テレアポ管理表の作り方｜架電の記録と結果の集計

2026年7月27日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓テレアポ管理表をExcelで作る手順を
✓入力規則で結果を選べるようにする方法
✓COUNTIFS関数で架電数とアポ率を集計する方法の順に説明します

テレアポ管理表は、電話をかけた相手、日時、結果、次にかける予定を1行ずつ記録し、架電数やアポイントの獲得率を集計するための表です。Excelで作る場合は、1回の架電を1行とする記録の表と、それを担当者別、日別に数える集計の表の2枚に分けるのが基本です。結果の欄はデータの入力規則で選択式にし、集計はCOUNTIFS関数で数えると、入力のゆれがなくなり、集計の手間もかかりません。

この記事では、テレアポ管理表に入れる項目、Excelでの作り方、結果を集計する数式、再架電の管理、電話営業で守るべき法律と個人情報の扱い、チームで共有するときの工夫を順に説明します。Excelの機能の説明は、Microsoftのサポートページで確認できる内容に沿っています。

テレアポ管理表を作る目的

テレアポは、多くの相手に電話をかけ、その中から商談の約束を取り付ける営業の手法です。かける件数が多いため、記録を残さないと、同じ相手に何度もかけてしまったり、折り返しの約束を忘れたりします。テレアポ管理表は、こうした漏れを防ぎ、結果を数字で振り返るための道具です。

経験や勘に頼った営業活動には限界があります。継続的に成果を出し続けるためには、データに基づいた客観的な分析と、それに基づく改善活動が不可欠です。テレアポ管理表に蓄積されたデータは、そのための強力な武器となります。出典: crex-sales.com

テレアポ管理表を作ると、次の3つのことができるようになります。

誰に、いつ、何回かけたかが分かり、重複や漏れを防げる
架電数、接続数、アポ数を数え、どの段階で止まっているかが分かる
担当者、時間帯、リストの種類ごとの結果を比べ、改善の手がかりを得られる

特に3つ目は、管理表を作る最大の理由です。かける時間帯を変えたらアポ率が上がった、あるリストは接続率が低い、といった判断は、記録がなければできません。

テレアポ管理表に入れる項目

テレアポ管理表の項目は、多すぎると入力が続かず、少なすぎると分析ができません。最初は次の項目で始め、運用しながら増やすのが現実的です。

項目	入力の例	入力の方法
架電日	2026/11/11	日付で入力
架電時刻	10:30	時刻で入力
担当者	佐藤	選択式
会社名	株式会社〇〇	手入力
部署と相手の名前	総務部山田様	手入力
電話番号	03-0000-0000	手入力
リストの種類	展示会、問い合わせ、購入リスト	選択式
結果	不在、受付で断り、担当者と話した、アポ獲得、再架電	選択式
断りの理由	時期が合わない、予算がない、他社を利用中	選択式
次回の架電日	2026/11/18	日付で入力
メモ	担当者は月曜の午前なら在席	手入力

ポイントは、「結果」と「担当者」と「リストの種類」と「断りの理由」を選択式にすることです。手入力にすると、「不在」「留守」「いない」のように同じ意味の言葉がばらばらに入り、集計で正しく数えられなくなります。

1回の架電を1行にする理由

管理表の作り方でよく迷うのが、1社を1行にするか、1回の架電を1行にするかです。1社を1行にして「1回目」「2回目」と列を横に増やす作り方は、見た目は分かりやすいものの、集計が難しくなります。架電の回数が会社ごとに違うため、列の数がそろわないからです。

1回の架電を1行にすれば、同じ会社に3回かけたら3行になります。日付や担当者で並べ替えたり、絞り込んだりするのも簡単で、COUNTIFS関数で条件ごとに数えるのにも向いています。会社ごとの最新の状況を知りたいときは、会社名で絞り込めば履歴がすべて表示されます。

