作業報告書の書き方｜実施内容と結果を残す項目と例

作業報告書は、行った作業の内容と結果を、上司や取引先に伝えて記録に残すための書類です。何をどこまで書けばよいのかが分からず、作業の名前を並べただけの報告書になってしまうと、読み手は結果も問題点も読み取れません。この記事では、作業報告書とは何かという基本から、似た書類との違い、必ず入れる項目、書き方のこつ、場面ごとの例文、提出と保存のしかたまでを順に説明します。

業務委託で働く人の稼働の記録から報告書づくりまでを1か所でまとめたい場合は、プロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）のような道具も選択肢になります。まずは作業報告書そのものの書き方から見ていきます。

作業報告書とは何か

作業報告書とは、決められた作業を実施した人が、その作業の内容、結果、気づいた問題点などを、依頼した人や上司に報告するための書類です。社内では上司や関係部署に、社外では作業を依頼した取引先に提出します。

作業報告書とは、社内や取引先の人に、実際の作業内容を報告するための書類です。作業内容や状況の報告に加え、問題点を基軸とした改善にも役立てられます。 出典: freee.co.jp

どんな仕事で使われるか

作業報告書は、さまざまな仕事で使われています。

仕事の種類	報告する作業の例
システムの保守や運用	サーバーの点検、不具合の修正、更新の作業
設備の点検や修理	空調や消防設備の点検、機械の修理
清掃や施設の管理	定期の清掃、植栽の手入れ、巡回
事務の代行	データの入力、書類の整理、問い合わせの対応
調査や分析	市場の調査、アンケートの集計、資料の作成
工事	日々の工事の進み具合と作業の内容

共通しているのは、作業を依頼した側が、その場にいなくても作業の中身と結果を確かめられるようにする、という役割です。

日報、業務報告書、完了報告書との違い

作業報告書と似た書類はいくつもあり、会社によって呼び方も違います。おおまかな違いを整理しておきます。

書類	主な目的	書く単位	中身の中心
日報	1日の仕事を上司に伝える	1日ごと	その日にしたこと、明日の予定
作業報告書	特定の作業の内容と結果を伝える	作業ごと、または期間ごと	作業の内容、結果、問題点、対応
業務報告書	一定の期間の業務の状況を伝える	週、月、四半期ごと	業務の成果、進み具合、課題
完了報告書	依頼された仕事が終わったことを伝える	仕事の終わり	完了した内容、成果物、検査の結果

日報が「1日の流れ」を伝えるのに対し、作業報告書は「その作業で何をして、どうなったか」を伝えるものです。作業報告書を月ごとにまとめれば業務報告書に近くなり、仕事の最後に出すものは完了報告書に近くなります。会社や取引先がどの書類を求めているのかは、言葉の違いにとらわれず、何を知りたいのかを確かめて決めます。

作業報告書を書く目的と役立つ場面

作業報告書は、ただの事務の手続きではありません。書く目的を知っておくと、何を書けばよいかが見えてきます。

1. 作業の内容と結果を共有する

作業を依頼した人は、多くの場合、作業の現場にいません。報告書があれば、作業が予定どおりに行われたか、結果はどうだったかを確かめられます。

2. 問題を早く見つけ、改善につなげる

作業中に気づいた不具合や、作業を妨げた原因を書いておけば、依頼した側は早めに手を打てます。

社内で報告書を共有しておくと、作業をした本人だけでなく、ほかの部署の人の目でも作業の結果を見られます。同じ問題が別の現場でも起きていないか、作業の手順に無駄がないかといった点に、作業者とは違う立場から気づいてもらえることもあります。

3. 請求や支払いの根拠になる

業務委託で作業を受けている場合、作業報告書は、行った作業と時間を示す記録になり、報酬の請求や支払いの根拠として使われます。時間単位で報酬を決めている契約ではとくに、作業の日時と時間を正確に書くことが大切です。

4. 次の作業の引き継ぎに使う

同じ作業を別の人が担当するとき、過去の報告書があれば、前回どんな手順で作業し、どこでつまずいたかが分かります。報告書は、そのまま作業の記録として引き継ぎの資料にもなります。

業務委託の作業と報告の関係

業務委託で作業を受ける人にとって、作業報告書は取引先との信頼を保つための大切な書類です。

契約で報告の方法を決めておく

業務委託の契約のうち、作業の完成ではなく、作業を行うこと自体を引き受ける契約は、民法では準委任と呼ばれる形にあたることが多いとされています。民法には、委任を受けた人の報告についての決まりがあります。

