仕事のメモの取り方｜聞き漏らしを防ぐ書き方と整理

仕事のメモの取り方に悩む人の多くは、「全部書こうとして話についていけない」「書いたのに、あとで読み返すと意味が分からない」のどちらかでつまずいています。メモは、話を一字一句書き写すためのものではなく、あとで自分が動くための材料を残すものです。この記事では、聞き漏らしを防ぐための準備、話を聞きながら書くコツ、場面ごとの書き方の型、書いたメモをあとから使える形に整理する方法までを、具体例つきで順番に説明します。メモに書いた「やること」を複数の人で分け合う場面では、担当と期限を共有できるPinatecaのような道具の使いどころにも触れます。

仕事でメモを取る目的

メモを取る目的は、大きく分けて3つあります。

1つ目は、忘れないことです。人は聞いた話をそのまま長く覚えていられません。指示の内容、期限、相手の名前、数字は、聞いたその場で書いておかないと、時間がたつほど抜け落ちていきます。

2つ目は、頭の中を整理することです。話をすべて書き取ることはできないので、メモを取るときは、何が大事かを選び、短い言葉にまとめる必要があります。この「選んでまとめる」作業そのものが、話の理解を深めます。

3つ目は、相手との信頼を作ることです。文具の会社のコラムでは、メモを取ることの効果について次のように説明されています。

打ち合わせや面談でメモを取っていると、「話をきちんと聞いてくれている」という印象を与えられるため、それが相手の安心感や信頼感にもつながります。 出典: e-maruman.co.jp

指示を出す側から見ると、メモを取らずにうなずいているだけの相手には、「本当に伝わっているだろうか」という不安が残ります。メモを取る姿は、それだけで「受け取りました」という合図になります。

この3つの目的を意識すると、メモの取り方の答えも見えてきます。忘れないためには、数字や期限を確実に書くこと。整理のためには、要点だけを短く書くこと。信頼のためには、聞いた内容をその場で確かめ、メモを見ながら動くこと。メモの上手な人は、この3つを同時にこなしています。

メモの取り方が下手になる原因

メモがうまく取れない原因は、たいてい次のどれかです。

• 全部書こうとする: 話す速さに書く速さが追いつかず、途中から話を聞けなくなる
• 何が大事か分からないまま書く: 重要でない部分を細かく書き、肝心の期限や数字が抜ける
• 書いた場所がばらばら: 手帳、付箋、ノートの切れ端、スマートフォンに散らばり、あとで見つからない
• 書いたまま見返さない: その場では分かっていても、翌日には自分の字や略語が読めない
• 分からない点をその場で聞かない: あいまいなまま書き、あとで動けなくなる

特に多いのが、1つ目の「全部書こうとする」です。新しい職場で、同じことを何度も聞いてはいけないと思うほど、一言も逃すまいとして書き写し、結果として話の流れが分からなくなります。メモは、録音の代わりではありません。話を聞く8割、書く2割くらいの気持ちで、要点だけを拾うほうが、結果として聞き漏らしは少なくなります。

手順を見せてもらいながら覚える場面も、メモが難しくなりやすい場面です。手の動きを見ながら言葉を聞き、さらに書くのは、誰にとっても難しいことです。この場合は、見ている間は書くのをやめて動きに集中し、一通り見せてもらったあとで「今の手順を、確認のために書き留めてもよいですか」と時間をもらって書くほうが確実です。

メモを取る前の準備

聞き漏らしを防ぐ一番の方法は、話が始まる前の準備です。

まず、メモを書く場所を1つに決めます。仕事用のノート1冊、または決まったメモアプリ1つに絞ると、あとで探す手間がなくなります。付箋やメモ用紙に書いた場合も、その日のうちにノートかアプリに書き写すと決めておけば、散らばりません。

次に、ページの書き出しを決めておきます。新しい話を書くときは、必ず最初に次の3つを書きます。

1. 日付（曜日まで）
2. 誰からの話か（相手の名前、会議の名前）
3. 何についての話か（件名）

この3つがあるだけで、1週間後にメモを見返したとき、「いつ、誰に、何を言われたか」がすぐに分かります。

話を聞く前に、聞くべき項目を先に書き出しておくのも効果的です。例えば、上司から新しい仕事を頼まれると分かっているなら、ページに「目的」「期限」「提出先」「形式」「確認する人」と項目だけを書いておき、話を聞きながら空欄を埋めていきます。話が終わったときに空欄が残っていれば、それが聞き漏らした項目です。その場で「期限はいつまででしょうか」と聞けば、あとで困ることはありません。

