Gmailで共有のメールアドレスを作る方法と、チームで返信を分担する仕組み

問い合わせ用や予約受付用のメールアドレスを、Gmailで複数人の共有にしたい。そう考えて調べ始めると、「グループを作る」「委任する」「転送する」「パスワードを教え合う」と、やり方がいくつも出てきて、どれを選べばよいのか分からなくなります。

結論から言うと、Gmailで共有のメールアドレスを作る方法は大きく4つあり、どれが合うかは「会社のドメインのGoogle Workspaceを使っているか」「何人で返信を分担するか」「誰がどのメールに返したかを後から追う必要があるか」の3点で決まります。そして、どの方法を選んでも、担当の決め方と対応済みの印の付け方を最初に決めておかないと、二重返信と見落としは減りません。

この記事では、Googleの公式ヘルプに書かれている内容を今日時点で確かめたうえで、4つの方法の手順と向き不向き、返信を分担する仕組みの作り方、運用で気をつけることを順に整理します。

共有のメールアドレスが必要になる場面と、よく起きる困りごと

最初に、なぜ共有のメールアドレスが必要になるのかを整理しておきます。理由がはっきりしていると、方法を選ぶときの基準もはっきりします。

小さな事業や個人の仕事で共有のアドレスが求められるのは、たいてい次のような場面です。

• 問い合わせ窓口の info@ や support@ を、2人から5人程度で見ている
• 予約や申し込みの受付メールを、店主とスタッフの両方が確認したい
• 業務委託のメンバーに、特定の窓口の返信だけを任せたい
• 担当者が休んだり辞めたりしても、窓口のアドレスは変えたくない

最後の理由は特に大切です。担当者個人のアドレスを窓口として公開していると、その人が抜けたときに、取引先や顧客へアドレスの変更を連絡し直すことになります。窓口専用のアドレスを用意しておけば、中で対応する人が入れ替わっても、外から見えるアドレスは変わりません。

一方で、共有のアドレスを使い始めると、決まって同じ困りごとが起きます。

1つ目は、同じメールに2人が返信してしまう二重返信です。相手から見ると、同じ会社から内容の少し違う返事が2通届くので、どちらを信じればよいのか迷わせてしまいます。

2つ目は、全員が「誰かが返しただろう」と思って、結局誰も返さない見落としです。共有の受信箱は、人数が増えるほど1人あたりの責任感が薄くなります。

3つ目は、通知の問題です。同じアカウントを複数のスマートフォンで開いていると、誰かが先にメールを開いた時点で既読になり、ほかの人の端末に通知が出ない、あるいは出たり出なかったりする、という相談はよく見かけます。

4つ目は、誰が何を送ったのかが後から分からないことです。1つのアカウントに全員で入っていると、送信済みのメールは全部同じ差出人になり、あとで「この返事は誰が書いたのか」を確かめられません。

メール共有システムを提供している会社も、共有アドレスや問い合わせフォームのように複数人で分担して対応する場合は、メールそのものを共有する仕組みを勧めています。担当者ごとに転送して個人の受信箱で処理していると、対応の経緯や返信の工夫がチームに残らないためです。こうした困りごとのうち、どれを一番減らしたいのかを先に決めておくと、次の4つの方法の中から選びやすくなります。

Gmailで共有のメールアドレスを作る方法は4つ

Gmailでメールアドレスを複数人で使う方法を、公式ヘルプの内容に沿って4つに分けると、次のようになります。

方法	使える環境	誰が送ったか分かるか	担当の割り当て	向いている規模
Googleグループの共同トレイ	Google Workspace（仕事用・学校用）	分かる	できる	3人以上で窓口を回す
メールの委任（代理人）	個人用Gmail、Workspaceの両方	分かる	できない	2人から数人
転送と別アドレスからの送信	個人用Gmail、Workspaceの両方	分かる	できない	1人から2人
1つのアカウントを全員で使う	どちらでも可能	分からない	できない	勧められない

表の「誰が送ったか分かるか」と「担当の割り当て」が、方法を選ぶときの大きな分かれ目です。返信を分担したいなら、担当を割り当てられる方法か、割り当ての代わりになる運用ルールを組み合わせる必要があります。

