問い合わせ管理表の作り方と、表計算での管理に限界が来る場面

お客様からの問い合わせが、メール、Webサイトのフォーム、電話とばらばらに届き、誰が返事をしたのか、どこまで進んでいるのかが分からなくなる。小さな会社や個人の事業で、こうした悩みを抱えたときに最初に作るのが、問い合わせ管理表です。表計算ソフトで1件ずつ行を作り、担当と状態を書いていくだけで、対応の漏れは大きく減ります。一方で、件数が増え、対応する人が増えると、表計算ソフトだけでは回らない場面が必ず出てきます。この記事では、問い合わせ管理表の作り方を、入れるべき項目と運用の決まりから順に整理し、表計算での管理に限界が来る場面の見分け方と、そのときの移り方までを説明します。フォームで受け付けた問い合わせを、担当と状態つきで管理し、同じ画面から返信まで送れる道具の一例として、Halict にも触れます。

問い合わせ管理表が必要になる理由

問い合わせ管理表が必要になるのは、問い合わせの対応が、1人の頭の中だけでは追いきれなくなったときです。典型的なのは次のような場面です。

・問い合わせが複数の窓口（メール、フォーム、電話、SNS）から届く
・対応する人が2人以上いて、誰が返事をしたか分からなくなる
・1件の問い合わせに、何度もやり取りが続く
・見積もりや資料の送付など、返事のあとにも作業がある
・過去に同じ人から問い合わせがあったかを確かめたい

こうした場面で管理表がないと、返事の漏れや二重の返信が起こります。お客様から見れば、返事が来ない、同じことを2回聞かれた、という体験は、会社への信頼を損ねます。問い合わせ管理表は、こうした漏れと重なりを防ぎ、誰が見ても対応の状況が分かるようにするための道具です。

管理表に入れる項目

問い合わせ管理表に入れる項目は、多すぎても少なすぎても運用が回りません。最初は次の項目から始め、必要に応じて増やすのがおすすめです。

必ず入れたい項目

・問い合わせID：1件ごとに振る番号。「2026-001」のように年と連番にすると分かりやすい
・受付日時：問い合わせが届いた日時
・窓口：メール、フォーム、電話、SNSのどこから届いたか
・お客様の名前と会社名
・連絡先：メールアドレスや電話番号
・種類：見積もりの依頼、製品の質問、不具合の報告、その他など
・内容の要約：問い合わせの中身を1行から2行で
・担当：対応する人の名前
・状態：未対応、対応中、返信待ち、完了などの段階
・期限：いつまでに返事をするか
・最終更新日：最後に状態を変えた日

あると便利な項目

・優先度：急ぎかどうか
・次にやること：次の行動を1行で
・関連する資料：見積書や過去のメールの保存場所
・完了日：対応が終わった日

項目の名前と並び順は、チームで一度決めたら、むやみに変えないようにします。列の順番が変わると、入力する人が迷い、集計の式も壊れやすくなります。

状態の決め方が、管理表の使いやすさを決める

管理表の項目の中で、運用の良し悪しを最も大きく左右するのが「状態」です。状態の種類が曖昧だと、人によって書き方がばらばらになり、一覧で絞り込んでも正しい件数が出なくなります。

状態は、次のように4つか5つに絞り、それぞれの意味を文章で決めておきます。

・未対応：届いたが、まだ誰も手を付けていない
・対応中：担当が決まり、調べものや返信の準備をしている
・返信待ち：こちらから返事をし、お客様の返事を待っている
・社内確認中：ほかの部署や上司の確認を待っている
・完了：対応が終わり、これ以上の作業がない

状態の欄は、表計算ソフトの入力の規則（プルダウンの選択肢）で選ぶ形にし、自由に文字を打てないようにします。「対応中」「対応ちゅう」「対応中です」のような表記の揺れがなくなり、絞り込みや集計が正確になります。

「返信待ち」と「対応中」を分けておくことは特に大切です。こちらが動くべき問い合わせと、お客様の返事を待っている問い合わせが混ざっていると、毎朝の確認で、今日やるべきことがすぐに見えません。

