Microsoft Formsで自動返信メールを送る方法と、標準機能でできないこと

Microsoft Formsでセミナーの申し込みや問い合わせを受け付けていると、「回答してくれた人に、受付完了のメールを自動で送りたい」と考える場面が出てきます。ところが、Formsの設定画面を探しても、自分で書いた文面のメールを回答者に自動で送る項目は見当たりません。まず、安心してください。これは設定を見落としているのではなく、Formsの標準の機能だけでは、任意の文面の自動返信メールは送れない作りになっているからです。

この記事では、Microsoft Formsの標準の設定でできること（回答の控えを渡す、作成者に通知を送る）と、できないことを最初に整理します。そのうえで、Power Automateを組み合わせて自動返信メールを送る手順と、設定でつまずきやすい点を解説します。説明は、Microsoftの公式のヘルプとコネクタの資料（2026年10月3日時点）に書かれている内容をもとにしています。

Formsの自動返信を求める人が増えている背景

Microsoft Formsは、Microsoft 365を使っている職場や学校で、アンケートや申し込みの受付に広く使われています。Teamsや Outlook と同じアカウントで使え、回答をExcelで集計できるので、別のフォーム作成ツールを契約しなくても受付の仕組みが作れます。

使い方が広がると、社内のアンケートだけでなく、社外の人からの申し込みや問い合わせにも使われるようになります。社外の人から申し込みを受けるとき、送信のあとに何の連絡もないと、相手は「ちゃんと届いたのだろうか」と不安になります。受付完了のメールが届けば安心できますし、日時や持ち物、問い合わせ先をそのメールで伝えられれば、当日の問い合わせも減らせます。

受け付ける側の手間も見逃せません。申し込みが届くたびに、担当者が手作業で確認のメールを送っていると、件数が増えるほど返信が遅れ、送り忘れも起きます。1件の返信に5分かかるとして、1か月に100件の申し込みがあれば、それだけで8時間を超えます。自動返信は、この時間をほかの仕事に回すための仕組みです。

ただし、自動返信には「止まっていても気づきにくい」「宛先を間違えると個人の情報が他人に届く」という弱点もあります。便利さだけでなく、こうした弱点への備えまで含めて設計することが大切です。

標準の設定でできること

まず、Microsoft Formsの標準の設定だけでできることを確認しておきます。公式ヘルプの「フォームまたはクイズの設定を調整する」には、回答の受信に関わる設定として、次のような項目が並んでいます。

回答者に控えを渡す

「送信後に回答の受信を許可する」をオンにすると、公式ヘルプによれば、回答者はフォームに記入したあと、「ありがとうございました」のページで、記入済みの回答を含むフォームのPDFを保存または印刷できます。同じヘルプには、この設定を選んでも、組織内部のフォームの回答者はフォームの受信メールを求めることができる、とも書かれています。

つまり、標準の機能で回答者が受け取れるのは、「自分が何を答えたか」の控えです。控えのPDFは回答者自身が保存する形なので、外部の人にも渡せますが、メールが自動で届くわけではありません。

お礼のメッセージを表示する

「お礼のメッセージをカスタマイズする」を使うと、フォームを送信し終えたときに、画面にお礼のメッセージを表示できます。ここに「受付が完了しました。3営業日以内に担当者からご連絡します」のような案内を書いておけば、メールでなくても、送信の直後に必要な情報を伝えられます。

自動返信のメールを作るかどうか迷っている段階なら、まずはこのお礼のメッセージを整えるところから始めるのがおすすめです。受付の完了、今後の流れ、問い合わせ先の3つを画面に表示するだけでも、「届いたかどうか分からない」という不安はかなり減らせます。そのうえで、日時や持ち物のように、あとで見返したい情報を届ける必要が出てきたら、メールの自動返信に進む、という順番にすると、無理なく仕組みを広げられます。

作成者に通知を送る

「各回答のメール通知を受け取る」をオンにすると、回答が送信されるたびに、フォームの作成者にメールで通知が届きます。公式ヘルプによると、Microsoft Formsは既定で [email protected] という送信者のアドレスから自動のメールを送ります。

