紙をスキャンしてデータ化する｜スマホとスキャナーの手順

紙をスキャンしてデータ化したいと思っても、スマホで撮ればよいのか、スキャナーを買うべきか、撮ったあとのファイルをどう整理すればよいのかで手が止まる人は少なくありません。結論から言うと、月に数十枚までならスマホの標準アプリで十分です。数百枚を超える、両面の書類が多い、毎月の領収書を税金の書類として残したい、という場合に、専用スキャナーや決まった手順が必要になります。この記事では、紙をスキャンしてデータ化する5つの方法の手順と、読み取りの設定、ファイル名の付け方、領収書を電子データで保存するときの決まり、紙を処分する前に確かめることまでを順番に整理します。Macでスキャンしたファイルをまとめて見比べたり、画像をPDFにまとめたりする場面では、ファイル管理アプリの Atriens という選択肢もあるので、後半の整理の節で触れます。

紙をスキャンしてデータ化する前に決めること｜目的で方法が変わる

スキャンの方法を選ぶ前に、何のためにデータ化するのかを決めておくと、道具選びで迷わなくなります。目的は大きく分けて次の4つです。

• 机や棚の紙を減らしたい（説明書、学校や自治会のお知らせ、昔の資料）
• 外出先や自宅から書類を見たい（契約書の控え、見積書、打ち合わせの資料）
• 文字で検索できるようにしたい（議事録、手書きのメモ、論文や雑誌の切り抜き）
• 税金の書類として、紙の代わりにデータで保存したい（領収書、請求書、納品書）

最初の3つは、きれいに読めて、あとで探し出せれば目的を果たせます。スマホのアプリでも複合機でも、自分が続けやすい方法を選べば問題ありません。一方で4つ目は、法律で読み取りの細かさや保存のやり方が決まっています。スマホで撮るだけでは条件を満たさないことがあるので、後の「領収書や請求書をデータで保存するときの決まり」の節を先に読んでから始めるのが確実です。

次に、量と頻度を見積もります。目安としては、1回に10枚程度までで月に数回ならスマホ、1回に50枚を超えるなら複合機か専用スキャナー、段ボール1箱を超える量を一度に片付けたいなら代行サービスも候補に入ります。両面印刷の書類が多い場合は、スマホでは1枚ごとに裏返す手間がかかるので、両面を一度に読める機械のほうが向いています。

もう1つ決めておきたいのが、データの保存先です。パソコンの中だけに保存すると、パソコンが壊れたときに紙もデータも失うことになります。クラウドのストレージや外付けのディスクなど、2か所以上に保存できるかを先に考えておくと、紙を処分する判断もしやすくなります。

データ化が広がっている背景｜テレワークと電子帳簿保存法

紙をデータにする人が増えている理由は、単に場所を取らないからだけではありません。働き方と制度の両方が、紙を前提にしない方向へ動いています。

1つ目はテレワークの広がりです。自宅や外出先で仕事をすると、会社の棚にある紙の書類は見られません。見積書や契約書の控えをデータにしておけば、どこからでも確認できます。テレワークの環境を整える費用については、国や自治体の助成金が使える場合があります。対象や申請の流れは テレワーク 助成金 2026 で整理しているので、機材をそろえる前に一度確かめておくと費用の見通しが立ちます。

2つ目は、税金の書類を電子データで保存できる制度が整ってきたことです。電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書などの税金に関わる書類を、紙ではなく電子データで保存するときのルールを決めた法律のことです。紙で受け取った領収書をスキャンして保存する方法は「スキャナ保存」と呼ばれ、国税庁は始めるための特別な手続きは原則として要らないと案内しています。会社員の副業や個人事業主でも使えます。

3つ目は、業界ごとのデジタル化の動きです。医療や介護の現場では、紙の記録を電子化する取り組みが進んでいます。介護の分野で記録をデジタルに切り替える流れと使える補助金は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化 で詳しく説明しています。紙の書類をスキャンすることは、こうした仕組みに移る前の第一歩にもなります。

背景を知っておくと、どこまで手間をかけるべきかの判断がつきます。思い出の手紙と、7年間保存しなければならない領収書では、求められる正確さがまったく違います。目的ごとに分けて考えることが、データ化を長続きさせるいちばんの近道です。