対応の履歴は、管理表とは別に残す

1件の問い合わせに何度もやり取りが続く場合、そのやり取りの記録をどこに残すかが問題になります。管理表の1つのセルに追記していくと、セルが長くなって読みにくくなり、いつ誰が何をしたのかが分からなくなります。

この点について、業務のひな形を公開しているサイトは、次のように整理しています。

問い合わせ管理表は1件ごとの現在の状況を一覧にし、対応履歴表は日時・担当者・対応内容・次の行動を時系列で残します。更新のたびに過去の経緯を上書きせず、問い合わせIDで履歴と結び付けてください。 出典: biztemplatelab.com

つまり、管理表は「いまの状態」を1行で示すもの、対応履歴は「これまでの経緯」を時系列で残すもの、と役割を分けます。表計算ソフトなら、同じファイルの中に「一覧」と「履歴」の2つのシートを作り、履歴のシートには「問い合わせID」「日時」「担当」「対応の内容」「次にやること」の列を並べます。問い合わせIDで2つのシートをつなげば、一覧から履歴をたどれます。

問い合わせフォームの項目を、管理表に合わせて作る

Webサイトのフォームから届く問い合わせは、フォームの項目の作り方しだいで、管理表への入力の手間が大きく変わります。管理表の項目に合わせてフォームの項目を作っておくと、届いた内容をそのまま管理表の列に移せます。

フォームに入れておきたいのは、名前、会社名、メールアドレス、電話番号、問い合わせの種類、内容の5つから6つです。問い合わせの種類は、自由に書いてもらうのではなく、選択肢から選んでもらいます。管理表の種類の欄と同じ選択肢にしておけば、担当の割り振りがすぐに決まります。

反対に、フォームの項目を増やしすぎると、お客様が途中で入力をやめてしまいます。住所や生年月日のように、最初の問い合わせの段階では必要のない情報は、聞かないようにします。必要のない個人情報を集めないことは、後で説明する個人情報の管理の負担を減らすことにもつながります。

フォームの送信のあとに、受け付けたことを伝える自動の返信を送る設定にしておくと、お客様は問い合わせが届いたことを確かめられ、同じ内容を何度も送ってくることが減ります。

担当の割り振りと期限の決め方

問い合わせ管理表を作っても、担当が決まらないまま「未対応」の行が残り続けるのでは意味がありません。担当の割り振りの決まりも、管理表と一緒に決めておきます。

割り振りの方法には、次のような型があります。

1つ目は、種類ごとに担当を固定する方法です。見積もりは営業、不具合の報告は技術、というように、種類の欄の値で担当が決まります。誰に回すか迷わない良さがありますが、担当者が休んだときの代わりを決めておく必要があります。

2つ目は、当番制にする方法です。日ごとや週ごとに受付の当番を決め、当番がその日の問い合わせを振り分けます。少人数のチームで、誰もが一通りの対応をできる場合に向いています。

3つ目は、手が空いている人が取る方法です。柔軟ですが、取り合いや取りこぼしが起きやすいので、誰が取ったかを管理表の担当の欄にすぐ書く、という決まりが欠かせません。

期限は、問い合わせの種類ごとに目安を決めます。「受付から1営業日以内に最初の返事をする」「見積もりは3営業日以内に送る」のように決めておけば、期限の欄に入れる日付で迷いません。最初の返事は、すぐに答えが出せなくても「確認して○日までにご連絡します」と送るだけで、お客様の不安は大きく減ります。

電話や対面で受けた問い合わせも、管理表に入れる

フォームやメールで届いた問い合わせは、文章として残るので管理表に入れやすいのですが、電話や対面で受けた問い合わせは、受けた人の記憶やメモ用紙にしか残らないことがあります。こうした問い合わせこそ、漏れが起きやすい部分です。

電話を受けたら、通話の最中か、切ったすぐあとに、管理表に行を作ります。最低限、受付日時、お客様の名前と連絡先、内容の要約、次にやることを書きます。その場で担当が決まらない場合は、受けた人を仮の担当にしておき、あとで割り振り直します。

電話の内容は、聞き間違いや言い違いが起きやすいものです。折り返しの約束や、見積もりの条件のように、あとで食い違うと困る内容は、電話のあとにメールで「本日お電話でいただいたご依頼の内容」として要点を送り、お客様にも確かめてもらいます。送ったメールは対応履歴にも残しておけば、電話の内容が文章でたどれるようになります。

