タスクの優先順位マトリックスの使い方｜緊急度と重要度

2026年8月20日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓タスクの優先順位マトリックスの使い方を
✓緊急度と重要度の見分け方から4つの領域ごとの扱い方まで解説します
✓紙とExcel・スプレッドシートでの作り方と関数

やることが多すぎて、どれから手を付ければよいのか分からない。そんなときに役立つのが、タスクの優先順位マトリックスです。タスクを「緊急かどうか」と「重要かどうか」の2つの軸で4つに分け、領域ごとに扱い方を決めると、急ぎの用事に追われて大事な仕事が後回しになる状態から抜け出しやすくなります。

この記事では、優先順位マトリックスの考え方、緊急度と重要度の見分け方、4つの領域ごとの扱い方、紙とExcel・スプレッドシートでの作り方、職種ごとの分類の例、うまく回らないときの直し方を順に説明します。チームでタスクを分け合っていて、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaでマトリックスの考え方を取り入れる方法にも触れます。

優先順位マトリックスとは何か

優先順位マトリックスは、縦と横の2本の線で紙を4つに区切り、タスクを緊急度と重要度で振り分ける方法です。アメリカの第34代大統領アイゼンハワーの考え方にちなんで「アイゼンハワーマトリクス」と呼ばれることもあります。日本では、スティーブン・R・コヴィーの著書『7つの習慣』で紹介された「時間管理のマトリックス」という名前でも知られています。

4つの領域は、一般に次のように呼ばれます。

領域	緊急度	重要度	扱い方の目安
第1領域	高い	高い	今すぐ自分でやる
第2領域	低い	高い	予定を決めて、時間を確保してやる
第3領域	高い	低い	人に任せる、短く済ませる
第4領域	低い	低い	やめる、減らす

この方法の良いところは、タスクの数を減らさなくても、頭の中が整理されることです。やることがたくさんあると、人はつい目の前の連絡や、すぐ終わる作業から手を付けてしまいます。それ自体は悪いことではありませんが、気が付くと1日が終わり、本当に進めたかった仕事に手が付いていない、ということになりがちです。

マトリックスに書き出すと、「急いでいるけれど、実はそれほど大事ではない作業」と「急いでいないけれど、大事な作業」が目に見える形で分かれます。この区別ができるだけで、気持ちが少し軽くなる人は多いです。

タスク管理の道具を提供する会社は、この方法の効き目について次のように書いています。

実際、私たちの時間の 60% はタスクの承認状況の共有、情報のフォローアップなど「仕事のための仕事」に費やされています。アイゼンハワーマトリクスは、そういった削れるタスクを特定するのにとても有効です。削除することで優先順位付けのスピードも速くなり、さらに最終段階でもう一度タスクを減らすことになるはずです。出典: asana.com

数字はその会社の調べによるものですが、確認や連絡のような「仕事を進めるための作業」に多くの時間が取られている感覚は、多くの人に覚えがあるはずです。マトリックスは、そうした作業を見つけて減らすための道具でもあります。

緊急度と重要度の見分け方

マトリックスを使い始めた人が最初につまずくのが、「緊急」と「重要」の区別です。どちらも「大事そう」に見えてしまい、全部が第1領域に入ってしまう、ということがよく起こります。

緊急度は、期限までの近さと、遅れたときにすぐ困る人がいるかどうかで決めます。次のどれかに当てはまれば、緊急度が高いと考えてよいでしょう。

期限が今日か明日である
誰かがその作業の終わりを待っていて、止まっている
遅れると、お金や信用にすぐ影響が出る

重要度は、その作業が自分や組織の目標にどれだけつながるかで決めます。次の問いに「はい」と答えられれば、重要度が高いと考えます。

この作業をすると、今月や今年の目標に近づくか
この作業をしないと、半年後に困ることになるか
自分にしかできない、または自分がやるべき作業か

ポイントは、緊急度は「時間」の話、重要度は「目的」の話だと分けて考えることです。たとえば、上司から「今日中に返事がほしい」と言われたメールは緊急度が高いですが、内容が日程の確認だけなら、重要度はそれほど高くありません。反対に、来年に向けた資格の勉強や、仕事の手順の見直しは、急かす人がいないので緊急度は低いものの、重要度は高い作業です。