Excelでテレアポ管理表を作る手順

ここからは、Excelで管理表を作る手順を説明します。

手順1：見出しの行を作り、テーブルにする

1行目に、先ほどの項目を見出しとして横に並べます。見出しの行を含む範囲を選び、「挿入」タブの「テーブル」を選ぶと、表がテーブルに変わります。テーブルにすると、行を追加したときに書式や数式が自動で引き継がれ、見出しの行に並べ替えと絞り込みのボタンが付きます。

テーブルには名前を付けておきます。「テーブルデザイン」タブの「テーブル名」に「架電記録」のように入力すると、後で数式を書くときに範囲を名前で指定できます。

手順2：選択肢の一覧を別のシートに作る

「結果」「担当者」「リストの種類」「断りの理由」の選択肢を、別のシートに縦に並べて書きます。シートの名前は「選択肢」のようにしておきます。選択肢を別のシートにまとめておくと、担当者が増えたときや結果の区分を変えたいときに、そのシートを直すだけで済みます。

手順3：データの入力規則で選択式にする

記録のシートで「結果」の列を選び、「データ」タブの「データの入力規則」を開きます。「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」に選択肢のシートの範囲を指定すると、セルを選んだときに下向きの矢印が表示され、一覧から結果を選べるようになります。手順の詳細はMicrosoftのサポートページのセルにデータの入力規則を適用する方法で確認できます。

同じ手順を「担当者」「リストの種類」「断りの理由」の列にも行います。入力規則のエラーメッセージを設定しておくと、一覧にない値が入力されたときに警告を出せます。

手順4：条件付き書式で次回の架電日を目立たせる

「次回の架電日」の列に条件付き書式を設定し、予定の日を過ぎたセルを赤く塗るようにします。列を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」の「指定の値より小さい」を選びます。値の欄に「=TODAY()」と入力し、書式に「濃い赤の文字、明るい赤の背景」などを選べば、今日より前の日付のセルが赤く表示されます。

空欄のセルは色が付かないので、再架電の予定がない行は目立ちません。毎朝ファイルを開いたときに赤いセルがあれば、それが今日までにかけるべき相手です。

手順5：ウィンドウ枠を固定する

行が増えると、下にスクロールしたときに見出しが見えなくなります。「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」で「先頭行の固定」を選ぶと、見出しの行が常に表示されます。

架電数とアポ率を集計する方法

記録の表ができたら、集計の表を作ります。新しいシートに、担当者を縦に、指標を横に並べた表を作ります。

COUNTIFS関数で条件ごとに数える

COUNTIFS関数は、複数の条件にすべて当てはまるセルの数を数える関数です。Microsoftのサポートページによると、条件の範囲と条件の組を127組まで指定できます。詳しくはMicrosoftのCOUNTIFS関数の解説で確認できます。

担当者が「佐藤」の架電数は、記録のテーブルの担当者の列で「佐藤」を数えれば出せます。アポ数は、担当者が「佐藤」で、かつ結果が「アポ獲得」の行を数えます。数式の例は次のとおりです。

集計する値	数式の例
架電数	=COUNTIFS(架電記録[担当者],"佐藤")
接続数	=COUNTIFS(架電記録[担当者],"佐藤",架電記録[結果],"担当者と話した")+COUNTIFS(架電記録[担当者],"佐藤",架電記録[結果],"アポ獲得")
アポ数	=COUNTIFS(架電記録[担当者],"佐藤",架電記録[結果],"アポ獲得")
接続率	=接続数のセル/架電数のセル
アポ率	=アポ数のセル/架電数のセル

担当者の名前を数式に直接書く代わりに、集計の表の左端のセルを参照すれば、数式を下にコピーするだけで全員分を出せます。期間で絞りたい場合は、架電日の列に「開始日以上」と「終了日以下」の2つの条件を加えます。開始日以上の条件は「">="&開始日のセル」のように書き、終了日以下の条件は比較の記号を逆向きにして同じ形で書きます。

