業務効率化のアイデア｜すぐできる改善の例と進め方

2026年10月18日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓業務効率化のアイデアを
✓明日から試せる小さな改善の例20個と
✓進め方の5つの手順に分けて解説します

業務効率化のアイデアを探している人の多くは、「毎日忙しいのに、何を変えれば楽になるのか分からない」という状態にあります。業務効率化は、大きなシステムを入れることから始める必要はなく、やめられる作業を見つける、手順を減らす、同じ作業をまとめる、といった小さな改善の積み重ねで進みます。この記事では、ムダの見つけ方、改善を考えるときの4つの視点、すぐに試せる具体例20個、職場で進めるための5つの手順、ツールを使うときの注意点までを順に説明します。改善の作業を担当と期限つきで進めたいときは、プロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法もあり、その使い方も後半で触れます。

業務効率化とは何か、生産性の向上とどう違うか

業務効率化とは、同じ成果を、より少ない時間や手間や費用で出せるように、仕事のやり方を変えることです。たとえば、毎週2時間かかっていた報告書の作成を1時間で終わらせられるようになれば、その仕事は効率化されたことになります。

似た言葉に「生産性の向上」があります。生産性の向上は、使った時間や人手に対して、どれだけの成果を出せたかを高めることです。業務効率化で浮いた時間を、売上につながる仕事や新しい企画に回すことで、生産性が上がります。つまり、業務効率化は生産性を上げるための手段の1つで、浮いた時間を何に使うかまで考えて初めて意味を持ちます。

業務効率化が求められる背景には、人手不足があります。働く人の数が減るなかで、同じ人数のまま仕事の量が増えれば、残業が増えたり、ミスが増えたりします。人手をすぐに確保できないなら、1人あたりの仕事のやり方を変えるしかありません。

業務改善の支援を行っている会社も、道具を入れる前に現状をつかむことが大事だと述べています。

人手不足や業務の属人化などを背景に、業務効率化の重要性が高まっています。ただし、ツールを導入するだけでは十分な効果につながりません。重要なのは、現状を把握し、課題に合った改善策を選ぶことです。出典: tmj.jp

ここで言う「属人化」とは、特定の人しかやり方を知らず、その人がいないと仕事が止まってしまう状態のことです。属人化している仕事は、その人が休んだり辞めたりしたときに大きな問題になります。業務効率化のアイデアを考えるときは、時間を短くすることと同時に、誰でも同じようにできる形にすることも目標に入れると、職場全体が安定します。

業務効率化が必要な職場に見られるサイン

自分の職場に改善の余地があるかどうかは、次のようなサインで見分けられます。1つでも当てはまるなら、そこから手を付ける価値があります。

同じ内容を、紙とExcelとシステムに何度も入力している
「あの資料どこにある？」という質問が1日に何回も飛び交う
特定の人に質問が集中し、その人の仕事が進まない
会議が多く、決まったことが後で誰にも分からない
承認のはんこやメールの返事を待つ時間が長い
月末や締め日にだけ、仕事が極端に集中する

これらのサインは、大きく3つの種類に分けられます。1つ目は「手作業や重複作業に時間がかかっている」状態、2つ目は「仕事が人に張り付いている」状態、3つ目は「情報の共有や部署の間のやり取りに時間がかかっている」状態です。

1つ目の手作業の多さは、ツールや決まりごとで減らしやすい種類です。転記をやめる、テンプレートを作る、といった改善がすぐに効きます。2つ目の属人化は、手順を書き出して共有することで解消していきます。時間はかかりますが、一度整えると長く効きます。3つ目の情報共有の遅さは、情報を集める場所を1つに決め、誰がいつ見ても最新の状態が分かるようにすることで改善します。

サインを見つけるときのコツは、自分の感覚だけで決めないことです。1週間だけ、自分が何の作業に何分使ったかを、ざっくりでよいので記録してみます。記録してみると、「メールの返信に1日90分使っていた」「資料を探すのに毎日15分かかっていた」といった、思っていたのと違う時間の使い方が見えてきます。改善のアイデアは、この記録から出てくるものが一番効きます。

