お断りメールの書き方｜関係を保ちながら断る例文

お断りメールは、相手の提案や依頼、誘いを受けられないことを伝えるメールです。断ること自体に気が重くなり、返事を先延ばしにしてしまう人は少なくありません。けれども、断りの返事が遅れると、相手はほかの手を打つ時間を失い、かえって関係を損ねてしまいます。大事なのは、断る理由を必要な範囲で伝え、相手への感謝と、これからの関係を大切にしたい気持ちを一緒に示すことです。この記事では、お断りメールの基本の構成と、関係を保ちながら断る書き方のポイント、使いやすいクッション言葉を整理したうえで、場面ごとにそのまま使える例文を紹介します。問い合わせや応募をくれた多くの相手に、断りの返事を漏れなく返したいときに使えるHalictのような受付のツールにも触れます。

お断りメールが難しい理由と、目指すゴール

お断りメールが書きにくいのは、相手をがっかりさせることが分かっているからです。せっかく時間をかけて提案してくれた相手や、期待して声をかけてくれた相手に「できません」と伝えるのは、誰にとっても気が進まない作業です。

そのため、断りのメールには、次のような失敗が起こりやすくなります。

• 返事を先延ばしにして、相手を待たせてしまう
• 遠回しに書きすぎて、断っているのかどうかが伝わらない
• 理由を詳しく書きすぎて、言い訳のように見える
• 反対に、理由を何も書かず、冷たい印象を与える

お断りメールで目指すゴールは、2つあります。1つ目は、断ったことがはっきり伝わることです。相手が「まだ可能性があるのか」と迷う書き方では、相手は次の手を打てません。2つ目は、断ったあとも関係が続くことです。今回は受けられなくても、別の機会にまた声をかけてもらえる関係を保てれば、断りのメールは失敗ではありません。

この2つは、一見すると反対の方向を向いているように見えます。はっきり断れば関係が冷え、関係を気にすれば断りがあいまいになる、と感じるからです。けれども実際には、はっきり断ることと、相手への感謝や敬意を示すことは両立できます。その方法が、この記事で紹介する構成とクッション言葉です。

断る前に確かめておくこと

お断りメールを書く前に、確かめておきたいことが3つあります。

1つ目は、本当に断るのか、条件を変えれば受けられるのかです。納期が短いから断るのであれば、納期を延ばしてもらえれば受けられるかもしれません。予算が合わないから断るのであれば、内容を絞れば合うかもしれません。条件を変えれば受けられる場合は、ただ断るのではなく、代わりの案を示す返事にできます。

2つ目は、自分に断る権限があるかです。会社の仕事として受けた提案や依頼は、自分ひとりで断ってよいのか、上司の判断が要るのかを確かめます。取引先からの提案を担当者の判断で断ったあとに、上司が実は前向きだったと分かると、社内でも社外でも気まずいことになります。

3つ目は、返事の期限です。相手が返事の期限を書いている場合は、その期限までに必ず返します。期限が書かれていない場合でも、断ると決めたら、できるだけ早く返すのが基本です。目安は、受け取ってから2営業日から3営業日以内です。社内で検討に時間がかかる場合は、「社内で検討しておりますので、〇日までにお返事いたします」と、途中で一報を入れておきます。

お断りメールの基本の構成

お断りメールは、次の7つの要素を上から順に並べると、場面が変わっても迷わずに書けます。

順番	要素	書く内容	例
1	件名	何についての返事か	「〇〇のご提案について（株式会社△△ □□）」
2	宛名と挨拶	宛名、決まりの挨拶、名乗り	「お世話になっております。株式会社△△の□□です。」
3	感謝	提案や依頼をしてくれたことへのお礼	「このたびは、〇〇のご提案をいただき、ありがとうございました。」
4	結論	受けられないこと	「誠に恐縮ながら、今回は見送らせていただくことになりました。」
5	理由	必要な範囲で簡潔に	「社内で検討した結果、今期の予算の範囲では難しいと判断いたしました。」
6	お詫びと今後	期待に応えられないお詫び、これからの関係	「ご期待に沿えず申し訳ございません。また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。」
7	結びと署名	締めの挨拶と署名	「今後ともよろしくお願いいたします。」

