共有メールアドレスの作り方｜複数人で受け取る設定

info@ や support@ のように、何人かで同じ宛先のメールを受け取りたいとき、最初に迷うのが「どのサービスで、どう作ればよいのか」という点です。結論から言うと、共有メールアドレスの作り方は、Google Workspace のグループ、Gmail の委任、Microsoft 365 の共有メールボックス、レンタルサーバーやドメインの転送設定の4つが基本で、いま使っているメールの仕組みに合わせて選ぶのが近道です。この記事では、それぞれの作り方の手順、アドレス名の決め方、返信の重なりや漏れを防ぐ運用の決めごと、そしてパスワードを教え合う方法を避けるべき理由までを順に説明します。フォームから届く問い合わせが多く、担当と対応の状況まで管理したくなった場合に使えるHalictのような道具にも、途中で触れます。

共有メールアドレスとは何か、なぜ必要になるのか

共有メールアドレスとは、特定の1人ではなく、チームや部署の窓口として使うメールアドレスのことです。代表的なのは info@（総合窓口）、support@（利用者からの問い合わせ）、sales@（営業の窓口）、recruit@（採用の窓口）などです。宛先が個人の名前ではないため、担当者が休んだり辞めたりしても、取引先に新しいアドレスを伝え直す必要がありません。

こうしたアドレスが必要になる場面は、会社の規模に関係なく増えています。フリーランスが2〜3人で組んで仕事を受ける場合や、小さな店舗で家族と一緒に予約の問い合わせを受ける場合でも、「誰か1人の個人アドレスに届いて、その人しか中身を知らない」状態は、返信の遅れや引き継ぎの失敗につながります。テレワークが広がり、同じ部屋で「この件、返信した？」と声をかけ合えない働き方が当たり前になったことも、共有の仕組みが求められる理由の1つです。

共有メールアドレスの仕組みは、大きく次の2種類に分けられます。

• 配る型：届いたメールを、登録した複数の人の受信箱にそれぞれ届ける。Google グループや転送設定がこれにあたる
• 1つの箱を一緒に見る型：メールは1つの受信箱にだけ届き、権限を持った人がその箱を開いて読む。Gmail の委任や Microsoft 365 の共有メールボックスがこれにあたる

配る型は設定がやさしく、すぐに始められる反面、誰が返信したのかが自分の受信箱からは見えにくいという弱点があります。1つの箱を一緒に見る型は、返信済みかどうかが全員に見えるので重なりが起きにくい反面、権限の設定にひと手間かかります。どちらが優れているかではなく、メールの件数と、返信する人数で選ぶのが現実的です。

メール配信や問い合わせ対応の専門会社も、作る前の段取りを重視しています。

共有メールアドレスは、その後の顧客対応の印象や業務効率を左右します。作成前に、アドレスの決め方（命名規則）と作り方を確認しておきましょう。 出典: maildealer.jp

あとからアドレスを変えると、名刺、Webサイト、請求書のひな形、取引先の連絡先帳まで直す必要が出ます。作り方を決める前に、使い方まで含めて考えておくと手戻りが減ります。

共有メールアドレスの作り方は4つ

まず、4つの作り方を一覧で比べます。自分の環境に当てはまる行を探してから、該当する節の手順を読むと迷いません。

作り方	向いている環境	仕組み	返信の見え方
Google グループ（共同トレイ）	Google Workspace を契約している	配る型、またはグループの画面で一緒に見る	共同トレイにすると担当と解決の状態が見える
Gmail の委任	個人の Gmail、または Workspace	1つの箱を一緒に見る	同じ受信箱の送信済みで分かる
Microsoft 365 の共有メールボックス	Microsoft 365 を契約している	1つの箱を一緒に見る	同じ受信箱の送信済みで分かる
サーバーやドメインの転送	レンタルサーバーや独自ドメインを持っている	配る型	各自の受信箱でしか分からない

どれを選ぶか迷ったときは、次の順で考えると決めやすくなります。

1. 会社のメールが Google Workspace か Microsoft 365 か、それ以外かを確かめる
2. 返信する人が1人か、複数人かを考える
3. 1日に届く件数が数件か、数十件以上かを考える

返信するのが1人で、ほかの人は読むだけでよい場合は、転送やグループの配る型で足ります。複数の人が返信する場合は、二重返信を防ぐために、1つの箱を一緒に見る型か、共同トレイのように担当を割り当てられる型を選ぶのが無難です。

