会議のアジェンダの作り方｜議題と時間配分を決めて事前に共有する手順

2026年9月28日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓会議のアジェンダの作り方を
✓終わったあとの記録と次の行動までの手順で説明します
✓決まったことを担当と期限つきで回す方法も紹介します

会議のアジェンダとは、会議で何を、どの順番で、どのくらいの時間をかけて話し合うのかを書き出した予定表のことです。議題の一覧だけを指して使われることもありますが、実務で役に立つアジェンダには、会議の目的とゴール、議題ごとの時間、話し合う前に読んでおく資料、議題ごとの担当者まで書かれています。アジェンダがない会議は、話が脱線したまま時間切れになり、何が決まったのか分からないまま終わりがちです。

この記事では、会議のアジェンダの作り方を、目的とゴールの決め方、議題の並べ方、時間配分、事前の共有、当日の進め方、終わったあとの記録と次の行動まで、順を追って説明します。定例会議、意思決定の会議、取引先との打ち合わせなど、会議の種類ごとの例も紹介します。会議で決まったことを担当と期限つきで回したい人向けに、無料から使えるボード型のプロジェクト管理の道具Pinatecaも、方法の1つとして後半で紹介します。

会議のアジェンダに書く項目

まず、アジェンダに書く項目を整理しておきます。会議の規模や種類によって省いてよい項目もありますが、次の項目がそろっていると、参加者は会議の前に何を準備すればよいかが分かります。

項目	書く内容	例
会議の名前	何の会議か	新サービスの公開日の決定会議
日時と場所	開始と終了の時刻、会議室やオンライン会議の住所	10月20日 10時00分から10時45分
目的	なぜこの会議を開くのか	公開日を決め、準備の分担を確定する
ゴール	会議が終わったときに何が決まっていればよいか	公開日が1つに決まっている。各担当の作業と期限が決まっている
参加者と役割	誰が出るか、進行役と記録係は誰か	進行：田中、記録：佐藤
議題と時間	話し合う内容と、それぞれにかける時間	1. 準備の進み具合（10分）
議題の担当者	その議題を説明する人	1. 開発の担当者
事前の資料	会議の前に読んでおくもの	準備の進み具合の一覧

この中で、もっとも省かれやすく、もっとも大切なのが「ゴール」です。目的が「なぜ開くのか」なのに対して、ゴールは「会議が終わったときに、何がどうなっていればよいか」を書きます。会議の進め方を扱うコラムでも、次のように注意が促されています。

会議アジェンダに目的だけを書いてゴールを省略すると、情報共有だけで時間を使い切り、意思決定に至らないまま終わるリスクが生じます。出典: space.hikarie.jp

ゴールが書かれていれば、話が脱線したときも「今日決めることは公開日でしたね」と戻せますし、ゴールに届いた時点で会議を早く終えることもできます。

アジェンダ、レジュメ、議事次第の違い

会議の準備では、アジェンダのほかに、レジュメや議事次第という言葉も使われます。似た言葉ですが、指しているものは少しずつ違います。

言葉	指すもの	主に使われる場面
アジェンダ	会議の目的、ゴール、議題、時間配分などをまとめた予定表	社内の会議、取引先との打ち合わせ
レジュメ	発表や説明の内容を要約した資料	研修、勉強会、発表のある会議
議事次第	会議で扱う事項を順番に並べた一覧	役員会、委員会、総会など形式の決まった会議

アジェンダは「この会議で何をどう進めるか」を示す予定表で、レジュメは「説明の中身」を短くまとめた資料です。発表のある会議では、アジェンダとレジュメの両方を用意し、アジェンダの中で「議題2の資料はレジュメの2ページ」のように対応を示しておくと、参加者が迷いません。

議事次第は、開会、議事、閉会のように、扱う事項を順番に書いた一覧で、形式の決まった会議でよく使われます。社内の普段の会議では、議事次第よりも、目的やゴール、時間配分まで書いたアジェンダのほうが、話し合いを進めるのに役立ちます。言葉の使い方は職場によって違うこともあるので、社内で決まった呼び方があれば、それに合わせます。