この構成で大事なのは、感謝を結論より前に書くことと、結論を理由より前に書くことです。感謝から始めると、相手は自分の提案が受け止められたことを感じてから結論を読めます。結論を理由の前に書くと、相手は早い段階で結果を知ることができ、理由を落ち着いて読めます。理由を先に長く書くと、相手は「結局どうなのか」と読み進めることになり、読み終わったときの印象が悪くなります。

件名には「お断り」という言葉を入れなくてかまいません。「〇〇のご提案について」「〇〇のご依頼の件」のように、何についての返事かが分かれば十分です。件名で断りを強く打ち出すと、本文を読む前に相手の気持ちが沈んでしまいます。

関係を保ちながら断る書き方のポイント6つ

構成が決まったら、次の6つを意識して書きます。

1. 返事は早く出す

断りの返事は、早いほど相手のためになります。相手は、こちらの返事を待つ間、ほかの取引先に声をかけることも、計画を進めることもできません。断ると決めたら、気が重くても先に返事を出すことが、相手への一番の配慮です。

2. 結論ははっきり書く

「前向きに検討したいのですが」「今のところは難しいかもしれません」のような書き方は、相手に期待を残してしまいます。断るときは、「今回は見送らせていただきます」「お引き受けすることができません」と、結論が1つに読める言葉で書きます。

3. 理由は簡潔に、事実で書く

理由は、相手が納得できる範囲で、簡潔に書きます。「予算の都合」「時期の都合」「社内の方針」のように、事実を短く書けば十分です。詳しく書きすぎると言い訳に見え、相手が「その理由なら、こうすれば解決できる」と、さらに交渉を続けてくる原因にもなります。社内の事情で話せない理由は、無理に書かず「社内で検討した結果」とまとめてかまいません。

4. 個別に書く

同じような断りのメールを何通も書く場面でも、相手の名前と、相手が提案してくれた内容には、1通ずつ触れます。メールの配信の事業を行う会社のブログも、個別の対応の大切さを次のように書いています。

お断りメールは、できるだけ個別に対応することが重要です。一斉送信は相手に対して失礼な印象を与え、誠意が感じられない場合があります。相手の名前や状況に合わせて個別に対応することで、相手への配慮を示すことができます。 出典: blastengine.jp

5. 相手の評価を下げない

断る理由が、相手の提案の内容に不満があったことだったとしても、相手の提案をけなす言葉は書きません。「ご提案の内容は大変興味深いものでしたが」のように、相手の努力を認める一言を添えたうえで、自分の側の事情として断ります。

6. 次の可能性があるときだけ、次に触れる

「また機会がございましたら」という一言は、関係を保つのに役立ちます。ただ、本当に次の機会がない場合に「また次回ぜひ」と書くと、相手は期待して再び声をかけてくることになります。次の可能性があるときだけ、次に触れます。

断りの印象を和らげるクッション言葉

クッション言葉とは、言いにくいことを伝える前に添える、相手への気づかいを示す短い言葉のことです。断りの文の前にクッション言葉を入れると、同じ内容でも受け止め方が柔らかくなります。

場面	クッション言葉の例
断る前に	「誠に恐縮ながら」「大変心苦しいのですが」「せっかくのお申し出ですが」
理由を伝える前に	「社内で慎重に検討いたしましたが」「あいにくですが」
期待に応えられないとき	「ご期待に沿えず申し訳ございません」「お力になれず心苦しく存じます」
代わりの案を示すとき	「もしよろしければ」「差し支えなければ」
今後に触れるとき	「またの機会がございましたら」「今後とも変わらぬお付き合いのほど」

クッション言葉は便利ですが、1通のメールの中で何度も重ねると、かえって回りくどくなります。断りの結論の前に1つ、お詫びの部分に1つ、くらいが目安です。

例文1：営業や売り込みのメールを断る

ここからは、場面ごとの例文を紹介します。〇〇の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてください。最初は、取引のない会社から届いた営業や売り込みのメールを断る例です。

件名：Re：〇〇サービスのご案内

株式会社〇〇 〇〇様

ご連絡いただき、ありがとうございます。株式会社△△の□□です。 〇〇サービスのご案内をいただきましたが、現在は同様のサービスを利用しており、新たな導入の予定はございません。 せっかくご案内いただいたところ恐縮ですが、今回は見送らせていただきます。

