会議の進め方|時間内に結論を出すコツ


この記事のポイント
- ✓アジェンダと資料の事前共有
- ✓オンライン会議の注意点
- ✓終わった後の議事録まで順に説明します
会議の進め方で悩む人の多くは、「時間が来たのに何も決まらなかった」「話があちこちに飛んで終わった」という経験をしています。会議が時間内に結論を出せるかどうかは、当日の話し方よりも、始まる前の準備と、時間の割り振りと、結論の出し方を決めておくことでほぼ決まります。この記事では、初めて会議の進行を任された人でもそのまま使えるように、準備から当日の流れ、終わった後の議事録までを順に説明します。
会議が時間内に終わらない理由
会議が長引いたり、何も決まらずに終わったりするのには、いくつかの決まった理由があります。進め方を考える前に、まず原因を知っておくと、どこを直せばよいかが見えてきます。
目的とゴールが決まっていない
最も多い原因は、会議の目的とゴールが決まっていないことです。目的とは、何のために集まるのかということです。ゴールとは、会議が終わったときにどんな状態になっていればよいかということです。「新しい商品について話す」という目的だけでは、どこまで話せば終わりなのかが分かりません。「新しい商品の候補を3つに絞る」というゴールがあれば、3つに絞れた時点で会議は終われます。
話し合う必要のない議題が混ざっている
報告や連絡だけで済む内容を会議で読み上げていると、話し合いに使える時間が減ります。資料を読めば分かることを、会議の場で一から説明しているのはよくある形です。報告は前もってメールやチャットで済ませておけば、会議の時間を、その場で意見を出し合う必要がある議題だけに使えます。
参加者が多すぎる
参加する人が多すぎると、1人あたりの発言の時間が減り、何も話さないまま終わる人が出てきます。また、関係の薄い人が多いと、その人たちに向けた説明が増えて時間がかかります。会議に呼ぶのは、その議題で意見が必要な人と、決める権限を持つ人に絞ります。
決め方が決まっていない
意見が出そろっても、最後にどうやって1つに決めるのかが決まっていないと、話し合いは同じところを回り続けます。多数決で決めるのか、責任者が決めるのか、基準に点数を付けて決めるのかを、会議の前に決めておくことが大切です。決め方については、あとの節で詳しく説明します。
テレワークが広がってからは、オンラインの会議が増え、移動がない分だけ会議を気軽に開けるようになりました。その結果、1日の予定が会議で埋まり、本来の作業の時間が取れないという悩みも増えています。会議の進め方を見直すことは、会議そのものを短くするだけでなく、会議以外の時間を取り戻すことにもつながります。
会議の種類ごとに目的を決める
会議には、大きく分けて3つの種類があります。種類によって、ゴールの置き方と進め方が変わります。
| 会議の種類 | 主な目的 | ゴールの例 |
|---|---|---|
| 報告・共有の会議 | 進み具合や情報を全員で確かめる | 全員が状況を知り、困りごとが出そろう |
| アイデア出しの会議 | 意見や案をできるだけ多く集める | 候補の案が出そろい、次に検討する案が決まる |
| 意思決定の会議 | 方針や計画を1つに決める | 決定事項と担当と期限が決まる |
報告・共有の会議
定例会議の多くはこの種類です。進み具合を確かめることが目的なので、1人あたりの報告の時間を決め、困っていることだけを話し合う形にすると短く済みます。報告の中身は、会議の前に書面で共有しておき、会議では質問と相談だけを扱うようにすると、さらに時間を減らせます。
アイデア出しの会議
アイデア出しの会議では、最初から良し悪しを判断しないことが大切です。出された案にすぐ反対すると、ほかの人が発言しにくくなります。前半は案を出すことだけに使い、後半で案を比べて絞る、と時間を分けておくと進めやすくなります。
意思決定の会議
意思決定の会議は、結論を出すことが目的です。判断に必要な材料を前もって全員に配り、会議の場では材料の説明を省いて、比べることと決めることに時間を使います。決める権限を持つ人が欠席すると結論が出せないので、日程はその人の都合を最優先にして決めます。
