会議の議事録の書き方｜決まったことと宿題を残す型

会議の議事録の書き方を調べている人の多くは、初めて議事録の係を任されて、発言をどこまで書けばよいのか、何を残せば「よく書けている」と言われるのかが分からずにいます。発言を全部書き取ろうとして会議についていけなくなったり、書いたものの「で、何が決まったの」と聞き返されたりするのは、よくあることです。

この記事では、議事録に必要な項目と、そのまま使える型を示したうえで、定例会議、企画会議、取引先との打合せの3つの場面の例文を並べます。会議中のメモの取り方、共有と訂正の手順、決まった宿題を期限まで追いかける方法にも触れます。宿題を複数人で担当と期限と進み具合まで共有したい場合は、Pinatecaのようなボードの道具で管理する方法もあります。

議事録とは：何のために残すのか

議事録とは、会議で何が話し合われ、何が決まり、誰が何をいつまでにするのかを記録した文書のことです。会議に出た人の記憶をそろえ、出なかった人に内容を伝え、あとで「なぜそう決めたのか」を確かめるために使います。

議事録が果たす3つの役割

1つ目は、決まったことを確定させる役割です。会議の場で合意したつもりでも、人によって受け取り方が違うことがあります。議事録に書いて全員が確かめることで、決まったことが1つに定まります。

2つ目は、宿題を割り振る役割です。会議で「これは誰かが調べておく」となったまま、誰も手を付けない、ということはよく起こります。担当と期限を議事録に書くことで、宿題が人に結び付きます。

3つ目は、経緯を残す役割です。半年後に同じ話題が出たとき、前に何を検討して、なぜその案を選ばなかったのかが分かれば、同じ議論を繰り返さずに済みます。

法律で作ることが決められている議事録もある

会社の会議の中には、法律で議事録を作ることが決められているものがあります。たとえば取締役会について、会社法は次のように定めています。

取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

取締役会や株主総会の議事録は、書く項目や保存の期間が決まっていて、登記の手続きに使うこともあります。こうした議事録は書式の決まりに沿って作る必要があるので、会社の担当部署や専門家の案内に従ってください。この記事で扱うのは、社内の定例会議や企画の打合せ、取引先との打合せのような、日々の仕事の会議の議事録です。

会議の前に準備すること

よい議事録は、会議が始まる前の準備で半分決まります。会議の目的と議題が分からないまま記録を取り始めると、何が大事な発言なのかを判断できません。

アジェンダを受け取る、なければ作る

アジェンダとは、会議で話し合うことを順番に並べた予定表のことです。議題、それぞれの持ち時間、議題ごとに決めたいこと（報告だけなのか、何かを決めるのか）が書かれていれば、議事録の型にそのまま写せます。

会議の進め役からアジェンダが届いていないときは、議事録の係から「議題を事前にいただけますか」と頼んで構いません。アジェンダが無いまま会議が始まる職場なら、議事録の係が前回の議事録の保留事項と宿題を並べて、仮のアジェンダとして出席者に送っておく方法もあります。

資料と出席者を確かめておく

会議で使う資料が事前に配られるなら、目を通しておきます。資料に出てくる言葉や数字を知っているだけで、会議中のメモの速さが変わります。出席者の名前と所属、読み方も確かめておくと、議事録に名前を書くときに迷いません。社外の人が出席する場合は、名刺やメールの署名で会社名と部署名の正しい表記を確かめておきます。

記録の係と進め役を分ける

会議の進め役と議事録の係を同じ人が兼ねると、話し合いを進めながら記録を取ることになり、どちらもおろそかになりがちです。少人数の会議でも、できれば進め役と記録の係は分けます。分けられないときは、会議の最後に決定事項と宿題を読み上げる時間を必ず取るようにします。

議事録の3つの書き方

議事録には、書き方の深さが違う3つの形があります。会議の性格に合わせて選びます。

形	書く内容	向いている会議
発言録	誰が何を言ったかを、発言の順にほぼそのまま書く	発言の記録そのものが大事な会議（審議会、公式の協議など）
要点録	議題ごとに、話し合いの要点と結論をまとめて書く	社内の企画会議、取引先との打合せ
決定録	決まったことと宿題だけを書く	毎週の定例会議、短い打合せ

日々の仕事の会議では、要点録か決定録で足ります。発言を全部書くと、読む人が決まったことを探し出す手間がかかり、議事録の役割を果たしにくくなります。迷ったときは、要点録の形で書き、決まったことと宿題を冒頭にまとめておくと、どちらの読み手にも使える議事録になります。

