週次ミーティングの進め方｜議題と時間の決め方

週次ミーティングを任されたものの、毎週同じ報告を聞くだけで終わってしまう、予定の時間を過ぎてしまう、何のために集まっているのか分からなくなってきた、という悩みはよく聞かれます。結論から言うと、週次ミーティングは「先週の結果」「今週の予定」「困っていること」の3つに議題を絞り、30分以内で終わる型を決めておくと、毎週の定例が意味のある時間に変わります。報告は前日までに文字で共有し、集まった時間は困りごとの相談と決めることに使うのがこつです。この記事では、週次ミーティングの目的、曜日と時間の決め方、議題のテンプレート、時間配分の例、進め方の手順、オンラインでの注意、形骸化を防ぐ方法を順に説明します。決まったことと宿題を、担当と期限を付けて共有する方法として、Pinatecaのようなボードで進み具合を共有できる道具の使い方にも後半で触れます。

週次ミーティングとは何か

週次ミーティングとは、チームや部署のメンバーが週に1回集まり、仕事の進み具合を確かめ、困っていることを相談し、次の1週間の動き方をそろえる定例の会議のことです。週次定例、週例会などと呼ばれることもあります。

月に1回の会議では、問題が見つかったときにはすでに手遅れになっていることがあります。反対に、毎日の打ち合わせでは、準備や参加の手間が大きくなりがちです。週に1回という間隔は、遅れや困りごとを早めに見つけつつ、参加者の負担も抑えられる、ちょうどよい長さだと言えます。

週次ミーティングの役割は、大きく3つに分けられます。

• 進み具合の確認：先週やったことと、予定との差を確かめる
• 困りごとの相談：1人では解決できない問題を、チームで考える
• 次の1週間の調整：誰が何に取り組むかをそろえ、重なりや抜けを防ぐ

この3つのうち、集まって話す意味が最も大きいのは、困りごとの相談です。進み具合の確認は、文字の報告でもある程度できます。しかし、困りごとは、その場で質問をし合い、知恵を出し合うことで、早く解決に向かいます。週次ミーティングの時間の多くを、困りごとの相談に使えるように組み立てることが、意味のある定例にする第一歩です。

週次ミーティングの目的を最初に決める

週次ミーティングを始めるとき、あるいは見直すときは、最初に目的を1文で決めます。目的があいまいなまま続けていると、議題がどんどん増え、時間も長くなっていきます。

目的の書き方の例を挙げます。

• 「各自の仕事の遅れと困りごとを早く見つけ、チームで手分けして解決する」
• 「来週の作業の担当と優先順位をそろえ、作業の重なりと抜けをなくす」
• 「顧客からの問い合わせの傾向を共有し、対応の仕方をそろえる」

目的が決まると、議題に入れるべきことと、入れなくてよいことが分かります。目的に関係のない話題が出てきたら、「それは別の場で話しましょう」と切り分けられるようになります。

週次ミーティングのテンプレートを提供しているサービスの案内にも、次のような説明があります。

週次ミーティングのアジェンダにより、ミーティングの枠組みが明確になり、チームメンバーは何を期待すべきかを把握しやすくなって、より短い時間で生産的なミーティングを実現できます。 出典: slack.com

アジェンダとは、会議で話し合う議題とその順番を書いたもののことです。目的とアジェンダが決まっていると、参加者は何を準備すればよいかが分かり、ミーティングの時間が短くなります。

曜日と時間帯の決め方

週次ミーティングを何曜日の何時に開くかは、チームの仕事の流れに合わせて決めます。よく選ばれる曜日には、それぞれ次のような特徴があります。

曜日と時間帯	向いているチーム	気をつけること
月曜日の朝	1週間の作業の担当をそろえたいチーム	週明けは連絡がたまっていて、準備の時間がとりにくい
月曜日の午後	週の初めに方針をそろえたいが、朝は忙しいチーム	午前中に済ませたい作業との兼ね合い
水曜日	週の途中で進み具合を確かめ、後半で巻き返したいチーム	週の予定の立て直しが前提になる
金曜日の午後	1週間を振り返り、翌週の準備をしたいチーム	週末を前に参加者の集中が落ちやすい

