商談メモの取り方｜聞く項目と次につなげる書き方

商談メモを取ろうとしても、話を聞きながら書くのが追いつかない、後から読み返すと何が決まったのか分からない、上司や同僚に共有しても伝わらない、という悩みはよく聞かれます。結論から言うと、商談メモは「商談の前に聞く項目を決めておく」「商談中は要点だけを書く」「商談の後、その日のうちに清書して次の行動を決める」の3段階で考えると、聞き漏らしが減り、次の提案につながる記録になります。この記事では、商談メモを取る理由、事前に用意する項目、商談中に聞くこと、書き方のコツ、テンプレート、商談後の清書と共有、個人情報の扱いまでを順に説明します。商談の後の宿題を担当と期限を付けて共有する方法として、Pinatecaのようなボードで進み具合を共有できる道具の使い方にも後半で触れます。

商談メモとは何か、なぜ取るのか

商談メモとは、取引先や見込み客との打ち合わせで聞いたこと、決まったこと、次にやることを書き留めた記録のことです。打ち合わせメモ、商談記録と呼ばれることもあります。

商談では、相手の困りごと、予算、時期、決める人、こちらへの質問など、多くの情報が短い時間に出てきます。記憶だけに頼ると、後から「何と言っていたか」があいまいになり、提案の中身がずれたり、約束したことを忘れたりします。名刺管理サービスを提供する会社の解説でも、次のように説明されています。

商談メモに商談や打ち合わせの内容を記載することは、双方の記憶違いや抜け・漏れが起きないようにするメリットがあります。商談や打ち合わせでは、決定事項や顧客からの要望・依頼事項のほか、自社に持ち帰って対応すべき事項など、無数の情報が一度に飛び交います。ポイントを押さえた商談メモを取っていれば、後になって顧客の認識とは異なる対応をしたり、顧客の要望を忘れたりするリスクが軽減できます。 出典: skypce.net

商談メモを取る理由は、大きく4つに整理できます。

• 記憶違いと聞き漏らしを防ぐ
• 相手の言葉をもとに、的を外さない提案を作る
• 上司や同僚、担当の引き継ぎ先と情報を共有する
• 次にやることと期限をはっきりさせる

このうち、最も見落とされやすいのが4つ目です。商談メモは、商談の内容を残すためだけのものではありません。商談の後に誰が何をいつまでにやるかが書かれていて、はじめて次の商談や受注につながる記録になります。

商談の前に用意しておくこと

商談メモの出来は、商談が始まる前の準備でほぼ決まります。何を聞くかを決めずに臨むと、相手の話をただ書き写すだけになり、肝心のことを聞き忘れます。

商談の前に、次のことを用意しておきます。

準備すること	中身
相手の基本の情報	会社名、部署、参加者の名前と役職、事業の内容
これまでの経緯	前回までの商談の記録、問い合わせの内容、過去の取引
今回の目的	この商談で何を確かめ、何を決めたいか
聞く項目の一覧	今回必ず聞くことを5個から8個ほど
仮の提案	相手の困りごとに合いそうな案と、その根拠

特に大切なのは、今回の目的を1文で書いておくことです。「導入の時期と、決める人が誰かを確かめる」「見積もりの前提になる数量を聞く」のように具体的に書いておくと、商談中に話がそれても、目的に戻りやすくなります。

聞く項目の一覧は、メモの用紙やファイルの上のほうに、あらかじめ書いておきます。商談中は、その項目の横に答えを書き込むだけで済むので、書く量が減り、相手の話を聞くことに集中できます。

前回の商談の記録があれば、必ず読み返してから臨みます。前回聞いたことをもう一度尋ねると、相手は「話を聞いていなかったのか」と感じます。前回の宿題があれば、その結果を最初に伝えられるように準備しておきます。

商談中に聞く項目

商談で聞くべき項目は、扱う商品やサービスによって違いますが、多くの商談に共通するものがあります。営業の場面でよく使われる考え方に、予算、決める人、必要性、時期の4つを確かめる方法があります。これに、今の状況と、比べている候補を加えると、次のような一覧になります。

項目	聞くことの例
今の状況	今はどのように対応しているか、何に困っているか
必要性	なぜ今、解決したいのか、解決しないと何が起きるか
予算	予算は決まっているか、どのくらいの幅か
決める人	最終的に決めるのは誰か、決めるまでの流れはどうか
時期	いつまでに始めたいか、決める時期はいつか
比べている候補	ほかに検討している方法や会社はあるか

