進捗会議の進め方｜短く終えるための議題の決め方と資料

進捗会議が毎週1時間かかり、全員が順番に報告するだけで終わってしまう。そんな悩みを抱えるチームは少なくありません。進捗会議を短く終えるために必要なのは、話し方の工夫ではなく、会議の前に「何を決める場なのか」と「報告は資料で済ませる」という2つの決まりを作ることです。この記事では、議題の決め方、事前に用意する資料、当日の時間配分、議事録の残し方を順に説明します。進み具合を会議の前に共有する方法の1つとして、カンバンやガントチャートを1画面で使えるPinatecaのような道具の使い方にも触れます。

進捗会議の目的を1文で決める

進捗会議が長くなる一番の原因は、目的があいまいなまま開いていることです。「みんなの状況を知るため」という目的では、何を話せば終わりなのかが決まらず、報告が延々と続きます。

進捗会議でやるべき3つのこと

進捗会議の役割は、次の3つに絞れます。

1. 予定より遅れている作業、または遅れそうな作業を見つける。
2. 遅れの原因のうち、担当者だけでは解けないもの（ほかの人の作業待ち、判断待ち、人手の不足）を特定する。
3. 誰が、いつまでに、何をするかを決める。

逆にいえば、予定どおりに進んでいる作業について、会議の場で一つひとつ説明を聞く必要はありません。順調な作業は資料で確かめれば十分です。会議の時間は、問題のある作業のためだけに使います。

目的を案内に書いておく

会議の案内を出すときに、目的を1文で書いておきます。たとえば「今週の遅れを洗い出し、来週の担当と期限を決める」のように書くと、参加者は何を準備すればよいかが分かります。目的が書けないなら、その会議はまだ開く準備ができていないと考えてください。

定例会議と進捗会議を分ける

週に1回の定例会議の中で、進捗の確認、新しい企画の相談、事務連絡を全部まとめて扱っているチームもあります。この形だと、進捗の確認が長引いて企画の相談の時間がなくなったり、逆に企画の話が盛り上がって進捗の確認が流れたりします。進捗の確認は短い時間に区切り、相談ごとは別の枠を取るほうが、どちらも中身が濃くなります。

進捗会議が長く、つらくなる理由

進捗会議が嫌われる理由は、会議そのものよりも、その進め方にあります。業務効率化のツールを提供している会社のコラムでも、進め方の問題が参加者の意欲を下げると指摘しています。

こうした進捗会議が続くと、参加者は「嫌い」「いらない」「参加するのがつらい」と感じ、仕事へのモチベーション低下にもつながります。 出典: go.chatwork.com

よくある原因を4つに分けて見ていきます。

報告の読み上げが中心になっている

1人ずつ順番に「今週はこれをやりました」と話していく形は、一番時間がかかります。5人のチームで1人5分話せば、それだけで25分です。しかも、ほかの人の報告を聞いている間、参加者はほとんど何もしていません。報告の内容は、会議の前に文字で共有すれば数分で読めます。

決める人がいない

問題が見つかっても、その場で決められる人が参加していないと、「確認しておきます」で終わり、次の週も同じ話を繰り返すことになります。会議には、少なくとも作業の優先順位を決められる人が1人いる必要があります。

対策の議論が始まってしまう

遅れが見つかったとたん、その原因と対策を全員で話し合い始めると、ほかの議題に進めなくなります。進捗会議では「誰が対策を考えるか」と「いつまでに答えを出すか」だけを決め、細かい対策は関係者だけで別に話すのが基本です。

会議の結果が残らない

決まったことが記録されず、担当者の記憶に頼っていると、次の会議で「あれはどうなった」と同じ確認を繰り返すことになります。決まったことは、会議の終わりに読み上げて記録に残すことが欠かせません。

議題の決め方

進捗会議を短く終えるには、議題をその場で探すのではなく、会議の前に決めておく必要があります。議題とは、会議で話し合って結論を出す項目のことです。

議題にするものとしないもの

議題にするのは、次のどれかに当てはまる作業だけです。

• 期限を過ぎた、または今週中に過ぎそうな作業。
• ほかの人の作業や判断を待っていて止まっている作業。
• 担当者が「相談したい」と手を挙げた作業。
• 予定を変える必要がある作業（期限の延長、担当の変更、作業の取りやめ）。