どの曜日が正解ということはありません。大切なのは、ミーティングで決まったことを、その週の仕事に生かせる時間帯を選ぶことです。週の初めに担当をそろえたいなら月曜日、週の終わりに振り返りたいなら金曜日、というように、目的と結び付けて決めます。

祝日の多い月曜日に開く場合は、祝日の週にどうするかも決めておきます。火曜日に移すのか、その週は文字の報告だけにするのかを先に決めておけば、祝日のたびに調整する手間がなくなります。

時間帯は、参加者の多くが落ち着いて参加できるときを選びます。始業の直後は、メールやチャットの確認で慌ただしいことが多いので、始業から30分から1時間ほどあとに設定すると、準備を済ませてから参加できます。短時間勤務の人や、別の場所で働く人がいるチームでは、全員が参加できる時間帯かどうかを確かめてください。

時間の長さは30分を基本にする

週次ミーティングの長さは、30分を基本にするのがおすすめです。参加者が5人から8人程度のチームなら、30分あれば、進み具合の確認、困りごとの相談、翌週の調整まで終えられます。参加者が少ないチームでは、15分で終えられることもあります。

1時間の枠を取ると、話はその時間いっぱいまで広がりがちです。最初から30分の枠にしておけば、参加者は時間内に話を終えようと意識するようになります。どうしても話しきれない議題が出てきたときは、関係する人だけで別の時間を取って話し合うことにし、全員の時間を使い続けないようにします。

会議の時間は、参加者の人数を掛け合わせると大きな量になります。8人が毎週1時間のミーティングに出れば、チーム全体では1週間に8時間、1年では400時間近くを使う計算です。これを30分にできれば、1年で200時間近くの作業時間が生まれます。

会議への参加は、働く人にとって仕事の一部です。厚生労働省のガイドラインでは、労働時間について次のように説明しています。

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいい、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たる。 出典: 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

参加を求められた週次ミーティングは、一般に労働時間として扱われます。始業前や昼休みに定例を入れている職場では、その時間の扱いを含めて見直す必要があります。個々の場面が労働時間に当たるかどうかは状況によって変わるので、迷うときは社内の労務担当や労働基準監督署に確認してください。

議題のテンプレート

週次ミーティングの議題は、毎週同じ型を使うと、準備も進行も楽になります。基本の型は次のとおりです。

順番	議題	中身
1	前回の宿題の確認	前回決まった宿題が終わったか
2	先週の結果	予定どおりに進んだこと、進まなかったこと
3	困っていること	1人では解決できない問題、判断を仰ぎたいこと
4	今週の予定	各自が今週取り組むことと、優先順位
5	共有事項	チーム全体に知らせておきたいこと
6	決まったことと宿題の確認	今日決まったこと、宿題の担当と期限

この型の中で、議題1と議題6は必ず入れます。前回の宿題を確かめる習慣がないと、決まったことが実行されないまま流れていきます。最後に決まったことと宿題を読み上げる習慣がないと、参加者によって受け取り方がばらばらになります。

議題に含める内容は、チームによって変わります。同じテンプレートの案内でも、次のように述べられています。

週次ミーティングアジェンダに必要な内容は、チームの目的、規模、目標によって異なります。小規模なチームやスタートアップでは短く柔軟なアジェンダが適しているかもしれませんが、クリエイティブチームでは新しいアイデアのブレインストーミングやクライアントからのフィードバックについて話し合う時間が必要かもしれません。 出典: slack.com

基本の型をもとに、自分たちのチームに必要な議題を1つか2つ加える、という考え方で調整すると、毎週の準備が重くなりすぎません。

30分の時間配分の例

議題ごとに使う時間を決めておくと、1つの議題で時間を使い切ってしまうことを防げます。30分の週次ミーティングなら、次のような配分が目安になります。

議題	時間
前回の宿題の確認	3分
先週の結果（文字の報告を前提に、補足だけ）	5分
困っていること	12分
今週の予定	5分
共有事項	2分
決まったことと宿題の確認	3分

この配分の特徴は、困っていることの相談に最も多くの時間を使っている点です。先週の結果と今週の予定は、前日までに文字で共有しておき、ミーティングでは補足や質問だけにします。そうすると、集まった時間の半分近くを、相談と決めることに使えます。

