発注管理の方法｜発注漏れを防ぐ台帳と確認の流れ

2026年7月21日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓必要な量の把握から見積
✓支払いまでの流れに沿って解説します
✓発注漏れと二重発注を防ぐ台帳の列と Excel の関数

発注管理を見直そうと考える人の多くは、すでに一度は困った経験をしています。頼んだつもりの材料が届いていない、同じ品物を2人が別々に注文していた、納期を過ぎても誰も気づかなかった、請求書の金額が注文と合わない。こうした行き違いは、担当者の不注意というより、発注の情報が人の頭やメールの中に散らばっていることから起きます。

この記事では、発注管理の流れを、必要な量の把握から支払いまでの7つの段階に分けて整理し、それぞれの段階で何を記録すればよいかを説明します。そのうえで、Excel やスプレッドシートで作る発注台帳の列と関数、発注漏れと二重発注を防ぐ確認の仕方、発注書の書き方と保存、外部の会社や個人に仕事を頼むときに守る法律の決まりまで紹介します。複数の人で発注の担当と期限と進み具合を共有したい場合は、Pinatecaのようなボード形式の管理の道具を使う方法もあります。

発注管理とは：注文を出してから支払うまでを追うこと

発注管理とは、仕事に必要な品物やサービスを、必要な量だけ、必要な時期に、妥当な価格で手に入れるために、注文の前後の流れを記録して追いかけることです。注文書を送る作業そのものだけでなく、届いたかどうか、注文どおりだったか、正しい金額を支払ったかまでを含みます。

会計ソフトを提供している freee の解説では、発注管理を次のように説明しています。

発注管理は購買管理の一部で、適切な品物をふさわしい価格と納期で仕入れるための具体的な実行プロセスのことです。決まった条件に基づいて実際に注文を出し、納品・検収・支払いまでを正確に進める役割を担います。出典: freee.co.jp

ここでいう購買管理とは、どの取引先から、どのような条件で買うかという方針を決める仕事のことです。発注管理は、その方針に沿って一件ずつの注文を確実に進める実務の部分に当たります。

似た言葉に受注管理があります。受注管理は、お客様から注文を受ける側の管理で、発注管理はこちらから注文を出す側の管理です。同じ取引を、売る側から見ると受注、買う側から見ると発注と呼びます。この記事では、注文を出す側の管理を扱います。

発注管理の対象は、工場や店舗の材料や商品だけではありません。事務所の文房具や消耗品、印刷物、外部のデザイナーやライターに頼む仕事、システムの開発の委託も、すべて発注です。品物の発注とサービスの発注では、届いたかどうかの確かめ方が違うだけで、記録して追いかけるという考え方は同じです。

発注管理が崩れると起きること

発注管理が崩れたときに起きる問題は、大きく4つに分けられます。

問題	よくある原因	影響
発注漏れ	誰が頼むか決まっていない、口頭の依頼が記録されていない	材料や商品が足りず、仕事や販売が止まる
二重発注	複数の人が同じ品物を別々に注文する	在庫が余り、お金が寝てしまう
納期遅れの見落とし	納期を誰も確かめていない	後の工程や納品の約束に間に合わない
請求の食い違い	注文の内容と金額の記録が残っていない	払いすぎ、払い漏れ、確認の手間

どの問題も、原因をたどると「発注の情報が1か所にまとまっていない」ことに行き着きます。注文した人だけがメールの送信履歴を持っている、電話で頼んだ内容がメモにしか残っていない、という状態では、ほかの人が確かめようがありません。

もう1つの原因は、発注の段階ごとの担当が決まっていないことです。注文を出す人と、届いた品物を受け取る人と、請求書を確かめる人が別々の場合、それぞれが「誰かが確かめているだろう」と考えて、確認の抜けが生まれます。発注管理を整える第一歩は、立派な道具を入れることではなく、発注の情報を1か所に記録し、段階ごとに誰が確かめるかを決めることです。

発注管理の流れ：7つの段階

発注は、次の7つの段階で進みます。段階ごとに、記録しておくことをまとめます。

1. 必要な品物と量を把握する

最初に、何がどれだけ必要かを確かめます。在庫を持つ品物なら、今の在庫の数と、これから使う見込みの数から、注文する量を決めます。仕事の委託なら、作業の範囲と納期を決めます。この段階で、誰が「必要だ」と判断したかを記録しておくと、後で注文の理由を確かめられます。