費用の面では、Google Workspace や Microsoft 365 をすでに契約しているなら、グループや共有メールボックスの作成に追加の料金はかからないのが一般的です。Microsoft の公式の解説では、共有メールボックスには通常ライセンスが必要ないと案内されています。ただし、保存する容量が大きい場合などはライセンスが必要になる条件があるため、次の節以降で触れます。

Google グループで共有メールアドレスを作る手順

Google Workspace を使っている場合、最も一般的なのが Google グループを使う方法です。グループを作ると、そのグループ専用のメールアドレス（例：info@会社のドメイン）ができ、届いたメールがメンバー全員に配られます。

グループを作る

管理者またはグループを作る権限のある人が、次の流れで作ります。

1. Google グループ（groups.google.com）を開き、グループを作成する
2. グループの名前と、メールアドレス（info など）を決める
3. 「グループを表示できるユーザー」「投稿できるユーザー」などの公開設定を選ぶ
4. メンバーとして、メールを受け取る人を追加する

ここで見落としやすいのが「投稿できるユーザー」の設定です。お客様や取引先など、会社の外から届くメールを受け取るには、投稿できるユーザーを「ウェブ上のすべてのユーザー」にする必要があります。Gmail ヘルプでも、グループのアドレスから送信できるようにする手順の中で、投稿の権限を「ウェブ上の全員」にする操作が示されています。この項目が選べない場合は、組織の管理者が「グループのオーナーは組織外からのメールの受信を許可できる」という設定を有効にしていない可能性があるため、管理者に依頼します。

共同トレイにする

グループを作っただけでは、届いたメールがメンバーに配られるだけです。複数人で返信するなら、グループを「共同トレイ」にしておくと便利です。共同トレイとは、グループに届いた会話ごとに担当者を割り当てたり、対応が終わったことを記録したりできる機能のことです。

Google Workspace ラーニングセンターでは、共同トレイでできることとして次のような操作が案内されています。

• 会話を自分に割り当てる、またはほかのメンバーに割り当てる
• 割り当て先で検索して「自分に割り当て済み」「誰かに割り当て済み」「未割り当て」を絞り込む
• 会話に「完了」「対応不要」「別の会話との重複」のいずれかのマークを付けて解決済みにする
• 解決ステータスで「未解決」の会話だけを表示する

会話を割り当てると、割り当てられた人に自動でメールの通知が届きます。誰が担当なのかが画面に残るので、「たぶん誰かが返したはず」という思い込みを減らせます。ただし、割り当てには「メタデータを管理できるユーザー」という権限が必要で、対応不要や重複のマークを付けるには「コンテンツを管理できるユーザー」の権限が必要です。メンバーを追加したら、その人にどの権限を渡すかも合わせて設定します。

グループのアドレスから返信する

返信するときに、個人のアドレスではなく info@ のアドレスで送りたい場合は、各メンバーの Gmail に、送信元としてグループのアドレスを登録します。Gmail の設定で「アカウントとインポート」タブを開き、「他のメールアドレスを追加」から登録する流れです。常にそのアドレスから送るなら、差出人だけでなく返信先のアドレスもデフォルトを変えておく必要があります。Gmail ヘルプには、差出人だけを変えた場合は、デフォルトでは元の Gmail アドレスに返信が届くと書かれています。

Gmail の委任で1つの受信箱を共有する方法

Gmail の委任とは、ある Gmail アカウントの受信箱を、ほかの人が自分のアカウントのまま開けるようにする機能のことです。代理人として追加された人は、持ち主に代わってメールを読み、送り、削除できます。共有メールアドレス用に1つの Gmail アカウントを用意し、そこに担当者を代理人として登録すれば、全員が同じ受信箱を見られます。

Gmail ヘルプでは、追加できる代理人の数を次のように案内しています。

• 個人用の @gmail.com アカウント：最大10人
• 仕事用または学校用のアカウント：最大1,000人

一般的な使い方では、1つのアカウントに同時にアクセスできる代理人は40人とされています。小さなチームなら、まず足りなくなることはありません。

代理人を追加する手順

1. パソコンで、共有用の Gmail を開く（スマートフォンの Gmail アプリでは代理人を追加できない）
2. 右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」を選ぶ
3. 「アカウントとインポート」タブ、または「アカウント」タブを開く
4. 「アカウントへのアクセスを許可」で「別のアカウントを追加」を選ぶ
5. 代理人にするメンバーのメールアドレスを入力し、「メールを送信してアクセスを許可」を選ぶ