会社の独自ドメイン（例: info@自社名.co.jp）でメールを使っているなら、多くの場合はGoogle Workspaceを契約しているはずなので、Googleグループの共同トレイが第一の候補になります。個人用の @gmail.com のアドレスで仕事をしているなら、メールの委任が現実的な選択肢です。

なお、Google Workspaceの料金は、ユーザー1人あたりの月額（税別）で決まり、Starter、Standard、Plusの各プランは最大300人まで使えると公式の料金ページに書かれています。金額は時期によって割引の案内が出ることがあるため、契約前に公式の料金ページで確かめてください。

ここから、4つの方法を1つずつ見ていきます。

方法1：Googleグループを共同トレイにする

Google Workspaceを使っている組織なら、Googleグループの「共同トレイ」が、共有アドレスの運用に一番近い仕組みです。グループとは、複数の人をまとめた宛先のことで、グループのアドレスに届いたメールはメンバー全員が読めます。共同トレイは、そのグループに「担当の割り当て」と「対応済みの印」を付けられるようにした機能です。

Googleのラーニングセンターでは、共同トレイの役割を次のように説明しています。

グループのオーナーまたはマネージャーがグループの共同トレイ機能を有効にすると、メンバーは適切な権限があればお互いの会話を管理できるようになります。 出典: Google Workspace ラーニング センター

1つ目は、会話の割り当てです。届いたメール（グループでは「会話」と呼びます）を、自分や他のメンバーに割り当てられます。割り当てられたメンバーには、自動で通知のメールが届きます。割り当てるときにメモを書くと、その文面が通知メールの本文になります。

2つ目は、割り当ての状態で探すことです。検索の条件で「自分に割り当て済み」「誰かに割り当て済み」「未割り当て」を選べるので、朝いちばんに「未割り当て」を開けば、まだ誰も手を付けていないメールだけが並びます。

3つ目は、解決済みの印です。会話には「完了」「対応不要」「別の会話との重複」のいずれかの印を付けられ、一覧の件名の右側に状態が表示されます。

始めるときの手順は、次のとおりです。

1. グループのオーナーかマネージャーが、窓口用のグループを作る（既存のグループを使ってもよい）
2. そのグループで共同トレイの機能を有効にする
3. メンバーに必要な権限を設定する。担当の割り当てや「完了」の印には「メタデータを管理できるユーザー」の権限が、「対応不要」や「重複」の印には「コンテンツを管理できるユーザー」の権限が要る
4. 外部の人からのメールを受け取れるよう、投稿の権限を確認する

注意したいのは、仕事用や学校用のアカウントでGoogleグループを使えない設定になっている場合があることです。その場合は、組織の管理者にビジネス向けGoogleグループを有効にしてもらう必要があります。

この方法の良いところは、担当と状態が共有の画面に残ることです。弱いところは、操作の画面がGmailではなくGoogleグループになることで、普段はGmailしか開かないメンバーが慣れるまでに少し時間がかかります。最初の1週間は、毎朝誰か1人が「未割り当て」の一覧を確認して割り当てる、という当番を決めておくと定着しやすくなります。

方法2：メールの委任で、代理人に受信トレイを任せる

個人用の @gmail.com アドレスでも使えるのが、メールの委任です。委任とは、自分のGmailアカウントの受信トレイを、パスワードを教えずに別の人へ開放する仕組みのことで、開放された人を「代理人」と呼びます。

Gmailヘルプでは、代理人を次のように説明しています。

代理人とは、アカウント所有者に代わってアカウント内のメールを閲覧、送信、削除できるユーザーのことです。代理人があなたのアカウントからメールを送信すると、代理人のメールアドレスが表示されます。 出典: Gmail ヘルプ

代理人は、メールの閲覧、送信、削除ができますが、パスワードの変更やチャットはできません。同じヘルプによると、追加できる代理人は個人用の @gmail.com アカウントで最大10人、仕事用や学校用のアカウントで最大1,000人です。ただし、一般的な使い方で1つのアカウントに同時にアクセスできる代理人は40人とされています。

代理人を追加する手順は、次のとおりです。パソコンのブラウザで操作します（Gmailのスマートフォンアプリでは代理人を追加できません）。

1. 共有したいアドレスのアカウントでGmailを開く
2. 右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」を開く
3. 「アカウントとインポート」タブ（または「アカウント」タブ）を開く
4. 「アカウントへのアクセスを許可」の「別のアカウントを追加」を押す
5. 代理人にしたい人のメールアドレスを入力し、「次のステップ」から「メールを送信してアクセスを許可」を押す

