ピボットテーブルの作り方｜集計表を作る手順

ピボットテーブルの作り方を調べている人の多くは、上司から「担当者別、月別の売上を出しておいて」と頼まれた、あるいは毎月手作業で合計している表をもっと早く作りたい、という状況にいます。ピボットテーブルとは、行が何百、何千と並んだ明細の表から、関数を書かずに「何ごとに、何を、どう集計するか」を選ぶだけで集計表を作る機能です。この記事では、Excel を中心に、元の表の整え方、作る手順、集計の切り替え、日付のまとめ方、絞り込み、更新までを順番に説明します。Googleスプレッドシートでの作り方と、うまく集計できないときの直し方もあわせて整理します。

ピボットテーブルでできること

ピボットテーブルを使うと、1行に1件の取引や記録が並んだ表から、次のような集計表を数回のクリックで作れます。

• 担当者ごとの売上の合計
• 月ごと、商品ごとの販売数
• 地域ごとの問い合わせの件数
• 部署ごとの経費の平均

同じことは SUMIFS 関数や COUNTIFS 関数でもできますが、関数で作る場合は、集計の切り口を変えるたびに式を書き直す必要があります。ピボットテーブルでは、担当者別の表を商品別の表に変えたいときも、画面の右に出る一覧で項目を入れ替えるだけで済みます。民間の Excel 講座でも、次のように説明されています。

一方、ピボットテーブルは特定の関数や数式を覚えなくても使用できるため、Excelの使用経験が少ない場合でも、集計や計算が容易にできます。 出典: isa-school.net

もう1つの利点は、元の表を書き換えないことです。Microsoft の公式ヘルプでは、ピボットテーブルはキャッシュと呼ばれるデータの写しをもとに動くため、実際のデータはまったく変わらないと説明されています。集計の配置をいろいろ試しても、元の明細が崩れる心配はありません。

一方で、ピボットテーブルは「集計」のための機能なので、明細を1件ずつ書き換えたり、表の見た目を自由に作り込んだりするのには向きません。請求書のように決まった様式に数字を流し込みたいときは、関数のほうが合う場面もあります。毎月の報告で切り口を変えながら数字を見たい、という用途で特に力を発揮する機能だと考えておくと、使いどころを判断しやすくなります。

作る前に元の表を整える

ピボットテーブルがうまく作れない原因のほとんどは、元の表の形にあります。Microsoft のヘルプでは、データを表形式で整理し、空の行や列がないようにすること、1つの列には同じ種類のデータだけを入れることが求められています。作り始める前に、次の5点を確かめます。

1. 1行目に見出しが1行だけある。見出しが2段になっていたり、空欄の見出しがあったりしない
2. 1行に1件の記録が並んでいる。途中に小計や合計の行が入っていない
3. 空の行や空の列がない。表の途中で1行空けると、そこで表が切れたと判断される
4. 1つの列には同じ種類のデータだけが入っている。日付の列に「未定」のような文字が混ざっていない
5. セルの結合を使っていない。結合したセルは、ピボットテーブルでは空欄として扱われる

たとえば、次のような売上の明細表が、ピボットテーブルに向いた形です。

日付	担当者	地域	商品	数量	金額
2026/4/3	佐藤	東京	ノート	20	6000
2026/4/5	鈴木	大阪	ペン	50	5000
2026/4/12	佐藤	東京	ペン	30	3000
2026/5/2	田中	名古屋	ノート	15	4500
2026/5/9	鈴木	大阪	ファイル	10	3500

これに対して、月ごとに列を分けて「4月」「5月」「6月」と横に並べた表は、人が見るには分かりやすくても、ピボットテーブルの元としては使いにくい形です。月は「日付」という1つの列にまとめ、縦に記録を積み上げていく形に直します。

表をテーブルに変換しておく

元の表は、Excel の「テーブル」に変換しておくと後が楽になります。表の中のセルを1つ選び、[挿入] タブの [テーブル] を選ぶか、Ctrl キーを押しながら T キーを押すと変換できます。Microsoft のヘルプでも、テーブルはピボットテーブルの元として優れていて、テーブルに追加した行は更新したときに自動でピボットテーブルに含まれると説明されています。毎月明細を書き足していく表なら、テーブルにしておくだけで、範囲を指定し直す手間がなくなります。