順調に進んでいる作業、すでに終わった作業、担当者だけで解ける小さな問題は、議題にしません。資料で確かめるだけにします。

議題の締め切りを決める

議題は、会議の前日の決まった時刻までに出してもらうようにします。たとえば「木曜10時の会議なら、水曜17時までに資料に書き込む」と決めておけば、会議を進める人は前の日のうちに議題の数と順番を決められます。締め切りを過ぎて出てきた議題は、緊急でなければ翌週に回します。

議題の並べ方

議題は、影響の大きいものから並べます。影響の大きい作業とは、遅れるとほかの作業も止まってしまうもの、お客様との約束の期日に関わるもの、費用が大きく変わるものです。影響の小さい議題を先に話していると、時間切れで大事な議題を話せなくなります。

並べ方の例を示します。

順番	議題の例	理由
1	お客様に約束した納品日に間に合わない作業	外部への影響が大きい
2	他の3つの作業が待っている設計の確定	止まると後ろの作業がすべて遅れる
3	担当者の休暇で空く1週間の割り振り	早めに決めないと調整できない
4	資料の書式の統一	今週中に決めなくても大きな影響はない

事前に用意する資料

進捗会議の時間を短くできるかどうかは、事前の資料で決まります。資料の目的は、会議の場で状況の説明をしなくて済むようにすることです。

資料に入れる項目

資料には、作業ごとに次の項目を入れます。

• 作業の名前
• 担当者
• 期限
• 状況（未着手、進行中、確認待ち、完了など）
• 遅れや問題がある場合は、その内容と、必要な助け

状況の欄は、言葉を自由に書いてもらうより、選択肢を決めておくほうが一覧で見やすくなります。「ほぼ終わり」「だいたい半分」のような書き方は人によって意味が違うので、「確認待ち」「残り2日」のように、決まった言葉と具体的な数字で書いてもらいます。

表で作るときの例

作業の数が少ないうちは、表計算ソフトの表で十分です。表の例を示します。

作業	担当	期限	状況	問題・必要な助け
申込ページの文言の確定	佐藤	10月20日	確認待ち	営業部の確認が止まっている
申込ページの画面作り	田中	10月24日	進行中	なし
案内メールの文面	鈴木	10月22日	未着手	文言の確定待ち
公開前の確認	佐藤	10月27日	未着手	なし

この表を見るだけで、「申込ページの文言の確定」が営業部の確認で止まっていて、そのせいで「案内メールの文面」も始められないことが分かります。会議で話すべきなのは、この1点だけです。

資料は会議の前に読む

資料を作っても、会議の場で初めて開いていては意味がありません。会議の前日までに資料を共有し、参加者には会議の前に目を通してもらいます。会議の最初の数分を「資料を読む時間」として取るやり方もあります。全員が同じ資料を読んだ状態で始めれば、説明を省いていきなり議題に入れます。

当日の進め方と時間配分

議題と資料がそろっていれば、進捗会議は30分以内に終えられることが多くなります。ここでは、30分の会議を例に、時間の使い方を示します。

30分の進捗会議の流れ

時間	やること
最初の3分	目的の確認と、前回決まったことが済んだかの確認
次の5分	資料を見ながら、全体の状況を確かめる（順調な作業は読み上げない）
次の17分	議題を影響の大きい順に1つずつ扱い、担当と期限を決める
最後の5分	決まったことの読み上げと、次回までの宿題の確認

議題1つにかける時間の上限を、たとえば5分と決めておくと、1つの議題で時間を使い切ることを防げます。5分で結論が出ない議題は、「誰と誰が、いつまでに別に話して決める」とだけ決めて、次の議題に進みます。

会議を進める人の役割

会議には、進める人を1人決めておきます。進める人の役割は、時間を見ること、話が議題から外れたら戻すこと、決まったことを言葉にして確かめることの3つです。進める人は、必ずしも一番立場の上の人でなくてかまいません。チームの中で持ち回りにすると、全員が会議の進め方を身につけられます。

「決まったこと」を言葉にして確かめる

議題ごとに、結論を次の3点で言葉にします。

• 何をするか
• 誰がするか
• いつまでにするか

「検討します」「様子を見ます」は結論になりません。「佐藤さんが、営業部の部長に、水曜までに確認を依頼する。返事がなければ木曜の朝に電話する」のように、次の行動が分かる形にします。

