備品の貸出管理の方法｜貸出台帳と返却漏れを防ぐ仕組み

2026年10月28日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓会社の備品の貸出管理を
✓管理番号とラベルの付け方
✓返却漏れを防ぐ仕組みの順に説明します

備品の貸出管理は、ノートパソコン、プロジェクター、カメラ、測定器のように、社員が一時的に持ち出して使う物について、誰が、いつ、何を借りて、いつ返したかを記録し、紛失や返却漏れを防ぐための仕組みです。基本となるのは、備品ごとに管理番号を付けることと、貸出と返却を1件ずつ記録する貸出台帳を作ることの2つです。そのうえで、貸出の期限と返却の確認の手順を決めておけば、小さな会社でも紙やExcelで十分に運用できます。

この記事では、貸出管理の対象にする備品の決め方、貸出台帳に入れる項目、管理番号とラベルの付け方、貸出のルール、返却漏れを防ぐ仕組み、棚卸しの進め方を順に説明します。あわせて、税務上の少額の減価償却資産との関係や、チームで貸出の状況を共有するときの工夫も扱います。

備品の貸出管理が必要になる場面

備品の貸出管理が必要になるのは、共用の備品を複数の人が使い回す場面です。たとえば次のような場面があります。

営業や出張で、ノートパソコンやモバイルルーターを持ち出す
社外の会議やイベントで、プロジェクターやスピーカーを使う
撮影や取材で、カメラや録音機材を持ち出す
現場の作業で、測定器や工具を使う
在宅勤務で、モニターや椅子を社員の自宅に貸し出す

こうした備品は、使う人が日によって変わるため、記録がなければ「今どこにあるのか」が分からなくなります。必要なときに見つからない、誰が最後に使ったか分からない、故障に気づかないまま次の人に渡る、といった問題が起きます。

貸出管理を始めると、次の3つの効果が得られます。

備品の所在が分かり、探す時間が減る
返却の期限と確認の手順により、紛失や返却漏れを防げる
貸出の回数が分かり、買い足しや処分の判断の材料になる

3つ目の効果は、貸出の記録を続けて初めて得られるものです。

備品貸出ルールを作る前には、実際にどの備品がどれくらい利用されているのかを把握しておくことが重要です。利用頻度を確認せずにルールを作成すると、必要以上に厳しい運用になったり、逆に管理が不十分になったりする場合があります。貸出履歴を記録しておくことで、利用状況を可視化しやすくなります。出典: astrolab.co.jp

貸出管理の対象にする備品の決め方

会社にある備品すべてを貸出管理の対象にする必要はありません。ボールペンやコピー用紙のような消耗品まで記録すると、手間ばかりがかかり、運用が続きません。対象は、次の3つの条件のどれかに当てはまる物に絞ります。

条件	例	対象にする理由
高価な物	ノートパソコン、カメラ、測定器	紛失したときの損失が大きい
情報が入る物	ノートパソコン、USBメモリ、スマートフォン	紛失すると情報漏えいにつながる
数が少なく取り合いになる物	プロジェクター、会議用のマイク	予約の調整が必要になる

特に「情報が入る物」は、金額にかかわらず対象にします。数千円のUSBメモリでも、顧客の情報が入っていれば、紛失したときの影響は備品の価格をはるかに超えます。

税務上の扱いとの関係

貸出管理の対象を決めるときに、税務上の扱いを目安にする方法もあります。国税庁のタックスアンサーによると、法人が取得した減価償却資産のうち、使用可能期間が1年未満のもの、または取得価額が10万円未満のものは、少額の減価償却資産として、事業の用に供した年度に全額を損金の額に算入できます。詳しくは国税庁のタックスアンサーNo.5403で確認できます。

また、中小企業者等の場合は、令和8年4月1日以後に取得した資産について、取得価額が40万円未満の減価償却資産を、年間の合計300万円までを限度に、取得価額の全額を損金の額に算入できる特例があります。改正前は30万円未満でした。この特例の詳細は国税庁のタックスアンサーNo.5408に書かれています。