スマートフォンでスキャンする手順｜iPhoneとAndroid

いちばん手軽なのは、スマートフォンの標準アプリでスキャンする方法です。カメラで普通に写真を撮るのとは違い、書類の四隅を自動で見つけて、斜めに撮っても長方形に補正してくれます。影や色むらも整えてくれるので、文字が読みやすい仕上がりになります。

iPhoneのメモアプリとファイルアプリで読み取る

iPhoneでは、メモアプリとファイルアプリの両方に「書類をスキャン」の機能があります。Appleのサポートページでは、メモアプリでの手順が次のように説明されています。

メモアプリを開いて、メモを選択するか、新しいメモを作成します。添付ファイルボタンをタップして、「書類をスキャン」をタップします。 出典: support.apple.com

手順を整理すると次のとおりです。

1. メモアプリで新しいメモを作り、添付ファイルボタンから「書類をスキャン」を選ぶ
2. カメラの枠に書類を収める。「自動」の状態なら書類を見つけた時点で自動で取り込まれる
3. 手動で撮る場合はシャッターボタンか音量ボタンを押し、四隅の丸印を動かして範囲を合わせて「スキャンを保持」を押す
4. 続けて次のページを撮り、最後に完了ボタンを押す

ファイルアプリを使う場合は、画面の詳細ボタンから「書類をスキャン」を選び、撮り終えたら保存する場所を選んで「保存」を押します。メモに残したくない書類は、最初からファイルアプリで読み取り、iCloud Driveの決めたフォルダに保存するほうが整理しやすくなります。iOS 26ではフラッシュや画像フィルタも選べるとAppleは案内しています。

Androidのドライブアプリと「Files by Google」で読み取る

Androidでは、Googleドライブのアプリにスキャンの機能があります。Googleのヘルプでは、領収書や手紙、請求書をスキャンして、検索できるPDFとしてドライブに保存できると説明されています。

1. Googleドライブのアプリを開き、右下のカメラのアイコンを押す
2. 書類にカメラを向けると、青い線で読み取る範囲が示される
3. 撮影したら、切り抜きと回転、色の調整、汚れの除去を必要に応じて行う
4. 別のページを追加し、最後に「完了」を押す
5. ファイル名を付け、PDFかJPGを選び、保存先のフォルダを選んで保存する

ドライブを使わない場合は、Googleのファイル管理アプリ「Files by Google」にもスキャンの機能があり、読み取った書類は自動でPDFとして「スキャン済み」のフォルダに保存されます。手順は Googleドライブでドキュメントをスキャンする のヘルプにも画面つきでまとまっています。

スマホで読み取るときのコツ

スマホのスキャンで失敗しやすいのは、光と背景です。書類は暗い色の机の上に置くと、四隅を見つけやすくなります。白い机に白い紙を置くと境目が分からず、余計な部分まで取り込まれます。照明の真下で撮ると、スマホ自体の影が書類に落ちるので、窓際の明るい場所で少し斜めから光が当たる位置を選ぶと仕上がりが安定します。1回に撮る枚数は、10枚程度までにしておくと、途中で順番を間違えたときにもやり直しが楽です。

複合機・家庭用プリンターでスキャンする

会社の複合機や、自宅のインクジェットプリンターにスキャンの機能が付いていれば、追加の費用なしで使えます。スマホより読み取りが安定し、解像度を数字で指定できるのが利点です。

オフィスの複合機の場合

オフィスの複合機は、原稿を上の差し込み口にまとめてセットすると1枚ずつ自動で送り込んで読む「自動原稿送り装置（ADF）」が付いているものが多く、数十枚の書類を一度に読み取れます。両面を一度に読める機種なら、両面印刷の資料も裏返す手間がありません。

読み取ったデータの送り先は、機種と会社の設定によって次のような種類があります。

• 自分のメールアドレスに添付ファイルで送る
• 社内の共有フォルダに保存する
• 複合機に差したUSBメモリーに保存する
• 複合機の中の一時的な保存領域に保存し、パソコンから取り出す

会社の書類をスキャンするときは、会社が決めた送り先だけを使うのが原則です。USBメモリーへの保存を禁止している会社は多く、個人のメールアドレスへの送信も情報漏れの原因になります。設定が分からないときは、総務や情報システムの担当に確かめてから使います。

家庭用プリンターの場合

家庭用のインクジェットプリンターは、ガラス面に1枚ずつ原稿を置いて読む「フラットベッド」の形が中心です。1枚ずつなので量が多いと時間がかかりますが、厚い本や、折り目のある古い書類、写真も読み取れます。