Excel でピボットテーブルを作る手順

元の表が整ったら、ピボットテーブルを作ります。Windows 版の Excel では、次の手順です。

1. 元の表の中のセルを1つ選ぶ
2. [挿入] タブの [ピボットテーブル] を選ぶ
3. 表示された画面で、元にする表または範囲が正しく選ばれているかを確かめる
4. ピボットテーブルを作る場所として [新しいワークシート] か [既存のワークシート] を選ぶ
5. [OK] を選ぶ

[新しいワークシート] を選ぶと、新しいシートが作られ、左側に空のピボットテーブルの枠、右側に [ピボットテーブルのフィールド] という作業用の画面が表示されます。初めてのうちは、元の表と同じシートに作ると表が重なって見づらくなるので、新しいワークシートを選ぶのが無難です。

3番目の範囲の確認は、見落とすと後で困る点です。表の途中に空の行があると、そこまでの範囲しか選ばれず、下の記録が集計から漏れます。範囲の欄に表示された行の番号が、表の最後の行まで届いているかを確かめます。

Excel for the web（ブラウザで使う Excel）でも、[挿入] から [ピボットテーブル] を選ぶと、画面の右に [ピボットテーブルの挿入] という作業の画面が開き、新しいシートか既存のシートかを選んで作れます。Mac 版の Excel もメニューの名前はおおむね同じです。

おすすめピボットテーブルから始める方法

何をどこに配置すればよいか分からないときは、Excel が候補を出してくれる機能から始める方法もあります。公式ヘルプでは、次のように案内されています。

ピボットテーブルの使用経験が少ない場合、またはどのように始めてよいかがわからない場合は、[おすすめピボットテーブル] を選ぶとよいでしょう。 この機能を使うと、データがピボットテーブルの最適な領域に照合されて、わかりやすいレイアウトが判断されます。 出典: support.microsoft.com

元の表のセルを選び、[挿入] タブの [おすすめピボットテーブル] を選ぶと、元の表を分析した集計の候補がいくつか並びます。目的に近いものを選んで [OK] を押すと、新しいシートにピボットテーブルが作られます。そこから項目を入れ替えて、目的の形に近づけていくと、最初の1枚を作るまでの迷いが減ります。

行・列・値・フィルターの4つの枠

ピボットテーブルを作ると表示される [ピボットテーブルのフィールド] の画面は、上半分に元の表の見出しの一覧、下半分に4つの枠が並んでいます。この4つの枠に見出しを入れることで、集計表の形が決まります。

枠	役割	売上表での例
行	集計表の縦に並べる項目	担当者
列	集計表の横に並べる項目	商品
値	集計する数字	金額
フィルター	集計の対象を絞る項目	地域

見出しの一覧でチェックボックスをオンにすると、Excel が自動で枠に振り分けます。公式ヘルプによると、数値以外の項目は [行] に、日付と時刻は [列] に、数値の項目は [値] に入ります。思ったのと違う枠に入ったときは、項目の名前を目的の枠までドラッグして移します。

担当者別の売上表を作る

先ほどの売上表から、担当者ごとの売上の合計を出してみます。

1. [担当者] を [行] の枠にドラッグする
2. [金額] を [値] の枠にドラッグする

これだけで、左に担当者の名前が縦に並び、その横に金額の合計が表示されます。いちばん下には総計の行が自動で付きます。

担当者別かつ商品別の表にする

さらに [商品] を [列] の枠にドラッグすると、担当者が縦、商品が横に並んだ表になり、交わるセルに「その担当者がその商品をいくら売ったか」が表示されます。行の枠に [担当者] と [地域] の2つを入れると、担当者の下に地域が入れ子で並ぶ表になります。入れ子の順番は、枠の中で項目を上下にドラッグすれば入れ替えられます。

[地域] を [フィルター] の枠に入れると、表の上に地域を選ぶ欄が表示されます。そこで「東京」を選べば、東京の記録だけを集計した表に切り替わります。表の形を保ったまま、対象だけを絞り込みたいときに使います。

集計の方法と表示の形を変える

[値] の枠に数字の項目を入れると、Excel は初めは「合計」で集計します。ただし、公式ヘルプによると、Excel がその列の中身を文字として判断した場合は「個数」で集計されます。金額を入れたはずなのに個数が表示されたときは、元の列に文字や空白が混ざっていないかを疑います。

集計の方法を変えるには、次の手順です。

1. [値] の枠に入った項目名の右にある矢印を選ぶ
2. [値フィールドの設定] を選ぶ
3. [集計方法] の一覧から、合計、個数、平均、最大、最小などを選ぶ
4. [OK] を選ぶ