受任者は、委任者の請求があるときは、いつでも委任事務の処理の状況を報告し、委任が終了した後は、遅滞なくその経過及び結果を報告しなければならない。 出典: e-Gov法令検索 民法 第645条

この決まりは、法律行為でない事務の委託である準委任にも当てはめられます。実際の報告の頻度や書式、何を書くかは、契約書や発注書で取引先と決めておくのが一般的です。自分の契約がどの形にあたるか、報告の義務がどこまで及ぶかは契約の内容によって変わるので、気になる場合は契約書を確かめ、必要に応じて専門家に相談します。

報告の取り決めの例

• 報告の頻度：毎月末に1か月分をまとめて提出する
• 報告の書式：取引先が指定したExcelのひな形を使う
• 報告する内容：作業の日時、作業の内容、作業の時間、成果物、問題点
• 提出の方法：メールに添付して、担当者に送る
• 確認の期限：受け取った側は5営業日以内に確認の返事をする

契約の最初にこうした取り決めをしておくと、報告のたびに書式や内容で迷わずに済みます。

作業報告書に入れる項目

作業報告書に決まった書式はありませんが、多くの報告書に共通する項目があります。

基本の項目

項目	書くこと
表題	作業報告書
提出日	報告書を出す日
宛名	報告する相手（上司、取引先の担当者）
作業者	作業をした人の名前と所属
作業の名前	何の作業か
作業の日時	作業をした日と、開始と終了の時刻
作業の場所	作業をした場所
作業の内容	具体的に何をしたか
作業の結果	作業でどうなったか、終わったか
問題点	作業中に気づいた問題や、作業を妨げたこと
対応と今後の予定	問題への対応、次に何をするか
添付資料	写真、点検の記録、成果物の一覧

場面に応じて加える項目

• 作業の時間の合計（時間単位の契約の場合）
• 使った材料や部品（設備の修理の場合）
• 作業に立ち会った人
• 取引先の確認の欄（確認した人の名前と日付）

作業報告書の書き方のこつ

項目を埋めるだけでなく、読み手が一度で理解できる書き方を心がけます。

結論を先に書く

報告書の最初に、作業が終わったのか、終わっていないのか、問題があったのかを書きます。「予定していた点検はすべて終了しました。1か所で部品の摩耗が見つかったため、交換を提案します」のように、まず結果を伝え、詳しい内容はそのあとに続けます。

5W1Hで書く

作業の内容は、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、の6つの問いに答える形で書くと、抜けが出にくくなります。

数字で書く

「たくさん入力した」ではなく「顧客の情報を320件入力した」、「時間がかかった」ではなく「予定より1時間30分長くかかった」のように、数字で書きます。数字があると、読み手は作業の量や進み具合を正しく判断できます。

事実と所感を分ける

作業で起きたことと、作業者が感じたことや考えたことは、分けて書きます。「空調の吹き出し口に、ほこりが多く付着していた」は事実、「清掃の間隔を短くしたほうがよいと考える」は所感です。分けて書くと、読み手は事実をもとに自分で判断できます。

専門用語に説明を添える

報告書を読むのが、作業の専門家とは限りません。取引先の担当者や上司が専門外の場合は、専門用語に短い説明を添えます。

社内向けの作業報告書の例文

社内のシステムの保守の作業を、上司に報告する例です。

例文

作業報告書

提出日：2026年11月10日 宛先：情報システム課 〇〇課長 作業者：情報システム課 〇〇〇〇

作業の名前：社内のファイルサーバーの定期点検 作業の日時：2026年11月9日（月）18時から20時30分 作業の場所：本社3階 サーバー室

作業の結果： 予定していた点検はすべて終了しました。保存領域の使用量が全体の85%に達しているため、対応を提案します。

作業の内容：

1. 保存領域の使用量の確認（使用量は全体の85%）
2. バックアップが正しく取れているかの確認（直近7日分、すべて正常）
3. 更新の適用（2件を適用し、再起動後の動作を確認）

問題点： 保存領域の使用量が、前回の点検の70%から15ポイント増えています。このままでは、3か月後に空きが不足する見込みです。

対応と今後の予定： 古いファイルの整理の方法を、11月20日の課内会議で提案します。

書くときのこつ

社内向けの報告書は、上司が次に何を判断すればよいかが分かるように書きます。この例なら、「保存領域が不足しそう」という問題と、「整理の方法を提案する」という次の行動がはっきりしているので、上司は会議までに考えておくべきことが分かります。