1つの会議に種類の違う議題が混ざっている場合は、議題ごとにどの種類かを決めておきます。報告の議題を先に短く終わらせ、意思決定の議題に長い時間を残す、という並べ方が基本です。
会議の前にする準備
会議がうまくいくかどうかは、始まる前の準備でほとんど決まります。準備に15分かけるだけで、会議の時間は大きく短くなります。
目的とゴールを1文で書く
まず、会議の目的とゴールを1文ずつ書きます。「来年度の展示会に出るかどうかを決める」「出る場合は担当者と予算の上限を決める」のように、終わったときに何が決まっていればよいかが分かる書き方にします。この1文が書けないときは、まだ会議を開く段階ではない可能性があります。
アジェンダを作る
アジェンダとは、会議で話し合う議題と、その順番と、それぞれにかける時間を並べた予定表のことです。アジェンダには、議題ごとに「報告」「意見交換」「決定」のどれなのかも書いておくと、参加者が何を準備すればよいかが分かります。
| 時間 | 議題 | 種類 | 担当 |
|---|---|---|---|
| 0〜5分 | 目的とゴールの確認 | 共有 | 進行役 |
| 5〜15分 | 前回の宿題の進み具合 | 報告 | 各担当 |
| 15〜45分 | 展示会に出るかどうか | 決定 | 全員 |
| 45〜55分 | 担当と予算の上限 | 決定 | 責任者 |
| 55〜60分 | 決定事項と宿題の確認 | 共有 | 書記 |
最後の5分は、決まったことを確かめる時間として必ず残しておきます。ここを削ると、会議が終わった後に「結局どうなったのか」が人によって違うという事態が起きます。
参加者を絞り、役割を決める
アジェンダを見ながら、それぞれの議題で意見が必要な人を選びます。議題が自分に関係のない人は、議事録で結果を知らせれば足ります。参加者が決まったら、進行役と書記と、時間を見る係を決めておきます。少人数の会議では、進行役が時間を見る係を兼ねてもかまいません。
資料と問いかけを前もって送る
資料は、会議の前日までに送ります。当日に配ると、会議の最初の時間が資料を読む時間になってしまいます。資料と一緒に、「この点について意見を考えてきてください」という問いかけを1つか2つ添えておくと、参加者は自分の意見を用意した状態で会議に来られます。会議の招集を送るときは、次のような文面が使えます。
件名:【11月6日(金)14時】展示会の出展についての打ち合わせ
お疲れさまです。
来年度の展示会への出展を決めるため、打ち合わせを開きます。
日時:11月6日(金)14:00〜15:00
場所:第2会議室(オンラインの方は招待のリンクから)
目的:展示会に出るかどうかを決める
ゴール:出る場合は、担当者と予算の上限まで決める
資料を添付しました。前日までに目を通し、
「出る場合に一番の不安は何か」を1つ考えてきてください。
Googleカレンダーで会議の予定を作るときは、予定の詳細の欄にアジェンダを書き、資料を添付しておくと、参加者は予定を開くだけで準備ができます。予定の作り方はGoogleカレンダーのヘルプで確かめられます。
当日の進め方
準備ができたら、当日はアジェンダの順番と時間を守ることに集中します。ここでは、60分の会議を例に、当日の流れを説明します。
最初の5分で目的とゴールを確かめる
会議の冒頭では、進行役が目的とゴールを読み上げ、「今日はこれが決まったら終わりです」と全員で確かめます。決め方もここで伝えます。「意見が分かれたら、最後は部長に決めてもらいます」のように先に言っておくと、議論がまとまらないときにも慌てずに済みます。
参加者どうしに遠慮がある場合は、最初の1〜2分で軽い話題を出して場を和ませる方法もあります。これをアイスブレイクと呼びます。アイスブレイクとは、会議の始めに緊張をほぐして、発言しやすい雰囲気を作ることです。ただし、長くなると本題の時間が減るので、短く切り上げます。
議題ごとに時間を区切る