代理人には招待メールが届きます。招待は1週間で有効期限が切れるため、追加したことを本人に伝えて、早めに承諾してもらいます。承諾してから実際に使えるようになるまで、最長で24時間ほどかかることがあります。

承諾した代理人は、自分の Gmail の右上にあるプロフィール写真をクリックし、「委任」と表示されたアカウントを選ぶと、共有の受信箱が別のタブで開きます。Gmail ヘルプでは、委任された受信箱を直接ブックマークしないよう注意しています。アクセスするためのリンクが変わることがあるため、毎回アカウントの切り替えメニューから開くのが確実です。

委任で使えない機能を知っておく

委任では、メールを扱う権限だけが渡されます。代理人は共有アカウントのパスワードを変えることはできず、Google アカウントの設定にも入れません。Gmail ヘルプでは、代理人が使えない機能として、ドライブへの添付ファイルの追加、スマート作成、スマートリプライ、スペルと文法のチェックなどが挙げられています。返信の文面を整える補助機能に頼っている人は、委任の画面では使えないことを前提に、定型文を別に用意しておくと戸惑いません。

また、職場や学校のアカウントで委任する場合、代理人として追加できるのは同じ組織の中のユーザーかグループだけです。外部の協力者に共有の受信箱を見せたい場合は、別の方法を考える必要があります。

Microsoft 365 の共有メールボックスで作る手順

会社のメールが Microsoft 365（Outlook）の場合は、共有メールボックスを作るのが標準のやり方です。共有メールボックスとは、info@ のような共通のアドレスで、複数のユーザーがメールを読み、送れるようにする受信箱のことです。メンバーが返信すると、個人からではなく共有メールボックスから送ったように表示されます。

Microsoft Learn の共有メールボックスの解説に沿うと、作成の流れは次のとおりです。

1. Exchange 管理者の役割を持つアカウントで、Microsoft 365 管理センターにサインインする
2. 「チームとグループ」から「共有メールボックス」を開く（表示されない場合は、左側のメニューで「すべて表示」を選ぶ）
3. 「共有メールボックスを追加」を選び、名前を入力する。アドレスは自動で入るが、必要に応じて直せる
4. 「変更の保存」を選ぶ。メンバーを追加できるようになるまで数分かかることがある
5. 「このメールボックスにメンバーを追加する」から、使う人を選んで追加する

新しく作った共有メールボックスは、初期の状態でサインインがブロックされています。共有メールボックスには直接ログインせず、権限を持つ各自のアカウントから開いて使う、という考え方です。

権限の種類

共有メールボックスの権限には、主に次の3つがあります。

権限	できること
フルアクセス	共有メールボックスを開き、メールを読む、整理する、削除する
メールボックス所有者として送信する	共有メールボックスのアドレスで送信する（受け取った側には共有アドレスから届いたように見える）
代理人として送信する	「共有メールボックスの代わりに○○さん」という形で送信する

フルアクセスだけでは送信できない点に注意が必要です。窓口として返信まで担当する人には、フルアクセスと送信の権限の両方を付けます。

Outlook で開く

組織で自動マッピングが有効になっていれば、権限を付けられた人が Outlook を閉じて開き直すと、共有メールボックスが自動で表示されます。スマートフォンでは、Outlook for iOS または Outlook for Android のアプリに追加するか、ブラウザで Outlook on the web を開いて使います。共有メールボックスを作ると、共有の予定表も自動で作られるため、窓口の当番表や来客の予定を一緒に管理することもできます。

Microsoft の解説によると、共有メールボックスには通常ライセンスは必要ありませんが、保存している容量が50GBを超える場合や、アーカイブ、訴訟ホールドを使う場合は Exchange Online プラン2のライセンスが必要です。添付ファイルの多い窓口では、容量を定期的に確かめておくと安心です。

サーバーやドメインの転送で作る方法

Google Workspace も Microsoft 365 も使っていない場合でも、独自ドメインを持っていれば、レンタルサーバーやドメイン管理サービスの転送設定で共有メールアドレスを作れます。転送とは、あるアドレスに届いたメールを、決めておいた別のアドレスへ自動で送り直す仕組みのことです。

一般的な流れは次のとおりです。

1. レンタルサーバーやドメイン管理サービスの管理画面で、新しいメールアドレス（info など）を作る、または転送専用のアドレスを作る
2. 転送先として、受け取る人のメールアドレスを登録する
3. テストのメールを外部から送り、全員に届くかを確かめる

