採用の進捗管理をエクセルで行う｜歩留まりの見える化

採用の進捗管理をエクセルで始めたものの、応募者が増えるにつれて「この人はいまどの段階か」「どこで辞退が多いのか」が分からなくなっていないでしょうか。結論から言うと、採用のエクセル管理は「応募者1人につき1行の台帳」と「選考の出来事を1件ずつ記録する表」を分け、段階ごとの人数と歩留まり（次の段階に進んだ人の割合）は関数で集計する形にすると、採用活動のどこに問題があるかが数字で見えるようになります。応募者の表に選考の結果を上書きしていく形だと、過去の状況が残らず、歩留まりを出せません。

この記事では、採用の進捗管理で見るべき数字、エクセルで作る3つの表、段階別の人数と歩留まりの出し方、応募経路別の比べ方、連絡の遅れを防ぐ工夫、個人情報の扱い、よくある失敗までを順に説明します。面接の日程の調整や応募者への連絡を複数の人で分担していて、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを表と組み合わせて使う方法もあります。

採用の進捗管理で見るべき数字

採用の進捗管理とは、応募から入社までの間に、応募者1人ひとりがどの段階にいるかを把握し、全体として目標の人数を採用できそうかを確かめることです。見るべき数字は、大きく分けて3つあります。

1つ目は、段階ごとの人数です。応募、書類選考の通過、1次面接、最終面接、内定、内定の承諾、入社のそれぞれの段階に、何人いるかを数えます。

2つ目は、歩留まりです。歩留まりとは、ある段階から次の段階に進んだ人の割合のことです。たとえば、書類選考に50人が応募し、20人が通過したなら、書類選考の歩留まりは40％です。もともとは製造の現場で、材料から良品がどれだけ取れたかを表す言葉ですが、採用でも段階ごとの通過の割合を指して使われます。

3つ目は、日数です。応募から最初の連絡までの日数、面接から結果の連絡までの日数、応募から内定までの日数などを見ます。連絡が遅いほど、応募者はほかの会社に決めてしまいやすくなります。

歩留まりから逆算して必要な応募数を出す

歩留まりが分かると、目標の採用人数に必要な応募の数を逆算できます。たとえば、書類選考の通過が40％、1次面接の通過が50％、最終面接の通過が60％、内定の承諾が70％なら、応募100人から最終的に入社まで進むのは次のとおりです。

100人 × 0.4 × 0.5 × 0.6 × 0.7 ＝ 約8人

3人を採用したいなら、およそ40人の応募が必要という計算になります。この逆算ができると、「応募が足りないのか」「途中の段階で落ちすぎているのか」を分けて考えられます。応募が十分あるのに入社まで届かないなら、求人の広告を増やしても解決しません。

選考の段階を自社に合わせて決める

表を作る前に、自社の選考がどんな段階で進むのかを決めておきます。段階の分け方があいまいなままだと、担当者によって記録の付け方が変わり、歩留まりの数字が信用できなくなります。

一般的な中途採用なら、応募、書類選考、1次面接、最終面接、内定、内定の承諾、入社の7つの段階に分ける形が多く見られます。適性検査や筆記の試験がある会社なら、書類選考と1次面接の間に1つ段階を加えます。面接を3回行う職種と2回の職種が混在する場合も、段階の名前は共通にしておき、2回の職種では「2次面接」を飛ばして記録すれば、同じ表で集計できます。

段階を決めるときに大切なのは、「どこからどこまでを1つの段階とするか」をはっきりさせることです。たとえば、面接の日程を調整している間は「1次面接」の段階なのか、それとも「書類選考の通過」の段階なのか、を決めておきます。おすすめは、結果が出た時点で次の段階に進んだとみなす形です。書類選考を通過した時点で「書類選考：通過」と記録し、1次面接が終わって結果が出たら「1次面接：通過」または「1次面接：不合格」と記録します。こうすると、段階ごとの人数を数えるときに迷いがありません。

新卒と中途の採用は分けて集計する

新卒の採用と中途の採用では、選考の段階も、応募から内定までの期間も大きく違います。同じ表に記録するのはかまいませんが、集計は分けて行います。応募者台帳に「区分」の列を作り、新卒か中途かを選べるようにしておき、COUNTIFS の条件に区分を加えます。

新卒の採用では、説明会への参加、エントリー、適性検査など、中途の採用には無い段階が入ります。また、内定から入社までの期間が長いため、内定の承諾のあとに辞退が出ることもあります。入社の直前まで段階の記録を続け、承諾のあとの辞退も数えておくと、内定者へのフォローの効果を確かめられます。

