仕事の効率を上げるには何から変えるか｜今日から試せる段取りの見直し方

仕事の効率を上げるには、作業の速さを上げるより先に、段取りを変えるほうが効果が出ます。毎日忙しいのに仕事が終わらない人の多くは、手が遅いのではなく、やることが頭の中に散らばっていて、何から手を付けるかを決めるたびに時間を使い、途中で割り込みが入るたびに集中が切れています。段取りを変えると、同じ作業の速さのままでも、1日に終わる仕事の量は変わります。

この記事では、仕事の効率を上げるための見直しを、今日から1つずつ試せる手順として整理します。やることの書き出し、優先順位の付け方、集中する時間の作り方、割り込みの減らし方、チームで仕事を回すときの工夫の順に説明します。チームで担当や締切をそろえる場面では、カンバンやガントで進み具合を見える形にするプロジェクト管理の道具Pinatecaにも触れます。

「効率が上がった」とは何が変わることか

仕事の効率を上げると聞くと、同じ作業を速くこなすことを思い浮かべがちです。けれども、速く進めた作業がそもそも不要だったら、効率は上がったことになりません。効率とは、使った時間と労力に対して、どれだけの成果が出たかの割合のことです。

この割合を上げる方法は3つしかありません。

1. やらなくてよい作業をやめる
2. やるべき作業の順番を変えて、手戻りや待ち時間を減らす
3. やるべき作業そのものを速くする

多くの人は3から手を付けます。タイピングを速くする、便利なショートカットを覚える、といった工夫です。どれも役には立ちますが、効果が出るのは1と2を整えたあとです。やらなくてよい会議に毎週1時間出ているなら、資料の作成を10分速くしても追いつきません。

この記事が段取りの見直しから始めるのは、そのためです。1と2は、今日から道具を何も買わずに始められます。

まず、やることをすべて書き出す

最初の一歩は、抱えている仕事をすべて紙かアプリに書き出すことです。頭の中で覚えている「やらなければいけないこと」は、意外に多くの注意を奪います。何かの作業をしていても、別の締切が気になって集中できない。この状態を抜けるには、頭の外に出してしまうのがいちばんの近道です。

書き出すときのこつは、大きさをそろえないことです。「来月の展示会の準備」のような大きなものも、「〇〇さんにメールを返す」のような小さなものも、思いつくまま全部書きます。この段階では、整理しようとしなくて構いません。15分ほど時間を取り、出てこなくなるまで書き続けます。

書き出したら「次の行動」に分ける

全部書き出したら、1つずつ「次に何をするか」を考えます。「展示会の準備」は、そのままでは手を付けられません。「展示会の出展者向けの案内を読む」「ブースの大きさを決める」「チラシの原稿を書く」のように、次にとる具体的な行動に分けます。

行動に分けると、2つのことが分かります。1つは、本当に今週やる必要があるものが意外に少ないことです。もう1つは、自分では進められず、誰かの返事を待っているものがあることです。待っているものは「待ち」と印を付けて分けておき、いつまでに返事がなければ催促するかを決めておきます。

2分で終わるものはその場で片づける

書き出したものの中には、メールの返信1通、日程の確定の連絡1件のように、すぐに終わるものもあります。こうした数分で終わるものは、リストに残して何度も目にするより、その場で片づけたほうが早く済みます。目安として、2分ほどで終わるものはその場で片づけ、それ以上かかるものはリストに残す、と分けると、リストが小さな用件で埋まりません。

優先順位は「重要さ」と「急ぎ」の2つの軸で決める

やることが見えたら、次は順番です。優先順位を付けるときによく使われるのが、「重要かどうか」と「急ぎかどうか」の2つの軸で4つに分ける方法です。

• 重要で急ぎ：締切が迫った納品、取引先からの急な問い合わせ。すぐに取りかかる
• 重要だが急ぎではない：仕事の仕組みの見直し、勉強、将来の仕事の準備。時間を決めて予定に入れる
• 急ぎだが重要ではない：多くの割り込みの依頼、急ぎの返事を求めるだけの連絡。短く済ませるか、ほかの人に頼む
• 重要でも急ぎでもない：目的の無い情報収集、なんとなく続けている作業。やめるか、後回しにする