パソコンで使う場合、Windowsならプリンターのメーカーが配っているスキャン用のソフト、Macなら標準の「イメージキャプチャ」というアプリで読み取れます。Appleのイメージキャプチャのガイドでは、スキャナをMacにつなぎ、アプリのサイドバーの「デバイス」か「共有」からスキャナを選ぶ手順が説明されています。一覧にスキャナが出てこないときは、メーカーのサイトにMac用のソフトがあるかを確認するよう案内されています。詳しくは Mac用イメージキャプチャユーザガイド を見てください。

最近の家庭用プリンターの多くは、メーカーのスマホアプリからスキャンを指示し、データをそのままスマホに受け取ることもできます。パソコンを立ち上げずに済むので、数枚だけ読み取りたいときに便利です。

専用スキャナーでまとめてスキャンする

書類の量が多い人や、毎月決まった量の紙を読み取る人には、書類専用のスキャナーが向いています。専用スキャナーの特徴は、速さと両面の同時読み取り、それに読み取ったあとの自動処理です。

専用スキャナーの種類

• 据え置き型（高速の両面読み取り）：数十枚の束を一度にセットし、両面を同時に読み取る。名刺や領収書のような小さな紙も混ぜて読めるものが多い
• コンパクト型：机の上で場所を取らないように、紙を手前から差し込むと読み取って手前に戻す形のものもある
• モバイル型：電池やUSBの給電で動き、出張先や客先でも使える。1枚ずつ差し込む形が中心

専用スキャナーは、読み取ったあとに白紙のページを自動で取り除く、ページの向きをそろえる、文字を読み取って検索できるPDFにする、といった処理をまとめて行うものが多くあります。手作業での手直しがほとんど要らなくなるのが、複合機やスマホとのいちばんの違いです。

専用スキャナーが向いている人

専用スキャナーを買うかどうかは、読み取る量と頻度で決めるのが合理的です。たとえば、たまった書類を一度だけ片付けたいなら、後で説明する代行サービスのほうが安く済むこともあります。反対に、毎月の領収書や請求書、届いた郵便物を継続して読み取るなら、専用スキャナーがあると作業が習慣になりやすくなります。

導入前に確かめておきたいのは、自分のパソコンのOSに対応しているか、読み取ったデータをどこに保存できるか、そしてスキャン用のソフトが今後も更新される見込みがあるかです。OSの更新でソフトが動かなくなると、スキャナー本体は使えても作業が止まってしまいます。メーカーのサイトで、最新のOSへの対応状況を確認してから選びます。

コンビニと代行サービスを使う

スキャナーを持っていない、または量が多すぎて自分では片付かないという場合は、外のサービスを使う方法もあります。

コンビニのマルチコピー機

多くのコンビニのマルチコピー機には、スキャンの機能があります。読み取ったデータは、USBメモリーやスマホのアプリに保存するのが一般的です。急いで1枚だけPDFにしたいときや、自宅にプリンターがないときに役立ちます。料金や対応している保存先は、チェーンごと、機械ごとに違うので、各社のサイトで確かめてから出かけると安心です。

注意したいのは、他人の目に触れる場所で操作することです。原稿をガラス面に置き忘れる事故は珍しくありません。個人情報が書かれた書類を読み取るときは、終わったら原稿と保存した機器を必ず回収し、画面に自分の情報が残っていないかを確認してから離れます。

スキャン代行サービス

段ボール単位の書類を一度にデータ化したい場合は、スキャン代行サービスが選択肢になります。代行サービスでは、ホチキスやクリップを外す作業、ファイル名の付与、文字の読み取り処理（OCR）などを含めて引き受けるものがあります。たとえば文書保管の会社は、定額のプランで次のような内容を案内しています。

ＮＸワンビシアーカイブズが提供する書類電子化サービス「WAN-Scan -そのまんま電子化プラン-」は、定額制で高機能な書類電子化サービスです。50,000円、70,000円の2種類の定額プランをご用意し、OCR処理やファイル名の付与、クリップ外しや製本対応などの標準仕様が充実しています。ぜひご検討ください。 出典: wanbishi.co.jp

代行サービスを選ぶときは、料金のほかに、書類の運び方（宅配か引き取りか）、作業する場所、読み取ったあとの原本の扱い（返却か溶解処理か）、秘密を守る取り決めを結べるかを確かめます。個人情報や取引先の情報を含む書類を預けるので、プライバシーマークなどの第三者の認証を取っているかも判断の材料になります。