迷ったときは、「この作業を1週間放っておいたら、何が起きるか」を考えてみてください。何も起きないなら緊急度は低く、何かが起きるなら緊急度は高い。そして、起きることが目標から遠ざかることなら重要度が高い、と考えると整理しやすくなります。

区別がつかない作業が残っても、心配はいりません。最初から完璧に分けられる人はいません。何度か使ううちに、自分なりの基準ができていきます。

4つの領域ごとの扱い方

4つに分けたら、それぞれの領域で扱い方を変えます。分けて満足するのではなく、扱い方を決めることが大切です。

第1領域は、今すぐ自分でやる

緊急で重要な作業です。締め切りが迫った提出物、取引先からの苦情への対応、体調を崩した家族の世話などが入ります。ここは迷わず、今日の予定の一番上に入れて取りかかります。

ただし、第1領域の作業が多すぎる状態は、長くは続けられません。毎日このような作業に追われているなら、それは仕事の量そのものが多すぎるか、第2領域の作業を後回しにしてきた結果である可能性があります。

第2領域は、予定を決めて時間を確保する

緊急ではないけれど重要な作業です。勉強、計画づくり、仕事の手順の見直し、体の健康を保つための運動、家族や仲間との時間などが入ります。

この領域は、急かす人がいないため、気を付けていないとずっと後回しになります。だからこそ、カレンダーに「毎週火曜の朝9時から10時は手順の見直し」のように、時間を先に確保しておくのがこつです。1日の初めの30分を第2領域に使うと決めるだけでも、少しずつ前に進みます。

多くの解説で、成果につながるのはこの第2領域だと言われています。第2領域に時間を使うと、将来の第1領域の作業が減っていくからです。たとえば、毎月同じ書類で慌てているなら、ひな形を作る作業（第2領域）に一度時間を使うと、翌月からの慌ただしさ（第1領域）が減ります。

第2領域の作業には、自分で期限を付けるのも効果があります。勉強や手順の見直しには、誰も締め切りを決めてくれません。そこで「今月の20日までに目次を作る」「月末までに1回目の見直しを終える」のように、小さな期限を自分で決めておきます。期限があると、作業がただの「いつかやること」ではなく、予定の1つとして扱えるようになります。

自分で決めた期限を守れなかったとしても、落ち込む必要はありません。期限を少し先にずらし、作業をさらに小さく分けて、もう一度予定に入れれば大丈夫です。大事なのは、第2領域の作業を予定から消さないことです。消してしまうと、その作業は次に慌てる日まで思い出されなくなります。

同僚や家族に「今月中にこれをやるつもり」と伝えておくのも、1つの方法です。誰かに話しておくと、自分の中でも予定としての重みが増し、後回しにしにくくなります。

第3領域は、任せるか短く済ませる

緊急だけれど重要度の低い作業です。多くの定例の連絡、急ぎの電話、ほかの人からの細かな依頼などが入ります。

ここは、人に任せられないか、仕組みで短くできないかを考えます。返信の決まった言い回しをひな形にしておく、確認の連絡はまとめて1日2回にする、自分でなくてもできる作業は担当を決めて頼む、といった工夫です。

注意したいのは、第3領域の作業は「急いでいる」ので、重要なものに見えやすいことです。急いでいることと、大事であることは別だ、と意識するだけで、振り回されにくくなります。

第4領域は、やめる・減らす

緊急でも重要でもない作業です。目的のはっきりしない会議、だれも読んでいない資料の作成、なんとなく見てしまう動画やSNSなどが入ります。

この領域は、思い切ってやめることを考えます。ただし、休憩や気分転換まで全部をやめる必要はありません。疲れているときに好きな動画を見る時間は、心を休めるために必要な時間でもあります。「何となく続けているもの」と「自分で選んで楽しんでいるもの」を分けて、前者を減らすのがおすすめです。

