ロジカルライティングとは｜筋の通った文章の書き方

ロジカルライティングを調べている人の多くは、上司から「結局何が言いたいの」と返された報告書や、相手から質問ばかり返ってくるメールを前に、どこを直せばよいのか分からずにいます。結論から言うと、ロジカルライティングは文章の才能ではなく手順の問題で、「結論を先に書く」「理由と根拠を対応させる」「1つの文に1つの話だけを書く」の3つを守るだけで、文章の通りは大きく変わります。この記事では、考え方の土台、使える型、書く手順、書いた後の点検、身につけ方までを順に説明します。文章を複数人で書いたり確認し合ったりするときに、担当と期限を共有できるプロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法も、後半で触れます。

ロジカルライティングとは何か

ロジカルライティングとは、読み手が迷わずに「何が言いたいのか」と「なぜそう言えるのか」をたどれるように、文章の組み立てを整える書き方のことです。研修を提供している会社も、次のように定義しています。

ロジカルライティングとは、「論理的で分かりやすい文章を書く方法」のことです。ロジカルライティング研修は、ビジネスの現場で求められる「論理的で筋が通っており、読み手にとって分かりやすく、相手に正確に意図を伝える」文章の書き方を学ぶことを目的とした研修です。 出典: smbcc-education.jp

ここで言う「論理的」とは、難しい理屈を並べることではありません。主張と理由がつながっていて、理由を支える事実が示されていて、話の順番が読み手の知りたい順になっている、という状態のことです。読み手が途中で「それはなぜ」「それで結局どうするの」と思わずに最後まで読めれば、その文章は論理的だと言えます。

よく混同されるのが、ロジカルシンキングとの違いです。ロジカルシンキングは、頭の中で物事を筋道立てて考える力のことです。ロジカルライティングは、その考えを文章として相手に渡すための技術です。考えが整理されていなければ文章も乱れますが、考えが整理されていても、書く順番を誤ると伝わりません。たとえば、調査の経緯から順に書き、最後の段落でようやく結論を述べる報告書は、考えとしては正しくても、忙しい読み手には伝わりにくい文章になります。

もう1つ押さえておきたいのは、ロジカルライティングは「読み手のための書き方」だという点です。同じ内容でも、上司に出す報告と、取引先に送る提案と、社内の掲示とでは、読み手が最初に知りたいことが違います。読み手が誰で、読んだ後に何をしてほしいのかを決めてから書き始めることが、すべての出発点になります。

なぜ今、論理的な文章が求められるのか

論理的な文章が求められる場面は、ここ数年で確実に広がっています。理由は大きく3つあります。

1つ目は、文章でのやり取りが仕事の中心になったことです。テレワークの広がりで、以前なら席まで行って口頭で済ませていた相談や報告が、チャットやメールに置き換わりました。会話であれば表情や声の調子で補えた部分を、文章だけで伝える必要があります。オンライン研修の運営会社も、会話と文章の違いを次のように説明しています。

文章とは違い、実際の会話は論理的でなくてもある程度は伝わります。なぜなら、その場の雰囲気や表情、声のトーンなど参考にできる要素がほかにもあるからです。そのため、文章で伝えるよりも難易度は低くなるのです。 出典: schoo.jp

2つ目は、読み手の時間が短くなったことです。1日に届くメールやチャットの数が増えるほど、1通にかけられる時間は減ります。冒頭の数行で用件が分からない文章は、後回しにされるか、読み違えられます。

3つ目は、業務委託や副業で働く人が増え、初めて組む相手と文章だけで仕事を進める場面が増えたことです。依頼する側は、提案文や納品の報告を読んで「この人に任せて大丈夫か」を判断します。採用の現場でも、応募書類の文章が整っているかどうかは、面接に進むかどうかを分ける材料の1つとして見られています。

国の文書の書き方の指針も、この流れに沿って改められました。文化審議会は令和4年1月に「公用文作成の考え方」を建議し、昭和26年から使われてきた「公用文作成の要領」に代わる手引として、読み手に伝わる書き方を示しています。そこでは「結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する」ことや「一文の論点は、一つにする」ことが、文書を作るときの基本として挙げられています。役所の文書でさえ、読み手の側に立った論理的な書き方へと考え方を切り替えているということです。原文は文化審議会の建議（PDF）で読めます。