困りごとが出てこない週は、その時間を早く終えて構いません。30分の枠を必ず使い切る必要はなく、20分で終われば、それだけ参加者の作業時間が増えます。反対に、困りごとが多い週は、優先度の高いものから順に話し合い、時間内に扱いきれないものは、関係する人だけで別の時間を取ります。

参加者が3人から4人の小さなチームなら、15分の枠でも同じ型が使えます。前回の宿題の確認に2分、先週の結果と今週の予定の補足に4分、困っていることに7分、決まったことと宿題の確認に2分という配分が目安です。共有事項は文字の報告の欄に書いてもらい、口頭では扱いません。15分でも、議題の順番と終わりの確認を省かなければ、決まったことが流れてしまうことはありません。

どの長さの枠でも、終了時刻は守ります。5分の延長が毎週続くと、参加者は「どうせ延びる」と考えて準備が甘くなり、さらに延びるという悪い循環に入ります。終了時刻で区切り、残った議題は次回の最初に回すか、関係する人だけで話す、という決まりを最初に共有しておいてください。

進め方の5つの手順

週次ミーティングは、毎週次の手順で進めると、準備から振り返りまでが1つの流れになります。

手順1：前日までに文字の報告を集める

ミーティングの前日までに、参加者が「先週の結果」「今週の予定」「困っていること」を共有の文書やチャットに書き込みます。1人あたり3行から5行程度で十分です。書く項目が決まっていれば、5分ほどで書けます。

手順2：進行役が報告に目を通し、議題を決める

進行役は、集まった報告に目を通し、困りごとの中から当日話し合うものを選びます。報告を読んで分かることは、ミーティングで改めて説明してもらう必要はありません。進行役が当日の議題と時間配分を決め、参加者に知らせます。

手順3：当日は決まった順番で進める

当日は、テンプレートの順番どおりに進めます。報告の読み上げは省き、補足や質問から始めます。困りごとの相談では、まず困っている人が状況を1分ほどで説明し、ほかの参加者が質問や提案をします。

手順4：最後に決まったことと宿題を確かめる

終了の3分前になったら、記録係が決まったことと宿題を読み上げます。宿題には必ず担当者と期限を付けます。参加者がその場で確かめることで、後からの食い違いを防げます。

手順5：当日中に議事録を共有する

ミーティングが終わったら、当日中に議事録を共有します。議事録は、決まったこと、宿題の担当と期限、次回に持ち越した議題の3つが書いてあれば十分です。次の週の手順1で、前回の宿題の欄に転記して、確認から始めます。

困りごとの相談を進める型

週次ミーティングで最も時間を使う困りごとの相談は、進め方の型を決めておかないと、状況の説明だけで時間が過ぎてしまいます。1つの困りごとを扱うときは、次の順番で進めると、10分前後で結論まで届きます。

1. 困っている人が、状況と、何を決めたいのかを1分で話す
2. ほかの参加者が、事実を確かめる質問をする（3分ほど）
3. 解決の案を出し合う（3分ほど）
4. 進行役が案を整理し、誰が何をするかを決める（2分ほど）

最初の説明では、「何が起きているか」だけでなく、「この場で何を決めてほしいか」を必ず言ってもらいます。たとえば「納品が2日遅れそうです」だけでは、聞く側は何を答えればよいか分かりません。「納品が2日遅れそうなので、先方への連絡を誰がするかと、ほかの作業を誰かに手伝ってもらえるかを決めたい」と言えば、話し合いの行き先がはっきりします。

質問の段階では、すぐに解決の案を言いたくなりますが、事実の確認を先に済ませます。いつから遅れているのか、どの作業が止まっているのか、先方はどこまで知っているのか、といった点をそろえないまま案を出し合うと、前提の違う案がぶつかり、かえって時間がかかります。

その場で結論が出ない困りごともあります。そのときは、「誰が、いつまでに、何を調べて、誰に返すか」を決めて終えます。結論を持ち越すことは失敗ではありません。持ち越すことが決まり、担当と期限が付いていれば、翌週の最初の議題で必ず確かめられます。

役割分担の決め方

週次ミーティングでは、進行役、記録係、時間を計る係の3つの役割を決めておくと、運営が安定します。

進行役は、議題の順番どおりに話を進め、話が脇道にそれたときに戻す役です。困りごとの相談では、発言の少ない人に意見を求めたり、話をまとめて結論を言葉にしたりします。