改善のアイデアを出すときの4つの視点（ECRS）

業務効率化のアイデアを考えるときによく使われるのが、ECRS（イクルス）という4つの視点です。製造業の改善の現場で生まれた考え方ですが、事務の仕事にもそのまま使えます。4つの視点は、効果の大きい順に並んでいます。

排除（Eliminate）：その作業をやめられないか
結合（Combine）：別々にしている作業をまとめられないか
交換（Rearrange）：順番や担当を入れ替えられないか
簡素化（Simplify）：もっと簡単なやり方にできないか

一番効果が大きいのは「排除」です。作業そのものをやめれば、その時間はまるごと浮きます。たとえば、誰も読んでいない週報、印刷して配っているだけの資料、形だけの定例会議は、やめても困らないことがよくあります。やめるときは、「本当に困る人がいるか」を関係者に確かめ、1か月だけ試しにやめてみる、という進め方にすると反発が少なくなります。

次に効くのが「結合」です。同じ相手に何回も送っている連絡を1回にまとめる、別々の日に行っている似た作業を同じ日にまとめる、といった改善です。作業を切り替えるたびに、頭を切り替える時間がかかるため、まとめるだけで思った以上に時間が浮きます。

「交換」は、作業の順番や担当を入れ替えることです。たとえば、最後にまとめて確認していた作業を、途中で確認する順番に変えると、手戻り（やり直し）が減ります。得意な人に担当を替えるのも交換の1つです。

最後の「簡素化」は、やり方そのものを簡単にすることです。テンプレートを作る、入力の項目を減らす、ショートカットキーを覚える、といった改善がここに入ります。すぐに試せるものが多い反面、1つあたりの効果は小さめです。アイデアを出すときは、簡素化から考え始めるのではなく、まず排除できないか、次にまとめられないか、と上から順に考えると、効果の大きい改善を見落としません。

すぐにできる業務効率化のアイデア20選

ここからは、職場で明日から試せる具体的なアイデアを、場面ごとに20個紹介します。全部を試す必要はありません。先に挙げたサインに合うものを1つか2つ選んで始めてください。

会議の改善（4つ）

会議の前日までに議題と資料を共有し、当日は話し合いと決定だけにする
会議の時間を60分ではなく30分を基本にする
会議の最後の5分で「決まったこと」「誰が」「いつまでに」を読み上げて記録する
報告だけの会議は、チャットや共有の資料での報告に替える

メールと連絡の改善（4つ）

よく送る文面を、署名やテンプレートとして保存しておく
メールを確かめる時間を1日3回などに決め、それ以外は通知を切る
件名の先頭に【依頼】【共有】【至急】などを付け、読む順番を相手が決められるようにする
社内の短いやり取りは、メールではなくチャットにする

資料とファイルの改善（4つ）

ファイル名の付け方を「日付_案件名_内容_版」のように決めて全員で守る
共有のフォルダの構成を決め、個人のパソコンにだけ保存しない
よく作る資料（報告書、見積書、議事録）のひな形を作る
最終版だけを残し、古い版は別のフォルダに移す

手順とルールの改善（4つ）

よく聞かれる質問と答えを1つの文書にまとめ、まずそこを見てもらう
毎回同じ確認をする作業は、チェックリストにして抜けを防ぐ
承認が必要な金額や内容の線を決め、それ以下は担当者の判断で進めてよいことにする
引き継ぎのときに使う手順書を、普段の仕事の中で少しずつ書いておく

自分の時間の使い方の改善（4つ）

1日の最初の30分を、その日一番大事な仕事に使う
5分で終わる作業は、その場で片づけて後に回さない
よく使う操作のショートカットキーを1週間に1つずつ覚える
1週間の終わりに、来週やることと期限を書き出しておく

20個のうち、すぐに効果が出やすいのは会議とメールの改善です。毎日、多くの人が関わる作業なので、1人あたりは数分の短縮でも、職場全体ではまとまった時間になります。たとえば10人が参加する60分の会議を30分にすれば、1回あたり合計5時間が浮きます。逆に、手順書づくりのように効果が出るまで時間がかかるものもありますが、こちらは属人化の解消につながり、長い目で見ると最も効きます。

業務効率化を職場で進める5つの手順

アイデアを思いついても、職場で実際に変えるには進め方が大事です。1人で始められる改善であればすぐに試してかまいませんが、ほかの人の仕事にも関わる改善は、次の5つの手順で進めると定着しやすくなります。