この方法は費用がかからず、すぐに始められるのが長所です。一方で、配る型の弱点がそのまま出ます。各自の受信箱に届いたあと、誰が返信したのかはほかの人には見えません。また、転送先が個人の Gmail などの場合、迷惑メールの判定や転送の制限で、届かないメールが出ることもあります。転送で始めた場合は、返信する人を1人に決めておくか、返信するときに必ず共有アドレスを CC に入れて全員に見えるようにする、といった決めごとで補います。

返信の差出人を共有アドレスにしたい場合は、Gmail なら「他のメールアドレスを追加」で共有アドレスを送信元として登録し、サーバーの送信用の設定（SMTP サーバー、ポート番号、認証方式）を入力します。Gmail ヘルプでは、一般的な組み合わせとして「ポート465のSSL」と「ポート25または587のTLS」が挙げられています。設定値はサーバー会社ごとに違うため、契約しているサービスの案内で確かめます。

パスワードを教えて使い回す方法を避ける理由

いちばん手軽に見えるのが、info@ のアカウントを1つ作り、そのIDとパスワードをメンバー全員に教えて、それぞれがログインして使う方法です。しかし、この方法はおすすめできません。理由は次のとおりです。

• 誰が送ったのかが記録に残らない。全員が同じアカウントで送るため、あとから送信者を特定できない
• 辞めた人のアクセスを止めにくい。パスワードを変えると、残る全員に新しいパスワードを伝え直す必要がある
• パスワードがメモやチャットに残りやすく、外に漏れる入り口が増える
• 2段階認証の確認コードが1人の端末にしか届かず、その人がいないとログインできない
• 複数の場所から同時にログインすると、不審なアクセスとしてアカウントが一時的にロックされることがある

最後の点は、Gmail ヘルプの委任のページでも、組織内の複数のユーザーがさまざまな場所から同じアカウントにログインすると、アカウントが一時的にロックされることがあると説明されています。委任や共有メールボックスは、こうした問題を避けるために用意された仕組みです。少し手間がかかっても、各自が自分のアカウントのまま共有の受信箱を開く形にしておくと、人の入れ替わりがあっても運用が崩れません。

IPA（情報処理推進機構）も、パスワードの使い回しや共有の危険性について繰り返し注意を呼びかけています。共有アドレスは外部からの問い合わせが集まる窓口なので、乗っ取られた場合の影響も大きくなります。

共有メールアドレスの決め方

アドレスの名前は、作ったあとに変えると影響が大きいので、最初に決めごとを作っておきます。決めるときのポイントは次の4つです。

1. 役割で名付ける：人の名前ではなく、info、support、sales、recruit のように窓口の役割で決める
2. 短く、聞き間違えにくくする：電話で伝える場面を想定し、b と d、m と n のように聞き違えやすい文字の組み合わせを避ける
3. 窓口を分けすぎない：最初から細かく分けると、どこに送ればよいか相手が迷う。件数が増えてから分ける
4. 社内の決まりにそろえる：すでに info@ があるなら、新しい窓口も同じ考え方で名付ける

よく使われる名前と、その用途の目安は次のとおりです。

アドレス名	主な用途
info	総合窓口。どこに送ればよいか分からない相手の受け皿
support	商品やサービスを使っている人からの問い合わせ
sales	見積もりや導入の相談
recruit	採用への応募や問い合わせ
billing	請求や支払いに関する連絡

返信が必要な窓口には、noreply（返信不要）のような名前を使わないことも大切です。相手が返信したいときに困るうえ、返信されたメールが届かない設定になっていると、大事な連絡を取りこぼします。

共有する前に決めておく運用の決めごと

仕組みを作っても、使い方を決めないままだと、同じメールに2人が返信したり、全員が「誰かがやるだろう」と思って放置したりします。始める前に、次の項目をチームで決めておきます。

• 担当の決め方：当番制にするのか、内容ごとに担当を分けるのか
• 着手の印：返信を書き始める人が、共同トレイの割り当て、ラベル、スターなどで「対応中」と分かるようにする
• 返信の期限：受け取ってから何時間以内、または翌営業日までに返すのかを決める
• 返信の差出人と署名：共有アドレスから送るのか、署名に担当者の名前を入れるのかをそろえる
• 終わった印：返信が終わったら「完了」のマークを付ける、アーカイブするなど、終わりの合図を決める
• 不在のとき：担当者が休む日に、誰が代わりに見るのかを決めておく