議題ごとに決めた時間が来たら、進行役は「この議題の時間が残り3分です」と声をかけます。時間内に結論が出なかった議題は、その場で延ばすのではなく、「次回に持ち越す」「担当者が案をまとめて後日メールで決める」など、扱い方を決めて次の議題に移ります。1つの議題が長引くと、後の議題がすべて押し出されてしまうためです。
本題から外れた話は別の紙に書き出す
会議の途中で、大事だけれど今日の議題ではない話が出ることがあります。その話をその場で続けると、本題の時間がなくなります。かといって話を止めると、発言した人は不満を持ちます。そこで、ホワイトボードの隅や共有のメモに「あとで話すこと」の欄を作り、そこに書き出します。この欄は、駐車場にいったん車を停めておくことにたとえて、パーキングロットと呼ばれます。会議の最後に、書き出した話を誰がいつ扱うかだけを決めます。
発言の偏りをならす
同じ人ばかりが話していると、ほかの人の意見が出てきません。進行役は、まだ発言していない人に「〇〇さんはどう思いますか」と名前を呼んで話を振ります。発言しにくい人が多い場合は、最初に1人ずつ順番に意見を言ってもらう形にすると、全員の考えがそろいます。
反対の意見を言うときは、代わりの案と一緒に言ってもらう決まりにしておくと、話し合いが前に進みます。「その案は難しいと思います。代わりに、規模を半分にして試す方法はどうでしょうか」のように、反対と提案を組み合わせる形です。
時間内に結論を出す方法
会議で結論を出すには、決め方を前もって決めておくことがいちばんの近道です。仕事用のチャットツールを提供する会社の解説でも、会議の流れの中で結論をまとめる段階の大切さが強調されています。
会議内で出された意見やアイデアを取りまとめ、会議の結論として採用すべき案を取捨選択します。必要に応じて異なる意見間の調整を行ったり、複数のアイデアを融合したりすることで、参加者が納得できる合意形成に至ることが重要です。 出典: slack.com
合意形成とは、参加者が話し合いを通じて、1つの結論に納得してそろうことです。結論の決め方には、主に次の3つがあります。
多数決で決める
多数決は、候補の案に参加者が手を挙げ、いちばん多くの支持を集めた案に決める方法です。短い時間ではっきりと結論が出るのが長所です。一方で、目新しい案は支持を集めにくく、無難な案に決まりやすい傾向があります。また、少数の側に回った人が納得しないまま終わることもあるので、少数の側の意見で取り入れられる部分がないかを、最後に1度確かめると角が立ちません。
責任者が決める
決める権限を持つ人が、話し合いの内容を聞いたうえで結論を出す方法です。現場の意見を聞いたうえで責任者が決めるので、結論の責任の所在がはっきりします。ただし、話し合いの前から責任者の考えが決まっていると、参加者は「何のために意見を出したのか」と感じます。責任者は、決める前に話し合いで出た意見を自分の言葉で言い直し、どの意見を重く見て決めたのかを説明します。
基準に点数を付けて決める
「効果の大きさ」「かかる費用」「実現しやすさ」のような基準を決め、案ごとに点数を付けて、合計の高い案に決める方法です。決まるまでの理由が目に見えるので、参加者が納得しやすい決め方です。基準を決める話し合いに時間がかかるので、基準は会議の前に責任者が決めて、資料に書いておくと時間を短くできます。
| 案 | 効果の大きさ | かかる費用の少なさ | 実現しやすさ | 合計 |
|---|---|---|---|---|
| 案A | 3 | 2 | 3 | 8 |
| 案B | 2 | 3 | 2 | 7 |
| 案C | 3 | 1 | 1 | 5 |
結論が出ないときの扱い
時間内にどうしても結論が出ないときは、何が決まらなかったのかをはっきりさせて終わります。「案Aと案Bのどちらかにすることまでは決まった。残りは費用の見積もりが出てから責任者が決める」のように、決まった部分と決まらなかった部分と、その先の決め方を言葉にしておきます。何も決まらずに「また話しましょう」で終わる会議と、決まらなかった理由と次の段取りが決まった会議とでは、次の会議の短さがまったく違います。
