営業メールの断り方｜返信の例文と返信しない判断

営業メールの断り方で迷うのは、「返信しないと失礼か」「返信したら、かえって営業が続くのではないか」という2つの心配が同時にあるからです。届く営業メールのすべてに丁寧に返信していると、それだけで仕事の時間が削られます。一方で、商談をした相手や取引のある会社を無視すると、関係を損ねます。

この記事では、営業メールに返信するか、返信しないかを決める基準を先に示し、そのうえで場面ごとの断りの例文を件名から署名まで並べます。何度断っても届く営業メールへの対応と、配信の停止を求めた後の法律上の扱い、会社として断り方を決めておく方法も扱います。問い合わせフォームに届く営業を、ほかの問い合わせと分けて担当と状況を付けて管理したい場合は、Halictのようなフォームの道具を使う方法もあります。

返信するか、返信しないかの判断

営業メールは、すべてに返信する必要はありません。返信するかどうかは、相手との関係で決めます。

相手との関係	対応の目安
面識がなく、一斉に送られたと分かる営業	返信しない
面識はないが、自社あてに個別に書かれた提案	必要と感じたときだけ短く断る
名刺を交換した、展示会で話したなど面識がある相手	短く断る
商談や見積もりの依頼をした相手	きちんと断る
すでに取引のある会社からの新しい提案	きちんと断り、今の取引は続けたいと伝える
何度断っても届く営業	配信の停止をはっきり求める

返信しなくてよい営業メール

宛名が「ご担当者様」だけで、本文に自社の名前が出てこない営業メールは、多くの会社に同じ文面で送られています。このようなメールに返信しなくても、失礼にはなりません。送る側も、返信が来るのは一部だと分かったうえで送っています。

返信すると、「このアドレスは読まれている」と相手に伝わり、営業の連絡が続くことがあります。興味がない一斉の営業メールには、返信しないことが、いちばん手間のかからない断り方です。

返信したほうがよい営業メール

一方で、こちらから資料を求めた、商談をした、見積もりを依頼した、という相手には、断るときも返信します。相手は、提案を作るために時間を使っています。返事がないまま放っておくと、相手は何度も確認の連絡を送ることになり、お互いの時間が無駄になります。

取引のある会社や、今後付き合いが生まれそうな会社も、返信したほうがよい相手です。断りの返信を1通送っておけば、相手は次の提案の時期を考え直せます。

営業メールの断り方の基本

返信して断るときは、次の6つを守ると、角を立てずに、しかもはっきり伝えられます。

1. 断ることを最初の段落ではっきり書く

断りのメールで最も避けたいのは、あいまいな書き方です。「検討いたします」「機会があれば」と書くと、相手は「まだ見込みがある」と受け取り、もう一度連絡してきます。断るときは、「今回は見送らせていただきます」「導入の予定はございません」と、最初の段落ではっきり書きます。

2. 提案へのお礼を一言添える

断る前に、「ご提案いただき、ありがとうございます」と一言添えます。相手の提案が自社に合わなかったとしても、時間を使って提案してくれたことへのお礼は伝えられます。

3. 理由は短く、詳しく書きすぎない

理由は、「現在、同じ目的のサービスをすでに使っているため」「今年度の予算が決まっているため」のように、1文で書きます。理由を詳しく書くと、相手はその理由を崩す提案を返してきます。「今の価格が高いので」と書けば値下げの提案が、「機能が足りないので」と書けば上位の製品の提案が届きます。

4. 今後の連絡についての希望を書く

今後も情報がほしいのか、連絡そのものを控えてほしいのかを書きます。「今後のご案内は不要です」と書けば、相手は連絡の一覧から外す判断ができます。「来年度の検討の時期にまたご相談させてください」と書けば、相手は時期を待って連絡してきます。

5. 件名は元のメールに返信する形で

断りのメールは、相手から届いたメールに返信する形で送ると、相手はどの提案への返事かをすぐに分かります。件名の「Re:」は消さずに残します。商談の後のように、新しくメールを書く場合は、「先日のご提案についてのお返事」「お見積もりのお礼とお返事」のように、何への返事かを件名で示します。件名に「お断り」と書くのは、相手を突き放す印象になるので避けます。