メモ用紙に書いて後で入力する運用にすると、入力を忘れたメモが机の上に残りがちです。電話の近くにパソコンやタブレットがない場合でも、スマートフォンから管理表に入力できるようにしておくと、その場で記録できます。

返信の文面のひな形を用意する

問い合わせの対応にかかる時間の多くは、返信の文面を考える時間です。同じ種類の問い合わせには、似た返事をすることが多いので、種類ごとに返信のひな形を用意しておくと、対応の時間が短くなり、担当者による返事の質のばらつきも減ります。

用意しておきたいひな形は、次のようなものです。

・受け付けた直後に送る、受付の確認の返事
・すぐに答えられないときに送る、回答の予定日を伝える返事
・見積もりの依頼への返事
・資料の請求への返事
・よくある質問への答え

ひな形には、お客様の名前や問い合わせの内容を差し込む場所を決めておき、送る前に必ず個別の内容に合わせて書き直します。ひな形のまま送ると、質問に答えていない返事になることがあるからです。

ひな形は、管理表と同じ場所に保存しておき、誰でも同じものを使えるようにします。返事の内容を改めたときは、ひな形も書き換え、古いひな形が使われ続けないようにします。

管理表の数字で、対応を振り返る

問い合わせ管理表を続けていると、対応の状況を数字で振り返れるようになります。月に1回、次の数字を集計すると、どこに課題があるかが見えてきます。

1つ目は、問い合わせの件数です。窓口別、種類別に数えると、どこから、どんな問い合わせが多いかが分かります。

2つ目は、受付から最初の返事までの日数です。受付日時と最初の返事の日時の差を数えます。決めた期限の目安を超えている問い合わせが多ければ、担当の割り振りや人数を見直します。

3つ目は、受付から完了までの日数です。長くかかっている問い合わせの種類を見つけ、その理由を探ります。社内の確認に時間がかかっているのか、お客様の返事を待つ時間が長いのかで、対策が変わります。

4つ目は、担当者ごとの件数です。特定の人に問い合わせが集中していないかを確かめ、偏っていれば割り振りを調整します。

数字は、表計算ソフトの集計の機能で出せます。月ごとの数字を並べておけば、繁忙の時期や、新しい商品を出したあとの問い合わせの増え方も見えてきます。

よくある問い合わせを減らす工夫

管理表の振り返りで、同じ内容の問い合わせが繰り返し届いていることが分かったら、それは問い合わせを減らす手がかりになります。

同じ質問が多いなら、Webサイトの「よくある質問」のページに答えを載せます。問い合わせのフォームの近くに、よくある質問へのリンクを示しておくと、フォームに書く前に答えを見つけてもらえます。料金や納期、支払いの方法のように、問い合わせの多い情報は、商品やサービスの案内のページで分かりやすく示します。

不具合の報告が多い場合は、製品やサービスの側の改善が必要なこともあります。管理表に集まった声を、関係する部署に定期的に伝える仕組みを作っておくと、問い合わせの管理が、事業の改善の材料にもなります。

問い合わせを減らす取り組みは、対応する人の負担を減らすだけでなく、お客様が自分で答えを見つけられるようにすることで、お客様の手間も減らします。

表計算ソフトで管理表を共有するときの注意

問い合わせ管理表は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで作るのが手軽です。複数の人で使う場合は、次の点に注意します。

同時に編集できる形で共有する

ファイルをメールで送り合う形にすると、誰の手元のファイルが最新か分からなくなります。クラウドに保存して、複数の人が同時に編集できる形で共有します。

行を並べ替える前に、元に戻せるようにする

表計算ソフトで並べ替えをするとき、一部の列だけを選んで並べ替えると、行の中身がずれて、別のお客様の情報と混ざってしまうことがあります。並べ替えではなく、絞り込み（フィルタ）で見たい行だけを表示する使い方を基本にします。