手順1：会議の目的とゴールを決める

アジェンダを作るときに最初にすることは、会議の目的とゴールを決めることです。議題を並べるのは、そのあとです。

目的とゴールを決めるときは、次の3つの問いに答えてみます。

この会議を開かないと、何が困るのか
会議が終わったときに、何が決まっていればよいのか
それは、会議を開かずにメールやチャットで済ませられないか

1つ目の問いは、目的を明らかにするためのものです。「毎週やっているから」という理由しか思い浮かばない場合は、その会議の目的があいまいになっているかもしれません。

2つ目の問いは、ゴールを決めるためのものです。ゴールは、終わったときに達成できたかどうかが分かる形で書きます。「公開日について話し合う」では、話し合えば達成になってしまいます。「公開日を1つに決める」と書けば、決まったかどうかで達成を確かめられます。

3つ目の問いは、会議そのものが必要かを確かめるためのものです。進み具合を報告するだけなら、共有の一覧や短い文章で足りることがあります。人が集まって話し合う必要があるのは、意見をすり合わせる、その場で判断する、複数の人の知恵を出し合う、といった場面です。会議を開かずに済むなら、参加者全員の時間を守ることになります。

ゴールの種類は、大きく分けると「決める」「意見を出す」「共有する」の3つです。ゴールの種類によって、会議の進め方も変わります。決める会議なら、判断の材料を事前に配り、当日は判断に時間を使います。意見を出す会議なら、自由に話せる時間を長めに取ります。共有の会議なら、質問の時間を確保します。

手順2：議題を書き出して並べる

目的とゴールが決まったら、ゴールにたどり着くために話し合う必要がある議題を書き出します。書き出した議題は、次の考え方で並べます。

決めることを先に並べる。参加者の集中力が高い前半に、判断が必要な議題を入れる。報告やお知らせは後半に回す
前の議題の結論が、次の議題の前提になる順に並べる。たとえば「公開日を決める」の後に「公開日に向けた分担を決める」を続ける
1つの議題には1つの論点だけを入れる。「公開日と料金について」のように2つの論点を1つの議題にまとめると、どちらも中途半端に終わりやすい
議題の数を絞る。時間に対して議題が多すぎるなら、今回の会議で扱うものと、次回や別の手段に回すものを分ける

議題の書き方にも工夫ができます。「公開日」のような名詞だけの書き方より、「公開日を11月と12月のどちらにするかを決める」のように、何をするかまで書くと、参加者は何を考えてくればよいかが分かります。議題の横に「決定」「意見」「共有」のどれに当たるかを書いておくのも、よく使われる方法です。

議題の数をどこまで絞るかの目安として、決める議題は1回の会議で2つから3つまでにすると、1つずつ十分な時間をかけて話し合えます。決める議題が4つ以上ある場合は、会議を2回に分けるか、一部の議題を事前に少人数で検討しておき、会議では結論の確認だけにする方法があります。報告の議題も、口頭で説明しなくても資料を読めば分かるものは、アジェンダに「資料を事前に確認してください」と書くだけにして、会議では質問を受ける時間だけを取ります。こうして会議の時間を、集まらなければできないことに集中させると、同じ時間でも決められることが増えます。

議題を書き出すときは、参加者から事前に議題を集めるのも効果があります。会議の数日前に「議題があれば〇日までに知らせてください」と呼びかけておくと、当日に「その他」として予定外の話が持ち込まれることが減ります。