指標の意味と見方

テレアポの集計でよく使う指標は、次の4つです。

指標	計算のしかた	低いときに見直す点
接続率	担当者と話せた数を架電数で割る	かける時間帯、リストの質、受付での伝え方
アポ率	アポ数を架電数で割る	リストの質、話す内容、提案する商品
対話からのアポ率	アポ数を担当者と話せた数で割る	話す内容、断られたときの切り返し
再架電の消化率	予定日までにかけた再架電の数を予定の数で割る	担当者の業務量、予定の管理

アポ率だけを見ると、低い原因がリストにあるのか、話す内容にあるのかが分かりません。接続率と対話からのアポ率に分けると、原因の段階を切り分けられます。接続率が低いなら、かける時間帯やリストを見直します。接続率は高いのに対話からのアポ率が低いなら、話す内容を見直します。

ピボットテーブルで多面的に集計する

担当者別だけでなく、曜日別、時間帯別、リストの種類別など、いくつもの切り口で集計したい場合は、ピボットテーブルが便利です。記録のテーブルを選んで「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選び、行に「リストの種類」、列に「結果」、値に「会社名」の個数を指定すれば、リストの種類ごとの結果の内訳が一覧になります。

時間帯で集計したい場合は、記録の表に「時間帯」の列を追加し、架電時刻から「午前」「昼」「午後」「夕方」を出す数式を入れておくと、ピボットテーブルでそのまま使えます。

月ごとの集計表を作る

担当者別の集計に加えて、月ごとの推移を見る表も作っておくと、季節による変化や、改善の効果が長い期間で見えるようになります。新しいシートに、月を縦に、指標を横に並べた表を作ります。

列	入れる値	数式の考え方
月	2026年11月	月の初日の日付を入れ、表示形式で年と月だけを見せる
架電数	その月の架電の件数	架電日が月の初日以上、翌月の初日より前の行を数える
接続数	その月に担当者と話せた件数	上の期間の条件に、結果の条件を加える
アポ数	その月のアポの件数	上の期間の条件に、結果がアポ獲得の条件を加える
接続率とアポ率	割合	接続数とアポ数を架電数で割る

月の初日を入れておけば、翌月の初日はEDATE関数で1か月後の日付として求められます。期間の条件は、先ほどの担当者別の集計と同じ考え方で書けます。

月ごとの表ができたら、折れ線グラフにしておくと、推移がひと目で分かります。架電数は棒グラフ、アポ率は折れ線グラフにして、1つのグラフに重ねる形にすると、かけた件数と成果の関係を同時に確かめられます。グラフは、集計の表を選んで「挿入」タブの「おすすめグラフ」から選ぶと、組み合わせのグラフを作れます。

月ごとの推移を見ると、年度末や長期休暇の前後など、相手の企業が忙しい時期に接続率が下がる傾向が見つかることがあります。そうした時期は、架電の件数を減らして既存の見込み客への再架電に充てるなど、計画の段階で調整できます。

架電リストの準備と重複の確認

管理表に記録を始める前に、電話をかける先のリストを整えておきます。リストの質は、接続率とアポ率に直接影響します。展示会で名刺を交換した相手、資料を請求した相手、業種と地域で絞った企業の一覧など、リストの出どころによって結果は大きく変わります。そのため、管理表の「リストの種類」の列で出どころを記録しておくことが大切です。

複数のリストを合わせると、同じ会社が重複して含まれることがあります。重複したまま電話をかけると、同じ会社に別の担当者から続けて電話がかかり、相手の印象を損ねます。リストを取り込む前に、「データ」タブの「重複の削除」で、電話番号の列を基準に重複を取り除きます。

すでに記録のある会社がリストに入っていないかを確かめたい場合は、リストの横に列を追加し、COUNTIF関数で記録の表の電話番号の列を数えます。結果が1以上なら、過去に電話をかけたことがある相手です。過去に「今後の連絡は不要」と告げられた相手が含まれていないかも、同じ方法で確かめられます。

トークの台本と管理表をつなぐ

テレアポの結果を改善するには、管理表の数字と、電話で話す内容の台本をセットで見直します。台本を変えた日を管理表のメモの欄か、別の列に記録しておくと、台本の変更の前と後でアポ率を比べられます。