6. 送る時期は早めに

断ると決めたら、なるべく早く返信します。商談の後なら、社内で結論が出た日か翌営業日のうちに送ります。返事を先延ばしにすると、相手は見込みがあると考えて確認の連絡を重ね、こちらの負担も重くなります。社内の検討に時間がかかる場合は、「社内の検討に時間をいただいており、今月末までにお返事します」と途中で一度知らせておきます。

断る前に確かめておくこと

営業メールを断る前に、次の2つを確かめておくと、後で困ることが減ります。

1つ目は、社内にその提案を必要としている人がいないかです。総務の担当者には不要に見える提案でも、営業部や経理部では検討中ということがあります。提案の窓口を決めていない会社では、受け取った人が判断せず、関係しそうな部署に一言確かめてから断るほうが安全です。

2つ目は、今の契約の更新の時期です。すでに似たサービスを使っている場合、その契約の更新が近ければ、比べる材料として提案を受け取っておく価値があります。更新の時期が先なら、「契約の更新の時期にご相談させていただくかもしれません」と時期を示して断る方法もあります。

場面別の断りの例文

ここからは、場面ごとの断りのメールを件名から署名まで示します。〇〇の部分は、相手と自社の名前に置き換えて使ってください。

例文1：面識のない会社からの個別の提案を断る

一斉の営業ではなく、自社の事業を調べたうえで書かれた提案には、短く断るのがよいでしょう。

件名：Re: 経理業務の効率化のご提案

株式会社〇〇 営業部 鈴木様

ご連絡いただき、ありがとうございます。 株式会社△△ 総務部の山田です。

ご提案の内容を拝見しましたが、 弊社では現在、同じ目的のサービスをすでに利用しておりますため、 今回は見送らせていただきます。

今後のご案内は不要でございますので、 ご配慮いただけますと幸いです。

株式会社△△ 総務部 山田 花子

例文2：商談の後に断る

商談をした相手には、時間を割いてもらったことへのお礼を添え、断る理由も1文で伝えます。

件名：先日のご提案についてのお返事

株式会社〇〇 営業部 鈴木様

いつもお世話になっております。 株式会社△△ 総務部の山田です。

先日はお忙しいなか、 弊社までお越しいただき、詳しくご説明いただき、 誠にありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、 今年度の予算の範囲では導入が難しいとの結論となり、 今回は見送らせていただくことになりました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、 ご期待に添えず申し訳ございません。

来年度の予算を検討する時期に、 改めてご相談させていただくことがあるかもしれません。 その際は、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 総務部 山田 花子 電話：03-0000-0000

来年度に本当に検討する見込みがない場合は、最後の段落を「今後のご案内は控えていただけますと幸いです」に変えます。見込みがないのに「改めて」と書くと、相手は来年度に必ず連絡してきます。

例文3：見積もりを依頼した後に断る

こちらから見積もりを依頼した場合は、相手に作業をしてもらっています。断るときは、見積もりへのお礼を必ず書きます。

件名：お見積もりのお礼とお返事

株式会社〇〇 営業部 鈴木様

お世話になっております。 株式会社△△の山田です。

先日はお見積もりをお送りいただき、ありがとうございました。 社内で比較検討いたしました結果、 今回は他社のサービスを利用することとなりました。

ご丁寧にご対応いただいたにもかかわらず、 このようなお返事となり申し訳ございません。

また別の機会にご相談させていただくことがございましたら、 その際はどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 山田 花子

他社に決めたことを伝えるかどうかは、場面によります。相手が比較の結果を知りたがっている場合は伝え、どの会社に決めたかまでは書かなくて構いません。

例文4：取引のある会社からの新しい提案を断る

すでに取引のある会社からの新しい商品の提案を断るときは、今の取引は続けたいことを書き添えます。断りのメールで、今の取引まで打ち切られると相手に誤解されないようにします。

件名：Re: 新サービスのご案内

株式会社〇〇 営業部 鈴木様

いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の山田です。

新しいサービスのご案内をいただき、ありがとうございます。 社内で確認いたしましたが、 現在の体制では新しいサービスを取り入れる予定がなく、 今回は見送らせていただきます。