論理的な文章に共通する3つの条件

論理的だと感じる文章を分解すると、共通する条件が3つ見えてきます。

条件1：結論が最初に分かる

読み手が最初の段落を読んだ時点で、この文章が何を伝えたいのかが分かることです。報告なら「結果」、提案なら「何をしてほしいか」、相談なら「何を決めてほしいか」を冒頭に書きます。結論が先に分かれば、読み手はその後の理由や詳細を「結論を確かめるための材料」として読めるので、理解が速くなります。

条件2：理由と根拠が結論を支えている

結論に対して「なぜそう言えるのか」が書かれていることです。ここでいう理由は考えの筋道で、根拠は理由を裏づける事実やデータのことです。たとえば「新しい問い合わせ窓口を設けるべきだ」という結論なら、理由は「今の窓口では返信が遅れている」、根拠は「先月の問い合わせのうち、2営業日以内に返信できたのは6割だった」という事実になります。理由だけで根拠がない文章は主観に見え、根拠だけで理由がない文章はデータの羅列に見えます。

条件3：話の順番と粒度がそろっている

段落ごとに1つの話を書き、話の大きさ（粒度）がそろっていることです。粒度とは、話の細かさの度合いのことです。「費用」「期間」「担当者の田中さんが休みがちなこと」を同列に並べると、3つ目だけ話の大きさが違うため、読み手は引っかかります。同じ段に並べる項目は、同じ細かさにそろえます。

この3つは、どれか1つが欠けても文章の通りが悪くなります。書き終えた文章を見直すときも、この3つの順に確かめると、どこを直せばよいかが見つけやすくなります。

論理を組み立てる代表的な型

ロジカルライティングには、組み立てを助ける型がいくつかあります。型を使うと、何を書けばよいかが先に決まるので、書き始めの迷いが減ります。

PREP法

PREP法とは、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論の繰り返し）の順に書く型です。短い報告やメール、会議での発言に向いています。

• 結論：来月の展示会への出展は見送るべきです。
• 理由：出展費用に対して、見込める商談の数が少ないためです。
• 具体例：昨年は費用が約80万円かかり、成約につながった商談は2件でした。
• 結論：今年は同じ予算をWeb広告に回すことを提案します。

ピラミッド構造

ピラミッド構造とは、一番上に結論を書き、その下に結論を支える理由を2〜4個並べ、さらに各理由の下に根拠となる事実を並べる組み立て方です。報告書や提案書のように分量が多い文章の設計図として使います。紙に図を描くと、どの理由に根拠が足りないかが一目で分かります。

MECE（ミーシー）

MECEとは、「漏れなく、重なりなく」という意味の考え方です。理由を並べるときに、同じことを言い換えて2回数えていないか、大事な観点が抜けていないかを確かめるのに使います。たとえば費用を「人件費」「外注費」「その他」に分ければ、重なりも漏れも起きにくくなります。

時系列型と比較型

手順の説明やトラブルの経緯の報告では、起きた順に書く時系列型が向いています。ただし、その場合も冒頭に「何が起きて、今どうなっているか」を1〜2文で示してから経緯に入ります。複数の案を検討した結果を伝えるときは、案ごとに同じ観点（費用、期間、効果）で並べる比較型が向いています。

どの型を使うかは、読み手が何を知りたいかで決めます。型はあくまで道具で、型に当てはめること自体が目的ではありません。

筋の通った文章を書く5つのステップ

ここからは、白紙の状態から論理的な文章を書き上げるまでの手順を、5つのステップで説明します。

ステップ1：読み手と目的を決める

最初に「誰が読むのか」と「読んだ後に何をしてほしいのか」を1行で書き出します。たとえば「部長が読み、来週の会議で予算の承認をしてもらう」のように具体的に書きます。ここが曖昧なまま書き始めると、途中で話がぶれます。

ステップ2：結論を1文で書く

伝えたいことを1文で書きます。1文で書けないときは、まだ考えが整理されていない合図です。その場合は、言いたいことを全部書き出し、一番大事なものを1つ選びます。

ステップ3：理由と根拠を書き出す

結論を支える理由を箇条書きで並べ、それぞれに根拠となる事実を書き添えます。数字、日付、実際に起きたこと、公的な資料の記載など、読み手が確かめられるものを根拠にします。根拠が見つからない理由は、削るか、「見込み」と分かるように書きます。

