ガントチャートのエクセルテンプレート｜作り方と使い分け

ガントチャートのテンプレートをエクセルで探している人の多くは、すぐに使える形が欲しい一方で、自分の案件に合わせて直せるかどうかも気にしています。エクセルのガントチャートは、Microsoftが無料で配っているテンプレートを使うか、条件付き書式でセルを塗る形を自分で作るかの2つが基本です。少人数で、自分が更新するなら、どちらでも十分に役立ちます。

この記事では、ガントチャートに入れておきたい項目、Microsoftの公式テンプレートの使い方、条件付き書式で作る手順、積み上げ横棒グラフで作る手順を順に解説し、用途ごとの使い分けと、更新を続けるコツをまとめます。複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合の選択肢として、Pinateca（ピナテカ）にも触れます。

ガントチャートとは何か

ガントチャートとは、作業の一覧を縦に並べ、それぞれの作業の期間を横向きの棒で表した工程表のことです。横の軸が日付になっているので、どの作業がいつ始まり、いつ終わるのか、どの作業が同じ時期に重なっているのかが、ひと目で分かります。

Microsoftは、ガントチャートのテンプレートの案内で、次のように説明しています。

タスクを基にして横棒グラフを自動的に作成できるテンプレート サンプルから始めましょう。計画上の開始日、実際の開始日、期間の長さ、カテゴリ、担当者、進行状況などのパラメーターをカスタマイズできます。 出典: excel.cloud.microsoft

ガントチャートが役立つのは、作業の数がある程度多く、順番や重なりを考えながら進める必要がある仕事です。たとえば、Webサイトの制作、イベントの準備、引っ越しや店舗の開店、システムの導入、社内の規程の見直しなどがあります。作業が3つか4つしかない仕事なら、やることの一覧に期限を書くだけで足りることもあります。

似た道具に、カンバンボードやWBSがあります。カンバンボードは、「未着手」「作業中」「完了」のような列に作業のカードを並べ、進み具合でカードを動かしていく形で、いま何がどの段階にあるかを見るのに向いています。WBSとは、仕事を細かい作業に分けて一覧にしたもので、ガントチャートの縦の列の元になります。ガントチャートは、そのWBSに日付を付けて、時間の流れで見せる道具だと考えると分かりやすいでしょう。

ガントチャートという名前は、この形の表を広めたアメリカの技術者、ヘンリー・ガントの名前に由来しています。100年以上前から工場や建設の現場で使われてきた古い道具ですが、今でも多くの仕事で使われているのは、作業と期間の関係を一目で伝えられる分かりやすさがあるからです。紙に手で線を引いて作ることもできますが、予定が変わるたびに書き直す手間を考えると、エクセルのような表計算ソフトで作るほうが扱いやすくなります。

ガントチャートに入れておきたい項目

エクセルでガントチャートを作るときは、まず表の左側に並べる項目を決めます。テンプレートを使う場合も、この項目が自分の仕事に合っているかを確かめてから使い始めると、あとで作り直す手間が省けます。

最低限入れたい項目

• 作業の名前：何をするのかが分かる短い名前。「デザイン」より「トップページのデザイン案を作る」のように、動詞まで書くと分かりやすくなります
• 担当者：その作業を誰が受け持つか
• 開始日：作業を始める日
• 終了日：作業を終える日（期限）
• 進み具合：何割まで進んだか、または「未着手」「作業中」「完了」の状態

この5つがあれば、ガントチャートとしての役割は果たせます。

仕事によって加えたい項目

• 日数：開始日と終了日から自動で計算する。土日を除いた営業日で数えたい場合は、エクセルの NETWORKDAYS 関数を使えます
• 大きな区分：「企画」「制作」「確認」のように、作業をまとまりで分ける列
• 前の作業：その作業を始める前に終わっている必要がある作業の番号
• 予定と実績：予定の開始日と終了日に加えて、実際に始めた日と終えた日
• メモ：止まっている理由や、確認待ちの相手など

項目を増やすほど細かく管理できますが、そのぶん更新の手間も増えます。最初は最低限の5つから始め、必要を感じたものだけを足していくほうが、更新が続きます。

作業の粒度をそろえる

ガントチャートでつまずきやすいのが、作業の大きさのばらつきです。「サイトを作る」という1か月かかる作業と、「打ち合わせの日程を決める」という1日で終わる作業が同じ表に並ぶと、どこが遅れているのかが分かりにくくなります。1つの作業は、長くても1〜2週間で終わる大きさに分けておくと、進み具合が見えやすくなります。