標準の設定でできるのは、ここまでです。

標準の機能でできないこと

ここまでの内容から、Microsoft Formsの標準の機能だけではできないことを整理すると、次のようになります。

1つ目は、自分で書いた文面のメールを回答者に自動で送ることです。控えのPDFやお礼のメッセージは表示できても、「〇〇様、お申し込みありがとうございます」のように、回答の内容を差し込んだメールを送る設定はありません。

2つ目は、外部の回答者にメールを自動で届けることです。標準の機能で受信メールを求められるのは、ヘルプの記載では組織内部の回答者です。社外の人に受付完了のメールを届けたい場合は、別の仕組みが必要です。

3つ目は、差出人を自分たちのアドレスにすることです。標準の自動のメールは [email protected] から送られます。返信を受け付けたい問い合わせの窓口では、この差出人のままでは困ることがあります。

4つ目は、回答の内容によって送る文面を変えることです。「参加」と答えた人と「欠席」と答えた人で違う案内を送る、といった分岐は、標準の機能ではできません。

これらを実現したい場合に使われるのが、Power Automateです。

自動返信を作る前に決めておくこと

Power Automateの画面を開く前に、次の5つを決めておくと、設定の途中で手が止まらず、あとからの作り直しも減ります。

1つ目は、誰のアカウントでフローを作るかです。後の節で詳しく書きますが、フローは作った人と、接続に使ったアカウントに結び付きます。担当者個人で作るのか、組織で用意したアカウントで作るのかを、最初に決めておきます。

2つ目は、どのメールアドレスから送るかです。担当者個人のアドレスから送ると、返信も担当者に届きます。問い合わせの窓口のアドレスや、申し込みの受付用のアドレスから送りたいなら、その準備（共有メールボックスなど）が必要になるので、管理者に相談する時間も見込んでおきます。

3つ目は、文面を誰が確認するかです。自動返信のメールは、一度動き出すと、作った人が見ないまま何十通も送られます。社外の人に届く文面は、上司や広報の担当者に確認してもらってから動かすのが安全です。

4つ目は、本文にどこまで回答の内容を載せるかです。回答の内容を全部載せると親切に見えますが、宛先を間違えたときに、他人に情報が届いてしまいます。名前と申し込みの内容の要点だけにする、といった線引きを先に決めておきます。

5つ目は、止まったときに誰が気づき、誰が直すかです。実行の履歴を見る担当と、直す担当を決めておくと、止まったまま何日も過ぎることを防げます。

この5つは、Power Automateの機能の話ではなく、受付の仕事の決めごとです。ここが決まっていれば、画面での設定そのものは、慣れた人なら30分ほどで終わります。

Power Automateで自動返信メールを送る仕組み

Power Automateは、Microsoftのサービス同士をつないで、決まった作業を自動で動かすための道具です。「Formsに新しい回答が届いたら、その回答の中のメールアドレスあてに、Outlookからメールを送る」という流れ（フロー）を作れます。

使える条件

まず、使える条件を確かめておきます。Power Automateで使うMicrosoft Formsのコネクタ（サービスにつなぐための部品）の資料には、既知の問題と制限事項として、次のように書かれています。

コネクタは、組織のアカウントでのみ機能します。 出典: learn.microsoft.com

つまり、この方法は、職場や学校のアカウントでFormsを使っている場合のものです。個人のMicrosoftアカウント（Outlook.comなど）で作ったフォームでは、この手順は使えません。

費用の面では、Power Automateのライセンスの資料に、基本の機能は職場または学校のアカウントに無料で含まれており、無料のライセンスで標準のコネクタを使ったクラウドフローを作れる、と書かれています。Microsoft FormsとOffice 365 Outlookのコネクタは、いずれも資料で「Standard」（標準）に分類されています。会社がMicrosoft 365を契約していれば、追加の費用なしで、この記事の自動返信を作れる場合が多いということです。ただし、組織の管理者がPower Automateの利用を制限していることもあるので、使えない場合は管理者に確認してください。

手順1：フォームにメールアドレスの質問を入れる

自動返信を送るには、宛先となるメールアドレスが必要です。社外の人も答えるフォームでは、「メールアドレス」の質問を作り、必須にしておきます。入力の間違いを減らすため、質問の説明に「受付完了のメールをお送りします。お間違いのないようご入力ください」と書き添えておくと、回答者も注意して入力します。

