Microsoft Formsのアンケートを集計する方法｜回答の確認からExcelへの書き出しまで

Microsoft Formsでアンケートを作ったものの、回答が集まってから「どこを見れば集計できるのか」「Excelにはどうやって出すのか」で手が止まる人は少なくありません。Formsのアンケート集計は、実はフォームの中の「回答」の画面だけでかなりの部分が済みます。グラフも回答数も自動で出るので、細かい分析をしたいときだけExcelに書き出せば足ります。

この記事では、Microsoft Formsのアンケートを集計する方法を、回答の概要画面の見方、質問ごとと回答者ごとの確認、Excelで開く方法とコピーをダウンロードする方法の違い、結果の共有、回答数の上限の順に、Microsoftの公式ヘルプに沿って整理します。集計のあとに「誰が対応するか」「返信したか」まで追う必要が出てきた場合は、Halictのような受付から対応までを扱うフォームのサービスに移るという方法もあります。その使い分けも後半で説明します。

Formsのアンケート集計でできることの全体像

最初に、Microsoft Formsが集計について何をしてくれるのかを整理しておきます。ここを押さえておくと、「Excelに出すべきか、Formsの画面で済ませるべきか」の判断が早くなります。

Microsoftの公式ヘルプは、Formsの集計機能を次のように説明しています。

Microsoft Forms には、アンケートやその他の種類のフォームの回答の概要情報と個々の結果を提供する豊富なリアルタイム分析が含まれています。 結果を Microsoft Excel にエクスポートし、さらに詳しく分析することや、回答の概要を削除または印刷することもできます。 出典: support.microsoft.com

ここに書かれていることを分けると、できることは大きく4つです。

・回答の概要を見る（回答数、平均の所要時間、質問ごとのグラフ）
・個々の回答を見る（回答者ごとに、何を選び何を書いたか）
・Excelに書き出して詳しく分析する
・結果の概要をリンクで共有する、印刷する、削除する

つまり、「何人が答えたか」「選択肢ごとの割合はどうか」を知りたいだけなら、Excelを開く必要はありません。Formsの画面が、回答が届くたびに自動で数え直してくれます。リアルタイム分析というのは、この「届いた瞬間に数字とグラフが更新される」状態のことです。

一方で、Formsの画面では難しいこともあります。たとえば、部署別に満足度の平均を比べる、自由記述をキーワードで分類する、前回のアンケートと並べて変化を見る、といった作業です。これらは、データを行と列の表にしてから手を動かす必要があるので、Excelの出番になります。

もう1つ大事なのは、Formsの集計は「回答を数える」ところまでの道具だという点です。回答者に個別に返事をする、届いた回答ごとに担当者を決める、対応が終わったかどうかを記録する、といった機能は、Formsの公式ドキュメントでは確認できません。社内アンケートで集計して終わりなら問題になりませんが、申込みや問い合わせの受付にFormsを使っている場合は、集計のあとの作業が別の場所に散らばりやすくなります。この点は記事の後半でもう一度取り上げます。

回答の概要画面で全体をつかむ手順

Formsのアンケート集計は、まず回答の概要画面を開くところから始まります。公式ヘルプに書かれている手順は次のとおりです。

1. Microsoft Formsで、結果を確認したいフォームを開く
2. 「回答の表示」を選ぶ
3. 「回答の概要」の画面が表示される

回答の概要の画面には、回答数と、回答者がフォームに記入するのにかかった平均時間が表示されます。その下に、質問ごとの箱が並び、それぞれに回答の数が出ます。選択肢の質問であれば、選ばれた割合が円グラフや棒グラフで表示されるので、ひと目で傾向が分かります。

この画面を見るときのこつは、最初に「回答数」と「平均時間」の2つを確かめることです。回答数が想定より少なければ、集計を急ぐより先に、締め切りを延ばすか、リマインドを送るかを考えたほうがよい場合があります。平均時間が極端に短い場合は、設問を読まずに選んだ回答が混ざっている可能性があります。たとえば、20問のアンケートで平均が1分を切っているなら、自由記述欄がほとんど空のまま送られていると考えたほうが自然です。

