支払管理表の作り方｜支払期日と振込の漏れを防ぐ

支払管理表テンプレートを探しているのは、請求書が届くたびに手帳やメールで支払日を覚えておく形に限界を感じ、振込の漏れや二重払いを防ぐ仕組みがほしいと考えているからではないでしょうか。結論から言うと、支払管理表は「届いた請求書1枚を1行で記録する台帳」を土台にし、期日までの残り日数と支払の状態を関数で自動表示させ、月ごとの支払予定額を集計する形にすると、無料のエクセルやスプレッドシートでも十分に漏れを防げます。

この記事では、支払管理表と支払予定表の違い、必要な列、関数の書き方、月別の集計、テンプレートを選ぶときの注意、支払期日に関する法律のルール、振込のミスを防ぐ運用、帳簿の保存期間を順に説明します。支払の確認や承認を複数の人で分担していて、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを表と組み合わせて使う方法もあります。

支払管理表とは何か、支払予定表との違い

支払管理表とは、仕入先や外注先、家賃や通信費などの支払先に対して、いつ、いくら、どの口座へ支払うのかを一覧にし、実際に支払ったかどうかまで記録する表のことです。会社の経理では買掛金の管理表と呼ばれることもあります。買掛金とは、商品やサービスを先に受け取り、代金はあとで支払う約束になっているお金のことです。

似た名前の表に支払予定表があります。両者の違いは次のとおりです。

表	主な目的	並べ方
支払管理表	請求書ごとに支払の済み・未済みを記録する	請求書1枚を1行で、届いた順に並べる
支払予定表	月や週ごとに、出ていくお金の合計を見通す	支払日ごとに合計して並べる
買掛帳	仕入先ごとに仕入と支払と残高を記録する帳簿	仕入先ごとに日付順に並べる

テンプレート集を見ると、この3つが同じ名前で配布されていることがよくあります。名前ではなく、列の構成を見て選ぶのが確実です。この記事では、支払管理表（台帳）に毎回入力し、支払予定表は台帳から関数で自動的に作る形を勧めます。手で入力する場所を1か所にすると、同じ金額を2か所に書いて食い違う事態を防げるからです。

個人事業主やフリーランスでも、外注費や仕入、サブスクリプションの支払が月に10件を超えると、頭で覚えておくのは難しくなります。法人であれば、月末にまとめて振り込む運用のなかで、請求書の受け取り漏れがそのまま支払漏れにつながります。支払管理表は、規模にかかわらず「払うべきものを全部、1か所に並べる」ための道具です。

支払管理表がないと起きること

支払管理表を作らずに、届いた請求書を机の上やメールの受信箱に溜めておく運用では、次のようなことが起こりがちです。

• 請求書がメールの添付で届き、受信箱に埋もれて支払期日を過ぎる
• 同じ請求書が郵送とメールの両方で届き、2回振り込んでしまう
• 月末に支払が集中し、口座の残高が足りなくなる
• 振込先の口座が変わったことに気づかず、古い口座へ送金して組み戻しが必要になる
• 支払った記録が通帳にしか残らず、どの請求書の分か後から分からない

支払の遅れは、取引先からの信用に直接響きます。とくに外注先が個人のフリーランスの場合、入金の遅れはそのまま相手の生活費に響くため、関係が悪くなりやすい場面です。二重払いは、相手に返金を頼む手間がかかり、気づかなければそのまま損失になります。

もう1つ見落とされやすいのが資金繰りです。資金繰りとは、手元のお金が足りなくならないように、入ってくるお金と出ていくお金の時期を見通して調整することです。売上が立っていても、入金より支払が先に来れば、一時的に口座のお金が足りなくなります。支払管理表で月ごとの支払予定額が見えていれば、入金の予定と並べて、足りなくなる月を前もって把握できます。

支払管理表は、こうした問題のうち、記録と見通しで防げるものをまとめて防ぐ表です。逆に言えば、表を作っても入力を後回しにすると効果は出ません。請求書を受け取ったその日に1行を追加する、という決まりとセットで使うことが前提になります。