手順2：自動化したクラウドフローを作る

Power Automateを開き、新しいフローとして「自動化したクラウドフロー」を作ります。きっかけ（トリガー）には、Microsoft Formsの「新しい応答が送信されたとき」を選び、対象のフォームを指定します。

手順3：回答の中身を取り出す

次の手順に、Microsoft Formsの「応答の詳細を取得する」を追加します。フォームと、トリガーから渡される応答のIDを指定すると、回答の中身（それぞれの質問の答え）を、後の手順で使えるようになります。コネクタの資料でも、トリガーが渡す応答の一意の識別子を「応答の詳細の取得」と一緒に使って、回答の内容を取り出すと説明されています。

手順4：メールを送る

最後に、Office 365 Outlookの「メールを送信する (V2)」を追加します。宛先には、手順3で取り出した「メールアドレス」の質問の答えを指定します。件名と本文には、固定の文面と、回答の答え（名前や希望の日程など）を組み合わせて書きます。

手順5：テストの回答で確かめる

フローを保存したら、自分でフォームに回答して、メールが届くかを確かめます。件名、本文の差し込み、差出人の表示、迷惑メールのフォルダーに入っていないかを、受け取る側の目で確かめます。確かめ終わったら、テストの回答は削除しておきます。

設定でつまずきやすい点

ここからは、Power Automateで自動返信を作るときに、つまずきやすい点を整理します。

グループのフォームが一覧に出てこない

Teamsのチームやグループで作ったフォーム（グループフォーム）は、トリガーでフォームを選ぶ一覧に表示されないことがあります。コネクタの資料には、グループフォームはドロップダウンの一覧に表示されないので、フォームのIDを手動で入れる必要があると書かれています。フォームのIDは、フォームを編集するときのアドレスバーにあり、「FormId=」の後ろの部分だけを貼り付けるよう案内されています。

差出人はフローの接続に使ったメールボックスになる

「メールを送信する (V2)」は、フローに接続したOutlookのアカウントのメールボックスから送られます。担当者個人のアカウントで作ると、受付完了のメールが担当者の個人のアドレスから届くことになり、返信もその人に届きます。窓口のアドレスから送りたい場合は、Office 365 Outlookのコネクタにある「共有メールボックスからメールを送信する (V2)」を使い、組織で用意した共有メールボックスから送る方法があります。コネクタの資料には、個人用のメールボックスから変換された共有メールボックスではこのアクションが機能しない、という注意も書かれているので、管理者に共有メールボックスの用意の仕方を確かめておきます。

作った人のアカウントに依存する

フローは、作った人と、接続に使ったアカウントに結び付いています。作った人が異動や退職でアカウントを使わなくなると、フローが止まり、自動返信も届かなくなります。チームで使う仕組みなら、フローの共同所有者を設定する、作った人と作った日を記録しておく、担当が替わるときに引き継ぎの手順を決めておく、といった備えをしておきます。

呼び出しの回数に上限がある

コネクタの資料によると、Microsoft FormsとOffice 365 Outlookのコネクタには、それぞれ接続ごとに60秒あたり300回というAPIの呼び出しの上限があります。普通の申し込みの受付なら問題になりませんが、同じ接続で多くのフローを動かしている場合や、短い時間に大量の回答が集まるキャンペーンでは、上限に近づくことがあります。Outlookについては、接続ごとの上限に加えて、受信トレイごとにも独自の制限があると書かれています。

間違ったアドレスに届いてしまう

回答者がメールアドレスを打ち間違えると、受付完了のメールは別の人に届くか、届かずに戻ってきます。本文に回答の内容をすべて載せていると、打ち間違いの先の他人に、申込者の情報が届いてしまいます。自動返信の本文には、受付の完了と今後の流れだけを書き、回答の詳しい内容は載せすぎないようにするのが安全です。

