提案を断るメールの書き方｜営業や企画を見送る例文

取引先や営業の担当者から届いた提案を断るのは、気の重い仕事です。相手は時間をかけて資料を作り、打ち合わせにも来てくれています。断りの連絡を先延ばしにしたくなる気持ちは自然ですが、返事を待たせるほど相手の負担は大きくなります。相手はほかの見込み客に時間を使えず、社内への報告も止まってしまうからです。

提案を断るメールで大切なのは、感謝を伝えたうえで、結論をはっきり、早く伝えることです。この記事では、提案を断るメールの基本の形を説明し、そのあとに場面ごとの例文を、件名から署名までそろえた1通の形で載せます。名前や日付を差し替えれば、そのまま下書きに使えます。

提案を断るメールの基本の形

提案を断るメールは、次の順番で組み立てます。

1. 件名：何の提案への返事かが分かるようにする
2. 宛名：会社名、部署名、氏名、敬称
3. 書き出し：あいさつと名乗り
4. 感謝：提案や打ち合わせへのお礼
5. 結論：今回は見送る、という結論
6. 理由：伝えられる範囲で、短く
7. 今後について：次の機会があるかどうか
8. 結び：締めのあいさつ
9. 署名：会社名、部署名、氏名、連絡先

いちばん大事なのは、5の結論です。「前向きに検討しましたが」「大変魅力的なご提案でしたが」と前置きを重ねるうちに、結論がぼやけてしまうメールは少なくありません。相手が読み終えたあとに「結局、断られたのか、まだ検討中なのか」と迷うようなら、断りのメールとしては失敗です。

件名は「何への返事か」が分かるように

件名は、相手が受信トレイで見て、どの提案への返事かが分かるようにします。

• 〇〇のご提案について（株式会社〇〇　山田）
• Re: 〇〇導入のご提案
• 〇〇のお見積りについてのご回答

相手から届いたメールに返信する形で送るなら、件名の「Re:」は残したままにします。相手があとからやり取りを追いやすくなるためです。件名に「お断り」と書く必要はありません。相手は件名を見ただけで気持ちが沈むので、「ご提案について」「ご回答」のような中立の言葉にしておくほうが、本文を落ち着いて読んでもらえます。

感謝を先に、結論ははっきり

感謝は具体的に

書き出しのあいさつのあとは、提案へのお礼を書きます。「ご提案ありがとうございました」だけでなく、何に対してのお礼かを具体的に書くと、定型文ではない印象になります。

• 先日はお忙しい中、弊社までお越しいただき、ありがとうございました
• 詳細なお見積りと導入の事例をご用意いただき、誠にありがとうございました
• 弊社の課題に合わせた企画をご提案いただき、感謝申し上げます

結論は1文で

感謝のあとに、結論を1文で書きます。

• 社内で検討いたしました結果、今回は見送らせていただくことになりました
• 慎重に検討いたしましたが、今回はご提案をお受けしないことといたしました

「見送る」「お受けしない」と、断る言葉を必ず入れます。「難しいかもしれません」「現時点では判断がつきかねます」といったあいまいな言い方は、相手に期待を持たせてしまい、追いかけの連絡が続く原因になります。

一斉送信にしない

複数の会社から提案を受けていて、採用しなかった会社すべてに断りの連絡をするときも、1社ずつ個別に送ります。メールの配信の道具を提供する会社のブログでも、次のように注意を呼びかけています。

お断りメールは、できるだけ個別に対応することが重要です。一斉送信は相手に対して失礼な印象を与え、誠意が感じられない場合があります。相手の名前や状況に合わせて個別に対応することで、相手への配慮を示すことができます。 出典: blastengine.jp

同じ文面をもとにする場合でも、宛名と、感謝の文の具体的な部分は、相手ごとに書き換えます。また、ほかの会社の担当者のメールアドレスが見える形で送るのは、情報の扱いの面でも問題になるので避けます。

結びは今後の関係に合わせて選ぶ

結びの言葉は、相手との今後の関係に合わせて選びます。取引を続ける相手や、次も相談したい相手には「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます」と書きます。今回限りで、今後の取引の予定がない相手には「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」と書くと、関係をていねいに締めくくれます。