最後に、道具を手の届く場所に用意します。会議や打ち合わせでは、ペンが出てこない、ノートのページが見つからないというだけで、最初の大事な話を聞き逃します。

話を聞きながら書くコツ

話を聞きながらメモを取るときは、次のコツを意識すると、書く量を減らしながら要点を残せます。

1つ目は、名詞と数字を優先して書くことです。「来週の水曜日までに、A社向けの見積書を3パターン作って、課長に見せてください」という指示なら、「水曜まで」「A社」「見積書」「3パターン」「課長確認」と書けば十分です。助詞や「〜してください」のような部分は、あとで思い出せます。

2つ目は、文章ではなく箇条書きで書くことです。1行に1つの事柄を書き、行頭に「・」や番号を付けます。文章にしようとすると時間がかかり、話に遅れます。

3つ目は、いつ、どこで、誰が、何を、どうするか、という順番を意識することです。文化庁の文化審議会がまとめた「公用文作成の考え方」でも、文の書き方として「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうした」という基本的な語順をふまえて書くことが挙げられています。メモでも、この順番で項目を拾っていくと、抜けがすぐに分かります。

4つ目は、分からなかった言葉に印を付けておくことです。聞き慣れない言葉や、聞き取れなかった数字は、その場で無理に正しく書こうとせず、「？」を付けて先に進みます。話が一区切りついたところで、印を付けた部分だけをまとめて質問します。

5つ目は、話の最後に復唱することです。「確認させてください。水曜日までに、A社向けの見積書を3パターン作成し、課長に確認していただく、ということでよろしいでしょうか」と、メモを見ながら読み上げます。復唱すれば、聞き間違いをその場で直せるうえ、相手も伝え漏れに気づけます。

記号と略語で速く書く

メモを速く書くには、よく使う言葉を記号や略語に置き換える方法が役立ちます。自分だけが読むメモなら、決まった書き方を作っておくと、書く速さが大きく変わります。

意味	記号・略語の例
やること	□（終わったら塗りつぶす）
期限	〆（例：〆10/30）
重要	★ または ◎
確認が必要	？
決まったこと	決
理由・原因	∵
結果・だから	→
電話	TEL
打ち合わせ	MTG

大切なのは、記号の意味を毎回変えないことです。今日は★が重要、明日は★がやること、では、あとで読み返したときに混乱します。使う記号は5〜10個程度に絞り、ノートの最初のページに一覧を書いておくと迷いません。

略語は、自分以外の人が読む可能性があるメモでは使いすぎないようにします。チームで共有する議事録や、引き継ぎのためのメモには、誰が読んでも分かる言葉で書き直します。

ページの使い方と書く位置

ノートに手書きでメモを取る場合は、ページの使い方を決めておくと、あとで見返しやすくなります。よく使われるのが、ページを縦に分ける方法です。

• 左の広い部分: 話の内容を時系列で書く
• 右の細い部分: やること、期限、質問を書く

話を聞きながら左側に要点を書き、その中で「自分がやること」が出てきたら、右側に□を付けて書き出します。会議が終わったときには、右側を上から読むだけで、自分のやることの一覧ができあがっています。

もう1つの方法は、ページの下の部分を空けておき、話が終わってから要点を3行で書く方法です。その場で書いたメモは断片的になりがちですが、終わった直後に「結局、何が決まったのか」を3行で書くと、記憶が新しいうちに整理できます。翌日以降に見返すときは、まずこの3行を読めば、全体を思い出せます。

1つの話は1つのページにまとめ、次の話は新しいページから書くのも大切です。同じページに別の話を詰めて書くと、どこからどこまでが同じ話なのか分からなくなります。ノートの紙を節約するより、見返しやすさを優先します。

場面別1: 上司や先輩からの指示のメモ

ここからは、場面ごとのメモの型を紹介します。まずは、仕事の指示を受けるときのメモです。指示のメモでは、次の項目を必ず押さえます。

項目	聞くこと	メモの例
何を	作るもの、やること	A社向け見積書
なぜ	目的、使い道	来週の商談で提示
いつまでに	期限（日付と時間）	〆10/29（水）15時
どのように	形式、量、参考にするもの	3パターン、前回の見積書を参考に
誰に	提出先、確認する人	課長に確認後、営業の〇〇さんへ
困ったら	相談する相手	〇〇さん（内線〇〇）