支払管理表に作る列と入力のルール

支払管理表の土台になる台帳には、次の列を作ります。1行目を見出しにし、2行目から請求書1枚につき1行を入力します。

列	項目	入れる内容
A列	管理番号	届いた順に振る番号（重ならないもの）
B列	受領日	請求書を受け取った日
C列	支払先	取引先の名前（支払先のシートから選ぶ）
D列	内容	何の代金か（外注費、仕入、家賃など）
E列	請求書番号	相手の請求書に書かれた番号
F列	請求額（税込）	請求書の合計金額
G列	支払期日	請求書に書かれた支払期限
H列	支払方法	振込、口座振替、クレジットカードなど
I列	支払日	実際に支払った日（支払ったら入力）
J列	支払額	実際に支払った金額
K列	残り日数	期日まであと何日か（関数で表示）
L列	状態	未払い・期限間近・期限切れ・支払済（関数で表示）
M列	担当	確認する人、振り込む人
N列	メモ	振込手数料の負担、分割払いの取り決めなど

入力のルールは3つに絞ります。

1. 請求書を受け取った日に、A列からH列までを入力する
2. 支払ったら、I列とJ列だけを入力する（行は消さない）
3. 支払先の名前は、別シートの一覧から選ぶ

3つ目は、同じ取引先を「株式会社サンプル」「（株）サンプル」「サンプル社」と書き分けてしまい、集計がずれるのを防ぐための決まりです。「支払先」という別シートを作り、A列に正式名称、B列に振込先の銀行名と支店名、C列に口座番号、D列に締め日と支払日の条件を並べておきます。台帳のC列には、エクセルの「データ」タブにある「データの入力規則」で「リスト」を選び、支払先シートのA列を参照させます。こうするとプルダウンから選ぶだけになり、表記の揺れがなくなります。

請求額と支払額を別の列にしている理由は、振込手数料を差し引いて支払う取り決めや、分割払い、値引きの合意などで、両者が一致しない場合があるためです。食い違いがあるときは、N列に理由を書いておきます。

エクセルで残り日数と状態を自動表示する関数

支払管理表の中心は、期日までの残り日数と状態を自動で表示する2つの列です。毎朝ファイルを開いたときに、期限が近いものと過ぎているものが目に入るようにします。

K列の残り日数には、支払がまだのときだけ日数を出す式を入れます。K2セルに次のように入力し、下の行へコピーします。

=IF(ISBLANK(I2),G2-TODAY(),"")

TODAY関数は今日の日付を返す関数で、支払期日から今日を引くと、期日まであと何日かが分かります。I列の支払日が空欄のときだけ計算し、支払済みの行は空欄にします。表示が日付の形になってしまったら、セルの表示形式を「標準」か「数値」に直します。

L列の状態には、残り日数に応じて4つの言葉を出し分ける式を入れます。

=IF(NOT(ISBLANK(I2)),"支払済",IF(TODAY()>G2,"期限切れ",IF(G2-TODAY()>7,"未払い","期限間近")))

この式は、支払日が入っていれば「支払済」、今日が期日を過ぎていれば「期限切れ」、期日まで8日以上あれば「未払い」、それ以外は「期限間近」を表示します。何日前から「期限間近」にするかは、振込の作業をする曜日に合わせて決めます。週に1回まとめて振り込むなら、7日にしておくと見落としがありません。

表示を目立たせるには条件付き書式を使います。L列を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」の「文字列」を選んで、「期限切れ」なら赤、「期限間近」なら黄色の塗りつぶしを設定します。行全体に色を付けたいときは、「新しいルール」で「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、=$L2="期限切れ" のように列を固定した式を指定します。

最後に、表全体を「テーブル」に変換しておくと便利です。表の中を選んで「挿入」タブの「テーブル」を押すと、行を追加したときに関数と書式が自動で引き継がれます。見出しの右に出る三角のボタンで、状態が「期限切れ」の行だけ、支払先が特定の会社の行だけ、といった絞り込みもすぐにできます。

月ごとの支払予定表を関数で作る

台帳ができたら、別シートに月ごとの支払予定表を作ります。手で入力するのではなく、台帳から関数で集計します。

「支払予定」というシートを作り、A列に月の初日（2026/11/1、2026/12/1のように）を並べ、B列に「支払予定額」、C列に「支払済額」、D列に「未払い額」を出します。B2セルには、台帳の支払期日がその月に入る請求額の合計を出す式を入れます。台帳のシート名を「台帳」とした場合の例です。

=SUMPRODUCT((TEXT(台帳!G2:G1000,"yyyymm")=TEXT(A2,"yyyymm"))*台帳!F2:F1000)