エクセルで作る3つの表

採用の進捗管理は、次の3つの表に分けて作ります。

シート	1行の単位	役割
応募者台帳	応募者1人	誰が、いつ、どの経路で、どの職種に応募したか
選考記録	選考の出来事1件	書類の結果、面接の日時、合否、辞退の理由
集計	段階や経路	段階別の人数、歩留まり、日数

応募者台帳だけで管理しようとすると、「1次面接の結果」「2次面接の結果」と列がどんどん増え、職種によって選考の回数が違うときに表が崩れます。選考の出来事を別の表に1件ずつ記録しておけば、選考の回数が違っても同じ形で記録でき、後から段階ごとの人数を数えられます。

応募者台帳の列

列	項目	入れる内容
A列	応募者番号	重ならない番号（例：R2611-001）
B列	応募日	応募を受け付けた日
C列	氏名	応募者の名前
D列	応募職種	一覧から選ぶ
E列	応募経路	求人サイト、自社サイト、紹介会社、社員の紹介など
F列	現在の段階	選考記録から自動で表示
G列	次の予定	次の面接の日や、連絡の期限
H列	担当	対応する採用担当者
I列	最終の結果	入社、不合格、辞退、選考中

応募職種と応募経路は、データの入力規則で一覧から選ぶ形にします。手で打つと「求人サイトA」と「Aの求人サイト」のように表記が分かれ、経路別の集計がずれます。

選考記録の列

列	項目	入れる内容
A列	日付	その出来事があった日
B列	応募者番号	応募者台帳の番号
C列	段階	書類選考、1次面接、最終面接、内定、承諾など
D列	結果	通過、不合格、辞退、保留
E列	理由	不合格や辞退の理由（一覧から選ぶ）
F列	記録者	記録した人

段階の名前も一覧から選ぶ形にし、社内で呼び方をそろえておきます。「1次」「一次面接」「面接1」のように書き方がばらばらだと、関数で数えられません。

関数で段階別の人数と歩留まりを出す

現在の段階を自動で表示する

応募者台帳のF列（現在の段階）には、選考記録からその応募者の最新の段階を引いてくる式を入れます。選考記録を日付の順に記録していく前提なら、次の式で最後に記録された段階を表示できます。

「=XLOOKUP(A2,選考記録!B:B,選考記録!C:C,"未対応",0,-1)」

XLOOKUP 関数は、一覧の中から指定した値を探して、同じ行の別の列の値を返す関数です。最後の「-1」は、下から探すという指定で、同じ応募者の記録が何件あっても一番新しいものが返ります。記録がまだ無い応募者には「未対応」と表示されます。

段階ごとの通過人数を COUNTIFS で数える

集計のシートには、段階ごとに「通過」と記録された人数を数える式を入れます。A列に段階の名前を並べ、B列に次の式を入れます。

「=COUNTIFS(選考記録!C:C,A2,選考記録!D:D,"通過")」

COUNTIFS 関数は、複数の条件に合う行の数を数える関数です。この式は「段階がA2と同じで、結果が通過の行を数える」という意味になります。使い方の詳しい説明は、Microsoft の COUNTIFS 関数の解説にあります。

歩留まりを出す

歩留まりは、ある段階の通過人数を、その前の段階の人数で割って出します。応募の人数が集計のシートのB2にあり、書類選考の通過人数がB3にあるなら、書類選考の歩留まりは「=B3/B2」です。表示形式をパーセントにしておくと読みやすくなります。

段階	人数	歩留まり
応募	120	100.0％
書類選考の通過	48	40.0％
1次面接の通過	20	41.7％
最終面接の通過	9	45.0％
内定の承諾	5	55.6％

この例では、応募120人から内定の承諾まで進んだのは5人で、応募全体から見た割合は約4.2％です。段階ごとに見ると、どの段階でも半分以上が抜けていますが、内定を出した9人のうち4人が辞退しているところが目立ちます。内定の承諾の歩留まりが低いなら、内定を出してからの連絡や、条件の伝え方に手を打つ余地があります。