結論が出ない原因が、判断に必要な材料が足りないことにある場合も少なくありません。費用の見積もりがない、現場の担当者の意見を聞いていない、といった状態では、どれだけ話し合っても決められません。その場合は、足りない材料を誰がいつまでに用意するかを決め、材料がそろってから短い会議で決めるほうが、結果として早く結論にたどり着けます。
進行役と書記の役割
会議を時間内に終わらせるには、進行役と書記の働きが欠かせません。どちらも特別な技術が要る役割ではなく、やることを決めておけば初めてでも務まります。
進行役がすること
進行役は、会議の目的に向けて話し合いを導く人です。ファシリテーターとも呼ばれます。ファシリテーターとは、自分の意見を押し通すのではなく、参加者の意見を引き出し、話し合いを整理して、結論へ導く役のことです。進行役の主な仕事は次のとおりです。
- 冒頭で目的とゴールと決め方を伝える
- 議題ごとの時間を見て、残り時間を知らせる
- 発言していない人に話を振る
- 話が本題から外れたら、目的に立ち返って戻す
- 出た意見を短く言い直して、全員の理解をそろえる
- 最後に決定事項と宿題を読み上げる
話が本題から外れたときは、発言した人を責めずに戻すのがコツです。「大事な話なので、あとで話すことの欄に書いておきます。いまは展示会に出るかどうかに戻りましょう」のように、話を受け止めたうえで戻すと、場の雰囲気が悪くなりません。
書記がすること
書記は、会議で決まったことを記録する人です。話した内容を一言一句書く必要はありません。書くべきなのは、決まったこと、決まらなかったこと、宿題とその担当者と期限の3つです。
議事録とは、会議で何が話し合われ、何が決まったかを残した記録のことです。議事録には、次の項目を書きます。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 日時と場所 | 開いた日時と会議室、またはオンライン |
| 参加者 | 出席した人の名前 |
| 目的 | 会議を開いた目的 |
| 決定事項 | 決まったことを1行ずつ |
| 持ち越し | 決まらなかったことと、その先の決め方 |
| 宿題 | やること、担当者、期限 |
会議の画面に議事録を映しながら書くと、参加者はその場で書き間違いに気づけます。最後の5分で議事録の決定事項と宿題を読み上げ、全員が「これで合っている」と確かめてから会議を終えると、あとで食い違いが起きません。
進行役が使える言い回しの例
進行役を初めて務めると、どんな言葉で話を振ったり戻したりすればよいのか迷います。場面ごとに使える言い回しを覚えておくと、当日に言葉に詰まらずに済みます。
会議を始めるとき
「本日はお時間をいただき、ありがとうございます。今日の目的は、展示会に出るかどうかを決めることです。終わる時間は15時です。意見が分かれた場合は、最後に部長に決めていただきます。」
冒頭では、目的、終わる時間、決め方の3つを必ず口にします。この3つを最初に聞いておくと、参加者は自分の発言をどこに向ければよいかが分かり、話が散らかりにくくなります。
意見を引き出したいとき
「ここまで賛成の意見が多く出ています。反対の立場から見て、気になる点はありますか。」 「〇〇さんは現場の担当なので、実際に動かすとしたら何が一番大変か、教えてください。」
賛成の意見ばかりが続くときは、あえて反対の立場からの意見を求めると、見落としていた問題が出てきます。名前を呼んで話を振るときは、その人の立場や担当に結び付けて聞くと、相手も答えやすくなります。
話が長くなったとき
「ありがとうございます。要点は、費用が予算を超えそうだということですね。その点を踏まえて、ほかの方の意見も聞かせてください。」
1人の発言が長くなったときは、その人の話を短く言い直して受け止め、ほかの人に話を移します。言い直すことで、本人は話が伝わったと感じ、ほかの参加者も要点をつかめます。
決めるとき
「意見が出そろったので、ここで決めたいと思います。案Aに賛成の方は手を挙げてください。」 「決まったことを読み上げます。展示会には出る。担当は〇〇さん。予算の上限は50万円。この内容で合っていますか。」
決める場面では、何を決めるのかを言ってから決め方に入ります。決まったら、その場で読み上げて全員の了解を取ります。この一言があるかどうかで、会議の後の食い違いが大きく減ります。