記録係は、決まったことと宿題を書き留め、最後に読み上げ、議事録を共有する役です。進行役が記録も兼ねると、話を進めることに集中できなくなるので、別の人にするのがおすすめです。

時間を計る係は、議題ごとの時間を見て、予定を超えそうなときに知らせる役です。少人数のチームなら、進行役が兼ねても構いません。

役割は、毎週または毎月で交代にすると、全員がミーティングの運営に慣れていきます。進行役を経験すると、参加者として協力すべきことも分かるようになり、ミーティング全体の質が上がります。いつも同じ人が進行役を務めていると、その人が休んだ週にミーティングが回らなくなることもあるので、交代制には備えとしての意味もあります。

参加する側が準備しておくこと

週次ミーティングが短く終わるかどうかは、進行役だけでなく、参加する一人ひとりの準備で決まります。参加者が毎週準備しておきたいのは、次の4つです。

• 前日の締め切りまでに、先週の結果、今週の予定、困っていることを書き込む
• ほかの人の報告に目を通し、質問したいことを1つ決めておく
• 自分の困りごとについて、この場で何を決めてほしいかを1文にしておく
• 前回自分が受け持った宿題の結果を、終わったか、終わっていないなら理由と見通しを言えるようにしておく

報告を書くときは、作業の名前だけでなく、どこまで進んだかが分かる書き方にします。「資料作成」とだけ書くのではなく、「提案資料は10枚中7枚まで作成、残りは木曜日に仕上げる」のように書けば、聞く側は質問しなくても状況が分かります。

困っていることがない週でも、「特になし」と書く前に、予定より時間がかかっている作業がないかを一度見直してください。小さな遅れのうちに共有しておけば、ほかの人が手伝える余地があります。遅れが大きくなってから伝えると、取れる手が限られてしまいます。

オンラインで開くときの注意

在宅勤務や、別の拠点で働く人がいるチームでは、週次ミーティングをオンラインで開くことも多いでしょう。オンラインでは、表情や空気が伝わりにくく、誰が話そうとしているのか分かりにくいため、対面とは別の配慮が要ります。

• 開始の3分前には接続し、音声と画面共有を確かめておく
• 話していないときはマイクを切り、発言したいときは挙手の機能を使う
• 進行役は、発言のない人に名前を呼んで意見を求める
• 資料は画面共有だけに頼らず、事前に送っておく
• 質問や補足はチャットに書いてもらい、区切りのよいところで拾う
• 録画するときは、最初に参加者の了解をとる

対面とオンラインが混ざる形では、オンラインで参加する人が置いていかれやすくなります。会議室の人だけで話が進まないよう、進行役がオンラインの参加者に意見を求める順番を意識的に作ってください。会議室のマイクが全員の声を拾えているかも、最初に確かめておきます。

オンラインの週次ミーティングでは、画面に共有の議事録を映しながら進める方法も便利です。記録係がその場で書き込む様子を全員が見られるので、決まったことの確認がその場で終わり、読み上げの時間も短くできます。

在宅で働く環境を整えるための支援として、テレワーク 助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の情報が紹介されています。オンラインのミーティングを続けるための機器や環境を整えるときの参考になります。

形骸化を防ぐ方法

週次ミーティングは、毎週続けるうちに、目的を失って形だけのものになりやすい会議です。形骸化とは、形は残っているのに中身がなくなってしまうことを言います。次のような兆しが見えたら、見直しの合図です。

• 報告を順番に読み上げるだけで終わっている
• 困りごとが毎週「特にありません」になっている
• 決まったことが翌週に確かめられていない
• 参加者が別の作業をしながら聞いている
• 予定の時間を毎回過ぎている

形骸化を防ぐには、まず報告をミーティングの前に済ませることです。報告の読み上げがなくなるだけで、集まる意味がはっきりします。

困りごとが出てこない場合は、聞き方を変えてみます。「困っていることはありますか」と聞くと、多くの人は「特にありません」と答えます。「今週、予定より時間がかかりそうな作業はどれですか」「誰かに手伝ってほしい作業はありますか」のように、答えやすい形で聞くと、困りごとが出てきやすくなります。

前回の宿題の確認を毎回の最初に入れることも大切です。決まったことが確かめられる習慣があれば、参加者は決まったことを実行しようとします。宿題が実行されないまま流れることが続くと、ミーティングで決めることそのものに意味がなくなってしまいます。

