日程調整フォームの作り方と、候補日の出し方・回答のまとめ方

2026年9月22日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓日程調整フォームの作り方を
✓Googleフォームでの質問の作り方と公開の手順
✓回答をスプレッドシートで集計する方法

会議や面談、説明会、勉強会の日程を決めるとき、メールで「ご都合のよい日をお知らせください」と送ると、返事がばらばらの形で届き、まとめるだけで時間がかかります。参加者が10人を超えると、誰がどの日なら参加できるのかを把握するのも大変です。そこで役に立つのが、候補日を並べて選んでもらう日程調整フォームです。

日程調整フォームは、作り方そのものは難しくありません。けれども、候補日の出し方や質問の形式を誤ると、回答が集計しにくくなったり、回答者が迷って返事が遅れたりします。締め切りの設定や、決まったあとのお知らせまで考えておかないと、フォームを作ったのに結局メールでの確認が増える、ということも起こります。

この記事では、日程調整フォームの作り方を、候補日の出し方、Googleフォームでの作成と公開の手順、回答のまとめ方、締め切りと受付停止の設定、決定のお知らせの順に説明します。出欠表のツールとの使い分けや、回答が届いたあとの担当決めや返信までを1つの画面で回したい場合の道具として、フォームの作成から回答の管理、返信までを扱えるHalictにも触れます。

日程調整フォームが向いている場面

日程を決める方法は、フォームのほかにもいくつかあります。まずは、日程調整フォームが向いている場面と、ほかの方法のほうが合う場面を整理しておきます。

フォームが向いている場面

日程調整フォームが力を発揮するのは、次のような場面です。

参加者が多く、メールの往復では返事をまとめきれない
日程と一緒に、参加の形（会場かオンラインか）や事前の質問なども聞きたい
回答者どうしに、ほかの人の回答を見せたくない
回答を表にまとめて、集計や記録に使いたい

特に3つ目の点は、社外の人を相手にする場合に大切です。取引先の担当者や、説明会の申込者など、互いに面識のない人どうしで日程を調整するときは、ほかの人の名前や都合が見えない形のほうが安心して回答してもらえます。

ほかの方法が合う場面

一方で、次のような場面では、別の方法のほうが手間が少なくなります。

社内の数人で会議の日程を決めるだけ：共有のカレンダーで空いている時間を探すほうが早い
飲み会や同窓会のように、参加者どうしで都合を見せ合ってよい：出欠表のツールが手軽
1対1の面談を、相手に都合のよい時間を選んで予約してもらいたい：予約の受付ができるツールが合う

迷ったときは、「参加者どうしに回答を見せてよいか」と「日程以外に聞きたいことがあるか」の2つで考えると決めやすくなります。見せたくない、あるいは日程以外にも聞きたいことがあるなら、フォームが向いています。見せてもよく、日程だけを決めればよいなら、出欠表のツールのほうが手軽です。

この記事では、主に「複数の候補日から、参加できる日を選んでもらい、主催者が集計して決める」場面を前提に説明します。

作る前に決めておく5つのこと

日程調整フォームを作り始める前に、次の5つを決めておくと、作ったあとの手戻りが少なくなります。

何の日程か：会議、面談、説明会など、目的と所要時間をはっきりさせる
誰に聞くか：参加者の人数と、社内か社外か
候補日をいくつ出すか：多すぎると選びにくく、少なすぎると全員がそろわない
いつまでに回答してもらうか：回答の締め切りと、日程を決めて知らせる日
決まったあとどう知らせるか：メール、チャット、フォームの確認メッセージなど

5つ目は見落とされがちですが、大切な点です。日程が決まったあと、誰に、どの方法で知らせるのかを決めておかないと、回答者のメールアドレスを集めていなかった、ということになりかねません。社外の人を相手にする場合は、連絡先をフォームで聞くかどうかも、この段階で決めておきます。