参加者として会議を短くするためにできること
会議を短くするのは、進行役だけの仕事ではありません。参加者の1人ひとりが少し気をつけるだけで、会議の時間は目に見えて短くなります。
資料に目を通してから参加する
送られてきた資料には、会議の前に必ず目を通します。資料に書いてあることを会議の場で質問すると、その説明のために全員の時間が使われます。分からないところがあれば、会議の前に担当者へ短く質問しておくと、当日の話し合いに集中できます。
結論から話す
発言するときは、先に結論を言い、そのあとに理由を話します。「案Aに賛成です。理由は2つあります」のように始めると、聞く側は話の行き先が分かり、最後まで集中して聞けます。経緯から話し始めると、聞く側は何の話なのかが分からないまま待つことになります。
宿題を自分から引き受ける
会議で「誰が調べるか」が決まらないまま時間が過ぎることがあります。自分の担当に近い内容であれば、「その件はこちらで調べます」と自分から引き受けると、話が早く進みます。引き受けたときは、いつまでにできるかもその場で伝えます。期限を自分で言うと、無理のない予定を組めます。
終わる時間を守る
会議が延びそうなときは、参加者の側からも「次の予定があるので、15時で抜けます」と前もって伝えておきます。延びることが当たり前になっている会議では、誰かが時間を口にするだけで、進行役も時間を意識するようになります。
オンライン会議の進め方
オンラインの会議では、相手の表情や場の空気が読みにくくなります。対面と同じ進め方をしていると、発言が重なったり、誰も話さない時間が続いたりします。オンラインならではの決まりを、最初に伝えておきます。
最初に伝えておく決まり
- 話すとき以外はマイクを切る
- 発言したいときは手を挙げる機能を使うか、チャットに一言書く
- 資料は画面共有で映し、どのページを見ているかを口で伝える
- 通信が切れたら、すぐに入り直す
オンラインでは、進行役が名前を呼んで話を振ることが、対面の会議よりもさらに大切になります。誰が話そうとしているのかが分かりにくいため、黙っている人の意見が出てこないまま終わりやすいからです。
記録の機能を使う
TeamsやGoogle Meetには、会議中にメモを取ったり、話した内容を文字にしたりする機能があります。Teamsでは、会議のメモを参加者と共有しながら書けます。使い方はMicrosoft Teams で会議のメモを取るで確かめられます。Google Meetの文字起こしは、使える契約の種類が決まっていて、どの契約で使えるかはGoogle Meetのヘルプに一覧があります。
文字起こしは便利ですが、話したことがそのまま文字になるだけで、決まったことが整理されるわけではありません。書記の役割はなくさず、決定事項と宿題は別に書き出しておきます。また、会議を録画したり文字にしたりするときは、最初に参加者へ伝えて了解を得ておきます。社外の人が参加する会議では特に大切です。
対面とオンラインが混ざる会議
会議室に集まる人と、オンラインで参加する人が混ざる会議は、オンラインの側が置き去りになりやすい形です。会議室の声が聞き取りにくかったり、ホワイトボードの文字が見えなかったりするためです。会議室の側も1人1台ずつパソコンでつなぐか、ホワイトボードの代わりに共有のメモを画面に映すと、全員が同じものを見ながら話し合えます。
アイデア出しの会議を進める手順
アイデア出しの会議は、意思決定の会議と比べて、結論の形が見えにくい会議です。そのため、時間内に何かを残すには、手順を決めて進めることが特に大切になります。たくさんの案を出し合う話し合いの方法は、ブレインストーミングと呼ばれます。ブレインストーミングとは、出された案の良し悪しをその場で判断せず、とにかく数を出すことを目的にした話し合いのことです。
手順の例
- 進行役が、考えてほしい問いを1文で示す(例:来店したお客様にもう1品買ってもらうには何ができるか)
- 5分間、各自が黙って付箋や共有のメモに案を書き出す
- 書き出した案を1人ずつ読み上げ、似た案どうしをまとめる