ピボットテーブルの数字の上で右クリックし、[値の集計方法] から選ぶこともできます。問い合わせの件数を数えたいときは個数、1件あたりの平均の単価を見たいときは平均、というように、知りたいことに合わせて選びます。

合計に対する割合を表示する

合計の金額ではなく、全体に占める割合を見たいときは、同じ [値フィールドの設定] の画面で [計算の種類] のタブを開き、[総計に対する比率] を選びます。担当者ごとの売上が全体の何割を占めているかが、パーセントで表示されます。公式ヘルプでは、同じ項目を [値] の枠に2回入れ、片方を合計、もう片方を比率にすると、金額と割合を並べて表示できると説明されています。

数字の表示形式をそろえる

ピボットテーブルの金額は、初めは桁区切りのカンマが付かない状態で表示されます。セルの書式を直接変えると、更新したときに元に戻ることがあるため、[値フィールドの設定] の画面にある [表示形式] から、通貨や桁区切りを選んで設定します。こうしておくと、項目を入れ替えたり更新したりしても、表示がそろったままになります。

日付を月や四半期ごとにまとめる

売上の明細のように日付が1日ずつ並んでいる表では、日付をそのまま行に入れると、日ごとの細かい表になってしまいます。月ごと、四半期ごとに見たいときは、日付をまとめる「グループ化」を使います。

最近の Excel では、日付の項目を [行] や [列] に入れると、年、四半期、月の単位に自動でまとめられることがあります。自動でまとまらない場合や、まとめ方を変えたい場合は、次の手順で設定します。

1. ピボットテーブルの日付のセルを右クリックする
2. [グループ化] を選ぶ
3. 表示された画面の [単位] で、月、四半期、年などを選ぶ（複数を同時に選べる）
4. [OK] を選ぶ

月と年の両方を選んでおくと、年をまたぐデータでも「2026年4月」と「2027年4月」が混ざらずに分かれて表示されます。月だけを選ぶと、別の年の同じ月が1つに合算されるので注意が要ります。

グループ化は数字の項目にも使えます。たとえば年齢の列なら、開始の値と終わりの値、間隔を入力すると、20代、30代のように区切って集計できます。商品の価格帯ごとに売れ行きを見たいときにも役立ちます。

日付のグループ化ができないときは、日付の列に文字として入力された日付が混ざっていることがほとんどです。日付のセルを選んで、表示形式が「日付」になっているか、セルの左寄せで表示されていないか（文字として扱われると左に寄る）を確かめます。

スライサーで絞り込みを使いやすくする

フィルターの枠を使った絞り込みは便利ですが、どの条件で絞っているのかが一目で分かりにくいという弱点があります。そこで使えるのがスライサーです。スライサーとは、絞り込みの条件をボタンとして表の横に表示する機能です。

公式ヘルプによると、作り方は次のとおりです。

1. ピボットテーブルの中のセルを1つ選ぶ
2. [挿入] タブの [スライサー] を選ぶ
3. 表示された画面で、絞り込みに使う項目（地域、担当者など）にチェックを入れる
4. [OK] を選ぶ

地域のスライサーを作ると、「東京」「大阪」「名古屋」と書かれたボタンが並び、押したボタンの地域だけが集計されます。Ctrl キーを押しながら選ぶと複数の地域を選べ、スライサーの右上にあるフィルターのクリアのアイコンで、絞り込みを解除できます。会議の場で画面を映しながら数字を切り替えて見せるときには、フィルターの枠よりスライサーのほうが、見ている人に条件が伝わりやすくなります。

表の見た目と小計の出し方を整える

ピボットテーブルを作った直後の表は、Excel が決めた形で表示されます。そのまま報告に使うと、見出しが「行ラベル」のままだったり、項目が1つの列に詰めて表示されたりして、受け取った人に分かりにくいことがあります。Microsoft の公式ヘルプでは、表の形として次の3つが用意されていると説明されています。

形式	表示のされ方	向いている場面
コンパクト形式	行の項目を1つの列にまとめ、字下げで入れ子を表す（初めはこの形）	画面の横幅を節約したいとき
アウトライン形式	項目ごとに列が分かれ、グループの先頭に小計を表示できる	従来の集計表の見た目にしたいとき
表形式	1つの項目に1つの列を使い、見出しの欄も表示される	別のシートに貼り付けて使いたいとき