取引先に出す作業報告書の例文

ビルの空調の定期点検を請け負った会社が、取引先に報告する例です。

例文

作業報告書

2026年11月10日

株式会社〇〇 総務部 〇〇様

株式会社△△ 設備保守部 担当：△△△△

下記のとおり、作業を実施いたしましたので、ご報告いたします。

作業の名前：空調設備の定期点検 作業の日時：2026年11月7日（土）9時から15時 作業の場所：〇〇ビル 1階から5階

作業の結果： 1階から5階の空調設備12台の点検を終えました。11台は正常に動いています。3階の1台で、送風の音が大きくなっていることを確認しました。

作業の内容：

• 吹き出し口とフィルターの清掃（12台）
• 運転の状態と温度の確認（12台）
• 異音と振動の確認（12台）

問題点と提案： 3階の東側の1台は、送風の部品が摩耗している可能性があります。部品の交換の見積もりを、11月14日までにお送りいたします。

添付資料：点検の記録の一覧、3階の空調設備の写真4枚

取引先向けで気をつけること

取引先向けの報告書は、会社として出す書類なので、敬語と体裁を整えます。問題が見つかった場合は、問題だけを伝えるのではなく、次に何をするか、いつまでに何を送るかまで書くと、取引先は安心できます。

業務委託の月次の作業報告書の例文

在宅で事務の代行を請け負っている人が、1か月分の作業を取引先に報告する例です。

例文

作業報告書（2026年10月分）

提出日：2026年11月2日 宛先：株式会社〇〇 営業部 〇〇様 作業者：〇〇〇〇

1. 作業の概要 10月は、顧客の情報の入力、見積書の作成、問い合わせのメールへの一次対応を行いました。

2. 作業の実績

作業	件数	作業の時間
顧客の情報の入力	320件	16時間
見積書の作成	28件	9時間
問い合わせのメールの一次対応	64件	11時間
合計		36時間

3. 気づいた点 問い合わせのメールのうち、配送の日程に関する質問が23件と最も多くありました。よくある質問の一覧に配送の日程を載せると、問い合わせの数を減らせる可能性があります。

4. 11月の予定 引き続き同じ作業を行います。11月は年末の繁忙期に向けて見積書の作成が増える見込みのため、作業の時間を週に2時間ほど多めに確保します。

月次の報告で大切なこと

月次の報告では、作業の件数と時間を表にまとめると、取引先が1か月の作業の量をひと目で確かめられます。時間単位の契約なら、ここに書いた時間が請求の根拠になるので、日々の作業の時間を記録しておき、月末にまとめて書けるようにしておきます。「気づいた点」の欄で業務の改善を提案すると、作業をこなすだけでなく、業務をよくすることにも関わってくれる人として、取引先の信頼が増します。

メールで作業報告を送るときの例文

短い作業や、急ぎの報告は、メールで送ることもあります。

例文

件名：【作業報告】11月9日 ファイルサーバーの定期点検

〇〇課長

お疲れさまです。情報システム課の〇〇です。 11月9日のファイルサーバーの定期点検が終わりましたので、ご報告します。

結果：点検はすべて終了。保存領域の使用量が85%に達しています。 対応：古いファイルの整理の方法を、11月20日の課内会議で提案します。

詳しい内容は、添付の作業報告書をご覧ください。 よろしくお願いいたします。

メールで送るときの注意

• 件名に「作業報告」と作業の日付、作業の名前を入れる
• 本文の最初に結果を書き、詳しい内容は添付の報告書に任せる
• 社外に送る場合は、添付の資料に取引先の情報が含まれていないか確かめる

問題点と改善の書き方

作業報告書でとくに価値があるのが、問題点と改善の欄です。ここが空欄の報告書は、作業をしたことは分かっても、次に何をすればよいかが分かりません。

作業報告書は実際に行った作業内容だけでなく、作業時に発生した問題や懸念についても記載します。その日の作業内容を振り返りながら作成するので、良かった点以外にも反省すべき点や改善点についても気付くことができます。今後の作業をよりスムーズに行うための対策や改善方法の検討材料としても活用できるでしょう。 出典: freee.co.jp

問題点の書き方

問題点は、「何が起きたか」「どのくらいの影響があったか」「原因として考えられること」の3つに分けて書きます。

• 何が起きたか：入力の元になる書類の一部が読み取れず、15件の入力ができなかった
• 影響：予定していた作業が、全体の5%ほど終わっていない
• 原因として考えられること：書類のコピーの写りが薄い