追加の前に本人確認を求められることがあります。代理人には招待メールが届き、招待は1週間で期限が切れます。承諾してから実際に使えるようになるまで、最長で24時間ほどかかることがあります。

代理人の側は、Gmailの右上のプロフィール写真を押すと、メニューに「委任」と表示されたアカウントが出てくるので、それを選ぶと新しいタブで共有の受信トレイが開きます。ヘルプでは、委任された受信トレイを直接ブックマークしないよう案内しています。アクセス用のリンクが変わることがあるためです。

この方法には、知っておきたい制約もあります。代理人はGoogleアカウントの設定を開けず、ドライブへの添付の追加、スマート作成、スマートリプライ、Gemini in Gmailなども使えません。スマートフォンのGmailアプリでは、通知の設定やメッセージのバックグラウンド同期も使えないとされています。つまり、代理人はスマートフォンで新着の通知を受ける使い方には向いていません。通知は、後で説明する転送やラベルの工夫で補う必要があります。

また、メールの委任には担当を割り当てる機能がありません。2人で回すなら問題になりにくいのですが、3人以上になると、誰が返すのかを決めるルールが別に要ります。

方法3：転送と「別のアドレスから送信」を組み合わせる

3つ目は、共有のアドレスに届いたメールを各メンバーの受信箱へ転送し、返信は各メンバーのGmailから「共有のアドレスを差出人にして」送る方法です。

転送の設定は、共有のアドレスのGmailで「すべての設定を表示」から「メール転送と POP/IMAP」タブ（または「転送」タブ）を開き、「転送先アドレスを追加」を押して行います。転送先には確認のメールが届き、そのメールのリンクを押すと転送が有効になります。そのあと設定画面で「受信メールを次のアドレスに転送」を選び、転送したあとに元のGmailでメールをどう扱うかを選びます。

返信の側は、各メンバーのGmailに共有のアドレスを「他のメールアドレス」として登録します。手順は、「すべての設定を表示」の「アカウントとインポート」タブ（または「アカウント」タブ）で、「名前」の欄の「他のメールアドレスを追加」を押し、送信に使う名前とアドレスを入力して確認メールを送る、という流れです。Gmailヘルプによると、最大99個の異なるアドレスを差出人として使えます。

この方法で気をつけたい点が3つあります。

1つ目は、返信先です。差出人のアドレスだけを変えても、相手からの返信は、初期設定では元の自分のGmailアドレスに届きます。窓口のアドレスに返信を戻したいときは、「情報を編集」から「別の返信先アドレスを指定」で、返信先を共有のアドレスにしておきます。

2つ目は、相手の画面の表示です。相手がOutlookなどを使っている場合、「(自分の名前)@gmail.com が次の人の代理で送信しました」のように、元のGmailアドレスが表示されることがあるとヘルプに書かれています。個人のアドレスを相手に見せたくない場合は、この点を確かめてから選んでください。

3つ目は、2027年1月の変更です。Gmailヘルプには、2027年1月から、@yahoo.com や @outlook.com などGmail以外のサービスのアドレスを差出人にして送る機能のサポートを終えると書かれています。Google Workspaceのエイリアス（同じアカウントに付ける別名のアドレス）や、自分が持っている別のGmailアドレスは対象外です。共有のアドレスがGmail以外のサービスのものなら、この方法は長く使えない前提で考える必要があります。

転送の方式は、少人数でとりあえず全員に届けたいときには手軽です。ただし、誰が返したかは各自の送信済みフォルダにしか残らないため、2人を超えると二重返信が起きやすくなります。

方法4：1つのアカウントを全員で使うのは勧められない

いちばん手軽に見えるのが、窓口用のGmailアカウントを1つ作り、そのパスワードを全員で共有する方法です。実際に、窓口のアカウントを数人のスマートフォンに入れて使っている職場は少なくありません。ただ、この方法は勧められません。理由は4つあります。

1つ目は、誰が何をしたかが残らないことです。全員が同じアカウントで送るので、送信済みのメールから担当者を特定できません。誤った案内を送ってしまったときに、誰に確認すればよいのかが分からなくなります。