進める人がそのまま使える言い回し

会議の進め方に慣れていないうちは、場面ごとの言い回しを決めておくと、迷わずに話を戻せます。

• 会議の始め：「今日の目的は、今週の遅れを洗い出して来週の担当と期限を決めることです。議題は3つで、25分で終える予定です」
• 前回の確認：「前回、佐藤さんが営業部に確認を依頼することになっていました。結果はどうでしたか」
• 話がそれたとき：「その話は大事なので、別に時間を取りましょう。誰と誰で、いつ話しますか」
• 結論が出ないとき：「5分たったので、ここで一度区切ります。田中さんと鈴木さんで明日までに案をまとめて、チャットで共有してください」
• 会議の終わり：「決まったことを読み上げます。違っていたら今言ってください」

言い回しを決めておくと、進める人が誰であっても会議の形がそろいます。持ち回りで進める場合は、この一覧を資料の最初に載せておくと便利です。

報告する側の書き方

進捗会議を短くするには、進める人だけでなく、報告する側の書き方も大切です。資料の書き方が人によってばらばらだと、会議で一つひとつ聞き直すことになります。

よくない書き方と、直した書き方

報告の書き方を、直す前と直した後で比べてみます。

直す前の例は「申込ページの文言、だいたい進んでいます。少し詰まっているところもありますが、なんとかなりそうです」です。この書き方では、どこまで進んだのか、何に詰まっているのか、助けが要るのかが分かりません。会議で「具体的には」と聞き直すことになります。

直した後の例は「申込ページの文言は、5項目のうち4項目が確定。残り1項目（料金の説明）は営業部の確認待ちで、10月18日に依頼して返事がない。部長から催促してほしい」です。この書き方なら、読んだ人がすぐに状況を理解でき、会議では「誰が催促するか」を決めるだけで済みます。

書くときの3つの決まり

報告を書くときは、次の3つを守るようにチームで決めておきます。

1. 進み具合は、割合や件数など数字で書く（「4項目のうち3項目」「残り2日」）。
2. 止まっている場合は、何を、誰を待っているかを書く。
3. 助けが要る場合は、誰に何をしてほしいかを書く。

この3つがそろっていれば、会議を進める人は、資料を読むだけで議題にすべき作業を選べます。報告する側にとっても、自分の状況を整理するきっかけになります。

悪い知らせほど先に書く

遅れや問題は、書きにくいものです。それでも、悪い知らせほど早く、資料の上のほうに書くようにします。期限の直前になって遅れが分かると、取れる手が限られてしまいます。1週間前に分かれば人を増やすこともできますが、前日に分かったら期限を延ばすしかないことが多くなります。

遅れが見つかったときの扱い

進捗会議の中心は、遅れへの対応です。遅れの扱い方を決めておくと、会議の空気が重くなりにくくなります。

遅れを責める場にしない

遅れを報告した人が責められる会議では、次から遅れが隠されるようになります。遅れは早く分かるほど打てる手が多いので、「早く言ってくれて助かった」という扱いを徹底します。会議の目的は、遅れた理由を追及することではなく、遅れを取り戻す手を決めることです。

遅れへの4つの手

遅れが見つかったときに取れる手は、おおむね次の4つです。

1. 人を増やす。ほかの作業の担当者に手伝ってもらう。
2. 範囲を減らす。今回の期限では必要な部分だけを仕上げ、残りは次に回す。
3. 期限を延ばす。関係する人やお客様と相談して期限を変える。
4. 順番を入れ替える。先に進められるほかの作業に手を付け、待ち時間を減らす。

どの手を選ぶかは、期限の重さと、ほかの作業への影響によって変わります。会議では、この4つのどれを取るかと、誰がそれを進めるかを決めます。

期限を延ばしたら全体の予定も直す

1つの作業の期限を延ばすと、その作業を待っているほかの作業の予定も動きます。期限を変えたときは、後ろに続く作業の期限も一緒に見直し、資料を更新します。資料を直さないまま進めると、次の会議で古い予定と実際の状況が食い違い、また確認の時間がかかります。

オンラインと在宅のチームで回すときの工夫

在宅で働くメンバーが多いチームや、業務委託のメンバーを交えたチームでは、進捗会議をオンラインで開くことが多くなります。オンラインの会議には、対面とは違う工夫が要ります。

画面に映すものを1つに決める

オンラインの会議では、資料が人によって違う画面で開かれていると、「今どこの話ですか」という確認が何度も入ります。会議を進める人が資料を画面に映し、全員が同じものを見ながら話すようにします。