私自身、建築系の仕事で施主向けの満足度アンケートの集計を手伝ったとき、最初にグラフだけを見て報告を作り、あとで回答数が予定の半分しかないことに気づいて作り直したことがあります。グラフはきれいに出るので、母数を見ないまま結論を書いてしまいがちです。概要画面では、まず数を見てからグラフを見る、という順番を習慣にすると失敗が減ります。

また、回答の概要画面の各質問には「詳細」のリンクがあります。ここから個々の回答の中身に入っていけるので、全体をつかんだあとで気になった質問だけを掘り下げる、という使い方ができます。最初から1件ずつ読み始めると時間がかかるので、概要で全体像、詳細で気になる点、という順に進めると効率が上がります。

質問ごとの詳細を確認する方法

回答の概要画面で気になる質問が見つかったら、その質問の詳細を開きます。公式ヘルプによると、個々の質問で「詳細」を選ぶと、その質問の詳細が表示されます。列の見出しを選ぶと、回答結果を並べ替えることもできます。

質問ごとの詳細が特に役に立つのは、自由記述の質問です。概要画面では自由記述の回答は一部しか表示されないことが多く、全体を読むには詳細を開く必要があります。並べ替えを使えば、同じ言葉で始まる回答が近くにまとまるので、似た意見を拾いやすくなります。

選択肢の質問でも、詳細を見る意味はあります。たとえば「その他」を選んで自由に書き込める設問の場合、概要画面では「その他」の件数しか分かりませんが、詳細を開くと何が書かれているかが読めます。「その他」が多い設問は、選択肢の作り方に漏れがあった合図です。次回のアンケートでは、その他に多かった答えを選択肢として追加すると、集計がぐっと楽になります。

質問ごとの詳細を読むときは、メモを取りながら進めるのがおすすめです。同じような意見がいくつあったかを数えておくと、報告のときに「改善要望の中で多かったのは駐車場の案内で、全体の何件中何件だった」と具体的に書けます。Formsの画面上では自由記述を分類する機能は見当たらないので、件数を数える作業は人の手で行うか、Excelに書き出してから行うことになります。

なお、質問の数が多いアンケートでは、すべての質問の詳細を開いていくと時間がかかります。報告に使う質問を先に決めておき、その質問だけ詳細を確かめる、と割り切ったほうが集計は早く終わります。アンケートを作る段階で「この質問の結果を何に使うか」を決めておくと、集計の段階で迷わなくなります。

回答者ごとの結果を確認する方法

質問の単位ではなく、1人の回答者が全体でどう答えたかを見たいときは、回答者ごとの表示を使います。公式ヘルプに書かれている操作は次のとおりです。

・「個々の結果をチェック」を選ぶと、回答者ごとに詳細が表示される
・左右の矢印キーで、前後の回答者の結果に移れる
・回答者の名前を選ぶと、別の回答者の結果にすぐ移れる
・回答者が50人を超える場合は、ドロップダウンの一番下までスクロールし、「他の回答者を表示」を選ぶと残りが表示される
・「回答者」の欄に番号を入れると、その番号の回答を探せる

最後の番号で探す機能について、公式ヘルプは匿名で回答を集めている場合に特に役立つと説明しています。回答者IDは各回答に1つずつ割り振られる番号で、Excelに書き出したときには表の最初の列に出ます。Excelで気になる回答を見つけたら、その番号をFormsの画面に入れて元の回答を確かめる、という行き来ができるわけです。

回答者ごとの表示が役立つのは、次のような場面です。

・特定の人の回答だけ、内容を確かめたい（申込みの不備の確認など）
・矛盾した回答（「満足」と答えたのに自由記述は不満ばかり）を見つけたい
・同じ人が2回送っていないかを確かめたい

ただし、回答者ごとの表示はあくまで「見る」ための画面です。回答の内容を書き換えたり、回答ごとにメモを残したりする機能は、公式ヘルプでは案内されていません。確認した結果を記録しておきたい場合は、Excelに書き出したうえで、自分で列を追加して書き込むのが現実的です。

この「書き込む場所が無い」という点は、社内アンケートではあまり困りません。けれども、研修の申込みや取引先からの問い合わせをFormsで受けていると、「この人には連絡済み」「この人は書類待ち」といった情報を残す必要が出てきます。そうなると、Formsの画面とは別に管理用の表を作ることになり、集計の手間が少しずつ増えていきます。