今後のご案内につきましても、当面は検討の予定がございませんので、ご配慮いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。

取引のない会社からの営業のメールには、返事を出さない会社も多くあります。ただ、何度も届く場合や、一度は打ち合わせをした相手の場合は、はっきり断りの返事を出しておくほうが、相手にとってもこちらにとっても時間の無駄が減ります。これからの案内が要らない場合は、そのことも書いておきます。反対に、今は必要ないけれど将来は検討するかもしれない場合は、「来年度に改めて検討する予定です」のように時期を添えると、相手は案内を送る時期を考えやすくなります。

例文2：見積もりや提案を断る

複数の会社に見積もりを頼み、ほかの会社に決めた場合の断りの例です。見積もりを出してくれた相手は、時間をかけて資料を作っています。その手間への感謝を必ず書きます。

件名：お見積もりの件（株式会社△△ □□）

株式会社〇〇 営業部 〇〇様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。 先日は、Webサイトの改修について、詳しいお見積もりとご提案をいただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討いたしましたが、誠に恐縮ながら、今回は別の会社にお願いすることになりました。 予算と時期の条件を総合的に判断した結果です。 ご提案の、問い合わせの画面を見直す案は大変参考になり、社内でも話題になりました。

時間をかけてご準備いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。 また別の機会がございましたら、その際はぜひご相談させてください。 今後ともよろしくお願いいたします。

見積もりの断りでは、ほかの会社の金額や名前は書きません。相手から理由を詳しく聞かれた場合も、「予算と時期の条件を総合的に判断した結果」のように、事実の範囲で伝えるにとどめます。相手の提案のよかった点に一言触れると、相手の努力が無駄ではなかったと伝わります。

例文3：仕事の依頼を断る

フリーランスや小さな会社にとって、仕事の依頼を断るのは勇気がいります。ただ、受けきれない量の仕事を引き受けて納期に遅れるほうが、相手に大きな迷惑をかけます。受けられないときは、早めに正直に伝えます。

件名：Re：記事作成のご依頼について

株式会社〇〇 広報部 〇〇様

お世話になっております。□□です。 このたびは、社内報の記事作成のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 お声がけいただけたこと、大変うれしく思っております。

誠に恐縮ながら、ご依頼の11月の納期の時期は、すでにお受けしている仕事で予定が埋まっており、十分な品質でお届けすることが難しい状況です。 中途半端な形でお引き受けしてご迷惑をおかけすることは避けたく、今回はお断りさせていただきます。

12月以降でしたら、予定を調整できる見込みです。 時期を改めてご相談いただける機会がございましたら、ぜひお声がけください。 引き続きよろしくお願いいたします。

仕事の依頼を断るときは、「品質を保てない」という理由を書くと、相手への誠意が伝わります。受けられる時期が分かっている場合は、その時期を書いておくと、相手は次の依頼の予定を立てやすくなります。

例文4：条件が合わない依頼に、代わりの案を示す

依頼の内容そのものは受けたいけれど、予算や納期の条件が合わない場合は、ただ断るのではなく、代わりの案を示す返事にします。

件名：Re：動画制作のご依頼について

株式会社〇〇 販売促進部 〇〇様

お世話になっております。□□です。 新商品の紹介動画の制作について、ご依頼をいただき、ありがとうございます。

ご提示いただいたご予算と納期を拝見し、検討いたしました。 誠に恐縮ながら、90秒の動画を2本、2週間で制作するという条件では、お引き受けすることが難しい状況です。

もしよろしければ、次のいずれかの形でしたら対応できます。 案1：同じご予算で、90秒の動画を1本、2週間で制作する 案2：90秒の動画を2本、4週間で制作する（費用は別途お見積もりいたします）

ご検討いただけましたら幸いです。 引き続きよろしくお願いいたします。

代わりの案を示すときは、2つか3つの案を並べ、相手が選べるようにします。案ごとに、何が変わるのか（本数、期間、費用）をはっきり書いておくと、相手は社内で検討しやすくなります。

例文5：会食やイベントの誘いを断る

取引先からの会食や、イベント、セミナーへの誘いを断る例です。誘いを断るときは、誘ってくれたことへの感謝を中心に書きます。

件名：Re：懇親会のご案内

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。 このたびは、懇親会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。