SUMPRODUCT関数は、条件に合う行だけを掛け合わせて合計する関数です。TEXT関数で支払期日とA列の日付をどちらも「年と月」の形に直し、同じ月のものだけを合計しています。集計する範囲は、台帳の行数より多めに取っておきます。条件を「支払先」や「支払方法」で絞りたいときは、SUMIFS関数を使う方法もあります。SUMIFS関数は、複数の条件に合う行の合計を出す関数で、支払先別の集計に向いています。

C列の支払済額は、同じ式に「支払日が空欄でない」という条件（NOT(ISBLANK(台帳!I2:I1000))を掛け合わせる形）を加え、J列を合計します。D列は単純にB列からC列を引きます。

支払先ごとの未払い残高も、同じ考え方で出せます。「支払先別」というシートを作り、A列に支払先の名前、B列に請求額の合計、C列に支払額の合計、D列に差額を出します。差額が残っている支払先が、まだ払い終わっていない相手です。

支払予定表には、入金の予定も並べると資金繰りの表になります。売上側の請求台帳から、同じ形で月ごとの入金予定額を集計し、「入金予定額から支払予定額を引いた額」を出しておくと、口座のお金が足りなくなる月が一目で分かります。足りなくなる月が見えたら、早めに入金の確認をする、支払の時期について取引先に相談する、といった手を前もって打てます。

記入例と、口座振替やカード払いの扱い

列と関数の説明だけでは使い方が想像しにくいので、11月の台帳の記入例を示します。今日が11月20日だとした場合の表示です。

管理番号	支払先	内容	請求額	支払期日	支払日	状態
101	外注先A	撮影の外注費	55,000	11月30日		未払い
102	印刷会社B	チラシの印刷	33,000	11月25日		期限間近
103	不動産会社C	事務所の家賃	110,000	11月27日	11月18日	支払済
104	ソフト会社D	会計ソフトの利用料	3,300	11月10日		期限切れ

このように並べると、今日やるべきことが「期限切れの104を確かめる」「期限間近の102を次の振込日に回す」の2つだとすぐに分かります。104のように少額の利用料が期限切れになっている場合は、実はクレジットカードで自動的に払われていて、台帳に支払日を入れ忘れているだけ、ということもよくあります。

ここで迷いやすいのが、口座振替やクレジットカード払いのように、自分で振り込まなくても自動で引き落とされる支払の扱いです。こうした支払も台帳に載せておくほうが、月ごとの支払予定額が実際に近くなります。扱いは次のように決めておくと迷いません。

• 口座振替は、引き落とし日を支払期日に入れ、明細で引き落としを確かめた日に支払日を入れる
• クレジットカード払いは、カードの利用日ではなく、カード会社への引き落とし日を支払期日に入れる
• 毎月同じ額の支払（家賃、通信費、ソフトの利用料）は、年の初めに12か月分の行をまとめて作っておく

最後の方法を使うと、請求書が届かない定額の支払も漏れなく予定額に入ります。金額が変わった月だけ、請求額の列を直します。H列の支払方法で「口座振替」「カード」の行を絞り込めば、自分で振り込む必要のある行だけを確かめることもできます。

スプレッドシートで作る場合の違い

Googleスプレッドシートでも、ここまでの関数はほぼ同じ書き方で動きます。IF、ISBLANK、TODAY、SUMIFS、EOMONTHはどれもスプレッドシートで使えます。違いが出るのは、主に次の点です。

比べる点	エクセル	Googleスプレッドシート
共有	ファイルを共有フォルダやOneDriveに保存して開く	URLを共有すれば複数人が同時に編集できる
変更の記録	保存のたびに上書きされやすい	変更履歴から過去の版に戻せる
プルダウン	データの入力規則で設定する	「データ」メニューの「データの入力規則」で設定する
費用	Microsoft 365などの契約が必要	Googleアカウントがあれば無料で使える
オフライン	パソコンに保存すればそのまま使える	オフラインで使うには事前の設定が必要

経理担当が1人なら、エクセルでもスプレッドシートでも差はほとんどありません。担当が2人以上いて、請求書を受け取る人と振り込む人が別々の場合は、同時に編集できるスプレッドシートのほうが行き違いが起きにくくなります。

ただし、共有の範囲には注意が必要です。支払管理表には取引先の口座番号や金額が並ぶため、「リンクを知っている全員」に公開する設定にすると、URLが漏れたときにそのまま中身が見られてしまいます。共有は必要な人のメールアドレスを指定して行い、口座情報の列は別のシートに分けて、閲覧できる人を絞るのが安全です。