おわびの言葉は、1通の中で1回か2回にとどめます。「申し訳ございません」を何度も重ねると、かえって相手に気をつかわせてしまいます。断ること自体は、ビジネスでは当たり前の判断です。必要以上にへりくだらず、感謝と結論を落ち着いて伝えるほうが、相手には誠実に映ります。

理由はどこまで伝えるか

断る理由は、伝えられる範囲で、短く書きます。理由がまったくないと、相手は何が足りなかったのか分からず、社内への報告にも困ります。一方で、理由を詳しく書きすぎると、相手が「その点を直せば受けてもらえるのでは」と考え、再提案が続くことがあります。

理由の種類	書き方の例	気を付けたいこと
予算	今年度の予算の範囲を超えるため	金額の交渉を望まないなら「金額を見直せば」と取られる書き方を避ける
時期	現在、別の案件を優先しているため	次の時期を示すかどうかを決めておく
方針	弊社の今後の方針と合わないため	細かい社内の事情までは書かない
他社に決定	他社のサービスを採用することになったため	他社の名前や、相手との比較の内容は書かない
既存の取引	現在の取引先との契約を継続するため	既存の取引先の名前は書かない

他社に決めたときに、他社の名前や「〇〇の点で他社が上回っていた」といった比較の内容を書くのは避けます。他社の情報を外に出すことになるうえ、相手を不必要に傷つけるからです。理由の説明を求められた場合は、電話や打ち合わせで、伝えられる範囲を口頭で伝えるほうが、行き違いが生まれにくくなります。

理由を書くときは、うそを書かないことも大切です。実際は他社に決めたのに「予算がない」と書くと、相手が予算の時期を見計らって再び提案してきたときに、つじつまが合わなくなります。

例文1：営業の提案を見送るとき

一度打ち合わせをしたうえで、営業の提案を見送るときの例文です。

件名：Re: 業務管理システム導入のご提案

株式会社〇〇 営業部　佐藤一郎様

いつもお世話になっております。 株式会社△△　総務部の山田です。

先日はお忙しい中、弊社までお越しいただき、 業務管理システムについて詳しくご説明いただき、誠にありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、 今回はご提案を見送らせていただくことになりました。 現在の業務の手順を見直している最中で、 新しいシステムの導入は、その見直しが終わってから検討することといたしました。

せっかく詳細な資料をご用意いただいたにもかかわらず、 このようなご返事となり、大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

株式会社△△ 総務部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

打ち合わせに来てもらったあとの断りでは、そのお礼を最初に書きます。理由は「業務の手順を見直している最中」のように、相手の提案の良しあしではなく、こちらの事情として書くと、相手も受け止めやすくなります。

例文2：予算が合わない企画を見送るとき

企画の内容には関心があるものの、予算が合わないときの例文です。金額の交渉をする気がないなら、そのことが伝わるように書きます。

件名：Re: 来年度の広報企画のご提案

株式会社〇〇 企画部　高橋花子様

いつもお世話になっております。 株式会社△△　広報部の山田です。

このたびは、弊社の来年度の広報について、 具体的な企画とお見積りをご提案いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、 来年度の予算の範囲では実施が難しいとの判断となり、 今回はご提案を見送らせていただくことになりました。

企画の内容そのものは、社内でも高く評価されておりましたので、 このようなご返事となり、大変心苦しく思っております。

また別の機会がございましたら、 改めてご相談させていただければ幸いです。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△ 広報部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

予算を理由に断るときに、「もう少しお安くなれば」と受け取られる書き方をすると、相手は値引きした見積りを出し直してきます。金額を見直しても受けられないなら、「予算の範囲では実施が難しいとの判断」のように、社内で結論が出ていることを書きます。逆に、金額が合えば検討したいなら、そのことを率直に書くほうが、お互いに時間を無駄にしません。