手順1：いまの仕事を書き出す

最初に、対象にする仕事の流れを書き出します。誰が、何を受け取り、どんな作業をして、誰に渡しているかを、付箋や表に1つずつ書いていきます。このとき、1つの作業にかかっている時間と、月に何回行っているかも書いておくと、どこに時間がかかっているかがはっきりします。

手順2：課題と原因を整理する

書き出した流れを見て、時間がかかっている作業、ミスが多い作業、待ち時間が長い作業に印を付けます。そのうえで、「なぜ時間がかかるのか」を考えます。入力の項目が多いからなのか、確認の回数が多いからなのか、情報がそろうのを待っているからなのかで、打つ手が変わります。

手順3：改善の案と優先順位を決める

課題ごとに、ECRSの視点で改善の案を出します。案が複数出たら、「効果の大きさ」と「始めやすさ」の2つで並べ、効果が大きくて始めやすいものから手を付けます。最初の1つは、関係する人が少なく、1か月以内に結果が見えるものを選ぶと、職場の中で「変えると楽になる」という実感が生まれます。

手順4：試してみて、現場に定着させる

改善の案は、いきなり全員に広げるのではなく、1つのチームや1つの作業で試します。試す期間を決め、その間に困ったことを集めます。新しいやり方を手順書やチェックリストにして、誰が見ても同じようにできる形にすると、担当が替わっても続きます。

手順5：効果を確かめて、見直す

試した期間が終わったら、作業時間やミスの件数が改善前とどう変わったかを比べます。手順1で時間を記録しておけば、ここで比べられます。効果が出ていれば広げ、出ていなければ原因を考えて案を直します。業務効率化は一度で終わるものではなく、この5つの手順を繰り返すことで少しずつ進んでいきます。

改善の効果を数字で確かめる方法

改善を続けるうえで欠かせないのが、効果を数字で示すことです。「なんとなく楽になった」では、周りの人を説得できず、次の改善にも協力してもらえません。難しい計算は要りません。改善の前と後で、同じ物差しで測って比べるだけです。

測る物差しとしては、次の4つが使いやすいです。

1回あたりの作業時間（分）
1か月あたりの作業の回数
ミスや手戻りの件数
待ち時間（依頼してから返事が来るまでの日数など）

たとえば、毎月の売上の集計に1回90分かかり、それを月に4回行っていたとします。集計の表のひな形を作り、転記をやめた結果、1回40分になったとすると、1か月あたりの短縮は50分の4回で200分、つまり3時間20分です。1年に直すと40時間になります。このように「1回あたりの短縮」と「回数」を掛け合わせて、1年あたりの時間に直すと、小さな改善でも大きな効果があることが伝わります。

時間を金額に直して示す方法もあります。浮いた時間に、その仕事をしている人の時給の目安を掛ければ、おおよその金額になります。ただし、金額に直すと「では人を減らせるのか」という話になりやすいため、浮いた時間を何に使うかとセットで示すのが大事です。

測るときに気をつけたいのは、改善の前の数字を先に取っておくことです。改善してから「前はどうだったか」を思い出そうとしても、正確な数字は出てきません。手順1で仕事を書き出すときに、かかっている時間も一緒に記録しておくのは、このためです。記録はストップウォッチで厳密に測る必要はなく、作業を始めた時刻と終えた時刻をメモしておく程度で十分です。

職種別に見る業務効率化のアイデア

業務効率化のアイデアは、職種によって効きやすいものが違います。ここでは、事務の仕事でよくある4つの職種について、手を付けやすいアイデアを紹介します。

営業の仕事

営業の仕事で時間がかかりやすいのは、提案書づくりと、商談の記録です。提案書は、会社の紹介や実績の部分をひな形にして、お客さまごとに変える部分だけを作るようにすると、作成の時間が半分ほどになることがあります。商談の記録は、決まった項目（相手、日付、話した内容、次にやること、期限）を埋める形にしておくと、書く時間も読む時間も短くなります。

経理の仕事

経理の仕事では、同じ数字を何度も入力する作業が多くなりがちです。銀行の明細を会計ソフトに取り込む、請求書のデータを転記せずに使う、といった「入力をしない」工夫が最も効きます。月末に作業が集中する場合は、毎週1回、少しずつ処理を進める日を決めて、締め日の負担を分ける方法もあります。

