Notionでチケット管理をする作り方と、件数が増えたときの限界

社内の問い合わせ、システムの不具合の報告、お客さまからの依頼。チャットやメールで受けた案件が流れてしまい、誰が対応しているのか分からなくなる。この悩みを解決する方法として、Notionでチケット管理をしようと考える人は多いはずです。すでに議事録や社内の手順書をNotionで管理しているなら、同じ場所でチケットも扱えるのは魅力です。

この記事では、Notionでチケット管理のデータベースを作る手順を、プロパティの設計から自動の番号付け、ボード表示、受付フォームまで順に説明します。あわせて、件数や人数が増えたときに出てくる限界と、無料プランと有料プランで変わること、専用のツールに移ることを考える目安も整理します。

チケット管理とは何か

チケット管理とは、1件の依頼や問題を1枚の「チケット」として記録し、受け付けてから完了するまでの状態を追いかける方法です。チケットには、誰が、いつ、何を依頼したか、誰が担当しているか、いまどの段階にあるかが書かれます。

もともとはシステム開発の現場で、不具合の報告や機能の追加の要望を管理するために広まった方法です。いまでは、社内のヘルプデスク、総務や経理への申請、お客さまからの問い合わせ対応、制作会社の修正依頼の管理など、幅広い仕事で使われています。

タスク管理との違い

タスク管理とチケット管理は似ていますが、出発点が違います。

比べる点	タスク管理	チケット管理
出発点	自分やチームが「やること」を決める	誰かからの依頼や報告が届く
主な目的	予定どおりに作業を進める	依頼を取りこぼさず、対応の経過を残す
よく見る項目	期限、担当、進み具合	受付日、依頼者、優先度、対応の履歴
終わり方	作業が終わったら完了	依頼者が確認して完了、または却下

チケット管理で大切なのは、「届いた依頼がすべて記録されていること」と「いまの状態が誰にでも分かること」の2つです。この2つが満たされていれば、担当者が休んでも、別の人が経過を見て対応を引き継げます。

チャットで依頼を受けていると、話題が次々に流れていき、1週間前の依頼がどうなったかを探すだけで時間がかかります。チケットとして記録しておけば、依頼の一覧を見るだけで、対応中の件数と、手が付いていない件数がすぐに分かります。

Notionでチケット管理をする利点

Notionは、文書とデータベースを1つのツールで扱えるのが特徴です。チケット管理に使うと、次のような利点があります。

手順書や議事録と同じ場所で管理できる

チケットのページの中に、関連する手順書や過去の議事録へのリンクを貼れます。対応の手順をNotionで管理している職場なら、チケットから手順書へすぐに移れるので、調べものの時間が減ります。

項目を自由に決められる

Notionのデータベースは、管理したい項目（プロパティ）を自由に追加できます。依頼の種類、優先度、関係する顧客名など、自分たちの仕事に合わせた形でチケットを設計できます。

同じデータを別の見せ方で表示できる

同じチケットの一覧を、表形式、カンバン形式のボード、カレンダーなど、目的に合わせて表示を切り替えられます。担当者は自分のチケットだけ、管理者は全体の状況を、と見え方を分けられます。

少人数なら無料で始められる

個人や少人数での利用なら、無料のプランから試せます。ただし、複数のメンバーで使う場合の制限があるので、後の節で詳しく説明します。

一方で、Notionはチケット管理のために作られたツールではありません。自由度が高い分、設計と運用のルールを自分たちで決める必要があります。この点を理解したうえで、次の手順に進んでください。

Notionでチケット管理のデータベースを作る手順

ここからは、社内の問い合わせ対応を例に、チケット管理のデータベースを作る手順を説明します。

手順1：データベースを作る

新しいページを作り、データベース（表形式）を追加します。データベースの名前は「問い合わせチケット」のように、何を管理するかが分かる名前にします。各行が1枚のチケットになり、行を開くとその中に詳しい内容やコメントを書けるページになります。

手順2：プロパティを設計する

チケットに必要な項目を、プロパティとして追加します。最初から項目を増やしすぎると入力が面倒になり、使われなくなります。まずは次の表の項目から始めるのがおすすめです。