この分け方で大切なのは、2つ目の「重要だが急ぎではない」です。忙しい人ほど、急ぎの仕事に追われて、この区分の仕事を後回しにします。けれども、仕事の効率を根本から変えるのは、たいていこの区分の仕事です。たとえば、毎月同じ手順で作っている報告書のひな形を作る作業は、急ぎではありませんが、一度作れば翌月から作業の時間が大きく減ります。

1日の最初に「今日の3つ」を決める

4つに分けたあとは、その日に必ず終わらせることを3つまで選びます。リストの全部を今日終わらせようとすると、どれも中途半端になります。3つを選んだら、朝のいちばん集中できる時間に、そのうち最も重いものから取りかかります。

3つに絞る理由は、予定外の仕事が必ず入るからです。午前中に急な依頼が入っても、3つなら午後に取り戻せます。10個並べた日は、急な依頼が入った時点で計画が崩れ、何から手を付けるかを決め直す時間がまた必要になります。

1週間、時間の使い方を記録する

段取りを見直す前に、自分の時間が実際に何に使われているかを知っておくと、どこから手を付けるべきかがはっきりします。感覚で思っている時間の使い方と、実際の使い方は、驚くほど違うことがあります。

やり方は簡単です。1週間、仕事の時間を30分ごとに区切り、その時間に何をしていたかを1行ずつ記録します。「資料作成」「メール」「会議」「打ち合わせの準備」「調べ物」「移動」「探し物」のように、大まかな分類で構いません。記録は表計算ソフトでも、紙の手帳でも続けやすいほうを選びます。

1週間たったら、分類ごとに合計の時間を出します。よく見つかるのは次のような偏りです。

• メールとチャットの確認に、思っていた以上の時間を使っている
• 会議そのものより、会議の前後の準備と移動に時間がかかっている
• ファイルや過去のメールを探す時間が、1日に何度も発生している
• 本来いちばん時間をかけたい作業に、細切れの時間しか使えていない

偏りが見つかったら、そこが最初に見直す場所です。探し物に時間がかかっているならファイルの置き場所のルールを決める、メールに時間がかかっているなら確かめる時間を決める、というように、記録の結果から対策を選びます。記録しないまま「なんとなく忙しい」状態で対策を考えると、効果の小さいところに手を付けてしまいがちです。

抱え込まない、引き受け方を変える

仕事の効率が上がらない原因が、自分の段取りではなく、引き受けている量そのものにあることも少なくありません。頼まれた仕事をすべて引き受けていれば、どれだけ段取りを工夫しても時間は足りなくなります。

引き受ける前に確かめること

新しい仕事を頼まれたら、その場で引き受ける前に、次の3つを確かめます。

1. いつまでに必要か。締切に余裕があれば、今週の仕事を終えてから取りかかれる
2. どのくらいの手間がかかるか。見積もりが難しければ、少し調べてから返事をする
3. いま抱えている仕事と比べて、どちらを優先すべきか

3つ目は、頼んだ人と一緒に決めるのが確実です。上司から頼まれたなら、「いまAの資料を金曜までに仕上げる予定ですが、こちらを先にしたほうがよいですか」と聞けば、優先順位を相手と共有できます。自分だけで判断して両方を抱え込むより、仕事全体が早く進みます。

断るときの伝え方

すぐには引き受けられないときは、理由と代わりの案を一緒に伝えます。「今週は納品が重なっていて、すぐには取りかかれません。来週の水曜からなら対応できますが、いかがでしょうか」のように、日付を示した代わりの案があれば、相手も次の手を考えやすくなります。理由を言わずに断ると関係がぎくしゃくし、理由だけを並べると言い訳に聞こえます。代わりの案を添えるのが、相手にとっても自分にとっても負担の少ない伝え方です。

人に頼む

自分でなくてもできる仕事は、ほかの人に頼むことも考えます。頼むときは、目的、期限、完成の形、判断に迷ったときの連絡先を最初に伝えます。説明に時間がかかっても、同じ種類の仕事を2回、3回と頼むうちに、説明の手間は小さくなります。手順を書いたメモを残しておけば、次からはそのメモを渡すだけで済みます。