社外の人から受け付けるときに気をつけること

社外の人から申し込みや問い合わせを受け付けるときは、社内のアンケートとは違う注意が要ります。

まず、回答できる人の範囲です。公式ヘルプによると、Formsの設定の「このフォームに記入できるのは誰ですか」で「誰でも回答可能」を選ぶと、組織の内外のすべてのユーザーが回答を送信できます。「組織内のユーザーのみが回答可能」のままだと、社外の人は回答できません。社外向けのフォームを作ったら、公開する前に、組織のアカウントにログインしていない状態で開けるかを確かめておきます。

次に、いたずらや誤った入力への備えです。「誰でも回答可能」のフォームに自動返信を付けると、誰かが他人のメールアドレスを入力して送信した場合にも、その他人に自動返信が届きます。受け取った人から見れば、心当たりのないメールが自分たちの組織の名前で届くことになります。これを完全に防ぐのは難しいので、自動返信の本文は、受付の完了と問い合わせ先を伝える程度にとどめ、「お心当たりのない場合は、このメールを破棄してください」と一文を添えておくのが現実的です。

もう1つは、返信が来ることへの備えです。自動返信のメールにも、相手から返信が来ることがあります。担当者個人のアドレスから送っていると、その返信が担当者の受信箱に紛れ、担当者が休んでいる間に放置されます。窓口のアドレスから送る、本文に「このメールへの返信ではなく、下記の窓口にご連絡ください」と書く、といった形で、返信の行き先をはっきりさせておきます。

回答をExcelに記録して返信の状況も残す

自動返信が動き出すと、次に知りたくなるのが「誰に送れたか」「誰に送れなかったか」です。Power Automateの実行の履歴でも確かめられますが、件数が増えると1件ずつ見るのは手間です。

そこで、自動返信のフローに、Excelの表に1行を追加する手順を付け加えておく方法があります。回答の受付日時、名前、メールアドレス、自動返信の送信日時を1行に残しておけば、表を見るだけで送信の状況が分かります。担当者が個別に連絡したかどうかの列を加えておけば、自動返信のあとの対応の記録にもなります。

ただし、Excelの表に記録する場合は、その表を見られる人の範囲に注意してください。名前やメールアドレスが並ぶ表を、部署の全員が見られる場所に保存しておくと、本来は担当者だけが扱うべき情報が広く見えてしまいます。保存する場所と共有の範囲を、受付の担当者に限っておきます。

自動返信の文面の書き方

自動返信のメールは、送る側が見ないまま相手に届くので、どの回答者に届いても失礼がなく、必要な情報が伝わる文面にしておく必要があります。申し込みの受付を例に、文面の組み立て方を示します。

件名には、何のメールかが一目で分かるように、「【受付完了】〇〇セミナーのお申し込みを受け付けました」のように書きます。

本文は、次の順に組み立てると、読み手が迷いません。

・宛名（回答の名前の質問を差し込む）
・受付が完了したこと
・今後の流れ（いつ、誰から、何の連絡があるか）
・当日の日時や場所、持ち物など、確定している情報
・このメールは自動で送っていること
・問い合わせ先

「このメールは送信専用です」と書く場合は、問い合わせ先のメールアドレスや電話番号を必ず添えます。返信できないメールで、連絡先も書かれていないと、相手は困ってしまいます。

もう1つ大事なのは、自動返信のメールでは約束しすぎないことです。「必ず明日までにご連絡します」と書いたのに担当者が休みで連絡できなかった、ということが起こると、自動のメールがかえって不信感を生みます。「3営業日以内を目安に」のように、守れる範囲で書いておきます。

回答の内容で文面を変えたい場合

Power Automateでは、「条件」の手順を使うと、回答の内容によって送る文面を変えられます。たとえば、「参加の形式」の質問で「会場」と答えた人には会場の地図と持ち物を、「オンライン」と答えた人には接続の案内の予定を送る、といった分岐ができます。

分岐を作るときは、選択肢の文字とフローの条件の文字が完全に一致している必要があります。フォームの選択肢の表記を「オンライン参加」に変えたのに、フローの条件は「オンライン」のまま、ということがあると、どちらの分岐にも入らずにメールが送られません。フォームの選択肢を変えたときは、フローの条件も合わせて直し、テストの回答で両方の分岐を確かめておきます。

