打ち合わせメモの取り方｜決まったことと宿題を残す書き方

2026年7月18日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓打ち合わせメモの取り方を
✓手書きとデジタルの使い分け
✓終わった後24時間以内にやることまで解説します

打ち合わせメモは、話した内容をすべて書き写すためのものではありません。あとで読み返したときに「何が決まったか」「誰がいつまでに何をするか」「まだ決まっていないことは何か」がすぐ分かれば、それで役目を果たします。打ち合わせが終わってから「結局どうなったんだっけ」と困る人の多くは、話の流れを追うことに力を使い、結論と宿題を書き留める時間が足りていません。この記事では、議事録との違い、必ず残す項目、事前の準備、聞きながら書くコツ、手書きとデジタルの使い分け、そのまま使えるひな型、終わった後にやることを順に説明します。打ち合わせで出た宿題を担当と期限つきでチームと共有したいときは、プロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法もあり、その使い方も後半で触れます。

打ち合わせメモと議事録の違い

最初に、打ち合わせメモと議事録の違いを整理しておきます。どちらも会議の記録ですが、目的と読む人が違います。

議事録は、会議の内容を正式な記録として残す文書です。出席者、日時、議題、発言の要旨、決定事項を決まった形式で書き、参加者や上長の確認を経て保存します。取締役会や理事会のように、法律や規程で作成が求められる議事録もあります。社内で回覧され、あとから第三者が読んでも経緯が分かるように書くのが基本です。

打ち合わせメモは、もっと身軽な記録です。少人数の打ち合わせ、取引先との電話、社内の短い相談のように、正式な議事録を作るほどではないけれど、決まったことを忘れると困る場面で取ります。読む人は主に自分と、その打ち合わせに関わった数人です。形式よりも、あとで行動に移せるかどうかが大切です。

比べる点	議事録	打ち合わせメモ
目的	正式な記録として残す	決まったことと宿題を忘れない
読む人	参加者、上長、欠席者、第三者	自分と関係者の数人
形式	会社や団体で決まった書式	自由。ただし項目は固定すると楽
確認	参加者の承認を取ることが多い	要点をメールやチャットで共有する
書く量	発言の要旨まで書く	結論、宿題、未決事項が中心

実務では、打ち合わせメモをもとに議事録を作ることもよくあります。メモの段階で結論と宿題がきちんと分かれていれば、議事録に書き直す作業は大幅に短くなります。逆に、メモが話の流れの書き写しになっていると、議事録を作るときにもう一度内容を整理し直すことになります。

もう1つの違いは、残す期間です。議事録は会社の規程で保存期間が決まっていることがあり、数年単位で保管されます。打ち合わせメモは、案件が終わるまで、あるいは次の打ち合わせまで使えれば十分な場合が多いものです。ただし、取引条件や納期が決まった打ち合わせのメモは、あとで食い違いが起きたときの手がかりになるので、案件が終わってもしばらく残しておくと安心です。

打ち合わせメモに必ず残す5つの項目

打ち合わせメモで迷う人の多くは、何を書けばよいかが決まっていません。毎回同じ項目を用意しておけば、聞きながら空欄を埋めるだけになります。必ず残したいのは次の5つです。

項目1：日時・参加者・目的

いつ、誰と、何のために話したかを最初に書きます。目的は「見積の金額を決める」「デザイン案の方向性を選ぶ」のように、終わったときに何が決まっていればよいかの形で書くと、話がそれたときに戻しやすくなります。参加者は、相手の会社名と名前、役割まで書いておくと、数か月後に読み返したときにも誰の発言か分かります。

項目2：決まったこと

打ち合わせメモの中心です。金額、納期、仕様、方針など、その場で合意した内容を1行ずつ書きます。「だいたいこの方向で」のような曖昧な合意は、そのまま書かずに「A案で進める。細部は次回に確認」のように、決まった範囲と決まっていない範囲を分けて書きます。