すべてを1回の商談で聞き出す必要はありません。初めての商談では、今の状況と必要性を中心に聞き、予算や決める人は、相手との関係ができてから尋ねるほうが自然な場合もあります。大切なのは、どの項目がまだ分かっていないかをメモの上で見えるようにしておくことです。空欄が残っていれば、次の商談で聞くべきことが分かります。

相手が使った言葉は、なるべくそのまま書き留めます。「業務が回らない」「担当が1人しかいない」「来年の春までに」といった言葉は、提案書を作るときに、相手の困りごとに沿った説明をするための材料になります。こちらの言葉に言い換えて書くと、相手の本当の意図からずれることがあります。

相手の話を引き出す聞き方

商談メモに書くべき中身は、相手が話してくれなければ集まりません。聞き方を少し工夫するだけで、メモに残せる情報の量と質が大きく変わります。

質問には、大きく分けて2つの形があります。1つは「はい」か「いいえ」で答えられる閉じた質問で、もう1つは相手が自由に答えられる開いた質問です。「今のやり方に不満はありますか」は閉じた質問で、「今のやり方で、特に手間がかかっているのはどの作業ですか」は開いた質問です。困りごとや背景を知りたいときは開いた質問を使い、条件や事実を確かめたいときは閉じた質問を使うと、話が進みやすくなります。

相手が話した内容を、短く言い直して確かめるのも有効です。「つまり、月末の締めの作業に時間がかかっていて、そこを短くしたい、ということでしょうか」と返すと、相手は「そうです」と答えるか、「いえ、それよりも」と本当の困りごとを話してくれます。言い直しで確かめた内容は、そのまま商談メモの「今の状況と困りごと」の欄に書けます。

数字を聞くときは、幅で尋ねると答えてもらいやすくなります。「ご予算はおいくらですか」と聞くと身構える人でも、「50万円前後と100万円前後では、どちらに近いでしょうか」と聞けば、おおよその規模を教えてくれることがあります。答えてもらえなかった項目は、無理に聞き出さず、メモに「未確認」と書いて次回に回します。

相手が話している途中で、こちらの説明を始めないことも大切です。説明したくなっても、相手の話が一区切りつくまで待ち、まず聞き終えてから話します。商談の前半は聞くことに使い、後半で提案や説明をする、という配分を意識すると、メモに残る情報が多くなります。

商談中にメモを取るときのコツ

商談中のメモは、きれいに書くことより、後から意味が分かることを優先します。話を聞きながら全部を書こうとすると、相手の顔を見る時間がなくなり、会話も途切れがちになります。

商談中のメモで使いやすいコツを挙げます。

• 数字、日付、固有の名前は必ず書く（記憶から抜けやすいため）
• 文章ではなく、単語と短い句で書く
• 決まったことには印を付ける（例：丸で囲む）
• こちらの宿題と相手の宿題を区別して書く（例：「自」「先」）
• 分からなかった言葉には「？」を付け、後で確かめる
• 自分の考えや気づきは、相手の発言と区別して書く（例：かっこで囲む）

記号の使い方は、自分で決めて毎回同じにしておきます。商談のたびに記号の意味が違うと、後で読み返したときに混乱します。

メモを取ることを、商談の最初に相手に伝えておくのも大切です。「大事なお話なので、メモを取りながら伺います」と一言添えるだけで、相手はメモを取る姿を前向きに受け止めます。ノートパソコンで記録するときは、画面に向かい続けると相手に失礼な印象を与えることがあるので、要所で顔を上げて相手の目を見るようにします。

録音や録画をするときは、必ず相手の了承を得てからにします。了承が得られない場合や、社外の人の発言を残すことに会社の決まりがある場合は、それに従います。録音があっても、決まったことと宿題は商談の場で書き留めておきます。録音を後から聞き直す時間は、思ったよりかかるためです。