テンプレートに入れる前の段取り

テンプレートを開く前に、どんな作業があり、どの順番で進めるのかを整理しておくと、ガントチャートの入力がずっと楽になります。いきなり表に書き始めると、途中で作業の抜けに気づき、行を差し込んだり日付をずらしたりする手直しが増えてしまいます。

1. ゴールと期限を決める

最初に、その仕事の最後の成果物と、最終の期限を決めます。「12月20日にWebサイトを公開する」「3月末までに新しい受付の流れを始める」のように、何を、いつまでに、を1文で書けるようにしておきます。ゴールがあいまいなままだと、作業の洗い出しにも終わりが見えません。

2. 作業を洗い出す

次に、ゴールまでに必要な作業を、思いつく限り書き出します。この段階では順番を気にせず、付せんやメモ帳に1つずつ書いていきます。書き出したら、「企画」「制作」「確認」「公開」のような大きな区分に分け、区分の中で細かい作業に分けていきます。前に説明したWBSの考え方です。

3. 順番とつながりを決める

作業を並べたら、どの作業が終わらないと次の作業を始められないかを確かめます。たとえば、原稿が決まらないとデザインに入れない、デザインが決まらないと開発に入れない、といったつながりです。つながりのある作業は、前の作業の終了日のあとに、次の作業の開始日を置きます。

4. 日数を見積もり、最終の期限から逆算する

それぞれの作業に何日かかるかを見積もり、最終の期限から逆にさかのぼって、開始日を決めていきます。見積もりの日数には、確認や修正の待ち時間も含めておきます。取引先の確認が必要な作業は、相手が返事をくれるまでの日数を少し多めに見ておくと、予定が崩れにくくなります。

ここまで整理できたら、テンプレートに作業の名前、担当者、開始日、終了日を入れていくだけです。

Microsoftの公式テンプレートを使う方法

いちばん手早いのは、Microsoftが用意しているガントチャートのテンプレートを使う方法です。Excelの新規作成の画面でテンプレートを検索するか、Microsoftのテンプレートのページから選んで開きます。

公式テンプレートでできること

Microsoftのテンプレートの案内では、作業の一覧を入力すると横棒が自動で描かれる形のものや、予定と実績を比べられる形のものなど、いくつかの種類が紹介されています。依存関係（ある作業が終わらないと次の作業を始められない関係）を扱う方法についても、次のように案内されています。

Excel のガント チャート テンプレートから始めて、開始日と終了日を含む依存タスクを追加します。条件付き書式を使用して、他のタスクに依存するタスク名を強調表示できます。また、矢印を手動で挿入して、依存タスクを示すこともできます。 出典: excel.cloud.microsoft

つまり、エクセルのテンプレートでは、作業どうしのつながりを自動で引く仕組みはなく、色を付けたり、矢印を手で描いたりして表すことになります。作業の数が少ないうちは、これで十分に伝わります。

公式テンプレートを使うときの手順

1. テンプレートを開き、まず見本として入っている作業の行を削除するか、上書きする
2. 表の上にあるプロジェクトの開始日を、自分の仕事の開始日に書き換える
3. 作業の名前、担当者、開始日、日数（または終了日）を1行ずつ入力する
4. 横棒が正しい位置に描かれているかを確かめる
5. 進み具合の列を入力し、表示が変わることを確かめる

テンプレートによって、終了日を入力する形と、日数を入力する形があります。どちらの形か分からないときは、見本の行のセルを選んで、数式が入っているかどうかを確かめます。数式が入っているセルに直接数字を入力すると、自動の計算が壊れてしまうので注意が必要です。

公式テンプレートの注意点

公式テンプレートは見た目が整っていて便利ですが、列の追加や表示の期間の変更が難しいものもあります。週単位で表示する形のテンプレートを日単位に変えたい、列を1つ足したい、といった手直しをしようとすると、数式や書式の仕組みを読み解く必要が出てきます。自分の仕事に合わせて大きく変えたい場合は、次に紹介する条件付き書式の方法で、一から作るほうが早いこともあります。