プロパティ名	種類	使い方
件名	タイトル	依頼の内容を1行で書く
チケット番号	ID	自動で番号を振る
ステータス	ステータス	未着手、対応中、確認待ち、完了
担当者	ユーザー	対応する人
依頼者	テキストまたはユーザー	依頼してきた人
優先度	セレクト	高、中、低
種類	セレクト	不具合、質問、要望など
期限	日付	対応の目安の日
受付日	作成日時	自動で記録される

手順3：チケット番号を自動で振る

チケットに番号があると、「12番の件ですが」と会話の中で特定しやすくなります。Notionには、各行に番号を自動で振る「ID」というプロパティがあり、設定の方法はユニークIDのヘルプページで案内されています。公式のヘルプでは、IDのプロパティについて、各アイテムの数値IDを自動で作成し、IDは一意（ほかと重ならない）で、手動では変更できないと説明されています。

IDのプロパティには、番号の前に付ける文字（たとえば「INQ」）を設定できるので、「INQ-12」のような形で表示できます。ボード表示でも番号が見えるように、表示するプロパティに加えておくと便利です。

手順4：ビューを作る

同じデータベースに、目的別の表示（ビュー）を作ります。チケット管理では、次の3つがあると運用しやすくなります。

・ボード表示：ステータスごとに列を分け、カードを動かして進み具合を管理する
・自分の担当：担当者が自分のチケットだけを絞り込んで表示する
・未対応の一覧：ステータスが「未着手」で、受付日が古い順に並べる

ボード表示は、カードをドラッグして列を移すだけでステータスが変わるので、朝の打ち合わせで全員の状況を確認するときに向いています。

手順5：チケットのテンプレートを用意する

データベースのテンプレート機能を使い、チケットを作るときの本文の型を用意します。たとえば、「起きていること」「期待する結果」「再現の手順」「関係する画面やファイル」といった見出しをあらかじめ入れておくと、依頼者によって書き方がばらつくのを防げます。

手順6：受付のフォームを用意する

Notionにはフォームの機能があり、フォームに入力された内容をデータベースの行として登録できます。社内の依頼者にフォームの住所を案内しておけば、チャットで依頼を受けて担当者が転記する手間がなくなります。料金ページの記載では、無料プランはベーシックなフォーム、有料プランではカスタムフォームが使え、条件によって質問を出し分ける機能はビジネス以上とされています。

運用のルールを決める

データベースを作っただけでは、チケット管理は回りません。Notionは自由度が高い分、ルールがないと人によって使い方がばらばらになります。運用を始める前に、次のルールを決めて、データベースの先頭のページに書いておきます。

起票のルール

どんな依頼をチケットにするかを決めます。「5分で終わる質問はチャットで答えてよい」「それ以上かかるもの、ほかの人に引き継ぐ可能性があるものはチケットにする」といった線引きがあると、チケットの数が増えすぎず、漏れも防げます。

ステータスの意味

各ステータスの意味をそろえます。特に「確認待ち」と「完了」の違いは、人によって解釈が分かれやすい部分です。「確認待ちは依頼者の返事を待っている状態」「完了は依頼者が結果を確認した状態」と決めておくと、完了したのに依頼者が困っている、という事態を避けられます。

優先度の基準

優先度の「高」が乱発されると、優先度の意味がなくなります。「高は業務が止まっているもの」「中は今週中に対応が必要なもの」「低はそれ以外」と、具体的な基準を決めておきます。

週に1回の棚卸し

週に1回、未着手のまま1週間以上たったチケットと、期限を過ぎたチケットを確認する時間をとります。古いチケットを放置すると、一覧が長くなり、本当に対応が必要なものが埋もれていきます。対応しないと決めたものは「却下」のステータスにして、理由をコメントに残します。

士業の事務所や小さな会社でも、依頼の受付をチケットにしたことで、「言った、言わない」のすれ違いが減ったという話はよく聞きます。依頼の内容と対応の経過が記録に残ること自体が、仕事の品質を支える仕組みになります。

伝わるチケットの書き方

チケット管理がうまく回るかどうかは、データベースの設計と同じくらい、1枚1枚のチケットの書き方に左右されます。依頼者によって書き方がばらばらだと、担当者は内容を確かめるために何度も聞き返すことになり、チケットにした意味が薄れます。