スプレッドシートでは、FILTER関数を使って「状態が期限間近か期限切れの行だけ」を別のシートに抜き出すこともできます。毎朝そのシートだけを開けば、今日やるべき支払が分かります。

無料テンプレートを選ぶときの見方と注意

支払管理表は、無料で配布されているテンプレートから始めることもできます。たとえば、書式の配布サイトでは次のように案内されています。

月ごとの支払管理表テンプレートです。月々の支払いについて、漏れなく遅滞なく処理するための管理表としてご利用ください。Excel形式・Googleスプレッドシートで編集できます。ダウンロード無料です。 出典: templatebank.com

テンプレートを使うときは、次の点を確かめてから選びます。

• 請求書1枚が1行になっているか（月ごとに1シートで、支払先が縦に並ぶ形だと、同じ相手から月2回請求が来たときに書けない）
• 支払期日と実際の支払日が別の列になっているか
• 請求額と支払額が別の列になっているか
• 関数が入っているセルと、手で入力するセルが色などで区別されているか
• 自分の業種に要らない列（手形の列など）が多すぎないか

テンプレートは「最初の形」として使い、自分の運用に合わせて列を足し引きするのが現実的です。配布されたままの形で使い続けると、要らない列を空欄のまま残すことになり、何を書けばよいか迷う原因になります。

注意したいのは、マクロ（エクセルの自動処理の仕組み）が入ったファイルです。出どころの分からないマクロ付きのファイルは、開くときに警告が出ます。信頼できる配布元でない限り、マクロを有効にしないで使うほうが安全です。この記事で紹介した関数だけで作る形なら、マクロは要りません。

手形の扱いにも触れておきます。昔のテンプレートには「支払手形」の列や手形の管理表が含まれていることがあります。次の節で説明するとおり、令和8年1月から、法律の対象になる取引では手形での支払が認められなくなっています。古いテンプレートの形をそのまま使う必要はありません。

支払期日の決め方と、60日のルール

支払管理表の支払期日は、請求書に書かれた日をそのまま入力するのが基本です。ただし、自分が発注する側で、相手が中小企業や個人のフリーランスの場合は、支払期日の決め方そのものに法律のルールがあります。

令和8年1月1日に、これまでの下請法が改正されて「取適法」（製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律）として施行されました。中小企業庁の案内ページで施行が告知されています（中小企業庁 取適法の概要・取組）。条文では、支払期日について次のように定めています。

製造委託等代金の支払期日は、委託事業者が中小受託事業者の給付の内容について検査をするかどうかを問わず、委託事業者が中小受託事業者の給付を受領した日から起算して、六十日の期間内において、かつ、できる限り短い期間内において、定められなければならない。 出典: e-Gov法令検索 取適法 第3条

かみくだくと、発注した品物や仕事を受け取った日から数えて60日以内に、しかもできるだけ早い日を支払期日にしなければならない、ということです。同じ法律の第5条では、支払期日を過ぎても支払わないことに加え、手形を渡すことや、期日までに現金に換えにくい支払手段を使うことも禁じられています。

個人のフリーランスに仕事を頼む場合は、フリーランス法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）の第4条にも、受け取った日から60日以内という同じ趣旨の定めがあります（e-Gov法令検索 フリーランス法）。

どの取引が法律の対象になるかは、取引の内容と、発注する側と受ける側の資本金や従業員数で決まります。自分の取引が当てはまるかどうかは、中小企業庁や公正取引委員会の案内で確かめてください。支払管理表には「受領日（納品日）」の列を設け、支払期日がそこから60日以内に収まっているかを関数で確かめる列を追加しておくと、発注側の確認漏れを防げます。たとえば、=IF(G2-B2>60,"要確認","") のように、支払期日と受領日の差が60日を超える行に印を付けます。厳密な数え方は法律の定めに従うので、印が付いた行は担当者が内容を確かめる、という使い方にします。

振込のミスを防ぐ運用

表を作っても、振込の作業そのものでミスが起きることがあります。支払管理表と合わせて、次の運用を決めておくと安心です。

1つ目は、振込の作業をする日を決めることです。毎週金曜日、月末の5営業日前、のように日を決め、その日に状態が「期限間近」の行をまとめて処理します。思いついたときに1件ずつ振り込む形だと、どれを振り込んだか分からなくなります。