条件付き書式でセルを塗って作る方法

エクセルでガントチャートを自分で作る方法として、最もよく使われているのが、日付の列を並べて、作業の期間にあたるセルだけを条件付き書式で塗る方法です。条件付き書式とは、決めた条件に合うセルだけに、自動で色を付ける機能のことです。

表の形を作る

まず、次のような表の形を作ります。

• A列：番号
• B列：作業の名前
• C列：担当者
• D列：開始日
• E列：終了日
• F列：進み具合
• G列から右：日付（1列に1日）

日付の列は、G列の見出しのセル（たとえばG3）に開始の日付を入れ、隣のH3に =G3+1 と入れて右へ必要な日数だけコピーします。これで、日付が1日ずつ並んだ見出しができます。列の幅は狭くしておき、見出しの日付は「日」だけを表示する書式にすると、1画面に多くの日数を表示できます。

期間のセルを塗る条件を設定する

次に、作業の期間にあたるセルを塗る条件を設定します。

1. G4から、日付の列の右端と作業の行の最後までの範囲を選ぶ
2. 「ホーム」の「条件付き書式」から「新しいルール」を選ぶ
3. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選ぶ
4. 数式の欄に、下の式を入力する
5. 「書式」から塗りつぶしの色を選び、OKを押す

=AND(G$3>=$D4,G$3<=$E4)

この数式は、「見出しの日付が、その行の開始日以降で、終了日以前なら塗る」という意味です。G$3 のように行の番号の前に $ を付けると、見出しの行を常に参照し、$D4 のように列の記号の前に $ を付けると、常に開始日の列を参照します。この $ の付け方を間違えると、塗る位置がずれてしまうので、うまくいかないときはここを確かめます。

今日の日付と土日に色を付ける

さらに、次のような条件を加えると見やすくなります。

• 今日の列に色を付ける：=G$3=TODAY() という条件で、薄い色の枠線や塗りつぶしを設定する
• 土日の列を灰色にする：=WEEKDAY(G$3,2)>5 という条件で、灰色の塗りつぶしを設定する
• 完了した作業を薄くする：=$F4="完了" という条件で、文字の色を薄い灰色にする

今日の列に色が付いていると、本来なら終わっているはずの作業が、まだ「作業中」のまま残っていないかがすぐに分かります。

進み具合を棒の中に表す

進み具合を割合で入力している場合は、終わった分だけ濃い色で塗る条件を加えることもできます。たとえば、次のような式で、開始日から期間の何割までを濃く塗るかを計算します。

=AND(G$3>=$D4,G$3<=$D4+($E4-$D4)*$F4)

ただ、数式が複雑になると、あとから直すのが大変になります。最初は、期間を1色で塗り、進み具合は左の列の数字や状態で確かめる形でも、十分に役立ちます。

積み上げ横棒グラフで作る方法

もう1つの方法は、エクセルのグラフの機能を使う方法です。Microsoftのサポートページでは、次のように説明されています。

Excel には事前定義されたガント チャートの種類はありませんが、次のように、タスクの開始日と終了日を表示するように積み上げ横棒グラフをカスタマイズすることで、ガント チャートをシミュレートできます。 出典: Microsoft サポート

作り方の流れ

1. 作業の名前、開始日、日数の3列の表を作る
2. 表の範囲を選び、「挿入」から「積み上げ横棒」のグラフを選ぶ
3. グラフの中で、開始日にあたる最初の棒を選び、「図形の塗りつぶし」で「塗りつぶしなし」にする
4. 縦の軸（作業の名前）を選び、「軸の書式設定」で順番を逆にして、1番目の作業が上に来るようにする
5. 横の軸の最小値を、プロジェクトの開始日に合わせる

開始日の棒を透明にすることで、日数の棒だけが、開始日の位置から右に伸びて見える仕組みです。

グラフで作る方法の向き不向き

グラフで作るガントチャートは、見た目がきれいで、報告書や提案書に貼り付けるのに向いています。一方で、作業を1行足すたびにグラフの範囲を確かめる必要があり、日々の更新には少し手間がかかります。横の軸の目盛りの設定も、日付が数値として扱われるため、慣れないと分かりにくいところです。

作ったグラフを何度も使う場合は、グラフをテンプレートとして保存しておくと、次から同じ形のグラフをすぐに作れます。社内の報告用には、更新はセルを塗る形の表で行い、報告のときだけグラフの形に整える、という使い分けもできます。