発言の順番を決めておく

オンラインでは、発言が重なったり、誰も話さない間ができたりしがちです。議題ごとに、まず担当者が状況を話し、次に関係者が意見を言い、最後に決める人が結論を出す、という順番を決めておくと、会議が止まりにくくなります。

会議に出られないメンバーの扱い

業務委託のメンバーや、時間をずらして働くメンバーは、毎回の会議に出られないこともあります。そうしたメンバーの作業は、資料に状況を書いてもらえば会議に出なくても把握できます。会議で決まったことは、記録を共有して、出られなかった人にも同じ情報が届くようにします。

在宅で働く人を雇う会社が、オンラインの会議や情報共有の仕組みを整えるときに使える国の助成金もあります。対象や手続きの流れは、テレワーク 助成金 2026で、制度の概要を整理しています。

議事録の残し方

進捗会議の議事録は、話した内容を全部書き起こす必要はありません。残すべきなのは、決まったことと、次回までの宿題です。

議事録に書く項目

項目	書く内容
日時と参加者	誰が出て、誰が欠席したか
決まったこと	議題ごとに、何を、誰が、いつまでにするか
保留にしたこと	結論が出なかった議題と、誰がいつまでに決めるか
次回の確認事項	次の会議の最初に確かめること

議事録は、会議が終わってから時間をおいて書くと、記憶があいまいになります。最後の5分で決まったことを読み上げ、その場で記録に書き込んでしまうのが一番確実です。

議事録の書き方の例

申込ページの公開に向けた進捗会議を例に、議事録の書き方を示します。

日時は10月16日の10時から10時30分、参加者は佐藤、田中、鈴木の3人、欠席はなしです。決まったことは2つあります。1つ目は、申込ページの文言のうち料金の説明について、佐藤さんが10月17日までに営業部の部長へ確認を催促すること。2つ目は、案内メールの文面について、文言の確定を待たずに鈴木さんが下書きを始め、10月21日までに共有することです。保留にしたことは、公開日を1日遅らせるかどうかで、10月18日の時点で文言が確定していなければ、田中さんがお客様の担当者に相談します。次回の会議の最初に、料金の説明の確定と、案内メールの下書きの進み具合を確かめます。

このように、決まったことを「誰が、いつまでに、何をするか」の形で書いておくと、議事録を読んだだけで次の行動が分かります。話し合いの経緯や、出た意見の一つひとつは、必要な場合だけ短く添えれば十分です。

議事録と作業の一覧をつなげる

議事録に書いた「誰がいつまでに何をするか」は、作業の一覧にも反映します。議事録と作業の一覧が別々になっていると、議事録には書いたのに作業の一覧には載っておらず、誰も手を付けないまま期限が過ぎる、ということが起こります。決まったことは作業として一覧に追加し、次の会議ではその作業の状況を資料で確かめます。

会議の前日・当日・翌日にやること

ここまでの内容を、会議の前後の動きとして整理します。決まった流れを繰り返すことで、会議を進める人が変わっても同じ形で回せます。

前日にやること

1. 決まった時刻までに、各担当者が資料の状況の欄を更新する。
2. 会議を進める人が資料を読み、議題にする作業を選んで、影響の大きい順に並べる。
3. 議題の一覧と資料の場所を、参加者に共有する。
4. 議題に関わる判断ができる人が参加できるか確かめる。参加できない場合は、事前に意見をもらっておく。

当日にやること

1. 最初に目的と、前回決まったことが済んだかを確かめる。
2. 資料を画面に映し、議題を1つずつ扱う。1つの議題の時間の上限を守る。
3. 議題ごとに、何を、誰が、いつまでにするかを言葉にする。
4. 最後に決まったことを読み上げ、その場で記録に書き込む。

翌日にやること

1. 議事録を、会議に出られなかった人も含めて共有する。
2. 決まったことを作業の一覧に追加し、期限と担当を入れる。
3. 期限を変えた作業があれば、後ろに続く作業の予定も直す。

この流れのうち、一番省かれやすいのが翌日の作業です。会議で決めたことが作業の一覧に入らないと、次の会議まで誰も手を付けないまま時間が過ぎてしまいます。会議を進める人が、翌日の午前中にここまで済ませると決めておくと、抜けが出にくくなります。