候補日の出し方

日程調整フォームの成否は、候補日の出し方で大きく変わります。回答者が迷わず選べて、主催者が集計しやすい候補日を出すためのコツを紹介します。

候補の数は3つから6つを目安にする

候補日が多すぎると、回答者はすべての候補について自分の予定を確かめる必要があり、回答が遅れます。少なすぎると、全員がそろう日が見つからない可能性が高まります。参加者が10人前後なら、3つから6つほどの候補を出すのが目安です。参加者が多い場合や、全員がそろう必要がない場合は、候補を絞り込んでかまいません。

曜日と時間帯をばらす

候補日を同じ曜日の同じ時間帯に偏らせると、その曜日に決まった予定がある人は、どの候補にも参加できなくなります。月曜日の午前、水曜日の午後、金曜日の夕方、というように、曜日と時間帯をばらして候補を出すと、多くの人が少なくとも1つは選べるようになります。

表記をそろえる

候補日の表記は、「11月4日 14時から15時」のように、日付と開始と終了の時刻をそろえた形で書きます。曜日を添える場合は、カレンダーで必ず確かめてから書いてください。日付と曜日が食い違っていると、回答者が問い合わせをしてくるか、間違った日を選んでしまいます。オンラインで海外の人も参加する場合は、どの地域の時刻かも明記します。

回答の締め切りと決定日を書いておく

フォームの説明欄には、回答の締め切りと、日程を決めて知らせる予定の日を書いておきます。締め切りは、最初の候補日のできれば1週間ほど前に設定すると、決まった日程を参加者が予定に入れる時間を確保できます。

Googleフォームで日程調整フォームを作る手順

ここからは、無料で使えるGoogleフォームで日程調整フォームを作る手順を説明します。手順は、Googleの公式ヘルプ（Google フォームの使い方）に沿っています。

手順1：新しいフォームを作る

パソコンで forms.google.com にアクセスし、空白のフォームのアイコンをクリックします。無題のフォームに、「〇〇会議の日程調整」のような分かりやすい名前を付けます。説明欄には、会議の目的と所要時間、回答の締め切り、決定を知らせる予定の日を書いておきます。

Googleドライブから作る場合は、左上の「新規」から「Google フォーム」を選びます。Googleスプレッドシートを開いている場合は、「ツール」から「新しいフォームを作成」を選ぶと、回答を保存するシートが付いた状態でフォームが作られます。

手順2：候補日の質問を作る

候補日の質問は、質問の形式を「チェックボックス」にします。Googleのフォームの質問の形式を選択するの案内によると、チェックボックスは複数の回答を設定でき、回答者が複数の回答を選べる形式です。日程調整では、参加できる候補日をすべて選んでもらう必要があるため、1つしか選べない「ラジオボタン」ではなく、チェックボックスを使います。

日程調整の解説記事でも、この形式の大切さが強調されています。

日程調整フォームにおいて最も重要なのが「チェックボックス」形式です。これにより、参加者は提示された複数候補の中から都合の良い日をすべて選ぶことができます。出典: tayori.com

選択肢には、候補日を1つずつ入力します。最後に「どの候補も参加できない」という選択肢を入れておくと、回答者が何も選ばずに送信してしまうのを防げます。

手順3：日と時間帯を組み合わせて聞く場合

複数の日について、午前と午後のどちらなら参加できるかを聞きたい場合は、「チェックボックス（グリッド）」の形式が使えます。公式の案内によると、この形式は1行につき1つ以上の回答を選べる表の形の質問を作れます。行に候補の日付、列に「午前」「午後」「夕方」のような時間帯を並べると、回答者は表の中で参加できる組み合わせに印を付けられます。

ただし、表の形の質問は、スマートフォンの小さな画面では横に長くなり、選びにくくなることがあります。回答者の多くがスマートフォンから回答しそうな場合は、行と列の数を少なめにするか、候補を「11月4日の午前」のように1つずつ並べたチェックボックスにするほうが無難です。

手順4：名前と連絡先の質問を作る

候補日のほかに、回答者の名前を「記述式」の質問で聞きます。公式の案内によると、記述式は回答者が簡単な回答を1行で記入できる形式です。決まった日程を知らせるためにメールアドレスが必要な場合は、メールアドレスの質問も加えます。