こうした少額の資産は、固定資産台帳で毎年の減価償却を管理しないことが多いため、会計の帳簿からは所在が追えなくなりがちです。だからこそ、貸出管理の台帳で現物を管理する意味があります。税務上の扱いと現物の管理は別のものと考え、金額が小さくても持ち出す物は貸出台帳で管理します。

貸出台帳に入れる項目

貸出管理の中心になるのが貸出台帳です。貸出台帳は、備品の一覧と、貸出の記録の2つに分けて作ると管理しやすくなります。

備品の一覧に入れる項目

備品の一覧は、1つの備品を1行にした表です。次の項目を入れます。

項目	入力の例
管理番号	PC-001
品名	ノートパソコン
メーカーと型番	〇〇社〇〇〇
製造番号	本体の裏のシリアル番号
購入日	2026/04/01
購入金額	158,000円
保管場所	総務部の鍵付きの棚
付属品	ACアダプター、ケース
状態	使用可、修理中、廃棄予定

付属品の項目は見落とされがちですが、大切です。ノートパソコンの本体は返ってきたのにACアダプターが返ってこない、プロジェクターのケーブルが足りない、といった返却漏れは、付属品で多く起きます。

貸出の記録に入れる項目

貸出の記録は、1回の貸出を1行にした表です。

項目	入力の例
管理番号	PC-001
借りた人	営業部佐藤
貸出日	2026/11/11
返却予定日	2026/11/14
使う目的と場所	大阪の顧客先での説明
貸出時の状態	付属品すべてあり、傷なし
返却日	2026/11/14
返却時の状態	付属品すべてあり、異常なし
返却の確認者	総務部山田

返却の確認者の欄は、返却漏れを防ぐうえで特に重要です。

備品貸出ルールでは、返却完了を確認するための「返却確認欄」を設けておくことが重要です。返却確認を行わずに台帳だけ更新してしまうと、実際には未返却だった場合でも気づきにくくなります。返却時には担当者が現物を確認し、貸出台帳へ記録を残す運用を整備しておくことが大切です。出典: astrolab.co.jp

借りた人が自分で「返却済み」と書き込むだけの運用では、実際には棚に戻っていなかったり、付属品が欠けていたりしても気づけません。返却のときは、管理する担当者が現物と付属品を確かめ、確認者の欄に名前を書く手順にします。

管理番号とラベルの付け方

貸出管理を始めるときは、すべての対象の備品に管理番号を付け、番号を書いたラベルを本体に貼ります。管理番号は、備品の種類を表す記号と通し番号を組み合わせると分かりやすくなります。

種類	記号	番号の例
ノートパソコン	PC	PC-001、PC-002
プロジェクター	PJ	PJ-001
カメラ	CM	CM-001
モバイルルーター	WF	WF-001
測定器	MS	MS-001

番号は、一度使ったものを別の備品に使い回さないようにします。廃棄した備品の番号を新しい備品に付けると、過去の貸出の記録と混ざり、履歴が追えなくなります。

ラベルは、はがれにくい素材のものを選び、目立つけれど使う邪魔にならない場所に貼ります。ノートパソコンなら天板の隅や底面、カメラなら底面が一般的です。付属品にも同じ番号のラベルを貼っておくと、複数のACアダプターが混ざったときにも、どの本体のものかが分かります。

ラベルにバーコードやQRコードを印刷し、読み取りで貸出と返却を記録する仕組みを使う会社もあります。対象の備品が多く、貸出の回数が多い場合は、こうした仕組みを導入すると記録の手間が減ります。

備品の貸出ルールの作り方

台帳を作ったら、貸出のルールを決めて文書にします。ルールが口頭の取り決めだけだと、人によって解釈が分かれ、返却漏れの原因になります。決めておくべき項目は次のとおりです。

貸出の申請の方法：誰に、どの方法で申し込むか
貸出の期間：標準の期間と、延長するときの手続き
社外への持ち出し：持ち出してよい備品と、上長の承認が必要な備品
返却の方法：誰に返すか、どこに戻すか、確認を受ける手順
故障や紛失のとき：誰に、いつまでに報告するか
情報が入る備品の扱い：返却時にデータを消すかどうか、パスワードの扱い

