、すべて無料プランから使えます。カレンダーボードでは月と週で予定を見渡せ、リソースボードでは人やチームごとの負荷の偏りを確かめられます。チャットも内蔵されているため、作業のカードの隣で話を進められます。

料金は、5人まで、ボード10個までなら無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードから有料のスタンダードプランになり、公式の料金ページでは1人あたり月額500円（税抜）、年払いなら1人あたり月額400円（税抜）と案内されています。ChatGPTやClaudeから話しかけてボードのカードを読んだり動かしたりする使い方にも対応しています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い分けの目安としては、会議や外出の予定はふだんのカレンダーで共有し、案件の作業と締切はプロジェクト管理ツールで共有する、という2段構えにすると、それぞれの道具が得意なことに集中できます。1つのツールですべてを済ませようとすると、どちらかが中途半端になりやすいからです。

導入で失敗しやすい点と、定着させるコツ

スケジュール共有アプリは、入れること自体は簡単です。難しいのは、全員が使い続ける状態にすることです。導入でつまずきやすい点を4つ挙げ、それぞれの対策を整理します。

失敗1：一部の人しか予定を入れない

よくあるのが、熱心な数人だけが予定を入れ、他の人は手帳や頭の中で管理し続ける状態です。こうなると、カレンダー上は空いているのに実際は予定がある、という食い違いが起き、かえって日程調整がこじれます。対策は、「会議の招待は必ずカレンダーで送る」「外出と休みは前日までに入れる」のように、最低限の決まりを2つか3つだけ決めることです。決まりを10個並べても守られません。

失敗2：予定の名前がばらばらで読み取れない

「打ち合わせ」「MTG」「ミーティング」と書き方が人によって違うと、一覧で見たときに何の予定か分かりにくくなります。「【社外】取引先名・議題」「【社内】部署名・議題」のように、先頭の書き方だけそろえると、ぱっと見で区別がつきます。

失敗3：権限を広く渡しすぎる

最初から全員に編集の権限を渡すと、誰かが他人の予定を動かしてしまう事故が起きます。最初は閲覧だけにしておき、必要な人にだけ編集を許すほうが安全です。

失敗4：通知が多すぎて見なくなる

予定のたびに何回も通知が届くと、通知そのものを無視するようになります。通知は「予定の10分前に1回」のように絞り、チームで同じ設定にそろえておくと、通知が本当に必要な合図として機能します。

定着させるいちばんのコツは、導入の初日に全員で同じ画面を開き、実際に予定を1件ずつ入れてみる時間を取ることです。使い方の資料を配るより、30分ほど一緒に触ったほうが、操作の迷いはずっと少なくなります。

チームの人数ごとの選び方の目安

同じスケジュール共有アプリでも、使う人数によって向き不向きが変わります。ここでは、人数ごとに考えやすい目安を整理します。数字はあくまで目安で、仕事の中身によって前後します。

2人から5人の小さなチーム

数人で動くチームなら、まずは各自が持っているカレンダーをお互いに共有するだけで十分なことが多いです。Googleカレンダーなら、個人のGoogleアカウントどうしでも共有と招待ができます。この段階で管理者向けの機能に費用をかける必要はあまりありません。それよりも、予定の名前の付け方や、外出と休みを入れる決まりをそろえることに時間を使ったほうが効果が出ます。

作業の締切まで共有したくなったら、無料で始められるプロジェクト管理ツールを1つ組み合わせます。人数が少ないうちは、無料の範囲に収まるツールが多いため、費用をかけずに試せます。

10人から30人のチーム

10人を超えると、メンバーの出入りが目立つようになります。新しく入った人に共有を設定し直す、辞めた人の共有を外す、といった作業を1人ずつ手でやっていると、どこかで抜けが出ます。この段階では、Googleグループのようにまとめて共有できる仕組みや、管理者が全員のアカウントを一度に扱える有料のプランを検討する価値が出てきます。