きれいに読み取るための設定｜解像度・色・ファイル形式・OCR

どの方法を選んでも、読み取りの設定を目的に合わせると、仕上がりとファイルの容量の釣り合いが取れます。

解像度の目安

解像度とは、どれくらい細かく読み取るかを表す数字で、dpiという単位で示されます。数字が大きいほど細かく読めますが、ファイルの容量も大きくなります。

書類の種類	解像度の目安	理由
文字だけの書類	200〜300dpi	一般的な文字ならこの範囲で十分に読める
細かい文字や図表	300〜400dpi	小さな数字や罫線がつぶれにくい
写真やイラスト	600dpi以上	拡大や印刷に耐える細かさが要る
税金の書類（スキャナ保存）	200dpi相当以上	国税庁が決めている最低の基準

文字だけの書類を600dpiで読み取ると、1枚あたりの容量が何倍にもなり、保存先の容量をすぐに使い切ります。普段の書類は300dpiを基準にし、必要なものだけ細かく読み取るのが効率的です。

色の選び方

色は、カラー、グレースケール（白黒の濃淡）、白黒の2値の3つから選ぶのが一般的です。印鑑や色付きのマーカーが入った書類はカラー、文字が中心の書類はグレースケール、コピー用紙に印刷した文字だけの書類は白黒でも読めます。ただし、白黒の2値は薄い文字や鉛筆の書き込みが消えやすいので、迷ったらグレースケールを選びます。

ファイル形式とOCR

ファイル形式は、書類ならPDF、写真ならJPEGが基本です。PDFは複数のページを1つのファイルにまとめられ、どのパソコンやスマホでも同じ見た目で開けます。

OCRとは、画像に写った文字を読み取って、文字のデータとして扱えるようにする機能のことです。OCRをかけたPDFは、ファイルの中の言葉で検索でき、文字をコピーすることもできます。スマホのドライブアプリやFiles by Google、多くの専用スキャナーは、読み取りと同時に検索できるPDFを作ります。手書きの文字や崩れた印刷は読み取りを誤ることがあるので、金額や日付などの大事な数字は、画像のほうで確かめる習慣を付けておくと安全です。

スキャンしたファイルの名前の付け方とフォルダの分け方

スキャンは、読み取った時点では半分しか終わっていません。あとで探し出せる名前と保存場所を決めて、初めてデータ化した意味が出ます。読み取ったままの「scan0001.pdf」のような名前が数百件並ぶと、紙の山と同じくらい探しにくくなります。

ファイル名のルール

ファイル名は「日付_相手_書類の種類」の順にそろえるのがおすすめです。

• 20261023_山田商店_請求書.pdf
• 20261015_マンション管理組合_総会のお知らせ.pdf
• 20260930_電力会社_電気料金のお知らせ.pdf

日付を先頭に8桁で書くと、名前の順に並べたときに古い順にそろいます。区切りには「_」（アンダーバー）を使い、空白や「/」などの記号は避けます。記号の中には、パソコンやクラウドによってファイル名に使えないものがあるためです。

Macでまとめて名前を変える方法

Macでは、Finderの標準機能で複数のファイルの名前を一度に変えられます。Appleのガイドによると、ファイルを選んでControlキーを押しながらクリックし、ショートカットメニューの「名称変更」を選ぶと、「テキストを置き換える」「テキストを追加」「フォーマット」の3つから方法を選べます。「フォーマット」を選ぶと、決めた名前の後ろに連番や日付を付けられるので、スキャナーが付けた番号だけの名前を一度に「請求書_001」「請求書_002」のようにそろえられます。手順は Macでファイル、フォルダ、およびディスクの名前を変更する にまとまっています。拡張子（.pdfなどの末尾の部分）を変えると開けなくなることがあるので、名前の本体だけを変えます。