ステップ4：骨組みを作ってから本文を書く

見出しや段落の頭の1文だけを先に並べ、骨組みを作ります。骨組みだけを読んで話が通じれば、本文を肉付けしても大きく崩れることはありません。本文は、段落の最初の1文でその段落の要点を示し、続く文で説明や例を加える形にすると、流し読みでも内容が伝わります。

ステップ5：時間を空けて読み直す

書き上げた直後は、自分の頭の中の情報で文章を補って読んでしまうため、穴に気づきにくくなります。可能であれば少し時間を空けて、読み手になったつもりで読み直します。次の節で説明する点検の項目を使うと、見落としが減ります。

この5つのステップのうち、多くの人が飛ばしてしまうのがステップ1とステップ4です。いきなり本文を書き始めると、書きながら考えることになり、結論が最後に来る文章になりがちです。骨組みに5分かけるだけで、書き直しの時間は大きく減ります。

一文と段落の書き方のコツ

文章全体の組み立てが正しくても、一文一文が読みにくければ伝わりません。ここでは、文と段落の単位で気をつける点を整理します。

一文を短くする

先に紹介した「公用文作成の考え方」は、一文の長さについて「適当な長さは一概に決められないが、50～60字ほどになってきたら読みにくくなっていないか意識するとよい」としています。長い文は、主語と述語の対応がずれやすく、読み手が途中で迷います。「〜し、〜して、〜ので」とつなげている文は、句点で区切れないかを考えます。

主語と述語を近づける

主語と述語の間に長い説明が入ると、何が何をしたのかが分かりにくくなります。「担当者は、先週の会議で話題になった取引先からの追加の依頼について、来週までに回答する」は、「来週までに回答するのは担当者です。対象は、先週の会議で話題になった取引先からの追加の依頼です」のように分けると読みやすくなります。

1つの段落に1つの話

段落を変えるのは、話が変わるときです。1つの段落に複数の話が入っていると、読み手はどこが要点なのかを探すことになります。段落の最初の1文で要点を示し、その段落の中では、その要点の説明だけを書きます。

接続の言葉で論理の向きを示す

「だから」「なぜなら」「一方で」「たとえば」といった接続の言葉は、前後の文がどういう関係にあるかを読み手に知らせる道しるべです。理由を述べるのか、反対の話をするのか、例を出すのかが先に分かれば、読み手は次の文を予測しながら読めます。逆に、関係のない文を「また」でつなぎ続けると、話がどこへ向かっているのかが分からなくなります。

あいまいな言葉を具体的にする

「早めに」「できるだけ」「多くの」といった言葉は、人によって受け取り方が違います。「今週金曜の17時までに」「全体の7割」のように、読み手が同じ意味で受け取れる言葉に置き換えます。特に期限と数量は、あいまいなまま送ると後で必ず確認のやり取りが発生します。

書いた後に確かめる点検の手順

論理的な文章は、書く力よりも、書いた後に直す力で決まる部分が大きいものです。次の点検の項目を、提出や送信の前に上から順に確かめると、ほとんどの穴はふさげます。

1. 冒頭の3行だけを読んで、結論と、読み手にしてほしいことが分かるか
2. 結論に対して「なぜ」と問いかけたとき、本文に答えが書いてあるか
3. 理由のそれぞれに、確かめられる事実や数字が添えてあるか
4. 同じ段に並べた項目の大きさ（粒度）がそろっているか
5. 50字を大きく超える文がないか。あれば2つに分けられないか
6. 「これ」「それ」が何を指しているか、読み手にも分かるか
7. 期限、数量、担当者があいまいな言葉のままになっていないか
8. 専門用語や社内の略語を、初めて読む人にも分かる言葉で説明しているか

点検のときに役立つのが、文章を読みながら「だから何」「なぜそう言えるの」と自分に問いかける方法です。オンライン研修の運営会社も、自問自答しながら書くことで文章がおのずと論理的になると説明しています。問いに答えられない箇所は、まだ考えが整理されていない箇所なので、そこを書き直します。

もう1つ効果的なのが、声に出して読むことです。黙読では気づかない、息が続かない長い文や、同じ言葉の繰り返しに気づけます。時間に余裕があれば、内容を知らない同僚に読んでもらい、「何をしてほしい文章だと思ったか」を一言で答えてもらうと、意図どおりに伝わっているかを確かめられます。