期間を区切って集計する

採用活動を続けていると、昨年の応募者と今年の応募者が同じ表に並びます。集計のときは、応募日で期間を区切ります。

「=COUNTIFS(応募者台帳!B:B,">="&$F$1)-COUNTIFS(応募者台帳!B:B,">"&$G$1)」

F1に集計を始める日、G1に終わりの日を入れておくと、「始める日以降の件数」から「終わりの日より後の件数」を引く形で、日付を変えるだけで好きな期間の応募の数が出ます。四半期ごとや、新卒と中途の募集の期間ごとに、歩留まりを比べられます。

応募経路別に歩留まりを比べる

採用の費用を見直すときに役に立つのが、応募経路別の比べ方です。求人サイト、自社の採用ページ、紹介会社、社員の紹介など、経路によって応募の数も、選考を通る割合も違います。

集計のシートで、行に応募経路、列に段階を並べ、COUNTIFS で応募者台帳の経路と最終の結果を条件にして数えます。入社まで進んだ人数は「=COUNTIFS(応募者台帳!E:E,A2,応募者台帳!I:I,"入社")」です。

ピボットテーブルを使えば、式を書かずに同じ集計ができます。ピボットテーブルとは、表のデータを行と列に並べ替えて、合計や件数を自動で出す機能です。行に応募経路、列に最終の結果、値に応募者番号の個数を入れると、経路ごとに入社、不合格、辞退の人数が並びます。

経路ごとに使った費用を並べると、1人の採用にかかった費用を比べられます。たとえば、求人サイトに年間60万円を使って3人が入社したなら、1人あたり20万円です。応募の数が多い経路でも、入社まで進む人が少なければ、1人あたりの費用は高くなります。応募の数だけで経路の良し悪しを決めないことが大切です。

経路ごとの比べ方は、少なくとも半年ほどの記録が溜まってから行うと、たまたま良かった月や悪かった月に引きずられずに済みます。社員の紹介のように件数が少ない経路は、1人の入社で割合が大きく動くので、人数と割合を並べて見るようにします。

不合格と辞退の理由を記録して分析する

歩留まりの数字だけでは、なぜ抜けているのかが分かりません。選考記録のE列に、不合格や辞退の理由を記録しておくと、手の打ちどころが見えてきます。

理由は自由に書くのではなく、一覧から選ぶ形にします。たとえば、辞退の理由なら次のように分けます。

• ほかの会社に決めた
• 給与や待遇が合わなかった
• 勤務地や働き方が合わなかった
• 仕事の内容が思っていたものと違った
• 連絡がつかなくなった
• 理由は分からない

自由に書く欄も別に用意しておき、一覧で選んだうえで、補足を書いてもらいます。一覧から選ぶ形にしておけば、COUNTIFS で理由ごとの件数を数えられます。「ほかの会社に決めた」が多いなら、選考の日数が長すぎないかを確かめます。「仕事の内容が思っていたものと違った」が多いなら、求人の文面や面接での説明を見直します。

歩留まりの数字から打つ手を考える

歩留まりを出したら、低い段階ごとに打つ手を考えます。数字を眺めるだけでは採用は良くなりません。段階ごとに、よくある原因と手の打ち方を整理します。

書類選考の通過が低いとき

書類選考で多くの人が落ちているなら、求人の文面と、実際に求めている人の姿がずれている可能性があります。求人に「未経験でも歓迎」と書いておきながら、書類選考では経験者だけを通している、といったずれです。不合格の理由を集計し、同じ理由が多いなら、その条件を求人の文面にはっきり書きます。応募の数は減るかもしれませんが、選考にかける手間が減り、応募者にとっても無駄な応募がなくなります。

面接の通過が低いとき

面接で落ちる人が多いときは、面接官によって合否の基準が違っていないかを確かめます。面接官ごとの通過の割合を COUNTIFS で出し、極端に低い面接官がいれば、評価の項目と基準をすり合わせます。面接の前に、どの項目を、どの質問で確かめるかを決めておくと、面接官による差が小さくなります。

面接の前後に辞退が多いとき

面接の日程を決める前や、面接のあとに辞退が多いなら、連絡の遅さが原因であることがよくあります。応募から最初の連絡までの日数、面接から結果の連絡までの日数を見て、長くなっていないかを確かめます。面接官の予定が埋まっていて日程が先になるなら、面接の枠をあらかじめ週に何回か押さえておき、応募者に選んでもらう形にすると、日程の調整の往復が減ります。