Googleスプレッドシートで使う場合

エクセルを持っていない人や、Googleのサービスで仕事をしている人は、Googleスプレッドシートで同じ形のガントチャートを作ることもできます。Googleスプレッドシートにも条件付き書式の機能があり、「カスタム数式」を選べば、この記事で紹介した数式と同じ考え方で、期間のセルを塗れます。

エクセルで作ったテンプレートをGoogleドライブに保存し、Googleスプレッドシートで開いて使うこともできます。ただし、エクセルのテンプレートの中には、Googleスプレッドシートで開くと書式の一部や図形が正しく表示されないものもあります。公式テンプレートを移す場合は、横棒が正しく表示されているか、数式が動いているかを確かめてから使い始めます。

Googleスプレッドシートの利点は、共有のリンクを送るだけで、相手がすぐに同じ表を開けることです。閲覧だけの権限で共有すれば、取引先に工程表を見せながら、書き換えは自分たちだけで行う、という使い方もできます。複数人で同時に書き換えても、変更はすぐに反映されます。

用途ごとのテンプレートの使い分け

ガントチャートのテンプレートは、何のために使うかで、向いている形が変わります。代表的な使い方ごとに、向いている形を整理しておきます。

自分ひとりの作業の段取り

フリーランスや在宅で仕事を受けている人が、複数の案件の締め切りを並べて確かめたい場合は、条件付き書式で作るシンプルな形が向いています。案件ごとに色を変えて塗ると、同じ週に締め切りが重なっている案件がすぐに分かります。1つのシートに全部の案件を並べ、終わった案件の行は下に移すか、非表示にしておくと、見やすさを保てます。

ひとりで使う場合は、担当者の列の代わりに、取引先の名前の列を入れておくと便利です。新しい依頼の相談が来たときに、その期間にほかの案件がどれだけ入っているかを表で確かめてから、受けられる納期を答えられます。引き受けすぎて締め切りが重なる失敗を防ぐ、自分のための予定表として使えます。

チームの工程表

数人で1つの仕事を進める場合は、担当者の列と、前の作業の列を入れた形が役立ちます。担当者ごとに色を変えると、特定の人に作業が集中していないかを確かめられます。打ち合わせのたびに画面で共有し、その場で進み具合を書き換えるようにすると、表と実際の状況がずれにくくなります。

予定と実績を比べる

あとから振り返りをしたい場合や、取引先に遅れの理由を説明する必要がある場合は、予定と実績を2段の棒で並べる形が向いています。

計画と実際の進行を並べて比較できるテンプレートです。2つのバー層を設定し、計画値と実績値のずれを視覚化できます。遅延の要因分析やチーム内レビューに便利です。 出典: edraw.wondershare.jp

条件付き書式で作る場合は、予定の期間を薄い色、実績の期間を濃い色で塗る2つのルールを設定すれば、同じ考え方の表を作れます。

取引先への提出

取引先に工程表を提出する場合は、作業を大きな区分でまとめ、細かい作業は省いた形にするのが一般的です。社内で使っている細かい表をそのまま渡すと、相手には読みにくく、社内の事情まで伝わってしまうことがあります。提出用のシートを別に作り、大きな区分ごとの開始日と終了日だけを並べると、相手にも分かりやすくなります。

よくある失敗と直し方

ガントチャートを作り始めた人がつまずきやすい点を、直し方と一緒に整理しておきます。

日付が数字で表示される

日付の見出しや開始日のセルに「46000」のような数字が表示される場合は、セルの表示形式が「数値」や「標準」になっています。エクセルは日付を数値として扱っているため、表示形式を「日付」に変えれば、正しく表示されます。逆に、日付を文字として入力してしまうと、条件付き書式の計算がうまく働きません。日付のセルは、表示形式が日付になっているかを確かめます。

作業を追加したら色が付かない

表の下に作業の行を足したのに、その行だけ色が付かない場合は、条件付き書式の適用先の範囲に、新しい行が含まれていません。「条件付き書式」の「ルールの管理」から、適用先の範囲を広げます。最初から、作業の行を多めに見込んだ範囲に設定しておくと、この失敗を防げます。行を挿入するときは、表の最後の行の下ではなく、表の途中に挿入すると、適用先の範囲が自動で広がることが多いので、こちらも覚えておくと便利です。

