業務のワークフローの作り方｜流れを図にして担当と期限を決める手順

業務のワークフローを作成しようとしても、どこから手を付ければよいか分からない。図にしてみたものの、現場では誰も見ていない。そうした悩みは、作り方の順番を変えるだけでかなり減らせます。ワークフローとは、ある業務が始まってから終わるまでの作業の順番と、それぞれの作業を誰がいつまでにやるかを決めた流れのことです。この記事では、今の流れの聞き取りから、図にする方法、担当と期限の決め方、試しに回して直すまでを手順で説明します。作ったワークフローを日々の作業として回す方法の1つとして、作業をボードの列に並べて進めるPinatecaのような道具にも触れます。

ワークフローを作る目的を先に決める

ワークフローの作成は、図を描くことから始めると失敗しやすくなります。先に決めるべきなのは、何のためにワークフローを作るのかという目的です。

よくある目的

ワークフローを作る目的は、おおむね次のどれかに当てはまります。

• 担当者によってやり方が違い、仕上がりにばらつきがあるので、手順をそろえたい。
• 作業が誰かのところで止まっていても気づけないので、止まっている場所を見えるようにしたい。
• 新しく入った人や業務委託のメンバーに、仕事の流れを短い時間で伝えたい。
• 確認や承認の回数が多すぎるので、無駄な手順を減らしたい。
• 紙やメールでのやり取りを、表計算ソフトや業務の道具に移したい。

目的によって、ワークフローに書き込む内容の細かさが変わります。手順をそろえたいなら作業の中身まで細かく書く必要がありますが、止まっている場所を見たいなら、作業の区切りと担当者が分かれば十分です。

対象の業務を1つに絞る

最初から会社の業務全体のワークフローを作ろうとすると、聞き取りだけで何週間もかかり、完成する前に業務のほうが変わってしまいます。まずは、困りごとが一番大きい業務を1つ選び、その業務の始まりと終わりをはっきり決めてください。

たとえば「お客様からの問い合わせ対応」なら、始まりは「問い合わせのメールが届いたとき」、終わりは「回答を送り、記録を残したとき」のように決めます。始まりと終わりが決まると、その間に何を書けばよいかが見えてきます。

今の流れを聞き取る

ワークフローは、机の上で理想の流れを考えて作るものではありません。まず、今その業務が実際にどう動いているかを聞き取ることから始めます。

現場の担当者を巻き込む

ワークフローの作り方を解説している業務システムの会社のブログでも、現場の担当者を巻き込むことの大切さを強調しています。

実態との乖離を防ぐためには、作成段階から現場の担当者を積極的に巻き込むことが最も重要です。ワークフロー作成の初期段階で、実際に業務を行っている複数の担当者にヒアリングを実施し、日常的に行っている作業の手順や判断基準を詳細に聞き取りましょう。その際、「規定ではどうなっているか」だけでなく、「実際にはどう動いているか」を確認することが大切です。 出典: solutions.system-exe.co.jp

ヒアリングとは、相手に話を聞いて情報を集めることです。決まりの上の手順と、実際の手順は、たいてい少しずつ違います。その違いの中に、現場が抱えている困りごとや、決まりでは想定していなかった工夫が隠れています。

聞き取るときの質問

聞き取りでは、次のような質問を順番にしていきます。

1. この業務は、何がきっかけで始まりますか。
2. 最初に何をしますか。それは誰がしますか。
3. 次に何をしますか。その作業に移る前に、何がそろっている必要がありますか。
4. 誰かの確認や判断を待つ場面はありますか。どのくらい待ちますか。
5. いつもと違う対応が必要になるのは、どんなときですか。
6. 一番時間がかかる、または面倒だと感じる作業はどれですか。

質問は、1人だけでなく、同じ業務をしている複数の人にします。人によって答えが違う作業は、手順がそろっていない作業です。ワークフローを作るときに、どちらのやり方に合わせるかを決める必要があります。

実際の書類や画面を見せてもらう

話だけを聞いていると、細かい手順が抜け落ちます。可能なら、その業務で使っている書類、メール、表計算ソフトの画面を見せてもらいながら聞き取ります。「このメールを受け取ったら、この表のこの欄に書き写す」といった、言葉では説明しにくい作業が見えてきます。