場面別：報告書・提案書・メールでの使い方

ロジカルライティングの考え方は同じでも、文書の種類によって冒頭に書くべきことは変わります。代表的な3つの場面で、書き出しの形を示します。

報告書

報告書では、冒頭に「結果」と「今後どうするか」を書きます。経緯は後ろに回します。

「〇〇の件、結論から申し上げますと、納期は予定より3日遅れる見込みです。原因は部品の入荷の遅れで、すでに代わりの仕入れ先と調整を始めています。以下、経緯と今後の対応を説明します。」

この書き出しなら、読み手は最初の2文で状況と対応を把握でき、詳しく知りたいときだけ先を読めます。

提案書

提案書では、冒頭に「何を提案するのか」と「それによって何が良くなるのか」を書きます。その後に、理由、具体的な内容、費用と期間、懸念とその対策の順で続けます。懸念を自分から書いておくと、読み手が抱く疑問に先回りでき、提案の信頼性が上がります。

メール

メールでは、件名と最初の1〜2文で用件が分かるようにします。件名は「ご相談」だけでなく「【ご確認のお願い】見積書の金額について（10月31日まで）」のように、用件と期限を入れます。本文の冒頭では、返信が必要なのか、読むだけでよいのかを示します。複数のことを尋ねるときは、質問に番号を振ると、相手も番号で答えられるため、やり取りの行き違いが減ります。

どの場面でも共通するのは、「読み手が最初に知りたいことは何か」から書き始めることです。書き手が伝えたい順番と、読み手が知りたい順番は、たいてい逆になっています。

よくある失敗と書き直しの例

ロジカルライティングの考え方は、悪い例と直した例を並べて見ると、つかみやすくなります。仕事の文章で特に多い失敗を4つ取り上げます。

失敗1：経緯から書き始める

直す前：「先週の月曜日に取引先のA社から連絡があり、担当の方と打ち合わせをしたところ、先方の社内で予算の見直しがあったとのことで、いくつか条件の変更の相談を受けました。その後、社内で検討した結果、今回は価格の変更には応じず、納期を1週間延ばす形で調整したいと考えています。」

直した後：「A社との契約について、価格は据え置き、納期を1週間延ばす形で調整したいと考えています。ご承認をお願いします。理由は、先方の社内で予算の見直しがあり、条件の変更を求められたためです。」

直す前の文章は、読み手にしてほしいこと（承認）が最後まで出てきません。結論とお願いを冒頭に移し、経緯は理由として後ろに回すだけで、同じ内容でも読み手の負担は大きく減ります。

失敗2：理由が結論を支えていない

直す前：「新しい勤怠の仕組みを入れるべきです。他社でも導入が進んでいますし、操作の画面も分かりやすいからです。」

「他社でも導入が進んでいる」は、自社に必要な理由になっていません。直した後は「今の紙の出勤簿では、月末の集計に担当者が毎月2日かけています。新しい仕組みに替えれば、この集計作業がなくなります」のように、自社の困りごとと、それがどう解決するかを理由にします。

失敗3：1つの文に話を詰め込む

直す前：「資料の作成は今週中に終わる見込みですが、デザインの確認が必要なので先方に送るのは来週になり、その際に費用の見積もりも添えるつもりで、見積もりについては経理と相談中です。」

直した後：「資料の作成は今週中に終わる見込みです。先方への送付は、デザインの確認を経て来週になります。送付の際には費用の見積もりを添えます。見積もりの内容は、現在経理と相談しています。」

1つの文を4つに分けただけですが、何がいつ起きるのかが追いやすくなりました。

失敗4：根拠のない言い切り

直す前：「この施策は必ず効果があります。」

根拠がないまま言い切ると、読み手は信用してよいのか判断できません。直した後は「先月、同じ施策を一部の店舗で試したところ、来店数が前月より1割増えました。全店舗に広げれば、同じ程度の効果が見込めます」のように、事実を示したうえで、見込みは見込みとして書きます。言い切ってよいのは、確かめた事実だけです。

生成AIで下書きを作るときの注意

最近は、生成AIに文章の下書きを作らせてから整える人も増えています。下書きの速さという点では便利ですが、ロジカルライティングの観点から見ると、気をつけたい点がいくつかあります。