形を変えるには、ピボットテーブルの中のどこかを選び、リボンの [デザイン] タブにある [レポートのレイアウト] から、[コンパクト形式で表示]、[アウトライン形式で表示]、[表形式で表示] のいずれかを選びます。担当者と地域の2つを行に入れた表なら、表形式にすると「担当者」「地域」の見出しがそれぞれの列に付き、印刷しても読み取りやすくなります。

小計を出すか消すかを決める

行に2つ以上の項目を入れると、上の階層の項目ごとに小計の行が表示されます。小計が多すぎて表が長くなるときは、行の項目を選び、[ピボットテーブル分析] タブの [フィールドの設定] を開いて、[小計とフィルター] のタブで [小計] を [なし] にすると表示されなくなります。公式ヘルプでは、アウトライン形式のときは、小計をグループの先頭に出すか末尾に出すかも選べると案内されています。

見出しの「行ラベル」「合計 / 金額」という文字は、そのセルを選んで直接書き換えられます。「担当者」「売上金額」のように、受け取る人が見て意味が分かる名前に直してから渡すと、問い合わせが減ります。[デザイン] タブの [ピボットテーブル スタイル] から、縞模様の行の付いた色の組み合わせを選んでおくと、行の多い表でも目で追いやすくなります。

ピボットグラフで集計をグラフにする

数字の並んだ表だけでは、月ごとの増減や担当者ごとの差が伝わりにくいことがあります。そのときはピボットテーブルと連動するグラフ、ピボットグラフを使います。公式ヘルプでは、Windows 版の Excel での作り方が次のように説明されています。

1. 元の表のセルを1つ選ぶ
2. [挿入] タブの [ピボットグラフ] を選ぶ
3. グラフを表示する場所を選ぶ
4. [OK] を選び、表示する項目を選ぶ

すでに作ったピボットテーブルからグラフにするときは、ピボットテーブルの中のセルを選んでから、同じく [挿入] の [ピボットグラフ] を選び、グラフの種類を決めて [OK] を押します。ピボットグラフは集計表とつながっているので、行や列の項目を入れ替えたり、スライサーで地域を絞ったりすると、グラフも同じ条件で描き直されます。

Mac 版の Excel では手順が少し違います。公式ヘルプによると、先にピボットテーブルを作り、その中のセルを選んでから、[挿入] タブで縦棒、折れ線、円、レーダーのいずれかのグラフを挿入します。そのあとは、フィールドの一覧で項目を変えると、グラフがピボットグラフと同じように動きます。ツリーマップや複合グラフなどは、ピボットテーブルと組み合わせて使えない種類として挙げられています。

月ごとの推移を見せたいなら折れ線、担当者や商品ごとの比較なら縦棒、というように、伝えたいことからグラフの種類を選ぶと迷いません。円グラフは項目が多いと読み取りにくくなるので、比べる項目が5つ程度までのときに使います。

集計フィールドで計算を加える

元の表には「金額」しかないけれど、消費税を除いた金額や、1個あたりの単価もピボットテーブルの中で見たい、という場面があります。そのときに使うのが集計フィールドです。集計フィールドとは、元の表の列どうしを使った計算式を、ピボットテーブルの中だけに新しい項目として加える機能です。元の表に列を書き加えなくても計算の結果を集計できます。

公式ヘルプでは、次の手順で作ると説明されています。

1. ピボットテーブルの中のセルを選ぶ
2. [ピボットテーブル分析] タブ（表示によっては [分析] タブ）の [計算方法] にある [フィールド/アイテム/セット] を選び、[集計フィールド] を選ぶ
3. [名前] の欄に、新しい項目の名前（例：単価）を入力する
4. [数式] の欄に式を入力する。元の表の項目は、一覧から選んで [フィールドの挿入] を押すと式に入る
5. [追加] を選び、[OK] を選ぶ

たとえば名前を「単価」、数式を「= 金額 / 数量」とすると、担当者ごとや商品ごとの平均の単価が、合計の金額と並んで表示されます。注意したいのは、集計フィールドの計算は、合計した後の数字どうしで行われる点です。1件ずつの単価を平均した値とは一致しないことがあるため、どちらの数字が必要なのかを、依頼した人と先にすり合わせておきます。

なお、元の表が外部のデータベースにつながった特殊な形式の場合は、集計フィールドを作れないことがあると公式ヘルプに書かれています。手元のシートの表を元にしたピボットテーブルであれば、ここで説明した手順で作れます。

元の表を書き足したら更新する

ピボットテーブルは、元の表を書き換えても、すぐには集計に反映されません。前に触れたように、ピボットテーブルはデータの写しをもとに動いているからです。元の表に記録を書き足したり、金額を直したりしたあとは、次の手順で更新します。