作業を書き出して並べる

聞き取りが終わったら、出てきた作業を1つずつ書き出し、順番に並べます。この段階では、まだきれいな図にする必要はありません。

付せんや表に書き出す

作業は、1枚の付せん（またはメモの1行）に1つずつ書きます。書くときは「何を、どうする」の形にそろえます。「見積書」ではなく「見積書を作る」、「確認」ではなく「上長が見積書の金額を確認する」のように書くと、作業の区切りがはっきりします。

書き出した作業を、業務の始まりから終わりまで、左から右へ（または上から下へ）順番に並べます。並べてみると、「この作業とこの作業の間に、何か抜けている」と気づくことがよくあります。抜けている作業は、聞き取りの相手にもう一度確かめます。

作業の大きさをそろえる

並べた作業の中には、数分で終わるものと、数日かかるものが混ざっています。大きさが極端に違うと、ワークフローとして見にくくなります。目安として、1つの作業は「1人が、ほかの人を待たずに続けて進められるまとまり」にそろえると、担当と期限を決めやすくなります。

逆に、細かすぎる作業（「ファイルを開く」「保存する」など）は、1つの作業にまとめます。ワークフローは手順書ではないので、作業の中の細かい操作までは書かなくてかまいません。細かい操作が必要な作業には、別に手順書を用意し、ワークフローからはその手順書を参照する形にします。

例：問い合わせ対応の作業を書き出す

お客様からの問い合わせ対応を例に、作業を書き出してみます。

1. 問い合わせのメールが届く。
2. 受付の担当者が、問い合わせの内容を一覧に記録する。
3. 受付の担当者が、内容に応じて回答する担当者を決める。
4. 回答の担当者が、回答の下書きを作る。
5. 内容によっては、上長が下書きを確認する。
6. 回答の担当者が、お客様に回答を送る。
7. 回答の担当者が、一覧の状況を「回答済み」に変える。

このように書き出すと、5番の「内容によっては」という部分に、判断の分かれ目があることが分かります。分かれ目の扱い方は、後の節で説明します。

ワークフローを図にする

作業を並べ終えたら、図にします。図にすると、言葉で読むより早く全体の流れがつかめ、ほかの人にも説明しやすくなります。

よく使う記号

ワークフローの図では、次のような記号を使うのが一般的です。

• 角の丸い四角、または楕円：業務の始まりと終わり。
• 四角：作業。
• ひし形：判断の分かれ目。「はい」「いいえ」などで矢印が分かれる。
• 矢印：作業の順番。
• 書類の形（下が波線の四角）：書類やデータ。

記号の種類を増やしすぎると、読む人が意味を覚えられません。最初は、始まりと終わり、作業、判断、矢印の4つだけで描き、必要になったら書類の記号を足す程度で十分です。

担当者ごとに横の帯を分ける

ワークフローの図でよく使われるのが、担当者や部署ごとに横（または縦）の帯を分けて描く方法です。帯の形がプールの泳ぐ場所の区切りに似ていることから、スイムレーンと呼ばれます。

スイムレーンで描くと、作業がどの担当者の帯にあるかで、誰がその作業をするかが一目で分かります。矢印が帯をまたぐところは、作業が別の人に引き渡される場所です。引き渡しの場所は、作業が止まりやすい場所でもあるので、図にしたときに一番注意して見るべきところです。

図を作る道具

ワークフローの図は、紙とペンでも描けますが、直しやすさを考えると、パソコンの道具で描くほうが便利です。

• 表計算ソフトや、プレゼンテーションのソフトの図形の機能。四角や矢印を並べて描けます。
• Google ドキュメントや Google ドライブの図形描画。Google のヘルプでは、図形、線、テキストボックスを挿入して図を作る手順が説明されています。手順は図形描画とマークアップの使用方法で確かめられます。
• 図を描くための専用の道具。

どの道具を使う場合も、図は1枚の画面か1枚の紙に収まる大きさにします。1枚に収まらない場合は、業務を前半と後半に分けるなど、図を分けることを考えてください。

担当と期限を決める

ワークフローを図にしただけでは、業務は回りません。作業ごとに、誰が担当し、いつまでに終えるかを決めて、はじめて実際に使える流れになります。

担当は「人」ではなく「役割」で決める

担当を決めるときは、「佐藤さん」のような個人の名前ではなく、「受付の担当」「回答の担当」「上長」のような役割で書きます。個人の名前で書くと、その人が休んだり異動したりしたときに、ワークフローを直す必要があります。役割で書いておけば、役割に誰を当てるかを別に決めるだけで済みます。