2. 見積もりを取る

初めての取引先や、金額の大きい注文では、複数の取引先から見積もりを取ります。価格だけでなく、納期、送料、支払いの条件も比べます。いつも同じ取引先から同じ条件で買う品物なら、毎回の見積もりは省いて構いません。

3. 発注する

注文する品物、数量、単価、金額、納期、納品の場所、支払いの条件を、発注書や注文のメールで取引先に伝えます。電話で注文した場合も、内容を書面やメールで送り直しておくと、言った言わないの行き違いを防げます。発注した日と、発注した人を台帳に記録します。

4. 注文を受けたことを確かめる

取引先から、注文を受けたという連絡（注文請書や受注の確認のメール）が届いたかを確かめます。ここを省くと、取引先が注文のメールを見落としていた場合に、納期の直前まで気づけません。発注から1日から2日たっても受注の連絡がないときは、こちらから確かめます。

5. 納期を追いかける

納期が近づいたら、予定どおり届くかを確かめます。納期が先の注文ほど忘れやすいので、台帳で納期の近いものから並べて見られるようにしておきます。遅れそうな場合は、後の予定に影響が出るかを確かめ、必要なら関係する人に早めに知らせます。

6. 検収する

検収とは、届いた品物や仕上がった仕事が、注文どおりかを確かめて受け取ることです。数量、品番、傷や不具合の有無、仕事なら依頼した内容を満たしているかを確かめます。届いた日と、確かめた人を台帳に記録します。不足や不具合があった場合は、その場で取引先に連絡し、やり取りの内容も記録します。

7. 請求書を照らし合わせて支払う

取引先から届いた請求書の内容を、発注の記録と検収の記録に照らし合わせます。数量と単価と金額が合っていれば、支払いの手続きに回します。発注の記録、検収の記録、請求書の3つが一致していることを確かめてから支払うやり方は、払いすぎや払い漏れを防ぐ基本です。支払った日を台帳に記録すれば、1件の発注が完了します。

発注台帳の作り方：Excel とスプレッドシートの列と関数

小さな事務所や店舗なら、発注管理は Excel や Google スプレッドシートの台帳で十分に回せます。1行に1件の発注を記録し、列で段階を追いかけます。

台帳に用意する列

列	書く内容	書く人
発注番号	2026-001 のような通し番号	発注する人
発注日	注文を出した日	発注する人
依頼した人	必要だと判断した人	発注する人
発注した人	注文を出した人	発注する人
取引先	注文先の会社や個人	発注する人
品名・内容	品物の名前と品番、仕事の内容	発注する人
数量・単価・金額	金額は数量と単価の掛け算	発注する人
納期	取引先と決めた日	発注する人
受注確認	取引先から受注の連絡が来たか	発注する人
納品日	実際に届いた日	受け取った人
検収した人	中身を確かめた人	受け取った人
請求書の確認	金額が発注と合っているか	経理の担当
支払予定日	取引先と決めた支払期日	経理の担当
支払日	支払った日	経理の担当
状況	発注済み、納品待ち、検収済み、支払済み	自動で表示
備考	遅れや不具合のやり取り	誰でも

列が多く見えますが、1件あたりに書き込む時間はわずかです。大切なのは、段階ごとに書く人を決めておくことです。書く人が決まっていない列は、いずれ空欄のまま放置されます。

便利な関数

金額の列には、数量と単価を掛ける式を入れます。数量が G 列、単価が H 列なら、I2 のセルに次の式を入れます。

=G2*H2

状況の列は、ほかの列の記入の状況から自動で表示させると、書き忘れがなくなります。納品日が K 列、検収した人が L 列、支払日が N 列なら、次の式で状況を表示できます。

=IF(K2="","納品待ち",IF(L2="","納品済み",IF(N2="","検収済み","支払済み")))

納品日が空欄なら「納品待ち」、納品日はあっても検収した人が空欄なら「納品済み」、支払日だけが空欄なら「検収済み」、すべて埋まっていれば「支払済み」と表示されます。空欄かどうかを手前の段階から順に確かめる書き方にしておくと、式が読みやすくなります。