貸出の期間は、備品の種類ごとに決めます。プロジェクターのように取り合いになる物は、原則として当日の返却にします。在宅勤務用のモニターのように長く使う物は、期間を1年などと区切り、更新の手続きを決めておきます。期間を決めない貸出は、そのまま返ってこない原因になります。

紛失や故障を報告しやすくする

紛失や故障を報告した人が強く責められる職場では、報告が遅れ、被害が大きくなります。特にノートパソコンやスマートフォンの紛失は、すぐに報告があれば遠隔で操作を止めるなどの対応ができることもあります。ルールには、報告の期限と連絡先を明記し、すぐに報告したことを評価する姿勢を示しておきます。

返却漏れを防ぐ5つの仕組み

貸出管理でもっとも多い問題は、返却漏れです。ここでは、返却漏れを防ぐための仕組みを5つ紹介します。

1つ目は、返却予定日を必ず決めることです。貸出の記録に返却予定日の欄を設け、空欄のままでは貸し出さない運用にします。

2つ目は、返却予定日を過ぎた貸出をすぐに見つけられるようにすることです。Excelの台帳なら、返却日が空欄で、返却予定日が今日より前の行に色を付ける条件付き書式を設定します。毎朝、色の付いた行を確認し、借りた人に連絡します。

3つ目は、返却予定日の前日に連絡することです。借りた人に前日に一言伝えるだけで、返却を忘れることが大きく減ります。

4つ目は、返却時に現物を確かめることです。先に引用したとおり、台帳の更新だけで返却としないことが大切です。付属品の数と状態も、貸出時の記録と比べて確かめます。

5つ目は、退職や異動の手続きに備品の返却を組み込むことです。退職者や異動者が借りたままの備品は、そのまま行方が分からなくなりがちです。退職や異動の手続きの確認項目に、貸出台帳の確認を入れておきます。

返却予定日を過ぎた貸出への対応

返却予定日を過ぎた貸出を見つけたら、段階を決めて対応します。対応の手順を決めておかないと、担当者が遠慮して連絡を先延ばしにし、そのまま行方が分からなくなることがあります。

経過	対応	記録すること
予定日の翌営業日	借りた人に、返却か延長の手続きを依頼する	連絡した日と方法
3営業日後	借りた人の上長にも状況を伝える	上長への連絡の日
1週間後	所在を確かめ、見つからなければ紛失の扱いを検討する	所在の確認の結果

延長の申し出があった場合は、貸出の記録の返却予定日を書き換えるのではなく、メモの欄に延長の経緯と新しい予定日を書きます。最初の予定日を消してしまうと、どの備品で延長が多いのかが後から分からなくなるためです。延長が多い備品は、標準の貸出の期間が実際の使い方に合っていない可能性があります。

紙とExcelでの貸出台帳の作り方

貸出台帳は、紙でもExcelでも作れます。どちらを選ぶかは、備品の数と貸出の回数、台帳を見る人の数で決めます。

方法	向いている場面	注意する点
紙の台帳	備品の数が少なく、保管場所が1か所	集計ができない。保管場所でしか確認できない
Excelの台帳	備品が数十点あり、貸出の回数が多い	同時に編集すると上書きが起きる
共有のスプレッドシート	複数の拠点や在宅の社員が借りる	編集の権限を絞らないと記録が書き換えられる

紙の台帳は、備品の保管場所に置いたバインダーに挟み、借りるときと返すときに書き込む形が一般的です。手軽に始められる一方で、保管場所に行かなければ状況が分からず、返却予定日を過ぎた貸出を探すのも手間がかかります。

Excelの台帳は、備品の一覧のシートと貸出の記録のシートを分けて作ります。貸出の記録のシートでは、管理番号の列をデータの入力規則で選択式にし、備品の一覧にある番号しか入力できないようにすると、番号の打ち間違いを防げます。