そのうえで、役割ごとに、今は誰が担当しているのかと、その人がいないときに誰が代わるのかを、別の一覧にまとめておきます。

1つの作業に担当は1人

1つの作業に担当を2人以上つけると、お互いに相手がやると思い込み、誰も手を付けないことが起こります。複数の人で進める作業でも、最後まで責任を持つ人を1人だけ決めてください。手伝う人は、その担当者が声をかけて頼む形にします。

期限は「何日以内」で決める

ワークフローの期限は、「10月20日まで」のような日付ではなく、「問い合わせが届いてから1営業日以内に担当を決める」「担当が決まってから2営業日以内に回答の下書きを作る」のように、前の作業からの日数で決めます。こうしておくと、どの問い合わせにも同じ決まりを当てはめられます。

期限を決めるときは、聞き取りで分かった今の所要時間をもとにします。今は平均3日かかっている作業に、いきなり1日の期限を付けても守られません。まずは今の実態に近い期限を付け、回しながら少しずつ短くしていくのが現実的です。

決めた内容を表にする

担当と期限を決めたら、作業ごとに表にしておきます。図には作業の名前と担当の役割だけを書き、期限や細かい決まりは表で補う形にすると、図が見やすく保てます。

作業	担当	期限
問い合わせを一覧に記録する	受付の担当	届いた当日
回答の担当を決める	受付の担当	届いてから1営業日以内
回答の下書きを作る	回答の担当	担当が決まってから2営業日以内
下書きを確認する（必要な場合）	上長	依頼から1営業日以内
回答を送り、一覧を更新する	回答の担当	確認が済んだ当日

判断の分かれ目と例外を扱う

実際の業務では、いつも同じ順番で作業が進むわけではありません。内容によって手順が分かれたり、決まりに当てはまらない例外が起きたりします。

分かれ目の条件を具体的に書く

先ほどの問い合わせ対応の例では、「内容によっては上長が確認する」という分かれ目がありました。この「内容によっては」のままでは、担当者によって判断がばらつきます。分かれ目の条件は、誰が読んでも同じ判断になるように、具体的に書きます。

たとえば「料金の値引き、返金、契約の変更に関わる問い合わせは、上長が確認する。それ以外は回答の担当者がそのまま送る」のように書けば、迷う余地が小さくなります。

例外は「誰に相談するか」だけ決める

すべての例外を前もってワークフローに書き込むことはできません。めったに起きない例外まで図に描き込むと、図が複雑になり、かえって読まれなくなります。

例外については、「決まりに当てはまらないときは、上長に相談する」のように、相談先だけを決めておきます。そして、相談された例外が何度も繰り返し起きるようなら、そのときに初めてワークフローに分かれ目として加えます。

差し戻しの流れも描く

確認の作業で問題が見つかったときに、前の作業に戻す流れを差し戻しといいます。差し戻しの流れが決まっていないと、確認で問題が見つかったときに、どこまで戻ればよいのか、誰が直すのかがあいまいになります。図には、確認の作業から前の作業に戻る矢印を描き、戻すときに何を伝えるか（直してほしい点と期限）を決めておきます。

ワークフローを文書にまとめて共有する

図と表ができたら、関係者が読める1つの文書にまとめます。図だけを渡すと、読む人によって受け取り方が変わるので、短い説明を添えることが大切です。

文書に入れる項目

文書には、次の項目を順番に入れます。

1. 業務の名前と、ワークフローを作った目的。
2. 業務の始まりと終わり。
3. ワークフローの図。
4. 作業ごとの担当の役割と期限の表。
5. 判断の分かれ目の条件と、例外のときの相談先。
6. 役割ごとの今の担当者と、代わりの人。
7. 作った日、直した日と、直した内容。

この7つがそろっていれば、新しく加わった人も文書を読むだけで業務の流れを理解できます。文書は1か所に保存し、誰でも同じ最新版を開けるようにしておきます。古い版が別の場所に残っていると、古い手順のまま作業する人が出てきます。

関係者に説明する場を設ける

文書を配るだけでなく、関係者を集めて短い説明の場を設けると、疑問をその場で解消できます。説明では、図を最初から最後まで読み上げるより、今の流れから何が変わるのか、自分の担当がどこなのかを中心に話すと伝わりやすくなります。説明の場で出た質問は、文書に書き足しておくと、後から加わる人にも役立ちます。