2つ目は、入力した人と振り込む人を分けることです。1人の事業者なら難しいですが、2人以上いるなら、請求書を台帳に入力する人と、ネットバンキングで振込を実行する人を分け、振込の前に金額と口座を台帳と突き合わせます。

3つ目は、振込先の口座の変更を、メールだけで受け付けないことです。取引先を装ったメールで「振込先が変わりました」と連絡し、別の口座へお金を振り込ませる詐欺が知られています。口座の変更の連絡が来たら、以前から知っている電話番号に電話して確かめる、という決まりにします。支払先シートの口座情報を書き換えたときは、N列のメモに「いつ、誰が、何で確かめたか」を残します。

4つ目は、振込後にI列とJ列を必ずその日のうちに入力することです。入力を後回しにすると、状態が「期限間近」のまま残り、同じ請求書を2回振り込む原因になります。ネットバンキングの振込完了の画面を見ながら入力するのが確実です。

5つ目は、月末に通帳（入出金の明細）と台帳を突き合わせることです。台帳の支払済額の合計と、口座から出ていった金額の合計が合っているかを確かめます。合わないときは、振込手数料の扱い、口座振替の引き落とし、クレジットカードの支払など、台帳に載せ忘れた支払がないかを探します。台帳は写しで、口座の明細が実際に起きたことの記録です。食い違いがあれば、明細のほうを正として台帳を直します。

請求書と帳簿の保存期間

支払管理表と合わせて、受け取った請求書そのものの保存も必要です。個人事業主の青色申告について、国税庁は次のように案内しています。

これらの帳簿および書類などは、原則として7年間保存することとされていますが、書類によっては5年間でよいものもあります。 出典: 国税庁 No.2070 青色申告制度

同じ案内では、5年間の保存でよい書類の例として、請求書、見積書、納品書、送り状が挙げられています。法人の場合の保存期間は別の定めがあるので、顧問の税理士や税務署で確かめてください。

注意したいのは、メールの添付やWebのダウンロードで受け取った請求書の扱いです。こうした電子データでやり取りした取引情報は、電子帳簿保存法で電子データのまま保存することが求められています。紙に印刷して保存するだけでは足りない、ということです。保存の方法は国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトにまとまっています。

支払管理表と請求書のファイルを結び付けておくと、あとで探すときに困りません。たとえば、請求書のPDFのファイル名を「受領日_支払先_金額」の形にそろえ、支払管理表のA列の管理番号もファイル名に含めておくと、表の1行から元の請求書をすぐに開けます。年が変わったら台帳のファイルを複製して新しい年の分を作り、前の年のファイルはそのまま保存しておきます。

複数人で支払業務を回すときの進め方

1人で支払を管理しているうちは、支払管理表だけで十分に回ります。担当が2人以上になると、表に書き切れない「誰がどこまで進めたか」の共有が必要になります。たとえば、請求書の内容を確認する人、承認する人、振り込む人が別々にいる場合、表のM列に担当の名前を書くだけでは、確認が終わったのか、承認待ちで止まっているのかが分かりません。

この段階では、支払の作業そのものをタスクとして並べ、担当と期限と進み具合を共有する方法があります。スプレッドシートに「確認」「承認」「振込」の列を追加して、終わった人が日付を入れる形でも回せます。件数が増えて、コメントのやり取りや差し戻しが多くなってきたら、タスク管理のツールに移すと見通しがよくなります。

国産のプロジェクト管理のPinatecaは、ボードにカードを並べて、カードごとに担当と期限を付けられるツールです。公式ページによると、カンバンやリストなど8種類のボードが無料プランから使え、5人までのチームなら無料で、ボードは10個まで作れます。カードに支払先や金額などの項目を自由に追加できるカスタムフィールドと、カードごとのコメントもあります。たとえば「確認待ち」「承認待ち」「振込待ち」「完了」の列を作り、請求書1枚を1枚のカードにして左から右へ動かしていけば、どの支払がどこで止まっているかを全員で同じ画面で確かめられます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ただし、Pinatecaは支払の金額を集計したり、振込を実行したりする道具ではありません。金額の集計と月別の支払予定は支払管理表で行い、作業の受け渡しと進み具合の共有をタスク管理のツールで行う、という分担が現実的です。