また、部署やチームが複数に分かれ始めるため、「部署全体のカレンダー」と「案件ごとのカレンダー」を分けて作ると、見たい予定だけを表示しやすくなります。会議室の予約が取り合いになっているなら、会議室を予約できる機能があるかも確かめます。

30人を超えるチーム

30人を超えると、予定の共有は「ツールの使い方」より「会社の決まり」の話になってきます。誰がどの範囲の予定を見てよいか、社外への共有をどこまで許すか、退職者の予定をどう扱うかを、情報の管理の決まりとして文章にしておく必要があります。グループウェアや、管理者向けの機能がそろった有料のプランが選択肢に入ってくるのもこの段階です。

人数が多いほど、導入をやり直す手間も大きくなります。最初に小さな部署で1か月ほど試し、困った点を洗い出してから全社に広げると、手戻りが少なく済みます。

日程調整のやり取りを減らす運用の型

アプリを入れても、使い方が決まっていないと日程調整のやり取りは思ったほど減りません。ここでは、チームで取り入れやすい運用の型を3つ紹介します。

型1：週の初めに全員が1週間の予定を入れる

月曜日の朝に、全員がその週の外出、休み、集中して作業したい時間をカレンダーに入れておく決まりにします。こうすると、週の途中で会議を入れたい人は、カレンダーを見るだけで空き時間を探せます。毎週の手間は5分ほどで済み、その後の日程調整の往復がはっきり減ります。

型2：集中して作業する時間も予定として入れる

会議だけをカレンダーに入れていると、空いているように見える時間にどんどん会議が入り、作業の時間がなくなります。資料作りなど、まとまった時間が要る作業も「作業」として予定に入れておくと、他の人がその時間を避けて会議を入れてくれるようになります。

型3：会議の予定には目的と準備物を書く

会議の予定を作るときに、説明欄へ「何を決める会議か」「事前に読んでおく資料」を1行ずつ書いておくと、当日の会議が短く済みます。予定の共有は時間を合わせるだけの道具ではなく、会議の準備をそろえる道具としても使えます。

社外の人と予定を共有するときの注意

業務委託のメンバーや取引先の担当者と予定を合わせる場面では、社内とは別の注意が要ります。

まず、社内のカレンダーをそのまま社外の人に共有しないことです。社内のカレンダーには、人事の面談や他社との商談など、社外に見せるべきでない予定が混ざっています。社外の人と共有するなら、その案件専用のカレンダーを新しく作り、そこにだけ案件の予定を入れて共有するほうが安全です。案件が終わったら、そのカレンダーの共有を止めれば済みます。

次に、会社のアカウントでは、社外への共有が管理者の設定で制限されていることがあります。社外の人に共有できないときは、勝手に個人のアカウントを使って回避するのではなく、社内の管理者に相談します。個人のアカウントに仕事の予定を写すと、退職や異動のときに情報が残ってしまう原因になります。

日程を決めるだけなら、カレンダーを共有するより、候補の日時をいくつか送って相手に選んでもらうほうが簡単な場合もあります。相手の会社の決まりで外部のカレンダーを開けないこともあるため、相手の事情に合わせて方法を選びます。

業務委託で仕事を受ける側から見ても、取引先ごとに予定の記録先が違うのはよくあることです。複数の取引先と仕事をしている人は、自分用のカレンダーに取引先ごとの色を付けて整理し、取引先の共有カレンダーとは分けて管理すると、うっかりダブルブッキングを防げます。

予定の書き方で情報を守る

スケジュールを共有すると、予定の名前や説明欄に書いた内容が、思っている以上に多くの人の目に入ります。便利さと引き換えに、情報が漏れる入り口が増えることも意識しておく必要があります。