編集の履歴を確かめられるようにする

誰がいつ状態を変えたかを後から確かめられるよう、変更の履歴を見られる表計算ソフトを使います。履歴があれば、誤って書き換えた場合にも元に戻せます。

見られる人を限る

問い合わせ管理表には、お客様の名前や連絡先といった個人情報が入ります。共有の設定で、リンクを知っている人なら誰でも見られる状態にしていないかを必ず確かめます。個人情報の扱いについては、この記事の後半で詳しく説明します。

小さな事業での運用の例

問い合わせ管理表の運用を、具体的な例で見てみます。地域の農産物を通信販売している、家族3人の小さな事業を例にとります。

この事業には、Webサイトのフォーム、メール、電話、SNSのメッセージの4つの窓口から、注文の相談、配送の問い合わせ、商品の質問、取引の申し込みが届きます。以前は、受けた人がそれぞれ対応していたため、同じお客様に2人が返事をしたり、誰も返事をしていない問い合わせが残ったりしていました。

管理表を作ってからは、どの窓口で受けた問い合わせも、受けた人がその日のうちに管理表に1行を作る決まりにしました。種類の欄で「注文・配送」は出荷の担当、「商品の質問」は生産の担当、「取引の申し込み」は代表、と担当が決まるようにしています。毎朝、出荷の前に3人で管理表の「未対応」と「対応中」の行を確かめ、その日に返事をするものを決めます。

運用を始めて分かったのは、収穫の時期に問い合わせが集中し、最初の返事が遅れがちになることでした。そこで、収穫の時期の前に、配送の目安や品切れの情報をWebサイトに載せ、よくある質問への答えを充実させました。翌年の同じ時期には、配送の問い合わせが目に見えて減り、管理表の振り返りが事業の改善につながる形になりました。

この例のように、管理表は、作ること自体よりも、毎日見る時間と、月に1回振り返る時間を決めることで効果が出ます。

表計算での管理に限界が来る場面

表計算ソフトの管理表は、始めやすく、費用もかからない良い方法です。ただし、問い合わせの件数や対応する人が増えると、表計算では回らない場面が出てきます。業務の効率化を支援している会社は、表計算での問い合わせ管理の限界を次のように指摘しています。

既存顧客や新規顧客を多く抱えており、お問い合わせ件数が多い企業は、Excelによるお問い合わせ管理は向いていません。 出典: orangeone.jp

件数の多さのほかにも、次のような兆しが見えたら、表計算での管理の見直しを考える時期です。

・フォームやメールから管理表への書き写しに、毎日まとまった時間がかかっている
・書き写しの漏れで、管理表にない問い合わせが見つかる
・返信はメールソフトで送っているため、管理表とメールの両方を見ないと経緯が分からない
・同じお客様からの過去の問い合わせを探すのに時間がかかる
・担当や状態の書き換えが遅れ、管理表が実際の状況と合っていない
・一斉に案内を送りたいのに、管理表から宛先をまとめるのが手間

これらの兆しに共通しているのは、「受け付ける場所」「管理する場所」「返信する場所」が別々になっていることです。フォームで受け付け、表計算で管理し、メールソフトで返信する。この三つの間を人が行き来するところに、手間と漏れが生まれます。

見直すかどうかを判断するときは、書き写しや確認にかかっている時間を数えてみると決めやすくなります。たとえば、1件の問い合わせを管理表に書き写し、返信のあとに状態を書き換えるのに合わせて5分かかるとすると、1日に10件の問い合わせがあれば、それだけで1日50分になります。月に20日働くなら、月に16時間以上を書き写しに使っている計算です。その時間と、専用の道具の月額の費用を比べれば、表計算のまま続けるか、道具を変えるかの判断の材料になります。時間だけでなく、書き写しの漏れで返事が遅れたことが何件あったかも、管理表の振り返りで確かめておきます。

受付から返信までを一つにまとめる

表計算での管理に限界が来たときの解決の方向は、受付、管理、返信を一つの道具にまとめることです。問い合わせがフォームから届いた時点で一覧に入り、担当と状態をその場で付け、同じ画面から返信を送り、その記録が自動で残る。こうなれば、書き写しの作業そのものがなくなります。