この中で特に抜けやすいのが、「なぜ」と「困ったら」です。目的が分かっていると、指示にない細かい判断を自分でできるようになります。相談する相手が分かっていると、途中で手が止まったときに、すぐ動けます。

複数の指示を同時に受けた場合は、どれを先に進めるかも確かめておきます。「今お受けした2件のうち、どちらを優先すればよいでしょうか」と聞いておけば、あとで順番を迷わずに済みます。期限は、日付だけでなく時間まで確かめます。「水曜日まで」は、水曜日の朝なのか、終業までなのかで、作業の計画が変わるからです。

場面別2: 会議と打ち合わせのメモ

会議や打ち合わせのメモでは、発言を順番にすべて書く必要はありません。あとで必要になるのは、次の3つです。

1. 決まったこと
2. 決まらなかったこと（次に持ち越したこと）
3. 誰が、いつまでに、何をするか

会議の途中で、決まったことには「決」、持ち越したことには「保留」、やることには□を付けておくと、会議の終わりに一覧にしやすくなります。

会議の最後に、「本日決まったことを確認させてください」と、メモを読み上げて全員で確かめるのも効果的です。参加者の間で認識のずれがあれば、その場で直せます。

議事録を作る担当になった場合は、会議の後にメモをもとに清書します。議事録は自分以外の人が読む文書なので、略語や記号は使わず、日時、参加者、議題、決まったこと、やること（担当と期限）を、誰が読んでも分かる言葉で書きます。会議の当日中に共有すると、記憶が新しいうちに内容を確かめてもらえます。

場面別3: 電話の伝言メモ

電話を受けて、不在の人に伝言を残す場面も、メモの取り方で差が出ます。伝言メモには、次の項目を書きます。

• 誰あてか（〇〇さんへ）
• 受けた日時（10月23日 14時10分）
• 誰からか（会社名、部署、名前。読み方が分からなければ確かめる）
• 用件（要点を1〜2行で）
• 相手の希望（折り返しがほしい、また電話する、伝言だけでよい）
• 折り返し先の電話番号（復唱して確かめる）
• 受けた人の名前

電話では、相手の名前と電話番号を聞き間違えやすいので、必ず復唱します。「株式会社〇〇の△△様ですね。お電話番号は〇〇〇〇でよろしいでしょうか」と読み上げて、相手に確かめてもらいます。

伝言メモは、相手の机に残すだけでなく、戻ってきたときに口頭でも一言伝えると、見落としを防げます。社内のチャットで伝言を送る職場なら、同じ項目をチャットに書けば、外出先からでも確認してもらえます。

場面別4: 作業の手順のメモ

新しい作業の手順を教わるときのメモは、あとで自分1人でその作業ができるようにすることが目的です。手順のメモは、次の型で書くと使いやすくなります。

1. 作業の名前と、いつ行うか（例：毎月末の請求書の発行）
2. 使うもの（システムの名前、ファイルの場所、必要な資料）
3. 手順（番号を付けて、1つの番号に1つの動作）
4. 注意点（間違えやすいところ、確認すること）
5. 困ったときの相談先

手順は、「画面右上の『新規作成』を押す」のように、画面に出ている言葉をそのまま書くと、あとで迷いません。教わったあとは、メモだけを見て自分で一度やってみて、分からなかった部分を書き足します。自分でやってみて初めて、メモの抜けが分かるからです。

手順を見せてもらいながら書くのが難しい場合は、先に説明したとおり、見ている間は動きに集中し、あとで書く時間をもらいます。パソコンの操作なら、教わった人の許可を得たうえで、画面の写真を撮っておく方法もあります。ただし、お客様の情報が映っている画面は撮らないなど、職場の決まりを守ります。

場面別5: お客様との打ち合わせのメモ

お客様や取引先から要望を聞き取る打ち合わせでは、社内の会議とは別の注意が必要です。お客様の言葉は、あとで提案書や見積書を作るときの根拠になるので、できるだけお客様が使った言葉のまま書き留めます。

聞き取りのメモで押さえる項目は、次のとおりです。

• 困っていること（今のやり方の何が不便か）
• 望んでいること（どうなれば満足か）
• 条件（予算の目安、期限、使える人数や設備）
• 決める人（誰が最終的に判断するか）
• 次の約束（次にいつ、何を、どちらが出すか）