項目3：宿題（誰が・何を・いつまでに）

打ち合わせで出た作業を、担当者と期限つきで書きます。「資料を送る」だけでは足りず、「制作担当の山本が見積書を10月30日までにメールで送る」のように、担当、内容、期限、方法の4つがそろって初めて宿題になります。期限がその場で決まらなかったときは、「期限は先方が明日までに連絡」と書いておきます。

項目4：決まらなかったこと

保留になった論点、持ち帰りになった質問、次回に回した議題を書きます。この欄がないと、決まっていないことが決まったことのように記憶され、次の打ち合わせで話が食い違います。未決の論点には、誰が答えを持ってくるかも添えておきます。

項目5：次回の予定

次の打ち合わせの日時、または次に連絡を取る日を書きます。日程が決まっていなくても「宿題がそろった時点で日程を調整」のように、次の動きが分かる一文を残しておきます。

この5つの順番は、読み返すときの順番でもあります。打ち合わせの直後に読み返すのは、まず宿題と決まったことです。項目を固定しておくと、聞き漏らしにもその場で気づけます。宿題の欄が空のまま打ち合わせが終わりそうなら、「今日の宿題を確認させてください」と最後に一言たずねるだけで、メモの質は上がります。

打ち合わせの前に準備しておくこと

よい打ち合わせメモは、打ち合わせが始まる前にほとんど決まります。準備にかける時間は10分程度で十分ですが、やるかどうかで当日の書きやすさが大きく変わります。

まず、メモの枠を先に作っておきます。上で紹介した5つの項目を見出しにして、日時と参加者、目的はあらかじめ埋めておきます。議題が分かっていれば、決まったことの欄に議題を並べておき、当日はその横に結論を書き込むだけにしておきます。

次に、自分が確認したいことを書き出しておきます。見積の前提、納期の希望、使える素材、判断する人は誰かなど、聞き忘れると作業が止まる質問を3つから5つ用意します。打ち合わせの終わりにこのリストを見返せば、聞き漏らしを防げます。

前回の打ち合わせメモも読み返しておきます。前回の宿題がどうなったか、未決のまま残った論点は何かを確認し、今回の議題に加えます。前回のメモを開いたまま打ち合わせに臨むと、「前回はこう決めましたね」とその場で確かめられるので、話の食い違いが起きにくくなります。

オンラインの打ち合わせなら、画面の配置も決めておきます。会議の画面とメモの画面を並べて表示できるようにしておくと、相手の顔を見ながら書けます。録画や文字起こしを使う場合は、事前に相手の了承を得ておくことも忘れないようにします。了承を得ずに録音や録画をすると、相手との信頼関係を損ねることがあります。

準備の最後に、打ち合わせの目的を相手と共有しておくのも効果的です。「明日は見積の前提と納期を決めたいと考えています」と前日に一言送っておけば、相手も必要な資料や判断する人をそろえて臨めます。目的がそろっていると、打ち合わせの時間内に結論が出やすくなり、メモの決まったことの欄も自然に埋まります。

打ち合わせ中のメモの取り方のコツ

打ち合わせ中は、話を聞くこととメモを取ることを同時に進めなければなりません。すべてを書こうとすると、聞くほうがおろそかになります。ここでは、聞きながらでも結論と宿題を取りこぼさないコツを紹介します。

結論が出た瞬間だけ確実に書く

話の途中経過は、キーワードを数語書くだけで十分です。その代わり、「では、そうしましょう」「それでお願いします」という言葉が出たら、その直前の内容を決まったことの欄に必ず書きます。合意の言葉を合図にすると、書くべきタイミングが分かりやすくなります。

記号を決めておく

決まったことには丸、宿題には四角、未決には三角のように、記号を決めておくと、あとで読み返したときに一目で分類できます。手書きでもデジタルでも使える方法です。記号を使うと、話の順番どおりに書いていても、終わった後に項目ごとに整理し直す手間が減ります。

数字と固有名詞はその場で確かめる

金額、日付、数量、人の名前、製品名は、聞き間違えると後の作業に大きく響きます。「10月30日でよろしいですか」「税抜で15万円ですね」のように、その場で口に出して確かめてから書きます。確認の一言は相手にとっても安心材料になります。