分岐が増えるほど、フローは複雑になり、引き継ぎも難しくなります。最初は全員に同じ文面を送り、どうしても必要になった分岐だけを後から追加する、という順番で進めるのが安全です。

自動返信が止まっていないかを確かめる

自動返信の仕組みは、動いているときには誰も意識せず、止まっていても気づかれにくいものです。次のような確かめ方を習慣にしておくと、問題が大きくなる前に気づけます。

1つ目は、Power Automateの実行の履歴を定期的に見ることです。フローの画面では、いつ実行され、成功したか失敗したかを確かめられます。週に1回、失敗した実行がないかを見るだけでも、止まっていることに早く気づけます。

2つ目は、フォームの回答の件数と、送ったメールの件数を見比べることです。数が合わなければ、どこかで送れていない回答があります。

3つ目は、担当が替わるとき、フォームの質問を変えたとき、メールボックスの設定を変えたときに、テストの回答を送って確かめることです。特に、メールアドレスの質問を作り直すと、フローの宛先の指定が外れてしまうことがあるので注意してください。

自動返信の効果を確かめる方法

自動返信を入れたら、効果があったかどうかを一度確かめておくと、ほかの受付にも広げるかどうかを判断しやすくなります。見るとよいのは、次の3つです。

1つ目は、受付の担当者が返信に使っていた時間です。導入の前の1か月に、確認のメールの作成と送信にどれくらいの時間を使っていたかを振り返り、導入の後と比べます。背景の節で書いたように、1件5分でも件数が多ければ、1か月で何時間にもなります。

2つ目は、「申し込みが届いているか」という問い合わせの件数です。送信のあとに何の連絡もない状態では、この種の問い合わせが一定の割合で届きます。自動返信を入れたあとにこの件数が減っていれば、申込者の不安を減らせていると判断できます。

3つ目は、重複の申し込みの件数です。届いたかどうか分からずに、同じ人が2回、3回と送ってくることがあります。自動返信で受付の完了がすぐに伝わるようになると、重複は減るはずです。

逆に、自動返信を入れても問い合わせが減らない場合は、文面に必要な情報が足りていない可能性があります。問い合わせの中身を見て、多い質問への答えを自動返信の本文に追加していくと、文面が少しずつ育っていきます。

実際に起こりやすい失敗の例

ここで、Microsoft FormsとPower Automateで自動返信を作ったあとに、実際に起こりやすい失敗を3つ紹介します。

フォームを複製したら自動返信が届かなくなった

前回のセミナーのフォームを複製して次回の受付に使ったところ、新しいフォームの回答には自動返信が届かなかった、という失敗です。フローのトリガーは、元のフォームを指定して作られています。フォームを複製したら、フローの対象のフォームも新しいものに変えるか、新しいフォーム用にフローを複製して設定し直す必要があります。複製のたびにテストの回答で確かめる、という手順を受付の準備の決まりに入れておきます。

日時の表示がずれていた

自動返信の本文に回答の送信日時を差し込んだところ、実際の時刻と9時間ずれていた、という失敗です。Microsoftのサービスの中では、日時が協定世界時（UTC）という世界共通の基準で扱われることがあり、そのまま差し込むと日本の時刻とずれます。日時を本文に入れる場合は、日本の時刻に変換する手順を加えるか、日時を本文に入れない形にします。

担当者の休暇中に返信が積み上がった

担当者個人のアドレスから自動返信を送っていたところ、担当者の休暇中に、自動返信への返信が何十通も担当者の受信箱にたまっていた、という失敗です。申込者は返信したのに反応がないので、同じ内容をもう一度フォームから送ってきて、重複の申し込みまで生まれました。前の節で書いたとおり、窓口のアドレスから送るか、返信の行き先を本文ではっきり書いておくことで防げます。

どの失敗も、設定の画面だけを見ていると気づきにくく、テストの回答と、運用の決めごとで防げるものです。

Power Automateを使わずに自動返信を送りたい場合の候補

「Power Automateの設定や引き継ぎまでは手が回らない」「個人のアカウントや社外の人からの受付で、自動返信をすぐに使いたい」という場合は、自動返信の機能を標準で持つフォーム作成ツールを使う方法もあります。その1つが、フォームの作成から回答の対応までを扱うクラウドサービスのHalict（ハリクト）です。