紙で優先順位マトリックスを作る手順

まずは紙とペンで始めるのが一番手軽です。A4の紙1枚と付箋があれば、5分ほどで作れます。

紙の真ん中に縦線と横線を1本ずつ引き、4つのマスを作る
横軸を緊急度（右ほど緊急）、縦軸を重要度（上ほど重要）にする
今抱えているタスクを、付箋1枚に1つずつ書き出す
付箋を、緊急度と重要度に合わせて4つのマスに貼り分ける
マスごとに「今日やる」「予定を決める」「任せる」「やめる」を決める

付箋を使うと、状況が変わったときに貼り替えられるのが便利です。期限が近づいた作業は右へ、やらなくてもよくなった作業は外へ、と動かしていきます。

書き出すときは、作業を小さく分けるのがこつです。「企画書を作る」のような大きな作業は、どの領域に入れればよいか迷いますし、取りかかるのも重く感じます。「企画書の目次を決める」「必要な数字を集める」「下書きを書く」のように、30分から1時間で終わる大きさに分けると、振り分けやすく、手も付けやすくなります。

紙の良いところは、全体が一目で見えることです。机の前の壁に貼っておけば、何をすべきか迷ったときに、すぐに見返せます。1週間に1回、たとえば月曜日の朝に作り直すと決めておくと、続けやすくなります。

Excelやスプレッドシートでの作り方と関数

タスクが多い人や、パソコンで仕事をすることが多い人は、Excel や Googleスプレッドシートで管理すると便利です。表の形で記録しておけば、並べ替えや絞り込みで、領域ごとのタスクをすぐに取り出せます。

表に作る列の例は次のとおりです。

列	項目	書く内容
A列	タスク	作業の内容を短く
B列	期限	日付
C列	緊急度	高または低
D列	重要度	高または低
E列	領域	関数で自動に表示
F列	状態	未着手、進行中、完了
G列	メモ	任せる相手や、次にやること

E列には、C列とD列の組み合わせから領域を表示する関数を入れます。2行目に入れる場合の例です。

=IF(AND(C2="高",D2="高"),"1 今すぐやる",IF(D2="高","2 予定を決める",IF(C2="高","3 任せる","4 やめる")))

この式は、緊急度も重要度も高ければ第1領域、重要度だけ高ければ第2領域、緊急度だけ高ければ第3領域、どちらも低ければ第4領域と表示します。表示の先頭に数字を付けているのは、並べ替えたときに第1領域から順に並ぶようにするためです。

緊急度を手で入れるのが手間なら、期限から自動で判断させることもできます。たとえば「期限が今日から3日以内なら高」とする場合、C2に次の式を入れます。

=IF(B2-TODAY()>3,"低","高")

ここは期限の日付から今日の日付を引いて、3日より先なら「低」、3日以内なら「高」と表示しています。期限を過ぎた作業も「高」になるので、遅れているものを見落としません。日付の列が空のときに「高」と表示されてしまう場合は、B2が空なら空欄にする条件を加えてください。

=IF(B2="","",IF(B2-TODAY()>3,"低","高"))

「3」の数字を変えれば、自分の仕事に合った日数で緊急度を判断できます。締め切りの多い仕事なら2日、余裕のある仕事なら7日、のように調整してください。

表ができたら、次の2つの設定をしておくと見やすくなります。

条件付き書式で、E列が「1 今すぐやる」の行を薄い赤、「2 予定を決める」の行を薄い青にする
見出しの行にフィルタを設定し、F列が「完了」の行を隠して表示する

Googleスプレッドシートなら、同じ表を家族や同僚と共有し、それぞれが自分の担当の行を更新できます。Excel でも、OneDrive や SharePoint に保存すれば共有して編集できます。

4つのマスの形で表示したいとき

表の形では、マトリックスらしい「4つのマス」の見た目にはなりません。マスの形で見たいときは、別のシートに2行2列の大きなセルを作り、それぞれのセルに領域ごとのタスクを集めて表示します。Googleスプレッドシートなら、次のように TEXTJOIN と FILTER を組み合わせると、第1領域のタスクを改行区切りで1つのセルに集められます。

=TEXTJOIN(CHAR(10),TRUE,FILTER(タスク!A:A,タスク!E:E="1 今すぐやる"))