Windowsでも、エクスプローラーで複数のファイルを選んで名前を変えると、同じ名前に番号が付いた形でまとめて変えられます。

フォルダの分け方

フォルダは細かく分けすぎないのがこつです。「年」の下に「書類の種類」を作る2段程度にとどめると、どこに保存したかで迷いません。

• 2026 > 請求書・領収書
• 2026 > 契約書
• 2026 > 家のこと（保険、学校、自治会）
• 2026 > 仕事の資料

紙の原本をまだ残している場合は、データのフォルダと同じ分け方で紙のファイルボックスを並べておくと、データと紙を突き合わせるときに楽になります。

Macでスキャンしたファイルを見比べて整える道具

Macの標準のFinderでも整理はできますが、読み取ったファイルが数百件になると、画像を見比べながら並べ替えたり、別々の場所にあるフォルダを行き来したりする手間が増えます。そうした場面では、ファイル管理アプリの Atriens を使う方法もあります。公式サイトによると、アイコン・リスト・カラム・ギャラリーの4つの表示を切り替えられ、スペースキーで中身をすぐに確かめられます。画像とPDFの形式変換やリサイズ、PDFの結合の機能も内蔵しているので、スマホで撮った画像をPDFにまとめる作業もアプリの中で済みます。条件を保存して探し直せるスマートフォルダや、あちこちのフォルダから集めたファイルを一時的に集めてまとめて移せるシェルフもあります。外付けディスクやiCloud Drive、Googleドライブのフォルダも同じサイドバーに並べられます。対応しているのはmacOS 14以降で、アカウント登録は不要、Macの中でできることはすべて無料と案内されています。Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Atriensはスキャンそのものを行うアプリではないので、読み取りはスマホや複合機、イメージキャプチャで行い、整理の段階で組み合わせる道具として考えると分かりやすくなります。

領収書や請求書をデータで保存するときの決まり｜スキャナ保存

ここまでの方法は、普段の書類を整理するためのものでした。領収書や請求書など、税金の計算の根拠になる書類を、紙を捨ててデータだけで保存したい場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の決まりに沿う必要があります。国税庁のパンフレットは、対象とメリットを次のように説明しています。

紙の領収書･請求書などは、その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。 出典: nta.go.jp

同じパンフレット（令和6年1月以降用）には、守るべき主なルールが並んでいます。初めての人に分かりやすい言葉に直すと、次のとおりです。

• 読み取る時期：受け取ってからおおむね7営業日以内に読み取る。社内の手順を決めている場合は、通常の処理の期間（最長2か月）を過ぎたあと、おおむね7営業日以内でもよい
• 読み取りの細かさ：解像度200dpi相当以上で読み取る
• 色：赤・緑・青がそれぞれ256階調以上のカラーで読み取る。見積書や注文書のような、お金や物の動きに直接つながらない書類はグレースケールでもよい
• タイムスタンプ：期限内に読み取ったことを証明する仕組みを付ける。期限内に保存したことを確かめられるシステムを使う場合は、これに代えられる
• 修正の記録：データを直したり削除したりした記録が残るシステム、または直せないシステムを使う
• 帳簿とのつながり：契約書・納品書・請求書・領収書などは、帳簿のどの記録の書類かを確かめられるようにする
• 検索：日付、金額、取引先で探せるようにする

タイムスタンプとは、その時点でデータが存在し、それ以降に書き換えられていないことを証明する電子的な印のことです。個人で一つひとつ付けるのは難しいので、国税庁もこのルールを満たして保存するには、対応したソフトを使うのが一般的だと案内しています。会計ソフトや経費精算のサービスの中には、スマホで撮った領収書をこのルールに沿って保存できるものがあります。

大事なのは、ルールに沿って保存できていない場合は、紙の原本を処分してはいけないということです。スマホのメモアプリで撮っただけの領収書は、普段の確認には便利でも、そのままでは紙の代わりにならないことがあります。どのソフトが要件を満たしているか、自分の事業の書類がどの区分に当たるかは、国税庁の特設サイトの一問一答で確かめ、判断に迷う場合は税務署や税理士に相談します。

紙を捨てる前に確かめること｜情報漏れを防ぐ注意点

データ化が終わったあとの紙の扱いと、データそのものの守り方も、スキャンと同じくらい大切です。

紙を処分する前のチェック

紙を処分する前に、次の点を確かめます。

1. 全ページが読み取れているか（ページの抜け、裏面の読み忘れ、折れや重なり）
2. 文字が読めるか（とくに金額、日付、印鑑、手書きの書き込み）
3. データが2か所以上に保存されているか
4. 法律や契約で紙の原本を残すことが決まっていないか