ぜひ伺いたいところでしたが、あいにく当日は以前からの予定があり、出席することができません。 せっかくお声がけいただいたのに、大変申し訳ございません。

皆様と楽しいひとときをお過ごしになりますよう、お祈りしております。 また次の機会がございましたら、ぜひご一緒させてください。

誘いを断るときの理由は、「以前からの予定があり」のように簡潔に書けば十分です。予定の中身まで書く必要はありません。会費や参加費のかかる会の場合は、出欠の締め切りまでに返事を出すことが、主催する人の準備を助けることにもなります。次の機会に参加したい気持ちがあれば、そのことを書いておくと、関係を保てます。

例文6：応募者に不採用を伝える

求人に応募してくれた人や、仕事の募集に手を挙げてくれたフリーランスに、不採用を伝える例です。応募してくれた人は、時間をかけて書類を準備しています。その手間への感謝を必ず伝えます。

件名：選考の結果について（株式会社△△）

〇〇 〇〇様

株式会社△△ 人事担当の□□です。 このたびは、弊社の〇〇の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めました結果、誠に残念ながら、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。 ご期待に沿えず申し訳ございません。

〇〇様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

不採用の理由は、書かないのが一般的です。理由を書くと、応募者との間で受け止め方の違いが生まれ、やり取りが長引くことがあります。応募の書類を返すか、こちらで処分するかの扱いを、募集のときに決めておき、必要ならメールの中で伝えます。応募者の名前や経歴は個人の情報なので、選考が終わったあとの扱いも、社内の決まりに沿って進めます。不採用の連絡は、選考の結果が出たらできるだけ早く送ります。応募者はほかの会社の選考も同時に進めていることが多く、結果を待つ時間が長いほど、次の行動に移りにくくなるからです。

例文7：取材やアンケートへの協力を断る

取材やアンケート、調査への協力の依頼を断る例です。依頼してくれた相手の目的に理解を示したうえで、断ります。

件名：Re：取材のお願いについて

〇〇編集部 〇〇様

ご連絡いただき、ありがとうございます。株式会社△△の□□です。 弊社の取り組みに関心をお寄せいただき、大変ありがたく存じます。

社内で検討いたしましたが、現在は取材への対応を控えており、誠に恐縮ながら、今回はお受けすることができません。 せっかくお声がけいただいたところ、申し訳ございません。

〇〇様の記事のご成功をお祈りしております。

会社として取材への対応の方針が決まっている場合は、「社の方針により」と書いてかまいません。広報の担当がいる会社では、取材の依頼は広報の担当に回し、担当から返事をするのが一般的です。

社内の上司や同僚からの依頼を断るとき

断りのメールが必要になるのは、社外の相手だけではありません。社内の上司やほかの部署から、手の回らない仕事を頼まれることもあります。社内の依頼を断るときは、社外よりも形式にこだわらなくてかまいませんが、次の2点を押さえておくと、関係を損ねずに済みます。

1つ目は、今抱えている仕事を具体的に示すことです。「忙しいので」だけでは、相手は本当に無理なのかを判断できません。「今週は〇〇の資料の締め切りがあり、木曜までは手が空きません」のように、何に時間を使っているかを書くと、相手も納得しやすくなります。

2つ目は、優先順位を相手に決めてもらう形にすることです。上司からの依頼なら、断るのではなく、どちらを先にすべきかを相談する形にすると、自分ひとりで判断する負担も減ります。

件名：〇〇の資料作成のご依頼について

〇〇課長

お疲れさまです。□□です。 〇〇の資料作成のご依頼、ありがとうございます。

今週は、取引先向けの提案資料を木曜までに仕上げる予定があり、ご依頼の資料を水曜までに作るのは難しい状況です。 提案資料を先に仕上げ、ご依頼の資料は金曜にお渡しする形でもよろしいでしょうか。 水曜までに必要な場合は、提案資料の締め切りをずらせるか、ご相談させてください。

社内の断りでは、ただ「できません」で終わらせず、いつならできるか、何を調整すればできるかを示すと、相手は次の手を考えやすくなります。

メールで断るか、電話や対面で断るか

断りの連絡は、いつもメールがよいとは限りません。相手との関係や、断る内容の重さによって、手段を選びます。

手段	向いている場面	気をつけたい点
メール	営業の連絡、見積もりの断り、誘いの断りなど、ふだんの断り	文面が冷たく見えないよう、感謝とお詫びを入れる
電話	長い付き合いの取引先からの依頼、一度引き受けたことの辞退	電話のあとにメールで内容を確かめる
対面	大きな取引の断り、深い関係のある相手	事前に話す内容を整理しておく