セルの書式で「折り返して全体を表示」を選ぶと、改行が反映されます。Excel でも、新しい版なら同じ関数が使えます。古い版の Excel で FILTER が使えない場合は、フィルタで絞り込んだ表を見るだけでも十分に役立ちます。

職種や立場ごとの分類の例

同じ作業でも、立場によって入る領域が変わります。いくつかの例で、振り分け方の感覚をつかんでみてください。

事務の仕事の例

作業	領域	理由
今日締め切りの請求書の発行	第1領域	遅れると入金が遅れる
毎月の作業の手順書づくり	第2領域	急ぎではないが、ミスと時間を減らせる
備品の注文の問い合わせへの返信	第3領域	急ぎだが、ひな形で短く済ませられる
誰も見ていない週報の作成	第4領域	目的を確かめ、やめるか減らす

営業の仕事の例

作業	領域	理由
明日の商談の資料の仕上げ	第1領域	期限が近く、成果に直結する
既存の顧客への定期的な連絡	第2領域	急かされないが、次の受注につながる
社内の急ぎの数字の確認依頼	第3領域	急ぎだが、担当を決めて任せられる
目的のはっきりしない社内会議	第4領域	出席の要否を確かめる

フリーランスや在宅で働く人の例

作業	領域	理由
今日納品の原稿の仕上げ	第1領域	遅れると信用に響く
新しい技能の勉強、実績の整理	第2領域	将来の仕事の幅を広げる
細かな問い合わせへの返信	第3領域	時間を決めてまとめて返す
目的なくSNSを見続ける時間	第4領域	時間を決めて減らす

フリーランスや在宅で働く人は、上司がいない分、第2領域の作業を自分で守る必要があります。案件に追われているうちに、勉強や営業の時間がなくなり、仕事が途切れたときに困る、というのはよくある流れです。週に1回、第2領域の時間を先に予定に入れておくことを強くおすすめします。

家事や子育てとの両立の例

仕事と家庭の両方の用事を抱えている人は、仕事と家庭のタスクを別々のマトリックスにせず、1枚にまとめて書き出してみるのもおすすめです。仕事だけを見ていると見落としがちな、家庭の第2領域の作業が見えてくるからです。

たとえば、子どもの学校への提出物の締め切りは第1領域、家族の健康診断の予約や、来月の行事の段取りは第2領域、急な買い物の頼まれごとは第3領域、何となく続けている通販サイトの見回りは第4領域、といった具合です。家庭の用事も同じ基準で並べると、「今週は仕事の第2領域を少し減らして、家族の予約を済ませる」のように、全体を見て調整できます。

家族と分担できる作業は、第3領域に入れて任せる候補にします。誰かに頼むことに後ろめたさを感じる人もいますが、全部を一人で抱えると、どこかで無理が出ます。頼める作業を見つけることも、マトリックスの大事な役目です。

1週間の進め方の例

マトリックスをどう日々の予定に落とし込めばよいのか、1週間の流れで例を示します。

月曜日の朝は、30分ほど時間を取って、今週のタスクを書き出し、4つの領域に振り分けます。先週から持ち越した作業もここで見直します。終わったものは外し、もう要らなくなったものは第4領域に移して、やめることを決めます。

振り分けが終わったら、第2領域の作業をカレンダーに入れます。たとえば「火曜と木曜の朝9時から10時は企画の下書き」「金曜の午後3時から30分は来週の準備」のように、時間を先に決めておきます。第1領域の作業は、締め切りの順に今週の予定に並べます。

火曜日から木曜日は、毎朝5分だけマトリックスを見て、その日にやる作業を3つ選びます。急な依頼が入ったら、その場で4つの領域のどこに入るかを考え、第3領域なら返事の期限を相手と相談するか、まとめて処理する時間に回します。

金曜日の夕方は、10分ほどで1週間を振り返ります。第2領域の時間をどれだけ守れたか、第1領域の作業が予想より多かった理由は何か、を見ておくと、翌週の振り分けがうまくなります。うまくいかなかった週があっても、責める必要はありません。次の週に少し直せば十分です。