伝わりにくいチケットの例

件名が「システムの件」、本文が「昨日からおかしいので見てください」だけのチケットを想像してください。担当者は、どのシステムの、どの画面で、何が起きているのかを確かめるところから始めなければなりません。依頼者も、聞き返しの返事を書く手間がかかります。

伝わるチケットの例

同じ内容でも、次のように書かれていれば、担当者はすぐに調べ始められます。

・件名：経費精算の画面で、領収書の画像を添付すると保存できない
・起きていること：昨日の午後から、画像を添付して保存ボタンを押すとエラーが表示される
・期待する結果：画像を添付した状態で保存できる
・再現の手順：経費精算を開く、新規作成、領収書の画像を選ぶ、保存を押す
・影響：今月の精算の締切が3日後で、部署の10人ほどが同じ状態

件名に「どこで」「何が」起きているかを入れること、本文に「期待する結果」を書くことの2点だけでも、やり取りの回数は大きく減ります。手順5で用意したテンプレートに、この見出しをあらかじめ入れておくと、誰が書いても同じ形になります。

件名の付け方をそろえる

ボード表示では、カードに件名だけが表示されます。件名の先頭に「【経費】」「【勤怠】」のように対象のシステムや業務を入れるルールにすると、ボードを眺めるだけで、どの業務に依頼が集中しているかが分かります。種類のプロパティと二重になるように見えますが、カードの見やすさを優先するなら有効な工夫です。

よくある失敗と防ぎ方

Notionでのチケット管理を始めた職場で、よく起きる失敗を4つ取り上げます。

失敗1：プロパティを最初から増やしすぎる

管理したい項目を思いつくままに追加すると、チケットを作るたびに10個以上の項目を埋めることになります。入力が面倒になると、チケットを作らずにチャットで依頼する人が増えていきます。必須の項目は件名、種類、優先度の3つ程度にとどめ、残りは担当者が後から入れる運用にすると、起票のハードルが下がります。

失敗2：ステータスが増えていく

「調査中」「保留」「外部に問い合わせ中」「来週対応」など、ステータスの選択肢が増えるほど、ボードの列が増えて全体が見えにくくなります。ステータスは4つから5つにとどめ、細かい事情はコメントに書く運用にします。

失敗3：完了したチケットが一覧に残り続ける

完了したチケットを表示から外さないと、ボードの「完了」の列が数百枚になり、画面の動きも重くなります。ボード表示では、完了してから2週間以上たったカードを表示しないフィルターを設定しておくと、いま動いているチケットに集中できます。

失敗4：誰も棚卸しをしない

運用のルールで決めた週に1回の棚卸しが、忙しさを理由に続かなくなるのはよくあることです。棚卸しの担当を週ごとの持ち回りにする、定例の打ち合わせの最初の10分を棚卸しにあてる、といった形で、仕組みとして予定に組み込んでおきます。

権限と社外の人の扱い

チケット管理で見落とされやすいのが、誰がどのチケットを見られるかという権限の問題です。社内の人事や給与に関わる依頼が、全員の見られるデータベースに入っていると、思わぬ情報の漏れにつながります。

Notionでは、ページやチームスペースごとに、見られる人と編集できる人を設定できます。人事や経理など、限られた人だけが見るべきチケットは、別のデータベースに分け、そのページの共有範囲を絞っておくのが安全です。料金ページによると、チームスペースの高度なアクセス権の設定や、割り当てられた行だけを見られるようにするデータベースの詳細な権限は、上位のプランで提供されています。

社外の協力者をゲストとして招く場合、無料プランでは外部のゲストは10人までです。制作会社や外部のエンジニアと一緒にチケットを扱うなら、ゲストの人数と、ゲストに見せてよいチケットの範囲を先に決めておきます。ゲストには招待したページだけが見えるので、社外向けのチケットだけを入れたデータベースを用意し、そのページだけを共有する形にすると管理しやすくなります。

チャットやメールとの役割分担

チケット管理を始めても、チャットやメールがなくなるわけではありません。大切なのは、どちらに何を残すかを決めておくことです。

・チャット：短い確認や、急ぎの連絡。結論が出たらチケットにコメントとして残す
・メール：社外の人とのやり取り。要点をチケットに転記する
・チケット：依頼の内容、対応の経過、結論