商談の最後に確かめること

商談の最後の数分は、メモの抜けを埋める大切な時間です。終わる前に、次のことを相手と一緒に確かめます。

1. 今日決まったこと
2. こちらがやること、その期限
3. 相手にお願いしたこと、その期限
4. 次の商談の日程、または次の連絡の時期

「本日は、Aの件とBの件を確かめさせていただきました。こちらからは、金曜日までに見積もりをお送りします。御社からは、来週中に必要な数量を教えていただけるということでよろしいでしょうか」のように、口に出して確かめると、相手との認識のずれがその場で分かります。

このときに、メモの「？」を付けた言葉や、聞き漏らした項目も確かめます。後からメールで尋ねることもできますが、その場で聞けば1分で済みます。

次の日程が決まらなかったときは、「いつ頃ご連絡すればよろしいでしょうか」と尋ね、次の連絡の時期だけでも決めておきます。次の接点が決まらないまま終わった商談は、そのまま進まなくなることが多いためです。

商談メモのテンプレート

毎回同じ形のテンプレートを使うと、書く場所に迷わず、抜けにも気づきやすくなります。基本の形を示します。

欄	書く内容
日時と場所	商談の日時、場所またはオンラインの別
参加者	相手の参加者の名前と役職、こちらの参加者
今回の目的	この商談で確かめたかったこと
今の状況と困りごと	相手が話した状況、相手の言葉
予算・決める人・時期	分かったこと、まだ分からないこと
比べている候補	ほかの方法や会社の有無
決まったこと	結論を1文ずつ
こちらの宿題	担当、期限、終わりの基準
相手の宿題	内容と期限
次の予定	次の商談の日程、または連絡の時期
気づいたこと	自分の考え、提案の方向

このテンプレートは、紙のノートでも、表計算のシートでも、文書のファイルでも使えます。紙に印刷して使う場合は、項目の欄を大きめにしておくと、商談中に書き込みやすくなります。

テンプレートの項目は、扱う商品に合わせて調整します。たとえば、システムの導入を提案する営業なら「今使っている仕組み」「利用する人数」を、工事や制作を受ける仕事なら「場所や仕様の条件」「納期」を加えます。項目を増やしすぎると埋めきれなくなるので、必ず聞く項目だけに絞ってください。

初回と2回目以降で変わるメモの重点

商談メモで重点を置く項目は、商談の回数によって変わります。毎回同じ項目を同じ重さで書くより、その回の役割に合わせて書くと、短い時間で必要な情報がそろいます。

初めての商談では、相手のことを知るのが目的です。会社の事業、相手の部署の役割、今の困りごと、なぜ今その困りごとを解決したいのか、を中心に聞き、メモに残します。この段階では、予算や決める人を無理に聞き出そうとしないほうが、相手との関係を作りやすくなります。初回のメモには、相手の話し方や関心の向きなど、次回の準備に役立つ気づきも書いておきます。

2回目の商談では、初回に聞いた困りごとに対して、こちらの考えを示し、相手の反応を確かめます。メモには、提案のどこに相手が関心を示したか、どこに不安を感じたかを書きます。「費用の話で表情が曇った」「導入の手間について2回質問があった」といった反応は、次の提案を練り直すときの手がかりになります。

3回目以降の商談では、条件を詰め、決める人と決める時期を確かめる段階に入ります。メモには、見積もりの前提になる数量や仕様、社内の承認の流れ、決まるまでに必要な書類を、漏れのないように書き残します。この段階で聞き漏らしがあると、契約の直前になって条件が食い違うことがあります。

回を重ねるごとに、前回のメモの空欄が埋まっていくのが理想です。商談の前に前回のメモを開き、まだ空いている欄を今回の聞く項目に加えておくと、商談ごとに着実に情報がそろっていきます。

紙とデジタルの使い分け

商談メモを紙に書くか、パソコンやタブレットで書くかは、商談の形と、その後の使い方で決めます。

方法	向いている場面	気をつけること
紙のノート	対面の商談で、相手の顔を見ながら話したいとき	後で清書してデジタルに移す手間がかかる
ノートパソコン	オンラインの商談、話す内容が多いとき	打鍵の音と、画面ばかり見る姿勢
タブレットとペン	図や手書きを交えたいとき	充電と、書き込んだファイルの整理

対面の商談では、紙のほうが相手に圧迫感を与えにくい傾向があります。オンラインの商談では、画面を見ながらそのまま打ち込めるので、パソコンで書くほうが効率的です。

どちらで書いても、最終的な記録は、チームで共有できる場所に1つにまとめておくのが基本です。紙のメモのまま机にしまっておくと、担当が休んだときや引き継ぎのときに、誰も内容を確かめられなくなります。