台本の冒頭は、特定商取引法の第16条で告げることが求められている事項に沿って組み立てると、企業向けでも消費者向けでも使える形になります。たとえば次のような流れです。

会社の名前と自分の名前を名乗る
何の商品やサービスについての電話かを伝える
契約の案内のための電話であることを伝える
話を続けてよいかを相手に確かめる

断られた場合の受け答えも、台本に入れておきます。断りの理由ごとに、どう答えるか、次にいつ連絡してよいかを確かめる言い方を決めておくと、担当者による差が小さくなります。断りの理由を選択式で記録しておけば、どの理由が多いかが集計で分かり、台本のどこを直すべきかの手がかりになります。

さらに、この蓄積されたデータは、新入社員や未経験者にとって最高のOJT（On-the-Job Training）教材となります。過去の成功事例（アポ獲得に至った会話のログ）や失敗事例（断られた理由の記録）を読み解くことで、実践的なスキルを効率的に学ぶことができるのです。出典: crex-sales.com

週ごとの振り返りのしかた

管理表は、記録するだけでは成果につながりません。週に1回、集計の表を見ながら振り返る時間を設けます。振り返りでは、次の順番で数字を見ると、話が具体的になります。

順番	見る数字	話し合うこと
1	架電数	予定した件数をかけられたか。かけられなかった理由は何か
2	接続率	時間帯やリストの種類で差があるか
3	対話からのアポ率	担当者による差はあるか。台本のどこで断られているか
4	断りの理由の内訳	多い理由に対して、台本や提案をどう変えるか
5	再架電の消化率	約束した日時にかけられているか

振り返りで決めたことは、翌週に1つだけ試します。時間帯と台本を同時に変えると、どちらが効いたのかが分からなくなるためです。管理表に「試したこと」の列を加え、週ごとに記録しておくと、数か月後に何が効いたのかを振り返れます。

テレアポ管理表でよくある4つの失敗

管理表を運用していると、次のような失敗が起きやすくなります。

1つ目は、項目を増やしすぎて入力が続かなくなることです。分析したい切り口を思いつくたびに列を追加すると、1件の記録にかかる時間が延び、担当者が入力を後回しにします。列を追加するときは、その列を使って何を判断するのかを先に決めます。

2つ目は、電話のあとにまとめて入力することです。1日の終わりにまとめて入力すると、結果や断りの理由を正確に思い出せません。1件ごとに、電話を切った直後に入力するルールにします。

3つ目は、選択肢を勝手に追加することです。担当者が自分で選択肢を追加すると、似た区分が増え、集計の意味が薄れます。選択肢の追加は管理する人だけが行います。

4つ目は、数字を個人の評価にだけ使うことです。アポ率の低い担当者を責める材料にすると、記録が正直に入力されなくなります。数字は、リストや台本や時間帯を改善するために使うものだと、チームで共有しておきます。

再架電と折り返しを管理する方法

テレアポでは、1回目の電話で担当者と話せることは多くありません。不在や会議中で、改めてかけ直す再架電が大半を占めます。再架電の管理が甘いと、約束した日時にかけ忘れ、相手からの信頼を失います。

再架電を管理するには、「次回の架電日」の列で絞り込むのが基本です。毎朝、次回の架電日が今日以前の行を絞り込み、その一覧から電話をかけます。かけ終わったら、新しい行を追加して結果を記録し、元の行の次回の架電日は消すか、「済」の印を付けます。

相手から「来週の火曜の午前なら」と時間を指定された場合は、メモの欄に時間帯を書き、次回の架電日にその日付を入れます。相手との約束は、記録の表とは別に、自分の予定表にも入れておくと確実です。

状況	次回の架電日の目安	メモに書くこと
担当者が不在	翌営業日から3営業日後	戻りの時刻、在席しやすい曜日
担当者が会議中	当日の午後、または翌営業日	会議の終わる時刻
時期が合わないと断られた	相手が示した時期	検討の時期、予算の時期
資料の送付を求められた	送付から3営業日後から1週間後	送った資料の名前、送付日