納期を過ぎても届いていない発注を見つけるには、条件付き書式を使います。納期が J 列、納品日が K 列なら、行全体を選んで、条件付き書式の数式に次の式を入れ、背景を赤にします。

=AND($K2="",TODAY()>$J2)

今日の日付が納期より後で、納品日が空欄の行が赤く表示されるので、台帳を開いた瞬間に遅れている発注が目に入ります。

取引先ごとの発注の件数や金額を見たいときは、COUNTIFS や SUMIFS を使います。たとえば、取引先が E 列、金額が I 列のとき、ある取引先の今年の発注金額の合計は、SUMIFS で取引先の名前と発注日の範囲を条件にして求められます。

台帳を使い続けるための決めごと

台帳は作るより使い続けるほうが難しいものです。続けるためには、次の3つを決めておきます。

台帳に記録していない発注は、発注として扱わない。口頭やチャットで頼んだ場合も、必ず台帳に1行を追加する
台帳の保存場所を1つに決め、コピーを作らない。共有のフォルダやクラウドの1つのファイルだけを使う
週に1回、決まった曜日に、納品待ちと遅れている行を見直す時間を作る

台帳を複数の人が同時に開いて書き込む場合は、Excel のファイルをメールで回すより、Google スプレッドシートや、共有の場所に保存した Excel を同時に編集する使い方のほうが、どれが最新かで迷わずに済みます。

共有の台帳では、誤って行を消したり、式を上書きしたりする事故も起こります。金額や状況のように式で表示する列は、シートの保護の機能で編集できないようにしておくと安心です。Google スプレッドシートには変更の履歴が残るので、誤って書き換えた場合も以前の版に戻せます。Excel のファイルを共有のフォルダで使う場合は、月に1回、その月の台帳のコピーを別の名前で保存しておくと、万一ファイルが壊れたときにも記録を取り戻せます。

年度が替わったら、新しい年度の台帳を別のシートやファイルに分けると、行が増えすぎて重くなるのを防げます。前の年度の台帳は消さずに保存し、取引先ごとの発注の件数や金額を振り返る材料にします。

発注漏れと二重発注を防ぐ確認の仕方

台帳を作っても、確認の仕方が決まっていなければ、発注漏れと二重発注は起こります。それぞれの防ぎ方を整理します。

発注漏れを防ぐ

発注漏れの多くは、「必要だ」という情報が、発注する人に届いていないことから起きます。現場の人が「そろそろ材料がなくなる」と気づいても、それを誰に伝えればよいか決まっていなければ、伝わらないまま在庫が尽きます。

防ぎ方は、依頼の窓口を1つにすることです。台帳に「依頼」の段階を作り、必要だと気づいた人は誰でも台帳に行を追加できるようにします。発注する人は、毎日決まった時刻に、依頼のまま発注されていない行を確かめます。

在庫を持つ品物は、発注のきっかけとなる在庫の数（発注点）を決めておきます。たとえば、1日に5個使う品物で、注文してから届くまでに4日かかるなら、届くまでの間に20個を使います。少し余裕を見て、在庫が25個まで減ったら発注する、と決めておけば、在庫を数えた人が誰でも発注の時期に気づけます。

二重発注を防ぐ

二重発注は、複数の人が同じ品物を、互いに知らずに注文することで起きます。防ぎ方は、発注する前に台帳を確かめるという1手間を決まりにすることです。品名で台帳を絞り込み、同じ品物が「発注済み」や「納品待ち」になっていないかを見てから注文します。

品物ごとに発注する人を決めてしまう方法もあります。文房具は総務の担当、材料は現場の責任者、というように担当を分ければ、同じ品物を2人が注文することはなくなります。

定量発注と定期発注を使い分ける

在庫を持つ品物の発注の仕方には、大きく2つの方式があります。

方式	発注のきっかけ	向いている品物
定量発注	在庫が決めた数（発注点）まで減ったら、決まった量を発注する	使う量が安定している、単価の安い品物
定期発注	毎週月曜日、毎月1日など、決まった日に必要な量を計算して発注する	使う量が変わりやすい、単価の高い品物

定量発注は、発注点を決めてしまえば判断がいらないので、事務所の消耗品のような品物に向いています。定期発注は、発注の日ごとに使う見込みを考えて量を決めるので、手間はかかりますが、在庫を持ちすぎずに済みます。品物ごとにどちらの方式で発注するかを台帳の別の表にまとめておくと、担当が替わっても同じやり方を続けられます。