- まとめた案の中から、試してみたいものに1人3票ずつ投票する
- 票の多かった上位の案について、誰がいつまでに詳しく調べるかを決める
黙って書く時間を先に取る理由
いきなり口頭で案を出し合うと、話すのが得意な人の案ばかりが集まり、最初に出た案に引きずられがちです。最初に黙って書く時間を取ると、全員が自分の考えを出してから話し合いに入れます。オンラインの会議でも、共有のメモやホワイトボードの機能を使えば同じ進め方ができます。
判断しない時間と判断する時間を分ける
案を出している途中で「それは予算的に無理」と言われると、ほかの人も案を出しにくくなります。案を出す時間は判断をしない、案を絞る時間に初めて判断をする、と時間を分けて伝えておきます。絞り込みの段階でも、案を出した人を否定するのではなく、案の中身を比べるようにすると、次の会議でも案が出やすい雰囲気を保てます。
アイデア出しの会議のゴールは、案を1つに決めることではなく、次に詳しく調べる案と、その担当者が決まることです。そこまで決まれば、時間内に結論が出たと言えます。
会議が終わった後にすること
会議は、終わった後の動きで初めて意味を持ちます。決まったことが実行されなければ、会議にかけた時間は無駄になります。
議事録はその日のうちに送る
議事録は、会議が終わったその日のうちに参加者へ送ります。時間がたつと、記憶があいまいになり、議事録の確認にも時間がかかります。出席しなかった関係者にも、決定事項と宿題だけを短く知らせておくと、次の会議で一から説明する手間が省けます。
宿題の期限を追いかける
宿題には、担当者と期限を必ず付けます。「誰か調べておいてください」では、誰も調べません。期限の前日に、進行役か書記が「明日が期限の宿題です」と一言知らせるだけで、宿題が実行される割合は大きく変わります。次の会議の冒頭では、前回の宿題がどうなったかを最初に確かめます。
会議そのものを振り返る
ときどき、会議の進め方そのものを振り返ります。予定どおりの時間で終わったか、全員が発言できたか、決めるべきことが決まったかの3つを、参加者に一言ずつ聞くだけで十分です。毎回同じところで時間が延びているなら、その議題の時間の割り振りか、資料の事前の送り方を見直します。
会議を短くする、減らす工夫
会議の進め方を整えたら、次は会議の数と長さそのものを見直します。
時間の初期設定を短くする
カレンダーで予定を作ると、会議の時間は60分や30分で入りがちです。初めから60分で予定を組むと、話し合いはその60分いっぱいまで延びやすくなります。報告の会議は30分、決める議題が1つだけなら25分、のように、議題に合わせて短めに組みます。25分や50分で組むと、次の予定との間に移動や休憩の時間も取れます。
定例会議を見直す
毎週決まった曜日に開く定例会議は、続けているうちに目的があいまいになりがちです。半年に1度は、その定例会議がなくなったら困ることは何かを考えます。進み具合の報告だけなら、チャットや共有の表に書く形に切り替え、会議は月に1度、相談が必要なときだけにする、という方法もあります。
会議でなくてよいものを見分ける
次のような内容は、会議を開かずに済むことが多いものです。
- 決まったことを知らせるだけの連絡
- 資料を読めば分かる報告
- 2人だけで話せば済む相談
- 返事を急がない質問
反対に、意見が分かれている議題、関係者が多くて調整が要る議題、顔を合わせて話したほうが早い込み入った相談は、会議で扱う価値があります。会議を開く前に「これはメールやチャットで済まないか」と1度考えるだけで、会議の数は減っていきます。
在宅で働く人と会議
在宅で仕事を受けるフリーランスにとって、取引先との打ち合わせは、仕事の中身を決める大切な場です。会社の会議と違い、進行役を自分で務めなければならない場面も多くあります。