この流れに慣れると、急な依頼が来ても慌てにくくなります。どの作業を後ろにずらせばよいかが、マトリックスを見ればすぐに分かるからです。

スマートフォンで手軽に続ける方法

紙やパソコンを広げる時間がない人は、スマートフォンのメモやリマインダーのアプリでも、マトリックスの考え方を使えます。

一番簡単なのは、メモのアプリで「1 今すぐ」「2 予定を決める」「3 任せる」「4 やめる」の4つの見出しを作り、その下にタスクを書いていく方法です。思いついたときにすぐ書き込めるので、移動中や家事の合間にも整理できます。

リマインダーのアプリを使う場合は、4つのリストを作り、タスクを振り分けます。第1領域のタスクには期限と通知を設定し、第2領域のタスクには「いつやるか」の日時を設定しておくと、後回しになりにくくなります。

スマートフォンで管理する場合も、週に1回は全体を見直す時間を取ってください。小さな画面では全体を見渡しにくいので、増えすぎたタスクを見落としがちです。見直しのときだけは紙に書き出してみる、という使い分けも役立ちます。

うまく回らないときの直し方

マトリックスを作ったのに、なかなかうまく回らない。そんなときに多い原因と、直し方を整理しました。

うまくいかない理由	直し方
全部が第1領域に入ってしまう	「1週間放っておいたら何が起きるか」で緊急度を見直す
作ったきり見返さない	毎朝5分、または週1回の見直しの時間を予定に入れる
第2領域に手が付かない	時間をカレンダーに先に確保する。30分から始める
作業が大きすぎて動けない	30分から1時間で終わる大きさに分ける
任せる相手がいない	任せられない作業は、やり方を短くする工夫をする
分けるのに時間がかかりすぎる	迷ったら第2領域に入れ、翌週に見直す

もう1つ、とても大切なことがあります。マトリックスで整理しても、どうしてもやることが減らない、毎日夜遅くまで第1領域の作業に追われている、という場合は、方法の問題ではなく、仕事の量そのものが多すぎる可能性があります。

そんなときは、一人で抱え込まないでください。上司や取引先に、仕事の量や期限の調整を相談することは、決して甘えではありません。眠れない日が続く、気分が落ち込む日が増えた、といった心や体の変化があるときは、早めに相談することが大切です。厚生労働省の働く人のメンタルヘルス・ポータルサイトこころの耳では、働く人や家族が使える電話やSNS、メールの相談窓口を案内しています。

マトリックスは、自分を追い込むための道具ではありません。自分の時間と気持ちを守るための道具として、気楽に使ってみてください。

やめる作業と任せる作業を相談するときの伝え方

第3領域と第4領域の作業を減らそうとすると、どうしても誰かに相談する場面が出てきます。「この会議に出なくてもよいか」「この報告書は続ける必要があるか」「この作業を別の人に頼めないか」といった相談です。頭では分かっていても、言い出しにくいと感じる人は多いでしょう。

相談するときは、「やりたくない」ではなく、「別の作業に時間を使いたい」という形で伝えると、受け入れてもらいやすくなります。たとえば、上司に定例の報告書について相談する場合は、次のような言い方があります。

「毎週の報告書について、ご相談させてください。今月は〇〇の企画書の作成に時間を取りたいと考えています。報告書の内容は月曜の朝会でもお伝えしているので、書面は隔週にしてもよいでしょうか。」

このように、やめたい理由、代わりにどうするか、空いた時間を何に使うかの3つをそろえて伝えると、相手も判断しやすくなります。いきなり全部をやめるのではなく、回数を減らす、量を減らす、期間を決めて試す、といった段階を踏むのも、角を立てないこつです。

仕事を頼むときも同じです。「お手すきのときに」と曖昧に頼むと、相手も優先順位を付けられません。「〇日の15時までに、この表の数字を確かめてもらえますか。15分ほどで終わる作業です」と、期限と量を添えて頼むと、相手も自分のマトリックスに入れやすくなります。

相談してみて断られることもあります。そのときは、無理に押し通さず、別の作業を減らせないかを考えます。大切なのは、自分の時間をどう使いたいかを周りに伝え、少しずつ調整していくことです。