3か月に1回程度、ミーティングそのものの振り返りをするのも効き目があります。目的に合っているか、時間は適切か、議題の型は使いやすいかを参加者に尋ね、必要があれば型を変えます。役に立っていないと分かれば、間隔を2週間に1回にする、文字の報告だけにする、といった判断もできます。

チームの規模ごとの進め方の違い

週次ミーティングの進め方は、チームの規模によって少しずつ変わります。

3人から5人の小さなチームでは、全員が毎回発言でき、困りごとの相談にも十分な時間をとれます。15分から20分で終えられることも多いので、30分の枠にこだわらず、短く終わらせることを優先してください。

6人から10人程度のチームでは、全員の報告を聞くだけで時間がかかるため、文字の報告を前提にすることが欠かせません。困りごとの相談は、関係する人が多いものから優先し、2人だけに関係する話は、ミーティングの後に2人で話してもらうようにします。

10人を超えるチームでは、全員で毎週集まるより、小さなグループに分けて週次ミーティングを開き、グループの代表だけが集まる場を別に設ける方法が向いています。全員が集まる場は、月に1回程度にして、方針の共有や大きな決めごとに使います。

朝会や1on1との使い分け

週次ミーティングのほかに、毎朝の短い打ち合わせ（朝会）や、上司と部下が1対1で話す面談（1on1）を開いているチームもあります。それぞれの役割を分けておかないと、同じ話を何度もすることになり、会議の時間ばかりが増えていきます。

会議	間隔の目安	主に扱うこと
朝会	毎日5分から15分	今日の作業と、すぐに手伝いが要ること
週次ミーティング	週に1回30分	1週間の進み具合、チームで考える困りごと、翌週の担当
1on1	2週間から1か月に1回	個人の悩み、仕事の進め方、成長の目標

朝会を毎日開いているチームでは、週次ミーティングで日々の作業の報告を繰り返す必要はありません。週次ミーティングは、1週間という少し長い目で見たときの遅れや、複数の人にまたがる問題を扱う場にします。反対に、個人の評価や体調、人間関係にかかわる話は、全員の前で扱うのではなく1on1で聞くようにします。

会議を新しく加えるときは、今ある会議のどれかを短くするか、やめることを同時に考えます。会議の数だけが増えていくと、作業に使える時間が少しずつ削られます。週次ミーティングを始めるなら、朝会の報告の項目を減らす、月例会の議題の一部を週次に移す、といった整理を合わせて行うと、参加者の負担は増えません。

新しく週次ミーティングを始める最初の1か月

週次ミーティングを新しく始めるときは、最初から完成した型を求めず、1か月ほどかけて形を整えるつもりで進めます。

1週目は、目的の1文と議題のテンプレートを参加者に共有し、前日までの文字の報告を試します。書き込む場所と締め切りの時刻（前日の17時まで、など）を決めておくと、報告が集まりやすくなります。

2週目と3週目は、時間配分が合っているかを見ます。困りごとの相談に時間が足りなかったのか、共有事項が長くなったのかを記録係が書き留めておくと、どこを直せばよいかが分かります。

4週目の最後の5分で、参加者に「このミーティングで役に立ったこと」「変えてほしいこと」を1つずつ聞きます。出てきた意見をもとに、曜日、時間、議題の型を一度だけ見直し、その後は3か月ほど同じ型で続けます。毎週のように型を変えると、参加者が準備の仕方を覚えられないためです。

議事録の書き方

週次ミーティングの議事録は、長い文章で書く必要はありません。毎週同じ形で、次の項目を書いておけば十分です。

項目	書く内容
日時と参加者	開いた日時、参加者の名前
前回の宿題の結果	終わったもの、終わっていないものと理由
決まったこと	結論を1文で
宿題	担当者、期限、終わりの基準
次回に持ち越した議題	持ち越した理由と、次回までに準備すること

議事録は、同じ文書の先頭に新しい週の記録を加えていく形にすると、過去に何が決まったかをたどりやすくなります。毎週別のファイルを作ると、探すのに時間がかかります。

医療や介護の現場では、申し送りや記録の仕組みをデジタルに切り替える動きも進んでいます。介護の事業所での記録のデジタル化については、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、補助金を使って記録の仕組みを整える方法が紹介されています。