発言者を短く添える

誰の発言かが大事な場面では、発言の頭に名前の一文字を添えます。特に、要望を出したのが誰か、判断したのが誰かは、あとで「言った、言わない」にならないように書いておきます。

最後の2分で読み上げる

打ち合わせの終わりに、決まったことと宿題を読み上げて確認します。「今日決まったのはこの3点、宿題はこの2つでよろしいでしょうか」と確認するだけで、認識のずれをその場で直せます。この2分があるかないかで、メモの信頼性は大きく変わります。読み上げの時間を確保するために、打ち合わせの予定時刻の5分前には議論を締めくくるよう、進行役と決めておくのも有効です。

手書きとデジタル、どちらで取るか

打ち合わせメモを手書きにするか、パソコンやスマートフォンで取るかは、多くの人が迷う点です。どちらにも向いている場面があります。

手書きのよさは、相手の話に集中しやすいことです。キーボードの音がしないので、対面の打ち合わせでも相手に気を遣わせません。図や矢印を自由に描けるので、画面の構成や業務の流れを話し合う場面にも向いています。一方で、あとから探すのが大変で、字が読めなくなることもあります。

デジタルのよさは、検索できること、そのまま共有できることです。打ち合わせが終わった直後に、メモをメールやチャットに貼り付けて関係者に送れます。過去の打ち合わせの記録をキーワードで探せるのも大きな利点です。ただし、画面に向かって打ち込み続けると、相手の表情や話の間を見落としがちです。

両方を組み合わせる方法もあります。経理と財務の仕事をしている人が、間隔の空く打ち合わせに備えて次のような工夫を紹介しています。

銀行さんとの打ち合わせは、前回との間が1〜2ヶ月、時には半年も空くことがあって。「前回何を話したっけ？」と振り返っておかないと、支障が出ることがありました。でも、数か月前の手書きメモを探す手間も、悪筆を読み解く手間も大変。。そこで、手書きメモをスプレッドシートに転記する方法にしました。出典: note.com

打ち合わせ中は手書きで集中し、終わった後にスプレッドシートへ転記する方法です。転記のときに、決まったこと、宿題、未決事項に分けて書き直せば、整理と記録が一度に済みます。転記に時間がかかりすぎるなら、手書きのメモをスマートフォンで撮影し、要点だけを文字で打ち込む方法でも十分です。

選び方の目安を整理すると、対面で相手との関係づくりが大事な打ち合わせや、図を描きながら考える打ち合わせは手書き、オンラインの打ち合わせや、終わってすぐに共有したい打ち合わせはデジタルが向いています。どちらを選んでも、5つの項目の枠を使う点は変わりません。

そのまま使える打ち合わせメモのひな型と記入例

ここでは、5つの項目を使ったひな型と、ホームページの改修を依頼された場面を想定した記入例を紹介します。ひな型はそのまま文書やスプレッドシートに写して使えます。

ひな型

日時：
場所または方法（対面、オンライン、電話）：
参加者（会社名、名前、役割）：
目的（終わったときに決まっていればよいこと）：
決まったこと：
宿題（担当、内容、期限、方法）：
決まらなかったこと（誰が答えを持ってくるか）：
次回の予定：
その他のメモ（背景、相手の要望、気づいたこと）：

記入例

日時：10月23日 14時から15時
方法：オンライン
参加者：株式会社〇〇の△△さん（広報担当、判断する人）、□□さん（制作担当）、こちらは担当者1名
目的：トップページ改修の範囲と納期を決める
決まったこと：改修はトップページと採用ページの2ページ。デザインはA案で進める。公開は12月1日
宿題：こちらが見積書を10月30日までにメールで送る。△△さんが採用ページの文章を11月7日までに共有する
決まらなかったこと：お知らせ欄の更新方法。□□さんが社内の運用を確認して来週中に連絡
次回の予定：11月10日 15時からオンライン
その他のメモ：スマートフォンで見る人が多いので、表示の速さを重視したいとの要望

記入例のように、決まったことと宿題は1行ずつ、主語と期限がはっきり分かる形で書くのがポイントです。「その他のメモ」の欄には、結論には入らないけれど作業の判断に役立つ情報を書いておきます。相手の要望の背景を残しておくと、制作の途中で迷ったときに判断の材料になります。