Excelの貸出台帳を使いやすくする設定

Excelで台帳を作る場合は、いくつかの設定を加えると、入力の間違いが減り、状況を確かめる手間も小さくなります。

管理番号を選択式にする

貸出の記録のシートで管理番号の列を選び、「データ」タブの「データの入力規則」を開きます。「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」に備品の一覧のシートの管理番号の列を指定します。こうすると、備品の一覧にない番号は入力できなくなります。手順の詳細はMicrosoftのサポートページのデータの入力規則の解説で確認できます。借りた人の列も、社員の一覧を別のシートに作って選択式にしておくと、名前の書き方のゆれを防げます。

品名を自動で表示する

貸出の記録に管理番号を入れたときに、品名が自動で表示されるようにしておくと、番号の選び間違いに気づきやすくなります。品名の列に、XLOOKUP関数やVLOOKUP関数で備品の一覧から品名を引く数式を入れます。番号を選んだ直後に品名が表示されるので、「ノートパソコンを借りるはずがプロジェクターの番号を選んでいた」といった間違いをその場で直せます。

貸出中の備品を一覧にする

いま貸出中の備品を知りたいときは、貸出の記録で返却日の列が空欄の行を絞り込みます。表をテーブルにしておけば、見出しの行のボタンから「空白セル」だけを選んで絞り込めます。備品の一覧の側に「現在の状態」の列を加え、COUNTIFS関数で「管理番号が一致し、返却日が空欄の行」を数えて、1以上なら「貸出中」と表示する方法もあります。COUNTIFS関数の使い方はMicrosoftのCOUNTIFS関数の解説で確認できます。

貸出の回数を集計する

備品ごとの貸出の回数も、COUNTIFS関数で管理番号を数えれば出せます。年に1回、回数の多い備品と少ない備品を並べてみると、買い足すべき備品と、処分や他の部署への移動を考えてよい備品が分かります。貸出の回数が多く、予約が重なっている備品は、もう1台あれば待ち時間がなくなるかもしれません。反対に、1年間に一度も貸し出されていない備品は、保管の場所と手間がかかるだけの存在になっている可能性があります。

貸出の申請と予約の運用

取り合いになりやすい備品は、当日に借りに行くのではなく、事前に予約する運用にすると、使いたいときに使えないという事態を減らせます。予約は、共有の予定表に備品ごとの予定を作り、借りたい人が日時を入れる形にするのが手軽です。会議室の予約と同じ考え方で、プロジェクターやカメラを予約できるようにします。

予約の運用で決めておくことは次のとおりです。

予約できる期間：何日前から予約できるか、何日まで続けて予約できるか
予約の取り消し：使わなくなったときは、いつまでに取り消すか
予約の優先：顧客向けの用途と社内の用途が重なったときにどちらを優先するか
予約と貸出台帳の関係：予約しただけでは貸出にならず、受け取るときに台帳に記録すること

予約と貸出の記録は別のものとして扱います。予約は「使う予定」、貸出台帳は「実際に持ち出した記録」です。予約の情報だけで貸出を管理しようとすると、予約したのに取りに来なかった場合や、予約なしで持ち出した場合が把握できなくなります。

貸出のときに確かめること

貸出のときに状態を記録しておかないと、返却時に傷や故障が見つかっても、それがいつ起きたのかが分かりません。貸出のときは、借りる人と管理する担当者が一緒に次の点を確かめます。

確かめる点	例
本体の外観	傷、へこみ、ラベルのはがれがないか
付属品の数	ACアダプター、ケーブル、ケース、リモコンがそろっているか
動作	電源が入るか、充電されているか
データ	前の人のデータが残っていないか

ノートパソコンやカメラは、前に使った人のデータが残ったまま次の人に渡ると、情報の取り扱いの面で問題になります。返却のときにデータを消すのか、貸出のときに確かめるのかを決めておき、どちらかの時点で必ず確認する手順にします。外観の状態は、スマートフォンで写真を撮って記録しておくと、返却時に比べやすくなります。