発注の承認と金額の決まりを作る

発注する人が自分の判断だけで注文できる範囲を決めておくと、高額な注文の行き違いを防げます。金額の基準を決めて、それを超える発注は上の立場の人の承認を得てから出す、という決まりが一般的です。

1件の金額	承認の例
1万円未満	発注する人の判断で注文してよい
1万円以上10万円未満	部署の責任者の承認を得る
10万円以上	代表者や経営の責任者の承認を得る

金額の区切りは会社の規模で変わります。大切なのは、承認した人と承認した日を台帳に記録することです。承認の列を1つ追加し、承認が必要な発注で空欄のままの行は発注しない、と決めておけば、承認の抜けを防げます。

承認の決まりを作るときは、急ぎの注文の扱いも決めておきます。責任者が不在で承認を得られないときに、誰が代わりに承認するのか、事後の承認でよい金額はいくらまでか、を先に決めておけば、現場が判断に迷いません。

取引先と単価の一覧を作る

発注台帳とは別に、よく使う取引先と品物の一覧を作っておくと、発注の手間が減り、間違いも減ります。

列	書く内容
品名・品番	取引先のカタログの品番まで書く
取引先	いつも頼んでいる注文先
単価	最後に確かめた単価と、その日付
最小の発注数	1箱単位、10個単位など
届くまでの日数	注文から届くまでの目安
注文の方法	注文用のWebの画面、メール、電話、FAX
支払いの条件	月末締め翌月末払いなど

この一覧があれば、担当が休んだときや替わったときも、別の人が同じ取引先に同じ条件で注文できます。単価の列に確かめた日付を書いておくと、価格の改定に気づかないまま古い単価で予算を組む失敗を防げます。年に1回は、主な品物の単価をほかの取引先と比べ、条件を見直す機会を作ります。

検収で確かめることを決めておく

検収は、届いた品物を受け取るだけの作業と思われがちですが、ここで確かめないと、不足や不具合を取引先に伝える機会を逃します。届いた品物の箱を開けずに棚に入れてしまい、使うときになって数が足りないと気づいても、いつ足りなかったのかを証明するのは困難です。

品物の検収では、次のことを確かめます。

納品書の品名と数量が、発注台帳の内容と一致しているか
実際に届いた数が、納品書の数と一致しているか
傷、汚れ、破損、賞味期限や使用期限
品番や色、大きさの違い

仕事の委託の検収では、依頼した作業の範囲をすべて満たしているか、納品の形式（ファイルの種類、画像の寸法、文字数など）が取り決めどおりかを確かめます。仕事の検収は、確かめるのに時間がかかるので、納品から何日以内に検収するかを取引先と決めておくと、相手も支払いの見通しを立てやすくなります。

発注管理の確認表

日々の発注管理で確かめることを、頻度ごとにまとめます。この表を台帳の別の表として保存し、担当者が替わっても同じ確認を続けられるようにします。

頻度	確かめること
毎日	依頼のまま発注されていない行がないか
毎日	受注の連絡が来ていない発注がないか
毎日	今日届く予定の品物と、届いた品物の検収
毎週	納期を過ぎて納品待ちのままの行がないか
毎週	在庫が発注点を下回っている品物がないか
毎月	届いた請求書と台帳の照らし合わせ
毎月	支払期日が近い発注の支払いの準備
毎年	取引先と単価の見直し、発注点の見直し

発注書の書き方と保存

発注書は、注文の内容を取引先と共有し、後で確かめるための記録です。書く項目は次のとおりです。

発注書の番号と発行日
取引先の名前と、こちらの会社名や屋号、担当者
品名、品番、数量、単価、金額、消費税
納期と納品の場所
支払いの期日と方法
検収の方法や、仕事の委託なら作業の範囲

発注書は、紙で送っても、メールやPDFで送っても構いません。ただし、法人の場合、注文書や契約書は法人税の決まりで保存が求められる書類です。国税庁のタックスアンサーでは、帳簿と取引に関して作成または受け取った書類（注文書や契約書を含む）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならないと案内されています（国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）。メールやWebの画面でやり取りした注文の記録は、電子帳簿保存法の決まりで電子のデータのまま保存する必要がある場合があります。保存の方法は、事業の形や取引の内容で変わるので、顧問の税理士や税務署に確かめてください。