このうち、「困っていること」はお客様の言葉のまま、かぎかっこで書くのがコツです。例えば「月末に請求書を作るのに丸2日かかる」と言われたら、そのまま書きます。自分の言葉に言い換えて「請求業務の効率化」と書いてしまうと、提案のときにお客様の実感から離れた話になりがちです。

打ち合わせの終わりには、「本日伺った内容をまとめて、明日までにメールでお送りします」と伝え、その日のうちに確認のメールを送ります。メモをもとに、困っていること、望んでいること、条件、次の約束を短く書き、「認識に違いがあればお知らせください」と添えれば、行き違いを早い段階で防げます。

場面別6: オンライン会議のメモ

オンライン会議では、対面と違って相手の手元や表情が見えにくく、話の区切りもつかみにくくなります。メモを取るときは、次の点を意識します。

まず、画面共有された資料の名前と、何ページ目の話かを書き添えます。「資料2のp.5、来期の予算」のように書いておけば、あとで資料と照らし合わせて内容を思い出せます。

次に、聞き取れなかった部分は、チャットで確かめる方法があります。話の流れを止めずに「先ほどの期限は11月10日でよろしいでしょうか」とチャットで送れば、話している人が区切りで答えてくれます。

パソコンでメモを取る場合は、キーボードの音に気をつけます。マイクが音を拾うと、ほかの参加者の聞き取りの邪魔になるので、自分が話さないときはマイクを切っておきます。

会議を録画できる場合でも、メモは取っておくのがおすすめです。録画は長く、あとで必要な部分を探すのに時間がかかります。決まったこととやることだけでもメモに残しておけば、録画を見返すのは確かめたい部分だけで済みます。録画や録音をする場合は、参加者に事前に伝えて了承を得ます。

新しく教わるときの質問の仕方

新しい職場や新しい仕事で教わる立場のときは、「同じことを何度も聞いてはいけない」という思いから、メモを取りすぎてしまいがちです。ただ、教える側から見ると、メモを取らずに何度も聞かれることより、分からないまま進めて間違えられることのほうが困ります。

質問をするときは、メモを見せながら「ここまでは分かりました。この部分がまだ分かっていません」と、分かっている部分と分からない部分を分けて伝えると、教える側は答えやすくなります。教わった内容を自分のメモで整理し、次の日に「昨日のメモで手順を確かめたのですが、この順番で合っていますか」と確かめるのも、確実に覚えるよい方法です。

一度聞いたことをもう一度聞くときは、「メモを取ったのですが、この部分を書き漏らしてしまいました」と正直に伝えれば、たいていの場合は快く答えてもらえます。2回目に聞いたことは、必ずメモに書き足し、3回目は聞かずに済むようにします。

メモを習慣にする1日の流れ

メモの取り方は、毎日の流れの中に組み込むと、自然に身につきます。1日の流れの例は次のとおりです。

1. 朝の始業時: 前日に作ったやることの一覧を見て、その日にやることを3つから5つ選ぶ
2. 日中: 指示、会議、電話のたびに、決めたノートやアプリにメモを取る。やることには□を付ける
3. 昼休みの前後: 午前中のメモを見返し、急ぎのやることがあれば一覧の上に移す
4. 終業前の5分: その日のメモを見返し、読めない部分を書き直し、□の項目をやることの一覧に写す。終わったことは消す
5. 週の終わり: 1週間のメモを見返し、繰り返し使う情報を手順書や連絡先の一覧に移す

この流れを2週間ほど続けると、メモを取ること自体が負担に感じなくなり、聞き漏らしや、やり忘れが目に見えて減ります。最初から完璧を目指さず、まずは「書く場所を1つにする」「終業前に見返す」の2つから始めるのが続けるコツです。

メモ帳とペンの選び方

手書きでメモを取るなら、道具選びも聞き漏らしを減らす工夫の1つです。高価なものである必要はありませんが、次の点を基準に選ぶと使いやすくなります。

• 大きさ: 立ったまま書くことが多いなら、手のひらに収まる大きさで表紙の硬いもの。机で書くことが多いなら、A5やB5のノートのほうが図も描ける
• 綴じ方: ページを切り取って渡す伝言メモなら切り取り線のあるもの、記録を残すならページが外れない綴じ方のもの
• 罫線: 文字が中心なら横罫、図や表を描くことが多いなら方眼
• ペン: すぐに書き始められるノック式で、にじみにくいもの。色は黒を基本に、やることや期限を目立たせる赤を1本