議事録に必ず入れる項目

議事録の形が違っても、入れる項目はほぼ共通です。次の項目を上から順に並べておけば、抜けがなくなります。

• 会議の名前：「〇〇プロジェクト 定例会議（第5回）」のように、回数まで書く
• 日時：開始と終了の時刻まで書く
• 場所：会議室の名前、オンラインならその旨
• 出席者：社外の人は会社名と名前、社内の人は部署と名前
• 欠席者：議事録を共有する相手を確かめるためにも書いておく
• 記録者：議事録を書いた人
• 議題：会議の前に決めておいた話し合うこと
• 決定事項：会議で決まったこと
• 宿題（やること）：何を、誰が、いつまでにするか
• 保留事項：結論が出ず、次回以降に持ち越したこと
• 次回の予定：日時と、話し合う予定のこと

決定事項と宿題は分けて書く

議事録で最も読まれるのは、決定事項と宿題です。この2つを話し合いの要点の中に埋もれさせず、独立した項目として書きます。決定事項は「〇〇とする」と言い切りの形で、宿題は「何を・誰が・いつまでに」の3点をそろえて書きます。

保留事項も残しておく

結論が出なかったことは、議事録から落としがちです。しかし、保留したことを書いておかないと、次の会議で話し合うのを忘れ、そのまま立ち消えになります。「〇〇については、△△の結果を見てから次回に決める」のように、何を待って決めるのかまで書いておきます。

そのまま使える議事録の型

ここでは、要点録の形で、決定事項と宿題を冒頭に置いた型を示します。表計算ソフトや文書作成ソフトに写して、自分の会議に合わせて項目を直してください。

〇〇プロジェクト 定例会議（第〇回）議事録

日時：2026年〇月〇日（〇）10:00〜11:00 場所：第2会議室（オンライン併用） 出席者：〇〇（営業部）、〇〇（制作部）、〇〇（株式会社〇〇） 欠席者：〇〇（経理部） 記録者：〇〇（制作部）

1. 決定事項

• 〇〇の公開日を〇月〇日とする
• 〇〇の予算の上限を〇〇円とする

2. 宿題

• 〇〇の見積もりを取る（担当：〇〇、期限：〇月〇日）
• 〇〇の原稿を確認する（担当：〇〇、期限：〇月〇日）

3. 話し合いの要点 議題1：〇〇について

• 〇〇の案と△△の案を比べた
• 〇〇の案は費用が抑えられる一方、公開が2週間遅れる
• 公開日を優先し、△△の案とすることで合意した

議題2：〇〇について

• （要点を3〜5行で書く）

4. 保留事項

• 〇〇については、〇〇の結果を見て次回に決める

5. 次回 日時：2026年〇月〇日（〇）10:00〜 議題：〇〇の進み具合の確認、〇〇の決定

この型のよいところは、冒頭の2つの項目だけを読めば、会議に出なかった人でも何が決まって自分が何をすべきかが分かることです。話し合いの要点は、決まったことの理由を知りたい人のために残しておきます。

場面別の議事録の例文

ここからは、場面ごとの書き方の例を示します。会社名や人の名前は例として仮のものを使っています。

毎週の定例会議

定例会議は、進み具合の確認が中心です。決定録の形で短く書き、前回の宿題がどうなったかを最初に書きます。

前回の宿題の確認

• 〇〇の見積もりの取得（担当：田中）：完了。3社から取得し、一覧を共有フォルダに保存済み
• 〇〇の原稿の確認（担当：佐藤）：未完了。〇月〇日までに確認する

今回の決定事項

• 見積もりは〇〇社に依頼する

今回の宿題

• 〇〇社に発注の連絡をする（担当：田中、期限：〇月〇日）

前回の宿題の結果を最初に書くと、遅れている宿題が会議のたびに目に入ります。期限を延ばした宿題は、新しい期限を書き直しておきます。

企画会議

企画会議は、複数の案を比べて方向を決める会議です。結論だけでなく、比べた案と、選んだ理由、選ばなかった理由を残しておくと、あとで見直すときに役立ちます。

議題：新しいサービスの名前について

• 候補は「〇〇」「△△」「□□」の3案
• 「〇〇」は覚えやすいが、同じ名前の他社のサービスがある
• 「△△」は意味が伝わりやすく、商標の確認でも問題が見つからなかった
• 「□□」は社内で読み方が分かれた
• 以上から「△△」を第一候補とし、正式な商標の調査を進めることで合意した