試しに回して直す

ワークフローは、作った時点では仮のものです。実際の業務で試しに回し、うまくいかないところを直して、はじめて使えるものになります。

小さく試す

新しいワークフローを、いきなり全員に使ってもらうのは危険です。まずは担当者の一部で、1〜2週間ほど試しに回してみます。試している間は、作業ごとにかかった時間と、止まった場所、迷った場面を記録してもらいます。

見直しの観点

試しに回した結果をもとに、次の観点で見直します。

• 期限が守られなかった作業はどれか。その理由は何か。
• 作業が止まった場所はどこか。引き渡しの場所で止まっていないか。
• 担当者が迷った判断の分かれ目はどこか。条件の書き方を直せるか。
• 実際には不要だった作業や確認はないか。

見直しで直した点は、ワークフローの図と表の両方に反映します。どちらか片方だけを直すと、図と表で内容が食い違ってしまいます。

作って終わりにしない

先ほどの業務システムの会社のブログでも、作った後の見直しの大切さに触れています。

これらの失敗例と対処法を理解しておくことで、ワークフロー作成における典型的な落とし穴を避け、実際に機能するワークフローを構築できるようになります。重要なのは、作成して終わりではなく、継続的な見直しと改善を行うサイクルを確立することです。 出典: solutions.system-exe.co.jp

業務の内容や人の入れ替わりによって、ワークフローは少しずつ実態とずれていきます。半年に1回など、見直しの時期を決めておき、そのときに聞き取りからやり直すと、ずれが大きくなる前に直せます。

業務ごとのワークフローの例

ここまでの手順を、よくある3つの業務に当てはめてみます。どの例も、始まりと終わりを決め、作業を「何を、どうする」の形で並べ、担当の役割と期限を付けています。

例1：請求書の発行

始まりは「月末に、その月の作業が締まったとき」、終わりは「入金を確かめ、記録を残したとき」です。

1. 営業の担当が、その月に納品した案件の一覧を作る（月末から1営業日以内）。
2. 経理の担当が、一覧をもとに請求書を作る（一覧を受け取ってから2営業日以内）。
3. 上長が、金額と送り先を確認する（依頼から1営業日以内）。金額が契約と違う場合は、営業の担当に差し戻す。
4. 経理の担当が、請求書をお客様に送る（確認が済んだ当日）。
5. 経理の担当が、支払いの期日に入金を確かめ、入金がなければ営業の担当に知らせる。

この例で止まりやすいのは、1番から2番への引き渡しです。営業の担当が一覧を出し忘れると、請求書の発行が遅れ、入金も遅れます。期限を月末からの営業日で決め、期限の前日に知らせが届くようにしておくと防げます。

例2：求人への応募の対応

始まりは「応募が届いたとき」、終わりは「合否を本人に伝え、記録を残したとき」です。

1. 採用の担当が、応募者の情報を一覧に記録し、受け付けたことを本人に知らせる（届いた当日）。
2. 採用の担当が、書類の選考をする部署の担当者に回す（届いてから1営業日以内）。
3. 部署の担当者が、書類の選考の結果を返す（受け取ってから3営業日以内）。
4. 書類の選考を通った場合は、採用の担当が面接の日程を調整する。通らなかった場合は、本人に結果を知らせる。
5. 面接の後、部署の担当者が結果を返し、採用の担当が本人に伝える。

応募者を待たせる時間が長いと、ほかの会社に決まってしまうこともあります。この業務では、3番の書類の選考の期限を守れるかどうかが、ワークフロー全体の速さを決めます。

例3：記事や資料の制作

始まりは「制作の依頼が決まったとき」、終わりは「完成したものを公開し、または相手に渡したとき」です。

1. 進行の担当が、依頼の内容と期限を整理し、書き手を決める（依頼が決まってから1営業日以内）。
2. 書き手が、構成案を作って進行の担当に出す（担当が決まってから2営業日以内）。
3. 進行の担当が、構成案を確認する。直す点があれば書き手に差し戻す。
4. 書き手が、本文を書いて出す。
5. 確認の担当が、内容と表記を確かめる。直す点があれば書き手に差し戻す。
6. 進行の担当が、公開する、または依頼した人に渡す。