特に効くのが「着手の印」です。Google グループの共同トレイなら割り当て、Gmail の委任ならラベル、Outlook の共有メールボックスならフラグや分類項目を使い、手を付けた時点で印を付けることを全員の決まりにします。返信する前に印を確かめるだけで、二重返信はかなり減らせます。

返信の期限は、相手に約束する目安でもあります。たとえば「2営業日以内に返信します」と自動返信やWebサイトに書いておくと、相手が何度も同じ問い合わせを送ってくることが減ります。約束した期限は、チームの中で守れる長さにしておくことが前提です。

共有メールアドレスのメリットとデメリット

共有メールアドレスを作るかどうか迷っている場合は、メリットとデメリットを並べて考えると判断しやすくなります。

メリットは次のとおりです。

• 担当者が休んだり替わったりしても、窓口が止まらない
• 個人のアドレスを外に出さずに済む
• 過去のやり取りが1か所に残り、引き継ぎがしやすい
• 取引先に伝えるアドレスが1つで済み、名刺やWebサイトの更新が減る

デメリットは次のとおりです。

• 決めごとがないと、二重返信や返信漏れが起きる
• 誰の仕事なのかがぼやけ、返信が後回しになりやすい
• 権限の設定や、メンバーの追加と削除の手間がかかる
• 配る型では、件数が多いと各自の受信箱が埋もれる

デメリットの多くは、仕組みよりも運用の決めごとで減らせます。逆に言えば、決めごとを作らずに共有アドレスを増やすと、個人のアドレスで受けていたときより状況が悪くなることもあります。新しい窓口を作るときは、仕組みと一緒に「誰が、いつまでに、どの印を付けて返すのか」を1枚の紙にまとめて、メンバー全員が見られる場所に保存しておくと、あとから加わった人にも伝えやすくなります。

運用で起きやすい問題と対処

共有メールアドレスを使い始めると、多くのチームが同じような問題に当たります。代表的なものと対処を整理します。

同じメールに2人が返信してしまう

配る型でよく起きます。対処は、着手の印を決めること、返信するときに共有アドレスを CC に入れて全員に見えるようにすること、または1つの箱を一緒に見る型に切り替えることです。共同トレイの割り当てを使うと、担当が画面に残るので重なりにくくなります。

誰も返信していないメールが残る

全員が受け取る仕組みほど、「誰かがやるだろう」が起きます。毎朝または毎夕に、未対応のメールを確かめる当番を決めると防げます。共同トレイなら「未割り当て」や「未解決」で絞り込めば、手が付いていないものだけを一覧で見られます。

辞めた人や外部の人の権限が残っている

メンバーの追加は忘れませんが、削除は忘れがちです。人が入れ替わるときの手順書に、共有アドレスのメンバーから外す作業を入れておきます。Gmail の委任なら設定の「アカウントへのアクセスを許可」から削除でき、Microsoft 365 なら共有メールボックスのメンバーから外します。

迷惑メールに振り分けられて気付かない

外部からのメールが迷惑メールのフォルダに入り、誰も気付かないことがあります。週に1回は迷惑メールのフォルダも確かめる決まりにし、取引先からのメールが入っていたら「迷惑メールではない」と設定しておきます。

件数が増えて受信箱だけでは追えない

1日の件数が数十件を超えると、ラベルや印だけでは状況を追うのが難しくなります。この段階になったら、問い合わせの管理に特化した道具を検討する時期です。

問い合わせが増えてきたときの道具の選び方

共有アドレスの件数が増え、担当と対応の状況を一覧で管理したくなったら、メールの共有に特化したサービスや、問い合わせフォームの管理サービスを使う方法があります。代表的なのは、メール共有のサービス（メールディーラー、yaritori など）と、フォームで受け付けて対応まで管理するサービスです。メール共有のサービスは、共有アドレスに届いたメールを担当付きで管理できるもので、料金はユーザー単位の月額が一般的です。

初期費用・最低契約期間なし、1ユーザー1,980円から利用することができます。サービス概要や導入事例がわかる資料をお送りするので、お気軽に資料請求してください。 出典: yaritori.jp

選ぶときは、次の点を確かめます。

• 問い合わせが主にメールで届くのか、Webサイトのフォームから届くのか
• 返信する人数と、1日の件数
• 担当の割り当てと、対応の状況（未対応、対応中、完了）を残せるか
• 過去のやり取りを相手ごとに探せるか
• 料金が人数で決まるのか、件数で決まるのか