例文3：他社に決めたとき

複数の会社から提案を受けて、ほかの会社に決めたときの例文です。

件名：Webサイト制作のご提案についてのご回答（株式会社△△　山田）

株式会社〇〇 制作部　鈴木次郎様

いつもお世話になっております。 株式会社△△　マーケティング部の山田です。

先日は、弊社のWebサイトの改修について、 丁寧なご提案とお見積りをいただき、誠にありがとうございました。

複数の会社からご提案をいただき、社内で慎重に検討いたしました結果、 今回は他社にお願いすることとなりました。 貴重なお時間を割いてご提案いただいたにもかかわらず、 ご期待に沿えず申し訳ございません。

今回いただいた資料は、社内の今後の検討の参考とさせていただきます。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△ マーケティング部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

他社に決めたことは、隠さずに伝えます。「今回は見送る」とだけ書くと、相手は「時期を改めれば受けてもらえるのでは」と考え、何度も連絡してくることがあります。ただし、どの会社に決めたのか、何が決め手だったのかまでは書きません。

例文4：今回は見送るが、次も相談したいとき

今回は時期が合わないものの、相手との関係を続けたいときの例文です。次の相談の時期をなるべく具体的に書きます。

件名：Re: 社員研修プログラムのご提案

株式会社〇〇 研修事業部　田中様

いつもお世話になっております。 株式会社△△　人事部の山田です。

社員研修のプログラムについて、 弊社の課題に合わせた内容をご提案いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしましたところ、 今年度は別の研修をすでに予定しているため、 今回は見送らせていただくことになりました。

ご提案いただいた内容は、来年度の研修の計画に向けて ぜひ改めて検討したいと考えております。 来年3月ごろに来年度の計画を立て始めますので、 その時期に改めてご相談させていただけますでしょうか。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 人事部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

次も相談したいときは、「またの機会に」とだけ書くのではなく、「来年3月ごろ」のように時期を書くと、相手は次の連絡の予定を立てられます。ただし、次も相談する気がないのに社交辞令でこう書くと、相手はその時期に必ず連絡してきます。本当に次も相談したいときだけ書きます。

例文5：取引先からの追加の提案を断るとき

すでに取引のある相手から、追加のサービスやプランの提案を受けて、それを断るときの例文です。いまの取引を続けることを、はっきり書いておきます。

件名：Re: 保守サービスの上位プランのご案内

株式会社〇〇 カスタマーサポート部　伊藤様

いつもお世話になっております。 株式会社△△　情報システム部の山田です。

保守サービスの上位プランについて、 ご丁寧にご案内いただき、ありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、 現在のプランで必要な対応はいただけておりますので、 今回は上位プランへの変更は見送らせていただきます。

現在のプランでのお取引は、引き続きよろしくお願いいたします。 今後、利用の範囲が広がりましたら、改めてご相談させていただきます。

株式会社△△ 情報システム部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

既存の取引先からの提案を断るときは、相手が「取引そのものを見直されるのでは」と心配しないように、いまの取引を続けることを書きます。断るのは追加の提案だけだと分かれば、相手も安心します。

例文6：フリーランスが依頼の提案を断るとき

フリーランスの立場で、取引先から新しい仕事の提案を受けて、それを断ることもあります。ほかの仕事が詰まっているとき、条件が合わないときなどです。断ったあとも関係を続けたいなら、次に受けられる時期を書いておきます。

件名：Re: 新規の記事制作のご相談

株式会社〇〇 広報部　佐藤様

いつもお世話になっております。 ライターの山田です。

新しい記事の制作について、 お声がけいただき、誠にありがとうございます。

大変ありがたいお話なのですが、 12月末までは、すでにお受けしている仕事で予定が埋まっており、 ご希望の納期でのお引き受けが難しい状況です。

1月以降の納期でよろしければ、ぜひお引き受けしたいと考えております。 ご都合が合わない場合は、今回は見送らせていただければ幸いです。

せっかくのご相談に十分にお応えできず、申し訳ございません。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎（フリーランスライター） 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

フリーランスの場合、断り方によって次の依頼が来るかどうかが変わります。「受けられない」とだけ書くのではなく、受けられる条件（時期や納期）を示すと、相手は社内で調整しやすくなります。条件そのものが合わないとき、たとえば報酬が相場より大きく低いときは、無理に受けず、条件が合わないことを率直に伝えるほうが長い目で見て健全です。