4つ目はとくに注意が必要です。公的な証明書や、原本の提出を求められる可能性がある書類、相手との約束で原本を保管することになっている契約書などは、データ化しても紙を残しておきます。迷う書類は、すぐに処分せず、1年程度は紙のまま箱に保存しておき、データで困らないことを確かめてから処分する方法もあります。処分するときは、個人情報が書かれた紙をそのまま資源ごみに出さず、シュレッダーにかけるか、溶解処理のサービスを使います。

データを守るための注意点

紙は棚に鍵をかければ守れますが、データは一度外に出ると取り返しがつきません。次のような点に気を付けます。

• 会社の書類は、会社が認めた方法と保存先だけを使う。個人のスマホやクラウドに保存しない
• クラウドの共有リンクは、相手と期限を限って作る。「リンクを知っている全員」にしたまま放置しない
• スマホのアプリが写真をクラウドに自動で送る設定になっていないかを確かめる。個人情報を写した画像が意図しない場所に保存されることがある
• パソコンとスマホには画面のロックを付け、OSを最新に保つ

自宅で仕事をする人は、とくに家族と共用のパソコンや、写真の自動共有の設定に気を付けます。仕事の書類のデータは、仕事用のフォルダやアカウントに分けておくと、うっかり家族に共有してしまう事故を防げます。

在宅で書類のデータ化を仕事にする場合

紙をスキャンしてデータ化する作業は、自分の書類を片付けるだけでなく、仕事として頼まれることもあります。資料の電子化やデータ入力は、在宅でできる仕事の中でも、始めやすい分野の1つです。

この分野で長く続く人の共通点は、読み取りの作業そのものより、依頼した側があとで使いやすい形で納めることに気を配っている点です。在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、ファイル名のルールやフォルダの分け方を最初に提案し、読み取れなかったページを一覧にして報告するような人ほど、次の依頼にもつながっています。単発の作業で終わらせず「この人に任せると楽」という関係ができると、依頼する側は同じ予算で多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。仲介の手数料が手数料0%で直接やり取りできる形なら、その差はさらに大きくなります。

データ化の先には、読み取った書類をもとに業務の流れそのものを変える仕事もあります。紙の書類を減らし、AIやクラウドのツールで社内の作業を軽くする手伝いは、AIコンサル・業務活用支援のお仕事 で、仕事の内容と求められる力をまとめています。また、医療機関では紙のカルテや書類を扱う事務の経験が役に立つ場面が多く、資格で知識を示す方法として 医療事務技能審査試験（メディカルクラーク） があります。中小企業のデジタル化を経営の側から支えたい人には、経営の助言の専門資格である 中小企業診断士 という道もあります。

自分の書類を片付けるときも、仕事として引き受けるときも、目的に合った方法を選び、読み取ったあとの名前と保存場所まで決めておくことが、紙をスキャンしてデータ化する作業を役に立つものにします。

よくある質問

Q. スマホでスキャンした書類と、スキャナーで読み取った書類に違いはありますか？

普段の確認や整理の目的なら、スマホの標準アプリでも文字は十分に読める仕上がりになります。違いが出るのは量と安定性で、スキャナーは解像度を数字で指定でき、数十枚を両面まとめて読み取れます。領収書を紙の代わりにデータで保存する場合は、解像度200dpi相当以上などの条件があるので、対応したアプリやソフトを使うことが前提になります。

Q. スキャンしたら紙の書類はすぐに捨ててもよいですか？

全ページが読めること、データが2か所以上に保存されていることを確かめるまでは処分しないのが安全です。税金に関わる領収書や請求書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存のルールに沿って保存できていなければ紙の原本が必要です。公的な証明書や原本の保管を約束した契約書も、データ化したあとも紙を残しておきます。

Q. 書類をスキャンするときの解像度はどれくらいがよいですか？

文字だけの書類なら200〜300dpi、細かい数字や図表がある書類は300〜400dpi、写真やイラストは600dpi以上が目安です。解像度を上げすぎるとファイルの容量が大きくなるので、普段の書類は300dpiを基準にするのが効率的です。税金の書類をスキャナ保存する場合は、国税庁が200dpi相当以上と決めています。

Q. スキャンしたファイルはどんな名前を付ければ探しやすいですか？

「日付_相手_書類の種類」の順にそろえる方法が探しやすく、日付を先頭に8桁で書くと名前の順で古い順に並びます。区切りにはアンダーバーを使い、空白や記号は避けます。Macなら Finder の「名称変更」で複数のファイルにまとめて連番や日付を付けられ、Windows でもエクスプローラーで複数を選んで一度に名前を変えられます。