選ばなかった案の理由まで書いておくと、「なぜ〇〇にしなかったのか」と後から聞かれたときに、議事録を見せれば済みます。

取引先との打合せ

取引先との打合せの議事録は、お互いの認識をそろえるための記録です。社外の人も読むことを前提に、敬称と言葉づかいに気をつけ、どちらの会社が何をするのかをはっきり書きます。

株式会社〇〇様とのお打合せ記録

日時：2026年〇月〇日（〇）14:00〜15:00 出席者：株式会社〇〇　〇〇様、〇〇様／弊社　〇〇、〇〇

確認したこと

• 納品の形式はPDFとし、〇月〇日までに弊社からお送りする
• 修正は2回までを見積もりの範囲とし、3回目以降は別途ご相談とする

それぞれのやること

• 株式会社〇〇様：〇〇の資料を〇月〇日までにご共有いただく
• 弊社：初稿を〇月〇日までにお送りする

取引先との打合せでは、金額、納期、範囲（どこまでを引き受けるか）の3つを特に正確に書きます。ここがあいまいなまま進むと、後で「言った、言わない」の行き違いになります。

少人数の打合せや面談の記録

2〜3人の短い打合せや、上司と部下の面談のように、正式な議事録を作らない場で話したことも、短い記録にして残しておくと後で役に立ちます。この場合は、型を使わず、日付、出席者、話したことの要点を3行ほど、決まったことと次にやることを1〜2行で書けば十分です。

面談の記録は、話した本人にとって大事な内容を含むことがあります。誰に共有するかは、話した相手と確かめてから決めます。本人の評価や体調、家庭の事情に関わる話は、記録に書く範囲を必要なことだけに絞ります。

議事録の言葉づかい

議事録は、会議に出なかった人や、社外の人も読む文書です。くだけすぎず、読み手を選ばない言葉で書きます。

敬称のそろえ方

社内向けの議事録では、出席者の名前に「さん」を付けるか、敬称を付けずに名字だけを書くかを、職場の慣習に合わせてそろえます。役職名で書く場合も、1つの議事録の中では書き方を混ぜないようにします。

社外の人も読む議事録では、取引先の人には「様」を付け、自社の人には敬称を付けないのが一般的です。会社名は「株式会社」の位置まで正式な表記で書き、「（株）」のような略し方はしません。

話し言葉を書き言葉に直す

会議の発言は話し言葉なので、そのまま書くと読みにくくなります。「〜って感じで」「〜みたいな」は削り、「〜なので」「〜けど」は「〜のため」「〜が」に直します。発言の趣旨が変わらない範囲で、短く整えて書きます。

社内の略語には注を付ける

社内でしか通じない略語や、プロジェクトの中だけで使っている呼び名は、議事録を読む人が増えるほど通じなくなります。最初に出てきたところで「〇〇（〇〇システムの略）」のように正式な名前を添えておくと、後から加わった人や社外の人にも伝わります。

分かりやすい議事録にする書き方のコツ

同じ内容でも、書き方で読みやすさは大きく変わります。次の点を意識すると、読み返したときに迷わない議事録になります。

結論を先に書く

議題ごとに、最初の1行で結論を書き、その後に理由や話し合いの流れを書きます。「〇〇の案とする。理由は〜」の順にすると、結論だけ知りたい人はそこで読み終えられます。

事実と意見を分ける

「売上が前年より10%下がった」は事実、「原因は広告の減少だと思う」は意見です。議事録では、意見を書くときは「〇〇さんから、原因は広告の減少ではないかという意見があった」のように、誰の意見かを添えて、事実と区別します。

主語と数字を省かない

「来週までに確認する」では、誰が確認するのか分かりません。「田中が〇月〇日までに確認する」と、主語と日付を必ず書きます。「少し」「なるべく早く」のようなあいまいな言葉も、「2割」「〇月〇日まで」のように数字に置き換えます。

言い切りの形で書く

「〜とする方向で検討することになったと思われる」のような書き方では、決まったのかどうかが分かりません。決まったことは「〜とする」、決まっていないことは「〜は次回に決める」と、はっきり書き分けます。