例文7：こちらから見積りを頼んだのに発注しないとき

相手から売り込まれた提案ではなく、こちらから見積りや企画を頼んだのに、結局は発注しないこともあります。この場合、相手はこちらの依頼に応えて時間を使っているので、ほかの場面よりも一段ていねいにおわびを書きます。

件名：お見積りの件についてのご回答（株式会社△△　山田）

株式会社〇〇 営業部　中村様

いつもお世話になっております。 株式会社△△　総務部の山田です。

先日は、弊社からのお願いにもかかわらず、 短い期間でお見積りをご用意いただき、誠にありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、 今回は事務所の移転の時期が来年に延びることになり、 オフィス家具の購入そのものを見送ることとなりました。

こちらからお見積りをお願いしておきながら、 このようなご返事となり、大変申し訳ございません。 移転の時期が改めて決まりましたら、 その際には、まず貴社にご相談させていただきたく存じます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△ 総務部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

こちらから依頼した見積りを断るときは、「こちらからお願いしておきながら」という一言を入れると、相手の時間を使わせたことへのおわびが伝わります。発注しない理由が、相手の見積りの内容ではなく、こちらの計画の変更にあるなら、そのことをはっきり書いておくと、相手は自社の見積りに問題があったのではと気をもまずに済みます。見積りの作成に費用がかかると事前に言われていた場合は、その支払いについても忘れずに触れます。

例文8：社内の企画の提案を見送るとき

提案は社外からだけ届くものではありません。社内の他部署や部下から企画の提案を受け、それを見送るときも、メールで結論と理由を残しておくと、あとで「なぜ見送ったのか」を振り返れます。社内向けでも、提案してくれたことへの感謝を最初に書きます。

件名：Re: 社内の勉強会の企画について

開発部 田中様

お疲れさまです。 総務部の山田です。

社内の勉強会の企画について、 具体的な日程と内容までまとめていただき、ありがとうございました。

部内で検討しましたが、 年内は全社の研修の日程がすでに決まっており、 同じ時期に勉強会を追加すると参加者の負担が大きいため、 今回は見送ることにしました。

企画の内容は、来年度の研修の計画を立てるときに改めて検討したいと考えています。 1月に来年度の計画の打ち合わせがありますので、その際にご相談させてください。

引き続きよろしくお願いします。

総務部　山田太郎 内線：1234

社内の提案を見送るときに理由を書かないと、提案した人は「何が足りなかったのか」が分からず、次の提案をためらうようになります。理由と、次に検討できる時期を書いておけば、提案した人は内容を練り直す方向が分かります。

断ったあとに、再び提案が来たら

一度断った提案について、相手から「金額を見直しました」「内容を変えました」と再提案が届くことがあります。再提案を受けても結論が変わらない場合は、前回よりもはっきりと、これ以上の提案は受けられないことを伝えます。

件名：Re: 業務管理システム導入のご提案（再提案）

株式会社〇〇 営業部　佐藤一郎様

いつもお世話になっております。 株式会社△△　総務部の山田です。

先日のご返事のあと、改めてお見積りをご用意いただき、 ご丁寧にありがとうございます。

大変恐縮ですが、社内での判断は変わらず、 今回の導入は見送らせていただくことになりました。 当面の間、新しいシステムの導入を検討する予定はございませんので、 本件については、これでご返事とさせていただければ幸いです。

ご期待に沿えず申し訳ございません。 今後ともよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△ 総務部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

再提案への返事では、「当面の間、検討する予定はない」「本件については、これでご返事とさせていただきたい」のように、話を閉じる言葉を入れます。相手を突き放すようで書きにくい言葉ですが、あいまいにしておくと、相手は次の再提案のために時間を使い続けることになります。はっきり伝えることが、結果として相手の時間を守ることになります。