このひな型は、社内の打ち合わせにも取引先との打ち合わせにも使えます。社内の打ち合わせなら参加者の欄を簡略にし、取引先との打ち合わせなら判断する人が誰かを必ず書いておく、というように、場面に合わせて少しずつ調整してください。

打ち合わせの種類ごとに、メモで重視する点

同じ5つの項目を使っても、打ち合わせの種類によって、特に丁寧に書くべき欄は変わります。よくある4つの場面ごとに、重視する点を整理します。

初回のヒアリング

新しい案件の最初の打ち合わせでは、相手の要望と、その背景を丁寧に残します。「なぜ今その依頼をするのか」「誰がどんな場面で使うのか」「予算と納期の上限はどこか」が分かると、提案の方向を誤りにくくなります。この場面では、決まったことはまだ少なく、未決事項の欄が長くなるのが普通です。未決の論点ごとに、次回までに誰が何を調べるかを書いておくと、2回目の打ち合わせがすぐに本題から始められます。

定例の進捗確認

毎週や隔週の定例では、前回の宿題がどうなったかの確認が中心になります。メモの冒頭に前回の宿題を並べ、終わったもの、遅れているもの、取りやめたものに分けて書きます。遅れている宿題には、新しい期限と遅れた理由を一言添えます。定例は回数が多く記録も増えるので、毎回同じ形で書くことが、あとで経緯をたどるときの助けになります。

電話での短い相談

電話は記録が残らないため、メモの価値がもっとも高い場面です。通話中はキーワードだけを書き、切った直後に決まったことと宿題を清書します。大事な内容は、「先ほどのお電話の確認です」とメールで送り、文字の記録にしておきます。電話の内容をメールで確かめる習慣があると、口頭のやり取りの食い違いはほとんど起きなくなります。

社内の相談や判断の場

上司や他の部署との相談では、判断した人と判断の理由を書いておきます。あとで状況が変わったとき、なぜその判断をしたのかが分かれば、見直すべきかどうかをすぐに考えられます。社内の打ち合わせは気軽に始まることが多いので、メモを取らずに終わりがちです。5分の立ち話でも、決まったことが1つでもあれば、1行のメモを残しておくと後で役立ちます。

打ち合わせの後、24時間以内にやること

打ち合わせメモは、取って終わりではありません。記憶が新しいうちに整えて共有することで、初めて役に立つ記録になります。目安は打ち合わせから24時間以内です。

1. メモを清書する

打ち合わせ中に書いた走り書きを、5つの項目に沿って整えます。記号で分けておいた決まったこと、宿題、未決事項をそれぞれの欄に移し、略語や走り書きを読める文に直します。清書は打ち合わせ直後の15分で済ませるのが理想です。時間がたつほど、走り書きの意味が分からなくなります。

2. 関係者に共有する

清書したメモを、参加者にメールやチャットで送ります。「本日の打ち合わせの確認です。認識違いがあればご指摘ください」と一言添えて送れば、相手も内容を確かめやすくなります。送ったメモに返事がなければ、その内容で合意したものとして進めやすくなりますが、金額や納期のように大事な点は、相手から確認の返事をもらっておくと安心です。

3. 宿題を予定に入れる

自分の宿題は、カレンダーやタスクの一覧に期限つきで登録します。メモの中に書いただけでは、忙しい日が続くと忘れてしまいます。相手の宿題も、期限の前日に確認の連絡を入れる予定として登録しておくと、作業が止まるのを防げます。

4. 保存場所を決めて残す

清書したメモは、案件ごとのフォルダや共有の文書に保存します。ファイル名は「日付_相手先_議題」のように決めておくと、あとから探しやすくなります。手書きのメモも、撮影して同じ場所に保存しておけば、デジタルの記録と一緒に探せます。

この4つの手順を習慣にすると、打ち合わせのたびに記録がたまり、案件の経緯を誰でもたどれるようになります。担当者が交代したときや、数か月後に同じ相手と打ち合わせをするときにも、過去のメモが大きな助けになります。