総務や人事の仕事

総務や人事の仕事には、社員からの同じ質問が繰り返し届きます。休暇の申請の仕方、備品の頼み方、各種の手当の条件などをまとめた案内の文書を作り、まずそこを見てもらうようにすると、問い合わせの数が目に見えて減ります。申請の書類は、紙からフォームに替えると、集計の手間がなくなります。

カスタマー対応の仕事

お客さまからの問い合わせに答える仕事では、よくある質問への回答のひな形が大きな効果を持ちます。回答のひな形は、担当者が自分の言葉に直して使えるように、言い回しの例として作っておくと、機械的な返事にならずに済みます。問い合わせの内容を種類ごとに数えておくと、どの説明が分かりにくいかが見えてきて、問い合わせそのものを減らす改善につながります。

在宅勤務での業務効率化のアイデア

在宅勤務では、職場にいれば自然にできていた「ちょっと聞く」「様子を見る」ができなくなります。その結果、連絡の行き違いや、誰が何をしているか分からない状態が起きやすくなります。在宅勤務に向いた改善のアイデアは、主に情報の共有に関するものです。

朝にその日やることを、夕方にその日終わったことを、チャットで短く共有する
質問は個人あてではなく、チームのチャンネルに書き、答えを全員が見られるようにする
打ち合わせは時間を決めて短く行い、決まったことを必ず文字で残す
作業の進み具合は、表やボードで誰でも見られる状態にしておく
返事を急ぐかどうかを、依頼の最初に書く

在宅勤務では、話しかけられることが少ない分、集中できる時間を確保しやすいという良さもあります。集中したい時間帯をチームで共有し、その間は通知を切ってもよい、と決めておくと、一人ひとりの作業の速さが上がります。一方で、仕事とそれ以外の境目があいまいになりやすいため、始める時刻と終える時刻を決めておくことも、長く続けるための工夫です。

在宅勤務の環境を整えるための費用に、国や自治体の支援が使える場合があります。支援の条件は年度ごとに変わるため、検討するときは最新の公募の内容を確かめてください。

改善の作業を担当と期限つきで進める方法

改善の案が決まっても、日々の仕事に追われて後回しになり、いつの間にか立ち消えになることがよくあります。改善を立ち消えにしないためには、改善の作業そのものを、普段の仕事と同じように「担当」と「期限」を付けて管理することが効きます。

数人のチームであれば、Excelやスプレッドシートで「改善の案」「作業」「担当」「期限」「状況」の列を作るだけでも十分に管理できます。毎週の打ち合わせの最初の5分でこの表を見て、止まっている作業がないかを確かめるだけで、改善が進む速さが変わります。

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法もあります。その選択肢の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが、無料プランから使えます。改善の作業を1枚ずつカードにして担当と締切を付ければ、カンバンで進み具合を、カレンダーで予定を、チームの全員が同じ画面で確かめられます。カードごとのコメントに、試した結果や困ったことを残しておけるので、手順5で効果を確かめるときの材料にもなります。

公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は要りません。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。Pinatecaは改善の案を自動で考える道具ではなく、決めた改善の作業を分担して、進み具合を共有するための道具です。改善の案は打ち合わせや紙で出し、実行の管理をPinatecaで行う、という使い分けになります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ツールやAIで業務効率化するときの注意点

業務効率化の話になると、すぐに新しいツールやAIを入れようという話になりがちです。ツールは正しく使えば大きな効果がありますが、入れ方を間違えると、かえって手間が増えます。

よくある失敗は、次の3つです。

仕事の流れを整理しないまま入れたため、紙とツールの両方に入力することになる
使い方を知っている人が1人だけで、その人がいないと誰も使えない
目的があいまいなまま入れたため、効果を測れず、使われなくなる

これを避けるには、進め方の5つの手順のうち、手順1と手順2を先に済ませ、「どの作業の、何を減らすために使うのか」を決めてからツールを選ぶことです。たとえば「毎月の請求データの転記にかかっている3時間を減らす」と決めていれば、それができるツールかどうかで選べます。