それぞれの質問は、回答を必須にするかどうかを選べます。名前と候補日の質問は必須にしておくと、空欄のまま送られるのを防げます。

手順5：参加の形や事前の質問を加える

必要に応じて、「会場で参加」「オンラインで参加」のように参加の形を聞く質問や、事前に聞いておきたいことを書いてもらう「段落」の質問を加えます。段落は、長い回答を書ける形式です。ただし、質問の数が増えるほど回答の手間が増え、回答が遅れる原因になります。日程を決めるのに必要な質問だけに絞ってください。

日程調整フォームの文面の例

ここまでの内容を、実際のフォームの文面の例にまとめておきます。社外の人を含む打ち合わせの日程を決める場合の例です。自分の場面に合わせて書き換えて使ってください。

フォームの名前は「〇〇プロジェクト初回打ち合わせの日程調整」とします。説明欄には、次のように書きます。

「〇〇プロジェクトの初回の打ち合わせ（オンライン・60分）の日程を調整させてください。下の候補のうち、ご参加いただける日時をすべてお選びください。回答の締め切りは〇月〇日、日程は〇月〇日までにメールでお知らせします。ご回答は日程のご連絡のためにのみ使います。」

質問は、次の4つに絞ります。

お名前（記述式・必須）
メールアドレス（記述式・必須）
ご参加いただける日時（チェックボックス・必須。候補日を並べ、最後に「どの候補も参加が難しい」を入れる）
事前に共有しておきたいこと（段落・任意）

確認メッセージは、「ご回答ありがとうございました。〇月〇日までに、決まった日程をメールでお知らせします。」とします。

この例のように、説明欄に「何の日程か」「所要時間」「締め切り」「いつ知らせるか」「何に使うか」の5つが書かれていれば、回答者は迷わずに回答できます。

回答の受け付けに関わる設定

質問を作ったら、フォームの上部にある「設定」で、回答の受け付けに関わる設定を確かめます。Googleのフォームを公開して回答者と共有するの案内に沿って、日程調整でよく使う設定を紹介します。

回答を1回に制限する

同じ人が何度も回答すると、集計のときに重複を取り除く手間がかかります。「設定」の「回答」の横にある下矢印をクリックし、「回答を1回に制限する」をオンにすると、1人1回だけ回答できるようになります。ただし、公式の案内によると、この設定をオンにすると、回答者はGoogleアカウントにログインしないとフォームに入力できなくなります。社外の人を相手にする場合は、Googleアカウントを持っていない人もいるため、この設定は使わず、名前の質問で重複を確かめるほうが安全です。

回答の編集を許可する

予定が変わった回答者が、自分で回答を直せるようにしたい場合は、同じ「回答」の中にある「回答の編集を許可する」をオンにします。回答の変更をメールで受け付ける手間が減ります。

確認メッセージを変える

フォームを送信したあとに表示される確認メッセージは、「設定」の「プレゼンテーション」から変えられます。「ご回答ありがとうございました。日程は〇月〇日までにメールでお知らせします」のように、次に何が起きるかを書いておくと、回答者は安心して待てます。

フォームを公開して送る

設定を確かめたら、フォームを公開します。公式の案内によると、回答者がフォームにアクセスできるようにするには、フォームを公開する必要があります。

右上の「公開」をクリックする
回答できるユーザーを選ぶ（「一般的なアクセス」で、リンクを知っているすべてのユーザーなどを選べる）
「公開」をクリックする

公開されると、右上に「公開済み」と表示されます。回答者に送るリンクは、「公開済み」から「回答者に送信するリンクをコピー」を選ぶと取得できます。公開後は、短縮版のリンクもコピーできるようになります。

リンクをメールやチャットで送るときは、フォームの目的、回答の締め切り、所要時間の目安を一言添えます。「1分ほどで回答できます」と書いておくと、後回しにされにくくなります。