手順3：議題ごとに時間を割り振る

議題が並んだら、それぞれにかける時間を決めます。時間を割り振るときの目安は次のとおりです。

会議全体の時間から逆算する。45分の会議なら、最初の確認に3分、最後のまとめに5分ほどを取り、残りを議題に割り振る
決める議題には長めの時間を取る。報告は5分でも済むが、判断が必要な議題は、意見を出し合う時間を含めて15分から20分ほど見ておく
予備の時間を残す。すべての時間を議題で埋めると、1つの議題が延びただけで最後の議題が扱えなくなる。全体の1割ほどを予備に残しておく
会議の時間そのものを短く設定する。60分の枠を取ると60分を使い切りがち。30分や45分の枠にすると、話が締まりやすい

時間配分を書いたアジェンダの例を示します。

時刻	議題	種類	担当
10:00	今日のゴールの確認	共有	進行役
10:03	準備の進み具合	共有	開発の担当者
10:10	公開日を11月と12月のどちらにするかを決める	決定	企画の担当者
10:25	公開日に向けた作業の分担と期限を決める	決定	進行役
10:37	そのほかの連絡	共有	各自
10:40	決まったことと次の行動の確認	共有	記録係
10:45	終了

このように開始の時刻を書いておくと、会議の途中で、予定より進んでいるか遅れているかがすぐに分かります。

参加者を選ぶ：誰を呼び、誰を呼ばないか

アジェンダを作る段階で、参加者を選び直すことも大切です。会議に呼ぶ人が多すぎると、1人あたりの発言の時間が減り、決めるまでに時間がかかります。呼ぶべき人が抜けていると、会議で決めたことを、あとで別の人に説明し直すことになります。

参加者を選ぶときは、議題ごとに次の3つの役割に当てはまる人を書き出してみます。

決める人。その議題について最終的な判断をする人。この人が欠けると、会議で結論が出せない
材料を持っている人。判断に必要な情報や、作業の進み具合を知っている人
決まったことを実行する人。会議のあとに、決まったことに沿って作業をする人

この3つのどれにも当てはまらない人は、会議に呼ばず、記録を共有するだけで足りることが多いものです。「念のため」「知っておいてほしいから」という理由だけで呼ぶと、その人の作業の時間を削ることになります。

一部の議題だけに関わる人には、その議題の時刻だけ参加してもらう方法もあります。アジェンダに議題ごとの開始の時刻を書いておけば、「10時10分からの議題3だけ参加してください」と案内できます。オンライン会議なら、途中から参加してもらうのも難しくありません。

参加者が決まったら、アジェンダに名前と役割を書いておきます。誰が決める人なのかが書かれていると、話し合いが行き詰まったときに、誰の判断を仰げばよいかがすぐに分かります。

手順4：アジェンダを事前に共有する

アジェンダは、作るだけでなく、会議の前に参加者に共有して初めて役に立ちます。共有するときのポイントは次のとおりです。

まず、共有する時期です。参加者が資料を読み、意見を考える時間を取れるように、少なくとも前日までには届けます。判断が必要な会議なら、2日から3日前に共有しておくと、参加者が社内で確認を取る時間も確保できます。

次に、共有する場所です。会議の予定をGoogleカレンダーで管理しているなら、予定の詳細の欄にアジェンダを書き込むか、アジェンダの文書へのリンクを入れておくと、参加者は予定を開くだけでアジェンダを確かめられます。Googleカレンダーのヘルプ「予定を作成する」では、予定を作るときにタイトルや詳細情報を追加し、ゲストを追加できると案内されています。同じヘルプには、ゲストに予定の詳細情報の編集、たとえば添付ファイルの追加などを許可できるとも書かれています。

最後に、事前に読んでほしい資料をはっきり示すことです。「資料を添付します」だけでなく、「議題2の判断の材料として、準備の進み具合の一覧を読んできてください」と、どの議題のための資料なのかを書くと、参加者は読む順番と読み方が分かります。

取引先との打ち合わせでも、アジェンダの事前共有は効果があります。相手が回答を準備したうえで打ち合わせに来られるため、「確認して後日お返事します」が減り、1回の打ち合わせで話が進みます。