2つ目は、アカウントのロックです。Gmailヘルプには、組織内の複数のユーザーがさまざまな場所から同じGmailアカウントにログインすると、アカウントが一時的にロックされることがある、と書かれています。窓口のメールが突然読めなくなるのは、受付の仕事では大きな痛手です。

3つ目は、退職や契約終了のときです。抜けた人もパスワードを知っているので、そのたびにパスワードを変えて、残る全員に新しいパスワードを伝え直すことになります。2段階認証の確認コードが1人の電話番号にしか届かない設定だと、その人がいない日はログインすらできません。

4つ目は、通知の不安定さです。冒頭で触れたとおり、同じアカウントを複数の端末で開いていると、誰かが先に開いた時点で既読になり、ほかの人には新着に見えません。通知が来ない端末の人は、受信トレイを自分から開きに行くしかなくなります。

どうしても当面この形で運用するなら、最低限、次の3つは決めておいてください。返信したメールには必ず自分の名前のラベルを付けること、署名に担当者の名前を入れること、パスワードを変えたときの連絡手順を紙ではなく決まった場所に残すことです。そのうえで、できるだけ早く方法1か方法2に移るのが安全です。

自分の職場に合う方法を選ぶ3つの質問

4つの方法を見てきましたが、実際に選ぶときは、次の3つの質問に順に答えると迷いにくくなります。

質問1：会社のドメインでGoogle Workspaceを使っているか

使っているなら、Googleグループの共同トレイを最初に検討します。担当の割り当てと「完了」の印が標準で使えるので、ルールづくりの手間が少なく済みます。組織の管理者にグループの機能が有効になっているかを確かめるところから始めてください。

使っていないなら、個人用のGmailで使えるメールの委任か、転送の方式から選ぶことになります。

質問2：返信をする人は何人か

返信する人が1人で、ほかの人は読むだけなら、転送の方式で十分です。読むだけの人には転送で届け、返信は1人が窓口のアカウントから行えば、二重返信は起きません。

返信する人が2人以上なら、各自が自分のアカウントで入れる委任か共同トレイを選びます。3人を超えるなら、担当を割り当てられる共同トレイのほうが、ルールだけに頼るより安定します。

質問3：あとで経緯を追う必要があるか

予約の変更、請求、苦情のように、あとから「誰がいつ何と返したか」を確かめる必要がある問い合わせが多いなら、送信者が記録に残る方法を選びます。この点で、1つのアカウントを全員で使う方法は候補から外れます。

この3つに答えると、たいていの職場では選ぶ方法が1つか2つに絞られます。迷ったときは、まず少人数で1週間試し、二重返信と見落としが何件起きたかを数えてから決めると、感覚ではなく事実で判断できます。

返信を分担する仕組みは、道具より先にルールで作る

どの方法を選んでも、二重返信と見落としを本当に減らすのは、道具ではなく運用のルールです。ここでは、少人数のチームですぐに使える決め方を紹介します。

担当の決め方を1つに決める

担当の決め方には、主に3つの型があります。

• 曜日や時間帯で当番を決める（例: 月水金はAさん、火木はBさん）
• 内容で分ける（例: 予約の変更はAさん、請求や見積もりはBさん）
• 先に手を挙げた人が担当する（共同トレイの「自分に割り当てる」を押した人が担当）

小さなチームでは、当番制から始めるのが分かりやすく、迷いが少なくなります。内容で分ける型は、件数が増えて専門の知識が要る問い合わせが増えてから検討すれば十分です。

「対応中」と「対応済み」を目に見える形にする

共同トレイなら割り当てと「完了」の印を使います。委任や転送の方式では、Gmailのラベルで代わりにします。ラベルとは、メールに付ける色付きの付箋のようなもので、1通に複数付けられます。

たとえば「対応中_A」「対応中_B」「対応済み」「保留」の4つのラベルを作り、メールを開いたらまず自分の「対応中」ラベルを付けてから返信を書く、と決めます。ほかの人がそのメールを開いたときにラベルが見えるので、二重返信を防げます。

返信の目安の時間を決める

「営業日の24時間以内に一次返信をする」のように、返信までの目安を決めておくと、見落としに気づきやすくなります。夕方に「未対応」のまま残っているメールを当番が確認する時間を、毎日決めておくのも効果があります。