問い合わせの多くが Webサイトのフォームから届いている場合は、フォームの受付と対応の管理を1つにまとめる方法もあります。その選択肢の1つが、受付から対応までを管理できるフォームのサービスの Halict です。Halict の公式サイトでは、フォームに届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されると案内されています。料金のページでは、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限、メンバー3人までのスタータープランが月額2,980円（税抜）と示されています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

一方で、Halict はフォームで受け付けた問い合わせを管理する道具で、info@ に直接届くメールそのものを共有する仕組みではありません。取引先との日々のやり取りは共有メールアドレスで受け、Webサイトからの新しい問い合わせはフォームで受けて担当を付ける、という組み合わせ方が考えられます。まずは共有メールアドレスで運用し、件数や人数が増えてから道具を足していく順番でも遅くはありません。

在宅ワークや業務委託のチームで共有アドレスを使うとき

最後に、在宅ワークや業務委託で仕事をするチームの視点から、共有メールアドレスの使い方を考えます。フリーランス同士が組んで仕事を受ける場合や、会社の窓口業務を外部の人に任せる場合は、社内だけで使うときとは違う注意が必要です。

1つ目は、外部の人に渡す権限です。前の節で触れたとおり、Gmail の職場用アカウントの委任では、代理人に追加できるのは同じ組織の中の人だけです。外部の協力者に窓口を任せるなら、組織のアカウントを1つ発行してもらうか、転送で必要なメールだけを渡すなど、渡す範囲を決めてから設定します。パスワードを教えて済ませる方法は、ここでも避けます。

2つ目は、契約が終わったときの片付けです。業務委託は期間が決まっていることが多く、終わったあとに権限が残りやすくなります。契約の終わりに、共有アドレスのメンバーから外すこと、転送先から外すこと、手元に残ったメールの扱いを決めておくと、双方にとって安心です。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く続く取引ほど、仕事の中身だけでなく「連絡の窓口をどう分けるか」が最初に決まっています。誰宛てに送れば確実に届き、誰が返事をするのかがはっきりしている相手には、依頼する側も安心して仕事を任せられます。中間の仲介料がかからない手数料0%の直接取引では、窓口の決めごとがそのまま信頼の土台になります。

窓口業務や問い合わせ対応の仕組みづくりは、それ自体が仕事として依頼されることもあります。業務の効率化を手伝う仕事の内容は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、ツールの導入から運用の定着までを支援する仕事として紹介しています。問い合わせの受付を仕組みで回すアプリやシステムを作る側に関心があれば、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。

在宅で働く人を雇う会社にとっては、共有アドレスの整備はテレワークの環境づくりの一部です。テレワークの導入にかかる費用の支援制度はテレワーク 助成金 2026で整理しています。介護や福祉の事業所で記録や連絡をデジタルに切り替える流れは、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化が参考になります。中小企業の業務の見直しを専門家の立場から支える資格として、中小企業診断士の役割を知っておくと、外部の支援を頼む場面で相談先を選びやすくなります。

よくある質問

Q. 個人の Gmail だけで共有メールアドレスは作れますか？

作れます。共有用に新しい Gmail アカウントを1つ作り、使うメンバーを代理人として追加する方法が手軽です。個人用の Gmail では代理人を最大10人まで追加でき、各自は自分のアカウントのまま共有の受信箱を開けます。独自ドメインのアドレスにしたい場合は、Google Workspace やサーバーの転送設定が必要です。

Q. Google グループと Gmail の委任はどちらを選べばよいですか？

返信する人が複数いて、担当の割り当てや対応済みの記録を残したいなら、Google グループの共同トレイが向いています。全員が同じ受信箱を見て、送信済みのメールで返信の有無を確かめれば足りる小さなチームなら、Gmail の委任のほうが設定が簡単です。件数と人数で選ぶと判断しやすくなります。

Q. 共有アドレスから返信すると、送ったのが誰か相手に分かりますか？

仕組みによって変わります。Microsoft 365 の共有メールボックスで「メールボックス所有者として送信する」権限を使うと、相手には共有アドレスから届いたように見えます。Gmail の委任では代理人のアドレスも表示されます。担当者の名前を相手に伝えたい場合は、署名に名前を入れる決まりにしておくと安心です。

Q. 共有メールアドレスの名前はどう決めればよいですか？

人の名前ではなく、info、support、sales のように窓口の役割で決めるのが基本です。電話で伝えても聞き間違えにくい短い名前にし、最初から細かく分けすぎないことも大切です。返信を受ける窓口に noreply のような返信不要の名前を使うと、相手が返信できずに困るため避けます。