改善の書き方

改善の提案は、「誰が」「何を」「いつまでに」するかが分かる形で書きます。

• 書類のコピーの写りが薄いものは、原本を確かめてから入力することを提案します
• 入力できなかった15件は、原本を受け取りしだい、2営業日以内に入力します

問題を書くと、自分の失敗を報告しているようで気が引けるかもしれません。けれども、問題を早く伝える人のほうが、依頼した側からは信頼されます。

写真や資料の添え方

作業の内容によっては、文章だけでは伝わりにくいことがあります。写真や資料を添えると、報告書の説得力が増します。

写真を添えるときのこつ

• 作業の前と後の写真を並べ、変化が分かるようにする
• 問題が見つかった箇所は、全体の写真と近くから撮った写真の2枚を添える
• 写真には番号を付け、本文で「写真3」のように参照する
• 撮影した日と場所を、写真の下に書く

資料を添えるときのこつ

点検の記録の一覧や、入力したデータの件数の集計など、本文に書ききれない資料は、別紙として添えます。本文の最後に「添付資料」として一覧を書いておくと、読み手が資料を見落としません。

Excelで作る作業報告書のひな形

作業報告書を繰り返し書くなら、Excelやスプレッドシートでひな形を作っておくと便利です。

1回ごとに書くひな形

上半分に、提出日、宛先、作業者、作業の名前、作業の日時、作業の場所を並べ、下半分に、作業の結果、作業の内容、問題点、対応と今後の予定、添付資料の欄を作ります。各欄の横に、書き方の例を薄い文字で書いておくと、書く人によって内容がばらつきません。

期間ごとに集計するひな形

月次の報告のように、期間の作業をまとめる場合は、1行に1回の作業を書く一覧の形にします。

列	入れる内容
日付	作業をした日
開始の時刻	作業を始めた時刻
終了の時刻	作業を終えた時刻
作業の時間	終了から開始を引いた時間（式で計算する）
作業の区分	入力、作成、対応などの分類
作業の内容	具体的に何をしたか
件数	処理した件数
備考	問題点や気づいたこと

作業の時間の列は、終了の時刻から開始の時刻を引く式にしておくと、計算の誤りを防げます。月末には、作業の区分ごとに時間と件数を合計し、報告書の表に写します。

作業の種類ごとに書き添えたいこと

作業報告書の基本の項目は共通でも、作業の種類によって、読み手がとくに知りたいことは違います。

設備の点検や修理

設備の点検や修理では、点検した対象の数、正常だったものと異常があったもの、交換した部品の名前と数を書きます。異常が見つかった場合は、すぐに使えなくなるほどのものか、次の点検まで様子を見てよいものかという緊急度も添えると、取引先は対応の優先順位を決めやすくなります。

システムの保守や運用

システムの保守では、作業の前後でシステムが正しく動いているかを確かめた結果を書きます。更新を適用した場合は、何を適用したか、作業中にシステムを止めた時間、利用者への影響の有無を書きます。障害の対応なら、起きた時刻、気づいた時刻、復旧した時刻を並べて書くと、経過が分かりやすくなります。

事務の代行やデータの入力

事務の代行では、処理した件数、処理できなかった件数とその理由、確認が必要な点を書きます。個人情報を扱う作業なら、報告書や添付の資料に個人情報をそのまま書かないように気をつけ、件数や管理の番号で示します。

調査や資料の作成

調査や資料の作成では、調べた範囲と方法、分かったことの要点、まだ分かっていないことを書きます。成果物を別に提出する場合でも、報告書には要点を3行程度で書いておくと、忙しい相手も結論をすぐにつかめます。

読み手に合わせて書き分ける

同じ作業の報告でも、読む人によって知りたいことが違います。

読み手	知りたいこと	書き方のこつ
直属の上司	作業の進み具合と、判断が必要なこと	結果と問題点を先に、判断してほしい点を明確に
取引先の担当者	依頼どおりに作業が行われたか	依頼の内容と照らし合わせて、実施したことを並べる
経営層	費用と効果、大きなリスク	細かな作業は省き、要点を数行で
次の担当者	手順と、つまずいた点	手順と注意点を具体的に