そうした道具の1つが Halict です。フォームを作り、届いた回答を一件ごとに担当、ステージ（対応の段階）、タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れるフォームの道具です。ステージには「問い合わせ対応」などのひな形があり、一覧の表示と、ステージごとに札が並ぶボードの表示を切り替えられます。絞り込みは担当者、タグ、期間、全文検索に対応しています。一件を開くと、回答、対応の履歴、メモ、メールの送信が一つの画面にまとまり、ステージの変更や担当の割り当て、メールの送信がすべて時系列で残ります。この記事で説明した「一覧」と「対応履歴」を、表を2つ作らずに扱える形です。メールアドレスをもとに、同じ人が複数のフォームに答えても1人として束ねる機能もあり、過去の問い合わせをたどれます。フォームの送信直後に控えを送る自動返信、送ったメールが読まれたかの計測、Googleスプレッドシートへの追記、Slack、Teams、Chatwork、Discordへの新着の通知などもあり、AIでフォームの下書きを作ることもできます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

料金は、公式の料金ページによると、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、使う人数で決まります。1人で使うフリーのプランは0円で、ステージ管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）で、Googleスプレッドシートとの連携はスターター以上、一斉メールとチャットへの通知はチーム以上で使えます。年払いにすると2か月分が無料になると案内されています。

表計算の管理表から移るときは、これまでの管理表をすぐに捨てる必要はありません。新しい問い合わせから新しい道具で受け付け、過去の分は管理表を参照用として残しておけば、移行の手間を抑えられます。

新しい道具へ移るときの手順

表計算の管理表から、受付から返信までを一つにまとめる道具へ移るときは、次の順で進めると、対応を止めずに移れます。

1. 管理表の項目と状態の種類を、新しい道具の項目とステージに置き換える表を作る
2. 新しい道具でフォームを作り、管理表で使っていた種類や担当の決まりを設定する
3. 社内の数人で、試しの問い合わせを送り、受付から返信、完了までを通して確かめる
4. Webサイトのフォームを新しいものに差し替え、移行の日を決める
5. 移行の日より前の問い合わせは、完了するまで管理表で対応する
6. 1か月ほどたって、管理表に未完了の行がなくなったら、管理表を参照用として保存する

移るときに見落としやすいのが、メールや電話で届く問い合わせです。フォーム以外の窓口から届いた問い合わせも、新しい道具に入れる方法を決めておかないと、表計算の管理表を手放せなくなります。新しい道具に手で登録するのか、フォームの入力を代わりに行うのかを、移行の前に決めておきます。

問い合わせから生まれる社内の作業を管理する

問い合わせの中には、返事をして終わるものだけでなく、社内の作業につながるものもあります。不具合の報告から修正の作業が生まれる、見積もりの依頼から提案書の作成が生まれる、といった場合です。こうした作業は、問い合わせの管理とは別に、社内のタスクとして管理したほうが進めやすくなります。

問い合わせの管理表には「社内の作業に回した」という状態と、作業の管理先へのリンクだけを残し、作業そのものはチームのタスク管理の道具で進めます。たとえば、カンバンやガントのボードとチャットを備えたプロジェクト管理の道具の Pinateca は、公式の連携のページで、問い合わせフォームの回答を自動化の道具を通してカードにする使い方を紹介しています。問い合わせの対応はフォームの道具で、そこから生まれた社内の作業はボードで、と役割を分けると、それぞれの一覧が膨らみすぎずに済みます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人情報の扱いに気をつける

問い合わせ管理表には、お客様の名前、会社名、メールアドレス、電話番号、問い合わせの内容といった個人情報が入ります。個人情報を事業に使う事業者には、個人情報保護法で、情報を安全に管理する義務が課されています。個人情報保護委員会のガイドラインは、次のように定めています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: ppc.go.jp

同じガイドラインは、必要な措置の中身は、漏えいしたときに本人が受ける被害の大きさや、事業の規模、扱う情報の量などに応じて決めるとしています。小さな事業でも、問い合わせ管理表について、次の点は確かめておきます。

・管理表を見られる人を、対応に必要な人だけに限っているか
・共有の設定で、リンクを知っている人なら誰でも見られる状態になっていないか
・パソコンやスマートフォンを紛失したときに、管理表が開かれない設定になっているか
・退職した人や、仕事を終えた外部の協力者のアクセスを外しているか
・不要になった古い問い合わせの情報を、いつ削除するか決めているか