1文を短くする

1文が長くなると、何が主語で何が結論なのかが分かりにくくなります。1文には1つのことだけを書き、長くなったら2文に分けます。箇条書きを使うと、自然に1文が短くなります。

議事録でよくある失敗と、直した例

書き方のコツを知っていても、実際に書くと同じ失敗をしがちです。よく見られる失敗を、直す前と直した後で並べます。

決まったのかどうかが分からない

直す前：「〇〇の件は、次の展示会に合わせる方向で調整することになった。」

直した後：「〇〇の公開日は、次の展示会の初日（〇月〇日）とする。」

「方向で調整」では、決まったのか、まだ検討中なのかが読む人によって変わります。決まったなら日付まで書き、決まっていないなら「次回に決める」と書きます。

宿題の担当が分からない

直す前：「見積もりを取っておくことになった。」

直した後：「〇〇の見積もりを3社から取る（担当：田中、期限：〇月〇日）。」

担当と期限のない宿題は、誰も手を付けないまま次の会議を迎えます。会議の場で担当が決まらなかったときは、「担当は進め役が〇月〇日までに決める」と、決める人と期限を書いておきます。

話し合いの流れを全部書いている

直す前：「田中さんから〇〇の案が出た。佐藤さんは△△の案のほうがよいと言った。田中さんは費用の面から〇〇がよいと返した。鈴木さんが公開日の話をした。」

直した後：「〇〇の案（費用が安い）と△△の案（公開が早い）を比べ、公開日を優先して△△の案とした。」

発言の順に並べると、読む人が自分で結論を探すことになります。議題ごとに、比べた案と判断の決め手を1〜2文にまとめます。

書き手の感想が混ざっている

直す前：「〇〇の案は無理があるという雰囲気だった。」

直した後：「〇〇の案について、佐藤さんから予算を超えるおそれがあるという意見があった。」

「雰囲気」は書き手の受け止め方です。誰が、どんな理由で、何と言ったのかに置き換えると、事実の記録になります。

会議中のメモの取り方

議事録の出来は、会議中のメモでほぼ決まります。発言を全部書き取ろうとせず、後で議事録に必要な項目を中心にメモを取ります。

会議の前に型を用意しておく

会議の前に、議題を書き込んだ議事録の型を用意しておきます。議題ごとに空欄があれば、話し合いが今どの議題なのかを見失わずに済みます。出席者の名前と、決定事項と宿題の欄も、先に作っておきます。

決まったこと、宿題、数字だけは正確に

話し合いの流れは、後で要点をまとめれば足ります。正確に書き取る必要があるのは、決まったこと、宿題の担当と期限、金額や日付などの数字です。この3つは、会議の場で聞き取れなかったら、その場で「確認ですが、期限は〇月〇日でよろしいでしょうか」と聞き返します。

会議の最後に読み上げる

会議の終わりに、記録者が決定事項と宿題を読み上げて、出席者に確かめてもらいます。数分で済む作業ですが、これをするだけで、後から「そんなことは決めていない」と言われることがほぼなくなります。議事録の係を任されたら、会議の進め役に「最後に2分ください」と頼んでおくとよいでしょう。

録音や書き起こしの道具を使うとき

会議を録音したり、自動で文字に起こす道具を使ったりすると、聞き逃しを減らせます。ただし、録音する前に出席者の了解を得ること、取引先との打合せでは社外の人の発言も記録されることに気をつけます。自動の書き起こしは、固有名詞や数字を間違えることがあるので、決まったことと数字はメモと突き合わせて確かめます。書き起こしの全文は議事録ではないので、そこから決定事項と宿題を取り出す作業は人が行います。

オンライン会議で記録を取るとき

オンライン会議では、画面の共有を見ながら記録を取ることになり、資料のどのページの話をしているのかを見失いやすくなります。議題が変わるたびに、資料のページ番号もメモしておくと、後で要点をまとめるときに迷いません。

音声が途切れて聞き取れなかった部分は、会議のチャット欄で「〇〇の期限をもう一度お願いします」と短く確かめます。会議の最後に、決定事項と宿題をチャット欄に書き込んで出席者に見てもらう方法もあり、読み上げより確実に伝わります。

議事録を共有し、訂正するまでの流れ

議事録は書いて終わりではありません。共有し、出席者に確かめてもらい、必要なら訂正して、初めて確定します。

当日か翌日のうちに共有する

議事録は、会議の記憶が新しいうちに共有します。目安は、会議の当日、遅くとも翌営業日のうちです。時間が経つと、出席者が内容を確かめにくくなり、宿題の期限が近づいてから気づく、ということが起こります。