フリーランスが打ち合わせメモを残す意味

在宅で仕事を受けるフリーランスや副業の人にとって、打ち合わせメモは自分を守る記録にもなります。口頭で決まった条件が、あとで食い違うことがあるからです。

2024年11月1日に施行されたフリーランス・事業者間取引適正化等法では、発注する事業者に対して、業務を委託したときの取引条件の明示が義務付けられました。厚生労働省の解説ページでは、法律の内容が次のように説明されています。

個人で働くフリーランスに業務委託を行う発注事業者に対し、業務委託をした際の取引条件の明示、給付を受領した日から原則60日以内での報酬支払、ハラスメント対策のための体制整備等が義務付けられます。出典: mhlw.go.jp

法律の条文（第3条）では、業務の内容、報酬の額、支払期日などを、書面または電子メールなどの電磁的方法で示すことが求められています。条文はe-Govの法令検索で確かめられます。発注する側に明示の義務があるとはいえ、打ち合わせで決まった内容を受ける側が自分でもメモに残し、メールで確認しておけば、条件の食い違いに早く気づけます。どの取引に法律が適用されるかは、発注する事業者の規模や従業員の有無などで変わるため、迷うときは厚生労働省や公正取引委員会の案内で確かめてください。

フリーランスが打ち合わせメモで特に残しておきたいのは、次の点です。

作業の範囲（どこまでが今回の依頼で、どこからが追加か）
報酬の額と、追加の修正が出たときの扱い
納期と、相手から素材が届く日
修正の回数や、確認の方法
支払いの時期と方法

これらは、あとで「そこまで頼んだつもりはない」「そこまでやるとは聞いていない」と食い違いやすい点です。打ち合わせメモに書き、メールで送って確認しておくことで、作業の途中で条件が変わったときにも、どこから変わったのかを示せます。メモは相手を疑うためではなく、双方が安心して仕事を進めるための記録です。

打ち合わせメモに使える無料のツールと選び方

打ち合わせメモは紙のノートでも十分取れますが、共有や検索を考えると、無料で使えるツールを組み合わせると便利です。ここでは、目的別に選び方を紹介します。

1人で記録するなら文書ソフトとスプレッドシート

自分のための記録なら、普段使っている文書ソフトやスプレッドシートで十分です。ひな型を1つ作っておき、打ち合わせのたびに複製して使います。スプレッドシートなら、1行に1つの打ち合わせを記録し、決まったこと、宿題、未決事項を列に分けると、過去の打ち合わせを一覧で見比べられます。多くの人がすでに使い慣れているので、新しく覚えることがほとんどありません。

会議の内容を1か所で記録したいならノートアプリ

文書とデータベースを組み合わせて使えるノートアプリも選択肢です。たとえばNotionは、公式の料金ページによると、フリープランが無料で、有料のプラスプランが1人あたり月額1,650円、ビジネスプランが1人あたり月額3,150円と表示されています（支払い方法で変わり、年払いのほうが安くなると案内されています）。ビジネスプランには、会議の内容を書き起こして要約を作る「AIミーティングノート」が含まれ、フリープランとプラスプランでは利用に制限があると案内されています。会議の書き起こしまで1つの場所で扱いたい人に合う一方、ページの作り方を自分で設計する必要があるので、使い始めは少し手間がかかります。料金や機能は改定されることがあるため、申し込む前に公式の料金ページで確かめてください。

宿題をチームで追いかけたいならプロジェクト管理ツール

打ち合わせメモの中で、もっとも抜けやすいのは宿題の後追いです。参加者が多い案件や、社外のメンバーと進める案件では、メモを共有しただけでは宿題の進み具合が見えません。複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。

その選択肢の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、カードごとのコメントやメンションで担当者に知らせることができます。打ち合わせで出た宿題を1つずつカードにして担当と締切を付ければ、誰の作業がどこまで進んだかを、関係者が同じ画面で確かめられます。打ち合わせメモそのものは文書で作り、そこに書いた宿題の実行の管理をPinatecaで行う、という使い分けになります。