まず気をつけたいのは、予定の名前に個人名や取引の中身を書きすぎないことです。「A社値下げ交渉」「Bさん退職面談」のような予定名は、時間枠だけを見せる設定にしていても、編集の権限を持つ人やアシスタントには見えてしまいます。見せる範囲が広いカレンダーには「社外打ち合わせ」「面談」のように中身をぼかした名前で入れ、詳しい内容は関係者だけが見られる場所に記録すると安全です。

次に、オンライン会議のURLやパスワードを説明欄に書く場合は、そのカレンダーを誰と共有しているかを確かめます。社外の人も見られるカレンダーに社内会議のURLを書いてしまうと、意図しない人が会議に入れる状態になります。

スマートフォンでカレンダーを見る人が多いチームでは、端末をなくしたときの備えも大切です。画面のロックをかける、会社のアカウントは管理者が遠隔で使えなくできる設定にしておく、といった基本の対策を決めておきます。どこまで求めるかは会社の情報管理の決まりによるため、社内の担当者と相談して決めます。

最後に、退職や異動のときの扱いです。辞める人が持っていた共有の権限や、その人が作った共有カレンダーをどうするかを、あらかじめ手順として決めておくと、引き継ぎのときに予定が行方不明になるのを防げます。

在宅で働く人とチームの予定共有から見えること

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の人と長く気持ちよく仕事が続くチームほど、予定と作業の締切を「相手が見える場所」に出しています。発注する側が締切を口頭やメールの文中だけで伝えていると、受ける側は確認のための連絡を何度も送ることになり、そのやり取り自体が双方の負担になります。

逆に、作業の締切と担当が共有の画面で見えていれば、受ける側は自分の空き時間をもとに無理のない範囲で仕事を引き受けられます。中間の手数料が乗らない直接のやり取りでは、こうした段取りの手間がそのまま双方の時間として返ってくるため、予定の共有の仕組みを整える価値は大きくなります。

チームで共有の仕組みを作る仕事は、それ自体が外部の専門家に頼める仕事でもあります。業務アプリの画面設計を担うUI/UX・アプリデザインのお仕事や、社内の仕組みそのものを作るアプリケーション開発のお仕事では、こうした予定や作業の共有の仕組みを作る案件も扱われています。デザインを担う人の報酬の目安はデザイナーの年収・単価相場で整理されています。

また、取引先と予定や締切を共有する場面では、発注書や業務委託契約書に「納期」「打ち合わせの頻度」を書いておくと、あとで食い違いが起きにくくなります。契約書や社内文書の作成を外部に頼みたい場合は、ビジネス文書・契約書作成のお仕事で依頼の流れを確かめられます。

予定の共有は、どのツールを選ぶかより、何を共有するかを決めることから始まります。会議の時間を合わせたいのか、作業の締切を見せたいのかを先に決めれば、選ぶべき道具は自然に絞られます。

よくある質問

Q. スケジュール共有アプリは無料のままでも仕事に使えますか？

少人数のチームなら、無料の範囲で十分に使えることが多いです。Googleカレンダーは個人のGoogleアカウントでも共有や招待ができます。ただし、会社のドメインのメールアドレスを使いたい、退職者のアカウントを管理者が止めたい、といった管理の機能は有料のプランで提供されることが一般的です。料金と条件は各ツールの公式の料金ページで確かめてください。

Q. 社内の予定を取引先にも見せたいときはどうすればよいですか？

社内のカレンダーをそのまま共有するのは避け、その案件専用のカレンダーを新しく作って共有するのが安全です。社内のカレンダーには社外に見せるべきでない予定が混ざるためです。会社のアカウントでは社外への共有が管理者の設定で制限されていることがあるので、共有できないときは社内の管理者に相談してください。

Q. Googleカレンダーで予定の中身を見せずに空き時間だけ共有できますか？

できます。カレンダーの「設定と共有」から「共有する相手」で相手を追加するとき、権限を「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」にすると、相手には予定がある時間帯だけが見え、予定の名称や詳細は見えません。部署全体にはこの権限、同じ案件のメンバーには詳細まで見える権限、と相手によって分けると使いやすくなります。