会議の議事録テンプレート｜決定事項と担当を残す書き方

会議の議事録は、会議で何が決まり、誰がいつまでに何をするのかを、出席しなかった人にも伝えるための記録です。テンプレートを探す人は多いものの、実際に困るのは書式そのものよりも「何をどこまで書けばよいか」のほうです。発言を全部書き起こした議事録は長すぎて読まれず、要点だけの議事録は後から「誰がやると言ったのか」で揉める原因になります。

この記事では、会議の議事録テンプレートを、定例会議、社外との打ち合わせ、取締役会、プロジェクトの進捗会議、1on1の5つの型に分けて紹介します。どの型にも共通する「決定事項」「担当」「期限」の残し方、Word、Excel、スプレッドシートでの作り方、会社法で記載事項が決まっている取締役会の議事録の注意点まで順に整理します。会議のあとに決まった作業を複数人で追いかける場面では、Pinatecaのような共有ボードを使う方法にも触れます。

議事録に必ず入れる7つの項目

会議の種類が違っても、議事録に入れる項目はほとんど同じです。次の7つがそろっていれば、出席しなかった人が読んでも会議の中身がわかり、後から確かめる記録としても使えます。

項目	書く内容	書き忘れたときに起きること
会議名	「営業部定例会議」「A社打ち合わせ」など	後から探せない
日時	開始と終了の時刻まで	いつの決定か追えない
場所	会議室名、またはオンライン会議の別	出席の方法が不明になる
出席者	社内、社外、欠席者を分けて	誰が合意したか不明になる
議題	事前に決めた議題を番号つきで	話の範囲が曖昧になる
決定事項	会議で決まったことを1文ずつ	決まったかどうかで揉める
宿題（アクション）	担当者、内容、期限の3点セット	誰も手をつけない

この7つのうち、議事録の価値を決めるのは決定事項と宿題の2つです。会議の経過や議論の内容は、読み手によっては読まれないこともあります。一方で、決定事項と宿題は全員が必ず読む部分なので、議事録の一番上か、議題ごとの冒頭に置きます。

議論の経過はどこまで書くか

議論の経過は、決定に至った理由がわかる程度に要約します。誰が何を言ったかを一字一句書き起こす必要はありません。ただし、次の3つは発言者の名前とともに残しておくと、後から役に立ちます。

• 反対意見や懸念が出た場合、その内容と発言者
• 決定を保留した場合、保留の理由と次に判断する条件
• 数字（予算、納期、件数）が出た場合、その数字と根拠

反対意見を残すのは、後で問題が起きたときに「その懸念は会議で出ていた」と確かめられるようにするためです。議事録は合意の記録であると同時に、判断の過程を残す記録でもあります。

テンプレート1：社内の定例会議

毎週や毎月開く定例会議は、議題が毎回ほぼ同じです。前回の宿題の確認から始まり、各担当からの報告、新しい議題、次回の予定という流れで進みます。定例会議の議事録テンプレートは、この流れに合わせて枠を作っておくと、書く時間が大きく減ります。

定例会議の議事録の構成

1. 会議名、日時、場所、出席者、欠席者、記録者
2. 前回の宿題の確認（完了、継続、中止のどれか）
3. 各担当からの報告（1人2行から3行で要約）
4. 今回の議題と決定事項
5. 今回の宿題（担当者、内容、期限）
6. 次回の日時と議題の予定

定例会議テンプレートの記入例

欄	記入例
会議名	営業部 週次定例会議
日時	2026年11月10日（火）10:00から10:45
場所	本社3階会議室とオンライン会議の併用
出席者	佐藤（部長）、田中、鈴木、高橋（オンライン）
欠席者	伊藤（出張のため）
記録者	鈴木
前回の宿題	田中：見積書の雛形の改訂（完了）
決定事項	年末のキャンペーンは12月1日から開始する
今回の宿題	高橋：キャンペーンの告知文案を11月17日までに共有
次回	2026年11月17日（火）10:00

定例会議の議事録で一番大切なのは「前回の宿題の確認」の欄です。この欄があることで、会議で決まった作業が放置されずに次の会議で必ず確かめられます。宿題が完了しないまま3回続いた場合は、担当や期限そのものを見直すきっかけにもなります。

記録者を固定しない

定例会議の記録者は、持ち回りにするのがおすすめです。同じ人が毎回書くと、その人だけが会議の内容に詳しくなり、ほかの人は議事録を読まなくなります。持ち回りにすると、全員が議事録の書き方を覚え、テンプレートの改善点にも気づきやすくなります。