プロジェクトの始めに決めておくこと

進捗会議を短く回すには、プロジェクトの始めの段階で、作業の分け方をそろえておくことも大切です。作業の単位が大きすぎると、「進行中」のまま何週間も変わらず、遅れているのかどうかが分かりません。1つの作業は、数日から1週間程度で終わる大きさに分けておくと、状況の変化が資料に表れやすくなります。

また、プロジェクトの途中で必ず通る区切りの日（企画の確定、試作の完成、公開の日など）を先に決めておくと、進捗会議では「次の区切りに間に合うか」という1つの物差しで状況を判断できます。

進み具合を見える形にする道具の選び方

進捗会議を短くするには、会議の前に、全員が同じ情報を見られる状態を作ることが近道です。そのための道具は、チームの人数と作業の数によって選び方が変わります。

表計算ソフトで足りる場面

メンバーが数人で、作業の数も20〜30個程度なら、表計算ソフトの共有ファイルで十分に回せます。先ほどの表の形で作業を並べ、状況の欄を選択肢から選べるようにしておけば、会議の資料としてそのまま使えます。

ただし、作業の数が増えたり、複数の人が同時に書き込んだりするようになると、表は見づらくなります。誰がどこを直したのかが分かりにくい、期限の重なりが見えない、コメントのやり取りが表の外のメールやチャットに散らばる、といった不便が出てきます。

作業の管理の道具が向く場面

業務の管理の道具を比較しているサイトでも、会議の効率化には進捗の管理の仕方を見直すことが有効だと説明しています。

「進捗会議に時間がかかる」「報告が属人化している」と感じている場合は、ツールによる進捗管理の見直しが有効です。最適なシステムを選ぶことで、会議そのものの効率化も実現できます。 出典: it-trend.jp

属人化とは、ある仕事のやり方や状況を特定の人しか知らない状態のことです。報告が属人化していると、その人が休んだだけで作業の状況が分からなくなります。

次のような状態になったら、作業の管理の道具を使うと会議の準備が楽になります。

• 作業の数が多く、表を上から下まで読むのに時間がかかる。
• 担当者ごとの作業の偏りを、会議の前に確かめたい。
• 作業ごとのやり取りを、その作業のすぐそばに残したい。
• 社外のメンバーにも、必要な範囲だけ見せたい。

作業を「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の列に並べるカンバンボードを使えば、どの列に作業がたまっているかが一目で分かります。期限を横に並べるガントチャートを使えば、締め切りの重なりや、遅れが後ろの作業に与える影響が見えます。

無料から試せる選択肢

1つの例として、Pinateca は、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、リソースなど8種類のボードとチャットを、無料のプランから使えるプロジェクト管理の道具です。公式サイトによると、5人までのチームなら期限なしで無料（ボードは10個まで、ファイル容量1GB）で、クレジットカードの登録も要りません。6人以上のチームや、11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、年払いなら月額400円。いずれも税抜）になります。

進捗会議の準備で役立つのは、次のような機能です。

• ガントのボードには今日の位置を示す線があり、遅れている作業が見つけやすい。担当者別やラベル別に絞り込める。
• リソースのボードで、人ごとの作業の偏りを確かめられる。
• カードごとにコメントを残せるので、作業についてのやり取りがその作業のすぐそばにまとまる。
• 会議の動画を載せて書き起こしから探せる機能は、ビジネスのプラン（1人あたり月額1,980円、年払いなら月額1,580円。税抜）で使える。

会議の前に全員がボードを見て状況を書き込んでおけば、会議では遅れている作業のカードだけを開いて話せます。進捗会議の資料を表で作る手間を減らしたいチームは、Pinatecaの案内ページで機能と料金の詳細を確かめられます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を使う場合も、道具を入れただけで会議が短くなるわけではありません。議題の締め切り、状況の書き方、決まったことの記録という決まりがあってこそ、道具が力を発揮します。

進捗会議の頻度と長さの決め方

進捗会議を毎週開くべきか、毎日開くべきかは、作業の進み方の速さによって変わります。

頻度の目安

• 作業の期限が数日単位で、状況が毎日変わるチームは、毎日15分程度の短い確認が合います。
• 作業の期限が週単位のチームは、週に1回30分程度が目安です。
• 長い期間の作業が中心で、状況がゆっくり変わるチームは、2週間に1回でも十分なことがあります。

会議を開くたびに「今回は議題がない」という状態が続くなら、頻度を下げる合図です。逆に、会議と会議の間に遅れが大きくなって手遅れになることが続くなら、頻度を上げるか、資料での確認を増やします。