それでも同じ提案が繰り返し届くときは、上司に相談のうえ、会社として連絡を控えてほしいことを伝えます。その場合も、言葉づかいは丁寧なまま、事実だけを伝えます。

断る前に社内で確かめておくこと

断りのメールを送ったあとで、社内の別の人が「その提案、実は検討したかった」と言い出すと、取り消しの連絡をすることになり、相手を混乱させます。送る前に、次の点を確かめておきます。

• 提案を検討した関係者全員が、見送る結論に同意しているか
• 上司や決裁者の了解を得ているか
• 打ち合わせで、こちらから何か約束をしていないか（資料の返却、次回の日程など）
• 相手から借りている資料やサンプルがあれば、返却の方法を決めたか
• 相手との間で秘密保持の約束をしている場合、受け取った資料の扱いを確かめたか

特に、打ち合わせで秘密保持の契約を結んでから詳しい資料を受け取った場合は、契約の中に、取引をしないことになったときの資料の返却や廃棄の取り決めが書かれていることがあります。断りのメールと一緒に、資料の扱いについても連絡しておくと、あとから確認の連絡が来ずに済みます。

社内で確かめる時間を惜しんで先に断りのメールを送ってしまうと、あとから取り消すことになったときに、相手の信頼を大きく損ないます。断りのメールは、一度送ると取り消しがききません。送る前の確認に1日かけても、結果として早く終わることが多いものです。

電話で断るときの話し方

大きな提案を断るときや、長く付き合いのある相手に断るときは、電話で先に伝えることもあります。電話でも、話す順番はメールと同じです。

1. 名乗って、相手の都合を確かめる（「いま、5分ほどお時間よろしいでしょうか」）
2. 提案へのお礼を伝える
3. 結論を伝える（「社内で検討した結果、今回は見送ることになりました」）
4. 理由を短く伝える
5. 今後について伝える
6. あとでメールでも送ることを伝える

電話で伝えたあとは、同じ内容をメールでも送ります。電話だけだと、相手が社内に報告するときに、こちらの言葉が正確に伝わらないことがあるためです。メールの書き出しは「先ほどはお電話でのご連絡となり、失礼いたしました」とすると、話の流れがつながります。

提案を断るメールで避けたい言い回し

提案を断るメールで、相手に誤解を与えやすい言い回しと、その言い換えを整理しておきます。

避けたい言い回し	理由	言い換えの例
前向きに検討いたします	断るつもりなら期待を持たせる	今回は見送らせていただくことになりました
現時点では難しいかもしれません	断ったのかどうかが分からない	今回はお受けしないことといたしました
御社の提案は他社より劣っていました	相手を傷つける	社内で検討いたしました結果
忙しいので	相手を軽んじている印象	社内の体制が整わないため
またぜひ（社交辞令）	本気にされると連絡が続く	次の予定があるときだけ時期を書く

敬語の使い方に迷ったときは、文化庁の文化審議会の答申「敬語の指針」が参考になります。答申では、敬語を尊敬語、謙譲語I、謙譲語II（丁重語）、丁寧語、美化語の5つに分けて、それぞれの働きを解説しています。断りのメールでは「させていただく」を何度も重ねがちですが、1通の中で使うのは1〜2回にとどめると、読みやすい文になります。

断りのメールを送るタイミング

断りの結論が出たら、なるべく早く、遅くとも結論が出た翌営業日までに送ります。相手は返事を待つ間、その案件のために時間を確保していることがあります。返事が遅れるほど、相手のほかの仕事にも影響します。

相手から「〇日までにお返事をいただけますか」と期限を示されている場合は、その期限より前に送ります。社内の検討が期限までに終わらないときは、断りの結論が出ていなくても、期限の前に「社内の検討に時間がかかっており、〇日までにご返事いたします」と途中の連絡を入れます。

夜遅くや休日に結論が出たときは、相手の営業時間に届くように送ると、相手に余計な気をつかわせません。Gmailには送信日時を設定する機能があり、Googleの公式ヘルプ「メールの送信日時を設定する」によると、作成画面の「送信」の横にある下矢印のアイコンから「送信日時を設定」を選ぶと、送る日時を指定できます。

大きな金額の提案や、長く付き合いのある相手からの提案を断るときは、メールだけで済ませず、電話で一言伝えてからメールを送る方法もあります。電話で結論を伝え、メールでは結論とお礼を文字で残す、という使い分けです。