メールは、相手が都合のよいときに読めて、記録も残るので、断りの連絡の多くに向いています。一方で、長く付き合ってきた取引先や、一度引き受けたことを断るときは、メールだけで済ませると、軽く扱われたと感じさせることがあります。そうした場面では、先に電話で伝え、そのあとメールで要点を確かめる、という組み合わせにすると、誠意と記録の両方を残せます。

電話で断るときも、メールと同じ順番で話すと伝わりやすくなります。感謝、結論、理由、お詫び、今後の順です。電話は言葉が流れてしまうので、結論の部分は特にはっきり言います。

一度引き受けたことを断るときの書き方

一度引き受けた仕事や、出席すると返事をした会合を、事情があって断る場合は、最初から断るときよりも丁寧なお詫びが必要です。相手は、こちらが引き受けた前提で準備を進めているからです。

書くときは、次の3つを入れます。

1. 引き受けたのに断ることへの、はっきりしたお詫び
2. 断らなければならない理由（簡潔に、事実で）
3. 相手の迷惑を少しでも減らすための手当て（代わりの人の紹介、途中までの成果物の引き渡しなど）

件名：〇〇の件のお詫びとご相談

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。□□です。 先日お引き受けした〇〇の作業について、大変申し上げにくいご連絡をお許しください。

家族の事情により、来月から2か月ほど仕事の時間を大きく減らさなければならなくなり、お約束した納期でお届けすることが難しくなりました。 一度お引き受けしておきながら、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

ここまで進めた資料は、明日までにすべてお送りいたします。 また、同じ作業を担当できる知人がおりますので、ご希望でしたらご紹介いたします。 ご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

引き受けたことを断るときは、メールだけで済ませず、先に電話で伝えてから、メールで内容を確かめるほうが誠意が伝わります。

避けたい表現と、敬語の考え方

お断りメールでは、丁寧に書こうとして、かえって誤解を招く表現を使ってしまうことがあります。

避けたい表現	誤解されやすい点	言い換え
前向きに検討します（断るつもりのとき）	期待を持たせる	今回は見送らせていただきます
今は難しいかもしれません	断っているのか分からない	今回はお引き受けすることができません
御社の提案には問題があり	相手の評価を下げる	社内で検討した結果、今回は見送ることになりました
ご理解ください	押し付けに聞こえる	ご理解いただけますと幸いです
また機会があれば（次がないとき）	再びの依頼を招く	今後のご活躍をお祈りしております

文化庁の文化審議会がまとめた「敬語の指針」は、敬語の土台にある考え方を次のように説明しています。

敬語は，人と人との相互尊重の気持ちを基盤とすべきものである。 出典: bunka.go.jp（敬語の指針）

言い換えると、敬語は相手を持ち上げるための道具ではなく、お互いを大切にしていることを示すための道具だ、ということです。お断りメールでも、言葉を重ねて丁寧に見せるより、相手の手間に感謝し、自分の事情を正直に伝えることが、相手を尊重することにつながります。

断ったあとの関係の保ち方

断りのメールを送ったあとも、関係を保つためにできることがあります。

1つ目は、相手から返事が来たら、短くお礼を返すことです。「ご丁寧にありがとうございます。またの機会を楽しみにしております」と返すだけで、断りのやり取りが気持ちよく終わります。

2つ目は、次の機会に自分から声をかけることです。時期や予算の都合で断った場合は、事情が変わったときに「以前ご提案いただいた件で、改めてご相談させてください」と連絡すると、相手は喜んで応じてくれることが多いものです。

3つ目は、断った相手を紹介の形で助けることです。自分が受けられない仕事を、知り合いの適任者に紹介すると、相手の困りごとを解決する手助けになります。紹介する場合は、紹介する相手の了解を先に取っておきます。