会議の種類ごとの違い

一口に進捗会議といっても、開く相手と目的によって、進め方は少しずつ変わります。

• チームの中の毎日の短い確認（朝会）は、昨日やったこと、今日やること、困っていることの3つだけを1人1分程度で話します。困っていることが出たら、その場では解決せず、会議の後に関係者だけで話します。
• チームの中の週1回の進捗会議は、この記事で説明してきた形です。資料をもとに、遅れている作業と止まっている作業だけを議題にします。
• お客様や発注者との定例会議は、作業の細かい状況より、約束した期日に対して順調かどうか、お客様に判断してほしいことは何かを中心にします。社内の進捗会議で状況を整理してから臨むと、お客様の前で慌てずに済みます。

どの種類でも、目的を1文で決める、資料を前に共有する、決まったことを記録する、という基本は同じです。

定期的に会議そのものを見直す

進捗会議の進め方は、一度決めたら終わりではありません。1か月に1回程度、次の点を見直すと、会議が少しずつ短く、中身の濃いものになっていきます。

• 予定した時間内に終わっているか。
• 議題が前日までに出そろっているか。
• 決まったことが、次の会議までに実行されているか。
• 会議に出ていない人にも、決まったことが伝わっているか。

できていない点が見つかったら、その原因を会議の参加者と話し合い、決まりを1つずつ直していきます。

会議をやめる選択肢も持つ

資料での共有が定着し、問題が起きたときにすぐ相談できる関係ができていれば、定期の進捗会議を減らしたり、やめたりすることもできます。進捗会議は手段であって目的ではありません。会議を開かなくても遅れが早く見つかり、担当と期限がすぐ決まる状態なら、それが一番時間のかからない形です。

業務委託のメンバーと進捗を共有するときに見てきたこと

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、発注者と受け手の関係が長く続く案件には、進捗の共有の仕方に共通点があると感じています。それは、受け手が会議で聞かれる前に、自分から状況と困りごとを書いて共有していることです。発注者から見ると、毎回の会議で一から説明を求める必要がなく、遅れがあっても早めに分かるので、安心して次の仕事も任せられます。

業務委託のメンバーにとって、進捗会議への参加は、作業の時間を削ることでもあります。時給や時間単位で契約している場合は、会議の時間も費用になります。資料での共有を中心にして会議を短くすることは、発注者にとっては費用を抑えることになり、受け手にとっては作業そのものに使える時間が増えることになります。中間の業者を挟まずに直接やり取りする形なら、こうした進め方の工夫も当事者同士ですぐに話し合えます。

進捗の管理や会議の進め方は、業務の改善を支援する仕事の中心的な技術でもあります。会社の業務の流れを見直す専門家を目指す人は、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士の資格ガイドで、試験の内容と仕事での使い方を確かめられます。生成 AI を使った業務の効率化を支援する仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、案件の種類と必要なスキルを紹介しています。

よくある質問

Q. 進捗会議は何分くらいが適切ですか？

週に1回の進捗会議なら30分以内が1つの目安です。議題を前日までに決め、資料を事前に読んでおけば、順調な作業の報告を省けるので短くできます。状況が毎日変わるチームは15分程度の短い確認を毎日開くほうが合うこともあります。議題がない回が続くなら頻度を下げることも考えてください。

Q. 進捗会議の資料には何を書けばよいですか？

作業ごとに、作業の名前、担当者、期限、状況、問題や必要な助けを書きます。状況は「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」のように選択肢を決め、「だいたい半分」のようなあいまいな書き方は避けます。会議の前日までに共有し、参加者に目を通してもらうことで、当日の説明を省けます。

Q. 遅れている人を責める雰囲気になってしまいます。どうすればよいですか？

進捗会議の目的は、遅れた理由を追及することではなく、遅れを取り戻す手を決めることだと、最初に全員で確認します。遅れを早く報告した人には感謝を伝え、人を増やす、範囲を減らす、期限を延ばす、順番を入れ替えるのどれを取るかを話し合います。責められる場だと、次から遅れが隠されるようになります。

Q. 議事録はどこまで詳しく書くべきですか？

話した内容を全部書き起こす必要はありません。日時と参加者、議題ごとに決まったこと（何を、誰が、いつまでに）、保留にしたことと決める人、次回の確認事項を残せば十分です。会議の最後の5分で決まったことを読み上げ、その場で記録に書き込むと、書き漏れや記憶違いを防げます。