パソコンまわりの小さな工夫

段取りを整えたうえで、作業そのものを速くする工夫も取り入れます。1つ1つの効果は小さくても、毎日繰り返す作業なら、積み重なると大きな差になります。

1つ目は、ファイルの名前と置き場所のルールです。「日付_取引先_内容_版」のように名前の付け方を決め、案件ごとのフォルダに保存します。ルールがあれば、探す時間が減るだけでなく、ほかの人に引き継ぐときにも迷いません。

2つ目は、よく使う言葉の辞書登録です。会社名や住所、よく使う挨拶の文面を、短い読みで呼び出せるように登録しておくと、メールや書類の作成が速くなります。

3つ目は、キーボードのショートカットです。コピー、貼り付け、元に戻す、保存、ウィンドウの切り替えなど、1日に何十回も使う操作だけでも、マウスからショートカットに切り替えると、手の移動が減ります。全部を覚えようとせず、自分がよく使う操作から1つずつ覚えます。

4つ目は、作業の終わりに次の準備をしておくことです。1日の終わりに、翌朝最初に取りかかる作業のファイルを開いておく、メモを書いておく、といった準備をしておくと、朝の立ち上がりが速くなります。

完璧を目指す前に、早めに見せる

効率を下げる大きな原因の1つが、手戻りです。時間をかけて仕上げた資料を見せたら、方向が違っていて最初からやり直し、という経験は誰にでもあるはずです。

これを防ぐには、7〜8割の出来の段階で一度見せることです。依頼した人が期待していたものと、自分が作っているものがずれていないかを、早い段階で確かめます。ずれていても、直すのはまだ少しで済みます。

まずは80%の完成度で素早く仕上げ、上司や関係者に確認を求めるという進め方を意識しましょう。手戻りがあったとしても、早い段階で軌道修正できるため、結果的に全体の工数を削減できます。 出典: libport.jp

早めに見せるときは、「方向を確かめたいので途中ですが見てください」と一言添えます。完成品だと思われると、細かい誤字や見た目に指摘が集まり、確かめたかった方向の話ができません。何を見てほしいのかを先に伝えておくと、相手も短い時間で答えられます。

最初に依頼を受けるときに確かめておくことも大切です。「何のために使うのか」「誰が読むのか」「いつまでに必要か」「どのくらいの詳しさが必要か」の4つを確かめておくと、ずれそのものが起きにくくなります。

集中する時間を守る

段取りが決まっても、作業の途中で何度も割り込まれると、効率は上がりません。一度切れた集中を取り戻すには時間がかかります。メールの通知、チャットの呼び出し、電話。1日にこうした割り込みが何十回もあれば、まとまった作業はほとんどできません。

集中する時間を予定として入れる

集中が必要な作業は、カレンダーに予定として入れてしまいます。「企画書を書く」と書いた2時間の枠をカレンダーに確保しておけば、ほかの人がその時間に会議を入れにくくなり、自分も「この時間はこの作業」と決めて取りかかれます。

Googleカレンダーには、この使い方を支える「サイレント モード」の予定があります。Googleのヘルプによると、サイレント モードの予定を作ると、その時間のチャットの通知をミュートし、会議への招待を自動で辞退できます。使えるのはGoogle Workspaceの一部のプラン（Business Standard、Business Plusなど）の仕事用や学校用のアカウントで、予定の作り方はGoogle カレンダー ヘルプ「Google カレンダーでサイレント モードを使用する」で確かめられます。対象のプランでなくても、普通の予定として集中する時間を入れておくだけで、効果はあります。

通知は自分で確かめる時間を決める

メールやチャットは、届くたびに見るのではなく、確かめる時間を決めます。たとえば、朝の始業時、昼休みの前、15時、終業前の4回と決め、それ以外の時間は通知を切っておきます。急ぎの用件のために、電話やチャットの特定の相手からの通知だけを残す、という設定もできます。

「すぐに返信しないと失礼になる」と心配する人もいます。チームで仕事をしているなら、「集中する時間はチャットを見ないので、急ぎは電話で」とあらかじめ伝えておくと、相手も困りません。

ポモドーロ・テクニックで作業を区切る

集中する時間を作る方法として広く知られているのが、ポモドーロ・テクニックです。フランチェスコ・シリロが学生時代の1980年代に考え始めた方法で、トマトの形をしたキッチンタイマーを使って短い時間だけ集中することを試したのが始まりだと、公式サイトは紹介しています。