内定の承諾が低いとき

内定を出しても承諾されないなら、給与や働き方の条件が、応募者の期待と合っていないかもしれません。辞退の理由を記録し、条件の面が多いのか、ほかの会社に決めたのかを分けて見ます。ほかの会社に決めた人が多いなら、選考の期間が長すぎて、先に内定を出した会社に決められている可能性があります。応募から内定までの日数を短くできないか、選考の回数を見直します。

連絡の遅れを防ぐ工夫

採用の進捗管理で一番避けたいのは、応募者への連絡を忘れたり、遅らせたりすることです。連絡が遅れると、応募者はほかの会社に決めてしまいますし、会社の印象も悪くなります。

次の予定と期限を必ず入れる

応募者台帳のG列（次の予定）には、次にすることの期限を必ず入れます。書類選考の結果を連絡する期限、面接の日、内定の返事の期限などです。期限が空欄の行を作らないことを決まりにしておくと、対応が止まっている応募者がいなくなります。

期限が近い行と過ぎた行に色を付ける

条件付き書式で、期限が今日の行と過ぎた行に色を付けます。応募者台帳の全体を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」で次の式を使います。

• 期限を過ぎた（赤）…「=AND($I2="選考中",TODAY()>$G2)」
• 今日が期限（黄）…「=AND($I2="選考中",$G2=TODAY())」

最終の結果が「選考中」の行だけに色が付くので、選考が終わった応募者が目立つことはありません。

応募から最初の連絡までの日数を測る

応募者台帳に「最初の連絡日」の列を作り、応募日との差で日数を出します。「=IF(J2="","",J2-B2)」と入れておくと、連絡した応募者だけ日数が表示されます。この日数の平均を毎月見ていくと、連絡の早さが保てているかを確かめられます。応募の受付から2営業日以内に最初の連絡をする、といった目安を社内で決めておくとよいでしょう。

週に1回の採用会議で見る数字

採用の進捗管理の表は、採用の担当者だけでなく、配属先の上司や経営者と状況を共有するためにも使います。毎週の会議で見る数字を決めておくと、話し合いが短く済みます。

会議で見る数字は、次の4つに絞ると分かりやすくなります。

• 今週の応募の数と、今月の累計
• 選考中の人数（段階ごと）
• 連絡の期限を過ぎている応募者の数
• 今月の内定の数と、承諾の数

選考中の人数を段階ごとに見ると、どこで応募者が滞っているかが分かります。最終面接の段階に人が溜まっているなら、面接官の日程が足りていないのかもしれません。連絡の期限を過ぎている応募者が1人でもいれば、会議のその場で対応する人を決めます。

これらの数字は、集計のシートに週ごとの欄を作り、毎週同じ式で出して残しておきます。上書きせずに週ごとの行を追加していけば、3か月前と比べて応募が増えたか、選考が早くなったかを後から確かめられます。会議の記録には、決めたことと担当と期限も1行で残しておくと、翌週の会議で前回の宿題が終わったかをすぐに確かめられます。

内定を出したあとの進み具合も記録する

採用の進捗管理は、内定を出したら終わりではありません。内定の承諾をもらってから入社するまでの間にも、条件の確認、入社の書類の受け取り、入社日の調整、配属先との顔合わせなど、いくつもの作業があります。

この期間の作業も、選考記録と同じように1件ずつ記録しておくと、入社の準備の抜けを防げます。たとえば、「内定通知書を送った」「労働条件を書面で示した」「入社の書類を受け取った」「入社日が決まった」といった出来事を、日付とともに記録します。

内定から入社までの期間が長い場合は、その間に連絡が途絶えると、応募者はほかの会社と比べ直してしまうことがあります。月に1回は配属先の上司や先輩から連絡を入れる、入社前に職場を見学してもらう、といった予定も、次の予定の列に入れておきます。辞退が出たときは、その理由を選考記録の理由の列に残し、翌年の内定者へのフォローの見直しに使います。

共有のスプレッドシートで管理するときの注意

エクセルのファイルではなく、クラウドで共有するスプレッドシートで採用の進捗を管理する会社もあります。複数の人が同時に開いて書き込めるのは便利ですが、気をつける点があります。

1つ目は、共有の範囲です。リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にすると、個人情報が社外に漏れるおそれがあります。共有は、採用の担当者のアカウントだけに限ります。

2つ目は、変更の履歴です。共有のスプレッドシートには変更の履歴が残る機能があることが多いので、誤って消した記録を戻せるかを確かめておきます。

3つ目は、関数の列を守ることです。複数の人が書き込むと、関数の入った列に数字を直接打ち込まれることがあります。関数の列は保護して、入力する列だけを開けておきます。