定型文をチームで共有する

予約の確認、資料の送付、営業時間外の受付など、何度も書く返信は、文面をチームの共有ドキュメントにまとめておきます。言い回しが人によって違うと、相手は担当が変わるたびに戸惑います。経験のあるメンバーの書き方を全員が使えるようにしておくことは、メール対応の質をそろえるうえで大きな意味があります。

署名に担当者の名前を入れる

共有のアドレスから送るときも、署名には担当者の名前を入れます。相手が電話で問い合わせてきたときに、誰が対応したのかがすぐに分かります。

通知が全員に届かないときの考え方

共有のアドレスで多い相談が、「新着メールの通知が一部の人にしか来ない」というものです。原因と対策は、選んだ方法によって違います。

1つのアカウントを複数の端末で開いている場合は、既読の状態が全員で共有されます。誰かがメールを開くと、ほかの端末でも既読になるので、「未読のときだけ通知する」設定では通知が来なくなります。これはGmailの不具合ではなく、同じアカウントを共有していることから来る仕組み上の問題です。根本的には、方法1か方法2に切り替えるのが解決策です。

メールの委任を使っている場合は、前に触れたとおり、スマートフォンのGmailアプリで代理人は通知の設定を使えません。この場合は、共有のアドレスから各メンバーの個人アドレスへ転送を設定し、通知は個人の受信箱で受け取り、返信は委任された受信トレイから行う、と役割を分けると安定します。

Googleグループの共同トレイを使っている場合は、各メンバーのグループのメール配信の設定を確認します。グループのメールを1通ずつ受け取る設定にしておけば、各自の受信トレイに届くので、普段のGmailの通知で新着に気づけます。

通知に頼りすぎないことも大切です。通知は見逃すことがあります。当番が決まった時刻に受信トレイを確認するルールを持っておけば、通知の不調があっても取りこぼしは起きにくくなります。

共有のアドレスを運用するときの注意点

最後に、共有のアドレスを安全に長く使うための注意点をまとめます。

メンバーが抜けたら、その日のうちに権限を外す

委任なら「アカウントへのアクセスを許可」の一覧から、その人の横の「削除」を押します。共同トレイなら、グループのメンバーから外します。業務委託のメンバーは契約の終了日がはっきりしているので、終了日に権限を外す作業を予定に入れておくと漏れません。

2段階認証の受け取り先を個人に寄せない

窓口のアカウントの2段階認証の確認コードが、1人の個人のスマートフォンにしか届かない設定だと、その人が不在のときに困ります。認証の手段を複数登録しておくか、組織の管理者が管理できる形にしておきます。

個人情報の扱いを決めておく

問い合わせのメールには、氏名、電話番号、住所などの個人情報が含まれます。誰が見られるのか、どこに転送してよいのか、何日たったら削除するのかを決めておくと、メンバーが増えたときに迷いません。個人のスマートフォンに転送する場合は、端末の画面ロックを必ず設定してもらいます。

差出人の表示を確かめる

別のアドレスから送る方式では、相手の画面で元のGmailアドレスが見えることがあります。運用を始める前に、メンバーのアドレスから自分の別のアドレスへ試しに送り、相手側でどう表示されるかを一度確かめておくと安心です。

2027年1月の変更を予定に入れておく

先に触れたとおり、Gmail以外のサービスのアドレスを差出人にして送る機能は、2027年1月にサポートが終わると案内されています。今のやり方がこれに当たるなら、Google Workspaceへの移行やほかの方法への切り替えを、年内に検討しておく必要があります。

問い合わせの件数が増えて、メールだけで回らなくなったときの候補

共有のアドレスの運用がうまくいっても、件数が増えてくると、メールだけでは追いにくくなる場面が出てきます。たとえば、問い合わせの多くがWebサイトの問い合わせフォームから届いている、担当と状況を表計算ソフトに手で書き写している、返信を送ったかどうかをメールの送信済みフォルダで探している、といった状態です。

こうした場合は、メールを共有する方法を工夫するより、受付の入口をフォームにそろえ、届いた1件ごとに担当と状況を持たせる道具を使うほうが、手作業を減らせることがあります。メール共有システムと呼ばれる専用のサービスや、回答の管理ができるフォームの道具がこれに当たります。