この分担を決めておかないと、「その件はチャットで話した」「メールに書いてある」と、記録が3か所に散らばります。チャットで結論が出たら、その場でチケットにコメントを1行残す習慣をつけるだけで、後から経過を追えるようになります。

NotionはSlackなどのチャットツールとの連携も用意しています（プランによって使える範囲が違います）。チケットの作成やステータスの変更をチャットに知らせる設定をしておくと、担当者がNotionを開かなくても新しい依頼に気づけます。ただし、通知が多すぎると見られなくなるので、新規のチケットと優先度「高」の変更だけを通知するといった絞り込みが大切です。

チケット管理で見ておきたい数字

チケットがたまってくると、一覧を眺めるだけでは仕事の状況がつかみにくくなります。月に1回、次の数字を確かめる習慣をつけると、人の配置や手順の見直しに根拠が持てます。

未対応の件数と、いちばん古いチケットの日数

ステータスが「未着手」のチケットが何件あり、いちばん古いものが何日前に受け付けたものかを見ます。件数が毎月増えているなら、受け付ける量に対して対応する人手が足りていない合図です。いちばん古いチケットの日数が長いなら、優先度の付け方か、担当の割り振りに偏りがあります。

受付から完了までの日数

チケットごとに、受付日と完了日の差を数式のプロパティで計算しておくと、対応にかかる日数の傾向が見えます。種類ごとに平均をとると、「質問は2日で終わるが、不具合は2週間かかる」といった違いが分かり、依頼者に伝える目安の日数を決めやすくなります。

種類ごとの件数

同じ種類の依頼が繰り返し届いているなら、手順書を整える、よくある質問のページを作る、といった根本の対策で件数そのものを減らせます。たとえば、パスワードの再設定の依頼が毎月20件届くなら、手順を書いたページを1つ用意するだけで、その分の対応時間が浮きます。チケット管理の価値は、対応を記録することだけでなく、記録から仕事の改善点を見つけられることにあります。

Notionでは、グループ化とチャートの機能でこうした数字を表示できますが、料金ページの記載では無料プランで作れるチャートは1つで、無制限に作れるのはプラス以上とされています。無料プランのまま運用するなら、月に1回、表を作成日時で絞り込み、件数を数えて別のページに記録しておく方法でも十分に役立ちます。

件数が増えたときに出てくる限界

Notionでのチケット管理は、少人数で件数が少ないうちはとても快適です。ところが、チケットが数百件、数千件と増え、関わる人が増えてくると、いくつかの限界が見えてきます。

表示が重くなる

Notionの公式ヘルプでは、データベースの動作が重くなる原因として、ページの数が挙げられています。

データベースに大量のページが含まれている場合、読み込みに時間がかかることがあります。 データベースに表示されるプロパティが多いほど、読み込みに時間がかかる場合があります。データベースの効率を維持するため、各データベースには最大 500 個のプロパティを設定できます。 出典: notion.com

同じヘルプでは、1つのデータベースに持てる行は最大で250,000行とされています。チケット管理で行の上限に届くことはまれですが、数式やロールアップ（別のデータベースの値を集計する機能）を多く使うと、行の上限よりずっと手前で表示が重く感じられることがあります。ヘルプでは、作成日時で古いページを表示対象から外す方法や、シンプルなプロパティで絞り込む方法が紹介されています。

無料プランの制限に当たる

Notionの料金ページによると、無料プランでは、個人で使う場合はページとブロック（ページを構成する文章や画像などのひとかたまり）を制限なく使えますが、メンバーが2名以上の場合は制限があります。制限に達すると、既存の内容は閲覧・編集できるものの、新しいブロックは追加できなくなるとされています。

ほかにも、無料プランには次のような制限があります。

・アップロードできるファイルは1つあたり最大5MB
・ページの履歴（以前の版に戻す機能）は7日間
・外部のゲスト（社外の協力者）は10人まで

チケットに画面の録画や大きなファイルを添付することが多い職場では、ファイルの上限に早めに当たります。

自動化に手間がかかる

チケット管理では、「チケットが作られたら担当者に通知する」「ステータスが完了になったら依頼者に知らせる」といった自動化が欲しくなります。料金ページでは、無料プランのオートメーションはボタンのみで、データベースの条件に応じて自動で動く仕組み（データベースオートメーション）はプラス以上とされています。