定型の作業を自動で処理する仕組みとして、RPA（パソコンの操作を記録して、同じ操作をソフトに代わりにやらせる仕組み）があります。決まった画面から決まった項目を写す作業などに向いています。どんな作業が自動化に向いているかは、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、自動化の仕事の中身と使われるツールが紹介されています。

生成AIは、文章の下書き、要約、言い換えなどに使えます。ただし、AIが出した内容には間違いが含まれることがあるため、事実や数字は必ず人が確かめます。社外秘の情報や個人情報を入力してよいかは、会社の決まりに従ってください。

ツールの導入に費用がかかる場合は、国の支援制度が使えることがあります。たとえば厚生労働省の業務改善助成金は、次のように説明されています。

業務改善助成金は、生産性向上に資する設備投資等（機械設備導入やコンサルティングなど）を行うとともに、事業場内最低賃金を一定額（各コースに定める金額）以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成するものです。出典: 厚生労働省業務改善助成金

同じページには、助成の対象になるのは「これから実施するもの」で、交付決定を受けた後に計画どおりに進める必要があると書かれています。先に買ってしまうと対象外になるため、検討するときは申請の期間と条件を先に確かめてください。テレワークの環境を整える費用に使える制度は、テレワーク助成金 2026で整理しています。

業務効率化のアイデアを上司や職場に提案する方法

自分の仕事の中だけで済む改善なら、すぐに試せます。しかし、ほかの人の仕事の進め方や、決まりごとを変える改善は、上司や職場の了解が必要です。良いアイデアでも、伝え方を間違えると「今のやり方で困っていない」と退けられてしまいます。

提案するときは、次の5つの項目を1枚にまとめると伝わりやすくなります。

いまの困りごと（どの作業に、どれくらい時間がかかっているか）
原因（なぜ時間がかかっているのか）
改善の案（何を、どう変えるか）
見込める効果（1か月あたり、1年あたりで何時間浮くか）
試し方（誰が、いつからいつまで、どの範囲で試すか）

とくに大事なのは、1番目と4番目を数字で書くことです。「会議が長いと思います」ではなく、「週1回の定例会議に10人が60分参加しており、1か月で合計40時間になっています」と書けば、聞く側も問題の大きさをつかめます。効果の測り方の節で紹介した方法を使えば、効果の見込みも数字で示せます。

5番目の試し方も、提案を通しやすくする工夫です。いきなり全体のやり方を変える提案は、うまくいかなかったときの心配から反対されやすくなります。「1つのチームで1か月だけ試し、結果を見てから続けるか決める」という形にすれば、上司も判断しやすくなります。

提案が通らなかったときも、そこで終わりにする必要はありません。何が気がかりで通らなかったのかを聞き、その点を解消した案に直して、もう一度出します。改善の提案は、何度か出し直すうちに職場に合った形になっていくものです。

小さな会社や個人事業主の業務効率化

社員が数人の会社や、1人で仕事をしている個人事業主の場合、大きな会社と同じやり方はそのまま使えません。人数が少ない分、1人が多くの役割を兼ねていて、改善に割ける時間も限られています。その代わり、決まりごとを変えるのに何人もの了解を取る必要がなく、思い立ったその日から変えられるのが強みです。

小さな事業で効きやすいのは、次のようなアイデアです。

請求書、見積書、納品書のひな形を1つに決め、毎回作り直さない
取引先ごとの締め日と支払日を一覧にして、月末に慌てないようにする
よく受ける問い合わせへの返事の文面を保存しておく
経理の作業を週に1回まとめて行う日を決める
使っていない有料のサービスを年に1回見直して解約する

1人で仕事をしていると、自分の作業のやり方を客観的に見る機会がありません。半年に1回、1週間だけ作業時間を記録してみると、自分では気づかなかった時間の使い方が見えてきます。とくに、メールの確認や事務の作業に思った以上の時間がかかっていることが多く、そこを短くするだけで、本業に使える時間が伸びます。

業務効率化が続かない職場と、続く職場の違い

業務効率化のアイデアを試しても、数か月たつと元のやり方に戻ってしまう職場は少なくありません。続かない理由で多いのは、次の3つです。

1つ目は、改善した結果を誰も確かめていないことです。時間が短くなったのか、ミスが減ったのかが分からないと、新しいやり方を続ける理由が見えなくなります。進め方の手順5で、数字で比べることが大事なのはこのためです。