表が横に長くなりすぎる

1日を1列にすると、数か月の仕事では表が横に長くなり、画面に収まらなくなります。期間が長い仕事は、1列を1週間にした週単位の表にするか、月ごとにシートを分けると見やすくなります。週単位にする場合は、見出しの日付を7日ずつ増やし、条件付き書式の数式も、その週の中に作業の期間が含まれるかを判断する形に変えます。

誰も見なくなる

作ったきり更新されず、誰も見なくなるのが、ガントチャートで最も多い失敗です。前に説明したとおり、更新する日と担当を決め、打ち合わせのたびに画面で見る習慣を付けると、表が生きた状態を保てます。

ガントチャートの更新を続けるコツ

ガントチャートは、作ったときより、更新を続けることのほうが難しい道具です。最初はきれいに作っても、数週間たつと実際の状況とずれ、誰も見なくなってしまうことがよくあります。

更新する日と担当を決める

更新を続けるいちばんの方法は、更新する日と、誰が更新するかを決めておくことです。毎週月曜日の朝、週の打ち合わせの前に、担当者がそれぞれ自分の作業の進み具合を書き換える、といった決まりを作ります。表を更新する人が1人だけだと、その人が忙しい週に止まってしまうので、自分の作業は自分で書き換える形にするほうが続きます。

遅れたら終了日を書き換える

作業が遅れたときに、終了日を書き換えずにそのままにしておくと、表の上ではまだ予定どおりに見えてしまいます。遅れが分かった時点で終了日を書き換え、その作業のあとに続く作業の日付も見直します。予定と実績を分けて管理している場合は、予定の日付は残したまま、実績の列に実際の日付を入れていきます。

ファイルを1つにする

エクセルのファイルをメールで送り合っていると、どれが最新の版か分からなくなります。「工程表_最新」「工程表_最新2」のようなファイルが増えると、古い版を見て作業を進めてしまう失敗も起きます。共有のフォルダやクラウドの保存先に1つだけ保存し、全員がそのファイルを開いて書き換える形にしておくと、版のずれを防げます。

細かくしすぎない

作業を細かく分けすぎると、更新の手間が増え、続かなくなります。1日単位の細かい作業は、ガントチャートではなく、それぞれの担当者のやることの一覧で管理し、ガントチャートには数日から2週間ほどの大きさの作業だけを並べるくらいが、更新の手間と見やすさの釣り合いがとれます。

印刷やPDFで渡すときのコツ

ガントチャートを会議の資料として配ったり、取引先にPDFで送ったりする場合は、画面で見るときとは違う工夫が必要です。

まず、印刷する範囲を決めます。日付の列が長く続く表をそのまま印刷すると、何枚もの紙に分かれてしまいます。「ページレイアウト」から印刷の範囲を設定し、用紙の向きを横にして、「1ページに収める」設定を使うと、全体を1枚で見渡せます。字が小さくなりすぎる場合は、期間を区切って複数のページに分け、各ページに作業の名前の列が印刷されるよう「印刷タイトル」を設定しておくと、2枚目以降も読みやすくなります。

次に、色に頼りすぎないようにします。白黒で印刷すると、担当者ごとに色を変えた棒の違いが分からなくなることがあります。色の違いに加えて、作業の名前の列に担当者を書いておけば、白黒でも内容が伝わります。

PDFで送る場合は、ファイルの名前に作成した日付を入れておくと、相手が古い版と取り違えにくくなります。「工程表_2026年11月10日時点」のような名前にしておけば、何度か送り直しても、どれが最新かがすぐに分かります。

複数人で共有するときの限界と選択肢

エクセルのガントチャートは、1人で使う場合や、数人で週に1回更新する程度なら十分に役立ちます。ただ、関わる人が増え、毎日のように進み具合が変わる仕事になると、いくつかの限界が見えてきます。

エクセルで共有するときに起きやすいこと

• 誰がいつ書き換えたかが分かりにくく、間違った更新に気づきにくい
• 同じファイルを複数人で同時に開くと、保存のときに内容がぶつかることがある
• 作業ごとのやり取りや資料が、メールやチャットに散らばってしまう
• 担当者に期限が近づいたことを知らせるには、別に連絡が必要になる
• スマートフォンからは表が見にくく、外出先で確かめにくい

Microsoft 365のExcelをOneDriveやSharePointに保存して使えば、複数人で同時に編集することはできます。それでも、作業ごとの会話やファイルをまとめて扱うのは、表計算ソフトの得意なところではありません。