応募者の個人情報の扱いに気をつける

採用の進捗管理の表には、応募者の氏名や連絡先、選考の評価など、大切な個人情報が入ります。職業安定法では、求人者が応募者の個人情報を集めて使うときの決まりが定められています。第5条の5では、求人者などは、業務の目的の達成に必要な範囲で、目的を明らかにして個人情報を集め、その目的の範囲内で保管し使うこととされています（本人の同意がある場合などの例外があります）。

厚生労働省は、公正な採用選考の考え方として、次のように説明しています。

『面接』を行う場合についても、職務遂行のために必要となる適性・能力を評価する観点から、あらかじめ質問項目や評価基準を決めておき、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう留意しましょう。 出典: 厚生労働省 公正な採用選考の基本

同じページでは、家族や生活環境に関することなど、応募者の適性や能力と関係のない事項は、応募用紙に書かせたり面接で聞いたりして把握しないようにすることが大切だと説明されています。採用の進捗管理の表にも、本籍や家族の職業のような、適性と能力に関係のない項目の列を作らないようにします。

表の扱いで決めておくこと

個人情報の入った表は、次のような扱いを決めておきます。

• 表の保存場所を1か所に決め、見られる人を採用の担当者に限る
• ファイルにパスワードをかけ、メールに添付して送らない
• 評価のメモには、事実と評価の根拠だけを書き、人柄への決めつけを書かない
• 不合格や辞退になった応募者の情報を、いつまで保存し、いつ消すかを決める

個人情報の扱いの全体の決まりは、個人情報保護委員会が事業者向けの案内を出しています。社内の個人情報の取り扱いの規程に、採用の情報の保存期間を書いておくと、担当者が替わっても扱いがぶれません。

小さく作って広げる手順

採用の進捗管理の表は、最初から完璧に作ろうとしないほうがうまくいきます。次の順番で、小さく作って確かめながら広げます。

1. 選考の段階の名前と、不合格と辞退の理由の一覧を決めて、一覧のシートに書く
2. 応募者台帳と選考記録の列を作り、それぞれテーブルに変換する
3. 直近の応募者10人ほどを入力し、選考の出来事を記録する
4. 現在の段階を表示する式と、段階ごとの人数を数える式を入れ、手で数えた人数と合うかを確かめる
5. 条件付き書式で期限の色付けを設定し、期限を過ぎた行に色が付くかを確かめる
6. 入力のきまりを短い文書にまとめ、ほかの担当者に1人分を入力してもらう

6番目で、ほかの人が迷った箇所は、表の作りか入力のきまりを直すべきところです。作った本人は表のくせを知っているので、ほかの人に触ってもらって初めて分かる使いにくさがあります。

過去の応募者を移すときは、選考中の人だけを移し、終わった人は元の表のまま残しておきます。過去の分まで移すと作業が増えるうえに、段階の名前がそろっていない記録が混ざり、集計がずれます。歩留まりの数字は、新しい表で記録を始めた日からの分で見ていきます。

よくある失敗と防ぎ方

選考の結果を上書きしていく

応募者台帳の「段階」の列を、選考が進むたびに手で書き換えていく形にすると、過去にどの段階を通ったのかが残りません。結果として、段階ごとの人数も歩留まりも出せなくなります。選考の出来事は選考記録に追加していき、現在の段階は関数で出す形にします。

同じ応募者が2回入っている

同じ人が別の経路から2回応募してくることがあります。氏名とメールアドレスの列に条件付き書式で重複の色付けを設定し、同じ人が2行あれば分かるようにします。重複が見つかったら、どちらの経路を正式な応募とするかを決め、もう1行には「重複」と書いて集計から外します。

面接官の評価の書き方がばらばら

面接官によって評価の書き方が違うと、比べられません。評価の項目と、それぞれの項目で何を見るかを事前に決め、5段階などの決まった形で記録します。自由なコメントは、その評価の根拠を書く欄として使います。

表を開く人が多すぎる

採用の担当者だけでなく、面接官や配属先の上司も同じファイルを開いて書き込むと、上書きや保存の食い違いが起きます。書き込む人を決め、ほかの人には評価を別の様式で出してもらい、担当者が転記する形にするほうが安全です。