共有のメールの例文

件名：〇〇定例会議（〇月〇日）議事録のご共有

関係者各位

本日の〇〇定例会議の議事録をお送りします。内容に誤りや補足がありましたら、〇月〇日（〇）までにご連絡ください。期限までにご連絡がない場合は、この内容で確定とさせていただきます。

特に、宿題の担当と期限のご確認をお願いします。

（議事録の本文、または添付）

制作部　〇〇

確認の期限と、期限を過ぎたら確定とすることを書いておくと、返事が来ないまま宙に浮くことがなくなります。

訂正を求められたとき

出席者から訂正の連絡が来るのは、珍しいことではありません。貸し会議室を運営する会社の解説でも、初めのうちは直しが入るのが普通だと書かれています。

議事録作成に慣れていない場合、訂正方法に関して、その正しい方法を知りたいということがあるでしょう。 経験が浅い内に書いた議事録が、上司や関係者に「よく書けている」といきなり100点を付けられることは多くはないでしょう。 むしろ、修正が必要なケースの方が多いでしょう。 出典: kashikaigishitsu.net

訂正するときは、直した版を全員に送り直し、件名に「訂正版」と入れ、どこを直したかを本文の冒頭に書きます。古い版と新しい版が混ざらないよう、ファイルの名前にも日付や版の番号を付けておきます。決定事項そのものを変える訂正の場合は、記録者だけで判断せず、会議の進め役や決めた人に確かめてから直します。

後から探しやすいように保存する

議事録は、半年後や1年後に読み返されることがあります。そのときにすぐ見つかるよう、保存のしかたを決めておきます。

• ファイルの名前は「日付_会議の名前_議事録」の形にそろえる（例：20261104_〇〇定例_議事録）
• 会議ごとにフォルダを分け、同じ会議の議事録は1つのフォルダにまとめる
• 訂正した版は、元の版を上書きせず「_訂正版」を付けて別に保存し、どちらが新しいかを分かるようにする
• 取引先との打合せの記録は、案件のフォルダに見積書や契約書と一緒に保存する

日付を先頭に付けておくと、ファイルが自動で日付の順に並び、目当ての回を探しやすくなります。

決まった宿題を期限まで追いかける方法

議事録の宿題は、書いた時点ではまだ何も進んでいません。次の会議までに宿題が片付いているかどうかは、宿題をどこで管理するかで変わります。

少人数なら、議事録と表計算で足りる

出席者が数人で、宿題も数件なら、議事録の宿題の欄を表計算ソフトに写し、「担当」「期限」「状況（未着手・進行中・完了）」の列を付けて管理する方法で十分です。次の会議の冒頭でこの表を開き、前回の宿題を1つずつ確かめます。

複数人で進み具合まで共有したいとき

関わる人が増え、宿題が会議をまたいで積み上がるようになると、表計算の表を誰が更新したのか、最新の状況がどれなのかが分かりにくくなります。宿題についてのやり取りがメールやチャットに散らばり、期限が過ぎても誰も気づかない、ということも起こります。

こうした場面では、宿題を1件ずつカードにして、担当と期限と進み具合を全員で共有できるボードの道具を使う方法があります。たとえばPinatecaは、カンバンやガントチャートなど8種類のボードで仕事を管理できるプロジェクト管理の道具です。公式の使い方の案内によると、カードには担当者と開始日・終了日を入れられ、終了日を過ぎるとカードの表示が赤くなり、チェックリストの進み具合がカードの表に出ます。決めごとや確認事項を1件1スレッドで進めるディスカッションボードもあり、話した流れが記録として残るので「なぜそう決めたか」を後から辿れると説明されています。料金のページでは、5人までのチームなら期限なしで無料で、全8種類のボードとチャットが使えると案内されています。議事録の宿題の欄をそのままカードに書き写し、次の会議ではボードを開いて進み具合を確かめる、という使い方ができます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

期限の前に声をかける

宿題の期限が来てから「どうなりましたか」と聞くと、手を付けていなかった担当者は答えに困り、次の会議までに間に合わなくなります。期限の2〜3日前に、記録の係や進め役から「〇〇の件、〇日が期限です。進み具合を教えてください」と短く声をかけると、遅れそうな宿題に早く気づけます。遅れそうなときは、期限を延ばすのか、手伝う人を付けるのかを、次の会議を待たずに決められます。