一般には、25分の作業と短い休憩を繰り返す方法として知られていますが、タイマーで区切ることだけが中身ではありません。

ポモドーロ・テクニックの公式サイトは、この方法を「タイマーと鉛筆と紙という簡単な道具で、仕事の計画、手間の見積もり、割り込みへの対処、回復のための休憩、記録、そして働き方の改善を学ぶ仕組み」と紹介しています。計画の段階では、やることの一覧と、その日にやることの用紙を使い、現実的な手間を見積もるよう勧めています。

試すときの手順

1. その日にやる作業を書き出し、それぞれに何区切りかかるかを見積もる
2. タイマーを1区切りにセットし、1つの作業だけに取りかかる
3. 途中で別の用件を思いついたら、紙に書き留めて作業に戻る
4. タイマーが鳴ったら短い休憩を取る。画面から目を離し、体を動かす
5. 何区切りかごとに長めの休憩を取る
6. 1日の終わりに、見積もりと実際にかかった区切りの数を比べる

6の振り返りが、この方法の効果を大きく左右します。見積もりと実際がずれていたら、次からの見積もりを直します。続けるうちに「この種類の作業は何区切りかかる」という感覚がつき、1日の計画を無理なく立てられるようになります。

区切りの長さは、作業の内容に合わせて調整しても構いません。文章を書く作業や設計のように、頭を温めるまで時間がかかる作業では、短すぎる区切りが合わないこともあります。大切なのは、区切りの間は1つの作業だけに集中し、休憩をきちんと取ることです。

会議とメールを減らす

効率を下げる原因として、多くの職場で挙がるのが会議とメールです。どちらも仕事に必要ですが、目的のはっきりしないまま続いているものが少なくありません。

会議を見直す4つの問い

定例の会議を見直すときは、次の4つを確かめます。

1. この会議で何を決めるのか。報告を聞くだけなら、文書で共有すれば足りないか
2. 全員が出る必要があるか。決める人と、その材料を持っている人だけで済まないか
3. 時間は適切か。60分の枠を、30分にできないか
4. 頻度は適切か。毎週を隔週にできないか

会議の前には、議題と決めたいことを参加者に送っておきます。参加者が事前に読んでおけば、会議の時間は話し合いと決定に使えます。会議の終わりには、決まったこと、誰が何をいつまでにするかを確かめ、その日のうちに文書で共有します。

メールは「1通で用件が済む」書き方にする

メールのやり取りが何往復も続くのは、1通の中に必要な情報が足りないことが原因の多くを占めます。用件、相手にしてほしいこと、期限、判断に必要な材料を1通にまとめると、往復の回数が減ります。日程の調整なら、候補の日時を3つほど挙げて送ると、1回の返信で決まります。

同じような返信を何度も書いているなら、文面のひな形を作っておきます。よく使う挨拶、日程の確認、資料の送付などのひな形があるだけで、1通あたりの時間は短くなります。

繰り返しの作業を仕組みにする

毎日、毎週、毎月と同じ手順で行う作業は、仕組みにすることで時間が大きく減ります。

まず、繰り返しの作業の手順を書き出します。手順を書くと、無駄な工程が見つかることがよくあります。たとえば、同じ数字を2つの表に手で書き写している、毎回同じファイルを探してフォルダを行き来している、といった工程です。

次に、手順のひな形を作ります。報告書なら表の形とよく使う文言を先に用意し、毎回変わる数字だけを入れればよい形にします。チェックリストにしておけば、手順の抜けも防げます。

そのうえで、道具に任せられるところを任せます。表計算ソフトの関数で集計を自動にする、定型のメールを予約して送る、繰り返しのタスクをタスク管理のアプリに登録して自動で通知させる、といった工夫です。最初の準備に時間はかかりますが、毎月同じ作業をしているなら、数か月で元が取れます。

チームの仕事は「見える形」にする

1人の段取りを整えても、チームで仕事をしていると、ほかの人の進み具合が分からないことで待ち時間が生まれます。「あの資料はもうできているのか」「この件は誰が持っているのか」を確かめるために、チャットで聞いて返事を待つ。この時間は、チームの人数が増えるほど膨らみます。