発注台帳の発注番号と、発注書の番号をそろえておくと、請求書を照らし合わせるときに、台帳から発注書をすぐに探せます。発注書のPDFは、発注番号をファイル名に入れて、1つのフォルダに保存しておくと便利です。

外部の会社や個人に仕事を頼むときに守ること

材料や商品の購入だけでなく、外部の会社やフリーランスに製造や仕事を委託する場合は、発注する側が守らなければならない法律があります。

取適法（旧下請法）

2026年1月1日に、それまでの下請法（下請代金支払遅延等防止法）が改正され、「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」（略して取適法）になりました。資本金や従業員の数などで決まる一定の規模の会社が、自分より規模の小さい事業者に製造や仕事を委託する場合に適用されます。

取適法では、仕事を頼む側（委託事業者）に、次のようなことを求めています。

委託したら直ちに、仕事の内容、代金の額、支払期日、支払方法などを、書面または電子の方法で相手に示すこと（第4条）
代金の支払期日を、品物や仕事を受け取った日から60日以内の、できる限り短い期間で決めること（第3条）
支払期日を過ぎても払わないこと、相手に責任がないのに代金を減らすことなどをしないこと。支払いに手形を使うことも禁じられている（第5条）
取引の内容を記録した書類を作成して保存すること（第7条）。保存の期間は公正取引委員会の規則で2年間と定められている

条文はe-Gov 法令検索で確かめられます。発注台帳に、発注日、内容、金額、納品日、支払日を記録しておくことは、この法律の記録の作成と保存の義務を果たすうえでも役に立ちます。自分の会社が対象になるかどうかは、資本金や従業員の数、委託の種類で変わるので、中小企業庁や公正取引委員会の相談窓口に確かめてください。

フリーランス法

フリーランスの個人に仕事を頼む場合は、2024年11月に施行されたフリーランス法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）も関係します。この法律では、フリーランスに仕事を委託した事業者は、規模にかかわらず、仕事の内容、報酬の額、支払期日などを、書面やメールなどで直ちに示すことが求められています。

フリーランスへの発注を台帳で管理する場合は、品名・内容の列に作業の範囲をできるだけ具体的に書き、発注書や依頼のメールにも同じ内容を書いておきます。「ロゴのデザイン一式」のような曖昧な書き方では、修正の回数や納品の形式で行き違いが起こりやすくなります。修正は何回まで含むか、納品はどのファイルの形式で受け取るか、著作権の扱いをどうするかまで書いておくと、検収のときに「依頼どおりか」を判断する基準にもなります。報酬の支払期日も、仕事を受け取った日から数えて決めておき、台帳の支払予定日の列に書いておくと、支払いの遅れを防げます。

複数の人で発注の担当と期限と進み具合を共有するとき

発注が月に数件で、1人で担当しているなら、Excel の台帳で十分です。発注の件数が増え、依頼する人、発注する人、受け取る人、支払う人が分かれてくると、台帳だけでは「今、誰がこの件を持っているのか」が分かりにくくなります。表の1行に書かれた状況を見ても、その件について誰と何をやり取りしたのかは、メールやチャットを探さないと分かりません。

こうした場面で使えるのが、ボード形式の管理の道具です。1件の発注を1枚のカードにして、「依頼」「発注済み」「納品待ち」「検収済み」「支払済み」の列の間を動かしていけば、どの段階にいくつの発注が止まっているかが一目で分かります。

たとえばPinatecaは、カンバンやガント、リストなど8種類のボードとチャットを備えたプロジェクト管理の道具です。カードに担当者と締切を設定でき、見積の金額や取引先の名前のような項目をカスタムフィールドとして追加できます。カードごとにコメントを残せるので、取引先とのやり取りの経緯をその発注のカードにまとめておけます。料金のページでは、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、6人目や11個目のボードからはスタンダードのプランで1人あたり月額500円（税抜）と案内されています。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ボード形式の道具を使う場合も、金額の集計や請求書との照らし合わせは、会計ソフトや Excel の台帳と組み合わせるのが現実的です。発注の進み具合はボードで、金額と支払いの記録は台帳で、と役割を分けておくと、どちらの記録も続けやすくなります。