数字を出すことが目的になる

歩留まりや日数を細かく出せるようになると、表を整えること自体に時間を使いすぎることがあります。採用の進捗管理の目的は、応募者を待たせず、必要な人を採用することです。毎週見る数字を4つほどに絞り、それ以外の分析は四半期に1回などと決めておくと、表の手入れに追われずに済みます。

不合格の連絡を後回しにする

選考を通過した人への連絡は早いのに、不合格の人への連絡が後回しになる会社は少なくありません。不合格の連絡が来ないまま待たされた応募者は、会社に良い印象を持ちません。その人が将来の取引先や、知人に会社を勧める立場になることもあります。不合格の連絡にも期限を決め、次の予定の列に入れておきます。

関数の範囲が足りなくなる

「B2:B200」のように範囲を決めて書くと、応募が200件を超えたときに集計から漏れます。列全体の指定か、表をテーブルに変換してテーブルの列名で書く形にします。

担当を分けて面接の段取りを共有するとき

採用の進捗管理の表は、担当者が1人のうちはエクセルで十分に回ります。一方で、募集する職種が増え、採用担当、面接官、配属先の上司がそれぞれ動くようになると、「この応募者の面接の日程は誰が調整しているか」「結果の連絡は済んだか」をエクセルのファイルだけで確かめるのが難しくなります。

こうした場面では、応募者の台帳と歩留まりの集計はエクセルで続けたまま、面接の調整や連絡などの作業をカードで管理する、プロジェクト管理の道具を組み合わせる方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、リスト、ガントチャートなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当と期限に加えて、応募者番号や応募職種のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメントや、自分宛ての連絡を集める受信箱、チャットも使え、権限のロールで見られる人を分けることもできます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例としては、応募者ごとにカードを作り、「書類選考」「面接の日程調整中」「面接済み・結果待ち」「内定の返事待ち」の列で進み具合を分けます。カードには氏名ではなく応募者番号を書き、エクセルの台帳と番号でつなげると、個人情報を広く出さずに作業の状況だけを共有できます。数字の集計はエクセル、誰がいつまでに何をするかはカード、と役割を分けると、どちらも複雑になりません。

採用の仕組みづくりは外部に頼める仕事でもある

採用の進捗管理の表の設計や、歩留まりの分析、求人の文面の見直しは、社内に人事の専門家がいない中小企業から、外部の人に頼まれることのある仕事です。表の関数を整えるだけでなく、選考の段階の決め方や、不合格と辞退の理由の分け方まで一緒に考えられる人は重宝されます。在宅で受けられる作業も多い分野です。

最近は、生成AIを使って求人の文面の下書きを作ったり、応募者への連絡の文面をそろえたりする相談も増えています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、生成AIや表計算を使った業務の効率化を支援する案件の内容と、求められるスキルを紹介しています。採用を含めた会社の仕組みづくりを体系的に学びたい人には、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士の試験の内容と取り方も参考になります。

よくある質問

Q. 採用の歩留まりとは何ですか？

採用の歩留まりとは、選考のある段階から次の段階に進んだ人の割合のことです。たとえば書類選考に50人が応募して20人が通過したなら、書類選考の歩留まりは40％です。段階ごとの歩留まりが分かると、目標の採用人数から必要な応募の数を逆算でき、応募が足りないのか途中の段階で抜けすぎているのかを分けて考えられます。

Q. エクセルで採用の進捗を管理するにはどんな表を作ればよいですか？

応募者1人につき1行の応募者台帳と、書類の結果や面接などの出来事を1件ずつ記録する選考記録、段階別の人数と歩留まりを出す集計の3つに分けるのがおすすめです。選考の結果を台帳に上書きせず、選考記録に追加していく形にすると、COUNTIFS関数で段階ごとの人数を数えられます。

Q. 応募者への連絡が遅れないようにするにはどうすればよいですか？

応募者台帳に次の予定と期限の列を作り、期限が空欄の行を作らないことを決まりにします。条件付き書式で期限が今日の行と過ぎた行に色を付けておくと、対応が止まっている応募者がすぐ目に入ります。応募から最初の連絡までの日数を測り、平均を毎月確かめると、連絡の早さが保てているかが分かります。

Q. 採用管理の表に入れてはいけない項目はありますか？

厚生労働省は、公正な採用選考の考え方として、家族や生活環境に関することなど応募者の適性や能力と関係のない事項を把握しないよう求めています。職業安定法でも、応募者の個人情報は業務の目的に必要な範囲で集めることとされています。本籍や家族の職業のような項目の列は作らず、見られる人を採用の担当者に限ることが大切です。