決まったことと宿題を共有する方法

週次ミーティングの価値は、ミーティングのあとに何が動いたかで決まります。決まったことと宿題を、担当と期限を付けて全員が見られる状態にしておくことが、意味のある定例にする最後の仕上げです。

チームが小さく、宿題も少ないうちは、共有の文書の議事録や表計算のシートで十分に管理できます。宿題を1行ずつ書き、担当、期限、状況の列を設けておけば、翌週の確認もすぐにできます。

ところが、チームが大きくなり、宿題が何十にもなると、議事録の文章では、誰の宿題が止まっているのか、どれが期限を過ぎているのかが見えにくくなります。宿題についてのやり取りがチャットに散らばり、どこで何が決まったか分からなくなることもあります。その段階では、宿題を1件ずつカードにして、担当と期限と話し合いを1か所に集められるプロジェクト管理ツールを使うと、進み具合を共有しやすくなります。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、論点ごとに話し合いを立てて決まるまで話せるディスカッションボードもあります。週次ミーティングで決まった宿題をカードにして担当と期限を付ければ、次の週の冒頭でカンバンボードを開き、「進行中」の列に残っているカードから確かめる、という進め方ができます。自分宛ての担当の割り当てや締め切りが受信箱に集まるので、宿題を受けた人が見落としにくくなります。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。Pinatecaはミーティングの進行を代わりに行う道具ではなく、決まったことと宿題の進み具合を共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきた定例と外部の人との仕事の傾向

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、外部の人と長く仕事を続けている発注者ほど、週に1回の定例の打ち合わせを短く、決まった型で開いている傾向があります。毎週同じ曜日に15分から30分だけ集まり、進み具合と困りごとを確かめ、決まったことを文字で送る。この型があると、受ける側も1週間の作業の見通しを立てやすく、発注者も遅れに早く気づけます。

仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、依頼する側は同じ予算で多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その良さが生きるのは、毎週の打ち合わせで認識がそろっている関係です。業務の進め方の見直しや、AIを使った議事録づくりを手伝う仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務の効率化を支える案件の種類が紹介されています。チームの情報共有の仕組みや業務アプリを作る仕事はアプリケーション開発のお仕事で確かめられます。

週次ミーティングは、目的を1文で決め、報告は事前に文字で済ませ、困りごとの相談と決めることに時間を使い、決まったことと宿題を共有する。この型を守れば、毎週の定例は30分以内で終わる意味のある時間になります。まずは次の週次ミーティングで、報告を前日までに書き込んでもらうことから始めてみてください。

よくある質問

Q. 週次ミーティングは何分くらいが適切ですか？

参加者が5人から8人程度のチームなら、30分を基本にするのがおすすめです。少人数のチームなら15分から20分で終えられることも多くあります。報告を前日までに文字で共有しておけば、集まった時間を困りごとの相談と決めることに使えるので、短い時間でも中身のあるミーティングになります。話しきれない議題は関係する人だけで別の時間を取ってください。

Q. 週次ミーティングは何曜日に開くのがよいですか？

決まった正解はなく、チームの目的に合わせて選びます。1週間の作業の担当をそろえたいなら月曜日、週の途中で進み具合を確かめたいなら水曜日、1週間を振り返って翌週の準備をしたいなら金曜日が向いています。始業の直後は慌ただしいので、始業から30分から1時間ほどあとに設定すると、準備を済ませてから参加できます。

Q. 報告だけで終わってしまうときはどうすればよいですか？

報告はミーティングの前日までに共有の文書やチャットに書いてもらい、当日の読み上げをやめるのが効果的です。集まった時間は、困りごとの相談と決めることに使います。困りごとが出てこないときは、「予定より時間がかかりそうな作業はどれですか」のように答えやすい聞き方に変えると、相談すべき話題が出てきやすくなります。

Q. 週次ミーティングをやめてもよいか迷っています。どう判断すればよいですか？

3か月ほどの議事録を見返し、ミーティングで決まったことや、ミーティングがなければ見つからなかった遅れがあったかを確かめてください。文字の報告だけで困りごとが解決しているなら、間隔を2週間に1回にする、文字の報告だけにするといった見直しも考えられます。やめる前に参加者の意見を聞き、試す期間を区切って変えてみると判断しやすくなります。