発注管理でよくある失敗と対処

発注管理の仕組みを作っても、運用の中で同じような失敗が起こりがちです。よくある失敗と、その対処をまとめます。

取引先の受注の連絡を確かめずに待っていた

注文のメールを送っただけで安心し、取引先が受け取ったかを確かめないまま納期を迎える失敗です。取引先の迷惑メールの振り分けで注文が埋もれていた、担当者が休みで誰も見ていなかった、という理由で注文が届いていないことは珍しくありません。発注から決まった日数のうちに受注の連絡がない場合は、電話かメールで確かめる、と台帳の運用の決まりに書いておきます。

数量の単位を取り違えた

1箱12個入りの品物を「10」と注文したとき、取引先が10箱と受け取るか10個と受け取るかで、届く量が大きく変わります。発注書には「10箱（120個）」のように、単位と中身の数を両方書きます。取引先と単価の一覧に、最小の発注数と単位を書いておくと、取り違えを防げます。

納期の変更が台帳に反映されていなかった

取引先から「納期が3日遅れます」と電話で連絡を受けた人が、台帳を直さないまま忘れてしまう失敗です。後の工程の担当者は元の納期を前提に準備を進め、当日になって品物が届かないことに気づきます。納期の変更の連絡を受けたら、受けた人がその場で台帳の納期の列を直し、備考に変更の経緯を書く、という決まりにします。

請求書の金額を確かめずに支払った

毎月同じ取引先から届く請求書を、内容を見ずにそのまま支払ってしまう失敗です。単価の改定や、届いていない品物の請求が含まれていても気づけません。台帳の金額と請求書の金額を1件ずつ照らし合わせ、一致したものだけ支払いに回します。照らし合わせた人の名前を台帳に残しておけば、確認の抜けにも気づけます。

発注管理の仕組みを整える順番

発注管理の仕組みを一度に作り込もうとすると、記録の手間が増えて続かなくなります。次の順番で、小さく始めて広げていくのがおすすめです。

今月の発注をすべて台帳に書き出してみる。どの品物を、誰が、どこに頼んでいるかが見えてくる
品物ごとに発注する人を決める
納期と納品日の列を使い、遅れている発注が赤く表示されるようにする
請求書を台帳と照らし合わせてから支払う決まりを作る
在庫を持つ品物の発注点と発注の方式を決める

最初の1か月は、記録の抜けがあっても構いません。抜けた発注が見つかったら、なぜ台帳に書かれなかったのかを確かめ、書きやすい形に台帳を直していきます。

発注管理の仕事と、外部の力を借りる場面

発注管理の仕組みづくりは、社内の人だけで抱え込まなくても構いません。業務の流れを整理し、表計算や管理の道具に落とし込む仕事は、外部の専門家に頼める分野です。

生成AIや業務の道具を使って事務の流れを見直す支援をしている人もいます。どのような仕事があるかは、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と求められるスキルを紹介しています。発注や在庫の管理を自社に合わせたアプリにしたい場合は、アプリケーション開発のお仕事で、開発の仕事の進め方と、依頼する前に整理しておくことを確かめられます。

経営の立場から、仕入れや取引先との条件を見直したい場合は、中小企業の経営を支援する専門家の力を借りる方法もあります。中小企業診断士では、中小企業の経営の相談に応じる国家資格の試験の内容と、資格を持つ人の仕事を紹介しています。

在宅の仕事の仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の人と長く仕事を続けられる会社ほど、発注の内容と納期と支払いの期日を、最初の依頼の時点で文字にして渡しています。発注管理を整えることは、自分の会社の行き違いを減らすだけでなく、仕事を受ける側にとって「この会社の仕事は安心して受けられる」という信頼にもつながります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、発注する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は報酬がそのまま手元に残ります。その代わり、条件の取り決めと記録は当事者どうしで行うことになるので、発注台帳はその土台になります。

よくある質問

Q. 発注管理は Excel で十分ですか？

発注が月に数十件までで、担当が数人なら、Excel や Google スプレッドシートの台帳で十分に回せます。1行に1件の発注を記録し、納期と納品日の列から遅れている発注を条件付き書式で色付けすると、見落としを防げます。件数や担当者が増え、進み具合の共有が難しくなってから、専用の道具を検討しても遅くありません。