Excelで結果を開く2つの方法と違い

Formsのアンケート集計で一番迷いやすいのが、Excelへの書き出しです。公式ヘルプによると、回答の概要の画面から「Excelで結果を開く」を選ぶと、ブックに現在の回答データを取り込めます。さらに、横にあるドロップダウンの矢印から、デスクトップのExcelで開くか、コピーをダウンロードするかを選べます。

3つの選び方の違いを表にすると、次のとおりです。

選び方	保存される場所	フォームとのつながり
Excelで結果を開く	職場用・学校用のOneDrive（グループのフォームはSharePoint）	つながっている。新しい回答が反映される
Excelデスクトップで開く	同上	つながっている。新しい回答が反映される
コピーをダウンロード	自分のパソコン	つながっていない。その時点の回答だけ

「Excelで結果を開く」を選ぶと、ブックはOneDriveに自動で保存され、Excel for the web、つまりブラウザで動くExcelで開きます。このブックはフォームとつながっていて、新しい回答が届くとブックにも反映されます。

公式ヘルプでは、このつながりについて次の点も書かれています。

データ更新は、フォームの所有者と、ブックの編集アクセス許可を持つorganization内の他のユーザーによってのみ、Excel でトリガーできます。 外部ユーザー (つまり、organization 外のユーザー) は、データ更新をトリガーできません。 出典: Microsoft サポート フォームの結果を確認して共有する

つまり、社外の協力者にブックを渡しても、その人が最新の回答を取り込むことはできません。外部の人と一緒に集計する場合は、フォームの持ち主が更新してから渡すか、コピーをダウンロードして渡すかのどちらかになります。

デスクトップのExcelで開く方法は、ヘルプによると最新チャネルのExcelでバージョン2410（ビルド16.0.18227.20000）以降が対象です。Macでは今後のアップデートで対応予定と書かれています。Macを使っている人は、ブラウザ版で開くか、コピーをダウンロードする方法を選ぶことになります。

一方、「コピーをダウンロード」を選ぶと、フォームとのつながりがないExcelファイルが手元に保存されます。集計の締め切り時点の数字を固定して報告に使いたい場合や、社外の人に渡す場合は、こちらが向いています。あとで回答が増えても数字が変わらないので、報告書の数字とファイルの数字が食い違うことがありません。

Excelでの集計のしかたと崩れやすい点

Excelに書き出したあとの表の形は、公式ヘルプに説明があります。フォームの各質問が列になり、各回答が行になります。最初の5つの列には、回答者ID、各回答の開始時刻と完了時刻、回答者の名前とメールアドレスが入り、その後ろに各質問の答えが続きます。匿名で回答を受け付けた場合は、名前とメールアドレスは表示されません。また、ブックを変更してもフォームの内容は変わりません。

この形を前提に、よく使う集計の手順を3つ紹介します。

選択肢の件数を数える

選択肢の質問の列を選び、ピボットテーブルを作ると、選択肢ごとの件数が一覧になります。ピボットテーブルとは、表の中の値を条件ごとに自動で数えたり合計したりしてくれるExcelの機能のことです。Formsの概要画面と同じ数字が出るはずなので、まず数字が合っているかを確かめると、書き出しの失敗に気づけます。

属性ごとに比べる

「部署」「年代」などの属性の質問があるなら、ピボットテーブルの行に属性、列に満足度を入れると、属性ごとの違いが表になります。Formsの画面ではこの掛け合わせができないので、Excelに書き出す一番の理由はここにあります。

複数選択の回答を分ける

複数選択の質問は、1つのセルに選んだ答えがまとめて入ります。このままでは選択肢ごとの件数を数えにくいので、区切り位置の機能で列に分けるか、COUNTIF関数で「その選択肢を含むセル」を数えます。COUNTIFとは、条件に合うセルの数を数える関数のことで、「駐車場」のように前後にアスタリスクを付けると、その言葉を含むセルを数えられます。

崩れやすい点もあります。1つ目は、Excelで開いたブックの列を並べ替えたり、間に列を挿入したりすると、フォームとつながったブックでは後から届いた回答の位置がずれて見えることがある点です。集計用の作業は、同じブックの別のシートか、ダウンロードしたコピーで行うと安全です。2つ目は、日付と時刻の形式です。開始時刻と完了時刻はExcelの書式によって表示が変わるので、所要時間を計算するときは書式をそろえてから引き算します。