電話営業で守るべき法律と個人情報の扱い

テレアポ管理表を運用するうえで、法律と個人情報の扱いを確認しておきます。

特定商取引法の電話勧誘販売の規制

消費者に電話をかけて商品やサービスの契約を勧誘する場合は、特定商取引法の電話勧誘販売の規制が適用されます。e-Gov法令検索で確認できる特定商取引に関する法律の第16条では、勧誘に先立って、事業者の名前、勧誘を行う者の名前、商品などの種類、その電話が契約の勧誘のためのものであることを告げなければならないと定めています。第17条では、契約を締結しない旨の意思を表示した人に対して、勧誘をしてはならないと定めています。

一方、第26条では、相手が営業のために、または営業として契約する場合には、これらの規定を適用しないとしています。企業に向けたテレアポは、多くの場合この適用除外に当たりますが、個人事業主への勧誘など、判断が分かれる場面もあります。消費者に電話をかける可能性がある場合は、規制を前提にした運用にしておくと安全です。

テレアポ管理表の「断りの理由」の選択肢に「今後の連絡は不要」を入れておき、そう告げられた相手には二度とかけない運用にしておくと、第17条の再勧誘の禁止を守りやすくなります。この選択肢を選んだ行は、条件付き書式で灰色にするなど、ひと目で分かるようにしておきます。

個人情報の扱い

テレアポ管理表には、会社名だけでなく、担当者の名前や電話番号などの個人情報が入ります。個人情報保護法では、個人情報を取り扱う事業者に、利用目的の特定や、安全管理のための措置などを求めています。詳細は個人情報保護委員会のサイトで確認できます。

Excelのファイルで管理する場合は、ファイルを共有する範囲を必要な人に限り、メールに添付して送ることは避けます。退職した担当者が持ち出せないように、個人のパソコンではなく、アクセスの権限を管理できる場所に保存します。購入したリストを使う場合は、そのリストがどのような経緯で集められたものかを確認しておきます。

チームでテレアポ管理表を共有するときの工夫

テレアポを複数の担当者で行う場合、1つのExcelファイルを複数人で同時に編集すると、上書きの衝突が起きやすくなります。共有の方法としては、Microsoft 365のOneDriveやSharePointに保存して共同編集する方法、Googleスプレッドシートで同じ表を作る方法などがあります。COUNTIFS関数やデータの入力規則は、Googleスプレッドシートでも同じように使えます。

共有するときは、次の3つのルールを決めておきます。

列の追加や数式の変更は、管理する人だけが行う
1回の架電は1行で記録し、過去の行は書き換えない
選択肢を追加したいときは、管理する人に依頼する

過去の行を書き換えないルールは特に大切です。結果を上書きしてしまうと、何回目の架電でアポが取れたのか、途中でどんな断りの理由があったのかが分からなくなります。

Googleスプレッドシートで作る場合の違い

Googleスプレッドシートでも、この記事の手順はほぼそのまま使えます。選択式の入力は「データ」メニューの「データの入力規則」で設定でき、プルダウンの形で選択肢を表示できます。COUNTIFS関数とCOUNTIF関数も同じ書き方で使えます。

違いが出るのは、Excelのテーブルの機能です。Excelでは「架電記録[担当者]」のようにテーブルの名前と列の名前で範囲を指定できますが、Googleスプレッドシートでは列の範囲を「B:B」のように指定するか、範囲に名前を付けて使うのが一般的です。共同編集の機能は標準で備わっているため、複数の担当者が同時に入力する場合には扱いやすい面があります。

どちらを使う場合も、ファイルを共有する相手を必要な人に限ることは変わりません。リンクを知っている全員が閲覧できる設定にすると、個人情報が外部に漏れるおそれがあります。

アポを取ったあとの対応を管理する

テレアポ管理表は、アポを取るまでの記録には向いていますが、アポを取ったあとの準備、つまり資料の作成や商談の日程の確認、提案の内容の検討は、別の管理が必要になります。アポの件数が増え、複数の担当者で準備を分担するようになると、誰がどの商談の準備をいつまでに終えるのかを共有したくなります。