回答をまとめる方法

回答が集まり始めたら、まとめ方を考えます。Googleフォームには、回答をフォームの中で見る方法と、スプレッドシートに保存して集計する方法があります。

フォームの「回答」で概要を見る

Googleのフォームの回答の保存先を選択するの案内によると、フォームを開いて上部の「回答」をクリックすると、「概要」のタブで回答の全体を確かめられます。チェックボックスの質問は、候補日ごとに何人が選んだかがグラフで表示されるので、最も多くの人が参加できる候補日がひと目で分かります。

スプレッドシートにつないで集計する

誰がどの日に参加できるかを1人ずつ確かめたい場合は、回答をスプレッドシートに保存します。公式の案内によると、「回答」の「概要」で、右上のその他のアイコンから「回答の送信先を選択」をクリックし、「新しいスプレッドシートを作成」か「既存のスプレッドシートを選択」を選びます。回答はスプレッドシートに自動で記録され、表の形に整えられます。

チェックボックスの質問で複数の候補を選んだ回答は、スプレッドシートでは、選んだ候補が1つのセルにまとめて入ります。候補日ごとに参加できる人数を数えるには、候補日を別の列に並べ、COUNTIF関数で数える方法があります。たとえば、回答の候補日がC列に入り、候補日の文字がF2のセルにあるなら、次のような数式で、その候補日を選んだ人数を数えられます。

=COUNTIF(C:C,"*"&F2&"*")

人数が数えられたら、参加できる人が最も多い候補日を選びます。必ず参加してほしい人（決裁する人や講師など）がいる場合は、人数だけでなく、その人が参加できるかどうかを先に確かめてください。

締め切りと受付の停止

回答の締め切りを過ぎたら、回答の受け付けを止めます。Googleのフォームの回答を表示、管理するの案内によると、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンをクリックし、「回答を受付中」をオフにすると、回答の受け付けを止められます。回答者がフォームを開くと、回答の受け付けが終わったことを知らせるメッセージが表示され、このメッセージは自分で書き換えることもできます。

あらかじめ終了の日時や回答数の上限を決めておくこともできます。「回答を受付中」で「終了日または回答数の上限を設定」をクリックし、日時を選ぶか、「回答数で終了」を選んで上限の数を入力します。ただし、公式の案内には、複数のユーザーが同時に回答した場合は、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられると書かれています。先着順で人数を厳密に区切る必要がある場合は、この点に注意してください。

回答が集まらないときの対処

フォームを送っても、締め切りが近づいても回答が集まらないことがあります。回答が遅れる理由の多くは、後回しにされて忘れられていることです。次の順に手を打つと、回答を集めやすくなります。

まず、締め切りの2日前ほどに、まだ回答していない人に短い連絡を送ります。誰が回答していないかは、名前の質問で確かめられます。全員に一斉に送ると、すでに回答した人には余計な連絡になるため、回答していない人だけに送るのが丁寧です。連絡の文面には、フォームのリンクをもう一度添え、「1分ほどで回答できます」と所要時間を書きます。

それでも回答が集まらない場合は、締め切りを少し延ばすか、回答がそろっている人の都合で仮に日程を決め、回答のない人には「この日程でご都合はいかがでしょうか」と個別に確かめます。全員の回答を待ち続けると、候補日そのものが過ぎてしまうことがあります。

回答が集まりにくいことが分かっている相手には、候補日の数を減らす、質問の数を減らす、といった工夫も効きます。回答の手間が小さいほど、返事は早く届きます。

全員がそろわないときの決め方

候補日をいくつ出しても、全員がそろう日が見つからないことはよくあります。その場合は、次の順に考えて決めます。

1つ目は、必ず参加してほしい人を先に決めることです。決裁をする人、発表をする人、講師など、その人がいないと会議が成り立たない人が参加できる候補日の中から選びます。