テンプレート2：社外との打ち合わせ

取引先や顧客との打ち合わせの議事録は、社内向けの議事録とは目的が少し違います。社外の相手と合意した内容を、双方で確かめるための記録になるからです。打ち合わせが終わったら、その日のうちに議事録を相手に送り、内容に相違がないかを確かめてもらうのが基本です。

打ち合わせ議事録の構成

1. 件名、日時、場所（訪問先、来社、オンライン会議の別）
2. 出席者（相手の会社名、部署、氏名、自社の出席者）
3. 打ち合わせの目的
4. 確認事項と合意事項
5. 持ち帰り事項（どちらの会社の誰が、何を、いつまでに）
6. 次回の予定
7. 「内容に相違がある場合は○日までにご連絡ください」の一文

合意事項と持ち帰り事項を分ける

社外との打ち合わせでは、その場で決まったことと、持ち帰って検討することがはっきり分かれます。この2つを同じ欄に書くと、相手が「決まった」と思っていることを、自社は「検討中」と思っているという食い違いが起きます。議事録のテンプレートでは、合意事項と持ち帰り事項の欄を必ず別にしておきます。

区分	記入例
合意事項	納品日は2027年1月15日とする
合意事項	修正は2回までを見積もりに含める
持ち帰り事項	先方：追加ページの要否を11月20日までに回答
持ち帰り事項	自社：追加ページの見積もりを11月18日までに提出

持ち帰り事項には、どちらの会社が担当かを必ず書きます。「追加ページの見積もりを出す」とだけ書くと、どちらが出すのかが読み手によって変わってしまいます。

社外に送る議事録の注意

• 社内でしか通じない略語や、相手に見せるべきでない社内の検討内容は書かない
• 金額や納期などの数字は、打ち合わせで出た数字をそのまま書き、自分の解釈を混ぜない
• 送る前に、打ち合わせに出た自社のもう1人に読んでもらい、聞き違いがないかを確かめる
• 相手から修正の依頼が来たら、修正した版を改めて送り、どの版が最終かをはっきりさせる

テンプレート3：取締役会の議事録

取締役会を置いている株式会社では、取締役会の議事録は会社法で作成が義務づけられています。社内の定例会議のような自由な書式ではなく、法律で決められた事項を必ず書く必要があります。会社法第369条第3項には次のように定められています。

取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。 出典: e-Gov法令検索 会社法

取締役会議事録に書く事項

ここでいう法務省令は会社法施行規則で、第101条第3項に議事録に書く事項が並んでいます。主なものを整理すると次のとおりです。正確な条文はe-Gov法令検索の会社法施行規則で確かめられます。

記載事項	書き方の例
開催の日時と場所	2026年11月10日午前10時、本店会議室
場所にいない取締役などが出席した場合の出席の方法	取締役○○はオンライン会議で出席
議事の経過の要領とその結果	議長が議案を説明し、出席取締役の全員一致で承認可決
特別の利害関係を有する取締役の氏名	該当する議案がある場合に記載
法律の規定により述べられた意見や発言の概要	監査役の意見など、該当する場合に記載
出席した執行役、会計参与、会計監査人、株主の氏名	該当する場合に記載
議長の氏名	議長がいる場合に記載

社内の定例会議の議事録とは違い、取締役会の議事録には出席した取締役と監査役の署名または記名押印が必要です。電子で作る場合は、電子署名などの法務省令で定める措置をとります。

取締役会議事録の保存期間

取締役会の議事録は、取締役会の日から10年間、本店に備え置くことが会社法第371条で定められています。株主は、権利を行使するために必要があるとき、議事録の閲覧や謄写を請求できます（監査役設置会社などでは裁判所の許可が必要です）。社内の定例会議の議事録を何年残すかは会社が自由に決められますが、取締役会の議事録は法律で期間が決まっている点が大きな違いです。

取締役会議事録の雛形は、登記の申請で使うこともあるため、司法書士に作成を頼む会社もあります。自社で作る場合も、初回は専門家に雛形を確かめてもらってから、そのテンプレートを使い回すと安心です。

テンプレート4：プロジェクトの進捗会議

複数の部署や外部の協力者が関わるプロジェクトでは、進捗会議の議事録が工程の管理表を兼ねることがあります。定例会議と似ていますが、議題が「作業の進み具合」と「遅れへの対応」に集中する点が違います。