多くの問い合わせや応募に、断りの返事を漏れなく返す方法

ここまでは、1人の相手に向けて書く断りのメールを見てきました。一方で、会社の窓口や、仕事を募集している個人のもとには、問い合わせのフォームから営業の連絡が届いたり、募集に多くの応募が集まったりすることがあります。件数が増えると、誰に返事をしたか、まだ返事をしていないのは誰かが分からなくなり、断りの返事の漏れが起きやすくなります。返事が来ないまま放っておかれた相手は、断られた以上に悪い印象を持つことがあります。

件数が少ないうちは、受け付けた一覧を表計算ソフトで作り、「返事の状況」の列に「未返信」「返信済み」を書いて管理すれば十分です。

件数が増えて、複数の担当で返事を分担するようになった場面で使える受付の道具の1つが、Halictです。Halictは、問い合わせや申し込みのフォームを作って回答を受け付け、届いた一件ごとに担当と状況を付けて管理できるフォームのサービスです。公式サイトによると、受け付けた一件ごとに担当と状況が残り、返信も回答を管理する同じ画面から送ることができ、相手が開封したかどうかまで記録されます。断りの返事を送ったものと、まだのものが状況で分かれるので、返事の漏れに気づきやすくなります。料金は、メンバー1人で使うフリープランならフォームの数も回答の数も無制限で、3人まで使えるスタータープランは月額2,980円（税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を使う場合でも、断りの文面は、相手の名前と、相手が送ってくれた内容に触れて1通ずつ書くことが大事です。管理を道具に任せた分の時間を、文面を丁寧に書く時間に回すと、断りの返事でも相手に誠意が伝わります。

お断りメールを書く力が生きる仕事

相手の気持ちに配慮しながら、伝えるべきことをはっきり伝える文章の力は、在宅の仕事でも重宝されます。お客様からの問い合わせにメールで答える仕事では、要望に応えられないことを丁寧に伝える場面が日常的にあります。カスタマーサポート・事務全般のお仕事では、在宅で受けられるサポートの仕事の流れと、求められるスキルを紹介しています。

マーケティングや情報セキュリティの分野でも、取引先や利用者との丁寧なやり取りが仕事の土台になります。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、仕事の種類を確かめられます。デザインの仕事で独立を考えている人は、デザイナーの年収・単価相場で、受ける仕事の単価の目安を知っておくと、条件が合わない依頼を断るかどうかの判断の材料になります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続くフリーランスほど、断り方が上手です。受けきれない依頼を無理に引き受けず、早めに理由と受けられる時期を伝える人は、断ったあとも同じ発注者から次の依頼を受けています。反対に、断れずに引き受けて納期に遅れると、その発注者との関係は続きにくくなります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、こうした信頼の積み重ねがそのまま次の仕事につながり、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなります。上手に断ることは、仕事を選び、自分の働き方を守るための大事な技術です。

よくある質問

Q. お断りメールはいつまでに送ればよいですか？

相手が返事の期限を書いている場合は、その期限までに必ず送ります。期限が書かれていない場合は、受け取ってから2営業日から3営業日以内が目安です。社内の検討に時間がかかる場合は、「〇日までにお返事いたします」と途中で一報を入れておきます。断りの返事は早いほど、相手がほかの手を打つ時間を確保できます。

Q. 断る理由はどこまで書けばよいですか？

相手が納得できる範囲で、簡潔に事実を書けば十分です。「予算の都合」「時期の都合」「社内の方針」のように短く書きます。詳しく書きすぎると言い訳のように見え、相手が条件を変えて交渉を続けてくる原因にもなります。社内の事情で話せない理由は、「社内で検討した結果」とまとめて伝えてかまいません。

Q. 件名に「お断り」と書いたほうがよいですか？

書かなくてかまいません。「〇〇のご提案について」「〇〇のご依頼の件」のように、何についての返事かが分かれば十分です。件名で断りを強く打ち出すと、相手は本文を読む前に気持ちが沈んでしまいます。相手から届いたメールへの返信なら、元の件名を残したまま返すと、何についての返事かがすぐに分かります。

Q. 一度引き受けた仕事を断るときは、メールだけでよいですか？

一度引き受けたことを断る場合は、相手がすでに準備を進めているので、先に電話で事情を伝え、そのあとメールで内容を確かめるほうが誠意が伝わります。メールには、はっきりしたお詫び、断る理由、相手の迷惑を減らすための手当て（途中までの成果物の引き渡しや、代わりの人の紹介など）を書きます。