現在お願いしているお取引につきましては、 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 山田 花子

例文5：電話の後に届いた営業メールを断る

電話で営業を受け、「資料をメールでお送りします」と言われて届いたメールには、電話で話した内容を踏まえて断ります。

件名：Re: 資料送付のご連絡

株式会社〇〇 鈴木様

株式会社△△の山田です。 資料をお送りいただき、ありがとうございます。

お電話でもお伝えしましたとおり、 弊社では現在、導入の予定はございません。 今後のお電話やご案内は控えていただけますと幸いです。

株式会社△△ 山田 花子

電話の営業で「とりあえず資料だけ」と言われて受け取ると、その後の電話の口実になります。導入の予定がないなら、電話の時点で「資料も不要です」と伝えるほうが、後の手間が少なくなります。

例文6：社内の担当者を名指しした営業を断る

ホームページや名刺を見て、特定の社員を名指しして届く営業もあります。受け取った社員が個別に断るより、会社として決めた文面で断るほうが、社員の負担が減ります。

件名：Re: 〇〇様へのご提案

株式会社〇〇 鈴木様

株式会社△△ 総務部の山田です。 弊社の〇〇あてにご連絡をいただき、ありがとうございます。

弊社では、新しいサービスのご提案は総務部でまとめて確認しております。 今回のご提案は、現在のところ導入の予定がございません。

今後のご案内は、総務部あてにお送りいただくか、 不要の場合はお控えいただけますと幸いです。

株式会社△△ 総務部 山田 花子

例文7：断った後、担当者が変わって再び届いた営業を断る

一度断った会社から、担当者が変わったことをきっかけに同じ提案が届くことがあります。前に断ったことを伝え、今も状況が変わっていないことを書きます。

件名：Re: ご担当変更のご挨拶とご提案

株式会社〇〇 営業部 佐藤様

ご連絡いただき、ありがとうございます。 株式会社△△ 総務部の山田です。

ご担当が佐藤様に変わられたとのこと、承知いたしました。 ご提案のサービスにつきましては、 以前のご担当の鈴木様に、導入の予定がない旨をお伝えしております。 現在もその状況に変わりはございません。

恐れ入りますが、今後のご案内は控えていただけますと幸いです。

株式会社△△ 総務部 山田 花子

前に断った日や、前の担当者の名前が分かれば書いておくと、相手は社内の記録を確かめられます。

例文8：フリーランスや個人事業主に届く営業を断る

個人で仕事をしていると、広告の掲載、ホームページの制作、仕事の紹介サービスへの登録など、さまざまな営業が届きます。個人あての営業でも、断り方の基本は会社と同じです。

件名：Re: 掲載のご案内

株式会社〇〇 鈴木様

ご案内いただき、ありがとうございます。 〇〇事務所の山田です。

ご提案の掲載につきましては、 現在の集客の方法で手が足りておりますため、 今回は見送らせていただきます。

今後のご案内は不要でございますので、 よろしくお願いいたします。

〇〇事務所 山田 花子

個人あての営業の中には、「無料で掲載します」と始まり、後から有料の契約を求めるものもあります。申込みの前に、費用がかかる条件、契約の期間、解約の方法を書面で確かめます。電話で「掲載の確認です」と言われて返事をすると、契約したことにされる例もあるので、内容が分からない電話には、その場で返事をしないようにします。

電話やSNS、問い合わせフォームから届く営業

営業はメールだけでなく、電話、SNSのメッセージ、問い合わせフォームからも届きます。経路ごとに、断り方を少し変えます。

電話の営業

電話の営業は、その場で断るのが最も手間がかかりません。「お電話ありがとうございます。弊社では導入の予定がございませんので、失礼いたします」と短く伝えます。担当者の名前を聞かれても、営業の取り次ぎを求められても、答える必要はありません。何度もかかってくる場合は、会社の名前と電話番号を控えておき、受付の担当者に共有します。