結果を他の人と共有する方法と注意点

集計した結果を上司やチームに見せたいときは、概要リンクの共有が便利です。公式ヘルプの手順は次のとおりです。

1. 「回答の概要」を選ぶ
2. 「回答のその他のオプション」から「概要リンクを共有する」を選ぶ
3. 「コピー」を選ぶ

コピーしたリンクを貼り付けると、リンクを持っている人は誰でもフォームの回答の概要を見られます。グラフ付きの概要がそのまま見られるので、報告書を作らなくても状況を伝えられます。

ただし、このリンクの扱いには注意が必要です。公式ヘルプによると、組織内の特定の人とだけ共同作業している場合、概要リンクがまだ無ければ、作れるのはフォームの持ち主だけです。共同作成者はすでにあるリンクをコピーして共有することはできますが、新しく作ることはできません。

もう1つ大事な注意として、ヘルプは次の点を挙げています。フォームの回答を組織内の全員と共有したあとで、組織内の特定の人だけに絞る設定に変えても、すでに作られた概要の共有リンクには、組織の内外を問わず誰でもアクセスできる、という点です。共有の範囲を絞りたいときは、設定を変えるだけでは足りず、リンクそのものを削除する必要があります。

リンクの削除は、「回答の表示」から「回答の概要」、「その他のオプション」、「概要リンクの共有」、「リンクの削除」の順に進みます。ヘルプには、削除したリンクは完全に削除され、再び有効にはできないと書かれています。もう一度共有したいときは、新しいリンクを作って配り直すことになります。

社外の人も答えるアンケートで、自由記述に個人的な内容が含まれる可能性があるなら、概要リンクは使わず、必要な数字だけを報告書に写して渡すほうが安全です。概要には自由記述の一部が表示されることがあるので、リンクを転送された先で思わぬ人の目に触れるおそれがあります。

回答数と文字数の上限を知っておく

アンケートの規模が大きくなると、Formsの上限が関わってきます。Microsoftの公式ヘルプに書かれている主な上限は次のとおりです。

・作れるフォームとテストの数は最大400（ごみ箱の中のものも数に入る）
・1つのフォームの質問は最大200問
・1つのフォームで受け取れる回答は最大5,000,000件
・Microsoftの個人用アカウントでは、無料のアカウントで最大200件、有料のアカウントで最大1,000件

個人用アカウントとは、Hotmail、Live、Outlook.comのアドレスで使う、会社や学校のものではないアカウントのことです。副業や地域の活動で個人のアカウントからアンケートを作ると、無料では200件で受付が止まります。参加者の多いイベントのアンケートを個人のアカウントで作るときは、この上限を先に確かめておく必要があります。

公式ヘルプには、回答の多いフォームについての注意もあります。

回答が 50,000 を超えるフォームの場合、ユーザーはすべての回答を分析用の .csv としてエクスポートできます。 出典: Microsoft サポート フォーム、質問、回答、文字の制限

同じページによると、回答が50,000件を超えるフォームでは、要約のグラフ、個々の回答の表示、印刷、概要リンクの共有などが使えなくなります。全社アンケートのように回答数が多くなる場合は、最初からCSVで書き出して集計する前提で計画したほうが混乱しません。CSVとは、値をカンマで区切って並べた形式のファイルで、Excelでもそのまま開けます。

文字数にも上限があります。1つの質問への回答は最大4,000文字、1件の回答の合計は最大200,000文字、フォームのタイトルは最大90文字です。自由記述で長い文章を集める場合でも、通常のアンケートで困ることはまずありませんが、報告書や作文を提出してもらう使い方では気にしておくと安心です。

また、ヘルプには、さらに回答が必要な場合は既存の回答をExcelに書き出してからフォームの回答をクリアする、という方法も書かれています。クリアした回答は戻せないので、必ず書き出したファイルを開いて中身を確かめてから消してください。

集計が楽になるアンケートの作り方

集計の手間の多くは、実はアンケートを作る段階で決まります。回答が集まってから「数えにくい」と気づいても、質問の形は変えられません。次回のために、集計しやすいアンケートの作り方を整理しておきます。