2つ目は、参加できる人数が最も多い候補日を選ぶことです。参加できない人には、資料や記録を後日共有すると伝えます。

3つ目は、同じ内容の会を2回に分けて開くことです。説明会や研修のように、全員に同じ話を聞いてもらうことが目的の場合は、2つの日程で開くほうが、全員の都合を1日に合わせるより早く決まることがあります。

どの方法で決めたかは、参加者に簡単に伝えておくと、選ばれなかった候補日を選んだ人も納得しやすくなります。

オンラインの会議を調整するときに気をつけること

オンラインの会議の日程を調整する場合は、対面の会議にはない点にも気を配ります。

会議の参加のためのリンクは、日程が決まってから発行し、決定のお知らせと一緒に送ります。フォームの段階でリンクを書いてしまうと、日程が変わったときに古いリンクが残り、混乱のもとになります。

参加者に、会議の予定を自分のカレンダーに登録してもらうことも大切です。決まった日程をカレンダーの招待として送ると、参加者は予定を入れ忘れにくくなります。

海外の人や、離れた地域の人が参加する場合は、候補日の時刻がどの地域の時刻なのかを必ず書きます。日本の時刻で「11月4日 18時」は、地域によっては同じ日の朝や前の日の夜になります。

決まった日程を知らせる

日程が決まったら、できるだけ早く参加者に知らせます。知らせる文面には、次の内容を入れます。

決まった日時（開始と終了の時刻）
場所、またはオンラインの会議の参加方法
事前に準備してほしいもの
参加できない場合の連絡先

お知らせは、フォームで集めたメールアドレスに送るのが基本です。参加者が多い場合は、宛先に全員のアドレスを並べると互いのアドレスが見えてしまうため、BCCで送るか、1人ずつ送ってください。

決まった日に参加できない人がいる場合は、その人への連絡も忘れずに行います。「今回は参加が難しい日程になり申し訳ありません。資料と記録は後日お送りします」のように、参加できない人へのフォローを一言添えると、次の機会にも協力してもらいやすくなります。

出欠表のツールとの使い分け

日程調整には、Googleフォームのほかに、出欠表の形で候補日を並べるツールもあります。たとえば調整さんは、公式サイトによると、URLを参加者に送るだけでイベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表のツールで、ログインなしでも使えます。

出欠表のツールは、参加者全員の回答が1つの表に並び、誰がどの日に参加できるかを参加者どうしで見られるのが特徴です。社内の飲み会やサークルの集まりのように、参加者どうしが顔見知りで、都合を見せ合ってよい場面では手軽です。

一方、社外の人を含む会議や、説明会の申込みのように、参加者どうしに回答を見せたくない場面では、回答が主催者にだけ届くフォームのほうが向いています。参加の形や事前の質問など、日程以外のことも一緒に聞きたい場合も、フォームのほうが柔軟に質問を作れます。

回答のあとの連絡まで1つの画面で回したいとき

日程調整フォームは、回答を集めるところまではGoogleフォームで十分に回せます。けれども、回答が届いたあとの作業が多い場面では、手間が残ります。たとえば、説明会や面談の申込みを兼ねた日程調整で、回答者ごとに担当者を決め、日程の確定をそれぞれに返信し、誰に返信が済んだかを管理する、といった場面です。スプレッドシートに担当や状況の列を手で加え、返信はメールソフトで1通ずつ送り、送ったかどうかをまた表に書き込む。この行き来が負担になってきます。

こうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、Halict はフォームを作り、届いた回答の1件ごとに担当と状況を残し、同じ画面から返信まで送れるフォームの道具です。テキスト、選択肢、評価、日付、メールなど12種類の項目があり、作りたいフォームを伝えるとAIが質問の構成まで組み立てる機能もあります。回答者には1画面に1問ずつ表示されるので、スマートフォンからでも迷わず最後まで進められます。料金は人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。1人で使うフリープランは0円で、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）で、Googleスプレッドシートとの連携も使えます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内の数人で会議の日を決めるだけなら、Googleフォームや出欠表のツールで十分です。回答の数が多く、回答者一人ひとりへの返信や対応の状況を管理する必要がある場面で、こうした道具を検討してみてください。