2つ目は、浮いた時間に別の仕事が詰め込まれることです。効率化して時間が浮いても、すぐに別の仕事で埋まってしまうと、働く人には「楽になった」という実感が残りません。浮いた時間を何に使うかを、改善を始める前に決めておくと、改善への協力も得やすくなります。

3つ目は、改善を言い出した人が1人で抱えていることです。その人が異動したり忙しくなったりすると、改善が止まります。改善の作業も担当と期限を付けて、複数人で分担しておくと、人が替わっても続きます。

続く職場に共通しているのは、改善を特別な取り組みではなく、普段の仕事の一部として扱っていることです。毎月1回、「やめられる作業はないか」を話し合う時間を15分だけ設ける、といった小さな習慣があるだけで、改善のアイデアは自然と出てくるようになります。

もう1つ、続く職場に見られるのは、改善のアイデアを出した人をきちんと認める雰囲気です。「余計なことを言うと仕事が増える」と思われている職場では、誰も困りごとを口にしなくなります。小さな改善でも、効果が出たら朝礼やチャットで共有し、言い出した人の名前を添えて伝えるだけで、次のアイデアが出やすくなります。改善の数を競う必要はありませんが、困りごとを言いやすい場を作ることが、結果として業務効率化を一番速く進めます。

独自の視点から見た、業務効率化の力が活きる仕事

在宅ワークとフリーランスの仲介を長く見てきた運営者の立場から言うと、仕事が長く続く人ほど、自分の作業の段取りを自分で整える力を持っています。依頼された作業をこなすだけでなく、「この手順は省けます」「この形式にすると確認が早くなります」と提案できる人は、発注する側にとって手放したくない相手になります。業務効率化の考え方は、会社の中だけでなく、個人で仕事を受ける人にとっても強い武器になります。

業務効率化の支援そのものを仕事にする道もあります。社内の業務の流れを見直し、AIやツールの使い方を提案する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような依頼があり、どう進めるかが紹介されています。業務の流れに合わせてシステムを作る側に回りたい人には、Web・業務システム開発のお仕事が、業務システムの開発の仕事の中身と必要なスキルを説明しています。

業務の見直しを体系的に学びたい人には、経営の診断と助言を行う国家資格の中小企業診断士もあります。資格ガイドでは、試験の内容と、資格を生かせる仕事の範囲がまとめられています。

フリーランスとして業務改善の仕事を受ける場合、手取りの厚さは働き方を左右します。仲介の手数料が高いと、同じ報酬でも受け取る金額が減り、発注する側も予算の中で頼める量が減ります。手数料0%で直接取引できる形であれば、発注する側は同じ予算でより多くの改善を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。双方が無駄なく仕事を続けられる関係そのものが、業務効率化の考え方と同じ方向を向いています。

よくある質問

Q. 業務効率化のアイデアは、まず何から試せばよいですか？

1週間だけ、自分が何の作業に何分使ったかをざっくり記録し、時間がかかっている作業を見つけることから始めます。そのうえで、会議の時間を短くする、よく送るメールの文面を保存する、ファイル名の付け方を決める、といった関係者が少なく1か月以内に結果が見える改善を1つ選ぶと、効果を実感しやすく、次の改善にもつなげやすくなります。

Q. ECRSとは何ですか？

ECRSは、改善のアイデアを出すときの4つの視点の頭文字です。排除（やめられないか）、結合（まとめられないか）、交換（順番や担当を入れ替えられないか）、簡素化（簡単にできないか）の順に考えます。効果が大きいのは排除で、作業そのものをやめればその時間がまるごと浮きます。製造の現場で生まれた考え方ですが、事務の仕事にもそのまま使えます。

Q. 業務効率化にツールを入れるときの注意点は何ですか？

仕事の流れを整理しないまま入れると、紙とツールの両方に入力することになり、かえって手間が増えます。先に、どの作業の何を減らすために使うのかを決め、それができるツールを選びます。使い方を知っている人を複数にしておくこと、導入の前後で作業時間を比べて効果を確かめることも、使われなくなるのを防ぐうえで大事です。