進行役と記録係を決めておく

アジェンダに沿って会議を進めるには、進行役と記録係を事前に決めておくと効果があります。会議を開いた人がすべてを兼ねると、話し合いの中身に集中できず、時間の管理も記録もおろそかになりがちです。

進行役の主な役割は次のとおりです。

会議の冒頭で、目的とゴール、議題の順番を確かめる
議題ごとの時間を見て、区切りを入れる
発言が少ない人に話を振り、発言が多い人の話を区切る
話が議題から外れたら戻す
結論が出たら、言葉にして確かめる

記録係の主な役割は次のとおりです。

議題ごとに、結論と、その結論になった理由を書く
決まらなかったことと、次の扱いを書く
次の行動を、担当と期限つきで書く
脇によけた話題を書き留める
会議の最後に、決まったことと次の行動を読み上げて確かめる

記録係は、発言をすべて書き取る必要はありません。あとで読む人が必要とするのは、誰が何を言ったかの細かい記録より、何が決まり、次に誰が何をするかです。記録係が会議の最後に読み上げる時間をアジェンダに入れておくと、その場で食い違いを直せます。

進行役と記録係は、毎回同じ人が担当するより、持ち回りにするのも1つの方法です。全員が両方の役を経験すると、ほかの人が進行役のときにも協力しやすくなり、会議全体の進め方が上達します。

会議の種類ごとのアジェンダの例

会議の種類によって、アジェンダの組み立て方は変わります。よくある会議の種類ごとに、組み立て方の例を紹介します。

週1回の定例会議。チームの進み具合を確かめ、困りごとを解決するための会議です。毎回同じ型のアジェンダを使うと、準備の手間が減ります。たとえば「先週決めたことの確認」「各担当の進み具合と困りごと」「今週の優先事項」「そのほか」の順にします。進み具合の報告は、事前に共有の一覧に書いておいてもらい、会議では困りごとの相談に時間を使うと、定例会議が報告を読み上げるだけの場にならずに済みます。

意思決定の会議。何かを決めるための会議です。アジェンダには、決めることと選択肢、判断の材料を明記します。「A案とB案のどちらにするか」「判断の基準は費用と公開日」のように書いておくと、当日の話し合いが判断の基準に沿って進みます。誰が最終的に決めるのかも、事前に決めておきます。

意見を出し合う会議。新しい企画や改善の案を出し合う会議です。アジェンダは、意見を広げる時間と、意見を絞り込む時間を分けて組み立てます。最初の時間は、良し悪しを判断せずに案を出すことに集中し、後半で案を比べて絞り込みます。2つを混ぜると、出かけた案が早い段階で否定され、意見が出にくくなります。

取引先との打ち合わせ。相手と自分の両方の目的を書き込みます。「本日決めたいこと」「確認させていただきたいこと」「次回までにお互いにすること」を分けて書くと、相手も準備しやすくなります。事前に共有するときは、相手から追加したい議題がないかも尋ねておきます。

アジェンダのひな形を作って使い回す

同じ種類の会議を何度も開くなら、アジェンダのひな形を作っておくと、毎回の準備の手間が大きく減ります。ひな形は、文書の作成ソフトや表計算のシートで作り、会議のたびに複製して中身を書き換えます。

ひな形に入れておく項目の例は次のとおりです。

会議の名前、日時、場所（オンライン会議なら参加のリンク）
目的
今日のゴール（「決めること」「意見を出すこと」「共有すること」に分けて書く欄）
参加者と役割（進行役、記録係、決める人）
前回の次の行動の確認
議題（時刻、議題、種類、担当の列）
事前に読んでおく資料
決まったこと
次の行動（担当、内容、期限の列）
脇によけた話題

8から10の欄は、会議の前は空けておき、会議の最中に記録係が書き込みます。こうすると、アジェンダと議事録が1つの文書にまとまり、あとから会議の流れを振り返るときにも、何を予定していて、何が決まったのかを同じ画面で見比べられます。