道具は、使う場面に合わせて1つか2つに絞ります。メモ帳を何冊も使い分けると、どこに書いたか分からなくなるという、最初に挙げた失敗につながるからです。持ち歩く手帳と、机で使うノートの2つに分ける場合は、手帳に書いたことをその日のうちにノートへ写す、と流れを決めておきます。

手書きとデジタルの使い分け

メモを手書きにするか、パソコンやスマートフォンで取るかは、場面で使い分けるのが現実的です。

方法	向いている場面	気をつけること
手書き（ノート、手帳）	対面の指示、図を描きながらの打ち合わせ、電話の伝言	あとで検索できない。大事な部分はデジタルに写す
パソコン	オンライン会議、議事録の作成、長い打ち合わせ	打つ音や画面に集中しすぎて相手を見なくなる
スマートフォン	外出先、移動中に思いついたこと	対面の場では、遊んでいるように見えないよう一言断る

手書きのよいところは、矢印や囲み、簡単な図を自由に描けることです。話のつながりや、物の配置のように言葉にしにくいことは、手書きのほうが速く書けます。デジタルのよいところは、あとから検索できること、ほかの人と共有しやすいことです。

両方のよさを生かすなら、その場では手書きで取り、その日のうちに、やることと決まったことだけをデジタルに書き写す方法がおすすめです。全部を写す必要はなく、あとで探したい情報だけを写せば、手間はそれほどかかりません。

メモをあとから使える形に整理する

メモは、書いたあとにどう使うかで価値が決まります。書いたまま見返さないメモは、書かなかったのと変わりません。整理の習慣として、次の3つを続けます。

1つ目は、その日のうちに見返すことです。終業前の5分で、その日に書いたメモを読み返し、読めない字や意味の分からない略語を書き直します。記憶が新しいうちなら、何を書いたのか思い出せます。

2つ目は、やることを1か所に集めることです。いろいろな場面で書いた「□やること」を、やることの一覧に書き写します。一覧は、期限の近い順に並べておくと、翌朝に何から手をつけるかがすぐに決まります。

3つ目は、終わったら消すことです。やり終えたことは、□を塗りつぶすか線を引いて消します。消すことで、残っている仕事が一目で分かり、やり忘れを防げます。

繰り返し使う情報は、メモから別の場所に移して保存します。例えば、よく使う手順、取引先の担当者の名前と連絡先、社内の決まりごとなどです。手順のメモをまとめた自分用の手順書を作っておけば、同じことを何度も聞かずに済み、後から入った人に教えるときにも使えます。

メモを取るときの注意点

メモには、仕事の大切な情報が集まります。だからこそ、扱いには注意が必要です。

まず、パスワードやお客様の個人情報を、手帳や付箋にそのまま書かないことです。手帳をなくしたり、机の上の付箋を誰かに見られたりすると、情報が外に漏れるおそれがあります。IPA（情報処理推進機構）は、テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項の中で、デジタルのデータやファイルだけでなく、紙の書類なども管理に注意するよう呼びかけています。在宅で働く場合は特に、メモを机に出したままにせず、終わったら決まった場所にしまう、要らなくなったら細かく裁断して捨てる、といった扱いを習慣にします。

次に、職場の決まりを守ることです。会議の内容を個人のスマートフォンのアプリに記録してよいか、写真を撮ってよいかは、職場によって決まりが違います。分からない場合は、先に上司に確かめます。

最後に、相手の話を聞く姿勢を忘れないことです。メモに夢中になって、相手の顔をまったく見なくなると、かえって話を聞いていないように見えます。要所で顔を上げてうなずき、メモは要点だけにとどめるのが、話す人にとっても気持ちのよい聞き方です。

メモのやることをチームで共有する

メモに書いた「やること」が自分1人の仕事なら、ノートやスマートフォンの一覧で十分に管理できます。一方で、会議で決まったやることを何人もで分け合う場合は、個人のメモだけでは足りなくなります。全員がそれぞれのノートにメモを取っていても、誰が何をいつまでにやるのかを、全員が同じように理解しているとは限らないからです。