進捗会議の議事録の構成

1. 会議名、日時、出席者、記録者
2. 全体の状況（予定どおり、注意、遅れの3段階で1行）
3. 作業ごとの進み具合（作業名、担当者、予定の完了日、現在の状況）
4. 遅れている作業の原因と対応策
5. 決定事項（工程の変更、担当の交代、追加の費用など）
6. 次回までの宿題と次回の日時

作業名	担当者	予定の完了日	状況	対応
画面の設計	田中	11月14日	完了	なし
原稿の作成	外部ライター	11月21日	遅れ（3日）	11月24日に変更し、公開日は据え置き
写真の撮影	鈴木	11月28日	予定どおり	なし

進捗会議の議事録では、遅れの事実だけでなく、遅れに対して何を決めたかを必ず残します。「原稿が遅れている」とだけ書くと、次の会議でまた同じ報告を聞くことになります。完了日を変えたのか、担当を増やしたのか、公開日をずらしたのかを決定事項として書いておけば、次の会議では変更後の予定どおりに進んでいるかだけを確かめればよくなります。

テンプレート5：上司と部下の1on1

上司と部下が1対1で話す1on1の面談も、記録を残しておくと次の面談に役立ちます。ただし、1on1の記録は会議の議事録とは性格が違い、部下が安心して話せることが前提です。内容を誰に共有するかを最初に決め、本人の了承なしに人事評価の資料として回覧しないことを伝えておきます。

1on1の記録は、次の4つの欄で十分です。

• 前回話したことと、その後の変化
• 今回話したこと（仕事の悩み、やりたいこと、困っていること）
• 上司が手伝うこと（担当は上司、期限つき）
• 次回の日時

ここでも大切なのは「上司が手伝うこと」の欄です。部下の悩みを聞いただけで終わると、部下は話しても何も変わらないと感じて、本音を話さなくなります。上司の宿題を期限つきで書き、次の1on1の冒頭でその結果を伝えることで、面談の信頼が積み上がっていきます。

Word・Excel・スプレッドシートで作る方法

議事録のテンプレートは、普段使っている文書作成ソフトで十分に作れます。Word、Excel、Googleスプレッドシートのどれを使うかは、議事録の読み方と残し方で決めます。

ソフト	向いている会議	理由
Word、Googleドキュメント	社外との打ち合わせ、取締役会	文章として整えやすく、PDFにして相手に送りやすい
Excel	定例会議	1行1会議で一覧にでき、過去の宿題を並べて見られる
Googleスプレッドシート	複数人で同時に書く会議	記録者以外も同時に書き込め、変更の履歴が残る

Wordのテンプレートを使う

Microsoftは、Wordで使える議事録のテンプレートを無料で公開しています。公式のテンプレートのページには、次のように書かれています。

Microsoft Word で事前に書式設定されたカスタマイズ可能な会議議事録テンプレートを使用して、効率的にメモを取り、チームや関係者への情報共有をスムーズに行いましょう。 出典: Microsoft Word 議事録テンプレート

公式のテンプレートは、会社名や見出しの色などを変えるだけで使えます。ただ、海外向けに作られた書式をそのまま日本語にしたものもあり、日本の会議には欄が多すぎることがあります。使わない欄は消して、この記事で紹介した7つの項目に合わせて整えると、毎回の記入が楽になります。

Excelで定例会議の議事録を作る

Excelで作る場合は、1枚のシートに1回分の会議を書く方法と、1行に1件の宿題を並べる方法があります。定例会議では、宿題の一覧シートを別に作っておくと便利です。

1. シート1に「議事録」として、会議名、日時、出席者、議題、決定事項の欄を作る
2. シート2に「宿題一覧」として、会議日、担当者、内容、期限、状況の5列を作る
3. 状況の列は「未着手」「対応中」「完了」の3つから選べるように、データの入力規則でリストを設定する
4. 期限の列に条件付き書式を設定し、今日より前で完了していない行に色をつける
5. 次の会議の前に、宿題一覧シートを状況で絞り込み、完了していない行だけを確かめる

この形にしておくと、会議のたびに新しい議事録を作っても、宿題は1つの一覧に積み上がっていきます。どの会議で決まった宿題が残っているかが一目でわかり、前回の宿題の確認にかかる時間が短くなります。