制作の業務では、差し戻しが何度も繰り返されて期限が延びることがよくあります。差し戻しのときに直す点をまとめて伝える、差し戻しは2回までにする、といった決まりをワークフローに書き添えておくと、やり取りの回数を抑えられます。

ワークフロー作成でよくある失敗

ワークフローの作成でつまずく場面には、共通した型があります。作り始める前に知っておくと、同じ失敗を避けられます。

理想の流れを描いてしまう

今の流れを聞き取らずに、こうあるべきという流れを描くと、現場では使われません。現場の担当者は、実際の流れと違う図を見て、「これは自分たちの仕事ではない」と感じてしまいます。まず今の流れをそのまま描き、そのうえで直したい部分を1つずつ変えていくほうが、受け入れられやすくなります。

細かく書きすぎる

すべての操作を書き込んだワークフローは、手順書としては役に立っても、全体の流れをつかむ図としては読みにくくなります。図には作業の区切りと担当だけを描き、細かい操作は手順書に分けるのが基本です。

作った人しか直せない

特定の道具や複雑な描き方で作ったワークフローは、作った人がいなくなると誰も直せなくなります。誰でも開いて直せる道具を選び、直したときは日付と直した内容を書き残しておきます。

確認の手順を増やしすぎる

失敗が起きるたびに確認の手順を1つ増やしていくと、ワークフローはどんどん長くなり、作業が確認待ちで止まる時間が増えます。確認を増やす前に、失敗が起きた原因を確かめ、作業の手順そのものを直せないかを考えてください。

作ったワークフローを日々回す方法

ワークフローの図は、業務の流れを説明するためのものです。日々の業務で「今どの作業がどこまで進んでいるか」を確かめるには、図とは別に、作業の状況を記録して見る仕組みが必要です。

表計算ソフトで回す

作業の数が少なく、関わる人も数人なら、表計算ソフトの一覧で十分に回せます。1行に1件（1つの問い合わせ、1つの案件など）を書き、列にワークフローの作業を並べて、終わった作業に印を付けていく形です。状況の列を作り、「受付済み」「担当決定」「下書き中」「確認待ち」「回答済み」のように、ワークフローの作業の区切りと同じ言葉を選択肢にしておくと、どこで止まっているかが絞り込みで分かります。

ただし、件数が増えたり、複数の人が同時に書き込んだりするようになると、表は扱いにくくなります。誰がいつ状況を変えたのかが分かりにくい、件ごとのやり取りがメールやチャットに散らばる、担当者ごとの件数の偏りが見えにくい、といった不便が出てきます。

申請と承認が中心の業務

経費の精算や稟議のように、書類を申請し、上長が承認する流れが中心の業務は、申請と承認の機能を持った専用のワークフローシステムが向いています。稟議とは、担当者が作った案を、決められた順番で上の立場の人に回して承認を得る手続きのことです。承認の順番や、金額による承認者の切り替えを自動で行えるかどうかが、選ぶときの基準になります。

作業の流れを列に並べて回す

一方、問い合わせ対応、制作の進行、採用の選考のように、1件ずつの仕事がいくつかの段階を順に進んでいく業務は、段階ごとの列に件を並べて動かしていくカンバンの形が合います。ワークフローで決めた作業の区切りを、そのまま列の名前にすればよいので、図と日々の運用が自然につながります。

1つの例として、Pinateca は、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを、無料のプランから使えるプロジェクト管理の道具です。公式サイトによると、5人までのチームなら期限なしで無料（ボードは10個まで、ファイル容量1GB）で、クレジットカードの登録も要りません。6人以上のチームや11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、年払いなら月額400円。いずれも税抜）になります。

ワークフローを回す場面では、次のような使い方ができます。

• カンバンのボードの列を、ワークフローの作業の区切り（受付済み、担当決定、下書き中、確認待ち、回答済み）にし、1件を1枚のカードにして列を動かしていく。
• カードに担当者と期限を付け、カスタムフィールドで、問い合わせの種類や優先度など、自分たちに必要な項目を追加する。
• カードごとにコメントを残せるので、差し戻しのときに直してほしい点をそのカードに書いておける。
• リストのボードで全件を表として並べ、絞り込んで確かめられる。
• 権限のロールで、社外のメンバーに見せる範囲を分けられる。

ワークフローの図で決めた流れを日々の作業として回したいチームは、Pinatecaの案内ページで、ボードの種類と料金の詳細を確かめられます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。なお、Pinateca は稟議のような申請と承認の専用機能を持つ道具ではないので、承認の順番を自動で切り替えたい業務には、前の項で触れた専用のワークフローシステムを検討してください。