少人数のチームなら、会議のあとに共有のスプレッドシートを1つ作り、「やること」「担当」「期限」「状況」の列で一覧にするだけでも、抜けや重なりを防げます。

在宅で働くメンバーがいて、同じ一覧を何人もが更新する場合や、やることの数が多く、進み具合をこまめに確かめたい場合は、オンラインの道具で担当と期限と状況を共有する方法があります。その選択肢の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinateca には、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードがあり、無料プランからすべての種類を使えます。会議のメモで□を付けた項目を1枚ずつカードにして、担当者と締め切りを付け、「未着手」「作業中」「完了」の列で動かせば、メモに書いたやることが、そのままチームの作業の一覧になります。カードごとのコメントやワークスペースのチャットで相談の経緯を残せるほか、カード、コメント、添付をまたいで検索できるので、「あの件はどこで決まったか」を後から探すときにも役立ちます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になると案内されています。Pinateca は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

話を聞きながら書く最初のメモは、手書きのノートで取るのがいちばん速い場面も多くあります。その場のメモは手元で取り、チームで分け合うやることだけを共有の道具に移す、という使い分けが合っています。

在宅の仕事とメモの関係

在宅ワークやフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、在宅で働く人ほど、メモの取り方が仕事の評価に直結しやすいと言えます。対面の職場なら、分からないことがあれば隣の人にすぐ聞けますが、在宅の仕事では、依頼主とのやりとりの多くがオンラインの打ち合わせやメッセージになります。一度の打ち合わせで、依頼の目的、期限、納品の形式、修正の回数を漏れなく確かめられる人は、依頼主から「安心して任せられる人」として次の仕事も頼まれやすくなります。

長く仕事が続く人は、打ち合わせのあとに「本日の確認事項」を短くまとめて依頼主に送り、認識のずれをなくしています。メモを自分のためだけでなく、相手との約束を確かめる道具として使っているのです。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、同じ予算で依頼する側はより多く頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接やりとりできる場では、こうした確かな仕事の積み重ねが、そのまま次の依頼につながりやすくなります。

在宅で働く環境を整えたい会社の側には、テレワーク 助成金 2026で紹介している、テレワークを導入する事業主向けの助成の仕組みがあります。打ち合わせのメモや議事録の作成を、生成AIで効率化する方法に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務にAIを取り入れる支援の仕事の内容を確かめられます。AIで議事録の下書きを作る場合も、決まったことと担当・期限の確認は人が行う必要があります。

経営者の話を聞き取り、課題を整理して提案する仕事に関心があるなら、中小企業診断士の資格の内容も参考になります。ヒアリングの内容を正確に書き留め、要点を整理する力は、こうした専門の仕事の土台でもあります。医療機関の受付や事務のように、患者さんからの電話や伝言を正確に扱う仕事を目指すなら、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の内容を確かめておくと、求められる事務の力が分かります。

仕事のメモは、才能ではなく型で上達します。書く場所を1つに決め、日付と相手と件名を最初に書き、名詞と数字を優先して箇条書きにし、その日のうちに見返す。この4つを続けるだけで、聞き漏らしは確実に減っていきます。

よくある質問

Q. 話を聞きながらメモを取るのが追いつきません。どうすればよいですか？

全部を書こうとせず、名詞と数字だけを箇条書きで書くようにします。「水曜まで」「A社」「見積書」「3パターン」のように書けば、助詞や言い回しはあとで思い出せます。聞き取れなかった部分は「？」を付けて先に進み、話の区切りでまとめて質問します。最後にメモを見ながら復唱すれば、聞き間違いもその場で直せます。

Q. 仕事のメモは手書きとスマートフォンのどちらがよいですか？

場面で使い分けるのが現実的です。対面の指示や図を描きながらの打ち合わせ、電話の伝言は手書きが速く、オンライン会議や議事録の作成はパソコンが向いています。手書きはあとで検索できないため、その日のうちに、やることと決まったことだけをデジタルに書き写すと、両方のよさを生かせます。

Q. 書いたメモをあとで見返しても意味が分かりません。どうすればよいですか？

書き始めに日付、相手、件名の3つを必ず書き、その日の終業前の5分でメモを見返して、読めない字や略語を書き直す習慣をつけます。記号は意味を固定し、使う数を絞ります。話が終わった直後に、ページの下に「何が決まったか」を3行で書いておくと、翌日以降に見返したときに全体をすぐ思い出せます。

Q. 上司から指示を受けるとき、メモに必ず書くべきことは何ですか？

何を、なぜ、いつまでに、どのように、誰に提出するか、困ったら誰に相談するか、の6つです。特に期限は日付だけでなく時間まで確かめます。目的が分かっていると、指示にない細かい判断を自分でできるようになります。話の最後に、メモを見ながら内容を復唱して確かめると、聞き漏らしや思い違いを防げます。