工程の共有に向いた道具を使う

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合は、プロジェクト管理の道具を使う方法もあります。こうした道具では、作業を1枚のカードとして作り、担当者や期限、コメント、添付ファイルをそのカードにまとめて持たせられます。同じ作業の一覧を、カンバンボードの形でも、ガントチャートの形でも表示できるものが多く、見たい形を切り替えながら使えます。

その候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaにはカンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードがあり、ガントのボードでは、カードの期間がそのまま横棒で並び、棒をドラッグすると開始日も締め切りもその場で変えられます。今日の位置に線が引かれ、担当者別やラベル別に絞り込んで表示することもできます。カードごとのコメントやチャットも備わっているので、作業についてのやり取りを、その作業のすぐ隣に残せます。公式の料金ページでは、5人までのチームならフリープランで期限なく無料とされ、ガントチャートを含む全8種のボードが使えます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。登録にクレジットカードは要りません。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

エクセルで作ったガントチャートから移る場合も、いきなりすべてを移す必要はありません。まず1つの案件で試し、更新の手間や、チームの人が使い続けられるかを確かめてから広げていくと、道具の切り替えで仕事が止まる心配が減ります。

業務委託の現場で見えてくる、工程表の効き目

在宅ワークやフリーランスの仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、業務委託の仕事が長く続く人ほど、受けた仕事の最初に、簡単な工程表を相手に見せている傾向があります。工程表といっても、大きな区分ごとの開始日と終了日を並べただけの、エクセル1枚のガントチャートで十分です。

依頼する側は、離れた場所にいる受け手の作業の進み具合を、直接見ることができません。最初に「この日までにデザイン案、この日までに修正、この日に納品」と見える形で示してもらえると、社内の予定も立てやすくなります。途中で遅れが出そうなときも、工程表があれば「どの作業が何日遅れ、最終の納品にどう響くか」を具体的に伝えられ、相手との話し合いが落ち着いたものになります。

仲介の手数料が差し引かれない直接の取引では、進め方の約束も、受け手と依頼する側とで直接決めていきます。工程表は、その約束を目に見える形にする道具です。今回紹介した条件付き書式の作り方を1つのファイルにしておけば、案件ごとに日付と作業を入れ替えるだけで、すぐに使えます。

工程を管理しながら進める仕事は、開発の分野で特に多く見られます。システムやアプリの開発の仕事でどんな進め方が求められるかは、アプリケーション開発のお仕事で紹介しています。デザインの仕事を受けている人は、デザイナーの年収・単価相場で単価の目安を確かめながら、工程表で作業の日数を見積もる習慣を付けておくと、見積もりの精度も上がっていきます。

よくある質問

Q. エクセルにガントチャートの機能はありますか？

エクセルには、ガントチャートという決まったグラフの種類はありません。Microsoftが無料で配っているテンプレートを使うか、日付の列を並べて条件付き書式で期間のセルを塗る方法、積み上げ横棒グラフの最初の棒を透明にする方法のどれかで作ります。日々の更新には、条件付き書式で作る形が扱いやすいでしょう。

Q. 条件付き書式でセルがうまく塗られないときは、どこを確かめればよいですか？

まず数式の $ の付け方を確かめます。見出しの日付は行の番号の前に、開始日と終了日は列の記号の前に $ を付けます。次に、開始日や見出しのセルが文字ではなく日付として入力されているかを確かめます。適用先の範囲の左上のセルと、数式で参照しているセルの位置が合っているかも確認します。

Q. ガントチャートとWBSはどう違いますか？

WBSは、仕事を細かい作業に分けて一覧にしたものです。ガントチャートは、その作業の一覧に開始日と終了日を付けて、期間を横向きの棒で表した工程表です。先にWBSで作業を洗い出し、それをガントチャートの縦の列に並べると、漏れの少ない工程表になります。

Q. エクセルのガントチャートを複数人で使うときの注意点は何ですか？

ファイルをメールで送り合わず、共有の保存先に1つだけ保存して、全員が同じファイルを書き換えるようにします。更新する日と、それぞれが自分の作業を書き換える決まりを作っておくと、実際の状況とのずれを防げます。関わる人が多く毎日進み具合が変わる場合は、プロジェクト管理の道具の利用も検討します。