商談の後、その日のうちに清書する

商談中のメモは、単語と記号だけの走り書きになっていることがほとんどです。時間がたつと、書いた本人でも意味が分からなくなるので、商談が終わったら、できればその日のうちに清書します。

清書では、次の順番で整えます。

1. テンプレートの欄に沿って、走り書きを文章に直す
2. 「？」を付けた言葉を調べ、分からないものは相手に確かめるリストに加える
3. 決まったことと宿題を、担当と期限を付けて書き出す
4. 分かっていない項目（予算、決める人など）を次回聞くこととして書く
5. 提案の方向と、次に用意する資料を書く

清書が終わったら、相手にお礼のメールを送ります。メールには、決まったことと、それぞれの宿題と期限を短く書いておくと、相手との認識をもう一度そろえられます。お礼のメールは、遅くとも翌日の午前中までに送るのが目安です。

清書にかける時間は、1件あたり10分から15分ほどにとどめます。長い報告書を書こうとすると、商談が続く日には清書が追いつかず、結局ためてしまいます。テンプレートの欄を埋めることに絞れば、短い時間で済みます。

チームで商談メモを共有する方法

商談メモは、自分だけのものにせず、上司や同僚と共有することで価値が大きくなります。担当が休んだときにも対応でき、ほかの人が似た商談で使える知恵も残ります。

共有するときに気をつけたいのは、次のような点です。

• 共有の場所を1つに決める（個人のメールやノートに散らさない）
• ファイルの名前を「日付_会社名_商談」のように決まった形にする
• 相手ごとに、過去の商談の記録をたどれるようにする
• 次の行動と期限は、本文の中に埋もれないよう目立つ欄に書く

小さなチームなら、共有のフォルダに文書を保存し、表計算のシートで「会社名」「最後の商談の日」「次の行動」「期限」「担当」を一覧にしておくだけでも十分です。週に1回、その一覧を見て、期限が近いものや止まっているものを確かめる習慣を作ると、商談の取りこぼしが減ります。

担当の交代や異動のときにも、共有された商談メモが役に立ちます。引き継ぐ人は、過去の商談の記録を順に読めば、相手とのこれまでのやり取り、まだ分かっていない項目、約束している宿題を把握できます。引き継ぎの挨拶で「前任から、春までに始めたいと伺っています」と伝えられれば、相手は同じ話を繰り返さずに済み、新しい担当にも安心して話を続けてくれます。

ところが、担当する人が増え、同時に進む商談が何十件にもなると、表計算のシートでは、誰の宿題が止まっているのか、どれが期限を過ぎているのかが見えにくくなります。商談についてのやり取りがチャットやメールに散らばり、どこで何が決まったか分からなくなることもあります。その段階では、商談の後の宿題を1件ずつカードにして、担当と期限と話し合いを1か所に集められるプロジェクト管理の道具を使うと、進み具合を共有しやすくなります。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。商談の後の宿題をカードにして担当と期限を付け、カンバンボードで「見積もり作成中」「提案書送付済み」「回答待ち」のように列を分けて並べれば、どの商談がどこで止まっているかを一目で確かめられます。カードにはコメントを付けられ、カスタムフィールドで顧客名のような項目を追加することもできます。自分宛ての担当の割り当てや締め切りは受信箱に集まります。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。Pinatecaは商談の内容を自動で記録する道具ではなく、商談の後の行動と進み具合をチームで共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

商談メモと個人情報の扱い

商談メモには、相手の名前、役職、連絡先、会社の内部の事情など、外に出してはいけない情報が多く書かれています。個人情報を事業に使う会社には、個人情報保護法で管理の義務が定められています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第23条

言い換えると、集めた個人の情報が外に漏れたり、なくなったり、壊れたりしないように、会社として必要な手を打たなければならない、ということです。商談メモについては、日々の扱いで次のことに気をつけます。

• 紙のメモを電車や飲食店に置き忘れない
• 共有の場所は、見られる人を必要な範囲に限る
• 個人のスマートフォンや私用のメールにメモを転送しない
• 社外の場所でパソコンを開くときは、画面をのぞかれないようにする
• 不要になった紙のメモは、シュレッダーなどで処分する