問い合わせの対応を外部の人に手伝ってもらう場合は、その人にも同じ管理を求める必要があります。個人情報の扱いの具体的な判断に迷う場合は、個人情報保護委員会の資料を確かめるか、専門家に相談してください。

問い合わせ管理表を作る手順

最後に、問い合わせ管理表をこれから作る人のために、手順をまとめておきます。

1. 問い合わせが届く窓口をすべて書き出す
2. 管理表の項目を決め、状態の種類とその意味を文章で決める
3. 表計算ソフトで「一覧」と「履歴」の2つのシートを作り、状態の欄を選択肢にする
4. 担当の割り振りの方法と、種類ごとの期限の目安を決める
5. 共有の設定で、見られる人を必要な人だけに限る
6. 2週間ほど運用し、毎朝「未対応」と期限の近い行を確かめる
7. 1か月ごとに、件数、最初の返事までの日数、完了までの日数を集計して振り返る

7番目の振り返りで、書き写しの手間や漏れが目立つようになったら、受付から返信までを一つにまとめる道具への移行を検討する時期です。

問い合わせの対応と、在宅でできる仕事

問い合わせの受付と対応は、在宅で働く人が受けやすい仕事の1つでもあります。メールやフォームの問い合わせへの一次対応、管理表の整備、対応の決まりの文書化などを、外部の人に任せる会社は少なくありません。問い合わせの窓口を自動で振り分ける仕組みや、よくある質問に答えるチャットの仕組みを作る仕事も増えています。

会社や店の業務にAIや新しい道具を取り入れる支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。問い合わせを受けるフォームや管理の仕組みを作る仕事の中身は、アプリケーション開発のお仕事で整理しています。医療機関の受付のように、患者さんからの問い合わせに日々応える事務の仕事に関心がある人には、受付や会計の知識を問う医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の内容も紹介しています。

長く在宅ワークの仲介の現場を見てきた立場から言えば、取引先から長く頼られる人ほど、問い合わせへの最初の返事が早く、対応の経緯をいつでも説明できる状態を保っています。管理表であれ専用の道具であれ、誰が見ても状況が分かる形で記録を残すことが、信頼の土台になります。仲介の手数料が乗らない手数料0%の直接取引で仕事を受けている人にとって、その信頼は次の依頼と手元に残る額の両方に関わるものです。

問い合わせ管理表は、立派な道具を用意するより先に、項目と状態の決まりを決めることから始まります。まずは表計算ソフトで一覧と履歴の2枚のシートを作り、2週間運用してみてください。書き写しの手間が目立つようになったら、そのときが次の道具を考える時期です。

よくある質問

Q. 問い合わせ管理表にはどんな項目を入れればよいですか？

問い合わせID、受付日時、窓口、お客様の名前と会社名、連絡先、種類、内容の要約、担当、状態、期限、最終更新日が基本です。優先度、次にやること、関連する資料の保存場所、完了日もあると便利です。最初から項目を増やしすぎず、運用しながら必要なものを加えていくと続けやすくなります。

Q. 対応の履歴は管理表のどこに書けばよいですか？

管理表の1つのセルに追記していくと読みにくくなるため、別のシートに残すのがおすすめです。管理表は1件ごとの現在の状態を示し、履歴のシートには日時、担当、対応の内容、次にやることを時系列で書きます。問い合わせIDで2つのシートをつなげば、一覧から経緯をたどれます。

Q. 表計算ソフトでの問い合わせ管理をやめる目安はありますか？

フォームやメールから管理表への書き写しに毎日まとまった時間がかかる、書き写しの漏れが見つかる、返信をメールソフトで送っているため経緯が分散している、といった兆しが目安です。受付、管理、返信の場所が別々になっていることが原因なので、それらを一つにまとめる道具を検討します。

Q. 問い合わせ管理表の個人情報で気をつけることは？

管理表を見られる人を対応に必要な人だけに限り、リンクを知っている人なら誰でも見られる共有の設定になっていないかを確かめます。退職者や仕事を終えた外部の協力者のアクセスを外し、古い情報をいつ削除するかも決めておきます。判断に迷う場合は、個人情報保護委員会の資料を確かめてください。