返事の期限が示されていない提案でも、目安として、打ち合わせのあと2週間以内には結論を伝えるようにすると、相手は次の動きを決めやすくなります。社内の検討に時間がかかりそうなら、打ち合わせの最後に「〇月〇日までにご返事いたします」と自分から期限を伝えておくと、相手は催促の連絡をしなくて済みます。自分で伝えた期限は、手帳やカレンダーに書き込んでおき、その日までに結論が出なければ、途中の連絡を入れます。

届いた提案の返事を抜け漏れなく回す

営業の提案は、Webサイトのお問い合わせのフォームや、代表のメールアドレスに届くことも多いものです。1日に何件も届く会社では、「誰が返事をするのか」「もう返事をしたのか」が分からなくなり、返事をしないまま放置してしまうことがあります。返事がないことは、断りのメールよりも相手の印象を悪くします。

件数が少ないうちは、メールソフトのラベルやフォルダで「未対応」「返信済み」を分けたり、共有のExcelの表に受付日、相手の会社名、担当者、返事の状況を書き込んだりする方法で十分です。表には、断った理由も1行で残しておくと、同じ会社から再び提案が来たときに、前回の経緯を踏まえて返事ができます。

一方で、複数の担当者で提案や問い合わせを受け、1件ごとに担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、受付から返信までを1つの画面で扱う道具を使う方法もあります。選択肢の1つが、受付から対応までを扱うフォームの道具のHalictです。公式の案内によると、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円、3人までのスターターが月額2,980円、10人までのチームが月額7,800円（いずれも税抜）とされています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

断ることも、取引の一部

提案を断るのは、相手との関係を終わらせることではありません。感謝を伝え、結論をはっきり、早く伝える断り方ができれば、相手は「この会社は判断が早く、誠実だ」と受け止めます。次に別の提案をするときにも、安心して声をかけてくれるはずです。

フリーランスや在宅の仕事では、自分が提案する側に回ることも多くあります。在宅ワークの市場を2004年から見てきた@SOHO編集部の目から見ても、断られたときの受け止め方がていねいな人ほど、次の仕事につながっています。断る側の気持ちを知っておくことは、提案する側に回ったときの力にもなります。

企業に提案をする仕事、たとえば生成AIの活用の提案や、業務の改善の支援は、こうした断りのやり取りが日常的に発生する職種です。仕事の流れと求められる力はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。経営の相談を受ける立場を目指すなら、国家資格の中小企業診断士のページも参考になります。また、介護や福祉の事業所への業務のデジタル化の提案に関心がある人は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、事業所が使える補助金を整理しています。

よくある質問

Q. 提案を断るメールの件名に「お断り」と書くべきですか？

書く必要はありません。「〇〇のご提案について」「〇〇のお見積りについてのご回答」のような中立の言葉にしておくと、相手は本文を落ち着いて読めます。相手のメールに返信する形なら、件名の「Re:」を残したままにすると、あとからやり取りを追いやすくなります。

Q. 断る理由はどこまで書けばよいですか？

予算、時期、方針、他社に決定など、理由の種類が分かる程度に短く書きます。詳しく書きすぎると、相手がその点を直した再提案を出してくることがあります。他社に決めたときも、他社の名前や比較の内容は書きません。説明を求められたら電話などで伝えます。

Q. 断りのメールはいつまでに送ればよいですか？

結論が出たら、遅くとも翌営業日までに送ります。相手から返事の期限を示されているなら、その前に送ります。社内の検討が期限に間に合わないときは、結論が出ていなくても、期限の前に「〇日までにご返事いたします」と途中の連絡を入れておきます。

Q. 複数の会社に同じ文面で断りのメールを送ってもよいですか？

文面のもとが同じでもかまいませんが、1社ずつ個別に送ります。宛名と、感謝の文の具体的な部分は相手ごとに書き換えます。一斉送信にすると誠意が伝わりにくく、ほかの会社の担当者のメールアドレスが見える形で送ってしまうと、情報の扱いの面でも問題になります。