ひな形は、作ったら終わりではなく、使いながら直していきます。毎回空欄のままの項目があれば削り、毎回書き足している項目があれば加えます。会議の参加者に「アジェンダで分かりにくいところはないか」を聞いてみるのも、ひな形を育てるよい方法です。

当日の進め方：アジェンダを使って会議を回す

アジェンダを作っても、当日に使われなければ意味がありません。会議を始めるときと、進めている最中に、アジェンダをどう使うかを説明します。

会議の冒頭では、進行役がアジェンダを画面に映すか、手元で開いてもらい、今日の目的とゴール、議題の順番を全員で確かめます。この最初の数分で、「今日はこれを決めて終わる」という共通の認識を作ることが、会議を時間内に終える一番の近道です。

進めている最中は、進行役が時間を見ます。議題ごとの時間が来たら、「予定の時間になりました。このまま5分延ばすか、次回に回すかを決めましょう」と区切りを入れます。延ばす場合は、ほかの議題のどこを削るのかもその場で決めます。

話が議題から外れたときは、「その話は大事なので、別の議題として記録しておきます」と言って、いったん脇によけます。外れた話を否定するのではなく、記録して別の機会に扱うと約束することで、発言した人の気持ちを損なわずに議題に戻れます。この「脇によけた話題」の一覧を、アジェンダの最後に書き足していくと、次回の議題の候補にもなります。

決定が必要な議題では、結論が出たら、その場で言葉にして確かめます。「公開日は12月1日に決まりました。よろしいですね」と確かめてから次の議題に進むと、あとで「決まったと思っていなかった」という食い違いを防げます。

オンライン会議でアジェンダを使うときの工夫

在宅勤務や、離れた場所にいる人とのやり取りが増え、オンラインで会議をする機会も増えています。オンライン会議では、対面の会議よりも、アジェンダの役割が大きくなります。

オンライン会議では、相手の表情や様子が分かりにくく、話し始めのタイミングもつかみにくいため、話がまとまりにくくなります。アジェンダを画面で共有し、今どの議題を話しているのかを全員が見える状態にしておくと、話の流れを見失う人が減ります。議題ごとに、誰が最初に話すのかをアジェンダに書いておくのも、話し始めのタイミングがつかみにくいオンライン会議では効果があります。

オンライン会議では、長い時間の会議ほど集中が続きにくくなります。60分を超える場合は、途中に5分ほどの休憩を入れる時刻をアジェンダに書き込んでおくと、参加者が休憩を見越して集中できます。

また、オンライン会議では、会議の住所（参加するためのリンク）をアジェンダと同じ場所に書いておきます。アジェンダはメールで、参加のリンクはチャットで、と別々に送ると、会議の直前にリンクを探す人が出てきます。カレンダーの予定に両方を書いておくのが、もっとも迷いにくい方法です。

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会議のあと：決まったことを次の行動につなげる

会議が終わったら、決まったことと次の行動を記録して、参加者に共有します。アジェンダの形のまま、各議題の下に結論を書き込んでいくと、そのまま議事録として使えます。

記録に残す項目は次のとおりです。

決まったこと（議題ごとの結論）
決まらなかったことと、その理由。次にいつ、どう扱うか
次の行動。誰が、何を、いつまでにするか
脇によけた話題の一覧

この中でも、次の行動の記録がもっとも大切です。「資料を作る」のように何をするかだけ書いても、誰がやるのか、いつまでにやるのかが決まっていなければ、次の会議まで誰も手を付けないことがあります。「佐藤さんが、10月24日までに、公開日の告知の文面の案を作る」のように、担当と期限を必ずセットで書きます。

記録は、会議が終わってから時間を置かずに、できれば当日中に共有します。時間がたつほど、参加者の記憶と記録の食い違いが大きくなります。共有するときは、「内容に食い違いがあれば〇日までに知らせてください」と添えておくと、認識のずれを早いうちに直せます。