1つ目は、AIの文章は「それらしく見える」ことです。言葉の流れは自然でも、結論と理由が対応していなかったり、根拠になる事実が実在しなかったりすることがあります。数字や固有名詞、制度の内容は、必ず元の資料で確かめます。

2つ目は、読み手と目的をAIは知らないということです。誰に向けて、何をしてもらうための文章なのかを指示しなければ、一般的で当たり障りのない文章が返ってきます。依頼するときは「読み手は部長、目的は予算の承認、結論は〇〇」のように、ステップ1とステップ2で決めた内容をそのまま伝えると、使える下書きに近づきます。

3つ目は、最後の点検は人がするということです。先に紹介した点検の項目を、AIが書いた文章にもそのまま当てはめます。とくに「冒頭の3行で結論が分かるか」と「理由に確かめられる事実が添えてあるか」の2点は、AIの下書きで崩れやすいところです。

AIを使うかどうかにかかわらず、文章の責任を負うのは書き手です。論理の筋を組み立てる力があれば、AIの下書きも、どこを残しどこを直すかを素早く判断できるようになります。

チームで文章を作るときの進め方

報告書や提案書は、1人で書き上げるとは限りません。複数の担当が章ごとに分けて書いたり、上司や関係者が順番に確認したりすることも多くあります。この場合、論理の筋が通るかどうかは、書く前の段取りで大きく左右されます。

最初に、全体の結論と章立てを1枚の骨組みとして共有します。各担当は、自分の章がどの理由を支えるために書かれるのかを確認してから書き始めます。これを省くと、担当ごとに書き方や粒度がばらばらになり、最後に1人が全部を書き直すことになりがちです。

次に、誰がどの章を書き、いつまでに出し、誰が確認するのかを決めます。確認する人には、「論理の筋」「数字の正しさ」「表現」のどれを見てほしいのかを伝えると、指摘が的を絞ったものになります。確認の指摘は、文書の中に直接書き込むか、指摘ごとに一覧にして、対応したかどうかが分かる形で残すと、直し漏れを防げます。

少人数で短い文書を作る程度なら、共有のドキュメントとコメント機能、あるいはスプレッドシートの一覧で十分に回ります。一方で、関わる人が多い、章が多い、外部の協力者も加わる、といった場合は、どの章が誰の手元で止まっているのかが見えにくくなります。

その段階での選択肢の1つが、Pinatecaのようなプロジェクト管理ツールです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、カードごとにコメントを付けたり、カスタムフィールドで項目を追加したりできます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。たとえば「執筆中」「確認待ち」「修正中」「完了」の列を作り、章ごとのカードに担当と期限を付ければ、どの章の確認が止まっているかを1画面で確かめられます。なお、Pinatecaは文章を書いたり直したりする道具ではなく、作業の分担と進み具合を共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ロジカルライティングを身につける練習法

ロジカルライティングは、知識として理解するだけでは身につきません。日々の文章の中で、型を使う回数を重ねることが近道です。

毎日のメールで結論から書く

一番手軽な練習は、毎日送るメールやチャットを、すべて結論から書き始めることです。送る前に冒頭の1文だけを読み、用件が伝わるかを確かめます。これを1か月続けるだけでも、書き出しで迷う時間は目に見えて減ります。

短い要約を書く

読んだ記事や会議の内容を、3行で要約する練習も効果があります。3行に収めるには、一番大事なことを選び、理由を絞り込む必要があるため、ピラミッド構造で考える癖がつきます。

添削を受ける

自分の文章の癖は、自分では気づきにくいものです。研修の運営会社も、実際に書いて添削を受けることの大切さを次のように述べています。

ロジカルライティングは理論だけではなく、実際に文章を書かなければ身につきません。文章を書いて、添削してもらうことにより客観的に論理的な文章を書けるようになります。 出典: schoo.jp

社内に添削を頼める人がいない場合は、文章の講座やレッスンを使う方法があります。文章の指導を仕事として受ける側の働き方は、翻訳・ライティングレッスンのお仕事で、レッスンの内容や進め方が紹介されています。添削を受ける側として講師の選び方を考えるときにも参考になります。

書いた文章を寝かせて読み直す

前日に書いた文章を翌朝に読み直すと、書いた直後には気づかなかった飛躍や、説明の抜けが見えてきます。毎回は難しくても、大事な提案書や報告書だけはこの手順を入れると、仕上がりが安定します。