公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は要りません。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。ビジネスプラン（1人あたり月額1,980円、年払いなら1,580円、税抜）では、会議の録画をカードに載せて共有し、書き起こしをワークスペースをまたいで検索できると案内されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どのツールを選ぶ場合も、大事なのは5つの項目の枠を変えないことです。ツールを変えても項目が同じなら、過去の記録と見比べやすく、チームの誰が書いても同じ形の記録になります。

打ち合わせメモでよくある失敗と直し方

最後に、打ち合わせメモでよく起きる失敗と、その直し方を紹介します。思い当たるものがあれば、次の打ち合わせから1つずつ試してください。

失敗1：話の流れをすべて書き写してしまう

発言を順番に書き写すと、メモは長くなるのに、何が決まったかが分かりません。直し方は、結論が出た瞬間だけ確実に書き、途中経過はキーワードにとどめることです。5つの項目の枠を先に用意しておくと、書き写しになりにくくなります。

失敗2：宿題に期限がない

「資料を送る」「確認する」だけでは、いつまでにやればよいかが分からず、後回しになります。宿題を書くときは必ず期限を添え、その場で決まらなければ「期限は〇日までに決める」と書きます。

失敗3：決まっていないことを書かない

保留になった論点を書かずにいると、次の打ち合わせで「前回決めたはず」と話が食い違います。未決の欄を必ず用意し、誰が答えを持ってくるかまで書きます。

失敗4：共有が遅れる

打ち合わせから数日たってメモを送ると、相手の記憶も薄れて確認が難しくなります。清書と共有は当日中、遅くとも24時間以内に済ませます。

失敗5：保存場所がばらばら

ノート、スマートフォンのメモ、メールの下書きに記録が散らばると、必要なときに見つかりません。案件ごとに保存場所を1つに決め、手書きのメモも撮影して同じ場所に保存します。

失敗6：自分にしか読めない略語で書く

聞きながら書くと、略語や記号が増えるのは自然なことです。ただ、清書のときに略語を残したまま共有すると、相手には意味が伝わりません。数か月後の自分にも読めなくなることがあります。直し方は、清書の段階で略語をすべて元の言葉に戻すことです。よく使う略語は、メモの最後に一覧を付けておくと、チームで同じ記号を使えるようになります。

これらの失敗は、どれも仕組みで防げます。項目の枠を決める、期限の欄を空けない、共有の時刻を決める、保存場所を固定する。この4つを習慣にするだけで、打ち合わせメモは「書いたけれど使えない記録」から「次の行動につながる記録」に変わります。

打ち合わせメモの力が仕事の幅を広げる理由

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、打ち合わせの後の確認が丁寧です。打ち合わせの当日に要点と宿題を送ってくれる人には、依頼する側が安心して次の仕事を任せます。単価の交渉よりも先に「この人に頼むと話が早い」という信頼が積み上がり、それが継続の依頼につながっていきます。仲介の手数料が乗らない直接取引では、こうした信頼がそのまま双方の得になります。依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなるからです。

打ち合わせメモの力が特に生きるのは、要件を聞き取って形にする仕事です。業務の課題を聞き取り、AIの使い方を提案する仕事についてはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、依頼者の要望を仕様に落とし込む仕事についてはアプリケーション開発のお仕事で、仕事の内容と求められる力を紹介しています。どちらも、打ち合わせで決まったことと決まらなかったことを正確に残せるかどうかが、仕事の質を左右します。

デザインの仕事も、打ち合わせメモが成果を左右する分野です。色や雰囲気のように言葉にしにくい要望を、打ち合わせで聞き取って記録し、修正の範囲を確認しながら進める必要があります。デザイナーの年収・単価相場では、デザイナーの収入の目安や働き方ごとの違いをまとめています。

経営の相談に乗る仕事では、打ち合わせの記録そのものが成果物の一部になります。企業の経営課題を聞き取り、改善策を助言する国家資格については中小企業診断士で、資格の内容と試験の流れを紹介しています。打ち合わせメモの5つの項目は、どの職種でも使える土台です。次の打ち合わせから、枠を用意して臨んでみてください。