在宅や業務委託のメンバーがいるときの注意

在宅で働くメンバーや、業務委託のメンバーが関わる業務では、ワークフローの作り方にいくつか気をつけることがあります。

引き渡しの合図を決める

同じ場所で働いていれば、作業が終わったときに声をかけて引き渡せます。在宅のメンバーが関わる場合は、作業が終わったことを相手に伝える合図を決めておく必要があります。一覧の状況を変える、チャットで知らせる、カードを次の列に動かす、など、方法を1つに決めてください。方法が人によって違うと、引き渡しに気づかず、作業が止まります。

働く時間の違いを期限に反映する

業務委託のメンバーは、決まった時間に働いているとは限りません。「当日中」のような期限は、相手の働く時間によっては守れないことがあります。期限は営業日の数で決め、業務委託のメンバーと契約するときに、連絡がつく時間帯と、返事までの目安を取り決めておきます。

社内の決まりとの整合を取る

在宅勤務や副業の人を交えて業務を回すときは、ワークフローだけでなく、社内の決まりの側も整えておく必要があります。在宅勤務や副業に対応した就業規則の作り方は、リモートワーク・副業解禁に対応した就業規則の作成費用と注意点で、専門家に頼むときの費用の目安と注意点を整理しています。在宅で働く仕組みを整える会社が使える国の助成金は、テレワーク 助成金 2026で制度の概要を説明しています。

業務の流れを整える仕事で見てきたこと

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、発注者と受け手の関係がうまく続く案件には、業務の流れが受け手にも見える形で共有されているという共通点があります。どこからどこまでが自分の担当で、終わったら誰に渡すのかが分かっていれば、受け手は迷わず作業に集中でき、発注者も確認の手間が減ります。反対に、流れが発注者の頭の中にしかない案件では、受け手が毎回確認を求めることになり、双方の時間が削られていきます。

ワークフローを作る作業は、それ自体が仕事として依頼されることもあります。業務の流れを聞き取って図にし、手順書や社内の書類に落とし込む作業は、資料作成の仕事の1つです。こうした仕事の内容は、契約書・資料・企画書作成のお仕事のガイドで、案件の種類と必要なスキルを紹介しています。中間の業者を挟まずに発注者と直接やり取りする形なら、聞き取りの段階から現場の担当者と話せるので、実態に合ったワークフローを作りやすくなり、受け手の手取りも厚くなります。

業務の流れの見直しを、より広く会社の経営の改善として扱いたい人には、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士の資格ガイドが参考になります。業務の分析と改善の考え方を体系立てて学べる資格です。

よくある質問

Q. ワークフローの作成は何から始めればよいですか？

最初に、何のためにワークフローを作るのかという目的と、対象にする業務を1つ決めます。次に、その業務の始まりと終わりをはっきりさせ、実際に業務をしている複数の担当者に、今の手順を聞き取ります。図を描くのは、作業を書き出して順番に並べた後です。理想の流れから考え始めると、現場の実態とずれやすくなります。

Q. ワークフローの図はどの道具で作ればよいですか？

表計算ソフトやプレゼンテーションのソフトの図形の機能、Google ドキュメントや Google ドライブの図形描画などで作れます。使う記号は、始まりと終わり、作業、判断の分かれ目、矢印の4つから始めると読みやすくなります。担当者ごとに帯を分けて描くと、誰がどの作業をするかと、作業の引き渡しの場所が一目で分かります。

Q. ワークフローの担当は個人の名前で書くべきですか？

個人の名前ではなく、「受付の担当」「上長」のような役割で書くのがおすすめです。個人の名前で書くと、休みや異動のたびにワークフローを直す必要があります。役割ごとに今の担当者と代わりの人を別の一覧にまとめておけば、ワークフロー自体は変えずに運用できます。1つの作業の担当は1人に決めてください。

Q. 作ったワークフローが現場で使われません。どうすればよいですか？

現場の実態と合っていない可能性があります。担当者に、期限が守れない作業、止まりやすい場所、迷う判断の分かれ目を聞き、図と表を直します。いきなり全員で使うのではなく、一部の担当者で1〜2週間試し、直してから広げると定着しやすくなります。半年に1回など見直しの時期を決めておくことも大切です。