1つの報告書を複数の人が読む場合は、最初に要点を数行でまとめ、そのあとに詳しい内容を続けると、それぞれの読み手が必要なところだけを読めます。

報告書を早く書くための習慣

作業報告書が負担になる一番の理由は、作業が終わってから思い出して書くことです。作業の途中で少しずつ記録しておくと、報告書を書く時間は大きく減ります。

作業の途中でメモを取る

作業を始めた時刻、終えた時刻、気づいたことを、その場でメモに残します。スマートフォンのメモでも、手帳でも構いません。写真を撮っておくと、あとで報告書に添える資料にもなります。

ひな形の順番で記録する

メモを取るときに、報告書の項目の順番、つまり作業の内容、結果、問題点の順で書いておくと、そのまま報告書に写せます。

その日のうちに下書きを作る

作業が終わったら、その日のうちに下書きだけでも作っておきます。翌日に清書するとしても、記憶が新しいうちに書いた下書きがあれば、内容の抜けが少なくなります。

提出と保存のしかた

作業報告書は、出すタイミングと保存のしかたも決めておきます。

出すタイミング

1回ごとの作業なら、作業が終わった当日か翌営業日までに出すのが目安です。時間がたつほど記憶があいまいになり、細かな内容を書けなくなります。月次の報告なら、契約や社内の決まりで決めた日までに出します。

出す相手と写しを送る相手を決める

報告書を誰に出すのかは、作業の前に決めておきます。取引先なら担当者に出し、必要に応じて担当者の上司や関係部署にも写しを送ります。社内なら直属の上司に出し、関係する部署には共有のフォルダで見られるようにします。出す相手が決まっていないと、報告書が誰にも読まれないまま埋もれてしまいます。相手が替わったときは、次の報告の前に宛先を確かめ直します。

確認を受ける

報告書を出したら、相手が確認したかどうかを確かめます。取引先に出す報告書には、確認した人の名前と日付を書く欄を設けておくと、確認の記録が残ります。

保存する

出した報告書は、作業ごと、月ごとにフォルダを分けて保存します。ファイルの名前に日付と作業の名前を入れておくと、あとから探しやすくなります。保存の期間は、会社の決まりや取引先との契約によって違うので、確かめておきます。報酬の請求の根拠になる報告書は、請求書と一緒に保存しておくと、問い合わせがあったときにすぐに示せます。

作業報告書を受け取る側の確かめ方

作業を依頼する立場で報告書を受け取る人もいます。受け取った報告書は、読んで終わりにせず、次の点を確かめて返事をします。

確かめる点

• 依頼した作業がすべて書かれているか、抜けている作業はないか
• 作業の時間や件数が、契約や見積もりと大きくずれていないか
• 問題点として書かれたことに、自分の側で対応が必要なものはないか
• 次の作業の予定に、こちらの準備が必要なものはないか

返事のしかた

確かめたら、「内容を確認しました。3階の空調の部品の交換については、見積もりを受け取ってから判断します」のように、確認したことと、次に何をするかを返します。返事がないと、作業者は報告書が読まれたのか分からず、問題点への対応も遅れます。報告書に疑問がある場合は、その場で質問し、作業者が記憶の新しいうちに答えられるようにします。

報告の書式を一緒に育てる

報告書を何度か受け取るうちに、「この項目は毎回いらない」「この数字も知りたい」といった要望が出てきます。そうした要望は作業者に伝え、報告の書式を一緒に見直していくと、双方の手間が減り、必要な情報がそろった報告書になっていきます。

作業報告書でよくある失敗

最後に、よくある失敗とその防ぎ方をまとめます。

作業の名前を並べただけ

「点検」「清掃」「確認」のように作業の名前だけを並べると、何をどこまでしたのかが分かりません。対象、数、結果まで書きます。

結果が書かれていない

作業の内容は詳しく書いてあるのに、結局終わったのか、問題はあったのかが書かれていない報告書は多くあります。結果を最初に書きます。

時間があとからの記憶で書かれている

時間単位の契約で、作業の時間を月末にまとめて思い出して書くと、実際と違う数字になりがちです。作業のたびに、開始と終了の時刻を記録しておきます。

長すぎて要点が分からない

丁寧に書こうとして、作業の経過を時系列でこと細かに書き連ねると、読み手は結果や問題点にたどり着く前に読む気をなくします。報告書の最初に要点を3行でまとめ、細かな経過は後ろに回すか、別紙にします。読み手が1分で要点をつかめるかどうかを、出す前に読み返して確かめます。