SNSのメッセージ

会社や個人のSNSのアカウントに届く営業のメッセージは、一斉に送られたものが多く、返信しなくても問題ありません。返信する場合は、メールと同じく、短く、はっきり断ります。不審なリンクが含まれている場合は押さず、そのサービスの報告の機能を使います。

問い合わせフォーム

問い合わせフォームに届く営業は、フォームに入力された差出人のメールアドレスに返信して断ります。フォームの注意書きに「営業目的のお問い合わせはご遠慮ください」と書いておくと、届く件数が少しは減ります。ただし、注意書きがあっても届く営業はあります。

返信を催促されたとき

返信しなかった営業メールに、「先日のメールはご覧いただけましたでしょうか」と催促が届くことがあります。2回目以降の催促が届いた場合は、それ以上の連絡を止めるために、一度だけ短く返信するのも1つの方法です。

件名：Re: 先日のご案内について

株式会社〇〇 鈴木様

株式会社△△の山田です。 ご案内を拝見しましたが、弊社では導入の予定がございません。 今後のご連絡は不要でございますので、ご了承ください。

株式会社△△ 山田 花子

催促の中には、「ご返信がない場合は、お電話でご確認させていただきます」と、電話を予告するものもあります。電話を受けたくない場合は、この時点で返信して断っておくほうが、結果として手間が少なくなります。返信の文面に「お電話でのご連絡も不要です」と1文加えておくと、電話の営業も止めやすくなります。

催促のたびに返信する必要はありません。1回はっきり断った後も届く場合は、次の節の配信停止の手順に進みます。

何度断っても届く営業メールへの対応

一度断っても、同じ会社から営業メールが届き続けることがあります。この場合は、配信の停止をはっきり求めます。

配信停止の手続きを使う

広告や宣伝のメールの多くには、本文の最後に配信停止の手続きが書かれています。まずはその手続きを使います。手続きのリンクを押すのが不安な場合は、差出人のホームページから問い合わせの窓口を探し、そこから停止を求めます。

配信停止を求めるメールの例文

配信停止の手続きが見当たらない場合は、返信で停止を求めます。

件名：今後のメール配信停止のお願い

株式会社〇〇 ご担当者様

株式会社△△の山田です。

貴社からのご案内のメールを受け取っておりますが、 弊社では導入の予定がございません。

つきましては、今後のメールの配信を停止していただきますよう お願い申し上げます。 配信先のアドレスは、このメールの差出人のアドレスです。

株式会社△△ 山田 花子

配信停止を求めるときは、どのアドレスへの配信を止めてほしいかを書きます。会社の代表のアドレスと個人のアドレスの両方に届いている場合は、両方を書きます。

受信拒否を伝えた後の送信は法律で禁じられている

広告や宣伝のためのメールは、特定電子メール法（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）の対象です。総務省は、広告・宣伝メールは原則としてこの法律の規制対象になると案内しています。

この法律では、メールを送らないよう求めた相手に、その意思に反して広告や宣伝のメールを送ることを禁じています。

送信者は、第一項各号に掲げる者から総務省令・内閣府令で定めるところにより特定電子メールの送信をしないように求める旨（一定の事項に係る特定電子メールの送信をしないように求める場合にあっては、その旨）の通知を受けたとき（送信委託者がその通知を受けたときを含む。）は、その通知に示された意思に反して、特定電子メールの送信をしてはならない。 出典: e-Gov法令検索「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」第3条第3項

なお、この法律では、取引関係にある相手や、メールアドレスをホームページなどで公表している団体や営業を営む個人には、あらかじめ同意を得ていなくても広告や宣伝のメールを送れる場合があると定められています。会社の問い合わせ用のアドレスに営業メールが届くこと自体は、すぐに違反になるとは限りません。ただし、受信を拒否した後も送り続けることは、相手が誰であっても禁じられています。

配信の停止を求めても届き続ける場合は、総務省の迷惑メール対策のページで案内されている迷惑メール相談センターに相談や情報提供ができます。どのメールが違反に当たるかは、メールの中身や送られた経緯で変わるので、個別の判断は相談先で確かめてください。