個人情報を集めるときの注意

日程調整フォームでも、名前やメールアドレスを集めれば、それは個人情報です。社外の人に回答してもらう場合は、特に次の点に気をつけてください。

何のために使うかを書く：フォームの説明欄に「日程のご連絡のために使います」のように利用目的を書く
必要な項目だけを聞く：日程を決めて知らせるのに必要のない、住所や電話番号などは聞かない
見られる人を限る：回答を保存したスプレッドシートを、関係のない人と共有しない
使い終わったら整理する：日程の調整が終わり、必要がなくなった回答は、決まりに従って削除する

Googleの公式ヘルプによると、回答を保存したスプレッドシートは、フォームとは別のファイルとしてGoogleドライブに作られ、フォームの権限を変えても、スプレッドシートの権限は自動では変わりません。共有の範囲を変えるときは、フォームとスプレッドシートの両方を確かめてください。

スマートフォンで回答しやすくする工夫

日程調整フォームのリンクは、メールやチャットで送ることが多いため、回答者の多くはスマートフォンで開きます。パソコンで作ったときには見やすかったフォームも、スマートフォンの画面では読みにくくなることがあります。公開する前に、自分のスマートフォンでフォームを開き、実際に回答してみてください。

確かめたいのは次の点です。

説明欄の文章が長すぎて、候補日の質問までたどり着く前に読む気がなくならないか
候補日の選択肢の文字が長すぎて、途中で折り返されて読みにくくなっていないか
表の形の質問が横に長くなりすぎていないか
送信までに画面を何回送る必要があるか

説明欄は3行から5行ほどに収め、詳しい説明が必要なら、決定のお知らせのときに送る形にします。候補日の選択肢は、「11月4日 14時から15時」のように短く書くと、スマートフォンでも1行に収まりやすくなります。

定期的に日程を調整するときの工夫

毎月の定例会や、四半期ごとの面談のように、同じ相手と繰り返し日程を調整する場合は、毎回フォームを一から作る必要はありません。前回のフォームを複製し、候補日と締め切りだけを書き換えて使えば、作る手間が小さく済みます。

繰り返し調整するときは、次の点も見直すと、回答の手間が減っていきます。

前回までの回答を見て、参加者が集まりやすい曜日と時間帯をつかみ、候補をその周りに出す
毎回同じ質問（名前など）は残し、不要になった質問は外す
回答の締め切りと決定のお知らせの日を、毎回同じ曜日にそろえ、参加者が予定を立てやすくする

参加者が固定されていて、毎回ほぼ同じ時間帯に開くことが決まっているなら、日程調整そのものをやめ、「毎月第2水曜日の15時」のように開く日を固定してしまうのも1つの方法です。調整の手間がなくなり、参加者も先の予定を立てやすくなります。

日程調整の手間を減らすことは仕事の質につながる

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営の立場で見てきた範囲では、取引先から長く頼られる人ほど、打ち合わせの日程調整のような細かなやり取りを、相手の手間が少ない形で進めています。候補日をそろえた形で示し、締め切りと決定の予定を伝え、決まったらすぐに知らせる。こうした段取りの丁寧さは、仕事の中身と同じくらい相手の印象に残ります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、受け手の手取りが厚くなる一方で、こうしたやり取りも自分で整えることになります。

日程調整やフォームの作成を含め、業務の進め方を整える仕事もあります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、企業の業務を見直し、道具を使って効率よく回せるようにする支援の仕事を紹介しています。経営や業務の改善を体系的に学びたい人には、中小企業の経営を診断し助言する国家資格の中小企業診断士という道もあります。

予約や日程の管理が欠かせない業種では、道具の導入に補助金を使える場合があります。美容室・サロン向け補助金2026年版｜設備投資・内装リフォームに使える制度では、サロンが使える補助金の制度を紹介しています。社員のテレワークに合わせて、会議の進め方や道具を見直す会社は、テレワーク助成金 2026で、使える助成金の種類と申請の流れを確かめられます。