自由記述を減らし、選択肢で聞く

自由記述は貴重な声が集まる反面、数えるのに一番時間がかかります。「満足した点」を自由に書いてもらうより、「満足した点を次から選んでください」と選択肢を並べ、最後に「その他」と自由記述を1つ添えるほうが、集計は格段に早くなります。選択肢は、過去のアンケートや問い合わせで多かった声から作ると漏れが少なくなります。

評価は同じ段階でそろえる

満足度を聞く質問がいくつもある場合は、すべて同じ段階（たとえば5段階）にそろえます。質問ごとに3段階と5段階が混ざっていると、Excelで平均を比べるときに換算が必要になり、ミスのもとになります。Formsには評価やリッカートの質問の形式があり、リッカートは複数の項目を同じ段階で一度に聞ける形式です。公式ヘルプでは、リッカートの各項目は1つの質問として数えられると説明されています。

属性の質問は選択肢で聞き、最後に回す

部署や年代などの属性は、Excelで掛け合わせる軸になるので、必ず選択肢で聞きます。自由記述にすると「営業部」「営業」「営業1課」のように表記が割れて、そろえる作業が発生します。属性の質問は、答える人の心理的な負担を減らすために、アンケートの最後に回すのが一般的です。

回答の目的を1つに絞る

1つのフォームに、満足度調査と次回の申込みと住所変更の届け出を混ぜると、集計の対象がばらばらになります。目的ごとにフォームを分ければ、それぞれの集計が単純になります。作業の前に「この結果を誰に、何の判断のために見せるのか」を一文で書き出してみると、要らない質問を削る判断がしやすくなります。

Formsで集計するメリットとデメリット

ここまでの内容をもとに、Formsでアンケートを集計するメリットとデメリットを整理します。

メリット

・回答が届くたびに概要画面の数字とグラフが自動で更新され、集計表を手で作らなくてよい
・Microsoft 365を使っている職場なら、追加の費用をかけずに使える
・Excelとつながったブックを作れるので、最新の回答を取り込み直す手間が少ない
・TeamsやOutlookの中でフォームを配ったり投票を作ったりできるので、社内アンケートの回収率を上げやすい

デメリット

・回答ごとに担当者や対応状況を記録する機能は、公式ドキュメントでは確認できない
・回答者に個別の返信を送る機能は、公式ドキュメントでは確認できない
・ファイルの提出を受け付ける質問は、組織内の回答者に限られる
・個人用アカウントでは回答数の上限が低い（無料200件、有料1,000件）
・デスクトップのExcelとのつながりは、Macではまだ対応予定の段階

つまり、Formsは「社内で答えてもらい、数えて、Excelで分析する」という流れには非常によく合っています。Halictの公式サイトにある比較のページでも、Microsoft 365を使っていて社内向けのアンケートを取る用途や、回答をExcelで集計して終わる用途なら、乗り換える理由はないと書かれています。

逆に、社外の人から申込みや問い合わせを受け付け、1件ずつ対応していく使い方では、Formsの集計画面だけでは足りなくなります。そのときに起きるのが、「Excelに書き出し、担当と状況の列を手で追加し、返信はOutlookで送る」という、道具が3つに分かれた運用です。

集計のあとの対応まで追いたいときの選び方

アンケートの集計で終わらず、届いた回答ごとに何かの対応が発生するなら、道具の選び方を見直す時期かもしれません。判断の目安は次の3つです。

・Excelに「担当」「対応状況」「連絡日」の列を手で追加している
・回答者への返信をメールソフトで別に送り、誰が送ったか分からなくなることがある
・社外の人からファイルを受け取りたいのに、Formsでは組織内に限られて受け取れない

このどれかに当てはまるなら、受付から対応までを1つの画面で扱えるフォームのサービスが合っています。

受付から返信までを1つにしたいときの候補

候補の1つが、Halict（ハリクト）です。公式サイトでは、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームのサービスとして紹介されています。作りたいフォームを一言で伝えるとAIが質問の構成まで組み立てる機能があり、テキスト、選択肢、評価、日付、メール、ファイル提出など12種類の項目を使えます。集まった回答は一覧で確かめられ、CSVに書き出せます。ファイルの受付は回答者のログインが不要なので、社外の人からもそのまま受け取れると公式サイトに書かれています。