宿題を書き写すときの決まり

どの方法で管理する場合も、宿題を書き写すときは、議事録と同じ言葉で書き、議事録のどの回で決まったかを添えておきます。後で宿題の経緯を確かめたいときに、元の議事録にすぐ戻れるからです。

議事録の係を任されたときの心構え

議事録の係は、会議に出ている人の中で最も内容を正確に理解している必要がある役割です。それだけに、慣れないうちは負担に感じるかもしれません。

最初から完璧を目指さず、型を使って項目を埋めること、決まったことと宿題と数字だけは正確に取ること、会議の最後に読み上げて確かめることの3つを守れば、十分に役に立つ議事録になります。書いた議事録に訂正が入ったら、どこを直されたかを次の会議の型に反映していくと、回を重ねるごとに直しは減っていきます。

会議の進め方そのものに問題があると感じることもあるでしょう。議題が決まっていない、時間が延びる、結論が出ないまま終わる、といった会議は、議事録も書きにくくなります。議事録の係として、議題を事前に共有してもらう、終わりの時刻を決めてもらう、と進め役に提案するのも、よい議事録を書くための準備の1つです。

議事録を書く力が活きる仕事と、運営者として見てきたこと

議事録を正確に、読みやすく書く力は、会議に出ている人の考えを整理して文書にする力です。この力は、在宅の仕事でもさまざまな場面で求められています。

議事録の作成や会議の支援の仕事

オンライン会議の録音や書き起こしから議事録を作る仕事、プロジェクトの進行を支える事務の仕事は、在宅で受けやすい分野です。会議の書き起こしや要約にAIの道具を取り入れる支援は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、案件の種類と求められるスキルを紹介しています。研究の会議や調査の打合せの記録をまとめる仕事に関心があるなら、研究者の年収・単価相場で、調査や研究に関わる仕事の収入の目安を確かめられます。

医療の現場でも、会議や打合せの記録、書類の作成を担う事務の仕事があります。医療事務の資格の内容は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で、試験の内容と活かし方を紹介しています。経営の会議に関わり、課題を整理して改善の提案まで行う仕事を目指すなら、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士も参考になります。

運営者として見てきたこと

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、発注する側から長く頼られる人ほど、打合せのたびに短い記録を自分から送っています。「本日確認した内容です」と決まったことと宿題を数行で送るだけで、発注する側は安心し、行き違いもほとんど起きなくなります。議事録の係を任されていなくても、この習慣は仕事の信頼に直結します。

議事録は、決まったことと宿題を残すための文書です。型を用意し、決定事項と宿題を冒頭に置き、主語と数字と期限をそろえて書くところから始めてください。会議の記録や進行の支援を仕事にしたい人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で案件の探し方も確かめておきましょう。

よくある質問

Q. 議事録は発言をすべて書く必要がありますか？

日々の仕事の会議では、すべての発言を書く必要はありません。決まったこと、宿題の担当と期限、保留したことを中心に、議題ごとの要点をまとめる書き方で十分です。発言そのものの記録が大事な公式の協議などでは、発言の順にほぼそのまま書く形を選びます。会議の性格に合わせて書き方を決めてください。

Q. 議事録はいつまでに共有すればよいですか？

会議の当日、遅くとも翌営業日のうちに共有するのが目安です。時間が経つと出席者の記憶が薄れ、内容を確かめにくくなります。共有のメールには、誤りや補足があれば連絡してほしい期限と、期限を過ぎたらその内容で確定とすることを書いておくと、確認が進みやすくなります。

Q. 議事録の決定事項と宿題はどう書き分ければよいですか？

決定事項は会議で決まった結論で、「〇〇とする」と言い切りの形で書きます。宿題は会議の後に誰かが行う作業で、何を、誰が、いつまでにするかの3点をそろえて書きます。2つを話し合いの要点に混ぜず、独立した項目として冒頭に並べると、読む人がすぐに見つけられます。

Q. 取引先との打合せの議事録で気をつけることは何ですか？

社外の人も読む前提で、敬称と言葉づかいに気をつけ、どちらの会社が何をするのかをはっきり書きます。特に金額、納期、引き受ける範囲の3つは正確に書き、相手にも確かめてもらいます。ここがあいまいなままだと、後で行き違いの原因になります。送る前に社内の出席者にも内容を確かめてもらうと安心です。