ルールが崩れやすい

Notionは誰でもプロパティを追加したり、表示を変えたりできます。人数が増えると、いつの間にか似たようなプロパティが増えたり、ステータスの選択肢が増えたりして、データベースが整わなくなります。編集できる人を限る、設計を変えるときは担当者に相談する、といったルールが必要になります。

依頼者とのやり取りが外に出る

社外のお客さまからの問い合わせをチケットで管理する場合、お客さまとのメールのやり取りはNotionの外で行われることが多く、チケットに経過を転記する手間が残ります。社内向けの依頼管理には向いていても、社外とのやり取りが中心になると、管理が二重になりがちです。

担当者への知らせが届きにくい

Notionでは、担当者のプロパティに名前を入れたり、コメントでメンションしたりすると通知が届きます。ただ、Notionは文書の編集や閲覧でも通知が発生するため、チケットの通知がほかの通知に埋もれやすいという声もあります。チケットの件数が増えるほど、「自分宛ての新しい依頼」だけを確実に拾う工夫が必要になります。担当者ごとに「自分の担当で未着手のもの」のビューを用意し、毎朝それを開く習慣にするのが、ツールの設定に頼らない確実な方法です。

料金プランで変わること

Notionの料金ページ（2026年10月3日時点の掲載内容）では、プランごとの1メンバーあたりの月額が次のように表示されています。支払い方法によって金額が変わり、消費税が別途かかる場合があります。

プラン	月払い	年払い	チケット管理で関係する主な違い
フリー	0円	0円	2名以上はブロック数に制限、ファイル5MBまで、ページ履歴7日
プラス	2,000円	1,650円	ブロック数の制限なし、データベースオートメーション、カスタムフォーム
ビジネス	3,800円	3,150円	ページ履歴90日、条件付きのフォーム、AIの議事録など

チケット管理を5人のチームで本格的に回すなら、プラスプランが現実的な選択肢になります。年払いで計算すると、5人で1か月あたり8,250円です。

ここで考えたいのは、Notionを使う目的です。社内の文書や手順書の管理にNotionを使っていて、そのついでにチケットも管理するのであれば、プラスプランの費用は文書管理の費用と兼ねられます。一方で、チケット管理のためだけにNotionの有料プランを契約するのであれば、チケット管理やプロジェクト管理の専用ツールと比べてみる価値があります。

限界が見えたときの対処法

件数や人数が増えて使いにくさを感じ始めたら、すぐに別のツールへ移る前に、次の対処を試してみてください。

完了したチケットを別の場所に移す

完了してから3か月以上たったチケットは、アーカイブ用のデータベースに移すか、作成日時のフィルターで表示から外します。表示する行が減るだけで、動作の重さはかなり改善します。

データベースを用途ごとに分ける

社内の問い合わせ、不具合の報告、お客さまからの依頼を1つのデータベースに入れていると、プロパティが増えて複雑になります。用途ごとにデータベースを分け、全体を見たいときはリンクドビュー（別のページに既存のデータベースを表示する機能）で1ページにまとめます。公式ヘルプでも、データベースは個別のページに作り、リンクドビューで1つのページにまとめて表示する方法が紹介されています。

不要なプロパティを整理する

使われていないプロパティ、同じ目的のセレクトが複数ある状態は、表示の重さと入力の迷いの両方の原因になります。半年に1回はプロパティを見直し、不要なものを削除します。

専用ツールへ移る判断の目安

次のうち2つ以上が当てはまったら、チケット管理を専用のツールに移すことを検討する時期です。

・チケットの担当者が5人を超え、権限を細かく分けたい
・社外のメンバーやお客さまと一緒にチケットを扱いたい
・ボード表示で数百枚のカードを日常的に動かしている
・チケットとチャットのやり取りを1か所にまとめたい
・Notionの有料プランをチケット管理のためだけに払っている