公式の料金ページによると、料金は使う人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。フリープランは0円でメンバー1人まで、ステージ管理、自動返信、CSVの書き出しが含まれます。有料のプランは税抜の月額で、スターターが2,980円（メンバー3人まで）、チームが7,800円（10人まで）、ビジネスが16,800円（30人まで）です。スターターからGoogleスプレッドシートとの連携が、チームからTeams・Slack・Chatworkへの通知が加わります。年払いにすると2か月分が無料になると書かれています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Halictの公式サイトには、Excelのブックと直接つながって回答が自動で反映される連携は掲げられていません。集計の中心がExcelで、社内アンケートを数えて終わる使い方なら、Formsのほうが手間は少なくなります。回答を数えることが目的か、回答に対応することが目的か。この違いで道具を選ぶと、後から作り直す手間が減ります。

アンケート集計を任される仕事と市場の見方

最後に、アンケートの集計そのものを仕事として見たときの話をします。Formsで集めたデータを整理し、Excelで分析して報告書にまとめる作業は、業務委託の仕事としても一定の需要があります。社内に詳しい人がいない中小企業や団体では、アンケートの設計から集計、報告までを外部に頼むことが珍しくありません。

最近は、こうした作業がAIの活用と結びつく場面も増えています。自由記述を分類したり、要約したりする作業にAIを使い、その結果を人が確かめて報告にまとめる、という流れです。業務の中でAIをどう使うかを助言する仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな依頼があり、どんな力が求められるかを紹介しています。アンケートの結果をもとに施策を考える力は、マーケティングの仕事とも重なります。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、データを読み解いて改善につなげる仕事の広がりをまとめています。

フォームと集計の仕組みを自分たちで作りたい会社からは、業務用のアプリを作る依頼が出ることもあります。アプリケーション開発のお仕事では、業務システムの開発がどのように外部に頼まれているかを紹介しています。また、調査の設計や分析を専門とする人の報酬水準は、研究者の年収・単価相場で確かめられます。経営の課題を数字から整理する専門家としては、中小企業診断士という国家資格もあり、アンケートの分析を経営の提案につなげる場面で生きます。

20年この市場を見てきた立場から言えば、集計の仕事で長く頼られる人は、数字を正しく出すだけでなく、「この結果から次に何をすればよいか」を一言添えられる人です。依頼する側が本当に欲しいのは表ではなく判断の材料だからです。そして、仲介の手数料がかからない直接の取引であれば、同じ予算で依頼する側はもう一歩踏み込んだ分析を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接やり取りできる環境は、こうした「次の一手まで考える」仕事を続けやすくしてくれます。

よくある質問

Q. Microsoft Formsのアンケート結果はどこで集計を確認できますか？

フォームを開いて「回答の表示」を選ぶと、回答の概要の画面が表示されます。回答数、平均の所要時間、質問ごとの回答の数とグラフが自動で出るので、件数や割合を知るだけなら表を作る必要はありません。質問ごとの詳細や、回答者ごとの結果もこの画面から開けます。

Q. 「Excelで結果を開く」と「コピーをダウンロード」はどう違いますか？

「Excelで結果を開く」はOneDriveにブックが保存され、フォームとつながって新しい回答が反映されます。「コピーをダウンロード」はフォームとつながらないファイルで、その時点の回答だけが入ります。報告書の数字を固定したいときや社外の人に渡すときは、コピーのほうが向いています。

Q. 個人のMicrosoftアカウントで作ったFormsに回答数の上限はありますか？

あります。公式ヘルプによると、Hotmail、Live、Outlook.comなどの個人用アカウントでは、受け取れる回答は無料のアカウントで最大200件、有料のアカウントで最大1,000件です。職場や学校のアカウントでは1つのフォームで最大5,000,000件です。参加者の多いアンケートは事前に上限を確かめてください。

Q. 共有した集計結果のリンクを止めることはできますか？

できます。「回答の表示」から「回答の概要」、「その他のオプション」、「概要リンクの共有」、「リンクの削除」の順に進みます。削除したリンクは元に戻せず、再び共有するときは新しいリンクを作ります。共有の範囲を後から狭めても既存のリンクは見られるままなので、範囲を絞るときは削除が必要です。