棚卸しの進め方

貸出管理を続けていても、台帳と現物が少しずつずれていくことは避けられません。年に1回から2回、棚卸しで台帳と現物を照らし合わせます。

棚卸しは次の手順で進めます。

棚卸しの日を決め、その日は新しい貸出を止めるか、最小限にする
備品の一覧を印刷するか、確認用の列を加えたファイルを用意する
保管場所にある備品の管理番号を1つずつ確かめ、一覧に印を付ける
貸出中の備品は、借りている人に連絡して所在を確かめる
印の付かなかった備品を一覧にし、所在を調べる
見つからなかった備品は、紛失として上長に報告し、台帳の状態を更新する

棚卸しで見つかった不明の備品が多い場合は、貸出のルールのどこかが守られていない可能性があります。どの種類の備品で不明が多いか、どの部署で多いかを確かめ、ルールや手順を見直します。

情報が入る備品を貸し出すときの注意

ノートパソコン、スマートフォン、USBメモリ、外付けのハードディスクのように、データを保存できる備品は、ほかの備品とは別の注意が必要です。紛失した場合、備品そのものの損失に加えて、中に入っていた顧客の情報や社内の情報が外部に漏れるおそれがあるためです。個人情報が漏えいした場合の対応については、個人情報保護委員会のサイトで事業者向けの情報を確認できます。

情報が入る備品の貸出では、次の点を決めておきます。

端末にパスワードやロックを設定し、貸出のときにその設定を外さない
保存してよい情報の範囲を決め、顧客の情報を端末に残さない運用にする
返却のときに、保存したデータを消すか、決められた場所に移す
紛失したときに連絡する先と、連絡の期限を貸出のときに伝える

USBメモリのように小さな備品は、ほかの備品より紛失しやすく、紛失に気づくのも遅れがちです。小さな記憶媒体は、貸出の期間を短くし、返却のときに中身が空になっていることを確かめる手順にしておくと安心です。

貸出管理を始めるときの進め方

これから貸出管理を始める場合は、一度にすべてを整えようとせず、次の順番で進めると無理がありません。

対象にする備品を決め、保管場所にある物を数える
備品の一覧を作り、管理番号を付けてラベルを貼る
貸出の記録の表を作り、返却の確認者の欄を設ける
貸出のルールを1枚の文書にして、社内に知らせる
1か月運用し、返却予定日を過ぎた貸出がどれくらいあったかを確かめる
問題があった点について、ルールや台帳の項目を見直す

最初の1か月は、管理する担当者が毎朝、返却予定日を過ぎた貸出を確かめる習慣をつけることに集中します。ルールの文書を作っても、運用する人の確認の習慣がなければ、返却漏れは減りません。運用が回り始めたら、予約の仕組みや貸出の回数の集計など、次の段階の工夫を加えていきます。

貸出管理を総務の担当者1人に任せきりにすると、その人が休んだときや異動したときに運用が止まります。台帳の場所、ルールの文書、毎朝の確認の手順を、もう1人の担当者にも共有しておくと、担当者が替わっても仕組みが続きます。

チームで貸出の状況を共有する方法

備品の数が少なく、管理する人が1人なら、紙やExcelの台帳で十分に管理できます。一方、在宅勤務の社員にモニターやノートパソコンを送る場合や、複数の拠点で備品を融通する場合は、誰がどの備品を借りていて、いつ返す予定なのかを、管理する人以外も確認できるようにしたくなります。

そうした場面では、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法もあります。貸出1件ごとにカードを作り、借りた人を担当者に、返却予定日を期限に設定して、カンバンのボードで「貸出中」「返却予定日超過」「返却確認済み」のように列に並べれば、貸出の状況がひと目で分かります。カレンダーのボードに切り替えれば、返却予定日が月ごとに並びます。カスタムフィールドで管理番号の項目を追加し、カードのコメントに返却時の状態を記録しておくこともできます。公式の料金ページによると、5人までのチームなら無料で使え、クレジットカードの登録も要りません。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

備品の一覧はExcelで、貸出中の状況の共有はカードで、と役割を分けると、管理する人の手間を増やさずに状況を共有できます。

在宅勤務での備品の貸出

在宅勤務の広がりにより、ノートパソコンやモニターを社員の自宅に長期間貸し出す会社が増えています。在宅勤務での貸出は、職場の中での貸出と比べて、次の点に注意が必要です。