宛名や日付を前回のまま出す

前回の報告書を複製して書くと、宛名、提出日、作業の日時が前回のまま残ることがあります。複製したら、まず日付と宛名を書き換えてから本文に取りかかる、という順番を決めておくと防げます。

問題を書かずに隠す

問題を書かずに報告し、あとで問題が明らかになると、信頼を大きく損ねます。小さな問題でも、早めに書いて伝えます。

稼働の記録から報告書までを1か所で扱う方法

業務委託で複数の人に作業を頼んでいる会社や、複数の取引先から作業を受けている人にとっては、日々の稼働の記録と、月末の報告書づくりが大きな手間になります。人数が少なければ、Excelの一覧に日々の作業を書き、月末に集計して報告書に写す方法で十分に回ります。

稼働の入力から集計、報告書までを1か所で行いたい場合

業務委託の人数が増え、人別、案件別に稼働をまとめる手間が大きくなってきた場合の選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバンやガントチャートなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えるほか、追加のオプションとして稼働タイムシートが用意されています。稼働タイムシートでは、0.5時間刻みで稼働を入力し、担当者別、案件別、作業別に集計してCSVで書き出せます。稼働報告書と業務完了報告書は印刷してPDFにでき、時間単位、案件単位、月額固定の3つの契約の形を扱えると案内されています。週ごとの提出と承認にも対応しています。料金は、本体は5人までのチームならボード10個まで無料で、稼働タイムシートは1人あたり月額980円（税抜、年払いなら1人あたり月額780円）で、数えるのは稼働を入力する人だけです。作業報告書の「気づいた点」や改善の提案のような文章は、報告書の本文として自分で書き添えます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

報告の質が、次の仕事を呼ぶ

作業報告書は、作業をしたことを証明するための書類であると同時に、作業者の仕事ぶりを相手に伝える書類でもあります。在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く同じ取引先から仕事を任される人ほど、報告が早く、結果と問題点がはっきりしていて、頼まれていない小さな改善の提案まで添えています。報告書が分かりやすいと、依頼した側は社内への説明が楽になり、次の仕事も同じ人に頼みたくなります。また、仲介の手数料が乗らない直接取引では、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、報告や提案に時間をかける余裕も生まれやすくなります。手数料0%で直接取引できる仕組みは、こうした丁寧な仕事を続けるための選択肢の1つです。

作業報告書を書く機会が多い仕事は、いくつかのガイドで整理しています。企業の業務にAIを取り入れる支援の仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、データの活用や情報の守り方に関わる仕事はAI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、システムの開発や保守の仕事はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。

職種ごとの報酬の水準は、デザイナーの年収・単価相場や研究者の年収・単価相場で確かめられます。医療機関の事務のように、正確な記録と報告が求められる仕事に関心があれば、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のガイドもあります。

よくある質問

Q. 作業報告書と日報は何が違いますか？

日報は、1日の仕事の流れを上司に伝える書類で、その日にしたことと明日の予定が中心です。作業報告書は、特定の作業について、内容、結果、問題点、今後の対応を伝える書類です。日報が1日ごとに書くのに対し、作業報告書は作業ごと、または月ごとなどの期間ごとに書きます。会社が何を知りたいのかを確かめて使い分けます。

Q. 作業報告書には何を書けばよいですか？

提出日、宛名、作業者、作業の名前、作業の日時と場所、作業の内容、作業の結果、問題点、対応と今後の予定、添付資料が基本の項目です。最初に結果を書き、作業の内容は件数や時間などの数字で具体的に書きます。作業で起きた事実と、作業者の考えや提案は分けて書くと、読み手が判断しやすくなります。

Q. 業務委託の作業報告書はどのくらいの頻度で出せばよいですか？

報告の頻度は、契約書や発注書で取引先と決めておくのが一般的で、毎月末に1か月分をまとめて出す形がよく使われます。時間単位の契約なら、報告書の作業の時間が請求の根拠になるので、作業のたびに開始と終了の時刻を記録しておきます。取り決めがない場合は、契約の最初に頻度と書式を相談しておくと安心です。

Q. 作業報告書に問題点を書くと評価が下がりませんか？

問題点を書くことで評価が下がるとは限らず、むしろ早く伝える人のほうが信頼されやすくなります。問題を隠して、あとで明らかになるほうが信頼を大きく損ねます。何が起きたか、どのくらいの影響があったか、考えられる原因を分けて書き、誰がいつまでに何をするかという対応まで添えると、前向きな報告として受け取られます。