メールソフトの受信拒否を使う

返信や停止の依頼をしても届く場合は、メールソフトやメールのサービスで、その差出人のアドレスやドメインからのメールを受け取らない設定にします。設定の方法は使っているメールのサービスによって違うので、サービスのヘルプで確かめます。

返信しないときに気をつけること

一斉の営業メールに返信しないと決めた場合でも、次の点には気をつけます。

不審なメールが混ざっていないか

営業メールの形をとった不審なメールもあります。知らない会社からの「資料をご覧ください」という添付ファイルや、「詳しくはこちら」というリンクは、開く前に差出人を確かめます。添付ファイルを開かせることが目的のメールもあるので、興味のない営業メールの添付ファイルは開かないのが安全です。

本文の中の配信停止のリンク

配信停止のリンクは、正規の会社のメールなら使って問題ありません。ただし、差出人に心当たりがなく、内容も怪しい場合は、リンクを押すと「このアドレスは使われている」と相手に知らせることになるおそれがあります。怪しいと感じたら、リンクは押さずに受信拒否の設定にします。

社内で同じ営業が複数の人に届いていないか

営業メールは、会社の代表のアドレス、問い合わせ窓口、社員の個人のアドレスに同時に届くことがあります。誰か1人が返信して断れば、ほかの人は返信しなくて済みます。誰が返信したかを社内で分かるようにしておくと、二重に返信したり、誰も返信しなかったりすることを防げます。

断るときに使える言い回し

断りのメールで使える言い回しを整理します。

伝えたいこと	言い回しの例
提案へのお礼	ご提案いただき、ありがとうございます／ご丁寧にご案内いただき、恐縮です
はっきり断る	今回は見送らせていただきます／導入の予定はございません
理由（予算）	今年度の予算の範囲では導入が難しく
理由（すでに利用中）	同じ目的のサービスをすでに利用しておりますため
理由（社内の方針）	社内の方針により、現在は新しいサービスの検討を控えております
今後の連絡を控えてほしい	今後のご案内は不要でございます／ご案内はお控えいただけますと幸いです
今後の可能性を残す	来年度の検討の時期に、改めてご相談させていただくかもしれません
取引は続けたい	現在のお取引につきましては、引き続きよろしくお願いいたします

「せっかくですが」「あいにくですが」は、断りの前置きとして使えます。ただし、前置きを重ねすぎると、肝心の断りの文が後ろに追いやられます。前置きは1つで十分です。

避けたい言い回し

• 「検討いたします」：断るつもりなら使わない。相手は返事を待ち続ける
• 「機会があれば」：見込みがないなら使わない。また連絡が来る
• 「興味がありません」：断りとしてははっきりしているが、取引の可能性がある相手には冷たく響く
• 「迷惑です」：何度断っても届く場合でも、まずは配信の停止を事務的に求める

断った記録を残す

営業を断ったら、断った日、相手の会社名と担当者、断った理由、今後の連絡の希望（不要、来年度に相談など）を記録しておきます。記録が役立つのは、次のような場面です。

• 担当者が変わった相手から、同じ提案が届いたとき
• 「以前ご検討いただいた件で」と、断った覚えのない話を持ち出されたとき
• 来年度に検討すると伝えた相手から、実際に連絡が来たとき
• 社内の別の人が、同じ会社の営業を受けたとき

記録は、表計算ソフトの1枚の表で十分です。社内で共有しておけば、別の人が同じ会社の営業に対応するときも、前の経緯を見て同じ答えを返せます。

社内で営業メールへの対応を決めておく

会社に届く営業メールの数が多い場合は、対応を社員一人ひとりに任せず、会社として決めておきます。決めておくことは次の3つです。

決めること1：返信するかどうかの基準

記事の最初に示した表のように、相手との関係で返信するかどうかを決めておきます。社員によって対応が違うと、ある社員は丁寧に返信し、ある社員は無視する、という状態になり、相手にもちぐはぐな印象を与えます。

決めること2：断りの文面

例文1や例文6のような断りの文面を、会社の決まった文面として用意しておきます。メールソフトの定型文の機能に登録しておけば、受け取った社員はすぐに返信できます。

決めること3：営業の窓口

新しいサービスの提案を受け付ける窓口を1つに決めておきます。総務や情報システムの担当がまとめて受けると、似た提案を比べやすくなり、必要な提案を見逃すことも減ります。ホームページの問い合わせフォームに「営業のご案内」という区分を作り、ほかの問い合わせと分けて受け付ける会社もあります。