1. ピボットテーブルの中のどこかを右クリックする
2. [更新] を選ぶ

1つのブックに複数のピボットテーブルがあるときは、ピボットテーブルのセルを選んだうえで、リボンの [ピボットテーブル分析] タブにある [更新] の下の矢印から [すべて更新] を選ぶと、まとめて最新にできます。

元の表をテーブルに変換していない場合、表の下に書き足した行は、更新しても集計の範囲に入りません。そのときは、ピボットテーブルの元にする範囲（ソース データ）を変更して、書き足した行まで選び直します。Microsoft の公式ヘルプにも、テーブルを使わない場合はソース データを変更するか、範囲が自動で伸びる名前付きの範囲を使う必要があると書かれています。毎月書き足す表なら、作る前の節で説明したとおり、最初からテーブルにしておくのが確実です。

更新を忘れたまま数字を報告してしまうのは、ピボットテーブルでいちばん起きやすい失敗です。報告の前に必ず右クリックで更新する、という手順を習慣にしておくと防げます。

Googleスプレッドシートで作る手順

Googleスプレッドシートにもピボットテーブルの機能があります。Google の公式ヘルプによると、パソコンでの作り方は次のとおりです。

1. スプレッドシートを開き、元にするデータのセルを選ぶ（列ごとに見出しが必要）
2. 上部のメニューで [挿入] から [ピボット テーブル] を選ぶ
3. 作られたピボット テーブルのシートを開く
4. 右のサイドパネルで、[行] または [列] の横にある [追加] を選び、項目を選ぶ
5. [値] の横にある [追加] を選び、集計する項目を選ぶ

サイドパネルの [値] に入れた項目は、初めは合計（SUM）で集計され、項目の設定から個数や平均に切り替えられます。データによってはピボット テーブルの候補が表示され、選ぶとその形の集計表が作られます。

Excel と比べると、Googleスプレッドシートには、複数の人が同じ表を同時に開いて更新できる、元のデータを書き換えると集計が自動で反映される、という特徴があります。一方、スライサーのような細かい機能は Excel のほうがそろっています。社内で共有する集計表をブラウザで見てもらうなら Googleスプレッドシート、細かく分析して資料にするなら Excel、というように、用途で選び分けると無理がありません。

うまく集計できないときの直し方

ピボットテーブルで起きやすいつまずきと、その直し方を整理します。

起きていること	主な原因	直し方
金額が合計ではなく個数になる	金額の列に文字や空白が混ざっている	元の列を数字だけにして更新し、集計方法を合計に変える
同じ担当者が2行に分かれる	名前の後ろに空白がある、全角と半角が混ざっている	元の表で表記をそろえて更新する
書き足した記録が集計に入らない	範囲が古いまま、または更新していない	テーブルに変換するか、データソースを変更して更新する
日付をグループ化できない	文字として入力された日付が混ざっている	日付の列の表示形式を直し、文字の日付を入力し直す
「（空白）」という行が出る	元の表に空欄のセルがある	空欄を埋めるか、フィルターで除く

表記の揺れは特に見つけにくい原因です。「佐藤」と「佐藤 」のように末尾に空白があるだけで、別の人として集計されます。元の表で担当者の列を並べ替えて、似た名前が分かれていないかを目で確かめると見つかります。表記を一度にそろえたいときは、Ctrl キーを押しながら H キーを押して開く [検索と置換] を使うと、空白の削除や表記の統一をまとめてできます。

ピボットテーブルが不要になったときは、ピボットテーブルの範囲全体を選んで Delete キーを押すと削除できます。公式ヘルプによると、周りのデータやグラフには影響しません。ピボットテーブルだけのシートなら、シートごと削除するのが簡単です。

毎月の報告で使い回すための段取り

ピボットテーブルは、一度作った形を翌月以降もそのまま使えるところに価値があります。毎月の集計を短い時間で終わらせるには、最初に作るときに次の段取りを決めておきます。

1. 明細を書き込むシートと、ピボットテーブルのシートを分ける。シート名は「明細」「集計」のように、開いた人が見て役割の分かる名前にする
2. 明細はテーブルに変換し、毎月の記録は表のいちばん下の行に書き加えていく。月ごとに別のシートやファイルに分けない
3. 集計シートには、担当者別、商品別など、毎月見る切り口ごとにピボットテーブルを1つずつ作っておく
4. 報告の前に [すべて更新] を実行し、総計の金額が明細の金額の合計と一致するかを SUM 関数で1度だけ確かめる