取引先とオンラインで打ち合わせをするときも、この記事の手順はそのまま使えます。打ち合わせの前に目的とゴールをメールで送り、当日は最初にそれを確かめ、最後に決まったことと、お互いの宿題と期限を読み上げます。打ち合わせの後に、決まったことを短いメールで送っておけば、作業に入ってから「話が違う」という食い違いを防げます。デザインのように修正のやり取りが多い仕事では、この1通が特に役に立ちます。デザインの仕事の単価の相場はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。
会社の中で会議の進め方や業務の流れを見直す仕事は、外部の専門家に頼まれることもあります。生成AIを使って議事録の作成や会議の準備を効率化する支援は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。また、会議の運営や業務の進め方を含めた経営の改善を助言する国家資格として、中小企業診断士があります。オンライン会議の環境を整えるためのテレワークの支援制度は、テレワーク 助成金 2026で解説しています。
運営者として見てきた、打ち合わせがうまい人の共通点
2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引が長く続く人ほど、打ち合わせの前と後の連絡がていねいです。打ち合わせの前に確かめたいことを箇条書きで送り、終わった後に決まったことを短くまとめて送る。この2通があるだけで、取引先は「この人に任せると楽だ」と感じます。打ち合わせの長さよりも、打ち合わせで何が決まったかが互いに同じ形で残っていることが、信頼の土台になります。
仲介の手数料がかからない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その関係を続けるためにも、打ち合わせを短く、決まったことをはっきり残す進め方は大きな武器になります。業務用のアプリやシステムの開発のように、打ち合わせで仕様を決めていく仕事の内容は、アプリケーション開発のお仕事で確かめられます。会議の進め方は、目的とゴールを1文で書くことから始まります。次の会議の招集を送る前に、まずその1文を書いてみてください。
よくある質問
Q. 会議の進行役を初めて任されたとき、まず何をすればよいですか?
まず、会議の目的とゴールを1文ずつ書き、議題と時間の割り振りを並べたアジェンダを作ります。それを資料と一緒に前日までに参加者へ送れば、準備の大半は終わります。当日は冒頭で目的とゴールと決め方を伝え、議題ごとの時間を守り、最後の5分で決まったことと宿題を読み上げることに集中します。
Q. 会議の時間はどのくらいが適切ですか?
議題の種類と数で決めます。報告や共有だけなら30分以内、決める議題が1つなら25分から30分ほどで組むと、話し合いが間延びしにくくなります。60分を超える会議は集中が続きにくいので、議題が多いときは途中に短い休憩を入れるか、会議を2回に分けることを考えます。
Q. 会議で発言しない人がいるときはどうすればよいですか?
進行役が名前を呼んで「〇〇さんはどう思いますか」と話を振るのが基本です。最初に1人ずつ順番に意見を言ってもらう形にすると、全員の考えがそろいます。前もって資料と問いかけを送っておくと、発言が苦手な人も意見を用意して参加できます。オンラインの会議では、チャットに書いてもらう方法も使えます。
Q. 議事録には何を書けばよいですか?
話した内容を一言一句書く必要はありません。日時と参加者と目的に加えて、決まったこと、決まらなかったこととその先の決め方、宿題とその担当者と期限を書きます。会議の最後に決定事項と宿題を読み上げて全員で確かめ、その日のうちに参加者へ送ると、あとで食い違いが起きにくくなります。
この記事について
編集部
監修:@SOHO編集部
2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

この記事を書いた人
@SOHO編集部
フリーランス・在宅ワークの専門メディア
@SOHOは2004年から続く、日本のフリーランス・在宅ワーク向け案件サイトです。記事は生成AIで下書きを作り、数値・固有名・出典を一次情報と照らし合わせる確認の手順を経て公開しています。
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