型を1つずつ試す

PREP法、ピラミッド構造、比較型のように、型を1つずつ選んで1週間ずつ使ってみる方法もあります。一度に全部を覚えようとすると、どれも中途半端になります。

図にしてから書く

長い文書を書く前に、紙やホワイトボードに結論を1つ書き、その下に理由を線でつないで並べ、さらに根拠をぶら下げる図を描いてみます。図にすると、根拠が1つもない理由や、ほかの理由と重なっている理由がすぐに見つかります。図を描くのに慣れてくると、メールのような短い文章でも、頭の中で同じ形を思い浮かべてから書けるようになります。慣れないうちは、図を描いた紙を手元に残したまま本文を書くと、書いている途中で話がそれるのを防げます。

論理的な文章力が活きる仕事

ロジカルライティングの力は、文章を書くことそのものが仕事になる職種で、特に強く求められます。

代表的なのがWebの記事やコピーの執筆です。検索で訪れた読み手は、冒頭で答えが見つからなければすぐに離れてしまうため、結論を先に示し、理由と根拠を順に積み上げる書き方が基本になります。SEO記事・ブログ・コピーライティングのお仕事では、記事執筆やコピーライティングの仕事の内容と、求められるスキルが紹介されています。

マーケティングの分野でも、調査結果をもとに施策を提案する資料や、広告の企画書では、論理の筋が通っているかどうかが採否を分けます。生成AIを使った文章作成が広がる中でも、AIが出した文章の筋を確かめ、根拠を補い、読み手に合わせて組み直す力は人に求められ続けています。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、こうした分野の仕事の種類と進め方がまとめられています。

文書の正確さが求められる資格の仕事でも、論理的な文章力は欠かせません。たとえば行政書士は、官公署に出す書類や契約書などを作る国家資格で、事実と結論の対応が崩れた書類は受け付けてもらえません。資格ガイドでは、試験の内容や仕事の範囲が紹介されています。

20年以上にわたって在宅ワークや業務委託の仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、納品物そのものだけでなく、納品の連絡や進み具合の報告が短く的確です。「何が終わり、何が残っていて、いつ終わるか」が冒頭の数行で分かる報告は、依頼する側の確認の手間を減らし、次の依頼につながりやすくなります。仲介の手数料がかからない直接のやり取りでは、こうした文章の力がそのまま信頼の差になり、受け手の手取りにも、依頼する側の頼みやすさにも表れます。

文章の仕事は、在宅で始めやすい一方で、相手と顔を合わせずに進むことが多い仕事です。だからこそ、筋の通った文章で状況を伝えられることが、仕事を選ぶ側にも選ばれる側にも大きな意味を持ちます。

よくある質問

Q. ロジカルライティングとロジカルシンキングの違いは何ですか？

ロジカルシンキングは、物事を筋道立てて考える力のことです。ロジカルライティングは、その考えを読み手に伝わる順番と形で文章にする技術です。考えが整理されていても、結論を最後に書くなど順番を誤ると伝わりません。考える力と書く力は別に鍛える必要があり、書く前に結論と理由を書き出す習慣が、両方の練習になります。

Q. ロジカルライティングを身につけるのにどれくらいかかりますか？

個人差はありますが、毎日のメールやチャットを結論から書き始めることを続けると、1か月ほどで書き出しの迷いが減ったと感じる人が多くいます。報告書や提案書のような長い文書まで安定して書けるようになるには、型を使った練習と添削を数か月続けるのが現実的です。研修や講座を使う場合は、受講後に実際の文章で使い続けることが定着の条件になります。

Q. 一文は何文字くらいにすればよいですか？

文化審議会の「公用文作成の考え方」は、適当な長さは一概に決められないとしたうえで、50〜60字ほどになってきたら読みにくくなっていないか意識するとよいとしています。文字数そのものより、主語と述語の対応がずれていないか、1つの文に複数の話が入っていないかを確かめることが大切です。長い文は句点で区切り、修飾の部分を別の文に分けます。

Q. ロジカルライティングのおすすめの練習方法はありますか？

手軽なのは、毎日のメールを結論から書くこと、読んだ記事を3行で要約すること、書いた文章を翌日に読み直すことの3つです。自分の癖は自分では気づきにくいため、同僚や講師に添削してもらう機会を作ると上達が早くなります。PREP法やピラミッド構造などの型は、1つずつ選んで1週間ずつ試すと身につきやすくなります。