エクセル管理のメリットとデメリット、ほかの方法に移る目安

エクセルやスプレッドシートで支払を管理するメリットは、無料か手元の契約で始められること、列や関数を自分の運用に合わせて自由に変えられること、ファイルを渡せば誰でも開けることです。月の支払が数十件までなら、この記事の形で十分に管理できます。

一方で、デメリットもあります。

• 入力を忘れると、表が実態とずれていく
• 関数のセルを誤って上書きすると、気づかないまま計算が狂う
• 誰がいつ何を変えたかが追いにくい（エクセルの場合）
• 請求書の受け取りから振込までを、別々の場所で行うことになる
• 件数が増えると、ファイルが重くなり、集計の確認に時間がかかる

関数のセルは、シートの保護を使って誤って書き換えられないようにしておきます。エクセルなら「校閲」タブの「シートの保護」で、手で入力する列だけロックを外してから保護をかけます。

月の支払が100件を超える、拠点や部署ごとに請求書が届く、承認の流れを記録として残す必要がある、といった状況になったら、会計ソフトや支払管理のサービスに移ることを考える時期です。会計ソフトの提供元も、選び方について次のように書いています。

ただし、システム導入には費用がかかります。無料のプランがあるものや、小規模事業者向けの安価なものもありますので、まずは複数のシステムを比較検討し、自社の予算や必要な機能に合ったものを選ぶことが大切です。無料トライアル期間を利用して、実際に使ってみるのも良い方法です。 出典: biz.moneyforward.com

移るときも、エクセルで作った支払管理表の列の構成はそのまま役に立ちます。どの項目を記録し、どんな状態で管理していたかが整理されていれば、新しいサービスの設定でも迷いません。

運営者として見てきた、支払管理と取引の信頼

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた立場から言えば、受注する側が取引先を評価するとき、報酬の額と同じくらい重く見ているのが「約束の日に、約束の金額が入るかどうか」です。支払が毎回きちんとしている発注者には、腕のよいフリーランスが続けて仕事を受けてくれます。逆に、一度でも連絡なしに支払が遅れると、次の依頼を断られることは珍しくありません。支払管理表は、経理の道具であると同時に、取引の信頼を守る道具でもあります。

中間に手数料が乗らない直接取引では、発注者が支払った額がそのまま受け手の手取りになります。その分、支払の期日と金額を正確に守ることが、双方にとってそのまま得になります。外部の専門家に支払う機会が増えてきたら、支払管理の仕組みを先に整えておくと、取引先との関係を長く続けやすくなります。

経営の数字の見方や資金繰りを体系的に学びたい人には、中小企業の経営を診断し助言する国家資格である中小企業診断士の学習内容が参考になります。AIを使って請求書の読み取りや入力の手間を減らす仕組みを外部に相談したい場合は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような支援を頼めるかを確かめられます。社内向けの支払管理の仕組みを自前で作りたい場合は、アプリケーション開発のお仕事で、開発を外部に頼むときの進め方が分かります。

よくある質問

Q. 支払管理表と支払予定表は、どちらを作ればよいですか？

まず支払管理表を作るのがおすすめです。届いた請求書を1枚1行で記録する支払管理表があれば、支払予定表はSUMIFS関数で月ごとに集計して自動で作れます。最初から支払予定表だけを作ると、請求書ごとの支払の済み・未済みが追えず、漏れや二重払いに気づきにくくなります。

Q. 無料のテンプレートと自作では、どちらがよいですか？

列の構成を確かめたうえで、無料のテンプレートを土台にして自分の運用に合わせて直すのが手早い方法です。請求書1枚が1行になっているか、支払期日と実際の支払日、請求額と支払額が別の列になっているかを見て選びます。出どころの分からないマクロ付きのファイルは、マクロを有効にせずに使うほうが安全です。

Q. 支払期日は何日以内にしなければならないのですか？

発注する側が法律の対象になる取引では、受け取った日から60日以内で、できるだけ短い期間に支払期日を定める決まりがあります。取適法とフリーランス法にそれぞれ定めがあり、対象になるかは取引の内容や資本金などで決まります。自分の取引が当てはまるかは、中小企業庁や公正取引委員会の案内で確かめてください。

Q. 受け取った請求書は紙で保存すればよいですか？

紙で受け取った請求書は紙のまま保存できますが、メールの添付やWebのダウンロードで受け取った請求書は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存することが求められています。保存期間は、個人事業主の青色申告では請求書は5年間でよいとされています。法人の場合や詳しい保存の方法は、国税庁の案内や税務署で確かめてください。