送るときと返すときの配送の記録を残す。配送業者の追跡番号を貸出の記録に書いておく
貸出の期間を区切り、年に1回など定期的に状態を確かめる
退職のときの返却の方法と、送料の負担を決めておく
情報が入る備品は、紛失したときの連絡先と対応の手順を、貸出のときに伝えておく

在宅勤務の備品を整えるときには、国や自治体の助成金を使える場合もあります。テレワークの導入にかかる費用の助成については、テレワークの助成金の解説で制度の概要を確認できます。

貸出管理を見直すときの目安

運用を始めて半年ほどたったら、貸出管理の仕組みそのものを見直します。次のような状態が見られたら、台帳の形やルールを変える時期です。

返却予定日を過ぎた貸出が、毎週のように複数件ある
台帳への記録が、貸し出した数日後に何件も続けて書かれている
棚卸しのたびに、所在の分からない備品が見つかる
管理する担当者以外は、どの備品が貸出中なのかを知らない

1つ目と2つ目は、ルールが現場の使い方に合っていないことを示しています。貸出の期間が短すぎる、記録の手順が面倒すぎる、といった原因が考えられます。3つ目は、返却の確認の手順が守られていない可能性があります。4つ目は、状況を共有する仕組みが足りていないことを示しています。

見直しのときは、実際に備品を借りている社員に、手間に感じている点を聞くのが近道です。記録の項目を減らす、申請の方法を簡単にするなど、使う人の負担を下げる変更のほうが、ルールを厳しくする変更よりも効果が出やすい傾向があります。

貸出管理の仕組みを作る仕事

備品の数が数百点を超える会社や、拠点が多い会社では、貸出管理の仕組みを専用の仕組みとして作ることもあります。社内の業務に合わせて、貸出の申請、承認、返却の確認を1つの画面で行えるようにする開発は、外部の開発者に依頼されることも少なくありません。業務の仕組みを作る開発の仕事については、アプリケーション開発のお仕事で紹介しています。

@SOHO編集部が見ている備品管理の相談

@SOHO編集部では、総務や事務の業務を外部の人に依頼する発注者の相談を日々見ています。その中で、在宅勤務の社員が増えたことをきっかけに、備品の台帳の整理や棚卸しの手伝いを依頼する事例があります。こうした依頼では、最初に管理番号の付け方と台帳の項目が決まっている会社ほど、作業の範囲がはっきりし、短い期間で終わる傾向があります。

貸出管理は、台帳の形と番号の付け方を最初に決めることが、その後のすべての作業の土台になります。

外部の人に台帳の整理を依頼する場合は、備品の一覧の項目と管理番号の付け方を先に決めて伝え、作業の範囲を「保管場所の備品を数えて一覧にする」「ラベルを作って貼る」のように具体的に区切ると、見積もりもしやすくなります。

独自データから見た貸出管理の設計

この記事で示した貸出管理の設計を、数で整理しておきます。

台帳は、備品の一覧と貸出の記録の2つの表に分けました。備品の一覧には9つの項目、貸出の記録にも9つの項目を入れています。備品の一覧は備品が増えたときだけ行が増え、貸出の記録は貸し出すたびに行が増えます。性質の違う記録を1つの表に混ぜないことが、台帳を長く使い続けるための要点です。

返却漏れを防ぐ仕組みは5つ挙げました。返却予定日を決める、予定日を過ぎた貸出を見つける、前日に連絡する、返却時に現物を確かめる、退職や異動の手続きに組み込む、の5つです。このうち、紙の台帳でも追加の費用をかけずにできるのは5つすべてで、Excelを使えば2つ目の「予定日を過ぎた貸出を見つける」作業を条件付き書式で自動にできます。

税務の面では、少額の減価償却資産の基準が10万円未満、中小企業者等の特例の基準が令和8年4月1日以後の取得で40万円未満に引き上げられました。この金額の範囲の備品は、固定資産台帳での管理から外れやすくなります。ノートパソコンやカメラの多くがこの範囲に入るため、貸出台帳で現物を管理する意味は、制度の改正によってむしろ大きくなっています。