問い合わせフォームに届く営業を分けて管理する

会社の問い合わせフォームには、顧客からの問い合わせと一緒に、営業の連絡も届きます。問い合わせの件数が少ないうちは、受信箱で目で見分けて対応すれば十分です。表計算ソフトで管理する場合は、受付日、相手の会社名、区分（顧客の問い合わせ、営業、採用、その他）、担当、状況（未対応、返信済み、対応不要）の列を作ります。

件数が増えてくると、営業の連絡に顧客の問い合わせが埋もれ、返事が遅れることがあります。フォームの入力欄に「お問い合わせの種類」を設け、営業の連絡は別の区分で送ってもらうようにすると、顧客の問い合わせを先に見られます。

たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当と状況（ステージ）を付けて管理でき、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。営業の連絡には「対応不要」の状況を付け、顧客の問い合わせには担当を決めて返信まで追う、といった使い分けができます。公式の料金のページでは、無料のフリーのプランでもフォームの数と回答の数は無制限で、ステージの管理と自動返信、CSVの書き出しが使えると案内されています。メンバーが3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）で、チームのプランにはメールのひな形の機能があります。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

営業を受ける側から、送る側の工夫を見る

在宅ワークやフリーランスの仕事の仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、営業メールに返信をもらえる人は、送る数を絞っています。相手の事業を調べ、相手に関係のある提案だけを、相手の名前を入れて送る。一斉の営業メールより手間はかかりますが、断りの返信も含めて反応が返ってくるので、次の提案につなげやすくなります。

断る側に回ったときに、はっきり、短く、お礼を添えて断ると、相手は次の提案の時期や中身を考え直せます。あいまいな断りは、相手の時間も自分の時間も奪います。断り方の上手さは、営業を受ける機会の多い管理部門の仕事の質にも関わります。

フリーランスや副業の人が企業に営業する場面も増えています。デザインの仕事を営業で取りにいく人は、提案の金額の目安としてデザイナーの年収・単価相場を確かめておくと、断られにくい提案を組み立てやすくなります。業務の効率化を手伝う提案をする仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、営業やマーケティングの支援の仕事はAI・マーケティング・セキュリティのお仕事で紹介しています。

営業メールの断り方は、返信するかどうかを相手との関係で決め、返信するならはっきり、短く、お礼を添えて断ることが基本です。何度断っても届く場合は、配信の停止を求め、それでも届くなら相談先を使ってください。

よくある質問

Q. 営業メールに返信しないのは失礼ですか？

面識がなく、多くの会社に同じ文面で送られた営業メールであれば、返信しなくても失礼にはなりません。送る側も一部からしか返信が来ないことを前提にしています。ただし、商談をした相手や見積もりを依頼した相手、取引のある会社からの提案には、断るときも返信します。

Q. 営業メールを断るときに理由は書くべきですか？

理由は1文で短く書くのが基本です。予算が決まっている、同じ目的のサービスをすでに使っている、といった程度で十分です。理由を詳しく書くと、相手がその理由を崩す提案を返してくることがあります。理由を書きたくない場合は、社内の方針によりと書く方法もあります。

Q. 何度断っても営業メールが届く場合はどうすればよいですか？

まずメールの本文にある配信停止の手続きを使うか、返信で配信の停止をはっきり求めます。特定電子メール法では、送信をしないよう求めた相手に広告や宣伝のメールを送ることが禁じられています。それでも届く場合は、総務省が案内している迷惑メール相談センターに相談でき、受信拒否の設定も使えます。

Q. 断りの返信で今後の可能性を残してもよいですか？

本当に将来検討する見込みがあるなら、時期を示して残して構いません。見込みがないのに「機会があれば」「改めて」と書くと、相手はその時期に必ず連絡してきます。見込みがない場合は、今後のご案内は不要ですと書くほうが、お互いの時間を無駄にしません。