チームの効率を上げるには、仕事の状態を、聞かなくても分かる形にすることです。タスクごとに担当者と期限を決め、「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」のような段階で並べておけば、チャットで聞かなくても、いまどこで仕事が止まっているかが分かります。

チームで担当と進み具合をそろえる選択肢

チームで担当や締切をそろえる場面の選択肢として、国産のプロジェクト管理の道具Pinatecaがあります。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードが用意されていて、すべて無料プランから使えます。

段取りの見直しとの関係でいえば、カンバンのボードで「確認待ち」の列に溜まっているカードを見れば、どこで仕事が止まっているかが一目で分かります。ガントのボードでは、タスクの期間が横棒で並び、締切の重なりや、前の作業が遅れたときの影響を確かめられます。リソースのボードでは、人ごとに負荷の偏りを見られます。グリッドのボードは縦横2つの軸のマトリクスにカードを並べられるので、「重要さ」と「急ぎ」の2つの軸でタスクを分ける使い方もできます。

タスクについてのやり取りは、ワークスペースごとのチャットとカードごとのコメントで行え、決まったことがカードのすぐ隣に残ります。料金ページによると、5人までのチームなら無料で、ボードは10個まで作れ、クレジットカードの登録は不要です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を入れる前に、段階の名前や担当の決め方など、チームのルールを先に決めておくことが大切です。ルールが無いまま道具だけを入れても、カードの書き方が人によってばらばらになり、かえって見通しが悪くなります。

1日の段取りを組み替えてみる

ここまでの工夫を、ある1日の段取りに当てはめてみます。事務の仕事で、資料作成と問い合わせへの対応、定例の会議を抱えている人の例です。

見直す前の1日は、次のような流れでした。出社してすぐにメールを開き、返信を書いているうちに午前が終わる。午後は定例の会議に1時間出て、その後に資料作成に取りかかるが、チャットの呼び出しで何度も中断され、夕方になっても資料が半分しか進まない。結局、残業して仕上げる。

これを、次のように組み替えます。

1. 始業から15分：メールとチャットをまとめて確かめ、急ぎのものだけ返信する。残りは昼前に回す
2. 9時15分から11時15分：資料作成の時間としてカレンダーに入れ、通知を切る。区切りごとに短い休憩を取る
3. 11時15分から12時：メールとチャットに返信する。2分で終わるものはその場で片づける
4. 午後の会議：議題を事前に読んでおき、決まったことと担当をその場で確かめる
5. 会議のあと：資料を7〜8割の段階で依頼した人に見せ、方向を確かめる
6. 終業前の30分：メールとチャットを確かめ、翌日の「今日の3つ」を決めておく

仕事の量は同じでも、いちばん頭を使う資料作成を、割り込みの無い午前の時間に置いたことで、作業はまとまって進みます。メールの返信は1日に数回にまとめても、ほとんどの用件は困りません。この組み替えの中で、作業の速さそのものは何も変えていない点に注目してください。

在宅で働くときの環境とリズム

在宅で働く人は、職場とは違う理由で効率が落ちることがあります。仕事と生活の境目があいまいになり、始める時間も終える時間もずるずると延びていく。家事や家族の用事が、仕事の途中に割り込んでくる。

対策の1つは、始業と終業の区切りを決めることです。決まった時間に作業の場所に座り、その日の「今日の3つ」を確かめてから始める。終わるときは、翌日の準備をしてからパソコンを閉じる。こうした区切りの動作があると、頭が仕事に切り替わりやすくなります。

もう1つは、作業の場所を決めることです。食卓で仕事をしていると、食事のたびに片づけが必要になり、集中も途切れます。部屋の一角でも、仕事のための場所を決めておくと、そこに座ることが仕事を始める合図になります。

家族と暮らしている場合は、集中する時間を家族とも共有しておきます。「この時間は会議で話せない」「午前中は集中したい」と伝えておくだけで、割り込みは減ります。

効率を上げる工夫が続かないときは

ここまでの工夫を一度に全部試す必要はありません。むしろ、一度に変えると、どれが効いたのか分からず、続かなくなります。

おすすめの順番は次のとおりです。

1. 1週目：やることをすべて書き出し、毎朝「今日の3つ」を選ぶ
2. 2週目：集中する時間をカレンダーに入れ、通知を確かめる時間を決める
3. 3週目：ポモドーロ・テクニックを試し、見積もりと実際を比べる
4. 4週目：定例の会議と繰り返しの作業を1つずつ見直す