どこまでの対策が必要かは、会社の規模や扱う情報によって変わります。会社に情報の取り扱いの決まりがあれば、それに従ってください。業務委託で商談に同席するフリーランスの場合は、契約の中で秘密を守る義務が定められていることが多いので、契約書の内容も確かめておきます。

商談メモでよくある失敗

商談メモがうまく使えない原因には、いくつかの決まった型があります。

全部を書こうとして話を聞けていない

相手の話を一言一句書こうとすると、メモを取ることに気を取られ、相手の表情や話の流れを読み取れなくなります。数字、日付、名前、決まったこと、宿題の5つを優先し、ほかは単語で書くくらいで十分です。

決まったことと宿題が書かれていない

商談の内容は詳しく書いてあるのに、結局何が決まったのか、誰が何をするのかが書かれていないメモは、次の行動につながりません。商談の最後に、決まったことと宿題を必ず確かめ、メモの決まった欄に書きます。

清書せずにためてしまう

走り書きのまま数日たつと、自分でも読めなくなります。商談の後、その日のうちに10分から15分で清書する習慣を作ります。

自分の解釈で書き換えている

相手が「少し検討したい」と言ったのを、「前向きに検討」と書いてしまうと、上司や同僚は状況を見誤ります。相手の言葉はそのまま書き、自分の解釈はかっこで分けて書きます。

共有されずに個人の手元に残っている

担当者のノートの中だけにある商談メモは、引き継ぎや休みのときに役に立ちません。共有の場所を1つに決め、清書したら必ずそこに保存します。

オンラインの商談でのメモの取り方

オンラインの商談では、対面とは少し違う工夫が要ります。画面越しでは相手の反応が分かりにくく、話し始めが重なることも多いので、聞き漏らしが起きやすくなります。

• 商談の前に、聞く項目の一覧を画面の横に開いておく
• 相手の名前と役職は、画面に表示される名前と名刺の情報を照らし合わせて書く
• 画面共有された資料は、ページの番号を書き留めておき、後で資料を送ってもらう
• チャットで共有された情報は、商談の後に保存しておく
• 聞き取れなかったところは、その場で「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか」と尋ねる

オンラインの商談では、相手から自分の手元が見えないため、パソコンで打ち込んでいても失礼な印象を与えにくいという利点があります。一方で、打ち込むことに集中して、相手の話に相づちを打つのを忘れがちです。要所で「はい」「なるほど」と声に出して返すと、相手も話しやすくなります。

複数の人が参加する商談では、こちらの側で記録係を1人決めておくと、ほかの人は話すことと聞くことに集中できます。

電話や立ち話での商談のメモ

商談は、予定を組んだ打ち合わせの場だけで行われるわけではありません。取引先からの急な電話、展示会での立ち話、別件の打ち合わせの後の雑談の中で、大事な話が出てくることもあります。こうした場面では、テンプレートを開く余裕がないため、最低限の項目だけを書き留める習慣を決めておきます。

電話の場合は、次の5つを優先して書きます。

• かけてきた人の会社名と名前、折り返しの連絡先
• 用件を1文で
• 数字と日付
• こちらが約束したこと
• 次に連絡する時期

電話を切ったら、すぐに走り書きを見直し、聞き漏らしがないかを確かめます。分からないことが残っていれば、記憶が新しいうちに折り返して確かめます。その日のうちに、通常の商談メモと同じ場所に清書して保存します。

展示会や立ち話では、その場でメモを取りにくいことがあります。そのときは、受け取った名刺の裏や、スマートフォンのメモに、話した内容を単語でいくつか書いておきます。会場を離れてから時間がたつと、誰と何を話したかが混ざってしまうので、休憩のたびに書き足しておくのがこつです。

こうした非公式の場で出た話ほど、相手の本音が含まれていることがあります。正式な商談で改めて確かめる前提で、聞いた言葉をそのまま残しておくと、次の商談の準備に役立ちます。

商談メモを提案と受注につなげる

商談メモの価値は、次の提案に生かせるかどうかで決まります。清書したメモをもとに、提案書や見積もりを作るときは、次のように使います。

1. 相手の困りごとを、相手の言葉のまま提案書の冒頭に書く
2. 困りごとごとに、こちらの解決策を対応させる
3. 予算と時期の条件に合わせて、案を1つから3つに絞る
4. 決める人が気にしそうな点（費用、手間、危険）に先回りして答える
5. 比べている候補との違いを、事実で説明する