公式の機能のページによると、Halictの自動返信は、フォームの送信の直後に、回答内容の控えを添えてメールを送る機能です。公式の料金ページでは、メンバー1人までのフリープラン（0円）から、ステージ管理、CSVの書き出しとあわせて自動返信が使えると案内されており、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。回答者にログインを求めない作りなので、社外の人からの受付にも使えます。有料プランは、メンバー3人までのスターターが月額2,980円、10人までのチームが月額7,800円（いずれも税抜）で、メールのひな形や一斉メール、開封とクリックの計測はチームプランからの機能です。独自のドメインからの送信はビジネスプランの機能として並んでいます。

Microsoft 365の中で受付が完結していて、Power Automateを管理できる人がいる職場なら、この記事の手順で十分です。社外の人からの受付が多い、または自動返信のあとの対応の管理まで1つの画面で済ませたい、という場合に比べてみてください。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

自動化の仕組みづくりを仕事として見たときの考察

最後に、在宅ワークや業務委託の仲介を長く運営してきた立場から、こうした自動化の仕組みづくりについて見えていることを書いておきます。

運営者として見てきた限りでは、フォームとメールをつなぐような小さな自動化は、外部の人に頼まれることの多い仕事です。依頼する側から見ると、数時間の作業でも「返信の遅れと送り忘れがなくなる」という分かりやすい成果があります。一方で、うまくいかない例に共通しているのは、作った人のアカウントでフローが動いていて、その人との契約が終わったとたんに止まってしまうことです。外部の人に作ってもらうときは、フローの所有者と接続に使うアカウントを依頼する側のものにし、手順書を納品物に含めてもらうよう、最初に取り決めておくのが安全です。

こうした業務の自動化の仕事は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で紹介しています。メールの配信や顧客とのやり取りを自動化する仕事は、CRM・メルマガ・自動化施策のお仕事で扱っています。在宅で働く環境を整える会社向けの支援制度は、テレワーク 助成金 2026で整理しています。

仲介の手数料が間に入らない直接の取引であれば、依頼する側は同じ予算で引き継ぎの資料まで含めた丁寧な仕事を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。自動返信のような小さな仕組みほど、作ったあとの運用の約束まで含めて取り決めておくことが、長く安心して使える仕組みにつながります。

よくある質問

Q. Microsoft Formsだけで回答者に自動返信メールを送れますか？

任意の文面のメールを自動で送る設定はありません。標準でできるのは、回答者が送信後のページで回答の控えのPDFを保存・印刷できるようにする設定と、作成者に回答の通知メールを送る設定です。公式ヘルプでは、組織内部の回答者は受信メールを求めることができるとされています。自分で書いた文面を送るには、Power Automateなどを組み合わせます。

Q. 個人のMicrosoftアカウントで作ったフォームでもPower Automateで自動返信できますか？

Power AutomateのMicrosoft Formsのコネクタの資料には、コネクタは組織のアカウントでのみ機能すると書かれています。個人のMicrosoftアカウントで作ったフォームでは、この方法は使えません。職場や学校のアカウントでフォームを作り直すか、自動返信の機能を持つ別のフォーム作成ツールを検討してください。

Q. 自動返信メールの差出人を窓口のアドレスにできますか？

Power Automateの「メールを送信する (V2)」は、フローに接続したアカウントのメールボックスから送られます。窓口のアドレスから送りたい場合は、Office 365 Outlookのコネクタにある「共有メールボックスからメールを送信する (V2)」を使い、共有メールボックスから送る方法があります。共有メールボックスの用意は組織の管理者に相談してください。

Q. 自動返信が届かないと言われたときは何を確かめればいいですか？

まず、Power Automateの実行の履歴で、その回答のフローが成功しているかを確かめます。失敗していれば、エラーの内容から接続や宛先の設定を見直します。成功しているなら、回答者のメールアドレスの打ち間違いか、迷惑メールのフォルダーに入っている可能性があります。フローを作った人のアカウントが使える状態かも確かめてください。