ほかの優先順位の付け方と組み合わせる

優先順位マトリックスだけでは決めきれない場面もあります。そんなときに組み合わせやすい方法を、いくつか紹介します。

同じ領域の中で順番を決める

第1領域の作業が3つも4つもあると、その中でどれから手を付けるかで迷います。そんなときは、次の順で決めると迷いが減ります。

ほかの人が待っている作業を先にする
期限が早いものを先にする
同じ期限なら、時間がかかるものを先にする

ほかの人が待っている作業を先にするのは、自分が止まっていると、チーム全体が止まってしまうからです。

2分で終わる作業はその場で済ませる

メールの短い返信や、書類への押印など、2分ほどで終わる作業は、マトリックスに書き出すより、その場で済ませたほうが早いことがあります。書き出して振り分ける手間のほうがかかってしまうからです。ただし、そうした小さな作業ばかりしていると1日が終わってしまうので、「2分で終わるものだけ」と区切っておくのがこつです。

1日に3つだけ決める

朝、その日のうちに必ず終えたい作業を3つだけ選ぶ方法もあります。マトリックスで第1領域と第2領域に入った作業から、3つを選ぶと、その日の軸がはっきりします。3つ終われば、その日は十分によくやった、と考えてかまいません。

チームでマトリックスを使うときの共有のしかた

マトリックスは一人で使う方法として紹介されることが多いですが、チームで使うと、仕事の優先順位をそろえるのにも役立ちます。上司と部下で「緊急」と「重要」の感覚がずれていると、部下は上司の考えと違う順番で作業を進めてしまい、あとから「それは後でよかったのに」と言われることになります。

チームで使うときは、まず「重要」の基準を言葉にしてそろえます。たとえば「今期の売上の目標に関わるもの」「お客様との約束に関わるもの」「法令や安全に関わるもの」のように、何を重要とするかを先に決めておきます。基準がそろえば、メンバーそれぞれが同じ考え方で振り分けられます。

小さなチームなら、共有のスプレッドシートに担当の列を加え、全員が同じ表を見ながら更新するだけで足ります。週に1回、10分ほどの打ち合わせで第1領域と第2領域の作業を一緒に見直すと、優先順位のずれが早めに分かります。

人数が増えてきて、作業ごとの担当と期限と進み具合を、表ではなく目で見える形で共有したい場合は、作業をカードにして管理できる道具を使う方法もあります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、リスト、ガントチャート、カレンダーなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当や期限に加えて、項目を自由に追加できます。カードごとのコメントや、自分宛ての連絡を集める受信箱も使えます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

たとえば、カンバンのボードに「1 今すぐやる」「2 予定を決める」「3 任せる」「4 やめる候補」の4つの列を作り、作業をカード1枚ずつにして担当と期限を付けると、マトリックスの考え方をそのままチームで共有できます。列の間でカードを動かせば、状況が変わったときの見直しも手軽です。迷った作業はカードのコメントで相談すれば、誰がどう判断したかが記録に残ります。

優先順位を決める力は働き方の自由につながる

優先順位マトリックスは、会社員だけでなく、在宅で働く人やフリーランスにとっても役に立つ方法です。むしろ、上司が仕事の順番を決めてくれない働き方ほど、自分で優先順位を付ける力が求められます。

在宅の仕事やフリーランスの仲介を20年ほど続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、目の前の案件だけでなく、勉強や実績づくりといった第2領域の時間を自分で守っています。そして、依頼する側との関係を長く保つことにも時間を使っています。仲介の手数料が乗らない直接のやりとりでは、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その分の余裕を、次の仕事のための第2領域の時間に回せるのも、直接の取引の良さです。

業務の進め方そのものを整える仕事に興味があれば、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、生成AIを使った業務の見直しや、社内の手順づくりを外部から支える仕事を紹介しています。組織の課題を整理して改善を提案する力を体系的に身に付けたい人には、中小企業診断士の資格ガイドで、試験の内容と勉強の進め方をまとめています。

完璧に分けられなくても大丈夫です。まずは今日のやることを紙に書き出し、4つのマスに分けてみてください。それだけで、次に何をすればよいかが、少し見えてくるはずです。