相手の言葉で困りごとが書かれた提案書は、「話をよく聞いてくれた」という印象を与えます。商談メモに相手の言葉が残っていれば、この書き方が自然にできます。

受注に至らなかった商談の記録も、捨てずに残しておきます。どの段階で止まったのか、どんな理由で見送られたのかが分かれば、次の商談で同じ失敗を避けられます。半年後や1年後に状況が変わり、改めて声がかかることもあります。そのときに過去のメモを読み返せば、前回どこで話が止まったのか、相手が何を気にしていたのかを踏まえて、話の続きから始められます。

商談メモをチームの振り返りに使う

商談メモがたまってくると、個々の商談の記録としてだけでなく、チームの営業の進め方を見直す材料にもなります。週に1回、または月に1回、メモを見返す時間を取ると、次のようなことが見えてきます。

• どんな困りごとを持つ相手が多いか
• どの段階で商談が止まりやすいか
• 見送りになった理由に共通点はあるか
• 受注につながった商談で、最初に聞いていたことは何か

たとえば、見送りの理由に「社内の承認が通らなかった」が多ければ、決める人や承認の流れを早い段階で聞く必要があると分かります。「ほかの方法と比べて決めかねていた」が多ければ、比べている候補を初回から聞き、違いを説明する資料を用意しておくべきだと分かります。

振り返りでは、個人の成績を責める場にしないことが大切です。商談メモを共有すると評価に使われる、と感じた人は、うまくいかなかった商談を書かなくなります。うまくいかなかった商談ほど、チームにとっては学ぶことが多い記録です。

振り返りの結果は、テンプレートの項目に反映させます。聞き漏らしが多かった項目を必ず聞く項目に加え、ほとんど使われていない項目は外します。テンプレートを少しずつ育てていくことで、チーム全体の商談メモの質がそろっていきます。

運営者として見てきた商談と記録の傾向

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、継続して仕事を受けているフリーランスほど、最初の打ち合わせで聞いたことを短い文書にまとめ、相手に送って確かめる習慣を持っている傾向があります。「本日伺った内容と、こちらの作業の範囲は次のとおりです」と送るだけで、後からの食い違いが減り、依頼する側も安心して任せられるようになります。

仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、依頼する側は同じ予算で多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その良さが生きるのは、打ち合わせの記録で認識がそろっている関係です。業務の効率化や、AIを使った記録づくりを手伝う仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、案件の種類が紹介されています。営業や顧客管理の仕組みそのものを作る仕事はアプリケーション開発のお仕事で確かめられます。経営や営業の進め方を体系的に学びたい人には、中小企業の経営課題に助言する国家資格の中小企業診断士の内容も参考になります。

よくある質問

Q. 商談メモには何を書けばよいですか？

日時と参加者、今回の目的、相手の今の状況と困りごと、予算、決める人、時期、比べている候補、決まったこと、こちらと相手の宿題、次の予定が基本の項目です。特に、決まったことと宿題には担当と期限を必ず付けます。毎回同じテンプレートを使うと、抜けている項目に気づきやすくなります。

Q. 商談中にメモを取るのは失礼になりませんか？

商談の最初に「大事なお話なので、メモを取りながら伺います」と一言伝えておけば、多くの場合は前向きに受け止められます。全部を書こうとせず、数字、日付、名前、決まったこと、宿題を優先して短く書き、要所で顔を上げて相手の目を見るようにすると、会話も途切れにくくなります。

Q. 商談メモは紙とパソコンのどちらがよいですか？

対面の商談では、相手に圧迫感を与えにくい紙が向いています。オンラインの商談や話す内容が多いときは、パソコンで打ち込むほうが効率的です。どちらで書いても、商談の後にその日のうちに清書し、チームで共有できる場所に1つにまとめて保存しておくのが基本です。

Q. 商談メモを録音で代わりにしてもよいですか？

録音は聞き漏らしの確認に役立ちますが、必ず相手の了承を得てから行います。また、録音を後から聞き直すには思ったより時間がかかるため、決まったことと宿題は商談の場でメモに書き留めておくのがおすすめです。社外の人の発言を残すことに会社の決まりがある場合は、それに従ってください。