次の会議のアジェンダは、前回の記録の「次の行動」の確認から始めると、決めたことがやりっぱなしにならず、会議と会議が1本の線でつながります。

決まったことを、担当と期限つきで回す方法

会議で決まった次の行動は、議事録の文書に書いておくだけだと、文書を開かない限り誰の目にも触れません。チームの人数が少なく、行動の数も少なければ、表計算のシートに「担当」「内容」「期限」「状況」の列を作り、1行ずつ管理するだけで十分に回せます。次の会議の冒頭で、このシートの「状況」の列を全員で確かめれば、やりっぱなしを防げます。

一方で、メンバーが在宅で働いていて顔を合わせる機会が少ない、会議ごとに次の行動が10件以上出る、期限が近いものを見逃したくない、という場面では、オンラインのボードで管理するほうが回しやすくなります。こうした場面の選択肢の1つがPinatecaです。

公式サイトによると、Pinatecaにはカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあります。会議で決まった次の行動をカードにして、担当と締切を付けておくと、自分宛ての担当の割り当てや締切が受信箱に集まります。ディスカッションのボードは、論点ごとに話題を立てて、決まるまで話し合うためのボードで、会議の前に議題を出し合う場や、脇によけた話題を残しておく場として使えます。チャットが内蔵されていて、カードごとのコメントも残せるため、会議のあとで出た質問を、その作業のカードの中でやり取りできます。カレンダーのボードでは、期限を月と週の予定として見渡せます。

5人までのチームなら、すべてのボードとチャットを無料で使えます。無料のプランはボード10個までで、6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、税抜。年払いなら1人あたり月額400円）になります。ChatGPTやClaudeから話しかけて、ボードのカードを読んだり、作ったりすることもできます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

アジェンダ作りでよくある失敗と、その直し方

最後に、アジェンダを作るときによくある失敗と、その直し方を整理しておきます。

議題が名詞だけになっている。「予算」「スケジュール」のように名詞だけの議題では、何を話し合うのかが分かりません。「来期の予算の上限を決める」のように、何をするかまで書きます。

議題を詰め込みすぎている。30分の会議に議題が8つ並んでいると、1つあたりの時間が足りず、どれも結論が出ないまま終わります。今回の会議で決めなければならない議題に絞り、残りは別の手段に回します。

アジェンダを当日に配っている。会議の直前に配ったアジェンダは、参加者が準備に使えません。少なくとも前日までに共有します。

「その他」の時間が長くなる。予定外の話が「その他」に集まり、会議が延びることがあります。「その他」は5分までと決めておき、時間内に収まらない話は次回の議題にします。

同じ型を使い続けて、目的に合わなくなっている。定例会議の型は便利ですが、チームの状況が変わっても同じ型を使い続けると、必要のない報告に時間を取られることがあります。数か月に一度、アジェンダの型そのものを見直す時間を取ると、会議の質を保てます。

在宅のチームや外部の人と働くときに見えてくること

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の人と長く仕事を続けているチームほど、会議の前にアジェンダを共有し、会議のあとに次の行動を担当と期限つきで残す習慣を持っています。業務委託で関わる人は、社内の人と違って雑談の中で情報を拾う機会が少ないため、アジェンダと記録が、仕事の全体を知るための大切な手がかりになるからです。

依頼する側から見ると、アジェンダを事前に読んで準備してくる人、会議のあとに自分の担当を確かめて動ける人は、安心して仕事を任せられる相手です。依頼する側と受ける側が直接やり取りできる形なら、打ち合わせの進め方や記録の残し方も、当事者どうしで決められます。仲介の手数料が間に入らない直接の取引は、同じ予算でも受ける側の手取りが厚くなり、依頼する側はその分だけ多くの作業を頼めるという、双方にとって得な形です。手数料0%で直接やり取りできる場では、こうした関係を作りやすくなります。

会議の進め方や業務の進め方そのものを改善する支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。開発のチームで、定例会議や打ち合わせを重ねながら仕事を進める働き方については、アプリケーション開発のお仕事で、仕事の中身と求められる力を確かめられます。