スプレッドシートで同時に書く

オンライン会議では、Googleスプレッドシートやドキュメントの議事録を画面共有しながら、その場で書き込む方法も使われています。全員が同じ画面を見ながら決定事項と宿題を書くので、会議が終わった時点で議事録がほぼ完成し、聞き違いも減ります。記録者は会議の進行を止めずに、決まったことだけをその場で書き、細かな言い回しは会議のあとに整えます。

テンプレートを社内で配るときの工夫

テンプレートを作ったら、使う人が迷わないように配り方も整えます。WordやExcelのファイルをメールで配ると、各自が自分のパソコンに保存した古い版を使い続け、いつの間にか書式がばらばらになります。共有フォルダに「議事録テンプレート」という名前で1つだけ置き、使うときは必ずそこからコピーする決まりにすると、書式の改訂も1か所で済みます。

テンプレートの先頭には、記入例と書き方の注意を灰色の文字で入れておくと、初めて記録者になる人でも迷わずに書けます。記入例は実際に書くときに消してもらう前提なので、どの欄に何を書くかが一目でわかる短い例で十分です。テンプレートを改訂したら、ファイル名の末尾に改訂日を付け、古い版は別のフォルダに移しておくと、誤って古い版が使われるのを防げます。

半年に1回ほど、記録者の持ち回りに入っている人から「使わない欄」「欲しい欄」を聞き、テンプレートを見直すと、職場の会議の実態に合った書式に育っていきます。

決定事項と担当と期限の書き方

議事録の質を決めるのは、決定事項と宿題の書き方です。曖昧な書き方をすると、議事録があっても誰も動かず、次の会議で同じ話を繰り返すことになります。

決定事項は1文で、主語と数字を入れる

曖昧な書き方	伝わる書き方
キャンペーンを実施する方向で進める	年末のキャンペーンを12月1日から12月25日まで実施する
予算について検討した	キャンペーンの広告費の上限を30万円とする
資料を改善する	提案書の3ページ目の料金表を、税込と税抜の両方の表示に改める

「方向で進める」「検討した」「改善する」のような書き方は、決まったのかどうかが読み手によって変わります。決定事項は、誰が読んでも同じ意味になるように、日付、金額、対象を具体的に書きます。決まらなかった場合は、決まらなかったことと、次にいつ判断するかを書きます。

宿題は「担当者、内容、期限」の3点セット

宿題は、担当者、内容、期限の3つがそろって初めて動き出します。どれか1つが欠けると、次のようなことが起きます。

• 担当者がない：全員が「誰かがやるだろう」と思い、誰も手をつけない
• 内容が曖昧：担当者が何をすれば完了なのかわからず、手が止まる
• 期限がない：急ぎの作業に押されて、いつまでも後回しになる

担当者は1つの宿題に1人だけにします。2人の名前を書くと、どちらが責任を持つのかが曖昧になります。複数人で取り組む作業でも、取りまとめる人を1人決めて、その人の名前を担当者の欄に書きます。期限は「来週中」ではなく「11月17日（火）」のように日付で書きます。

議事録を早く書くための準備と進め方

議事録を書く時間の大半は、会議のあとの清書にかかります。会議の前と最中に少し準備をしておくと、清書の時間を大きく減らせます。

会議の前にやること

1. 議題を事前に決め、議事録のテンプレートに番号つきで書いておく
2. 出席者の名前と所属をテンプレートに先に入れておく
3. 前回の宿題の一覧をテンプレートに貼り付けておく
4. 議題ごとに「この会議で決めたいこと」を1行で書いておく

議題ごとに決めたいことが書いてあると、会議の進行役も記録者も、何が決まれば次の議題に進んでよいかがわかります。

会議中にやること

• 発言を全部書こうとせず、決まったことと宿題だけをその場で書く
• 決定事項が出たら、その場で読み上げて「この理解で合っていますか」と確かめる
• 宿題の担当者と期限が決まらないまま次の議題に移りそうなときは、記録者から声をかける
• 会議の終わりに、決定事項と宿題を記録者が読み上げて全員で確かめる

最後の読み上げは、議事録の質を最も高める習慣です。会議が終わる前に全員で確かめておけば、会議のあとで「そんなことは決めていない」という食い違いがほとんど起きません。

記録者が会議の進行役を兼ねると、話しながら書くことになり、決定事項の書き漏れが増えます。5人以上の会議では、進行役と記録者を別の人にするのが基本です。記録者が議論に加わりたいときは、その議題の間だけほかの人に記録を代わってもらうと、記録が途切れません。