専用ツールに移るときの候補

チケットをカードとして扱い、ボードで進み具合を管理したいチームの候補の1つに、Pinatecaがあります。公式の料金ページの記載では、フリープランは5人まで期限なしで無料（クレジットカードの登録も不要）で、ボードは10個まで、カンバン・ガント・カレンダー・リストほか全8種のボード、チャット・コメント・受信箱、カスタムフィールド、権限ロールがフリープランから使えるとされています。ファイル容量はフリープランで1GBです。

有料プランは1人あたりの月額で、スタンダードが500円（年払いなら1人あたり月額400円）、ビジネスが1,980円（年払いなら1人あたり月額1,580円）と掲載されています（いずれも税抜）。スタンダードでは人数とボードの上限がなくなり、閲覧だけのゲストは人数に数えないと書かれています。カスタムフィールドで優先度や顧客名などの項目を追加でき、カード・コメント・添付をまたいだ横断検索も用意されています。

Notionで文書を管理しながら、チケットだけを専用のボードで回すという使い分けもできます。まずは無料の範囲で、いまのチケットを数十件移して試してみると、自分たちの運用に合うかどうかを判断しやすくなります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

チケット管理の仕組みづくりを支える仕事

最後に、チケット管理の仕組みづくりを支える仕事について、フリーランスと副業の市場を長く見てきた運営者の立場から整理します。

Notionやプロジェクト管理ツールの設計と導入は、外部の専門家に頼まれることが増えている仕事です。データベースの設計、運用ルールの文書化、既存のデータの移行、自動化の設定などを、在宅で請け負うフリーランスも少なくありません。業務の効率化をAIやツールで支援する仕事についてはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

チケット管理の仕組みを自社の業務システムとつなげたい場合は、APIを使った開発が必要になることもあります。こうした開発の仕事はアプリケーション開発のお仕事に、その報酬の相場はソフトウェア作成者の年収・単価相場にまとめています。ツールの契約が増えて費用が気になってきた会社は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法も参考になります。

運営者として長くこの市場を見てきた限りでは、ツールの導入がうまくいく職場には共通点があります。最初から完璧な設計を目指さず、少ない項目で始めて、使いながら直していることです。そして、設計や移行のような専門的な部分だけを外部の人に頼み、日々の運用は社内で回しています。仲介の手数料が乗らない直接のやり取りなら、同じ予算でも頼める範囲が広がり、受ける側の手取りも厚くなります。長く続く関係ほど、ツールの見直しのたびに相談できる相手がいる安心感につながっています。

Notionでのチケット管理は、少人数で始めるには十分な選択肢です。件数と人数が増えてきたら、この記事で紹介した限界と対処法を思い出し、自分たちの規模に合った形に整えていってください。

よくある質問

Q. Notionでチケットに自動で番号を振ることはできますか？

できます。Notionのデータベースには「ID」というプロパティがあり、各行に数値の番号を自動で振れます。公式ヘルプでは、IDは一意で手動では変更できないと説明されています。番号の前に付ける文字を設定すれば「INQ-12」のような形で表示でき、ボード表示でも番号が見えるように設定しておくと会話の中で案件を特定しやすくなります。

Q. 無料プランのNotionでチーム全員がチケット管理に使えますか？

使えますが、制限があります。料金ページによると、無料プランはメンバーが2名以上の場合にブロック数の制限があり、上限に達すると新しい内容を追加できなくなります。ファイルは1つあたり5MBまで、ページ履歴は7日間です。チームで本格的に運用するなら、プラスプラン以上を検討するのが現実的です。

Q. Notionのデータベースが重くなったときはどうすればよいですか？

公式ヘルプでは、データベースを個別のページに作りリンクドビューでまとめて表示する、数式やロールアップへの絞り込みを減らす、不要なプロパティを非表示にする、作成日時で古いページを表示から外す、といった方法が紹介されています。完了したチケットをアーカイブ用のデータベースに移すだけでも改善することがあります。

Q. チケット管理を専用のツールに移す目安はありますか？

担当者が5人を超えて権限を細かく分けたい、社外のメンバーと一緒にチケットを扱いたい、チケットとチャットのやり取りを1か所にまとめたい、チケット管理のためだけに有料プランを払っている、といった状況が2つ以上当てはまるなら検討する時期です。まず無料の範囲で数十件を移して試すと判断しやすくなります。