1つの工夫を1週間続けてみて、効果があれば残し、合わなければやめます。人によって合う方法は違います。朝型の人と夜型の人では、集中できる時間帯が違いますし、割り込みの多い職場と少ない職場では、通知の扱い方も変わります。他人のやり方をそのまま真似るより、自分の仕事の流れに合わせて調整していくほうが、長く続きます。

休むことも効率のうち

最後に見落としやすいのが、休みです。睡眠が足りない、休憩を取らずに長時間働き続ける、といった状態では、どんな段取りを組んでも作業の質は下がります。疲れたまま作業を続けて間違いを出し、その修正にまた時間を使うのは、効率の面でもいちばん避けたい流れです。休憩や休日を予定として先に確保し、その残りの時間で仕事の段取りを組む、という発想に切り替えると、結果として仕事の量もこなせるようになります。

在宅やフリーランスで働く人の段取り

在宅で仕事を受ける人やフリーランスは、会社員以上に段取りの力が問われます。上司が進み具合を確かめてくれることも、同僚が割り込みを防いでくれることもありません。すべてを自分で組み立てる必要があります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、自分の作業時間の見積もりが正確です。見積もりが正確だと、無理な納期で引き受けることが減り、遅れそうなときも早めに取引先へ連絡できます。取引先から見れば、「この人は約束した日に必ず納める」ということが、単価や経歴以上に次の依頼につながります。

段取りの力は、そのまま仕事にもなります。業務の流れを見直し、無駄な工程を減らす手助けは、企業の業務改善やAIの活用を支援する仕事として依頼があります。仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとまっています。業務改善を経営の面から体系的に学びたい人には、中小企業診断士の資格が、事業の分析と改善の考え方を身につける手段になります。アプリやシステムで業務を自動にする仕組みづくりに関心があるなら、アプリケーション開発のお仕事で仕事の種類を確かめられます。

仲介の手数料が引かれない直接の取引では、同じ報酬でも受け手の手取りが厚くなり、依頼する側も同じ予算でより多くを頼めます。その分、進み具合の報告や締切の管理は、受け手が自分で整えることになります。段取りを仕組みにしておくことは、直接の取引を気持ちよく続けるための土台です。

整理すると、仕事の効率を上げるには、やることを書き出し、やらなくてよいことをやめ、重要さと急ぎで順番を決め、集中する時間を守る。チームで働くなら、仕事の状態を聞かなくても分かる形にする。この順番で1つずつ試していけば、作業の速さを変えなくても、1日に終わる仕事の量は確かに変わります。

よくある質問

Q. 仕事の効率を上げるには、まず何から始めればよいですか？

抱えている仕事をすべて書き出し、それぞれを「次にとる具体的な行動」に分けることから始めます。頭の中に散らばったやることを外に出すだけで、何から手を付けるかを決める時間と、締切が気になって集中できない状態が減ります。そのうえで、毎朝その日に必ず終わらせることを3つまで選びます。

Q. 優先順位の付け方が分かりません？

「重要かどうか」と「急ぎかどうか」の2つの軸で4つに分ける方法が使いやすいです。重要で急ぎのものはすぐに取りかかり、重要だが急ぎではないものは時間を決めて予定に入れます。急ぎだが重要ではないものは短く済ませ、どちらでもないものはやめるか後回しにします。

Q. ポモドーロ・テクニックは誰にでも効果がありますか？

合う人と合わない人がいます。区切りの間は1つの作業だけに集中し、休憩をきちんと取るという考え方は多くの仕事に役立ちますが、頭を温めるまで時間がかかる作業では、短い区切りが合わないこともあります。1週間試してみて、区切りの長さを自分の仕事に合わせて調整してください。

Q. チームの仕事の効率を上げるにはどうすればよいですか？

仕事の状態を、聞かなくても分かる形にすることが基本です。タスクごとに担当者と期限を決め、未着手、作業中、確認待ち、完了のような段階で並べておくと、どこで仕事が止まっているかが分かります。会議は決めることを事前に共有し、終わったら決まったことと担当を文書で残します。