会議のあとにやること

議事録は、会議の当日中に共有するのが理想です。時間がたつほど記録者の記憶が薄れ、出席者も内容を忘れていきます。当日中が難しい場合でも、翌日の午前中までには送ります。共有するときは、メールやチャットの本文に決定事項と宿題だけを書き、全文は添付やリンクで渡すと、読まれやすくなります。

議事録の文体と表記をそろえる

議事録は、書く人によって文体がばらばらになりやすい文書です。持ち回りで記録者が変わる職場ほど、文体と表記の決まりをテンプレートの冒頭に書いておくと、読みやすさがそろいます。

文体は「である調」か体言止め

議事録は、丁寧語の「です・ます調」よりも、「である調」や体言止めで書くほうが短く、読みやすくなります。たとえば「12月1日から開始することに決まりました」は「12月1日から開始する」、「見積書を送付していただくことになりました」は「先方が見積書を送付する」と書きます。社外に送る議事録でも、本文の前後のあいさつだけを丁寧語にし、議事録の中身は簡潔な文体にするのが一般的です。

表記の決まりの例

• 日付は「2026年11月10日（火）」のように年と曜日まで書く
• 時刻は24時間表記でそろえる
• 金額は税込か税抜かを必ず書く
• 人名は社内では姓だけ、社外の人は会社名と姓を書く
• 決まった言い回し（「承認」「保留」「差し戻し」）を使い、同じ意味の言葉を混ぜない

議事録の確認と承認の流れ

議事録は、記録者が書いたらすぐに配るのではなく、会議の進行役か責任者が一度目を通してから共有すると、誤りが外に出る前に直せます。特に社外に送る議事録や、予算や人事が関わる議事録は、確認した人の名前と日付を議事録の末尾に残しておくと、後から「誰が確かめた版か」がわかります。取締役会の議事録のように法律で署名や記名押印が求められるものは、出席した取締役と監査役全員の確認が終わってから確定させます。

録音や文字起こしを議事録に使うとき

オンライン会議のツールには、会議を録画したり、発言を文字に起こしたりする機能を持つものが増えています。録音や文字起こしがあれば、記録者が会議中に必死にメモを取る必要は減ります。ただし、文字起こしをそのまま議事録として共有するのはおすすめできません。

文字起こしは発言を時系列に並べたもので、決定事項と宿題がどこにあるかは読み手が探さなければなりません。1時間の会議の文字起こしは数万字になることもあり、出席しなかった人が全部を読むことはまずありません。文字起こしは、議事録を書くときの材料として使い、議事録そのものは7つの項目に沿って要約します。

録音するときに気をつけること

• 会議の冒頭で、録音や録画をすることを出席者に伝え、了承を得る
• 社外の人が出席する会議では、事前に相手の了承を得る
• 録音データの保存場所と、いつまで残すかを決めておく
• 文字起こしの誤変換（固有名詞、数字、専門用語）は、議事録に書く前に必ず確かめる

特に数字の誤変換は、議事録の信頼を大きく損ないます。「15万円」が「50万円」に、「11月」が「1月」になるような誤りは、文字起こしの精度が高くなっても起こります。決定事項に入る数字は、録音を聞き直すか、出席者に確かめてから書きます。

議事録でよくある失敗と直し方

議事録は書き方の決まりが緩いため、職場ごとに同じ失敗が繰り返されがちです。会議のたびに記録者が変わる職場では、特に起きやすくなります。よくある失敗を、直し方とあわせて整理します。

よくある失敗	起きること	直し方
発言を時系列に全部書く	長すぎて読まれない	決定事項と宿題を先頭に置き、経過は要約する
決定事項と検討中の事項が混ざる	決まったかどうかで揉める	「決定」「保留」「持ち帰り」の欄を分ける
宿題に担当者がない	誰も手をつけない	1つの宿題に担当者を1人だけ書く
期限が「なるべく早く」	後回しにされる	日付と曜日で書く
共有が数日後になる	内容を忘れて確認されない	当日中、遅くとも翌日の午前中に送る
ファイル名がばらばら	過去の議事録が探せない	「日付_会議名」の形にそろえる

ファイル名と保存場所を決めておく

議事録は、書いた直後よりも、数か月後に「あの件はいつ決まったか」を調べるときに価値が出ます。そのときに探せなければ、議事録がないのと同じです。ファイル名は「20261110_営業部定例会議」のように、日付を先頭にして会議名を続ける形にそろえると、ファイルの一覧を名前順に並べるだけで時系列に並びます。保存場所も、会議の種類ごとにフォルダを1つ決めて、個人のパソコンではなく共有フォルダに置きます。