4番目の突き合わせは、手間に見えて効果の大きい確認です。範囲の指定漏れや、文字として入力された金額があると、総計が明細の合計より小さくなるので、報告する前に気づけます。数字が合わないときは、前の節の表にある原因を上から順に確かめていくと、たいていは見つかります。

ファイルを人に渡すときは、ピボットテーブルの元の明細もブックの中に含まれていることを意識します。集計の数字だけを見せたい相手に、個人名や取引先の入った明細まで渡してしまわないよう、必要なら集計のシートを値として別のブックに貼り付けてから送ります。

集計の力が生きる在宅の仕事

ピボットテーブルを使いこなせると、数字を扱う事務の仕事で作業の時間を大きく縮められます。売上や問い合わせの件数を月ごとに集計する、アンケートの回答を属性別に数える、といった作業は、在宅で受けられる事務やデータ入力の仕事でもよく頼まれます。発注する側は「表を渡すので、担当者別と月別の集計を作ってほしい」という形で依頼することが多く、ピボットテーブルで手早く正確に返せる人は重宝されます。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、事務の仕事を長く任される人ほど、集計の結果だけでなく、元の表で見つけた表記の揺れや入力の誤りもあわせて報告しています。「担当者名に表記の違いが3件あったので、そろえてから集計しました」と一言添えるだけで、発注する側は数字を信頼して使えます。こうした丁寧さは、仲介の手数料がかからない直接の取引で特に評価され、受け取る報酬がそのまま手元に残る関係が続きやすくなります。

集計の先にある分析の仕事に進む道もあります。広告の成果やWebサイトのアクセスを集計して改善策を考える仕事は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で紹介しています。社内の業務データを整理し、AIや自動化の仕組みに載せる手伝いをする仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事が近い分野です。データの集計と分析を本業にする研究職の報酬の目安は、研究者の年収・単価相場にまとめています。

医療機関の事務でも、診療の件数や会計の金額を月ごとに集計する場面があり、表計算の操作は欠かせません。医療事務の知識を確かめる試験は医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で紹介しています。また、中小企業の経営を数字で助言する立場では、取引先の売上の明細を集計して課題を見つける作業が日常的にあります。その入り口となる資格として、中小企業診断士の試験の内容も参考になります。

ピボットテーブルは、元の表を整えること、4つの枠に項目を入れること、書き足したら更新すること、の3つを押さえれば、誰でも集計表を作れる機能です。まずは手元の明細表で担当者別の合計を作り、そこから列や絞り込みを加えて、目的の形に近づけていきます。

よくある質問

Q. ピボットテーブルと SUMIFS 関数はどちらを使えばよいですか？

集計の切り口をいろいろ変えながら数字を見たいときはピボットテーブル、決まった様式の表に数字を流し込みたいときは SUMIFS 関数が向いています。ピボットテーブルは関数を書かずに項目を入れ替えるだけで集計表を作れますが、表の形はピボットテーブルの決まりに従います。請求書や報告書の決まった欄に数字を入れる場合は、関数のほうが扱いやすいことがあります。

Q. ピボットテーブルを作ると元のデータは変わりますか？

元のデータは変わりません。Microsoft の公式ヘルプでも、ピボットテーブルはデータの写しをもとに動くため、実際のデータは変わらないと説明されています。そのため、元の表を書き直したあとは、ピボットテーブルを右クリックして更新しないと、新しい数字が反映されません。報告の前に更新する習慣をつけておくと安心です。

Q. 合計のはずが個数で集計されるのはなぜですか？

集計する列に文字や空白のセルが混ざっていると、Excel がその列を文字として判断し、個数で集計することがあります。元の表で金額の列を確かめ、「未定」や「-」のような文字、空欄があれば数字に直します。そのうえでピボットテーブルを更新し、値フィールドの設定から集計方法を合計に変えると、正しく合計されます。

Q. iPad やスマホでもピボットテーブルは作れますか？

Microsoft の公式ヘルプには、iPad の Excel で、元の範囲のセルを選び、挿入からピボットテーブルを選んで作る手順が載っています。ただし画面が小さい端末では、項目の配置を細かく変える作業がしにくくなります。集計表を作る作業はパソコンで行い、iPad やスマホでは結果を見る、数字を確かめる、といった使い分けをすると、操作の迷いが少なくなります。