その選択肢の1つに、フォームで受け付けたあとの対応までを同じ画面で扱うHalict（ハリクト）があります。公式サイトによると、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。フォームの数と受け取る回答の数はどのプランでも無制限で、料金は使う人数で決まります。メンバー1人までのフリープランは0円で、ステージ管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円、30人までのビジネスプランは月額16,800円です（いずれも税抜、年払いは2か月分が無料）。チームプランからは、一斉メールと開封・クリックの計測、メールのひな形、Teams・Slack・Chatworkへの通知、閲覧のみの権限などが加わります。登録にクレジットカードは要らないと案内されています。詳しくはHalictの紹介ページで確かめられます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

問い合わせが1日に数件で、メールで直接届くものが中心なら、ここまで紹介したGmailの機能だけで十分に回せます。フォームから届く件数が増え、表計算ソフトへの転記や送信済みの確認に時間を取られていると感じたときに、ほかの道具と並べて比べてみてください。

共有メールの運用を、在宅の仕事として見たときの考察

最後に、共有メールの運用を、仕事を受ける側の視点から見ておきます。

共有のアドレスで届く問い合わせに返信する仕事は、在宅で受けられる業務の代表的なものの1つです。カスタマーサポート・事務全般のお仕事では、メールやチャットでの問い合わせ対応、受付の一次対応、事務の補助などが在宅でできる仕事として紹介されています。こうした仕事では、今回紹介した委任や共同トレイの仕組みを理解していると、依頼する側に「パスワードを教えてもらわなくても作業できます」と提案でき、それだけで信頼を得やすくなります。

20年この市場を見てきた立場から言えば、長く続く受け手ほど、作業の速さより「任せると楽になる」と感じてもらえる段取りに時間を使っています。担当のラベルの付け方や定型文の整え方を自分から提案し、依頼する側の負担を減らす人は、契約が長く続く傾向があります。中間に手数料が入らない直接取引では、依頼する側は同じ予算でより多くの時間を頼めて、受け手は手取りが厚くなります。この双方が得をする関係は、メール対応のような継続の仕事で特に生きてきます。

問い合わせの対応に慣れてきたら、届く質問の傾向を分析して、よくある質問のページやフォームの設計を見直す提案まで広げることもできます。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、データの分析やWebの運用、情報の管理に関わる仕事が紹介されていて、問い合わせ対応で身につけた「顧客がどこで迷うか」の感覚は、こうした分野でも役に立ちます。

経営の側から窓口の仕組みづくりを支援したい人には、中小企業診断士のように、業務の流れ全体を見直す知識を体系的に学べる資格もあります。医療機関の受付の仕事に関心があるなら、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で、受付や会計の実務を学ぶ道もあります。

共有のメールアドレスは、作ること自体は数分で終わります。差が出るのは、そのあとに誰が、いつ、どのメールに返すのかを決めておくかどうかです。まずは今の窓口の困りごとを1つ選び、それを減らせる方法から試してみてください。

よくある質問

Q. 個人用のGmailでも共有のメールアドレスは作れますか？

作れます。個人用の @gmail.com アカウントでも、メールの委任を使えば、パスワードを教えずに最大10人の代理人に受信トレイを開放できます。代理人はメールの閲覧、送信、削除ができ、送信したメールには代理人のアドレスが表示されます。担当を割り当てる機能はないので、ラベルや当番で分担を決めて運用します。

Q. Gmailのパスワードを複数人で共有して使ってもよいですか？

勧められません。誰が送ったか記録が残らず、複数の場所から同時にログインするとアカウントが一時的にロックされることがあると公式ヘルプに書かれています。人が抜けるたびにパスワードを変える手間もかかります。委任やGoogleグループの共同トレイなど、1人ずつ自分のアカウントで入れる方法に切り替えるほうが安全です。

Q. 共有のアドレスで二重返信を防ぐにはどうすればよいですか？

担当を目に見える形にするのが基本です。Googleグループの共同トレイなら会話を自分に割り当ててから返信し、委任や転送の方式なら「対応中_名前」のようなラベルを付けてから返信を書くと決めます。あわせて、曜日ごとの当番や、返信までの目安の時間を決めておくと、見落としも減らせます。

Q. 別のアドレスから送信する設定は、今後も使えますか？

Gmailヘルプによると、2027年1月から、@yahoo.com や @outlook.com などGmail以外のサービスのアドレスを差出人にして送る機能のサポートが終わります。Google Workspaceのエイリアスや、自分が持っている別のGmailアドレスは対象外です。今の運用がこれに当たる場合は、早めに切り替え先を検討してください。