会議のあとの宿題を複数人で追いかけるとき

議事録で一番の課題は、書いた後です。決定事項と宿題をきちんと書いても、議事録が共有フォルダに保存されたまま誰にも開かれなければ、宿題は進みません。少人数の会議なら、Excelの宿題一覧シートを次の会議の前に見直す方法で十分に回ります。

ただ、会議の数が増えたり、部署をまたいで宿題を持つ人が増えたりすると、1つのシートでは誰がどこまで進めたかを追いきれなくなります。担当者がシートを更新し忘れると、会議の場で一人ずつ状況を聞くことになり、会議の時間が延びます。

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合は、Pinatecaのような共有ボードに、議事録の宿題を1件ずつカードとして登録する方法があります。公式の料金ページによると、Pinatecaはカンバンやガント、リストなど8種類のボードで担当と期限を共有できるサービスで、フリープランは0円で5人まで、ボード10個まで使えます。カードにはコメントを残せるので、宿題の途中経過をその都度書き込めます。人数やボードの数を制限なく使う場合はスタンダードプラン（1人あたり月額500円、年払いは400円、税抜）があり、閲覧だけのゲストは人数に数えません。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

議事録づくりで現場が変わる場面

議事録のテンプレートを整えると、会議そのものの進め方も変わります。決定事項と宿題の欄が空いたまま会議が終わりそうになると、出席者が自然に「で、誰がいつまでにやるんですか」と確かめるようになるからです。議事録は記録の道具であると同時に、会議の進め方を整える道具でもあります。

たとえば介護施設や医療機関の職員会議では、シフトの合間に短い時間で会議を開くことが多く、出席できない職員も少なくありません。こうした職場では、決定事項と宿題を先頭にまとめた議事録があるかどうかで、欠席した職員への伝わり方が大きく変わります。業務の見直しを補助金で進める動きもあり、介護の現場のデジタル化は介護・福祉事業所のDX化2026で整理しています。

会議の運営や業務の見直しを外部の立場で支える仕事もあります。業務の効率化やAIの活用を企業に提案する仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、経営の立場から会社の仕組みを見直す専門家の資格は中小企業診断士で紹介しています。

運営者として見てきたこと

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた中で見えてきたのは、議事録をきちんと残す依頼主ほど、外部の人との仕事がうまく進むということです。打ち合わせのたびに決定事項と持ち帰り事項を文章で送る依頼主の案件では、納品物の食い違いや追加の作業をめぐる行き違いが起きにくくなります。受ける側も、議事録を自分から送る人は「確認が丁寧な人」として次の依頼につながりやすい傾向があります。

会議の記録は地味な作業ですが、社内でも社外でも、言った言わないの行き違いを減らす一番の手段です。まずは次の会議で、決定事項と宿題の2つの欄だけを先頭に置いたテンプレートを試してみると、議事録の読まれ方が変わったことに気づくはずです。

よくある質問

Q. 議事録には発言を全部書く必要がありますか？

全部を書き起こす必要はありません。議論の経過は、決定に至った理由がわかる程度に要約します。ただし、反対意見や懸念、決定を保留した理由、予算や納期などの数字は、発言者の名前とともに残しておくと、後から判断の過程を確かめるときに役立ちます。

Q. 議事録はいつまでに共有すればよいですか？

会議の当日中に共有するのが理想で、難しい場合でも翌日の午前中までには送ります。時間がたつほど記録者の記憶が薄れ、出席者も内容を忘れていくためです。メールやチャットの本文には決定事項と宿題だけを書き、全文は添付やリンクで渡すと読まれやすくなります。

Q. 取締役会の議事録はどのくらいの期間保存しますか？

会社法第371条により、取締役会の日から10年間、本店に備え置く必要があります。社内の定例会議の議事録は保存期間を会社が自由に決められますが、取締役会の議事録は法律で期間が決まっています。書面で作る場合は、出席した取締役と監査役の署名または記名押印も必要です。

Q. 社外との打ち合わせの議事録は相手に送るべきですか？

送るのが基本です。打ち合わせで合意した内容を双方で確かめるため、当日中に議事録を送り、「内容に相違がある場合はご連絡ください」と一文を添えます。合意事項と持ち帰り事項を分け、持ち帰り事項にはどちらの会社の誰が担当かを必ず書きます。