そうした場面では、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法もあります。アポ1件ごとにカードを作り、担当者と期限を付けて、カンバンのボードで「準備中」「資料送付済み」「商談済み」のように進み具合の列に並べれば、チーム全員が状況を確認できます。カレンダーのボードに切り替えれば、商談の日程が月ごとに見えます。公式の料金ページによると、5人までのチームなら無料で使え、クレジットカードの登録も要りません。カスタムフィールドで「リストの種類」のような項目を追加することもできます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

架電の記録と集計はExcelで、アポを取ったあとの準備はカードで、と役割を分けると、それぞれの道具の得意なところを生かせます。

テレアポの仕事を外部に任せる視点

テレアポの業務は、社内で行うだけでなく、外部の専門家に任せる会社も少なくありません。在宅で電話営業や営業事務を請け負う働き方もあり、その場合も、管理表の項目と集計の方法を発注者とそろえておくと、報告の手間が減ります。

テレアポで集めた結果をもとに、営業の手順そのものを見直したり、生成AIを使って話す内容の改善案を作ったりする支援の仕事も増えています。こうした業務の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

@SOHO編集部が見ている管理表の使われ方

@SOHO編集部では、テレアポや営業事務の仕事を外部に依頼する発注者と、それを受ける人のやりとりを日々見ています。その中で、依頼の段階で記録する項目と結果の区分を決めて共有している発注者ほど、受注した人からの報告が比べやすく、改善の話し合いが早く進む傾向があります。逆に、記録の形を受注した人に任せると、人によって項目がばらばらになり、集計し直す手間がかかります。

管理表の形を最初に決めておくことは、社内の担当者だけでなく、外部の人と一緒に仕事を進めるときにも効いてきます。

外部の人にテレアポを依頼する場合は、管理表のファイルそのものを渡すのではなく、記録の表の見出しと選択肢の一覧、集計の数式の考え方を共有しておくと、受注した人が自分の環境で同じ形の表を作れます。報告のときは、記録の表から個人情報の列を除いた集計の結果だけを受け取る形にすれば、個人情報をやりとりする範囲も小さくできます。報告の頻度は週に1回、振り返りの表と同じ5つの数字で受け取ると、社内の担当者の数字とも並べて比べられます。

独自データから見たテレアポ管理表の設計

この記事で示した管理表の設計を、数で整理しておきます。

項目は11個で始めることを提案しました。このうち選択式にする項目は担当者、リストの種類、結果、断りの理由の4つで、日付や時刻で入力する項目が3つ、手入力の項目が4つです。選択式の項目を増やすほど集計は正確になりますが、入力の手間も増えます。最初の1か月は11個で運用し、集計で足りない切り口が出てきたら列を追加する、という順番が無理のない進め方です。

指標は、架電数、接続数、アポ数の3つの数と、接続率、アポ率、対話からのアポ率、再架電の消化率の4つの割合で見ることを提案しました。3つの数はCOUNTIFS関数で数え、4つの割合はその割り算で出せます。数を記録し、割合を計算で出すという分け方にしておくと、集計の表の数式が単純になり、誰が見ても検算できます。

割合の計算を、架空の数字で確かめておきます。ある担当者が1週間で100件に電話をかけ、担当者と話せたのが20件、アポを獲得したのが3件だったとします。この場合、接続率は20件を100件で割って20%、アポ率は3件を100件で割って3%、対話からのアポ率は3件を20件で割って15%になります。翌週に時間帯を変えて、接続率が30%に上がり、対話からのアポ率が15%のままなら、アポ数は100件あたり4.5件に増える計算です。どの段階の割合を改善すると、最終的なアポ数がどれだけ変わるかを、この掛け算で見積もれます。

法律の面では、特定商取引法の第16条で勧誘の前に告げる事項が4つ定められていました。事業者の名前、勧誘を行う者の名前、商品などの種類、契約の勧誘のための電話であることです。トークの台本の冒頭にこの4つを入れておけば、担当者が変わっても漏れを防げます。